PRESENTACIONES EFECTIVAS DE ALTO
IMPACTO CON POWER POINT
Unidad 5: Luego del diseño
Los objetivos de esta sesión son:
♦ Identificar los pasos y los beneficios de insertar notas del orador.
♦ Identificar los pasos para imprimir y publicar las presentaciones.
♦ Revisar algunos consejos para hacer más efectivas las presentaciones.
Notas del orador
Permiten al orador disponer de anotaciones que le ayudarán a recordar datos concretos
e información relevante, sin exponer una presentación densa y aburrida. Estas notas
sólo son visibles para el orador y se pueden crear en cada diapositiva.
Crear una nota
Para visualizar el área de notas:
♦ Presionar el botón Notas, situado en la zona inferior.
♦ Ingresar el texto en el espacio donde se lee Haga clic para agregar notas.
2. Ingresar la información.
1. Hacer clic en
Notas.
Ver notas durante la presentación
Existen diferentes formas para proyectar una presentación:
Mostrar la información sólo por el proyector y no por la computadora:
Permite que el orador esté de pie con un mando a distancia para controlar el avance de
las diapositivas.
Duplicar las pantallas:
Muestra la pantalla del orador y la proyección de manera similar.
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POWER POINT
Trabajar con pantallas diferentes:
Si se dispone de dos monitores conectados a la computadora al mismo tiempo, se puede
proyectar en uno la presentación para la audiencia, y en el otro tener una vista más
completa de la presentación para el orador.
Para ver las notas de presentación, seguir los siguientes pasos:
♦ Ir a Presentación con diapositivas, grupo Monitores.
♦ Marcar la casilla Usar vista del moderador.
1. Ir a
Presentación con
diapositivas
2. Seleccionar Usar vista del
moderador
En la parte izquierda se observa la diapositiva que se está proyectando en ese
momento: lo que ve la audiencia.
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IMPACTO CON POWER POINT
En la parte superior derecha se observa el contenido de la diapositiva que continúa a la
que está viendo en ese momento la audiencia.
En la parte inferior derecha aparecen las notas de la diapositiva. Las notas se visualizan
con claridad, ya que ocupan bastante espacio de pantalla y son fácilmente legibles.
Las opciones más importantes de esta vista son:
Descripción. Opción.
Flechas moderador:
Permite desplazarse entre las
diapositivas anterior y posterior.
Menú:
Permite ver todas las diapositivas de
la presentación y hacer cambios como:
modificar el orden, omitir diapositiva.
Otorga flexibilidad durante la
exposición, concediendo variar la
forma de presentar la información en
ese preciso momento, según las
necesidades del público.
Cronómetro:
Muestra cuánto tiempo de exposición
se ha utilizado.
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POWER POINT
Zoom:
Permite acercar o alejar las notas.
Impresión
Para imprimir la presentación completa, ir a la ficha Archivo y seleccionar Imprimir.
Seleccionar a Imprimir
También se puede utilizar la combinación de teclas rápidas CTRL+P.
Publicación
Empaquetar para un CD
♦ Ir a Archivo > Exportar > Empaquetar presentación para CD.
♦ Presionar el botón Empaquetar para CD-Rom.
2. Seleccionar Empaquetar
presentación para CD.
3. Presionar
Empaquetar para CD-
1. Ir a Exportar. Rom
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IMPACTO CON POWER POINT
Una vez seleccionado el archivo, se presiona el botón Copiar a CD.
Exportar a PDF
Permite crear una imagen de las diapositivas en formato PDF, ideal para compartir la
presentación sin permitir su modificación.
♦ Ir a Archivo > Exportar.
♦ Seleccionar Crear documento PDF/XPS.
♦ Presionar Crear documento PDF/XPS.
2. Presionar Crear
documento PDF/XPS
3. Presionar Crear
documento PDF/XPS
1. Ir a Exportar.
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POWER POINT
Consejos para la proyección
A continuación, algunos consejos a la hora de realizar presentaciones en público.
Prepararse
Saber que se domina una presentación aumenta considerablemente la
confianza cuando ya se está frente al público. Por ello, se sugiere practicar la exposición
tantas veces como sea necesario; se puede hacer incluso ante un espejo, amigos o
personas que puedan ofrecer retroalimentaciones válidas y ayudar a realizar los ajustes
necesarios.
Presentar
♦ Llegar temprano: Verificar que la proyección y el ambiente cumplen con las
condiciones necesarias; es decir, comprobar que la presentación se visualiza
adecuadamente de acuerdo a la luz del auditorio, si la letra resulta legible para
aquellos que se encontrarán más alejados, etc.
♦ Hablar de forma pausada: De esta manera se evitan las muletillas y se pueden
ordenar mejor las ideas.
♦ Mirar al público: Tener presente al público y establecer contacto visual con él es vital
para generar un ambiente de confianza. Por ejemplo, se puede elegir a tres o cuatro
personas e ir alternando la mirada entre ellas.
♦ Variar el tono de voz: Modificar el tono de voz varias veces durante el discurso,
desde el tono alto al calmado, es vital para evitar la monotonía y retener la
atención del público.
♦ No leer: Evitar leer la presentación permite mantener el contacto con el público,
y comunica a la audiencia que el orador domina el tema que está exponiendo. La
presentación en PPT debe usarse como una “ayuda memoria” de los puntos más
importantes.
♦ Proyección: Si se va a utilizar un proyector conectado a un ordenador, utilizar la vista
Moderador para controlar mejor el avance y disponer de las notas de orador en la
pantalla.
Revisar
Una vez realizada la presentación, se recomienda evaluar el desempeño y hacer los
ajustes necesarios que permitan perfeccionar una nueva exposición de la misma
presentación.
Durante la exposición es imprescindible dominar el acceso a las diferentes diapositivas
de la presentación. En la siguiente tabla se encuentran las teclas y comandos para
realizar las acciones frecuentes:
Acciones Teclas
Ejecutar la siguiente animación o S
avanzar a la siguiente diapositiva.
Enter
Av pág
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Flecha derecha
Flecha abajo
Barra espaciadora
Clic con el mouse
Ejecutar la animación anterior o volver a A
la diapositiva anterior.
Re pág
Flecha izquierda
Flecha arriba
Retroceso
Ir a diapositiva número … Número+Enter
Volver a la primera diapositiva. 1+Enter
Presionar los dos botones del
ratón durante 3 segundos.
Finalizar una presentación con Esc
diapositivas.
Ctrl+pausa
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