Equipo auditor
Coordinador del SG-SST: encargado de coordinar las actividades del SG-
SST.
Alta dirección: Encargado de garantizar los recursos para la planificación y
ejecución de las auditorías.
Profesionales de seguridad y salud ocupacional: Encargados de la
identificación y control de riesgos laborales.
Auditor líder: Encargado de direccionar la auditoría.
Auditor: Encargados de verificar el cumplimiento de los requisitos de la
auditoría del SG-SST.
Experto técnico: Persona calificada con conocimientos y experiencia en un
área.
Observador: Auditores en proceso de formación.
Realización de auditorías
Planificación de la auditoria: se deberá definir el programa de auditoría,
estableciendo:
Objetivos: Prioridades establecidas por la identificación, verificación de
efectividad, cumplimiento de normas, mejorar continua.
Alcances: Según lo establecido por el Decreto 1072 2015.
Responsabilidades: Debe ser el responsable de SST, el cual deberá establecer
objetivos, responsabilidades, metodología, procedimiento e implementación.
Recursos: El responsable de SG-SST debe determinar los recursos humanos, ya
sean internos o externos al igual que los expertos técnicos; recursos financieros, como los
costos del personal externo (auditores o expertos técnicos externos) alojamiento, viáticos
o alimentación, capacitación del personal auditor.
Establecimiento de contacto.
Confirmar canales de comunicación.
Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoría.
proporcionar información pertinente sobre los objetivos de la auditoría, el alcance,
los criterios, los métodos y la composición del equipo auditor, incluyendo a los expertos
técnicos.
Solicitar acceso a la información como información de los riesgos y oportunidades
y la manera en que se abordan.
Determinar los requisitos legales teniendo en cuenta la actividad económica que
desarrolla la empresa.
Confirmar el grado de difusión y tratamiento de la información confidencial.
Determinar acuerdos específicos en cuanto a acceso, confidencialidad, seguridad
física, etc.
Establecer la participación de los observadores o personal interprete.
Determinar cualquier área de interés, inquietud o los riesgos para el auditado en
relación con la auditoría.
Viabilidad de la auditoría.
Se debe determinar si la empresa cuenta con los requisitos para llevar a cabo la
auditoría, de no contar con los requisitos no se podría realizar, estos son:
Información suficiente y apropiada para planificar y llevar a cabo la auditoría.
Cooperación adecuada del auditado.
Tiempo y los recursos adecuados para llevar a cabo la auditoría.
Preparación de las actividades de auditoría.
Revisión de la información documentada: estas deben revisarse con el fin de
conocer los procesos y funciones de la empresa, también mediante este proceso se
establecen criterios para determinar la conformidad de los procesos en cuanto a
normatividad, deficiencias, omisiones o conflictos.
Planificación de la auditoría.
Es importante que la planificación de la auditoría sea basada en riesgos, la
planificación debería facilitar la programación en el tiempo y la coordinación eficientes de
las actividades de auditoría a fin de alcanzar los objetivos eficazmente.
La planificación debería hacer referencia a los objetivos, alcance, criterios,
ubicaciones, fechas, horario y duración previsto en las actividades; la necesidad de que el
equipo auditor se familiarice con los procesos e instalaciones, los métodos, roles y
responsabilidades, la asignación de los recursos apropiados basada en la consideración
de los riesgos y oportunidades relacionados con las actividades que se han de auditar.
Además, se debe tener en cuenta la identificación de los representantes del
auditado en la auditoría, el idioma (cuando sea diferente para el auditor o auditado), los
temas del informe de auditoría, las acciones de seguimiento (lecciones aprendidas, la
revisión de proyectos), actividades de seguimiento de las auditorías planificadas, la
coordinación con otras actividades (en caso de que sea conjunta)
Asignación de la tarea del equipo auditor.
El líder auditor deberá realizar reuniones con el fin de establecer los lineamientos
para desarrollar la auditoría, en estas designará tareas, procesos, áreas o lugares
especifico a cada uno de los miembros del equipo auditor.
Preparación de la documentación.
El equipo auditor deberá recopilar y revisar la información pertinente a la tarea
asignada, mediante:
Listas de verificación físicas o digitales.
Detalles de muestreo de auditoría.
Información audiovisual
Fase 1: Asignación de roles y responsabilidades de los guías y los
observadores.
Los guías u observadores no pueden interferir en las auditorias de lo contrario el
auditor podrá negarse a que los observadores tomen parte de ciertas auditorias, sus
responsabilidades son:
Ayudar a los auditores a identificar a las personas que participarán en las
entrevistas y a confirmar los horarios y las ubicaciones.
Acordar el acceso a ubicaciones específicas del auditado.
Asegurarse de que los miembros del equipo auditor y los observadores conocen y
respetan las reglas concernientes a los acuerdos específicos para el acceso a la
ubicación, la seguridad y salud en el trabajo, el medio ambiente, la seguridad física, la
confidencialidad y otras cuestiones, y que se abordan los riesgos.
Ser testigos de la auditoría en nombre del auditado, cuando sea apropiado.
Proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilación de información, cuando sea
necesario.
Fase 2: realización de la reunión de apertura.
El propósito de esta reunión es confirmar el acuerdo de todos los participantes (por
ejemplo, auditado, equipo auditor) sobre el plan de auditoría, presentar al equipo auditor y
sus roles y asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de auditoría
planificadas.
Durante esta reunión podría proporcionarse la oportunidad de realizar preguntas y
debe ser el líder auditor quien presida la reunión; también se pueden presentar los guías,
observadores e interpretes y determinar los roles que cumplirán, los métodos, los
objetivos, alcance y criterios de la auditoría, el plan de auditoría (fecha y hora del cierre de
auditoría o cualquier eventualidad), canales de comunicación, idioma, progreso de la
auditoría, disponibilidad de recursos e instalaciones que sean necesarios para desarrollar
la auditoría, el método de informar los hallazgos, las condiciones por las cuales se puede
dar por terminada la auditoría, cualquier sistema de retroalimentación sobre los hallazgos
y dudas de la auditoría.
Fase 3: comunicación durante la auditoría.
El quipo auditor deberá reunirse periódicamente con el fin de intercambiar
información, evaluar el progreso de la auditoría, y reasignar las tareas entre los miembros
del equipo auditor, según sea necesario; además el líder auditor deberá comunicar
periódicamente los progresos, los hallazgos importantes y cualquier inquietud al auditado,
también las evidencias recopiladas durante la auditoría que sugieren un riesgo inmediato
y significativo deberían comunicarse sin demora al auditado.
Cuando los objetivos no son alcanzables el líder auditor deberá informar las
razones y determinar las acciones pertinentes ya sea cambios en la planificación de la
auditoría, en los objetivos de la auditoría o en su alcance, o dar por terminada la auditoría,
estos cambios deberán revisarse y aprobarse por las personas responsables de la gestión
del programa de auditoría como por el cliente de la auditoría, y debería presentarse al
auditado.
Fase 4: Disponibilidad y acceso de la información de auditoría.
El lugar, el momento y la manera en que se accede a la información de auditoría
es crucial para la auditoría.
Fase 5: Revisión de la información documentada durante la auditoría.
La información documentada pertinente del auditado debería revisarse para:
determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditoría, sobre la base de la
documentación disponible; reunir información para apoyar las actividades de auditoría, Si
no puede proporcionarse la información documentada adecuada dentro del periodo de
tiempo dado en el plan de auditoría, el líder del equipo auditor debería informar tanto a las
personas responsables de la gestión del programa de auditoría como al auditado.
Dependiendo de los objetivos y el alcance de la auditoría, debería tomarse una decisión
sobre si la auditoría debería continuar o suspenderse hasta que se resuelvan los
problemas relativos a la información documentada.
Fase 6: Recopilación y verificación de la información
Sólo debería aceptarse como evidencia de la auditoría la información que puede
estar sujeta a algún grado de verificación, como la información de los objetivos, el alcance
y los criterios de la misma, incluyendo la información relativa a las interrelaciones entre
funciones, actividades y procesos, los métodos para recopilar la información son:
Entrevistas.
Observaciones.
Revisión de la información documentada.
Fase 7: Generación de hallazgos de la auditoría
Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los
criterios de auditoría, los hallazgos de una auditoría individual deberían incluir la
conformidad y las buenas prácticas junto con la evidencia que los apoya, las
oportunidades de mejora y cualquier recomendación para el auditado.
Las no conformidades se pueden clasificar de manera cuantitativa (de 1 a 5) o
cualitativa (menor a mayor) se debería resolver cualquier opinión relativa a las evidencia o
hallazgos, las que no se puedan resolver se deberán registrar en el informe de la
auditoría.
Fase 8: Determinación de las conclusiones de la auditoría
Preparación para la reunión de cierre: el equipo auditor deberá reunirse antes de
la reunión de cierre con el fin de analizar los hallazgos de la auditoria o cualquier otra
información, acordar las conclusiones de la auditoría, preparar las recomendaciones,
comentar el seguimiento de la auditoría.
Fase 9: Contenido de las conclusiones de la auditoría
Las conclusiones deberían contemplar el grado de conformidad con los criterios de
auditoría y la robustez del sistema de gestión, la implementación, el mantenimiento y la
mejora eficaces del sistema de gestión, el logro de los objetivos de la auditoría la
cobertura del alcance y hallazgos similares encontrados en distintas áreas.
Fase 10: realización de la reunión de cierre
La reunión de cierre debería realizarse para presentar los hallazgos y las
conclusiones de la auditoría, debería estar presidida por el líder del equipo auditor y los
representantes de la dirección del auditado.
Fase 11: Preparación del informe de la auditoría
. El informe de la auditoría debería proporcionar un registro completo, preciso,
conciso y claro de la auditoría, deberá incluir objetivos, alcance, identificación del cliente,
identificación del equipo auditor y los participantes, fechas y ubicación donde se realizó,
criterios, hallazgos, evidencias y conclusiones, además de una declaración del grado en
que se ha cumplido los criterios de la auditoría y cualquier opinión sin resolver entre el
equipo auditor y el auditado, las lecciones aprendidas de la auditoría.
Fase 12: Finalización de la auditoría.
La auditoría finaliza cuando se hayan realizado todas las actividades de auditoría
planificadas, o si se ha acordado de otro modo con el cliente de la auditoría, la
información documentada deberá conservarse o destruirse en común acuerdo a
excepción de que sea requerido por el cumplimiento de la normatividad vigente.