CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

GESTION DE CALIDAD Y PROCESOS.

Elaboró: Revisó: Aprobó: Fecha:

Cargo: Gestor de Calidad y Mejora Cargo: Gerente de Calidad y
Cargo: Country Manager.
Continua. Mejora Continua.
Nombre: John Sastre.
Nombre: Harry Ramírez Gomez Nombre: Luis Camilo Alvarez
Firma: Firma: Firma:
2024/03/07

1. OBJETIVO:
Establecer los lineamientos para la elaboración, revisión, aprobación, actualización,
distribución y control de los documentos y registros utilizados en el SGC de PYRAMID
CONSULTING con el fin de asegurar su disponibilidad, conocimiento y aplicación.
Establecer los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección,
recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros relativos al cumplimiento
del SGC.
2. ALCANCE:

TODA COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO ES NO CONTROLADA.

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El procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y actividades que se han
adoptado para el SG de PYRAMID CONSULTING
Es aplicable a todos los documentos que forman parte del Sistema de Gestión, tales como
manuales, caracterizaciones, procedimientos, documentos externos, registros entre otros.
3. RESPONSABLES:
Gestor de Calidad y Mejora Continua: es la persona responsable de publicar la versión
vigente de la información documentada de cada uno de los procesos en el repositorio
documental definido por la organización para tal fin, previa solicitud y aprobación del líder
de proceso. Así mismo, es responsable de mantener actualizado el listado de información
documentada del SGC.
Gerente de Calidad y Mejora Continua: es el responsable de velar por la implementación
eficaz de los sistemas de gestión y todos los procesos y procedimientos definidos en la
compañía y proponer e incentivar la mejora continua en toda la organización.
Líder de Proceso: responsable de gestionar la creación, modificación divulgación y/o
eliminación de la información documentada del SGC de cada uno de los procesos asignados,
así como de gestionar que el objetivo del proceso se cumpla.
4. DEFINICIONES.
• Abreviatura: conversión para acortar la escritura de cualquier termino.
• Actividad: conjunto de operaciones o tareas que debe desarrollar una persona o
entidad responsable de las mismas.
• Responsable: Personal que colabora en un proceso para llevar a cabo sus
actividades diarias, algunas actividades están prescritas u dependen de la
comprensión de los objetivos de la organización, mientras otras no lo están y
reaccionan con estímulos externo para determina su naturaleza y ejecución.
• Anulación: Acción y resultado de dar algo por nulo o dejarlo sin validez.
• Aprobación: actividad que permite determinar la aceptación antes de su emisión de
un documento revisado previamente.
• Calidad: es entendida como el grado en el que un conjunto de características propias
de un producto o servicio cumple con los requisitos.
• Copia: fiel reproducción de un documento.
• Copia no controlada: es el documento sobre el cual no existe responsabilidad de
comunicar sus cambios y actualizaciones.
• Difusión: es el conjunto de actividades que permite dar a conocer un documento,
socializar y divulgar sus cambios.
• Distribución: es el proceso por el que un documento aprobado se dispone en los
medios definidos por la organización para su consulta y aplicación.
• Documento: información y medio de consulta en el que está contenida, el medio de
soporte puede ser magnético, página web, correo electrónico, físico entre otros.

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• Documento de origen externo: son todos los documentos generados por otras
entidades que establece directrices, lineamientos, recomendaciones, metodologías
que debe cumplir la organización en el desarrollo de las actividades
• Documento obsoleto: es un documento que ha perdido su vigencia.
• Formato: plantilla o documento con una estructura determinada que facilita el
registro de la información que se genera en un proceso o actividad. Puede estar en
medio físico o magnético. Una vez diligenciado, se convierte en registro y permite
evidenciar los resultados alcanzados.
• Información documentada: información que una organización tiene que controlar
y mantener y el medio que la contiene.
• Instructivo: documento que contiene las instrucciones detalladas a realizar por una
persona, para ejecutar una operación o actividad y puede generar registros que se
utilizan para demostrar que la actividad se realizó y para garantizar la trazabilidad
de la actividad.
• Liberación: autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso, el
proceso siguiente o incluso un servicio o producto que contiene brechas entre lo
requerido y lo ejecutado.
• Líder del proceso: Responsable de que el objetivo del proceso se cumpla.
• Partes interesadas: el concepto se extiende más allá del enfoque únicamente al
cliente. Es importante considerar todas las partes interesadas pertinentes. Parte del
proceso para la comprensión del contexto de la organización es identificar sus partes
interesadas. Las partes interesadas pertinentes son aquellas que generan riesgo
significativo para la sostenibilidad de la organización si sus necesidades y
expectativas no se cumplen. Las organizaciones definen que resultados son
necesarios para proporcionar a aquellas partes interesadas pertinentes para reducir
dicho riesgo.
• Procedimiento: Modo especifico de llevar a cabo una actividad o proceso.
• Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las
entradas para proporcionar un resultado previsto.
• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades realizadas. Algunos de los registros son: contratos, pólizas,
fotografías, licencias, formatos diligenciados, entre otros.
• Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del
documento objeto de la revisión para alcanzar el objetivo establecido.
• Sistema de Gestión: Conjunto de elementos de una organización interrelacionados
o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr esos
objetivos.
• Trazabilidad: Capacidad para seguir el histórico, la aplicación o la localización de un
objeto.
• Vigencia: tiempo a partir el cual un documento tiene validez para su aplicación.

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• Versión: Señala los cambios registrados en un documento y que ha sido causal para
generar uno nuevo con identificación.

5. CONTROL DE DOCUMENTOS.
A continuación, se detalla las actividades que describen el procedimiento para la
elaboración y control de documentos.
5.1 Estructura Jerárquica de la documentación.
A continuación, en la figura 1, se detalla la estructura jerárquica de la documentación del
SGC de PYRAMID CONSULTING.

Manual de calidad

Caracterización

Procedimientos

Instructivos

Registro / Documentos
externos

Figura 1.

5.2 Encabezado y aprobación de los documentos

Los documentos del sistema de gestión de PYRAMID CONSULTING S.A.S., se han establecido
de la siguiente forma:
En el encabezado viene el logo de la compañía y el número del documento como se muestra
en la figura 2 a continuación:

Figura 2.

En el pie de página, se dejará: la paginación, fecha de vigencia y la versión del documento

como se detalla en la figura 3 a continuación.

Figura 3.

La aprobación de los documentos quedará reflejada en la portada de cada uno de ellos. En

esta sección se indicarán los responsables de su elaboración, revisión y autorización, junto
con sus nombres y firmas respectivas. De esta forma, la fecha de aprobación del documento
coincidirá con su fecha de entrada en vigor y se asociará con la versión correspondiente.

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5.3 Codificación de los documentos

Para la codificación de los documentos se sigue la siguiente metodología, teniendo en
cuenta a la gestión a liderar:

Gestión Gerencial GG
Gestión de Calidad GC
Gestión Financiera GF
Gestión de Riesgos GR
Marketing y
MC
comunicaciones
Gestión de Ventas GV
Servicio al Cliente SC
Gestión de Operaciones GP
Gestión Recursos
GH
Humanos
Compras CO
Gestión Legal GL

5.3.1 Manual de calidad.

El proceso encargado del Manual de calidad es el de Gestión de Calidad quien lo identifica
dentro de sus documentos como:
GC-MC-01: Manual de Calidad.

5.3.2 Proceso.
Los procesos se definen de la siguiente manera:
YY-XX-ZZ, donde:

• YY: GG, GC, GF, GR, MC GV, GP, GH y CO según corresponda

• XX: Tipo de documento:
o MC – Manual de Calidad.
o MN – Políticas.
o MA – Manuales.
o CA – Caracterización
o PR – Procedimiento.
o FR – Formato.
o IN – Instructivo.
o A – Anexó.
• ZZ: Consecutivo numérico (01, 02…)

5.3.3 Codificación planes de mejoramiento.

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Para darle una trazabilidad y seguimiento a los diferentes planes de mejoramiento

gestionados y manejados por los lideres de los procesos, se definió la siguiente
nomenclatura según el proceso al que pertenece y el número de plan de mejoramiento:

GX-YYY Plan de Mejoramiento – ZZZ, donde:

• X – Proceso al que pertenece.

• Y – Consecutivo del plan de mejoramiento del proceso.
• Z – Nombre del plan de mejoramiento.

Cada plan de mejoramiento GC-FR-03 está ubicado en cada proceso y una vez definido el
plan de mejora, se va codificando para darle un mejor control y seguimiento a los mismos.

5.4 Estructura general para los procedimientos.

La estructura general de los documentos se estructura de la siguiente forma:
1. Objetivo.
2. Alcance.
3. Definiciones.
4. Etapas del procedimiento.
5. Diagrama de flujo (cuando aplique).
6. Registros asociados.
7. Historial de Modificaciones.
Sin embargo, la anterior es una estructura que puede variar según las necesidades de la
organización de acuerdo con el documento generado con lo cual pueden existir capítulos
adicionales o suprimir alguno según las necesidades de la organización.
Se define cada punto de la siguiente manera:
1. Objetivo: Describe de forma breve los objetivos del procedimiento.
2. Alcance: Se identifican los límites de aplicación del documento.
3. Definiciones: cuando aplique definir algún termino no común en el documento.
4. Etapas del procedimiento: Cuadro resumen de la interacción de actividades,
responsables, registros y documentos soporte que intervienen en cada proceso.
5. Diagrama de flujo del proceso: Diagrama de flujo del procedimiento donde se
evidencia la secuencia de actividades de este.
6. Registro: Listado de registros pertenecientes al procedimiento los cuales
evidencian la actividad generada.

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7. Historial de modificaciones: Se indica cuáles han sido todas las modificaciones

que ha ido sufriendo el documento en las distintas versiones.
5.5 Documentación externa.
Se consideran Documentos Externos del Sistema de Gestión las disposiciones legales,
publicaciones, entre otros, que sirven como referencia o soporte de las actividades
desarrolladas al interior de la organización.
El control de esta documentación se lleva a cabo mediante el formato GC-FR-01 listado de
información documentada del S.G.C
Dicho listado se encuentra disponible en el SharePoint de PYRAMID CONSULTING con
acceso de todo el personal, de modo que puedan buscar la documentación disponible en
formato electrónico, según se especifique en el formato GC-FR-01 Listado de información
documentada del S.G.C. Su actualización se realizará teniendo en cuenta el cambio de
versión y/o edición de los documentos que allí se listan, con el propósito que se mantenga
la información actualizada de los mismos o incluir los documentos al listado para el caso de
documentos nuevos.
5.6 Control de Registros
El tiempo de conservación o archivo de la información documentada se define por criterio
de cada proceso, y/o por la Alta Dirección, salvo que existan reglamentaciones normativas
al respecto. Cada procedimiento contará con el numeral o capítulo de registros, donde se
determina la identificación y descripción de los documentos asociados.
La disposición y conservación de los diferentes registros se detalla en el formato GC-FR-01
Listado de información documentada del S.G.C. - pestaña registros.
5.7 Revisión y actualización de los documentos.
La revisión de los documentos de cada proceso se lleva a cabo continuamente para validar
la existencia de cambios significativos que justifiquen la actualización del documento
correspondiente. Si se determina que es necesario realizar cambios, el líder del proceso y
su equipo se encargarán de efectuar las modificaciones pertinentes, tras lo cual se emitirá
una nueva versión del documento. En caso contrario, si no se identifican cambios
significativos, el documento del proceso se mantiene sin modificaciones hasta la próxima
revisión.
6. RESPONSABILIDADES.
La responsabilidad de asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los
documentos de los Sistemas de Gestión recae en el Gestor de Calidad y Mejora Continua
de Pyramid Consulting. Este profesional es el encargado de publicar las versiones más
recientes de los documentos en la plataforma publica en SharePoint denominada

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"SISTEMA DE GESTIÓN PUBLICO". En esta plataforma reposan los documentos de cada

proceso, así como las políticas de calidad y seguridad de la información.
La creación, revisión y aprobación de los documentos serán responsabilidad del Líder del
Proceso, quien trabajará junto a su equipo para mantener claras las instrucciones de su
respectivo proceso. Al momento de actualizar un documento, el Líder del Proceso
consultará la versión editable y se encargará de informar cuando se lleve a cabo una
actualización. Una vez que el documento haya sido aprobado y divulgado, se cargará en la
plataforma SISTEMA DE GESTIÓN PUBLICO en SharePoint. los documentos editables en la
ruta oficial del SharePoint solo pueden acceder los lideres de los procesos y aquellos cargos
dentro de la organización que hayan sido previamente autorizado por los mismos.
7. TRAZABILIDAD DE OFERTAS COMERCIALES.
Cuando un Gerente de Producto (Gerente de Proyectos y/o Gerente de Servicios SAP
Cloud) está elaborando una propuesta comercial, se encarga de validar la información y
determinar si es necesario preparar una oferta formal. En caso afirmativo, el proceso
continúa ingresando los detalles de la oportunidad en la aplicación Presalesapp. Esta
plataforma genera automáticamente un número consecutivo para la oferta comercial,
como se muestra en la imagen siguiente:

El resultado obtenido es un número que refleja el país de origen de la oferta, el mes y año
de generación, el número consecutivo de la oferta comercial y su versión correspondiente.
A modo de ejemplo: CO-2310-1857-V0.
a. CO representa el país de origen de la oferta, que también puede ser: Bolivia (BO),
Ecuador (EC), Guatemala (GT), México (MX), Estados Unidos (US), Perú (PE) o Venezuela
(VE).
b. 23 corresponden al año en el que se generó la oferta.
C. 10 indica el mes en el que se creó la oferta comercial.
d. 1857 representa el número único consecutivo asignado a cada oferta u oportunidad
comercial.
i. V0 señala la versión del documento.

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Esta metodología asegura la trazabilidad del documento oferta comercial. La oferta

comercial definida, se guarda en la carpeta del proceso comercial, identificada por el
nombre del producto y el cliente en la plataforma comercial en SharePoint.
7.1 Nomenclatura a utilizar en correos electrónicos.
Con el propósito de identificar con mayor facilidad el objeto y tema de los correos
electrónicos, la organización debe utilizar la siguiente nomenclatura:
a. Iniciar todos los correos con la palabra PYRAMID seguida de un guion (-).
b. Utilizar la nomenclatura del país según corresponda: Colombia (CO), Bolivia (BO),
Ecuador (EC), Guatemala (GT), México (MX), Estados Unidos (US), Perú (PE) o
Venezuela (VE) o la sigla GL cuando se trate de un tema general (aplicable a toda la
organización) independientemente de la región o país.
c. Colocar el asunto a tratar de la forma más resumida posible.
d. Ejemplo: PYRAMID-MX-Cuentas por pagar.

8. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO.

En el siguiente cuadro se define las etapas que cumple la creación o modificación de algún
documento según su objeto de aplicación.
Documento
N° Actividad Responsable Registro
Base
Control de documentos de origen interno
Identificar la necesidad de crear
1 Todo el personal. N.A. N.A.
o actualizar un documento.
Consultar el documento
editable o plantilla para Correo
2 Líder del proceso. N.A.
actualizarlo y/o crear un nuevo Electrónico.
documento nuevo.
Borrador del
Realizar el borrador del GC-PR-01 Control de
documento
3 documento o actualización de Líder del proceso. Documentos y
Correo
este. Registros.
electrónico.
Gestor de Calidad
GC-PR-01 Control de
Revisar y aprobar documentos y Mejora Correo
4 Documentos y
nuevos o modificados. Continua. electrónico.
Registros.
Líder de proceso.
Registrar los cambios en el Gestor de Calidad Histórico de GC-PR-01 Control de
5 Histórico de modificaciones o y Mejora Modificaciones documentos y
codificación del documento. Continua. del documento Registros.
GC-FR-01
Actualizar documento en Gestor de Calidad Listado de GC-PR-01 Control de
6 listado de información y Mejora información Documentos y
documentada. Continua. documentada Registros.
del S.G.C.

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Correo
Realizar divulgación del Líder del proceso y
Electrónico
documento creado o Gestor de Calidad Documento
7
modificado a las partes y Mejora actualizado o creado.
GC-FR-14 Acta
interesadas. Continua.
de asistencia.
Gestor de Calidad Portal de SGC
Cargar documento en portal del
8 y Mejora de Pyramid N.A.
SGC de Pyramid Consulting.
Continua. Consulting
N° Actividad Responsable Registro Documento Soporte
Control de documentos de origen externo
GC-PR-01 Control de
Validar la necesidad de
1 Líder del proceso. N.A. Documentos y
actualizar documentos externos
Registros.
Consultar la vigencia de los
2 documentos externos por lo Líder del proceso. N.A. Documento externo.
menos una (1) vece al año.
Confirmar si se requiere
actualizar o cambiar
documento externo, de ser
3 Líder del proceso. N.A. Documento externo.
afirmativo, continua con la
actividad 5, de lo contrario, se
mantiene el documento actual.
Solicitar a compras la necesidad
Correo
4 de adquirir o actualizar el Líder del proceso. N.A.
electrónico.
documento externo.
Orden de
Realizar el trámite
compra
correspondiente para la Responsable de Documento para
5
adquisición o actualización del compras. comprar.
Correo
documento.
electrónico.
Enviar el nuevo documento
Correo
6 externo al área de calidad y Líder del proceso. N.A.
electrónico.
mejora continua.
Líder del proceso.
Realizar divulgación al personal
Gestor de Calidad Correo Proceso de control de
7 sobre la disponibilidad del
y Mejora electrónico. documentos.
nuevo documento.
Continua.
GC-FR-01
Actualizar el listado maestro de Gestor de Calidad Listado de
Proceso de control de
8 documentos y eliminar el y Mejora información
documentos.
documento obsoleto. Continua. documentada
actualizado.
Gestor de Calidad GC-PR-01 Control de
Cargar documento al portal del
9 y Mejora N.A. Documentos y
SGC de Pyramid Consulting
Continua. Registros.

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9. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS.

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10. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS EXTERNOS.

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11. REGISTROS ASOCIADOS

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Almacenamiento Disposición
Nombre de Criterio de
Código Tiempo Tiempo
Registro recuperación Ubicación Ubicación
conservación conservación
Listado de
información GC-FR-01. Cronológico. Servidor. Permanente. N.A.
documentada.
Plantilla de
GC-FR-19 Cronológico. Servidor. Permanente. N.A.
documento.
Acta de
GC-FR-14 Cronológico. Servidor. Permanente. N.A.
asistencia

12. HISTORIAL DE MODIFICACIONES

Modificación
Revisión Descripción
N°
R:1 V:01 Desarrollo y creación del proceso de control de
0
2023/06/08 documentos y registros de la organización.
R:2 V:02 Se incluyen los numerales 6 Responsabilidades y 7
1 2024/03/07 Trazabilidad de documentos tanto para oferta
comercial como para los planes de mejora.
R:3 V:03 Se incluye el numeral 7.1 Nomenclatura a utilizar en
2
2024/03/22 correos electrónicos.

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