PROYECTO PARA LA MATERIA “FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE

PROYECTOS DE INGENIERÍA”

DANIEL FELIPE RODRIGUEZ MONTAÑO

DANGELLO ANDRÉS GALVIS QUINTERO
(GRUPO DE ESTUDIANTES)

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR

FACULTAD DE INGENIERÍA Y TECNOLÓGICAS
PROGRAMA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
VALLEDUPAR CESAR
JUNIO 2024
 (TÍTULO)
"Implementación de un Chatbot para Mejorar la Comunicación y la Experiencia
del Usuario en una Institución Educativa/Empresarial en el departamento del
Cesar."
JUSTIFICACIÓN:
La atención al cliente juega un papel fundamental en la imagen corporativa de cada
empresa/institución, por lo anterior la implementación de un chatbot que no es más
que un chat virtual soportado por una IA capaz de mantener conversaciones
humanas. florido,alberto(2021) mencionó “a nivel global se está incrementando la
tendencia por parte de las empresas a reemplazar los trabajos manuales de
los personas por la tecnología de la cuarta revolución industrial, mediante
software especializado en la nube, Big Data, IoT, Inteligencia Artificial,
Asistentes virtuales o Chatbot, entre otros.” Con lo anterior se evidencian las
creciente tendencias en el uso de herramientas tecnológicas para optimizar
procesos y reducir costos en personal de atención al cliente,dejándoles a estos solo
aquellos casos de primera necesidad.
En las institución educativa o empresas optienen ventajas significativas. En el
ámbito educativo, por ejemplo un chatbot puede facilitar la comunicación entre
estudiantes y profesores, proporcionar información rápida sobre cursos, horarios y
eventos, y ofrecer apoyo en tiempo real para consultas académicas. En el contexto
empresarial, un chatbot puede mejorar la atención al cliente, proporcionar
información sobre productos y servicios, y agilizar procesos internos.

OBJETIVO GENERAL:
Desarrollar un sistema de chatbot para mejorar la experiencia del usuario y la
atención al cliente en las instituciones educativas/empresas en el departamento del
Cesar.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
- Diseñar una interfaz conversacional amigable y fácil de usar para el chatbot.
- Integrar el chatbot con los sistemas de información existentes de la
institución/empresa para acceder a información actualizada.
- Capacitar al personal de la institución/empresa para utilizar y mantener el
chatbot de manera efectiva.
- Evaluar periódicamente el desempeño del chatbot y realizar mejoras en base
a los comentarios de los usuarios.
- Incrementar la satisfacción de los usuarios al proporcionar respuestas rápidas
y precisas a sus consultas.
- Reducir la carga de trabajo del personal al automatizar tareas repetitivas y
consultas frecuentes mediante el chatbot.
PROBLEMAS A RESOLVER:
- Falta de una comunicación efectiva y eficiente entre los diferentes miembros
de la institución/empresa.
- Dificultad para acceder a información relevante de manera rápida y precisa.
- Ausencia de un canal de comunicación que ofrezca soporte y asistencia
inmediata a los usuarios.
- Ineficiencia en la gestión de consultas frecuentes y tareas repetitivas.

ESTUDIO DE MERCADEO

Análisis del producto:

Los chatbots son herramientas de software que hacen uso de la inteligencia artificial
para simular conversaciones con personas. Pueden ser entrenados en temas
específicos y se utilizan principalmente para resolver dudas, brindar información y
ofrecer asistencia a los usuarios. Su implementación en empresas e instituciones
educativas ofrece una serie de ventajas, como la reducción de costes en personal
de atención al cliente, la descongestión de espacios físicos y la comodidad para los
clientes al no tener que trasladarse para recibir asistencia.
El producto "ChatBot Institucional/Empresarial" se presenta como una solución
eficiente para gestionar la información requerida por los usuarios. A través de
preguntas formuladas por el usuario, el chatbot proporciona respuestas directas y
guía paso a paso para resolver cualquier inquietud o problema. Además, ofrece la
posibilidad de redirigir a los usuarios a otros canales de atención al cliente si es
necesario.
Se ofrece un servicio de creación y mantenimiento de chatbots,a través de una
página web donde encontrará información sobre nuestra empresa,los planes que se
ofrecen de acuerdo las necesidades del cliente y un chatbot para que de primera
mano pueda vivir la experiencia de conversar con un chatbot, los planes incluyen la
actualización continua de información y la mejora de sus capacidades en los
servidores. Se implementan estándares de seguridad para proteger la integridad de
los datos y se utilizan tecnologías avanzadas como Dialog Flow, Botpress y
Microsoft bot Framework para su desarrollo e integración en páginas web y
aplicaciones móviles.
En resumen, el chatbot institucional/empresarial se presenta como una solución
integral para mejorar la atención al cliente, reducir costes operativos y ofrecer una
experiencia de usuario eficiente y moderna.
Mercado
Este servicio/producto está orientado a instituciones educativas públicas o privadas
y empresas que requieran aumentar los índices de satisfacción en cuanto a la
atención al cliente se refiere, teniendo en cuenta que en el César hay más de 16833
empresas activas, 309 colegios (237 son oficiales, 72 no oficiales, 307 del
calendario A y 2 del calendario B), y 7 Universidades,3 públicas y 4 [Link]
cuáles prestan sus servicios a un gran número de usuarios y hace necesario el uso
de herramientas tecnológicas como lo son los chatBot para agilizar los procesos de
atención al cliente.
La herramienta es accesible ya que se aloja como un servicio adicional en las webs
o aplicaciones de nuestros clientes en lugares que sean visibles para el usuario
final.
como limitaciones podemos mencionar que al ser una herramienta digital es
necesaria conexión a internet para mantener una conversación fluida,por
consiguiente inicialmente estará enfocado a ciudades.
Mediante el uso de de herramientas como DialogFlow,Botpress,microsoft bot work
es posible crear y ofertar este tipo de productos/servicios a un bajo costo del tipo
membresía, ofrecida a través de paquetes por un tiempo definido , lo que permite a
nuestros clientes validar los beneficios que les ofrecemos a un costo relativamente
bajo.

Demanda
La demanda de los “chatbots” está en constante crecimiento de manera global, y
Colombia no es la excepción, pues actualmente se busca estar a la vanguardia
tecnológicamente. Las empresas e instituciones educativas están buscando cada
vez soluciones tecnológicas, las cuales les permitan mejorar la comunicación y la
experiencia del usuario, teniendo a la mano una comunicación efectiva, y asertiva,
con la herramienta del chatbot. En el departamento del Cesar, la empresa Dialnet,
en tiempos de pandemia (2020-2021), implementó un sistema automatizado para la
atención de sus clientes, este sistema fue un “chatbot” el cual les permitió seguir en
operaciones, sin la necesidad de tener personal de manera física en sus oficinas, ya
que el sistema, respondía las preguntas, reclamos y peticiones de los usuarios,
ayudando al departamento de atención al cliente, y teniendo una respuesta positiva
de los usuarios, al ser atendidos de manera efectiva.

Oferta
Los chatbots al ser un producto/servicio intangible recae sobre la oferta de tipo
inelástica por que no se ve afectado por los cambios del mercado ,inicialmente se
estandarizan unos precios al consumidor en paquetes según en la tamaño y la
necesidades la empresa u institución educativa.
Proveedores
Nuestros principales proveedores son empresas que ofrecen servicios de IA
conversacional en nuestro caso nuestros serian google con la herramienta
Dialogflow y microsoft con botwork. ya que estos servicios nos brindan IA ́s más
robustas y nosotros nos encargamos de personalizarlas a las necesidades
específicas de cada cliente.

Competidores

Nuestros principales competidores serían chatbot colombia, bambú mobile,bloo

Media, zerviz, todas estas empresas tienen presencia en el territorio nacional, para
chats de tipo empresarial.
Nuestro diferenciador sería la atención personalizada conociendo las necesidades y
problemáticas que se tienen en el cesar, enfocándonos en instituciones educativas y
empresas que busquen soluciones tecnológicas y que estas no le representan una
gran inversión.

Canales de distribución
Nuestros principales canales de distribución serían redes sociales y un sitio web
para que las empresas puedan experimentar este servicio y para las instituciones
educativas convenios con la secretaría de educación en busca de favorecer el
desarrollo tecnológico de la región.

Comercialización
La estrategia de comercialización del "ChatBot Institucional/Empresarial" se basaría
en los siguientes elementos:

● Marketing digital: Publicidad en redes sociales, creación de contenido

relevante, email marketing, etc.
● Ventas directas: Contactar con empresas e instituciones educativas para
presentar el producto y sus beneficios.
● Participación en eventos: Participar en eventos relacionados con la
tecnología y la educación para dar a conocer el producto.
 ESTUDIO TÉCNICO
Tamaño
El proyecto se considera de gran envergadura, especialmente en el contexto del
departamento del Cesar, Colombia, donde se limita su alcance geográfico. La
implementación de un chatbot en una institución educativa o empresarial en esta
región implica desafíos específicos relacionados con la infraestructura tecnológica,
las necesidades de comunicación locales y la adaptación cultural. Se estima que la
duración del proyecto será de aproximadamente 12 a 18 meses, considerando estos
factores y la complejidad inherente a la implementación de un chatbot a gran escala.
El tamaño del proyecto también se refleja en la cantidad de recursos humanos y
técnicos requeridos, así como en la planificación detallada necesaria para garantizar
su éxito. Se requerirá la colaboración de un equipo multidisciplinario que incluya
gerentes de proyecto, analistas de sistemas, desarrolladores de software,
especialistas en experiencia del usuario, especialistas en comunicación, personal de
soporte técnico y usuarios de la institución.
Además, el proyecto abarca múltiples fases, desde el estudio de viabilidad hasta la
implementación y seguimiento continuo del chatbot. Cada fase requerirá una
cuidadosa planificación y ejecución para asegurar que el chatbot cumpla con los
objetivos establecidos y satisfaga las necesidades de los usuarios en el
departamento del Cesar, Colombia.

Se estima que con un equipo de 10 personas, se pueda mantener un ritmo operativo

anual continuo, o según las necesidades del cliente, sacando al mercado alrededor
de 3 (tres), productos, como lo es el chatbot, sin dejar de darle mantenimiento a los
que ya se hayan entregado.

Localización

Localización

Factores Valledupar Aguachica

Infraestructura (30%) 8 (2,4) 6 (1,8)

Aspectos Legales (20%) 7 (1,4) 6 (1,2)

Mano De Obra (35%) 8 (2,8) 7 (2,45)

Costos Laborales (15%) 7(1,05) 8 (1,2)

Total (100%) 30 (7,65) 27 (6,65)

Siendo Valledupar y Aguachica las 2 ciudades más grandes del departamento del
Cesar, es más conveniente Valledupar debido a que su infraestructura de servicios
como internet, luz, agua,etc. Está mejor preparada para alojar empresas enfocadas
al desarrollo tecnológico del Cesar, sin embargo al ser la ciudad del departamento
con el costo de vida más alto, requiere unos salarios más competitivos.

PROCESO PRODUCTIVO.
En el contexto del proyecto de implementación de un Chatbot para mejorar la
comunicación y la experiencia del usuario en una institución educativa/empresarial
en el departamento del Cesar, el proceso productivo se refiere a todas las
actividades y tareas necesarias para llevar a cabo la implementación exitosa del
Chatbot. Este proceso incluye varias etapas, desde la planificación inicial hasta la
puesta en marcha y el mantenimiento continuo del Chatbot.

Insumos Necesarios:
● Hardware:
1. Servidores: Para alojar y ejecutar el Chatbot.
2. Computadoras: Para el desarrollo y pruebas del Chatbot.
● Software:
1. Plataforma de desarrollo de Chatbots: Dialogflow, Microsoft Bot
Framework, IBM Watson Assistant, entre otros.
2. Software de gestión de proyectos: Para organizar y gestionar las
tareas del equipo de desarrollo.
● Datos:
1. Información relevante de la institución educativa/empresarial: Para la
programación del Chatbot, como datos de contacto, servicios
ofrecidos, horarios, etc.
● Personal:
1. Equipo de desarrollo de software: Programadores, diseñadores de
UI/UX, especialistas en bases de datos.
2. Personal de soporte técnico: Encargados del mantenimiento y solución
de problemas técnicos.

Equipos Utilizados:
● Servidores: Se requieren servidores con capacidad suficiente para soportar
el tráfico y las operaciones del Chatbot.
● Computadoras: Computadoras de alta capacidad para el desarrollo y
pruebas del Chatbot.
● Dispositivos de prueba: Teléfonos móviles, tablets, computadoras, para
probar la interfaz y funcionalidad del Chatbot en diferentes dispositivos.

Equipo de trabajo(Personal):
● Equipo de desarrollo:
1. Programadores: Responsables de programar la lógica del Chatbot y su
integración con otras plataformas.
2. Diseñadores de UI/UX: Encargados de diseñar la interfaz de usuario
del Chatbot para una experiencia de usuario óptima.
 3. Especialistas en bases de datos: Para gestionar la información del
Chatbot y asegurar su correcto funcionamiento.

● Personal de soporte técnico:

1. Encargados de mantener el Chatbot en funcionamiento y solucionar
problemas técnicos que puedan surgir.

Costos:
● Inversión inicial:
1. Compra de hardware y software necesario para el
proyecto.(30.000.00,00 COP Aproximadamente)
2. Contratación y capacitación del personal.(65.000.000,00 COP
Aproximadamente)
● Gastos operativos:
1. Mantenimiento de hardware y software.(5.000.000,00 COP
Aproximadamente)
2. Actualizaciones de software.(10.000.000,00 COP)
3. Salarios del personal.(65.000.000,00 COP Mensual
Aproximadamente)
● Costos de operación:
1. Licencias de software.(6.600.000,00 COP Anual)
2. Servicios de alojamiento en la nube.(390.000 COP Anual)
3. Capacitación continua del personal.(3.000.000 COP Cada
Capacitación)

Impacto Ambiental:
● Suelo: impacto mínimo, ya que el proyecto se centra en el desarrollo de
software.
● Aire: posible impacto indirecto debido al consumo de energía eléctrica de los
equipos utilizados.
● Agua: impacto mínimo, no se requiere agua en el proceso productivo.

Diagrama de Procesos (Secuencial):

Inicio del Proyecto:
● Reunión inicial con la institución educativa/empresarial para definir objetivos y
alcance del Chatbot.
Análisis de Requerimientos:
● Identificación de las necesidades de la institución y definición de las
funcionalidades del Chatbot.
Diseño y Desarrollo:
● Creación de la estructura de conversación del Chatbot.
● Diseño de la interfaz y programación del Chatbot.
Pruebas:
● Evaluación del Chatbot para detectar y corregir posibles errores.
Implementación:
● Puesta en marcha del Chatbot en la institución educativa/empresarial.
Monitoreo y Mantenimiento:
● Seguimiento del funcionamiento del Chatbot y realización de ajustes según la
retroalimentación de los usuarios.
Cierre del Proyecto:
● Evaluación final del proyecto y entrega de resultados a la institución.

ASPECTOS ORGANIZACIONALES

MISIÓN
En Chat Minds Solutions, nos comprometemos a proporcionar soluciones innovadoras y
personalizadas de chatbots para empresas e instituciones educativas. Nuestra misión es
simplificar y optimizar la comunicación y la interacción entre las organizaciones y sus
audiencias, ofreciendo herramientas tecnológicas avanzadas que mejoren la experiencia del
usuario, impulsen la eficiencia operativa y fomenten el crecimiento empresarial y
académico.

VISIÓN
Nos visualizamos como líderes en el campo de los chatbots, siendo reconocidos por nuestra
excelencia en la entrega de soluciones inteligentes y adaptativas que transforman la forma
en que las empresas e instituciones educativas se relacionan con sus clientes, empleados y
estudiantes. Aspiramos a expandir continuamente nuestra cartera de productos y servicios,
manteniendo siempre un enfoque en la innovación, la calidad y la satisfacción del cliente. Al
hacerlo, aspiramos a ser un socio de confianza y un motor de cambio positivo en la industria
de la tecnología de la comunicación.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

● Desarrollar soluciones de chatbot innovadoras y personalizadas

● Impulsar el crecimiento empresarial y académico
● Ser un líder reconocido en el campo de los chatbots
● Incrementar la eficiencia operativa

LOGO Y SLOGAN

“LA ATENCIÓN AL CLIENTE LLEVADA

A OTRO NIVEL”

Organigrama

Director General (CEO): Responsable de establecer la visión y estrategia de la empresa.

Toma decisiones clave y proporciona dirección general.
Departamento de Desarrollo:
● Director de Tecnología (CTO): Supervisa el desarrollo de software y la
implementación de tecnología.
● Ingenieros de Software: Responsables de desarrollar y mantener los chatbots.
● Diseñadores de UX/UI: Diseñan la experiencia de usuario y la interfaz de los
chatbots.
● Especialistas en IA y Machine Learning: Trabajan en el desarrollo de capacidades
avanzadas de chatbots.
Departamento de Ventas y Marketing:
 ● Director de Ventas: Supervisa las estrategias de ventas y establece relaciones con
los clientes.
● Ejecutivos de Ventas: Responsables de identificar oportunidades de negocio y
cerrar acuerdos.
● Gerente de Marketing: Encargado de las estrategias de marketing y la promoción
de la empresa.
● Especialistas en Marketing Digital: Gestionan las campañas de marketing en línea
y las redes sociales.

Departamento de Soporte y Atención al Cliente:

● Gerente de Soporte: Supervisa las operaciones de soporte técnico y atención al
cliente.
● Especialistas en Soporte Técnico: Brindan asistencia técnica a los clientes y
resuelven problemas.
● Especialistas en Servicio al Cliente: Atienden las consultas y preocupaciones de
los clientes.
Departamento Administrativo y Financiero:
● Director Administrativo y Financiero (CFO): Responsable de la gestión financiera
y administrativa de la empresa.
● Contador: Encargado de la contabilidad y las finanzas.
● Recursos Humanos: Administra las contrataciones, nóminas y asuntos
relacionados con el personal.

Manual de funciones
● Director General (CEO)
Denominación: CEO
Jefe Inmediato: Junta Directiva (en caso de existir) o accionistas.
Personas a Cargo: Todos los departamentos y empleados de la empresa.
Jornada Laboral: 8 horas diarias, de lunes a viernes.
Salario: 10 SMMLV
Responsabilidades: Establecer la visión y estrategia de la empresa, tomar decisiones
clave, proporcionar dirección general, representar a la empresa ante socios, clientes y
stakeholders.
Funciones:
Desarrollar y comunicar la visión y estrategia de la empresa.
Tomar decisiones importantes que afecten a la dirección y los objetivos de la empresa.
Supervisar y coordinar todos los departamentos para garantizar que se cumplan los
objetivos corporativos.
Gestionar relaciones con socios, inversores y otras partes interesadas.
Requerimientos:
Experiencia previa en roles de liderazgo ejecutivo.
Conocimiento profundo del sector en el que opera la empresa.
Habilidades sólidas de comunicación y capacidad para inspirar y motivar a equipos.
Capacidad para tomar decisiones estratégicas y enfrentarse a situaciones desafiantes.
Grado avanzado en Administración de Empresas, Finanzas, Ingeniería o campo
relacionado.
Departamento de Desarrollo:
● Director de Tecnología (CTO)
Denominación: CTO
Jefe Inmediato: Director General (CEO)
Personas a Cargo: Ingenieros de Software, Diseñadores de UX/UI, Especialistas en IA y
Machine Learning.
Jornada Laboral: 8 horas diarias, de lunes a viernes.
Salario: 6 SMMLV.
Responsabilidades:
Supervisar el desarrollo de software y la implementación de tecnología.
Dirigir equipos técnicos en la creación y mantenimiento de productos digitales.
Colaborar con otros departamentos para integrar soluciones tecnológicas en la estrategia
general de la empresa.
Funciones:
Planificar y supervisar proyectos de desarrollo de software.
Evaluar y seleccionar tecnologías adecuadas para los proyectos.
Garantizar la calidad y seguridad del software desarrollado.
Requerimientos:
Experiencia previa en roles de liderazgo técnico.
Conocimiento profundo de tecnologías de desarrollo de software.
Habilidades de gestión de proyectos y capacidad para trabajar en equipo.
Grado en Ingeniería Informática, Ciencias de la Computación o campo relacionado.
● Ingenieros de Software

Denominación: Ingeniero de Software

Jefe Inmediato: Director de Tecnología (CTO)
Personas a Cargo: N/A
Jornada Laboral: 8 horas diarias, de lunes a viernes.
Salario:4 SMMLV
Responsabilidades:
Desarrollar y mantener chatbots.
Colaborar con diseñadores y especialistas en IA para implementar funcionalidades
avanzadas.
Contribuir al diseño y la arquitectura de software.
Funciones:
Escribir código limpio y eficiente.
Depurar y solucionar problemas técnicos.
Participar en revisiones de código y pruebas de software.
Requerimientos:
Experiencia en desarrollo de software, preferiblemente en entornos de IA o chatbots.
Conocimiento de lenguajes de programación como Python, JavaScript, etc.
Capacidad para trabajar en equipo y comunicarse efectivamente.

● Diseñadores de UX/UI
Denominación: Diseñador de UX/UI
Jefe Inmediato: Director de Tecnología (CTO)
Personas a Cargo: N/A
Jornada Laboral: 8 horas diarias, de lunes a viernes.
Salario: 3 SMMLV
Responsabilidades:
Diseñar la experiencia de usuario y la interfaz de los chatbots.
Colaborar con ingenieros de software para implementar diseños.
Mantenerse al tanto de las tendencias de diseño y las mejores prácticas en UX/UI.
Funciones:
Crear wireframes, prototipos y diseños finales.
Realizar pruebas de usabilidad y recopilar comentarios de los usuarios.
Trabajar en estrecha colaboración con el equipo de desarrollo para garantizar una
implementación precisa y eficiente.
Requerimientos:
Experiencia previa en diseño de interfaces de usuario.
Conocimiento de herramientas de diseño como Sketch, Adobe XD, Figma, etc.
Habilidades de comunicación y capacidad para trabajar en equipo.

● Especialistas en IA y Machine Learning

Denominación: Especialista en IA y Machine Learning
Jefe Inmediato: Director de Tecnología (CTO)
Personas a Cargo: N/A
Jornada Laboral: 8 horas diarias, de lunes a viernes.
Salario: 5 SMMLV
Responsabilidades:
Trabajar en el desarrollo de capacidades avanzadas de chatbots.
Investigar y aplicar técnicas de IA y aprendizaje automático para mejorar los productos de la
empresa.
Colaborar con otros equipos para integrar tecnologías de IA en diferentes aspectos del
negocio.
Funciones:
Desarrollar y entrenar modelos de IA y aprendizaje automático.
Optimizar algoritmos para mejorar el rendimiento y la precisión.
Realizar pruebas y análisis para evaluar la efectividad de las soluciones implementadas.
Requerimientos:
Experiencia en IA, aprendizaje automático y procesamiento del lenguaje natural.
Conocimiento profundo de frameworks y herramientas de IA/ML como TensorFlow, PyTorch,
etc.
Capacidad para resolver problemas complejos y adaptarse a nuevas tecnologías.

Departamento de Ventas y Marketing:

● Director de Ventas
Denominación: Director de Ventas
Jefe Inmediato: Director General (CEO)
Personas a Cargo: Ejecutivos de Ventas
Jornada Laboral: 8 horas diarias, de lunes a viernes.
Salario: 6 SMMLV
Responsabilidades:
Supervisar las estrategias de ventas y establecer relaciones con los clientes.
Desarrollar planes de acción para alcanzar los objetivos de ventas.
Colaborar con otros departamentos para asegurar la alineación de las estrategias
comerciales con la visión general de la empresa.
Funciones:
Establecer metas de ventas y elaborar planes para alcanzarlas.
Identificar oportunidades de mercado y desarrollar estrategias para aprovecharlas.
Gestionar el equipo de ventas y proporcionar capacitación y apoyo.
Requerimientos:
Experiencia en roles de ventas y gestión de equipos comerciales.
Conocimiento del mercado objetivo y habilidades para identificar oportunidades de negocio.
Habilidades de comunicación y negociación.
● Ejecutivos de Ventas
Denominación: Ejecutivo de Ventas
Jefe Inmediato: Director de Ventas
Personas a Cargo: N/A
Jornada Laboral: 8 horas diarias, de lunes a viernes.
Salario: 2 SMMLV
Responsabilidades:
Identificar oportunidades de negocio y cerrar acuerdos con clientes potenciales.
Mantener relaciones con clientes existentes y proporcionarles apoyo continuo.
Seguir los procesos y procedimientos de ventas establecidos por la empresa.
Funciones:
Prospectar y calificar clientes potenciales.
Presentar productos y servicios a clientes y responder a sus preguntas.
Negociar términos y condiciones de venta y cerrar acuerdos.
Requerimientos:
Experiencia en ventas y capacidad para alcanzar objetivos de ventas.
Habilidades de comunicación y persuasión.
Orientación al cliente y capacidad para construir relaciones sólidas.
● Gerente de Marketing
Denominación: Gerente de Marketing
Jefe Inmediato: Director General (CEO)
Personas a Cargo: Especialistas en Marketing Digital
Jornada Laboral: 8 horas diarias, de lunes a viernes.
Salario: 6 SMMLV
Responsabilidades:
Encargado de las estrategias de marketing y la promoción de la empresa.
Desarrollar planes de marketing para aumentar la visibilidad y el reconocimiento de la
marca.
Supervisar el rendimiento de las campañas de marketing y realizar ajustes según sea
necesario.

Funciones:
Identificar oportunidades de mercado y tendencias.
Desarrollar estrategias de marketing y campañas publicitarias.
Supervisar la creación de contenido y materiales promocionales.
Requerimientos:
Experiencia en roles de marketing, preferiblemente en el sector tecnológico.
Conocimiento de herramientas y técnicas de marketing digital.
Habilidades analíticas y capacidad para tomar decisiones basadas en datos.
● Especialistas en Marketing Digital
Denominación: Especialista en Marketing Digital
Jefe Inmediato: Gerente de Marketing
Personas a Cargo: N/A
Jornada Laboral: 8 horas diarias, de lunes a viernes.
Salario: 3 SMMLV
Responsabilidades:
Gestionar campañas de marketing en línea y redes sociales.
Crear contenido digital para aumentar el compromiso y la visibilidad de la marca.
Analizar datos y métricas para evaluar el rendimiento de las campañas y hacer ajustes
según sea necesario.
Funciones:
Crear y gestionar campañas publicitarias en plataformas digitales.
Desarrollar contenido para redes sociales, blogs, correo electrónico, etc.
Realizar análisis de mercado y competencia para informar las estrategias de marketing.
Requerimientos:
Experiencia en marketing digital y conocimiento de herramientas de análisis y gestión de
campañas.
Habilidades creativas y capacidad para generar contenido atractivo.
Conocimientos de SEO, SEM, redes sociales y otras técnicas de marketing digital.
Departamento de Soporte y Atención al Cliente:
● Gerente de Soporte
Denominación: Gerente de Soporte
Jefe Inmediato: Director General (CEO)
Personas a Cargo: Especialistas en Soporte Técnico, Especialistas en Servicio al Cliente
Jornada Laboral: 8 horas diarias, de lunes a viernes.
Salario: 6 SMMLV
Responsabilidades:
Supervisar las operaciones de soporte técnico y atención al cliente.
Garantizar la satisfacción del cliente mediante la resolución efectiva de problemas y
consultas.
Desarrollar y mantener estándares de calidad para el servicio al cliente.
Funciones:
Gestionar y asignar tareas al equipo de soporte.
Resolver problemas complejos o que requieran una atención especial.
Analizar métricas de rendimiento y proponer mejoras en los procesos de soporte.
Requerimientos:
Experiencia previa en roles de atención al cliente o soporte técnico, preferiblemente en
entornos tecnológicos.
Habilidades de liderazgo y capacidad para motivar y desarrollar equipos.
Excelentes habilidades de comunicación y capacidad para manejar situaciones difíciles.
 ● Especialistas en Soporte Técnico
Denominación: Especialista en Soporte Técnico
Jefe Inmediato: Gerente de Soporte
Personas a Cargo: Ninguna directamente, pero trabaja en colaboración con otros
especialistas en el equipo de soporte técnico.
Jornada Laboral: 8 horas diarias, de lunes a viernes.
Salario: Aproximadamente entre 1.5 y 3 SMMLV.
Responsabilidades:
Brindar soporte técnico a los usuarios de la empresa.
Diagnosticar y resolver problemas técnicos.
Registrar y documentar los incidentes y soluciones.
Colaborar con otros equipos técnicos.
Funciones:
Atender solicitudes de soporte técnico por diversos medios.
Realizar seguimiento de tickets para resolver problemas de manera oportuna.
Proporcionar asistencia en el uso de software y hardware.
Participar en proyectos de actualización de sistemas.
Contribuir a mejorar los procesos de soporte técnico.
Requerimientos:
Título técnico o universitario en informática o áreas relacionadas.
Experiencia previa en roles de soporte técnico.
Conocimientos en sistemas operativos y software.
Habilidades de comunicación y trabajo en equipo.
Capacidad para solucionar problemas de manera efectiva.
Disponibilidad para aprender y adaptarse a nuevas tecnologías.

● Especialistas en Servicio al cliente

Denominación: Especialista en Servicio al Cliente
Jefe Inmediato: Gerente de Soporte
Personas a Cargo: No tiene personal a cargo directo.
Jornada Laboral: 8 horas diarias, de lunes a viernes.
Salario: Variable según la experiencia y ubicación, pero podría estar entre 1 y 2.5 SMMLV.
Responsabilidades:
Atender las consultas y preocupaciones de los clientes de manera cortés y efectiva.
Resolver problemas y quejas de los clientes de manera oportuna.
Proporcionar orientación sobre productos o servicios de la empresa.
Registrar y documentar las interacciones con los clientes en el sistema.
Colaborar con otros departamentos para garantizar la satisfacción del cliente.
Funciones:
Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajes de chat de los clientes.
Escuchar activamente las necesidades de los clientes y proporcionar soluciones adecuadas.
Procesar pedidos, devoluciones o cambios según sea necesario.
Mantenerse actualizado sobre los productos, servicios y políticas de la empresa.
Participar en la mejora continua del servicio al cliente.
Requerimientos:
Experiencia previa en roles de servicio al cliente.
Habilidades de comunicación verbal y escrita.
Capacidad para manejar situaciones difíciles con calma y profesionalismo.
Orientación al cliente y capacidad para trabajar en equipo.
Conocimientos básicos de software de oficina y sistemas de gestión de clientes (CRM).
Departamento administrativo y financiero
● Director Administrativo
Denominación: Director Administrativo
Jefe Inmediato: CEO (Director General)
Personas a Cargo: Puede variar según la estructura de la empresa, pero típicamente
supervisa varios departamentos administrativos, como finanzas, recursos humanos,
compras y/o logística.
Jornada Laboral: 8 horas diarias, de lunes a viernes, aunque puede variar según las
necesidades de la empresa.
Salario: Variable dependiendo del tamaño y la industria de la empresa, así como la
ubicación geográfica, pero puede oscilar entre 5 y 15 SMMLV, o incluso más en empresas
más grandes o con mayor responsabilidad.
Responsabilidades:
Supervisar y coordinar las operaciones administrativas de la empresa.
Desarrollar y mantener políticas y procedimientos administrativos eficientes.
Gestionar el presupuesto y los recursos financieros de la empresa en colaboración con el
departamento financiero.
Supervisar la gestión de recursos humanos, incluida la contratación, capacitación y
desarrollo del personal.
Garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones laborales y fiscales.
Colaborar con otros departamentos para lograr los objetivos organizacionales.
Funciones:
Planificar, organizar y dirigir las actividades administrativas de la empresa.
Analizar informes financieros y operativos para identificar áreas de mejora y eficiencia.
Establecer metas y objetivos para los departamentos administrativos y supervisar su
cumplimiento.
Representar a la empresa en negociaciones con proveedores, clientes y otras partes
interesadas.
Requerimientos:
Título universitario en administración de empresas, finanzas, contabilidad o un campo
relacionado.
Experiencia previa en roles de liderazgo administrativo, preferiblemente en la misma
industria.
Conocimiento sólido de principios contables, legislación laboral y normativas fiscales.
● Contador
Denominación: Contador
Jefe Inmediato: Director Financiero o Gerente Financiero
Personas a Cargo: Por lo general, no tiene personal a cargo directo, pero puede colaborar
con asistentes contables o junior en algunas empresas.
Jornada Laboral: 8 horas diarias, de lunes a viernes, aunque puede variar según las
necesidades de la empresa y los períodos fiscales.
Salario: Variable según la experiencia, la ubicación y el tamaño de la empresa, pero puede
oscilar entre 3 y 5 SMMLV.
Responsabilidades:
Registrar y mantener registros precisos de todas las transacciones financieras de la
empresa.
Preparar estados financieros, informes de impuestos y otras declaraciones requeridas por la
ley.
Realizar conciliaciones bancarias y administrar el flujo de efectivo.
Garantizar el cumplimiento de las normativas contables y fiscales.
Colaborar con auditores internos o externos durante las auditorías.
Funciones:
Registrar y clasificar facturas, recibos y otros documentos financieros.
Preparar y presentar declaraciones de impuestos y otros informes fiscales.
Realizar análisis financieros para ayudar en la toma de decisiones.
Participar en la elaboración y seguimiento del presupuesto de la empresa.
Mantenerse actualizado sobre cambios en las normativas contables y fiscales.
Requerimientos:
Título universitario en contabilidad, finanzas o un campo relacionado.
Experiencia previa en contabilidad, preferiblemente en roles similares.
Conocimientos sólidos de principios contables y normativas fiscales.
Habilidades analíticas y atención al detalle.
Competencia en el uso de software contable y herramientas de productividad.
Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo.

Aspectos legales
Se deben considerar las siguientes leyes y regulaciones Colombianas:
1. Protección de Datos Personales: La Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto
Reglamentario 1377 de 2013 establecen los principios, deberes y derechos que
deben cumplir las personas encargadas del tratamiento de datos personales en
Colombia. Debes asegurarte de cumplir con las disposiciones sobre recolección,
almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales.
2. Comercio Electrónico: La Ley 527 de 1999 regula el comercio electrónico en
Colombia, estableciendo requisitos para la validez de los mensajes de datos,
contratos electrónicos, firmas digitales y responsabilidad de los prestadores de
servicios de certificación digital.
3. Protección al Consumidor: La Ley 1480 de 2011, también conocida como el
Estatuto del Consumidor, protege los derechos de los consumidores en Colombia.
Debes cumplir con las disposiciones sobre publicidad engañosa, garantías,
condiciones de venta y protección contra prácticas abusivas.
4. Propiedad Intelectual: La Ley 23 de 1982 y la Decisión 351 de la Comunidad
Andina regulan la propiedad intelectual en Colombia, incluyendo los derechos de
autor y las marcas. Debes asegurarte de respetar los derechos de propiedad
intelectual de terceros en el desarrollo y uso del chatbot.
Como tipo de sociedad, se estipula que es una Sociedad por Acciones Simplificada
(SAS).Ya que es una forma societaria flexible y fácil de constituir, que permite la
participación de una o más personas en la creación de una empresa con un capital mínimo.
 ESTUDIO FINANCIERO

Un estudio financiero es un análisis detallado de todos los aspectos económicos

relacionados con un proyecto o negocio. Este incluye la evaluación de inversiones,
presupuestos de ventas, producción, mano de obra, gastos administrativos y el
cálculo del punto de equilibrio. El objetivo principal es determinar la viabilidad y
rentabilidad del proyecto, así como identificar las necesidades financieras y los
posibles riesgos.

1. Inversiones

Inversiones Fijas:

● Equipos y Hardware:
○ Servidores: COP 40,000,000
○ Computadoras y accesorios: COP 20,000,000
○ Dispositivos de red y almacenamiento: COP 8,000,000
● Infraestructura:
○ Instalación de sistemas: COP 12,000,000
○ Licencias de software y herramientas de desarrollo: COP 10,000,000

Inversiones Diferidas:

● Desarrollo e implementación del chatbot:

○ Diseño y programación: COP 32,000,000
○ Pruebas y ajustes: COP 8,000,000
● Capacitación y formación del personal:
○ Entrenamiento en el uso del chatbot: COP 6,000,000

Capital de Trabajo:

● Gastos operativos iniciales:

○ Salarios (primeros tres meses): COP 48,000,000
○ Gastos administrativos y operativos: COP 16,000,000
○ Marketing y promoción: COP 12,000,000
 2. Presupuesto de Ventas

Cantidades a vender y precios:

● Suscripción al servicio del chatbot para instituciones educativas: 10

instituciones a COP 2,000,000 por institución al mes
● Consultoría y personalización del chatbot: 5 proyectos de personalización
a COP 4,000,000 por proyecto

3. Presupuesto de Producción

Costos de producción:

● Desarrollo continuo y mantenimiento del chatbot: Costos de actualización

y mejoras: COP 12,000,000 por año
● Costos de servidores y alojamiento: Alquiler de servidores: COP 8,000,000
por año
● Soporte técnico: Personal de soporte: COP 6,000,000 por año

4. Presupuesto de Mano de Obra Directa

Salarios:

● Desarrolladores: 2 desarrolladores a COP 8,000,000 por mes cada uno

● Soporte técnico: 1 técnico a COP 6,000,000 por mes
● Consultores: 1 consultor a COP 8,000,000 por mes

5. Gastos de Administración

Gastos generales:

● Alquiler de oficina: COP 4,000,000 por mes

● Servicios públicos (electricidad, internet, etc.): COP 2,000,000 por mes
● Gastos administrativos y de oficina: COP 1,200,000 por mes
Punto de Equilibrio

El punto de equilibrio se determina cuando los ingresos totales igualan los costos
totales. Para calcularlo, primero necesitamos sumar todos los costos fijos y
variables.

Costos Fijos Anuales:

● Inversiones Fijas (amortizadas en 5 años): COP 80,000,000 / 5 = COP

16,000,000
● Gastos de Administración: (COP 4,000,000 + COP 2,000,000 + COP
1,200,000) * 12 = COP 84,000,000
● Sueldos: (COP 8,000,000 * 2 + COP 6,000,000 + COP 8,000,000) * 12 =
COP 360,000,000
● Otros costos de producción y soporte: COP 26,000,000

Total de Costos Fijos Anuales:

● COP 16,000,000 + COP 84,000,000 + COP 360,000,000 + COP 26,000,000

= COP 486,000,000

Costos Variables:

● Por suscripción: Asumimos que cada suscripción cuesta COP 2,000,000 y

cada proyecto de personalización COP 4,000,000.

Ingresos Anuales:

● Suscripción (10 instituciones): 10 * COP 2,000,000 * 12 = COP 240,000,000

● Personalización (5 proyectos): 5 * COP 4,000,000 = COP 20,000,000

Total de Ingresos Anuales:

● COP 240,000,000 + COP 20,000,000 = COP 260,000,000

Para alcanzar el punto de equilibrio:

● Punto de equilibrio (en términos de ingresos) = Costos Fijos / (Precio de

venta - Costos Variables)

Dado que los costos variables están incluidos en los ingresos de suscripción y
personalización, simplificamos para encontrar el punto de equilibrio:

● COP 486,000,000 / (COP 260,000,000 / 15) = 27.8 proyectos

(aproximadamente 28 proyectos)
Flujo de Caja

Para elaborar el flujo de caja es necesario detallar los ingresos y egresos

mensuales, y cómo estos afectan el saldo de caja. Aquí está un flujo de caja
proyectado para el primer año del proyecto.

Mes Ingresos Egresos Saldo Inicial Saldo Final

1 0 82,500,000 0 -82,500,000
2 0 20,800,000 -82,500,000 -103,300,000
3 0 20,800,000 -103,300,000 -124,100,000
4 20,800,000 -124,100,000 -124,100,000 -124,900,000
5 20,800,000 -124,900,000 -124,900,000 -125,700,000
6 20,800,000 -125,700,000 -125,700,000 -126,500,000
7 20,800,000 -126,500,000 -126,500,000 -127,300,000
8 20,800,000 -127,300,000 -127,300,000 -128,100,000
9 20,800,000 -128,100,000 -128,100,000 -128,900,000
10 20,800,000 -128,900,000 -128,900,000 -129,700,000
11 20,800,000 -129,700,000 -129,700,000 -130,500,000
12 20,800,000 -130,500,000 -130,500,000 -131,300,000

Ingresos Mensuales

● Suscripción al servicio del chatbot para instituciones educativas:

○ 10 instituciones a COP 2,000,000 por institución al mes = COP
20,000,000

Egresos Mensuales

● Sueldos:
○ Desarrolladores (2 a COP 8,000,000 cada uno) = COP 16,000,000
○ Soporte técnico (1 a COP 6,000,000) = COP 6,000,000
○ Consultores (1 a COP 8,000,000) = COP 8,000,000
● Gastos de administración:
○ Alquiler de oficina = COP 4,000,000
○ Servicios públicos (electricidad, internet, etc.) = COP 2,000,000
○ Gastos administrativos y de oficina = COP 1,200,000

Consideraciones Adicionales

● En los primeros tres meses no se esperan ingresos, ya que estos meses se

dedicarán a la implementación y capacitación.
 ● Los ingresos empiezan a generarse a partir del cuarto mes.

En total se puede decir que:

● Inversiones Totales: COP 208,000,000

● Ingresos Esperados Anuales: COP 260,000,000
● Costos Fijos Anuales: COP 486,000,000
● Punto de Equilibrio: Aproximadamente 28 proyectos al año
 Referencias

Universidad EAN (2024): “Modelo de Chatbot de Inteligencia Artificial articulado con el

Business Process Management (BPM) del Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones (MinTIC) para el área de la Subdirección para la Industria de
Comunicaciones (SIcom).” Recuperado de: YouTube: Home,
[Link]
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Iberdrola, S.A (2024): 'Chatbots', una nueva forma de atender a los clientes. Recuperado
de: ¿Qué es un chatbot y para qué sirve? - Iberdrola

MINEDUCACIÓN (2024): Consulta de Instituciones Sistema Nacional de Información para la

Educación superior en Colombia. Recuperado de: Información Poblacional - SNIES
([Link])

Sapiens Research (2021): Ranking mejores Colegios-Cesar, Colombia 2020-2021.

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DANE (2022): Geovisor Directorio de Empresas 2022-II. Recuperado de: Geoportal del
DANE - Geovisor Directorio de Empresas 2023

“Chatbot una herramienta de atención al cliente en tiempos de COVID-19: un acercamiento

teórico”. Recuperado de: [Link]