GUIA DE REFERENCIA DEL ALUMNO

MICROSOFT EXCEL

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MICROSOFT EXCEL

Excel es una aplicación del tipo hoja de cálculo, integrada en el entorno Windows y desarrollada por
Microsoft, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de cálculo normal, base de datos, programa
de gráficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programación y generación de macros
Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:
– texto
– valores numéricos, fechas y datos horarios
– fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función de los
valores de otras celdas.

DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE EXCEL

Botón de
dividir

Barra de Título
Barra Estándar Barra de
Formulas
Barra de Menú
Barra Formato
Cuadro de nombre
Barra de Formulas
Botones de
desplazamiento de
las etiquetas Barra de
desplazamient
Barra de estado
o
Etiquetas

BARRA DE MENU

Los menús de Excel contienen acciones muy comunes en la mayoría de aplicaciones Windows. Las acciones
más importantes a grandes rasgos son las siguientes:
 Menú Archivo: podemos abrir, guardar, imprimir, etc. Excel incorpora una nueva característica en
este menú que es la posibilidad de guardar el archivo en formato HTML
 Menú Edición: permite la mayoría de acciones conocidas como copiar, pegar, buscar, reemplazar,
etc.
 Menú Ver: sirve para cambiar el aspecto de la ventana. Una característica especial de este menú es
la posibilidad de ver los saltos de página previos a una impresión.
 Menú Insertar: permite insertar celdas, hojas, saltos de página, gráficos, funciones, etc.
 Menú Formato: para cambiar el aspecto de las celdas, tipos de letra, etc.
 Menú Herramientas: revisión ortográfica, auditoria, o realizar macros.
 Menú Datos: útil para gestionar bases de datos, listas, o esquemas resumidos.
 Menú Ventana: permite organizar las ventanas abiertas en cascada, mosaico, etc.
 Menú Ayuda: información sobre aprendizaje y uso de Excel.

BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO

La Barra Formato permite dar formato al contenido de las celdas como modificar tamaño de la fuente,
color, alineación, subrayado, etc.

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Docente: Elida Falcón H.
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BARRA DE HERRAMIENTAS ESTANDAR

La Barra Estándar permite realizar operaciones básicas como copiar, cortar el contenido delas celdas abrir
un uno Libro, etc.

BARRA DE FORMULAS
Permite ver el contenido de una celda si tenemos una operación o un valor ya sea texto, numero ,etc.

BARRA DE ESTADO

CONCEPTOS GENERALES
Columna: se nombran de la A a la Z y están dispuestas en vertical. Después de la columna Z, nos
encontramos con la columna AA,AB,AC... y así hasta la AZ. Seguidamente, comenzaría la BA, BB.. y
así hasta la última columna que es la IV haciendo un total de 256columnas
Fila: dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 65,536 que es la última.
Hoja: se denomina así a la zona donde estamos trabajando. Cada hoja tiene un nombre identificativo
que podemos cambiar. Los nombres de las hojas se pueden observar en la zona inferior de la pantalla.
Estos nombres se pueden cambiar, podemos insertar hasta 256 hojas.
Celda: cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas introduciremos los datos, es la
intercepción de una fila con una columna, tendremos unas 16.777.216 celdas
Libro de trabajo: conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. Al grabarlo, se crea un fichero
con la extensión XLS con todas las hojas que tuviese el libro.
Rango: grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemplo que va
desde la A1 hasta la A5 se reflejaría con el siguiente nombre: A1:A5
El nombre de un rango siempre hará referencia a la primera y a la última celda seleccionadas.
Observa en la siguiente página algunos ejemplos de rangos:
Rango A1:A5 Rango B1:C4

OPERACIONES CON HOJAS DE EXCEL

Un libro de trabajo consta de varias hojas. Inicialmente nos permite trabajar con tres hojas cuyas etiquetas
podemos observar en la parte inferior de la hoja en la que estamos trabajando. No obstante, podemos
insertar hojas, copiarlas, moverlas, borrarlas, seleccionarlas....
Insertar una hoja
1. Selecciona con un clic la hoja Listado
2. Abre el menú Insertar y escoge la opción Hoja
La hoja nueva se inserta adaptando una numeración correlativa:

También podríamos insertarla con el botón derecho del mouse.

 Cambiar de Nombre Pulsa doble clic sobre la etiqueta de la Hoja1 y cuando esté seleccionada,
escribe directamente: Listado (ENTER para finalizar)
Otro sistema para cambiar el nombre será desde Formato – Hoja –
Cambiar nombre, o bien desde el menú contextual (botón derecho del
ratón), aunque nos decantaremos por el sistema más rápido que es el que hemos visto.
Copiar una hoja
Manteniendo la tecla de CONTROL pulsada, arrastra la pestaña de la hoja Listado una posición
hacia su derecha. La hoja mostrará un 2 entre paréntesis:

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Docente: Elida Falcón H.
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Otro sistema sería desde Edición – Mover o copiar hoja donde veríamos un cuadro de diálogo
en el que se selecciona el libro de trabajo y el lugar donde queremos colocar la hoja.
Mover una hoja
 Arrastra directamente (sin mantener la tecla de CONTROL pulsada), la hoja Listado hacia otra
posición.
Eliminar una hoja
 Selecciona cualquier hoja y pulsa el botón derecho del ratón . Escoge la opción Eliminar. Acepta
el mensaje de Excel.
También podríamos eliminarla desde la opción Edición - Eliminar hoja.

OPERACIONES CON LAS COLUMNAS, FILAS

COLUMNAS
Insertar (seleccionamos la celda donde queremos insertar la columna, clic en Insertar de la barra de menú,
elegimos columna)

Eliminar (seleccionamos la columna que queremos eliminar, clic Edición de la barra de menú, eliminar)

Copiar o Mover (Seleccionar la columna que queremos copiar o mover, clic en Edición de la barra menú,
clic en Copiar, clic en la celda que queremos copiar o mover(ubicamos), clic en Edición de la Barra menú,
clic en pegar)
Modificar Ancho de la columna (seleccionar la columna que queremos modificar, clic en formato de la
barra menú, clic columna, clic en ancho, digitar el nuevo ancho, clic aceptar)

FILAS
Insertar (seleccionamos la celda donde queremos insertar la fila, clic en Insertar de la barra de menú,
elegimos fila)

Eliminar (seleccionamos la fila que queremos eliminar, clic Edición de la barra de menú, eliminar)

Copiar o Mover (Seleccionar la fila que queremos copiar o mover, clic en Edición de la barra menú, clic en
Copiar, clic en la celda que queremos copiar o mover (ubicamos), clic en Edición de la Barra menú, clic en
pegar)

Modificar Alto de la fila (seleccionar la columna que queremos modificar, clic en formato de la barra
menú, clic fila, clic en ancho, digitar el nuevo alto, clic aceptar)

Las mismas operaciones las podemos realizar seleccionando la fila o columna y clic con el botón derecho ya
sea para eliminar, insertar, copiar, mover una fila o columna

GUARDAR EL TRABAJO
Una vez hayamos terminado las hojas con las que trabajemos, hemos de guardarlo en disco. El método
es igual que en cualquier programa de Windows (Archivo – Guardar). Cuando guardamos un libro, se
están guardando todas las hojas con las que estemos trabajando en aquel momento. Excel guardar sus
archivos en formato XLS aunque podemos guardarlo en otros formatos de hojas de cálculo.
SALIR DEL PROGRAMA

Para salir del programa clic en el botón salir de la barra de Titulo o clic en Archivo de la barra de menú, clic
en Salir.

TIPOS DE DATOS

Introducción de datos. Tipos de datos

 Valores constantes. Todo tipo de datos que escribamos directamente ya sea texto o números. Este
valor no cambia a no ser que lo modifiquemos o borremos.
 Fórmulas. Un valor especial que hace referencia a celdas, nombres, datos, etc, y que producen un
resultado. Las fórmulas comienzan siempre con el signo de igual (=). Si modificamos el valor de una
celda a la que la fórmula esté haciendo referencia, el resultado de la fórmula varía automáticamente.
Introducción de valores numéricos
Excel posee para los valores numéricos el formato general, es decir, que podemos escribir un número
como 200000 sin separadores de miles (el cero) y Excel lo dejará tal y como lo hemos escrito. También
podemos utilizar signos como:

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 El punto (.) para separar los millares

 La coma (,) para expresar decimales
 El signo menos (-) para indicar cantidades negativas. Éstas se pueden indicar también entre
paréntesis.
 El signo del porcentaje (%)
Otras consideraciones importantes a la hora de introducir valores numéricos son:
 Las fracciones debemos introducirlas de forma especial, ya que por ejemplo 4/3 Excel lo tomará como
una fecha y colocará en la celda el cuatro de marzo (4-mar). En su lugar deberemos de dar formato a la
celda para fracción.
 Si el valor no cabe en la celda, se visualizarán los signos ######. Debemos cambiar el ancho de la
columna (como veremos más adelante) para poder visualizar todas las cifras.
 Si deseamos introducir un número y que Excel lo tome como un texto, debemos anteponer al número el
signo del apóstrofe (‘). Ejemplo: 1.996 Ventas anuales.
Introducción de valores de texto
Un texto es cualquier conjunto de caracteres que Excel no considera como un número. Podemos
introducir directamente los caracteres en la celda.
 Un texto puede invadir la celda y celdas de su derecha, y éste se visualizará por completo siempre que
las celdas estén vacías. Si no lo están, el texto será recortado en la celda.
 Los textos pueden ajustarse (centrados, alineados, retornos automáticos, etc.)
Introducción de fechas y horas
Las fechas se almacenan internamente como números de serie que Excel cuenta desde el día 1 de
Enero de 1990 y que transforma en caracteres legibles en pantalla. El usuario puede introducir las
fechas de varias formas: 23/07/98, 23-Marzo-98, 23-mar-1998, etc.
Las horas pueden representarse en formatos de 12 o 24 horas. Por ejemplo: 2:10 pm , 14:10
Copiar y mover celdas

Para copiar o mover celdas podemos recurrir a las conocidas opciones de Copiar, Cortar y Pegar o bien
utilizar el sistema de arrastrado

1. Escribe un texto corto en cualquier celda

2. Accede a la opción Edición – Copiar o bien al botón Copiar
Observa que en la celda aparecen puntos parpadeantes.
3. Pulsa un clic en cualquier otra celda.
4. Accede a Edición – Pegar o pulsa el botón Pegar
Observa que la zona parpadeante continúa activa.
5. Pulsa la tecla Esc.
LISTAS PERSONALIZADAS
Excel permite crear series de datos a partir del valor inicial de la primera celda o celdas. y Excel creará
una serie automática (números, días, año, meses, etc).
1. ingrese los datos iniciales de la lista:
2. Selecciona el rango:
Arrastra el cuadro de llenado unas cuantas celdas hacia abajo

EDICIÓN DE UNA HOJA DE CALCULO

FORMATO DE CELDAS

La hojas que hemos ido creando hasta el momento nos ha servido para comenzar a introducirnos en el
modo de trabajo de Excel, pero su aspecto estético deja bastante que desear.

Podemos dar a nuestra hoja un aspecto bastante más llamativo y hasta fácil de manejar utilizando
diferentes formatos de letras, colores, fondos, etc.

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Existen varios botones en la barra de herramientas que permiten cambiar algunas de las características
mencionadas:

Negrita Subrayado Cursiva

Paleta de bordes Color de fondo Color de letra

No obstante, existe un menú bastante completo desde donde podemos escoge o hasta modificar alguna
característica del formato de las celdas.
Accede a la opción Formato(de la barra
menú) - Celdas :
Desde aquí podemos escoger los formatos para
los números, alineación, tipo de letra,
colores, etc.
Para colocar un formato a un grupo de
celdas, éstas deberían estar seleccionadas
previamente. Cuando colocamos un formato
cualquiera, por ejemplo formato Moneda,
Bordes exteriores y color de letra azul, al salir
del cuadro de diálogo podemos escribir y los datos
aparecerán ya con el formato escogido.
Accede a las pestañas superiores Alineación, Fuente, Bordes, Tramas y Proteger para familiarizarte
con su contenido. Finalmente, sal de cuadro de diálogo.
Autoformato
Otra forma de establecer un formato para las celdas de una hoja que ya contenga datos, clic en

Formato de la barra de menú, clic en Autoformato. Esta opción nos lleva a un menú desde donde
podemos elegir entre varios modelos preestablecidos.
Alineación de los datos
Para alinear los datos de una celda tenemos los botones de la barra de herramientas:

Izquierda, Centrar, Derecha ,Combinar y centrar

En la cuarta fila, para centrar en varias columnas hemos seleccionado previamente el rango B4:D4 y
después hemos pulsado en el botón Combinar y centrar. Este último ejemplo se utiliza sobre todo
para ajustar el texto cuando éste sobrepasa la anchura de una columna.
Desde el cuadro que hemos visto anteriormente (Formato de la barra de menú – Celdas) podemos
también utilizar un tipo de alineación más específica.

Tipos y fuentes de letra.

Aparte de los botones típicos de la barra de herramientas (negrita,
subrayado, cursiva, fuente...) ya hemos visto que existe un cuadro de diálogo
bastante más completo desde el cual podemos cambiar el aspecto de una celda o

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Fuente , tamaño de fuente
Para ingresar, clic en Menú Formato-Celdas
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rango.

Bordes, rellenos y color de letra

Podemos establecer bordes para las celdas o rangos. Es importante no confundir los bordes desde las
opciones que vamos a ver a los bordes de referencia que vemos normalmente en Excel. Éstos últimos
son por defecto de color gris y nos sirven para tener la referencia de las celdas. Podemos incluso
ocultarlas o elegir a la hora de la impresión entre imprimirlas o no. En cambio, los bordes añadidos son
por defecto negros y forman parte de los datos de la hoja a la hora de visualizarlos o imprimirlos.

Paletas de relleno de
color y color de letra
Paleta desplegable de bordes

Cuadro de diálogo de bordes

Podemos seleccionar el lado a marcar con un borde, el grosor, el color, si es horizontal, vertical o
diagonal, etc.
Formato de los números
Cuando introducimos números en una hoja de cálculo, el formato de las celdas es el General, es decir,
números sin ceros separadores de miles, ni formato monetario, y alineados a la derecha. Podemos darle
a las celdas numéricas formatos más descriptivos y hasta más complejos y personalizados.
Para ello, tenemos una pequeña barra de herramientas con los formatos más utilizados, y también el
cuadro de diálogo Formato –Celdas.

Moneda Porcentaje, Millares, Aumentar y disminuir

decimales

Desde el menú de Formato – Celdas también podemos cambiar el formato de los números accediendo
a un completo menú con numerosos formatos preestablecidos.

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MANEJO DE FORMULAS

LA SINTAXIS DE UNA FÓRMULA

Una fórmula es una expresión que introducimos en una celda y que relaciona valores y fórmulas de
otras celdas para producir un resultado. Una fórmula comienza siempre con el signo igual (=) y puede
contener textos, números, referencias de celdas, etc.
En la celda que contiene una fórmula se visualiza siempre el resultado de la misma y la fórmula en sí
se visualiza en la barra de fórmulas.
La fórmula combina diferentes operadores para realizar los cálculos. Estos operadores son:
Artiméticos:
Suma +
Resta -
Multiplicación *
División /
Porcentaje %
Exponente ^

De comparación
Igual =
Distinto <>
Mayor >
Menor <
Mayor o igual >=
Menor o igual <=

De texto
Contatenación &

Este último operador sirve básicamente para unir cadenas de texto y producir un nuevo valor a partir
de esa unión. [Link]: Zorro&Rojo = ZorroRojo

Ejemplos de fórmulas serían:

=12+5 Suma los valores numéricos 12 y 5
=C1+C5 Suma el contenido de las celdas C1 y C5
=(C1+C5)-A2 Suma el contenido de las celdas C1 y C5 y el resultado lo resta de A2.
=Ventas-Gastos Resta dos rangos de celdas llamados Ventas y Gastos
=2^3 Eleva al cubo el número 2

PRIORIDAD EN LAS FÓRMULAS

Es muy importante señalar que en una fórmula, la introducción de algunos de los diferentes
operadores tiene prioridad sobre otros. Observa el orden de prioridad de los operadores.

1. Porcentaje
2. Exponente
3. Multiplicación y división
4. Suma y resta
5. Unión de texto
6. Comparación
Así, si introducimos la fórmula:
= 10 + 2 * 10 producirá un resultado de 30, pues primero se realiza la operación de
multiplicación de 2 * 10 y finalmente se le suma el primer 10.
= (10 + 2) * 10 producirá un resultado de 120, pues en este caso se producirá en primer lugar
la multiplicación del interior del paréntesis multiplicando su resultado por el último 10.

MENSAJES DE ERROR
En algún momento puede producirse el hecho de que nos equivoquemos en la realización de una
fórmula y que ésta intente realizar cálculos con datos erróneos. Por ejemplo, podemos intentar =C1+C2
habiendo un texto en C1 y un número en C2, por lo que Excel devolverá un mensaje de error. Observa
los siguientes mensajes de error y su causa:

#¡DIV/0! Se está intentando dividir un número entre 0

#N/A Valor no disponible
#¿NOMBRE? Se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce
#¿NULO! Intersección no válida de dos áreas
#¡NUM! Número utilizado de forma incorrecta

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#¡REF! Referencia no válida a una celda

#¡VALOR! Operando o argumento erróneo
####### Columna demasiado estrecha para ver los datos

Celdas relativas: indican la posición de la celda como desplazamiento a partir de la cual se está
introduciendo la fórmula. Si las celdas referenciadas cambian de ubicación, Excel ajusta las referencias
para adaptarlas a la nueva posición.
Celdas absolutas: indican posiciones que no cambian. Una celda se convierte en absoluta añadiendo
antes y después de la letra de la columna el signo dólar ($). Por ejemplo: $B$6
Celdas mixtas: combina los dos tipos de referencia anteriores. Por ejemplo: $B6, A$7...
 Copia los siguientes datos:

 Sitúa el cursor en la celda B7

 Escribe la siguiente fórmula:
=B3+B4+B5
 Pulsa Intro
FUNCIONES
Una función es una fórmula ya escrita y preparada para realizar cálculos y simplificar el uso de
fórmulas extensas. Las funciones tienen un nombre propio y existen multitud de funciones. Imagínate
sumar un rango de 200 celdas con una fórmula del tipo =A1+A2+A3+A4...
Existen funciones que realizan complejos cálculos financieros, estadísticos, matemáticos, etc, y que
permiten ahorrar trabajo y tiempo en la escritura de una fórmula.
EJERCICIO – PRACTICA 01
Como práctica podemos realizar las cuatro operaciones básicas: Suma, resta, multiplicación, división

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SINTAXIS DE UNA FUNCIÓN

Las funciones deben mantener unas reglas de sintaxis tal y como se indica en el siguiente ejemplo:

=SUMA(A1:A200;100) Argumentos separados por

punto y coma y encerrados
entre paréntesis
Signo igual Nombre de la función

1. Escribe en una hoja nueva unos cuantos números y después coloca el cursor
bajo esa misma lista:

2. Pulsa el botón Autosuma situado en la barra de herramientas estándar

Observa que Excel detecta lo que queremos sumar y lo marca con puntos suspensivos
intermitentes. Ahora podemos aceptar pulsando Intro o bien seleccionar con el mouse la zona
que queremos sumar.
3. Pulsa Intro.
Otra forma de hacerlo es la siguiente:
4. Borra el contenido de la celda que contiene la fórmula.
5. Selecciona toda el área numérica, última celda incluida:
6. Pulsa el botón Autosuma.
En este caso marcamos directamente el rango que queremos sumar, por lo que Excel lo suma
directamente.
Con el cursor situado en la celda que contiene la fórmula, observa la barra de fórmulas.
La función tiene entre paréntesis la celda inicial del rango a sumar y la celda final separadas por dos
puntos. Desde aquí podemos modificar manualmente el rango.

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LA FUNCIÓN PROMEDIO
Otra interesante función es la llamada =PROMEDIO(). Funciona exactamente igual que la suma, pero
no existe ningún botón, por lo que debemos introducirla manualmente. Cuando introducimos una
función mediante el teclado, podemos escribirla por completo o hacer lo siguiente:
1. Borra el contenido de la última fórmula
2. Escribe lo siguiente:
=PROMEDIO( Seleccione los datos del cual va a calcular el promedio)
3. Selecciona con el mouse el rango de números. Fíjate como la fórmula va tomando dicho rango y se va
escribiendo sola.
4. Cierra el paréntesis escribiéndolo a mano.
5. El resultado obtenido es la media de los datos numéricos.

EL ASISTENTE PARA FUNCIONES

Si no recordamos la sintaxis de una función, podemos

hacerlo con el Asistente de funciones el cual, nos guiará
paso a paso hasta obtener el resultado buscado.

 Seleccionar la celda en la que desee introducir la

función (celda activa).
 Hacer clic en INSERTAR de la barra de menú, elegir
FUNCION ó Clic en de la barra Formulas

El cuadro de diálogo se muestra las distintas categorías de

funciones disponibles en Excel. Estas categorías clasifican el
gran número de funciones disponibles en grupos
 Después de seleccionar la función deseada clic en el botón Aceptar y se siguen las instrucciones
del Asistente de Funciones en el siguiente cuadro de diálogo que aparece, que permite definir los
argumentos.
 Al completar este cuadro se clica en el botón Aceptar para completar la función e insertarla en la
celda activa.

CATEGORÍAS DE LAS FUNCIONES

Funciones más recientemente utilizadas (Usadas recientemente) Colección de usadas con anterioridad

Todas las funciones disponibles (Todas) Colección de todas las funciones disponibles por el programa
que son un total de 207 ordenadas por orden alfabético.

Funciones Financieras (Financieras) Funciones cuya principal aplicación son las finanzas, contabilidad,
balances... dentro de estas destacamos el pago, tasa de intereses, depreciación de un bien...

=PAGO(TASA,NPER,VA,VF,TIPO)
=PAGOINT(TASA,PERIODO,NPER,VA,VF,TIPO)

Funciones para manejo de fechas y horas (Fecha & hora) Funciones tales como día, mes, año... cuyo
manejo facilita la introducción de fechas en la hoja de cálculo.

=HOY()
=AHORA()
=DIAS360(FECHA_INICIAL,FECHA_FINAL,METODO)

Funciones matemáticas y trigonométricas (Matemáticas & Trigonométricas) Funciones de uso

matemático, científico e ingeniería tales como seno, coseno, logaritmos, exponenciales...

=RAIZ (NUMERO)
=POTENCIA(NUMERO,POTENCIA)
=SENO(NUMERO)
=PRODUCTO(NUMERO1,NUMERO2,....)
=SUMA(NUMERO1,NUMERO2..)
=[Link](RANGO,CRITERIO,RANGO_SUMA)
=REDONDEAR(NUMERO,NUMERO_DECIMALES)

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Funciones estadísticas (Estadísticas) Cálculo de desviaciones, densidad de probabilidad, número de

elementos en la hoja...operaciones que facilitan los cálculos estadísticos una vez introducidas los datos a la
hoja de trabajo.

=MAX(NUMERO1,NUMERO2,..)
=MIN(NUMERO1,NUMERO2,..)
=CONTAR(REF1,REF2,....)
=CONTARA(VALOR1,VALOR2,...)
=[Link](RANGO,CRITERIO)
=PROMEDIO(NUMERO1,NUMERO2,...)

Funciones de búsqueda y referencia (Búsqueda y referencia) Operaciones que nos facilitan el movernos
sobre una lista (explicada en la sección 8)
o una matriz creada.

=BUSCARV(VALOR_BUSCADO,MATRIZ_BUSCAR_EN,...)

Funciones para usar bases de datos (Base de datos)

Funciones para manipulación de texto (Texto) Operaciones con caracteres alfanuméricos tales como
conversión de letras a números o viceversa, longitud de la cadena, formato de moneda...
=CONCATENAR(TEXTO1,TEXTO2,..)
=EXTRAE(TEXTO,POS_INICIAL,NUMERO_CARACTERES)
=MAYUSC(TEXTO)
=MINUSC((TEXTO)

Funciones lógicas (Lógicas) Funciones lógicas o Booleanas que son los operadores lógicos falso,
verdadero, o, y, si, no.

=SI(PRUEBA LOGICA, VALOR_SI_VERDADERO,VALOR_NO_FALSO)

=O(VALOR LOGICO1, VALOR LOGICO2,..)
=Y(VALOR LOGICO1, VALOR LOGICO2,..)

Funciones para obtener información (Información) Funciones que nos informan sobre el contenido de
las celdas algunas de las cuales devuelve
Un valor booleano (verdadero o falso) sobre la celda tales como estexto, esnumero, esnotexto...
Ejemplo práctico
1. Ubica el cursor en la celda donde desea realizar el calculo
2. clic en Insertar de la barra menú, clic en Función o Pulsa el botón Pegar función de la barra de
herramientas estándar
3. Pulsa a la izquierda la opción Estadísticas.
4. Sube la lista deslizable de la ventana derecha hasta encontrar la función PROMEDIO y pulsa un
click sobre ella.
5. Observa la línea de estado de la ventana; nos explica para qué sirve esa función. Acepta.
6. Ahora nos pide qué celdas o rango de celdas queremos utilizar para saber el resultado del
promedio de datos. Podemos pulsar click en las celdas que nos interesen, escribirlas a mano o
bien seleccionar un rango de datos de la hoja. Selecciona el rango adecuado y acepta.
Funciones: MAX, MIN
1. Haz una sencilla hoja de cálculo como la que sigue:
2. Sitúa el cursor en D4 y escribe la fórmula: =B4*C4. Cópiala hacia abajo.
3. Escribe al lado de la hoja las nuevas celdas de texto:

4. Escribe las fórmulas de las celdas:

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Celda Fórmula

F3 =SUMA(D4:D9)

F4 =PROMEDIO(D4:D9)

F5 =MAX(D4:D9)

F6 =MIN(D4:D9)

F7 =CONTAR(D4:D9)

5. Selecciona el rango de los resultados y conviértelo en formato moneda.

Como habrás imaginado, hemos obtenido el valor máximo, mínimo y además hemos contado el
número de elementos numéricos que aparecen en el rango D4:[Link] para obtener los
resultados que buscamos.

FUNCIONES ANIDADAS
Se llaman así aquellas funciones que actúan como argumento de otra función, es decir, que se
encuentran dentro de otra función. En el proceso de cálculo, Excel realiza primero el cálculo de la
función interior y después, el resultado de la función exterior teniendo ya en cuenta el resultado que se
ha obtenido con la función interior.
Por ejemplo, la función:
=RAIZ(POTENCIA(20;3))
Primero calculará el resultado de la función interior, o sea, de la potencia, cuyo resultado es 8.000 y
luego se calculará el resultado de la exterior, teniendo en cuenta ya este resultado.
La función =SI()
Una de las funciones más potentes que se utilizan en Excel es la función =SI(). Esta función
tiene la siguiente estructura:
=SI(condición;verdadero;falso)
Donde condición es una condición que se tiene que cumplir. Si ésta se cumple, se ejecutará
verdadero, o en caso contrario, se ejecutará falso.
Por ejemplo:
=SI(A3>B12;”Correcto”;”Incorrecto”)
Si la celda A3 es mayor que la celda B12, aparecerá la palabra Correcto, en caso contrario, aparecerá la
palabra Incorrecto.
=SI(A1=”Bajo mínimos”;”Quiebra”;”Normal”)
Si la celda A1 contiene la palabra Bajo mínimos, en la celda actual aparecerá la palabra Quiebra, en
caso contrario, aparecerá la palabra Normal.
=SI(O(A1=B1;C1=D1);”Bien”;”Mal”)
Aquí ha de cumplirse una de las dos condiciones. Nótese la utilización del operador O, es decir, que se
tiene que cumplir una de las dos condiciones.
FUNCIONES ESPECIALES DE BÚSQUEDA
BUSCARV: compara el valor de la búsqueda con la primera columna de la lista y nos devuelve un valor
asociado en la misma fila.
BUSVARH: compara el valor de la búsqueda con la primera fila de la lista y nos devuelve un valor
asociado en la misma columna.
COINCIDIR: compara el valor de búsqueda con el contenido de cierta columna que se le pasa como
parámetro y devuelve el índice del registro de la lista.
INDICE: a partir del índice de la lista, nos proporciona el dato del campo o columna que se le pasa
como parámetro.
ejemplos prácticos

1. Añade las siguientes celdas a la hoja:

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2. Sitúa el cursor en A9 y escribe: Pérez Sánchez (puedes usar las opciones de Copiar y Pegar).
3. Sitúa el cursor en la celda B9.
4. Escribe la siguiente fórmula:
=BUSCARV(A9;A2:D6;2)
5. Pulsa la tecla Intro.
Observa que ha aparecido el nombre de la lista que corresponde con los apellidos escritos. Esta fórmula
busca un valor (A9) en un rango de celdas (A2:D6) y nos devuelve el valor que encuentra dos posición a
su derecha (contándose ella), es decir, el nombre.
Es una función que trabaja perfectamente para localizar datos en una lista extensa y devolvernos un
dato concreto de la misma fila.
Si ahora pruebas a escribir otros apellidos que existan en la lista, comprobarás que la fórmula funciona
y se actualiza.
NOTA: si la lista no está ordenada alfabéticamente, hay que añadir el parámetro FALSO en esta
función. Por ejemplo: =BUSCARV(A9;A2:D6;2;FALSO) porque de lo contrario, no funcionaría
correctamente.
GRAFICOS EN MICROSFT EXCEL
INTRODUCCIÓN A LOS GRÁFICOS EN EXCEL.

Excel ofrece la posibilidad de trabajar con gráficos en sus hojas de cálculo que nos proporcionarán una
visión más clara y gráfica del contenido de las tablas de datos.
Un gráfico en Excel es la representación gráfica de un conjunto de datos de una hoja de cálculo. Podemos
crear diferentes tipos de gráficos (barras, columnas, líneas, etc) dependiendo de la información visual que
queramos conseguir. Los datos utilizados en su creación, pueden variar y el gráfico se actualizará
automáticamente.

CREAR Y MODIFICAR UN GRÁFICO

1. Crea una hoja como la que sigue a continuación:

2. Selecciona el rango A1:D6
3. clic Insertar de la barra de menu – Gráfico
Aparece un asistente para la creación del gráfico. En este primer paso podemos elegir el tipo de
gráfico que queremos.

4. Pulsa el botón Siguiente

Aquí se nos muestra el rango de datos que hemos seleccionado previamente. Podemos cambiarlo o dejar el
que ya está seleccionado. Si pulsas en las casillas Filas y Columnas los datos del gráfico se transponen
para mostrar en el eje de las X los rótulos de la primera fila o la primera columna. Deja la opción
Columnas activada.
La pestaña superior Serie nos muestra las series que están seleccionadas en este momento y que
corresponden a los meses. Las series nos muestran los colores correspondientes a cada mes porque hemos
seleccionado tres columnas. La representación de las series se llama Leyenda

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5. Pulsa el botón Siguiente.

Aquí podemos modificar varias opciones como títulos,
leyenda, etc.

6. Escribe en la casilla Título del gráfico el texto:

VENTAS TOTALES. Si esperas unos segundos,
aparecerá la simulación en la ventana de la
derecha.
7. Escribe como título del eje de las X el texto:
AGENTES.
8. Escribe como título del eje de las Y el texto: Ventas
en miles.
La pestaña superior Ejes nos permite activar y desactivar la visualización de los ejes. Puedes activar o
desactivar las distintas opciones para comprobar el resultado en la ventana de simulación.
La pestaña Líneas de división permite activar o desactivar las líneas horizontales o verticales de división.
Prueba también a activar o desactivar las distintas opciones.
La pestaña Leyenda permite activar, desactivar y modificar la posición de la leyenda.
La pestaña Rótulos de datos permite varios modelos de visualización de los rótulos de datos.
La pestaña Tabla de datos si está activada, nos muestra en miniatura la tabla origen de los datos del
gráfico.
9. Pulsa el botón Siguiente.
Finalmente podemos optar por crear el gráfico en la misma hoja, el cual se podrá modificar como si de
un objeto cualquiera se tratara (mover, cambiar el tamaño, modificar el contenido...) o bien crear el
gráfico en una hoja completamente nueva, lo cual añadiría una hoja solo para mostrar el gráfico.
10. Deja la opción Como objeto en.. seleccionada y pulsa el botón Terminar.
El gráfico aparece en la misma hoja de trabajo. Ahora podemos estirar su tamaño desde uno de los nodos
de control, moverlo arrastrando desde el interior del gráfico, etc.
Si pulsamos un click fuera del gráfico en cualquier parte de la pantalla de trabajo, se observa que la marca
negra de selección desaparece. Si volvemos a pulsar un click en el interior del gráfico, vuelve a aparecer.
Para modificar cualquier parte del gráfico podemos pulsar doble click. Por ejemplo, si pulsamos doble click
sobre el fondo gris del gráfico, aparecerá un cuadro de diálogo desde el cual podemos cambiar los colores
del mismo.
Si se desea borrar un gráfico, sólo hay que tenerlo seleccionado y pulsar la tecla Supr del teclado. A veces,
en vez de modificar los datos de un gráfico es mejor y más rápido crearlo de nuevo.
FILTRO DE DATOS
Otra posibilidad para trabajar con listas son los llamados Filtros. Estos actúan en forma de lista
desplegable y nos permite filtrar o elegir datos según unas condiciones específicas.
1. Selecciona el rango de la lista A1:D6
2. Accede a Datos – Filtro – Autofiltro y pulsa un click en cualquier parte de la lista para quitar la
selección.
Observa que han aparecido las típicas flechas correspondientes a las listas desplegables
comunes en Windows.
3. Abre la lista correspondiente al campo Ciudad y selecciona Bilbao

4. Vuelve a abrir la misma lista y

selecciona la opción Todas.
5. Abre la lista del campo
Provincia y elige la opción
Personalizar...

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6. Prepara el cuadro de diálogo de la siguiente forma:

7. Acepta. Observa que han aparecido las provincias cuya inicial comience a partir de la letra M.
8. Vuelve a mostrar todas las provincias.
En campos numéricos, podríamos por ejemplo ejecutar una consulta que nos mostrar los valores más
altos, valores a partir de un número determinado, etc.
ORDENAR Y VALIDACIÓN DE DATOS
Ordenar una lista de datos
Puede ocurrir que en ciertos momentos nos interese una misma lista impresa y ordenada por diferentes
campos (fechas, nombres, precios, etc). Para ordenar una lista, Excel dispone de dos opciones:
Ordenación rápida: Excel ordena rápidamente a través de un campo mediante el botón Orden
ascendente situado en la barra de herramientas.
Ordenación por prioridades de campo: Excel permite ordenar también por varios campos. Imaginemos
que en una misma lista ordenada por ciudades, existen tres registros de Valencia. Aparte podemos
ordenar por Apellidos, o cualquier otro campo. En total, hasta tres campos.
1. Seleccione los datos que va a ordenar
2. Pulsa el botón Orden ascendente de la barra de herramientas.
Observa que excepto las cabeceras de columna, el resto de datos se ha ordenador alfabéticamente por
el campo Ciudad.
Podemos efectuar la misma ordenación pero en orden descendente a través del botón
Para ordenar los datos utilizando la barra de menú nos permite considerando mas prioridades
1. Seleccionar los datosAccede a Datos de la barra de menú– Ordenar y te aparecerá un cuadro de
diálogo:
Desde aquí podemos establecer los tres criterios de
ordenación que comentábamos anteriormente. En la imagen
se aprecia que por prioridad, queremos la ordenación a través del
campo Provincia, y dentro de cada provincia que se repita, Excel
ordenará también por el campo Ciudad.
Validación de los datos
Imagina que existe una celda que tendrá siempre un dato elegido de
entre una lista. En vez de escribir manualmente ese dato, podemos
crear una lista desplegable, restringir entradas, limitar el número
de caracteres de la celda, mostrar mensajes de ayuda, etc.
1. Sitúa el cursor en la celda D2.
2. Accede a Datos – Validación y te aparecerá el
siguiente cuadro:
En la lista desplegable Configuración podemos
elegir qué valores serán válidos para la celda activa.
Despliégala y observa las distintas
posibilidades de la misma.
3. Elige finalmente la opción Lista. Te aparecerá
una casilla de texto; escribe lo siguiente (separado
por punto y coma):

Barcelona;Bilbao;Valencia;Gerona;Lérida;Madrid
4. Acepta el cuadro de diálogo.
Observarás que ha aparecido una flecha típica de las listas
desplegables:
5. Prueba a desplegarla y observa su contenido:
Desde aquí podemos elegir un valor más cómodamente.
Ahora solo falta aplicar la misma lista al resto de las celdas:

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6. Con el cursor situado en la celda de la lista que acabamos de crear, pulsa la combinación de teclas
Ctrl + C(copiar al portapapeles).
7. Selecciona el resto del rango (D2:D6)
8. Pulsa Ctrl + V (pegar del portapapeles)
9. Pulsa Esc para finalizar la selección.
TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinámica nos permite modificar el aspecto de una lista de elementos de una forma más fácil,
cómoda y resumida. Además, podemos modificar su aspecto y mover campos de lugar.

Para crear tablas dinámicas hemos de tener previamente una tabla de datos preparada y posteriormente
acceder a Datos – Asistente para tablas dinámicas.

1. Crea la siguiente tabla de datos:

2. Selecciona toda la tabla y accede a Datos de la barra de

menú – Informe de tablas y Gráficos dinámicos,
En primer lugar aparece una pantalla que representa el
primer paso en el asistente para tablas dinámicas.
Esta activa la opción Tablas dinámicas clic en Siguiente.
3. Acepta el rango pulsando en Siguiente.
Los campos del origen de los datos están situados en la parte derecha del cuadro de diálogo. Aquí veremos
la estructura final que tendrá la tabla. Lo que hay que hacer es “arrastrar” los campos de la derecha hacia
la posición deseada en el interior de la tabla.
4. Arrastra los campos de la parte derecha según se ve en la ilustración:

MES

PRECIO
PRODUCTO

Observa el resultado de la tabla dinámica. Hemos diseñado la estructura para que nos muestre los
productos en su parte izquierda, los meses en columnas, y además, el precio de cada producto en la
intersección de la columna.

Observa también que se han calculado los totales por productos y por meses.

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