Universidad privada del sur de México

Catedrático: Hugo Alejandro Cueto Gutiérrez

Informática Básica Il

Alumno(a): Paola Fernanda Fuentes Nucamendi

Licenciatura en contaduría Pública(sábado)

 INTRODUCCION
Microsoft Access es un programa creado para crear, manipular y modificar bases de datos
acerca de cualquier tema. A través de este programa se puede ordenar la información de
diferentes formas según la que le sea mas conveniente al usuario. Microsoft Access tiene
diversas funciones con las cuales se pueda facilitar la manipulación y modificación de la
información que contenga la base de datos. Este, útil, programa lo podemos utilizar para
conseguir información acerca de un tema, cosa, persona o cualquier cosa que el usuario
necesite de forma mas rápida y ordenada ya que puede mostrarle a el usuario cualquier
dato solicitado por este que obtenga la base de datos.

Este programa nos ayuda a poder controlar nuestra información de diferente manera
teniéndola mas organizada, en tablas o formularios.
 COMO CREAR UNA TABLA ACCESS
Crear una tabla

Una simple base de datos, por ejemplo, una lista de contactos, puede usar una sola tabla.
Pero muchas bases de datos usan varias tablas. Al crear una base de datos, crea un archivo
en su equipo que actúa como un contenedor de todos los objetos de la base de datos,
incluidas las tablas.

Para crear una tabla, puede crear una base de datos, insertar una tabla en una base de
datos existente, o bien importar o vincular a una tabla desde otro origen de datos (como un
libro de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, un archivo de texto u otra base
de datos). Al crear una base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva
tabla vacía. Posteriormente puede introducir datos en la tabla para empezar a definir los
campos.

Crear una tabla en una nueva base de datos

• Haga clic en Archivo > Nuevo y, después, en Base de datos de escritorio en blanco.
• En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos.
• Para ir a una ubicación diferente y guardar la base de datos, haga clic en el icono de carpeta.
• Haga clic en Crear.
• Se abre la nueva base de datos, se crea una tabla con el nombre Tabla1 y se abre en la vista
Hoja de datos.

Crear una nueva tabla en una base de datos existente

• Haga clic en Archivo > Abrir, y haga clic en la base de datos si aparece bajo Reciente. En caso
contrario, seleccione una de las opciones de exploración para localizar la base de datos.
 • En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y luego haga clic
en Abrir.
• En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
• Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la vista Hoja de datos.

DISEÑO DE UNA TABLA EN ACCESS

Seleccione Crear > Diseño de tabla.

En la nueva tabla, para el primer campo, escriba un nombre de campo y un tipo de datos.

Para establecer la clave principal de la tabla, seleccione la celda Nombre de campo del
campo apropiado y después seleccione Clave principal.
Aparece el indicador Clave principal a la izquierda del nombre de campo. Puede cambiar la
clave principal en cualquier momento, pero cada tabla solo puede tener una clave principal.

Seleccione Archivo > Guardar y ponga un nombre a la tabla.

Existen muchas más opciones cuando crea o modifica tablas con el Diseñador de tablas.

Cambiar entre las vistas Hoja de datos y Diseño en cualquier tabla guardada.

Designar cualquier campo como la clave principal de la tabla.

Usar el Generador para crear una expresión o una máscara de entrada.

Probar las reglas de validación.

Insertar y eliminar filas.

Crear listas de búsqueda.

Crear, cambiar el nombre y eliminar macros de datos.

Definir relaciones y dependencias del objeto.

 COMO REALIZARUNA CONSULTA EN ACCESS

En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.

Haga doble clic en las tablas de las que desea recuperar datos. Cada tabla aparece como
una ventana en la sección superior del diseñador de consultas. Haga clic en Cerrar cuando
termine de agregar tablas.

En cada tabla, haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta. Cada campo
aparece en una celda en blanco de la fila Campo de la cuadrícula de diseño. Esta figura
muestra la cuadrícula de diseño con varios campos de tabla agregados:
De forma opcional, agregue expresiones a la fila Campo.

Si lo desea, agregue criterios a la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.

Haga clic en para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en una hoja de datos.

Si lo desea, modifique los campos, las expresiones o los criterios y después vuelva a
ejecutar la consulta hasta que devuelva los datos que desee colocar en la nueva tabla.

Convertir la consulta de selección

Abra la consulta de selección en la vista Diseño, o bien, cambie a la vista Diseño. Access
permite hacerlo de varias maneras:

Si la consulta está abierta en una hoja de datos, haga clic con el botón secundario del
mouse en la pestaña de documentos de la consulta y haga clic en Vista Diseño.

Si la consulta está cerrada, en el panel de exploración, haga clic con el botón derecho en
la consulta y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

En el grupo Tipo de consulta de la pestaña Diseño, haga clic en Crear tabla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla.

En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla.

- O bien -

Haga clic en la flecha desplegable y seleccione un nombre de tabla existente.

Siga uno de estos procedimientos:

Colocar la nueva tabla en la base de datos activa

Si aún no está seleccionada la opción Base de datos activa, haga clic en ella y, a
continuación, haga clic en Aceptar.

Haga clic en y, a continuación, haga clic en Sí para confirmar la operación.

Nota: Si está reemplazando una tabla existente, Access elimina primero esa tabla y le pide
que confirme su eliminación. Haga clic en Sí y, a continuación, haga de nuevo clic
en Sí para crear la nueva tabla.

Colocar la nueva tabla en otra base de datos

Haga clic en Otra base de datos.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de archivo de la otra base

de datos.

- O bien -

Haga clic en Examinar, use el cuadro de diálogo Crear tabla para buscar la otra base de
datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Haga clic en Aceptar para cerrar el primer cuadro de diálogo Crear tabla.

Haga clic en y, a continuación, haga clic en Sí para confirmar la operación.

Nota: Si está reemplazando una tabla existente, Access elimina primero esa tabla y le pide
que confirme su eliminación. Haga clic en Sí y, a continuación, haga de nuevo clic
en Sí para crear la nueva tabla.

DISEÑO DE UNA CONSULTA

Paso 1:

Selecciona el comando Diseño de Consulta de la pestaña o ficha Crear.

Paso 2:

Usa la ventana Mostrar Tabla para seleccionar las tablas (y/o consultas) que se deben
incluir en la consulta. La consulta que debes realizar necesita las tres tablas.

Paso 3:

Arrastra y suelta los campos que deseas ver en los resultados al panel inferior en la Vista
diseño de consulta.
Paso 4:

Escribe la condición en la fila Criterios en la columna Categoría Libros.

Para la consulta, debes escribir Tecnología en la celda llamada Criterio para el
campo Categoría.

Paso 5:

Cuando la condición sea establecida, haz clic en el comando Ejecutar del

grupo Resultados en la pestaña o ficha Diseño.
Paso 6:

Finalmente, observa los resultados para determinar si coinciden con la consulta.

COMO CREAR FORMULARIO EN ACCES

Para crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en el panel de
navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos del formulario y, en la
pestaña Crear, haga clic en Formulario.

Access crea un formulario y lo abre en la vista Presentación. En caso necesario, se pueden

realizar cambios de diseño, como ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que
quepan los datos.

DISEÑO DE UN FORMULARIO

Lo ideal es que, debe diseñar una plantilla de formulario que sea visualmente atractiva y
fácil de usar. Tablas de diseño pueden ayudarle a lograr ambos objetivos.

Panel de tareas Diseño ofrece una colección de tablas de diseño prediseñadas que puede
usar en la plantilla de formulario para proporcionar una estructura visual.
Una tabla de diseño es como cualquier otra tabla, excepto que se utiliza solo con fines de
diseño y no para la presentación de datos. Además, a diferencia de otras tablas, tablas de
diseño no tienen bordes visibles de forma predeterminada. Cuando diseñe la plantilla de
formulario en modo de diseño, los bordes de la tabla de diseño se representan mediante
líneas discontinuas, para que sepa que está trabajando dentro de la tabla. Sin embargo,
cuando los usuarios rellenan un formulario que se basa en la plantilla de formulario, los
bordes no aparecen.

Entre otras cosas, puede usar las tablas de diseño para organizar controles para separar
secciones de otro, para crear secciones de encabezado y pie de página y mantenga
logotipos y otros gráficos.

En el ejemplo siguiente, se utiliza una tabla de diseño para organizar los cuadros de texto
dentro de una sección una plantilla de formulario.

1. esta tabla de diseño tiene dos filas.

2. hay tres columnas en la segunda fila. La columna central se usa solo con fines de
espaciado.

Si desea agregar o quitar filas y columnas de una tabla de diseño, haga clic en cualquiera
de las opciones en la Combinar y dividir celdas lista en el panel de tareas. Si las tablas de
diseño en el panel de tareas de Diseño no satisfacen sus necesidades, puede insertar una
tabla de diseño personalizado con el número exacto de filas y columnas que desee.

También puede usar el panel de tareas de Diseño para insertar rápidamente regiones de
desplazamiento y regiones horizontales en la plantilla de formulario, que se describen en
detalle en la sección siguiente.

QUE SON LOS FORMULARIOS EN ACCESS

Un formulario de Access es un objeto de base de datos que puede usar para crear una
interfaz de usuario para una aplicación de base de datos. Un formulario "dependiente" es
aquel conectado directamente a un origen de datos como una tabla o consulta y que
puede usarse para especificar, editar o mostrar los datos de ese origen de datos. Como
alternativa, puede crear un formulario "independiente" que no esté vinculado directamente
a un origen de datos, pero que todavía contenga botones de comando, etiquetas u otros
controles que necesita para ejecutar la aplicación.

Este artículo se centra principalmente en formularios dependientes. Puede usar

formularios dependientes para controlar el acceso a datos, por ejemplo, qué campos o
filas de datos se muestran. Por ejemplo, algunos usuarios podrían necesitar ver solo
varios campos en una tabla que contenga muchos. Al proporcionar a esos usuarios un
formulario que contenga solo esos campos, se les facilita el uso de la base de datos.
También puede agregar botones de comando y otras características a un formulario para
automatizar acciones realizadas con mayor frecuencia.
 CONCLUSION
En conclusión Microsoft Access es un programa que a sido diseñado para poder manipular
grandes cantidades de datos importantes o información mediante bases de datos.

Microsoft Access contiene también muchas formas para poder mantener un orden con la
información como las tablas y los formularios al igual que también cuenta con elementos
que ayudan al usuario o usuaria como, por ejemplo, las consultas, utilizadas para ubicar los
datos, informes, utilizado para imprimir la información y la base de datos, macros y módulos,
utilizados para crear funciones que faciliten el trabajo, y los controles, que facilitan la
internas con el usuario. Y para tener un mejor orden en cualquier ámbito empresarial.

BIBLIOGRAFIA
[Link]
8d40-4ff5-9212-
80e6545e8d87#:~:text=Crear%20una%20nueva%20tabla%20en%20una%20base%20de
%20datos%20existente&text=En%20el%20cuadro%20de%20di%C3%A1logo,la%20vista
%20Hoja%20de%20datos.
[Link]
c937-44e8-a80f-
b6a83a1fa3ae#:~:text=Un%20formulario%20de%20Access%20es,aplicaci%C3%B3n%20
de%20base%20de%20datos.