SUBÁREA: GESTIÓN EMPRESARIAL PARA CONTADORES

UNIDAD DE ESTUDIO: GESTIÓN PÚBLICA

1. SICOP
SICOP es un modelo de proveeduría virtual, basado en las mejores prácticas
internacionales que hace más eficientes los procesos de compra y contratación
con las instituciones públicas.

Esta novedosa plataforma permite generar importantes ahorros a proveedores e

instituciones, en costos y tiempo, fomenta la transparencia, incentiva la
participación de los oferentes y aumenta la competitividad de las empresas locales
y el Estado.

Radiográfica Costarricense s.a. es la entidad encargada de ofrecer esta novedosa

herramienta.

El Sistema Integrado de Compras Públicas es una plataforma tecnológica para

compras públicas, que permite a las proveedurías del Estado realizar las
operaciones de compra y venta de productos y servicios en forma electrónica.
Funcionará en forma de un portal de comercio electrónico que opera como una
ventanilla única, accesible por medio de Internet.

La selección del modelo de compras para el estado costarricense se realizó tras

un análisis de las mejores prácticas de países como Chile, Panamá, Corea,
México y Brasil. Este estudio culminó con la adopción del modelo de compras
públicas de Corea del Sur, por ser líder mundial en compras electrónicas,
mediante su sistema de gestión denominado Koneps (Korea On Line e-
Procurement System). El sistema coreano se define como el “Marketplace”
electrónico más grande del mundo.

Este modelo se ha tomado como la mejor práctica a escala mundial. Ha sido la

base para el desarrollo de modelos de compras en varios países y ha recibido
premios de organismos internacionales, como la ONU, la Organization for
Economic Co-Operation and Development(OECD) y del Consejo Asia Pacífico,
como la mejor práctica en contrataciones públicas.

La adopción del modelo coreano parte de la firma de un acuerdo de cooperación

entre Costa Rica y la República de Corea del Sur. Por medio de ese convenio se
obtiene la donación del código fuente del sistema de compras públicas. La
adaptación del modelo a Costa Rica se realiza con la participación de catorce
entidades representantes de diversos sectores (municipalidades, banca,
universidades, salud, seguros, servicios y tecnología), el apoyo de la entidad
pública de Corea Public Procurement Services y la Secretaría Técnica de
 Gobierno Digital. Además se contó con participación de la empresa Samsung
SDS, la cual desarrolló el sistema de compras públicas en Corea.

Beneficios del Sistema Integrado de Compras Públicas

Los beneficios obtenidos con la implementación del Sistema Integrado de

Compras Públicas se pueden resumir en:

 Modernización del modelo de compras públicas por medio del uso intensivo de
tecnología de punta y adopción de las mejores prácticas internacionales.
 Mayor transparencia en los procesos de contratación.
 Obtención de menores precios de los productos al fomentar la participación de
más empresas, aprovechando las economías de escala. Los ahorros para los
compradores se estiman en un 20%
 Implementación del modelo cero papel y virtualización de las proveedurías.
 Reducción del tiempo del trámite para el Estado y el sector privado.
 Aumento de la competitividad de las empresas locales y del Estado.
 Incentivación de una cultura de cambio, permitiendo a las instituciones ser más
competitivas

En general se puede decir que permite la trazabilidad, ahorro, agilidad y

oportunidad para el procedimiento de compras en las instituciones públicas.
Dentro de las deficiencias más importantes podemos mencionar el costo de utilizar
la plataforma, ya que muchas instituciones consideran que los montos cobrados
por RACSA son muy elevados, sin embargo la tarifa se fija conforme a la
frecuencia en el uso del sistema y otros factores, como volumen de compra,
capacitaciones y firmas digitales a entregar.
Otra deficiencia de la plataforma es que proveedores pequeños compiten contra
los grandes, lo que de alguna manera genera exclusión.
Por otra parte, dentro de las principales oportunidades de mejora se requiere
avanzar para que la gestión institucional “se refleje” en un sistema digital unificado,
asegurando su uso pleno, con todas las etapas y funcionalidades que permite
este sistema, así como la actualización constante de la información que
corresponde a las instituciones ingresar; en procura de consolidar el principio de
transparencia.
Otras oportunidades de mejora que destacan son: desarrollar las acciones
necesarias para cuantificar ahorros y resultados propios de un sistema digital
unificado de compras y de la propia gestión de compras, en aspectos previamente
señalados, como plazos, modalidades u otros de interés; e incursionar en
modalidades no ordinarias, como subastas a la baja, remates y convenios marco.
Objetivos del Sistema Integrado de Compras Públicas

El Sistema Integrado de Compras Públicas tiene los siguientes objetivos:

 Ofrecer un modelo estandarizado tanto para las instituciones como a los

proveedores del estado, con la estandarización del proceso de adquisición,
catálogos de productos y registros de empresas.
 Brindar una mayor confianza en el proceso de contratación.
 Modernizar el modelo de compras en nuestro país, bajo los principios de
transparencia, eficiencia y efectividad.
 Estimular el comercio electrónico en el país.
 Promover la participación de las pequeñas y medianas empresas (Pymes)
en los procesos de compra.
 Generar ahorros para las instituciones y proveedores.

Pilares del Sistema Integrado de Compras Públicas

a. Ventanilla Única

Consiste en ofrecer un único sitio para que todos los usuarios, compradores,
proveedores y ciudadanos, puedan interactuar entre sí. Las ventajas de la
ventanilla única son:

 Un único punto de acceso al Sistema Integrado de Compras Públicas.

 Acceso integrado a todos los servicios de una forma ágil y sencilla.
 Posibilita la personalización de los contenidos para los diferentes
participantes.
 Contribuye en el incremento de la transparencia en el proceso de
contratación.

b. Estandarización

Con la estandarización se simplifica el proceso para facilitar la participación de

todos los actores. La estandarización lograda a través del Sistema Integrado
de Compras Públicas incluye:

 Procedimientos y normativa.
 Reglamento de compras electrónicas.
 Procedimiento estandarizado de compras.
 Formularios y documentos electrónicos.
 Catálogo de mercancías: para la clasificación e identificación de productos
bajos los estándares Internacionales: UNSPSC– GDAS.

c. Registro Único de Proveedores

 Elimina la duplicación de trámites y requisitos.

 Reduce los costos asociados con la contratación.
 Beneficia sectores estratégicos (Pymes).
 Permite crear un perfil global de los proveedores.
 Beneficia competitividad a nivel de instituciones, proveedores y el país.

d. Firma Digital

 Sustituye los mecanismos manuales de autenticación.

 Introduce seguridad a las operaciones en línea del sistema.
 Garantiza la autenticidad y no repudio de las operaciones.
 Permite que las actuaciones de las partes hechas por medios
electrónicos tengan valor jurídico.

Además, la utilización de certificados digitales permitirá la identificación de los

actores autorizados, la certificación de fechas y horas reales de los eventos y
la comprobación en línea de los certificados por parte de la entidad oficial de
certificación.

e. Comercio Electrónico

Es la compra de bienes y servicios por medios electrónicos. Sus ventajas son:

 Ahorra tiempo a compradores y vendedores.

 Permite a los actores enfocarse en el comprar/vender.
 Facilita la obtención de información sobre el estado de los trámites.
 Reduce costos a los participantes.
 Reduce el ciclo de negocios.
 Mejora calidad de la información sobre compras.

f. Modelo Cero Papel

 Virtualiza el proceso de contratación.

 El sistema mantiene el expediente completo de contratación.
  Posibilita la implementación de Interoperabilidad con entidades
suministradoras de información.

Instituciones participan en el SICOP

Un total de 259 entidades del sector público, ya utilizan el Sistema Integrado de
Compras Públicas (SICOP), mediante el cual el Ministerio de Hacienda busca
mayor eficiencia y transparencia a los procesos de contratación administrativa y
así mejorar la calidad del gasto público.
A poco más de tres años de haberse promulgado la reforma legal que exige que
todo ente de derecho público debe realizar sus compras por medio de SICOP, 259
instituciones de las 278 obligadas ya lo están utilizando, nueve se encuentran en
proceso de configuraciones y capacitación de usuarios finales, entre otros
requisitos para empezar a comprar mediante el sistema y diez aún no han
realizado las respectivas gestiones.
Entre algunas de las instituciones que podemos mencionar se encuentran las
siguientes:
Banco Nacional de Costa Rica (BNCR)
Universidad de Costa Rica (UCR)
Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL)
Correos de Costa Rica S.A. (Correos)
Instituto Nacional de Aprendizaje ( INA)
Contraloría General de la República (CGR)
Instituto Costarricense de Electricidad (ICE)
Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA)
Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS)
Instituto Nacional de Seguros (INS)
Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT)
Municipalidades, entre otras
 Instituciones de interoperabilidad
Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS)
Registro Nacional
Ministerio de Salud

Centros de llamadas o solicitud de asistencia

 Medios de Asistencia a Proveedores Comerciales:
Las solicitudes de asistencia deberán ser realizadas a través de alguno de los
siguientes medios
• Correo electrónico: call-center@[Link]
• Teléfono: 1311 opción 3

 Medios de Asistencia a Clientes Institucionales:

Las solicitudes de asistencia deberán ser realizadas a través de alguno de los
siguientes medios
• Correo electrónico: instituciones@[Link]
• Teléfono: 2287-0250

 Solicitudes de asistencia:

Las solicitudes de asistencia deben cumplir con los lineamientos emitidos por el
Call Center del Sistema Integrado de Compras Públicas, entre ellos:
• Si la solicitud de asistencia requiere un nivel de resolución técnico, se le
solicitará la información necesaria para su registro.
• Dentro de la información que se le solicitará se incluye: nombre, número de
teléfono y correo electrónico de la persona que hace el reporte o a quien se
debe informar sobre el avance.
• El registro del incidente incluirá una clasificación de la prioridad siguiendo la
clasificación descrita en la sección Prioridades de Servicio. Se requerirá
realizar una descripción detallada del incidente reportado.
 En caso de tratarse de un incidente en el cual exista un comportamiento particular
mostrado a través de alguna página del sistema, se solicitará a la persona que
hace el reporte aportar una imagen de dicha página que facilite el análisis de las
áreas técnicas responsables.

 Horarios:
Atención a través de operador los 365 días del año (incluye sábados, domingos,
feriados) en el siguiente horario:
Horario hábil de atención:
- De Lunes a Viernes de las 06:00 am a las 10:00 pm.
- Sábados, Domingos y Feriados de 9 am a 6 pm.
- Atención vía correo electrónico de Lunes a Viernes de 7:00 am a 4:00 pm.

En el siguiente link puede encontrarse los diferentes manuales que sobre los
diferentes actores dentro del SICOP.

[Link]
menu_id=0000002&right_page=/portal/html/pg/PT_PGJ_UGQ001.html
En la imagen siguiente se puede observar los manuales de este sitio web.

Al ingresar en cada uno de estos manuales se desplegarán las diferentes

opciones que contiene cada uno de ellos donde se pueden obtener los mismos
ordenados según su contenido:

Manuales del Proceso de Proveedores:

1. Manuales de registro de usuarios
2. Manual para presentar garantías de participación y cumplimiento
3. Manuales sobre la oferta y el cartel
4. Manuales sobre la apertura y evaluación de las ofertas
5. Manual de presentación de recurso de revocatoria al acto final
 6. Manuales sobre los Contratos
7. Manuales sobre el convenio marco para la compra por catálogo
8. Manuales sobre la recepción de los bienes y servicios y sobre el pago de
los mismos.
9. Manual sobre el procedimiento administrativo que se aplica
10. Instructivo de trabajo para operadores de catálogo y guía de catálogo de
bienes y servicios
11. Manual de remate
12. Manual de subasta a la base
13. Manual para firmar el contrato de finito.

Manuales de procesos para Instituciones:

1. Manuales del administrador de institución, registro del usuario y de la firma
digital.
2. Manuales sobre la Solicitud de contratación
3. Manuales sobre los diferentes aspectos del cartel
4. Manuales sobre el proceso de apertura de las ofertas
5. Manuales de estudio de oferta y sistema de evaluación
6. Manuales de adjudicación
7. Manuales de garantía
8. Manual de recurso de objeción al cartel y de revocatoria al acto final
9. Manuales de contratos y contratos modificados
10. Manuales del convenio marco para efectuar compras por catálogo
11. Manuales de la recepción, pago y finiquito de los contratos
12. Manuales del procedimiento administrativo
13. Manuales, instructivos y guías del catálogo de bienes y servicios
14. Manual de gestión del expediente electrónico
15. Manual del remate
16. Manual de subasta a la baja

También existen manuales específicos de procesos para instituciones con

interfaz SIGAF. El SIGAF es un sistema integrado de información que apoya la
gestión administrativa y financiera de los ministerios del Gobierno Central, así
como las funciones de rectoría y fiscalización que corresponden al Ministerio
de Hacienda y a la Contraloría General de la República.

Manuales de procesos para Instituciones con interfaz SIGAF:

1. Manuales del administrador de institución
2. Manuales sobre la Solicitud de contratación
3. Manuales sobre los diferentes aspectos del cartel
4. Manuales de adjudicación
5. Manuales de garantía
 6. Manuales de contratos y contratos modificados
7. Manuales del convenio marco para efectuar compras por catálogo
8. Manuales, instructivos y guías del catálogo de bienes y servicios.

Podemos navegar por los diferentes portales del sitio web para conocer mejor
estos temas, para ello podemos ingresar al siguiente link
[Link]