PRESENTACIONES EFECTIVAS DE ALTO
IMPACTO CON POWER POINT
Introducción
PowerPoint es la herramienta de Microsoft Office que permite crear
presentaciones para comunicar información de forma visual y atractiva. Algunos
ejemplos de su aplicación práctica pueden ser:
♦ El apoyo visual de un profesor para desarrollar una clase.
♦ La exposición de los resultados de una investigación, como una tesis.
♦ La presentación de resultados en una reunión empresarial.
Y muchos más...
Con PowerPoint se pueden crear presentaciones de forma fácil y rápida, pero de
gran calidad, ya que ofrece una variedad importante de herramientas que
permiten personalizar y controlar el estilo de los textos, gráficos, diagramas e
imágenes.
Adicionalmente, es posible incorporar animaciones para obtener un resultado
más profesional y competitivo frente a otros programas de diseño de
presentaciones.
Para que resulte más sencillo comprender la teoría, se sugiere que tenga el
programa de Power Point abierto y revise las distintas opciones y herramientas
que se detallan en este manual.
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PRESENTACIONES EFECTIVAS DE ALTO IMPACTO CON
POWER POINT
Unidad 1: Primeros pasos
En esta primera sesión, denominada “Primeros Pasos” se explicará el procedimiento
para ingresar al programa, crear una presentación, guardarla y cerrarla adecuadamente.
También ser revisará la descripción del espacio de trabajo, las vistas más comunes y
las novedades de la versión 2016 de Power Point.
Los objetivos de esta sesión son:
♦ Identificar los pasos para ingresar al programa, y dominar acciones básicas como:
crear, guardar y cerrar presentaciones,
♦ identificar los elementos del entorno de trabajo,
♦ identificar las opciones de vista de una presentación, y
♦ distinguir las novedades de la versión 2016 de Power Point frente a las anteriores.
Iniciar el programa Power Point
Las tres formas más comunes para iniciar el programa son:
Desde el botón Inicio
Hacer clic en Inicio y desplegar el menú con los programas instalados en Todos los
programas.
Hacer clic sobre el
nombre del programa.
Nota: El botón inicio suele estar situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
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IMPACTO CON POWER POINT
Desde el buscador de programas
Hacer clic en el ícono de la lupa de la parte inferior de la pantalla y escribir la palabra
Power Point. Hacer clic sobre el nombre del programa.
2. Hacer clic sobre el
nombre del programa.
1. Hacer clic sobre la
lupa y escribir Power
Point.
Desde el ícono de Power Point del escritorio
Hacer doble clic sobre el ícono de acceso directo del programa o el nombre de un
archivo que se haya guardado.
Hacer doble clic sobre el
ícono del programa o
nombre del archivo.
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POWER POINT
Antes de ingresar a trabajar, aparecerá una pantalla previa donde se podrán encontrar
los archivos trabajados recientemente (izquierda) y los tipos de plantilla que
automáticamente entrega Power Point.
Acciones principales
A continuación, se muestran los pasos principales para realizar la administración de los
archivos creados en Power Point, como: crear, guardar y cerrar.
Crear una presentación
Existen varias formas para crear una presentación; a continuación, se muestra cómo
crear una Presentación en blanco para identificar luego el entorno de trabajo.
♦ Hacer clic en Archivo > Nuevo.
♦ Seleccionar la opción Presentación en blanco.
1. Hacer clic en Nuevo.
2. Seleccionar la opción
Presentación en blanco.
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IMPACTO CON POWER POINT
Se abre una ventana con la presentación en blanco para iniciar el nuevo proyecto.
Guardar una presentación
Cuando ya se ha elaborado el diseño de presentación, es necesario realizar el proceso
de guardado para conservar el trabajo realizado y almacenarlo en el dispositivo
deseado. Al momento de guardar, se sugiere tener en cuenta:
♦ Organizar las carpetas de la computadora para saber dónde se ubicarán los
archivos.
♦ Colocar un nombre a la presentación que permita encontrarla posteriormente.
♦ Tener en cuenta que los archivos se guardan con la extensión pptx.
Guardar un archivo por primera vez
♦ Hacer clic en Archivo > Guardar como.
♦ Seleccionar la ubicación.
♦ Ingresar el nombre del documento y hacer clic en Guardar.
1. Hacer clic en
Guardar como.
3. Ingresar el nombre
deseado y hacer clic en
Guardar.
2. Seleccionar la ubicación.
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POWER POINT
Una vez guardado, se visualiza el nombre del archivo en la barra de título.
Nombre del documento.
Este procedimiento también se utiliza para guardar el archivo en un dispositivo diferente;
por ejemplo, si se está trabajando en una carpeta de la computadora y se desea guardar
el archivo en un USB.
Guardar modificaciones a un archivo
Para guardar las actualizaciones de un archivo que ya fue guardado anteriormente y
tiene un nombre, se debe hacer clic sobre el ícono Guardar, cada vez que se requiera.
Hacer clic en Guardar.
También se puede usar la combinación de teclas rápidas: CTRL+G.
Guardar una presentación
Para cerrar PowerPoint existen tres opciones:
Desde Archivo
Hacer clic en Archivo y elegir la opción Cerrar.
Hacer clic en Cerrar.
Nota: Si al cerrar no se han guardado los cambios efectuados, aparece un mensaje
preguntando si se desea guardarlos o no.
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Desde el botón Cerrar
Hacer clic sobre la opción Cerrar que se encuentra situado en la parte superior derecha
de la ventana de PowerPoint, con la forma de una X en la barra del título.
Hacer clic en el botón Cerrar.
También se puede usar la combinación de teclas rápidas: ALT+F4 y se cerrarán todas
las ventanas o documentos que se tengan activos en ese momento. Para cerrar solo el
documento actual se usa la combinación CTRL+W.
Espacio de trabajo
Los elementos que conforman el espacio de trabajo permiten realizar distintas acciones
en busca de perfeccionar la presentación. Este ambiente se puede enriquecer y
personalizar de acuerdo a las necesidades de cada usuario; sin embargo, en este
manual se muestra la configuración automática que ofrece Power Point.
1. Barra de título
2. Cinta de opciones
3. Área de diseño
4. Barra de estado
A continuación, se muestran y desarrollan cada una de ellas.
1. La Barra de título.
Está ubicada en la parte superior y tiene un color diferente al resto de la ventana; en
este caso es naranja; sin embargo, puede cambiar de acuerdo con la versión del Office
que se haya adquirido.
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POWER POINT
1. Acceso directo
2. Título 3. Opciones de ventana
A continuación, una descripción de cada elemento.
Opción Descripción
1. Barra de herramientas de
acceso rápido:
Permite acceder rápidamente a
algunos comandos sin necesidad
de buscarlos entre las pestañas.
2. Título del documento
Contiene el nombre del
documento en el cual se está
trabajando.
3. Opciones para la ventana.
Permite maximizar, minimizar y
cerrar la ventana actual.
2. Cinta de opciones
Está compuesta de múltiples Fichas como: Inicio, Insertar, Vista, entre otros; las cuales
contienen los comandos agrupados según su función. Por ejemplo, si se hace clic en la
pestaña Inicio, se encontrará un grupo llamado Dibujo donde se visualizarán los
comandos agrupados para crear objetos.
En esta sección también se ubica la pestaña Archivo, que permite ingresar a una
ventana donde se pueden crear nuevos archivos, guardarlos, imprimirlos, compartirlos,
exportarlos, etc.
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Archivo
Una vez que se da clic, aparecen las opciones generales de administración del archivo.
3. En el área de diseño
Está ubicada en la sección central de la ventana y es la parte más espaciosa ya que
será utilizada para insertar los objetos que forman parte de la presentación.
1. Panel de navegación
2. Panel de diapositiva
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POWER POINT
A continuación, una descripción de cada elemento.
Opción Descripción
1. Panel de navegación de
diapositivas:
Permite ver todas las
diapositivas y organizarlas
según las necesidades.
2. Panel de diapositiva:
Permite ver y editar la
diapositiva seleccionada.
4. En la barra de estado
Está ubicada en la parte inferior de la ventana y contiene accesos rápidos relacionados
a la visualización de la presentación.
3. Modos de
visualización
1. Número de Diapositiva 2. Notas 4. Zoom
A continuación, una descripción de cada elemento.
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Opción Descripción
1. Número de diapositiva:
Permite ver rápidamente el número de
diapositivas que tiene la presentación y
saber en cuál de ellas se está
trabajando.
2. Panel de notas:
Permite añadir anotaciones de apoyo
para realizar la presentación.
3. Modos de visualización:
Muestra las cuatro formas de ver una
presentación.
4. Zoom:
Permite ver la diapositiva más grande si
se mueve hacia la derecha o el símbolo
(+); o más pequeña, si se mueve hacia
el lado contrario, es decir, al lado del
signo menos (-).
En el siguiente apartado se profundizará en las opciones de visualización de la
presentación.
Opciones de vista
Cuando se trabaja en Power Point es necesario contar con diferentes opciones de
vistas; por ejemplo, una que permita ver las herramientas de diseño y otras que permita
ver el producto final listo para ser presentado. Los pasos para acceder a estas vistas
son:
♦ Ir a Vista > Vistas de presentación.
♦ Seleccionar la opción deseada: Normal, Vista Esquema, Clasificador de diapositivas,
Página de notas, Vista Lectura.
1. Hacer clic en Vista.
2. Seleccionar la opción
deseada.
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También se puede seleccionar la vista deseada desde los accesos directos que se
ubican en la parte inferior de la pantalla:
Seleccionar la opción
deseada.
A continuación, se muestra el detalle de algunas de las vistas más importantes en un
archivo ya diseñado y con más de una diapositiva. Para seguir la secuencia de los
pasos, se cuenta con el archivo “Bienvenida a [Link]”, el cual puede ser
descargado de los archivos complementarios del curso.
Vista Normal
La vista normal permite ver, diseñar y modificar la diapositiva que está seleccionada.
Vista Clasificador de diapositivas
La vista Clasificador de diapositivas muestra las diapositivas ordenadas y en miniatura,
generando una visión global de la presentación. A través de esta opción se puede
mover, copiar o eliminar diapositivas de manera rápida.
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Vista Presentación con diapositivas
Esta vista permite reproducir la presentación y observar cómo será el resultado final,
con la finalidad de apreciar los elementos que se han incluido junto con las animaciones
que se han personalizado.
Novedades de Power Point 2016
Algunas de las novedades más significativas de esta versión son:
Opción Descripción
Nueva herramienta ¿Qué desea
hacer?
Permite buscar comandos de forma
muy efectiva. Para ello, se debe
escribir el nombre del comando en
la caja de búsqueda para que
aparezcan los comandos
relacionados. Por ejemplo, para
insertar un diagrama, se digita
Insertar y aparece el acceso para
realizar dicha acción.
Es considerada una versión
mejorada de la opción de ayuda.
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Zoom de resumen
Crea una nueva diapositiva que
contiene las miniaturas de las
diapositivas seleccionadas. Durante
la presentación al hacer clic en una
miniatura, la presentación se
desplazará a esa diapositiva.
Ideas de diseño
Al insertar contenido gráfico
(imágenes, gráficos, vídeo, etc.) en
una diapositiva, de forma
automática se puede abrir el panel
ideas de diseño, en el cual se
encuentran diferentes posibilidades
para insertarlo; por ejemplo: en
cuanto a la ubicación derecha o
izquierda de la diapositiva, con o sin
marco, etc.
Dibujar con el dedo
Permite dibujar utilizando el dedo o
un lápiz especializado en lugar del
ratón desde una pantalla táctil.
Grabación de la pantalla
Permite seleccionar un área de la
pantalla que se busca grabar e
incluir audio, para luego mostrarla
en la diapositiva. Para ello, se debe
ir a la pestaña Insertar, Multimedia y
elegir Grabación de pantalla.
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IMPACTO CON POWER POINT
Pautas para diseñar una presentación efectiva
A continuación, se detallan algunas recomendaciones sobre el proceso de planificación
y diseño de una presentación efectiva para que genere el impacto deseado.
Al planificar
Construir una historia: Planificar una estructura argumental o guión para las
presentaciones.
Iniciar y terminar con un mensaje claro: Generar recursos para captar la atención desde
el principio; ya que los oyentes vienen con problemas, pensamientos y expectativas
diferentes.
Concentrarse en lo importante: Las personas recuerdan solamente tres cosas luego de
aprender algo nuevo; por lo cual, se debe focalizar la atención en lo importante y no
tanto en los detalles.
Al diseñar en Power Point
Sugerencia Detalles
Sintetizar Utilizar más elementos gráficos y poco texto facilita
la comprensión de las diapositivas.
Minimizar el número de Para mantener un mensaje claro y mantener su
diapositivas. público atento e interesado, mantenga el número de
diapositivas de la presentación al mínimo.
Elegir un estilo de fuente Elegir el estilo de fuente derecha, como Helvética o
que la audiencia pueda Arial, ayuda a transmitir el mensaje. Evitar las fuentes
leer a distancia. estrechas como Arial y las fuentes que incluyen
bordes decorativos.
Elegir un tamaño de Elegir el tamaño de fuente correcto para transmitir el
fuente que la audiencia mensaje.
pueda leer a distancia.
Simplificar el texto con Usar viñetas o frases breves e intenta mantener cada
viñetas o frases breves. una en una sola línea; es decir, sin ajuste de texto.
Se pueden eliminar artículos como "a" y "la" para
ayudar a reducir el recuento de palabras en una
línea.
Utilizar imágenes para Usar gráficos para contar la historia. Toda imagen
transmitir el mensaje. debe tener un significado. Para lograrlo se debe
utilizar imágenes de calidad que se pueden encontrar
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POWER POINT
en bancos de imágenes como: Creativecommons,
Pixabay o Shutterstock.
Aplicar fondos de Elegir una plantilla o tema atractivo y coherente que
diapositiva y no distraigan del mensaje por comunicar.
mantenerlas coherentes.
.
Dosificar los efectos Balancear el uso de efectos multimedia y
multimedia. animaciones junto con el texto y las imágenes para
no saturar la presentación.
Usar alto contraste entre Configurar automáticamente el contraste entre un
el color de fondo y texto. fondo claro con texto con color oscuro o fondo oscuro
con texto de color claro. Existen herramientas para
generar paletas de colores acertadas como
[Link]
Revisar la ortografía y la Para ganar y mantener el cumplimiento de la
gramática. audiencia, comprobar siempre la ortografía y
gramática de la presentación.
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