CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCIÓN NACIONAL DE CAPACITACIÓN
HERRAMIENTAS DE AUTOEVALUACIÓN DEL CONTRO INTERNO
LISTA DE VERIFICACIÓN
5.1 Definición
5.2. Objetivos
5.3 Lista de verificación sobre puntos a enfocar
MANUAL DE REFERENCIA
6.1. Definición
6.2. Matrices Ejemplificaciones
6.3 Como crear objetivos
Índice de Figuras
Figura 13 Mapa conceptual de las herramientas de evaluación
Índice Tablas
Tabla 2 Lista de Verificación/ Componentes COSO
Tabla 3 Ejemplo de Manual de Referencia ACTIVIDAD: ENTRADAS
Tabla 4 Ejemplo de Manual de Referencia ACTIVIDAD: OPERACIONES
Tabla 5 Ejemplo de Manual de Referencia ACTIVIDAD: Entrenamiento
HERRAMIENTAS DE AUTOEVALUACIÓN DEL CONTRO INTERNO
La autoevaluación del control es un elemento del Sistema de Control Interno que
permite el diagnóstico y el fortalecimiento organizacional. Se desarrolla en toda
la entidad y supone el apoyo de la alta dirección, apoyo representado en recursos
físicos y la orientación que le brinde durante su aplicación. Dicho elemento
genera mayor responsabilidad en los empleados, al involucrarlos en el análisis
de fortalezas y debilidades del sistema de control, al comprometerlos con la
recolección de la información que soporta el juicio sobre el estado del sistema y
al permitirles proponer planes de mejora que contribuyen al logro del objetivo del
sistema de control, y por ende al de la organización.
Para que la autoevaluación genere los resultados esperados se presentan a
continuación las herramientas para dicha actividad
LISTA DE VERIFICACIÓN
Figura 13
Mapa conceptual de las herramientas de evaluación
LISTAS DE VERIFICACIÓN MANUAL DE
REFERENCIA
Fuente: Manual de control Interno DNCAP
5.1 Definición
Para cada uno de los componentes del sistema de control interno, ambiente de
control, valoración de riesgos, actividades de control, sistemas de información
comunicación, y monitoreo, el informe ha incorporado metodologías de
evaluación.
Estas herramientas son la Lista de Verificación de los puntos a enfocar y el
Manual de Referencia, que, si bien no forman parte de la estructura del informe
COSO, constituyen una sugerencia válida para evaluar desde el punto de vista
del administrador y del auditor, el funcionamiento y orientación del sistema de
control interno en la organización y podrían aplicarse en cualquier empresa.
“Estas herramientas de evaluación son propuestas para suministrar ayuda
y asistencia en la estimación del sistema de control interno en relación con
el criterio para un efectivo control interno manifestado en el volumen de
estructura conceptual de este informe”.1
Los puntos a enfocar y el manual de referencia, constituyen:
“Los puntos a enfocar… representan algunos de los asuntos más
importantes relacionados con los componentes. No todos los puntos a
enfocar son relacionados con cada entidad, asuntos adicionales pueden
hacer referencia a algunas entidades. Se sugiere que el evaluador adapte
los puntos a enfocar para que encajen en los datos y circunstancias de la
entidad…”2
“Como se puede ver en las herramientas de evaluación para la valoración
de riesgos y actividades de control, la dirección establece objetivos por
cada actividad significativa; analiza los riesgos para su ejecución,
establece planes, programas y otras acciones para dirigir o hablar acerca
de los riesgos; y pone en lugar actividades de control para asegurar que
las acciones sean realizadas. Las herramientas para la valoración de
riesgos y actividades de control no proporcionan un medio para evaluar el
proceso en el nivel de actividad. Una hoja de trabajo baja diferente (sic)
es proporcionada para tomarla en consideración en caso de necesitar
asistencia … El Manual de Referencia está diseñado para ayudar en la
identificación de los objetivos por niveles de las actividades, analizar los
riesgos, y determinar qué condiciones pueden ser tomadas, y qué
actividades de control poner en su lugar.”3
Es importante que la Alta Gerencia identifique los riesgos que pueden tener
impacto en la consecución de objetivos sean estos internos y externos. La norma
de control interno 300-01, Identificación de Riesgos, señala:
“La identificación de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente
integrado a la estrategia y planificación. En este proceso se realizará un
mapa del riesgo con los factores internos y externos y con la
especificación de los puntos claves de la institución, las interacciones con
terceros, la identificación de objetivos generales y particulares y las
amenazas que se puedan afrontar”4
1
Samuel Alberto Mantilla B. Bogotá (2005) Ob. Cit. Página 183.
2
Samuel Alberto Mantilla B. Bogotá (2005) Ob. Cit. Página 184.
3
Samuel Alberto Mantilla B. Bogotá (2005) Ob. Cit. Página 184.
4
Contraloría General del Estado, Normas de Control Interno, Acuerdo 039-CG-2009.
Los riesgos, perfiles y controles relacionados, serán continuamente revisados,
las organizaciones deben aplicar metodologías que permitan garantizar que la
entidad conoce los factores de riesgos que amenazan el desarrollo efectivo de
las actividades, por lo que es necesario que se identifiquen los riesgos y se
diseñen los controles específicos o claves que permitan mitigarlos, estamos
conscientes que las posibilidades de fallos, cambian conforme a la evolución la
organización.
5.2. Objetivos
La evaluación de los procesos y la efectividad de los controles que involucren
todos los componentes del sistema de control interno, constituyen el objetivo
básico del uso de las herramientas descritas a continuación.
Sin embargo, su utilidad puede ser interna y externa. La autoevaluación como
parte del control continuo de las operaciones nos permitirá, mediante el uso de
las listas de verificación y el manual de referencia, la vigencia de los controles
diseñados y la respuesta de los mismos a los potenciales riesgos relacionados
con la consecución de los objetivos institucionales.
El auditor, puede igualmente utilizarlas como elementos que nos permita
identificar el funcionamiento de los controles internos en determinado proceso.
“Porque los hechos y las circunstancias varían entre entidades y
empresas, y la metodología de la evaluación y la técnica en la
documentación también puede variar. Por consiguiente, las entidades
deben usar otra metodología con diferentes técnicas de evaluación. Para
esas entidades que planean usar estas herramientas de alguna manera,
es sugerido que sólo las utilicen como un punto de partida, y que sean
modificadas para conseguir los datos particulares, las condiciones y los
riesgos pertinentes a sus propias circunstancias”.5
“Una herramienta de evaluación es proporcionada para servir como un
sumario de los resultados y conclusiones de cada uno de los
componentes, y para facilitar el repaso de los resultados preliminares para
los socios ejecutivos y la nueva información. Se proporciona un espacio
destinado a una conclusión general del sistema de control interno”6
5.3 Lista de verificación sobre puntos a enfocar
Para cada uno de los componentes se han definido puntos a enfocar o asuntos
importantes de cada componente, para lo cual y basados en las sugerencias
planteadas en el informe COSO, el evaluador, interno o externo debe adaptar, a
manera de cuestionarios, entrevistas, encuestas o relevamiento de información,
a la naturaleza, procesos y procedimientos propios de la organización.
5
Samuel Alberto Mantilla B. Bogotá (2005) Ob. Cit. Páginas 183 y 184
6
Samuel Alberto Mantilla B. Bogotá (2005) Ob. Cit. Páginas 185
El nivel de desagregación hasta niveles subsidiarios de aspectos considerados
relevantes para cada componente, de tal forma que constituye una útil guía para
direccionar la evaluación. Se sugiere la utilización de preguntas abiertas o
descriptivas, para lo cual se incorporarán comentarios que amplíen la
información y que permitan orientar acciones para mejorar la efectividad de los
controles.
A continuación, se exponen ejemplos:
Tabla 2
Lista de Verificación/ Componentes COSO
Ambiente de Control
Puntos a enfocar. Integridad y Valores Éticos Descripción /
comentarios
La dirección puede llevar los mensajes que no son
comprometidos por los valores, y los empleados deben
recibirlos y entenderlos. La dirección debe demostrar
continuamente, por medio de palabras y acciones, un
compromiso con elevado nivel ético.
La existencia e implementación de códigos de
conducta y otras políticas considerando prácticas
de negocios, conflictos de interés, o supuestos
estándares de comportamiento ético y moral. Por
ejemplo, considerando si:
• Los códigos son entendibles, dirigidos a
conflictos de interés, pagos incorrectos o
ilegales, principios anticompetitivos y
entradas comerciales.
• Los códigos son periódicamente
reconocidos por todos los empleados
• Los empleados comprenden que
comportamiento es aceptado o no, y saben
qué hacer cuando se enfrentan a cada uno
de ellos…
Conclusiones y acciones necesarias.
Actividades de control
Identificación de las actividades de control para que
sean usadas apropiadamente. Por ejemplo,
considerando si:
• Los controles descritos en el manual de
políticas son actualmente aplicados y si la
forma en que los aplican es la correcta.
• Apropiadas y oportunas acciones son
tomadas en excepciones de información que
requieran ser seguidas.
• El personal de supervisión repasa el
funcionamiento de los controles.
Conclusiones y acciones necesarias.
Punto a enfocar. Información. Descripción /
comentarios
La información es identificada, capturada, procesada y
reportada por el sistema de información. La información
relevante incluye la industria, lo económico y la información
reguladora obtenida por fuentes externas, al igual que la
información generada internamente.
La obtención de información externa e interna y la
administración por medio de los reportes de la
entidad, pueden ayudar a establecer los objetivos.
Por ejemplo, considerando si:
• Los mecanismos están siendo utilizados de
la manera más adecuada para conseguir
información externa – sea en condiciones de
mercadeo, programas competitivos,
desarrollos legislativos y cambios
económicos.
• Información generada internamente la cual
es o puede ser crítica para el logro de los
objetivos que se planteó la entidad,
incluyendo los sucesos que son
identificados y regularmente reportados.
• La información que los administradores
necesitan para llevar a cabo sus
responsabilidades es reportada por ellos
mismos.
Conclusiones y acciones necesarias.
Fuente: Samuel Alberto Mantilla B. Bogotá (2005) Control Interno Informe. Páginas 187 y 205
La importancia radica en la posibilidad de diseñar una lista de verificación sobre
aspectos fundamentales para el funcionamiento de los controles definidos como
subtemas de los componentes del sistema de control interno y por efecto de
estos resultados, diseñar acciones correctivas.
MANUAL DE REFERENCIA
6.1 Definición
Es un documento diseñado para asistir al evaluador considerando los puntos a
enfocar por actividades de control, riesgos y objetivos, operativos, financieros y
de cumplimiento legal alineados al objetivo que se quiere administrar. Es decir
que las acciones implementadas deben dirigirse a mitigar riesgos que pueden
amenazar el desarrollo de actividades ejecutadas por la entidad en el logro de
sus objetivos.
La estructura del manual de referencia involucra los objetivos, de las diferentes
categorías definidas en la entidad (operacionales, financieros o de cumplimiento
legal), los riesgos que enfrentan y las actividades de control necesarias para
mitigar los efectos de éstos. Desde otra óptica se puede concluir que las
actividades de control sirven para disminuir los efectos de los riesgos que
afrontan los objetivos empresariales o institucionales.
La herramienta descrita permite al evaluador, interno o externo, determinar la
actitud o enfoque hacia el control interno por parte de la administración.
Considera las actividades de control como acciones preventivas para afrontar
con eficacia los riesgos que se presentan dentro o fuera de la organización, por
lo tanto, constituye un enfoque fundamental para evaluar el funcionamiento del
sistema y su eficacia.
A continuación, se presentan ejemplos:
Tabla 3
Ejemplo de Manual de Referencia
ACTIVIDAD: ENTRADAS 7
Objetivo O;F;C Riesgos Actividades de Control
Administración Los planes y los Especificación de los planes y
logística O- F horarios no son horarios en los cuales los
1.- Asegurarse de comunicados a materiales son utilizados, y
que los materiales las actividades de cuando ellos son necesitados.
recibidos y la entrada, o no se
información sea identifican Comunicación de todos los
procesada y claramente planes y horarios de cada
hacerla cuándo o dónde actividad de entrada
rápidamente los materiales son
disponible a la necesarios Resumen del material requerido
producción, a los y se someten a recibir los
almacenes y a los periódicamente
diferentes
departamentos Mantener el material del
procesamiento de salidas para
los detalles requeridos.
Fuente: Samuel Mantilla 2005
Tabla 4
Ejemplo de Manual de Referencia
ACTIVIDAD: OPERACIONES
Objetivo O;F;C Riesgos Actividades de Control
Incrementar el O Que los equipos Mantener el equipo de acuerdo a
rendimiento de no se encuentren lo establecido en el programa de
operación de los en buenas mantenimiento preventivo.
equipos de condiciones para
producción operar
7
Samuel Alberto Mantilla B. Bogotá (2005) Control Interno Informe. Página 222
Evaluación periódica del equipo
Altos de producción considerando el
presupuestos Costo / Beneficio para adquirir
ejecutados en equipos nuevos
mantenimiento
correctivo Entrenamiento a los empleados
en la forma apropiada en la cual
deben usar el equipo.
Fuente: Samuel Mantilla 2005
El funcionamiento del manual de referencia determina que, para los factores de
riesgo identificados, que podrían afectar el cumplimiento del objetivo, se deben
diseñar actividades de control, por lo que se sugieren:
• Aplicación en los equipos de producción del plan de mantenimiento
preventivo
• Estudio de costo beneficio para evaluar la posibilidad de reemplazar
equipo obsoleto
• Plan de entrenamiento para la operación de equipos.
Tabla 5
Ejemplo de Manual de Referencia
ACTIVIDAD: Entrenamiento y desarrollo de los empleados
Objetivos O;F;C Riesgos Actividades de Control
Asegurarse de que O, C Los requisitos para Requerimiento de necesidades
los empleados la capacitación no de capacitación
reciban la sean identificados
capacitación adecuadamente Comprobar el cumplimiento u
adecuada para otros problemas que puedan
que cumplan con identificar deficiencias en la
sus funciones y capacitación
competencias en
forma efectiva Identificar el nivel de
competencia necesarios para
trabajos que requieren
capacitación específica.
Fuente: Samuel Mantilla 2005
Como se puede observar, esta relación no es más que una matriz denominada
anual
de Referencia, este manual se elaborará en función de las actividades i
institucionales, cada actividad tiene objetivos que pueden ser de operacionales,
financieros o de cumplimiento. El cumplimiento del objetivo tiene un riesgo
inherente por lo que se debe establecer las actividades de control para mitigarlos.
Para efectos de elaboración del Manual de Referencia es necesario que los
proyectos o procesos que se gestiona en las entidades públicas, tengan objetivos
plenamente definidos de acuerdo al programa de acción que la administración
pública está encargada de ejecutar; esto permitirá establecer las actividades de
control necesarias para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
BIBLIOGRAFÍA
1. Constitución Política de la República del Ecuador
2. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
3. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control del Estado
4. Normas Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental
5. Normas de Control Interno – Acuerdo 004-CG-2023
6. KOONTZ, WEIHRICH, 1999, Administración, una perspectiva global, 11va
edición, [Link] Hill
7. HARGADON Bernard Jr. (1985), Contabilidad de Costos, Editora Norma,
Colombia
8. CUESTA ÁLVAREZ Rafael, (2000), Auditoria de Estados Financieros,
Tercera Edición, Editorial EDINO, Guayaquil - Ecuador.
9. SAMUEL ALBERTO MANTILLA (TRADUCTOR), (2005), Control Interno,
Informe COSO, ECOE EDICIONES, Bogotá – Colombia.