Control

El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las
actividades proyectadas. El control sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de sus actividades de
planificación, organización y dirección. Una parte esencial del proceso de control consiste en tomar las medidas
correctivas que se requieren.

Pasos del proceso de control

• Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: las metas y los objetivos que se han
establecido en el proceso de planificación tienen que estar definidos en términos claros y mensurables,
que incluyan fechas límite específicas.
• Medir los resultados: la medición es un proceso constante y repetitivo. La frecuencia con la que se
mida dependerá del tipo de actividad que se mida. Los gerentes suelen evitar que transcurran plazos
largos entre las mediciones de los resultados.
• Determinar si los resultados corresponden a los parámetros: es cuestión de comparar los resultados
medidos con las metas o criterios previamente establecidos.
• Tomar medidas correctivas: este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles
establecidos (estándares) y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas
pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización. Los
controles pueden revelar normas inadecuadas. Dependiendo de las circunstancias, las medidas
correctivas podrían involucrar un cambio en las normas originales, en lugar de un cambio en la actividad.
La importancia siempre debe radicar en encontrar maneras constructivas que permitan que los
resultados cumplan con los parámetros y no tan sólo en identificar fracasos pasados.

Por qué se requiere el control

Una de las razones por las que se requiere el control es porque el mejor de los planes se puede desviar. Sin
embargo, el control también es utilizado por los gerentes para vigilar los cambios del ambiente, así como sus
repercusiones en el avance de la organización. Sirve para responder a las amenazas o las oportunidades de
todo ello, porque ayuda a que los gerentes detecten los cambios que están afectando los productos y los
servicios de sus organizaciones.

El principal objetivo de una organización debería ser agregar valor a su producto, de tal manera que los clientes
lo compren, prefiriéndolo sobre la oferta del competidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma
de una calidad por arriba de la media, lograda aplicando procedimientos de control.

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Además, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su
creatividad o participación en el trabajo.

El diseño de los sistemas de control

Los gerentes enfrentan una serie de retos para diseñar sistemas de control que ofrezcan retroinformación en
forma oportuna y barata, que sea aceptable para los miembros de la organización. La mayor parte de estos
retos tienen su origen en las decisiones en cuanto a qué se debe controlar y con qué frecuencia se debe medir
el avance. Tratar de controlar demasiados elementos de las operaciones, de manera demasiado estricta, puede
enojar y desmoralizar a los empleados, frustrar a los gerentes y desperdiciar valioso tiempo, energía y dinero.

La mayor parte de estos problemas se puede evitar mediante un análisis que identifique las áreas clave del
desempeño y los puntos estratégicos de control

El desempeño clave o las áreas claves de resultados son aquellos aspectos de la organización que deben
funcionar con eficacia para que toda la organización triunfe.

Además de las áreas clave de desempeño, también es importante determinar los puntos críticos del sistema
donde se deben dar la vigilancia o la recopilación de información. Cuando se han localizado estos puntos
estratégicos de control, la cantidad de información que se tiene que reunir y evaluar se puede reducir bastante.

Otra consideración muy útil está en identificar los puntos del proceso productivo donde ocurren los cambios.
Como es más probable que se cometan errores cuando ocurren estos cambios, por regla general el vigilar los
puntos donde hay cambios suele ser una forma muy efectiva de controlar una operación.

Controles financieros

Los estados financieros ofrecen información de los resultados y las perspectivas de la organización a largo
plazo. Se usan para seguir la pista del valor monetario de los bienes y servicios que entran y salen de la
organización. Ofrecen una forma de vigilar tres condiciones financieras de la organización:

• La liquidez: la capacidad para convertir los activos en dinero, con objeto de cumplir con las obligaciones
y las necesidades financieras corrientes.
• Situación financiera general: el equilibrio a largo plazo entre el endeudamiento y el capital contable (los
activos que quedan después de descontar los pasivos)
• La rentabilidad: la capacidad para obtener utilidades, en forma constante, a lo largo de un período.

Los estados financieros son un recurso muy usado por gerentes, accionistas, instituciones financieras, analistas
de inversiones, sindicatos y otros grupos interesados en evaluar los resultados de la organización.
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Los estados financieros pueden cubrir el ejercicio, trimestre o meses anteriores. Los estados financieros más
comunes, usados por organizaciones grandes y pequeñas por igual, son los estados de resultados, los balances
generales y los estados de flujos de caja.

• Balance general: el mensaje del balance general es “Ésta es la situación financiera de la organización
en este momento en particular”. Es una fotografía. Describe a la empresa en términos de activos, pasivos
y capital contable. El valor contable de la compañía es la cantidad que resulte después de restar el total
de pasivos al total de activos.
• Estado de resultados: resume el desempeño financiero de la empresa dentro de un intervalo. Así pues,
el estado de resultados dice: ésta es la cantidad de dinero que he ganado durante este plazo.
• Estado de flujos de efectivo: muestra de dónde se obtuvo el dinero o los fondos durante el año y cómo
se usaron.

Métodos para el control presupuestal

Los presupuestos son estados cuantitativos formales de los recursos que se separan a fin de realizar las
actividades proyectadas para determinados períodos. Por tanto, se usan mucho como medio para las
actividades de la planificación y el control en todos los niveles de la organización. Existen varias razones que
explican el uso tan generalizado.

• Los presupuestos se presentan en términos monetarios.

• Los presupuestos son para un tiempo establecido. Los resultados reales se comparan con el
presupuesto. Las desviaciones se pueden detectar sin problemas y atacar en consecuencia.

Desvío absoluto: diferencia entre dos cantidades (realizado – presupuestado)

Desvío relativo: expresado en porcentaje: desvío absoluto x 100

parámetro

Fuente:

• Stoner- Freeman y Gilbert Jr. “Administración”. 6ta edición. Prentice Hall

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Actividades

1. Buscar sinónimos del término “Control”

2. En la escuela qué aspectos se controlan
a) Referidos a los profesores
b) Referidos a los alumnos
c) Referidos a la disciplina
d) Referidos a lo que se enseña y a lo que se aprende
e) Referidos a la higiene de la institución

3. Averiguar el desvío absoluto y relativo de una fábrica de mermeladas.

Elementos Utilizado Producción Desvío Desvío

absoluto relativo
Frascos 1530 1500
Tapas 1510 1500
Etiquetas 1540 1500