MANUAL DE USUARIO
INTELISIS-GASTOS OPEX
Titular: Subdirección de Tecnologías de la Información
Revisado por: Implementador Intelisis
Aprobado por: Gerente de Implementación
Fecha Marzo 2022
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha de
Versión Cambio realizado
actualización
001 12/12/2021 Documento inicial
002 30/03/2022 Cambio de Formato
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GUÍA DE
GASTOS OPEX
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INDICE
1. ACCESO ESCRITORIO REMOTO .............................................................................. 4
2. ACCESO INTELISIS ............................................................................................................. 7
3. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................8
3.1. OBJETIVO ...................................................................................................................................... 8
3.2. ENTRADA INTELISIS .............................................................................................................. 8
3.3. INFORMACIÓN REQUERIDA ........................................................................................... 8
4. PANTALLA DE CAPTURA ............................................................................................ 10
4.1. DATOS DEL ENCABEZADO ..............................................................................................11
4.2. DATOS DEL DETALLE ..........................................................................................................12
5. MOVIMIENTOS ................................................................................................................... 13
5.1. GASTO OPEX..............................................................................................................................13
5.2. GTO/ANTICIPO......................................................................................................................... 14
5.3. CAJA CHICA ............................................................................................................................... 14
5.4. GTO/COMPROBANTE ..........................................................................................................15
5.5. GASTO DIFERIDO .................................................................................................................. 16
5.6. INCREMENTO ANTICIPO...................................................................................................17
5.7; 5.8; 5.9; DEVOLUCIÓN GASTO; DEVOLUCION ANTICIPO;
DEVOLUCION COMPROBANTE ...............................................................................................17
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1. ACCESO ESCRITORIO REMOTO
1.- En el buscador Windows Buscar “Escritorio remoto”
2.. Seleccionar la aplicación
3.- En equipo Ingresar la dirección [Link]
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4.- Ingrese a la pestaña Recursos locales
5.- Haga clic en MAS OPCIONES y despliegue la opción de Unidades.
Verifique que la opción de OS (C:) se encuentre seleccionada. Después clic en Aceptar.
6.- Regresa a la pestaña General e Ingrese el Usuario que le fue proporcionado para
Escritorio Remoto y haga clic en Conectar.
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7.- Ingresar las credenciales que se proporcionaron para “Escritorio remoto” y clic en
Aceptar
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8.- Clic en “No volver a preguntar… “y después en el botón “SI”
2. ACCESO INTELISIS
1.- Ingresar las credenciales que se proporcionaron para Intelisis y seleccione los 3 puntos
que se encuentran en Company. Después seleccione LFC.
Para finalizar clic en OK.
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3. INTRODUCCIÓN
Los Gastos son un factor importante en toda Empresa, ya que estos se deben tener
controlados y planeados para poder tomar decisiones en cuanto a prioridades de
pagos.
Los Gastos representan los egresos, por lo que define si la empresa es solvente
económicamente de acuerdo cómo se encuentren sus balances contables.
Este módulo, sirve como un control de base para asegurar el buen manejo de estos,
ya que entre tantas funciones están: Anticipo de gastos, Gasto de cuentas por pagar,
Gastos diversos, Gastos diversos de compras y Gastos recurrentes.
3.1. OBJETIVO
Proporcionar un control de todos los gastos generados por LUMO, a través de la
captura de información veraz, que permita tomar decisiones rápidas y eficaces para
su mejor manejo de dinero.
3.2. ENTRADA INTELISIS
Se ingresa al sistema con usuario y contraseña proporcionado con anterioridad
3.3. INFORMACIÓN REQUERIDA
Para que el Módulo de Gastos funcione es necesario dar de alta en el sistema lo
siguiente:
• Monedas: Consiste en especificar y controlar las características que se utilizarán en
el tipo de La Moneda, Unidades, Condiciones de Pago / Cobro, Formas de Pago /
Cobro, etc.
• Condiciones de Pago: Especificar las Condiciones de Pago, que afectarán la
operación en la venta (tipo de condiciones, días de vencimiento, día corte, etc.). Pago
en Efectivo, Pago con Cheque, Transferencia Bancaria, son algunas de las
condiciones comunes que existen.
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• Formas de Pago / Cobro: Determinar las formas de pago y cobro con las que se
realizarán las operaciones. Estas formas de pago pueden ser Cheque, Efectivo, Pago
Electrónico, Vales, o los definidos por la empresa.
• UEN’S: En caso de ser necesario se deberá configurar en el sistema las Unidades
Estratégicas de Negocios creando de esta manera las divisiones en la que se
encuentra organizada una empresa.
• Consecutivos Gastos: Definir los números de los consecutivos que se llevarán para
el control de los movimientos.
• Tipos de Movimientos Gastos: Determinar las condiciones de los tipos de
movimientos. Se pueden personalizar los nombres de los movimientos de acuerdo
con los requerimientos del Cliente, es decir se puede cambiar el nombre del
movimiento Gasto por el de Servicios, pero la clave de afectación no se deberá
cambiar ya que el sistema no podrá reconocer los movimientos generados.
• Conceptos Gastos: Definir los conceptos para categorizar los movimientos que se
registren del mismo tipo.
• Observaciones: Son comentarios estándar que se podrán agregar a los
movimientos. Las observaciones se podrán editar, agregar o eliminar hasta que
seleccione Guardar y Cerrar.
• Clasificaciones: Consiste en establecer formas para dividir un grupo asociado a un
concepto de gastos. En caso de que se requiera dar de alta un mayor detalle de la
clasificación de conceptos, se tiene la opción subclasificación.
• Subclasificaciones: Las subclasificaciones son una división de una clasificación de
un grupo asociado a un concepto de gastos. Las subclasificaciones son de
importancia ya que definen los diferentes tipos de gastos que se tienen clasificados.
Es parte de un desglose de los gastos, incorporándolos a un orden y a un número de
cuenta. Le permite a la Empresa mantener una información de todos los tipos de
gastos que se presenten.
Las Cuentas también son parte de los requerimientos para el adecuado
funcionamiento del módulo de Gastos, dentro de las cuentas requeridas por este
módulo tenemos las siguientes:
• Acreedores: Son las personas morales o físicas que proporcionaran a la empresa los
bienes o servicios a cambio de un pago monetario. ESTE PROCESO LO TIENE
ASIGNADO EL AREA DE CUENTAS POR PAGAR Y SE TIENE QUE PEDIR A CLAUDIA
MONTEJANO UNA SOLICITUD DE ALTA PROVEEDOR.
• Conceptos (Gastos): Son las ideas o formas que se describen para mejor
entendimiento e identificación y control de las acciones en todos los módulos, donde
se puede utilizar este elemento y uno de ellos es Gastos. Los conceptos que se definan
se utilizarán al realizar un movimiento en el módulo de gastos.
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• Centros de Costos: Son agrupadores que le ayudarán a la empresa a ordenar sus
costos por áreas de trabajo y/o centros de trabajo (ensamble, pintura, corte, etc.).
• Proyectos: Son los planes, diseños, perspectivas que se establecen para la ejecución
de un trabajo importante. Los proyectos le ayudaran a la empresa a clasificar aquellos
gastos realizados que estén implicados en un proyecto.
4. PANTALLA DE CAPTURA
La ventana de captura de los Movimientos está integrada por carpetas y se dividen
en dos partes, la parte del Encabezado y el Detalle. La pantalla deberá llenarse con
la información requerida para la realización de los movimientos, introduciendo los
datos necesarios en los campos y en las carpetas correspondientes de acuerdo con
las necesidades de operación.
Utiliza la siguiente ruta para ingresar a la pantalla de captura del módulo de Gastos.
INTELISIS => LOGISTICA=>GASTOS
Datos Generales
Enc
ab
D
e
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4.1. DATOS DEL ENCABEZADO
• Movimiento: Campo que indica el movimiento a realizar dentro del módulo
correspondiente.
• Proyecto: Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento o
las personas que se están contratando.
• Moneda: Establece el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento.
• Fecha Emisión: Indica la fecha en que se originó el movimiento, generalmente
aparece automáticamente la fecha local o del Servidor.
• Actividad: En caso de ser necesario para el movimiento, indicar la Actividad a la que
se relaciona la Solicitud de Gasto.
• Acreedor Responsable: Indicar la persona física o moral implicada en el movimiento.
• Fecha Factura: Indica la fecha en que se requiere la entrega del producto
comercializado.
• Observaciones: Seleccionar la observación relacionada al movimiento, o bien,
capturarla en este campo.
• Cuenta: Indicar la cuenta de dinero para efectuar el movimiento.
• Forma de Pago: Indicar la forma de pago (cheque, contado, en efectivo, vale, etc.).
• Clasificación: Seleccionar en caso de ser necesario, la Clasificación a la que pertenece
el gasto.
Es importante señalar que, de acuerdo con la configuración del módulo de Gastos,
el asistente de ayuda para captura de conceptos, ya que, si el concepto no
pertenece a la Clasificación, éste no aparecerá.
• Subclasificación: Seleccionar en caso de ser necesario, la Subclasificación a la que
pertenece el gasto.
• Condición: En caso de ser necesario indicar la condición del movimiento (a 30 días,
etc.).
• Vencimiento: Indica la fecha de vencimiento del movimiento.
• Antecedente: Si el movimiento anticipo viene originado por una solicitud el campo
antecedente se captura automáticamente, indicando también en el siguiente campo
el número consecutivo o folio de la solicitud origen.
• Check Múltiple: El movimiento Anticipo, puede ser aplicado para muchos
antecedentes, que, en este caso, el antecedente es el nombre del movimiento que
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• genero el Anticipo (Solicitud), por lo que un Anticipo puede ser aplicado o afectado a
uno o múltiples solicitudes para sintetizar el proceso.
Al habilitar Múltiple aparece la pestaña Antecedente en la parte posterior, en la
cual se deben seleccionar las solicitudes a las que aplica el movimiento.
• Check Retenciones: Si se aplican Retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo.
Si se capturo el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados
automáticamente, sólo si al concepto se le asigno un %.
• Check Activo Fijos: Permite seleccionar un Activo Fijo que pueda tener relación con
el concepto.
4.2. DATOS DEL DETALLE
• Concepto: Indica el concepto (razón) que origino el movimiento.
• Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar
información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna
factura, etc.).
• Cantidad: Indica la cantidad en unidad a pagar.
• Precio: Indica el costo de la unidad a pagar.
• Importe: Indica el total de la cantidad por el precio.
• % Deducible: Indica la cantidad en porcentaje que es deducible de impuestos.
• Impuestos: Indica el total de impuestos a pagar.
• Total: Indica la suma de todos los totales a pagar
El movimiento se realiza como un movimiento nuevo:
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Se generarán los movimientos de:
1. Gasto OPEX
2. Gto /Anticipo
3. Caja Chica
4. Gto/Comprobante
5. Gasto Diferido
6. Incremento Ant
7. Devolución Ant
8. Dev Gasto OPEX
9. Dev Comprobante
5. MOVIMIENTOS
5.1. GASTO OPEX
Es un movimiento que se realiza una vez que una solicitud ha sido aceptada, o bien,
cuando se requiere realizar el Gasto al momento. Al afectar el movimiento Gasto nos
pregunta si es Directo o Prorrateado.
Eligiendo gasto directo genera el movimiento Gasto, y el cual puede ser por
múltiples conceptos de gastos los cuales pueden o no tener retenciones de
impuestos; teniendo la facilidad de poderlo editar en todos los campos.
Al afectar el movimiento este queda en estatus de Concluido, generando a su vez el
movimiento Gasto en el módulo de Cxp, considerado este como el pasivo respectivo.
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5.2. GTO/ANTICIPO
Este movimiento se genera por la solicitud de generar un pago a un prestador de
servicio y no tenemos el comprobante fiscal y queda en un estado pendiente.
5.3. CAJA CHICA
Este movimiento se realiza cuando se desea registrar un movimiento de salida de
dinero tanto de una cuenta bancaria, como de una de caja, pero que son
propiamente de la Caja Chica de la Empresa. También se usa en las empresas para
solventar de forma inmediata necesidades de algún insumo que pueda pagarse en
efectivo. Una característica adicional es que a este movimiento se le puede asignar
Acreedores a nivel detalle sirve como comprobación de tarjeta, donde los acreedores
son diversos para cada concepto de gastos realizado.
Es importante aclarar que en el encabezado de este documento hay un campo que
se llama Acreedor; este campo realmente no sirve de nada ya que al Acreedor que
le hace caso el sistema es al que se específica a nivel detalle en el campo
Establecimiento, sin embargo, el sistema lo marca como campo requerido, para
solucionar esto se recomienda dar de alta un Acreedor llamado Caja Chica y ponerlo
en el encabezado y a nivel detalle especificar el Acreedor responsable de cada
concepto. Otra particularidad es que en el encabezado aparece un campo llamado
cuenta donde se especifica la cuenta de dinero de donde se va a pagar el gasto, si
se especifica una de caja chica genera un egreso en Tesorería por el total del
comprobante.
En caso de especificar una cuenta de banco se generará una solicitud de cheque a
nombre del beneficiario que se especifica en el acreedor del encabezado, por esta
razón se recomienda crear el acreedor diverso caja chica y poner como beneficiario
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a la persona que maneja la caja para que pueda efectuar el cobro del cheque sin
problemas y después le entregue el efectivo al verdadero beneficiario.
Este movimiento activa el campo Establecimiento a nivel detalle, el cual se utiliza
para especificar el acreedor correspondiente al que se le tenga que realizar un pago.
El movimiento se genera después de haberse aprobado el movimiento Solicitud, la
cual al afectarla se seleccionará.
5.4. GASTO/COMPROBANTE
Este movimiento se genera como consecuencia de la comprobación a través de
Comprobantes (Notas, Facturas, Remisiones, etc.) para concluir el movimiento
GTO/ANTICIPO
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5.5. GASTO DIFERIDO
Como su nombre lo indica, es un formato o plantilla de gasto que permite reducir el
tiempo de captura de un movimiento y a su vez se puede generar periódicamente
de forma automática. La plantilla generada para este tipo de gastos no genera
ninguna cuenta por pagar. Este tipo de movimiento se crea desde el módulo de
gastos, pero para generarlo hay que ingresar a menú general Herramientas /
Movimientos Recurrentes y procesarlo.
Se genera como un movimiento nuevo, y se llenan los campos requeridos que son:
• Movimiento: Gasto recurrente.
• Moneda: Moneda en la que se haga el movimiento.
• Tipo de Cambio: Tipo de cambio de la fecha del movimiento.
• Fecha Emisión: Fecha en que el banco aplica este movimiento.
• Periodicidad: Indica con qué frecuencia será recurrente este gasto. (Semanal,
Quincenal, Mensual, Bimestral, Trimestral, Semestral, Anual o en días)
• Acreedor Responsable: Indicar la persona física o moral implicada en el movimiento
• Clasificación: Clasificación del gasto
• Concepto: Indicar el concepto (razón) que originó el movimiento.
• Referencia: Indicar la referencia bancaria
• Cantidad: 1
• Precio: Indicar el importe del movimiento
Una vez afectado queda en estatus Recurrente y en el tablero de control se buscará
con icono de .
Para poder realizar el gasto desde el menú de Herramientas Movimientos
recurrentes se mostrar todos y cada uno de los movimientos que tengan este
estatus.
Y cada que se quiera afectar alguno de ellos solo se selecciona de la lista y se da clic
en indicando la pantalla de
Dentro del módulo de gastos se genera una solicitud de gasto en estatus de
pendiente.
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5.6. INCREMENTO ANTICIPO
Este movimiento aumenta el anticipo a comprobar, y es para incrementar el saldo
y generar un movimiento de cxp para generar un aumento en salida de dinero.
5.7; 5.8; 5.9; DEVOLUCIÓN GASTO; DEVOLUCION ANTICIPO; DEVOLUCION
COMPROBANTE
Este movimiento se realiza solamente como Movimiento Nuevo y se utiliza cuando
por alguna causa es necesario generar la devolución parcial de un Gasto generado
sin tener que llegar a la cancelación.
Se toma el movimiento Gasto que se quiere cancelar, se abre y se copia el
movimiento desde el menú Archivo – Copiar o con la combinación de teclas Shift+F11
Se modifican el movimiento con Devolución Gasto y se afecta quedando en estatus
Concluido, y generando el movimiento Devolución Gasto en el módulo de CxP, para
su aplicación contra alguna cuenta por pagar o su devolución con cheque.
Existen tres situaciones dentro de este movimiento:
1. Si el comprobante es por el mismo importe este quedara en estatus de Concluido.
2. Si el comprobante es menor al movimiento de Caja Chica, el movimiento
Comprobante queda en estatus de Concluido, pero el de Caja Chica conserva su
estatus de Pendiente. Si es el caso que se devuelva el efectivo sobrante o el total de
esta, el movimiento se avanza a , al cual se le pondrá la
forma de pago quedando como sigue:
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