EVENTOS
Sea para 50 participantes o más de 500, la planificación, organización y
celebración de jornadas puede ser una experiencia desalentadora, incluso para
los más sensatos. Un evento o reunión mal organizado desacreditará al
organizador y, lo que es más grave aún, al patrocinador. Por esta razón, hay que
formular varias preguntas importantes antes de emprender su planificación, incluso
si es realmente necesario celebrarlo.
¿Por qué organizar el evento?
Antes que nada, hay que preguntarse si lo que queremos organizar es la
forma más rápida, fácil y barata de transmitir al público beneficiario el mensaje de la
manera más eficiente y personal posible. Actualmente, existen formas mucho
menos complicadas y caras de obtener los mismos resultados, como enviar un
informe o folleto promocional a los interesados, o usar los medios de comunicación.
Está claro que no se refiere a actividades en las que es decisivo el contacto directo
entre participantes por razones profesionales o educacionales, a los viajes de
incentivos, a las actividades dirigidas a fomentar el espíritu de equipo, o a los
eventos organizados por motivos puramente lúdicos.
Planificación y organización del evento
Si ya tomamos la decisión de realizar un evento, el siguiente paso será
plantearse si lo vamos a organizar nosotros mismos, o como coordinadores de un
comité de planificación.
Para constituir el comité, buscaremos personas fiables, responsables y
flexibles que estén acostumbradas al trabajo en equipo y autorizadas para tomar
decisiones. Por lo tanto, es imprescindible que el coordinador esté implicado en el
proceso de selección, con el derecho de vetar el nombramiento de miembros
improductivos, incompetentes o conflictivos. Además, aunque no se debe dejar
fuera a ninguna persona importante, es aconsejable limitar el número de
integrantes del comité a lo estrictamente necesario.
Una de las primeras decisiones que debe tomar el comité de planificación es
si se va a organizar el evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente,
sin olvidar que se necesitarán con toda probabilidad 250 horas, o aproximadamente
seis semanas de trabajo normales, más dos o tres jornadas de 18 horas justo antes
de su celebración, para organizar una conferencia de dos o tres días de duración
para 200 personas.
Debemos identificar a los miembros del equipo encargado de la organización
(desde una sola persona hasta un grupo de personas, dependiendo del tamaño del
evento), incluyendo a los intermediarios, junto con las diferentes fases del proceso
de planificación en las que estará implicado cada uno de ellos.
Formato del evento
Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones, todas
relacionadas entre sí, que han de estar muy claras para todos los implicados: por
ejemplo, el formato: Eventos empresariales, congresos, cursos, conferencias,
actividades, ferias de muestras, etc.
PUBLICO BENEFICIARIO Y ASISTENCIA PREVIA
Aunque muchas de las decisiones más importantes serán tomadas por la
dirección, debe estar muy claro para todos los implicados en la planificación (el
coordinador y el comité de planificación) cuáles van a ser el formato y la duración
del evento. Además, deben saber quiénes van a asistir y cuál es el número previsto
de asistentes.
Si no estamos completamente seguros del público al que nos vamos a dirigir
o del número de personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay
estadísticas de experiencias anteriores), la planificación y el presupuesto pueden
ser complicados.
En el caso de las actividades lúdicas, o reuniones en el día, esta cuestión no
suele plantear problema alguno. No obstante, el planteamiento sería diferente en
el caso de que el evento fuera claramente rentable. Por ejemplo, si implica varias
pernoctaciones y coincide con un período vacacional, quizá sea necesario permitir
la asistencia de cónyuges e hijos, con los problemas adicionales de organización y,
en su caso, un gasto extra. De hecho, hay conferenciantes que, al querer sacar el
máximo de este tipo de eventos, vienen acompañados de sus cónyuges, llegando
unos días antes de su comienzo y quedándose unos días después de su
conclusión, sobre todo cuando se celebra en el extranjero o en un destino exótico.
A menudo es necesario contratar a conferenciantes que quizá cobren
honorarios además de gastos de viaje y, si son extranjeros, necesiten a un
interprete. Lo mismo se puede decir de los invitados especiales, como
personalidades o representantes de los medios de comunicación.
También hay que abordar la cuestión de la dotación de personal para el
evento, que dependerá de su magnitud. Puede que el personal trabaje para la
empresa patrocinadora, si es que dispone de una plantilla lo suficientemente
amplia, o quizá sea ocasional, lo que es probablemente la alternativa más barata
cuando se organiza en el extranjero. En el caso de eventos deportivos o torneos,
nunca debemos pasar por alto la posibilidad de utilizar a voluntarios. Asimismo,
hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de una feria de
muestras o un congreso internacional o cuando se espera la asistencia de
personalidades. Por último, hay que tomar las medidas adecuadas para los
asistentes con minusvalías.
Presupuesto
El siguiente asunto en el orden del día es el presupuesto, que no es solamente
una simple hoja de cálculo sino un documento que combina actividades de
planificación y de gestión, incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de
ingresos y el beneficio previsto. En muchos casos, los organizadores se verán
obligados a trabajar con un presupuesto fijo. Por otro lado, es posible que se espere
que el evento alcance el punto de equilibrio o que arroje un beneficio a través de
cuotas de inscripción, venta de entradas, alquiler de stands, patrocinio,
subvenciones, comercialización, venta de productos, etc. Si estamos organizando
un evento sin fines de lucro, es esencial determinar desde el principio quiénes,
entre el patrocinador y los participantes, van a asumir cada capítulo de gastos.
Hablando de gastos, a menudo se pasa por alto la necesidad de contar con
un seguro. Aunque las primas son cada vez más altas, debemos considerar todos
los riesgos potenciales antes de determinar qué tipo de cobertura requeriremos,
además de responsabilidad civil, que es imprescindible.
Puesto que es el patrocinador quien normalmente sufraga los gastos, es
aconsejable hacerle partícipe en la planificación del presupuesto durante todo el
proceso; esto posee la ventaja añadida de mantener al coordinador y al comité de
planificación siempre al tanto de los acontecimientos. El coordinador debe tener la
responsabilidad exclusiva del presupuesto y de autorizar los pagos, desde la
planificación preliminar hasta el cierre de cuentas; si hay demasiados implicados,
será difícil vigilar los gastos y pedir cuentas al coordinador por el gasto total. Por
regla general, el coordinador o la persona responsable de la planificación del
presupuesto debe apartar un 20% para imprevistos
Programación
Por regla general, el éxito dependerá de una buena programación. Es
imperioso establecer un plazo realista para la planificación y organización. Por
desgracia, esto no se respeta la mayoría de las veces, sobre todo en el sector
empresarial. En general, se necesita un año de plazo para planificar y organizar
un evento de gran magnitud..
Cuando trabajamos con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unas
fechas alternativas, para obtener las mejores tarifas para el alojamiento, comida,
lugar de celebración y/o actividades lúdicas. La flexibilidad es, además, una
excelente herramienta de negociación.
Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las
obligaciones profesionales de todos los asistentes, sean participantes o
conferenciantes, otros eventos de naturaleza similar que se organizan en las
mismas fechas o justo antes o después, días festivos, períodos vacacionales,
condiciones meteorológicas previstas, etc. En suma, no es sencillo elegir unas
fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando
trabajamos con un presupuesto fijo; y es una tarea que puede cobrar dimensiones
enormes si la planificación implica la reserva de un sinnúmero de pasajes de avión
y de habitaciones de hotel.
Destino y lugar de la celebración
Tanto para el presupuesto como para otras consideraciones, debemos tomar
la decisión, al principio del proceso de planificación, de dónde celebrar el evento.
Es posible que ésta la tome unilateralmente la dirección o el patrocinador, que
puede ser preciso (determinado hotel en tal lugar), o no tan conciso (cualquier lugar
de celebración dentro de un radio de 35km.), o bastante impreciso: "Cualquier sitio
sirve, siempre y cuando sea original y tenga buenos precios".
A no ser que el evento requiera un lugar de celebración más aislado, éste
debe ser fácilmente accesible: cerca de una autopista, una estación de trenes o un
aeropuerto internacional. Si vienen en vuelos intercontinentales, los participantes
llegarán cansados y la última cosa que les gustará hacer es emprender un largo
viaje en coche, micro o tren. Ha de ser razonable la distancia entre el aeropuerto y
el lugar de celebración, es decir, a no más de dos horas en cualquier modo de
transporte
Ni que decir tiene que el lugar de celebración debe ser cómodo y adecuarse
tanto al tipo de evento que se está organizando como al perfil medio de los
participantes. Es crucial conocer los gustos del público beneficiario antes de decidir
dónde se va a organizar y qué tipo de lugar de celebración se debe elegir. Debido
a la actual tendencia hacia lugares de celebración más innovadores, hay cada vez
más margen para la originalidad (sin exagerar). Incluso si a los organizadores se
les ha impuesto un destino, esto no quiere decir que el lugar de celebración tenga
que ser poco imaginativo. Como lugares de celebración alternativos, son cada vez
más populares los museos, edificios históricos, casa quintas, teatros y yates, por
enumerar sólo unos pocos.
Para ayudar a la dirección a tomar la decisión adecuada, resulta útil hacer una
selección de lugares de celebración, incluyendo las ventajas y desventajas de cada
uno de ellos. Con el auge del Internet, las visitas de inspección ya no son tan
necesarias como antes; no obstante, es aconsejable hacer al menos una en el caso
de eventos de envergadura o resonancia.
Algunos consejos
-Objetivos:
Preguntar al patrocinador cuál es la auténtica razón por la que quiere organizar el
evento, porque debe estar muy clara antes de emprender la fase de planificación –
muchos eventos fracasan debido a unos objetivos mal definidos–.
Pregúntate si es realmente necesario, ya que es posible que haya una manera más
barata pero igualmente eficaz de llegar al público beneficiario.
-Comité de planificación y el papel del coordinador:
Constituye un comité de planificación, que debe incluir al patrocinador o a su
representante, además de representantes de todos los implicados (entidades,
instituciones, público beneficiario, etc.).
Nombra como miembros del comité a personas que estén acostumbradas al trabajo
en equipo y autorizadas para tomar decisiones; y recuerda: "cuanto más, mejor" no
es cierto en cuanto a comités de planificación.
Nombra a un coordinados que, si procede, esté autorizado para tomar decisiones.
A fin de controlar gastos, el coordinador debe ser la única persona autorizada para
ordenar pagos.
-Público beneficiario:
Determina con precisión cuál es tu público beneficiario y, si desconoces sus
necesidades reales, identifícalas mediante una encuesta.
Investiga lo que están haciendo tus competidores directos o asociaciones similares
para identificar las tendencias actuales y, consiguientemente, cualquier
desequilibrio en la demanda.
Si es importante llegar a un público lo más amplio posible, estudia la posibilidad de
organizar un evento multidisciplinario, incluir vídeo conferencias o utilizar la difusión
por Internet.
-Presupuesto:
Basa tu presupuesto en las estadísticas de experiencias anteriores, de ser posible.
Fija un presupuesto para el evento, apartando el 10% para imprevistos. Esto es
crucial porque los recursos financieros disponibles influirán directamente en las
otras decisiones que habrás que tomar.
Determina quiénes entre el patrocinador y los participantes van a asumir cada
capítulo de gastos
Si se prevén beneficios o cubrir los gastos, identifica todas las fuentes de ingresos.
Estudia todos los riesgos potenciales antes de decidir qué tipo de cobertura del
seguro vas a necesitar, además de responsabilidad civil, que es imprescindible
-Formato y duración:
Decide qué formato se adapta mejor al público beneficiario.
Al establecer la duración del evento, sé realista.
-Asistencia Previa:
Al calcular la asistencia prevista, no te dejes llevar por el optimismo.
Si no hay estadísticas disponibles de experiencias anteriores, realiza
investigaciones sobre el mercado o una encuesta (a pesar de ser caro y laborioso,
puede ahorrarte mucho dinero y estrés a la larga).
Decide si vas a invitar a conferenciantes y/o personalidades, y comprueba si van a
necesitar un intérprete.
Calcula la cantidad de personal que vas a necesitar durante el evento y si vas a
utilizar a tu propia plantilla o a trabajadores ocasionales.
Ten en cuenta que los eventos de envergadura, o aquéllos en los que participan
personalidades, exigirán medidas de seguridad.
Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad.
-Programación:
Si el evento es de envergadura, organízalo con al menos 12 meses de antelación.
Sé flexible en cuanto a las fechas de celebración; si el presupuesto es ajustado,
tendrás que negociar las tarifas más económicas para el alojamiento, billetes de
avión (en su caso), comidas, y salas de reunión o lugares de celebración.
Ten en cuenta las fiestas nacionales, regionales y locales, las vacaciones
escolares, otros eventos similares que se celebran al mismo tiempo y las
condiciones meteorológicas previstas, puesto que todos estos factores pueden
influir negativamente en la asistencia.
Contrata a los conferenciantes con mucha antelación
-Destino y lugar de la celebración:
Decide dónde vas a celebrar el evento y en qué tipo de lugar de celebración (que
desde luego debe adaptarse bien al formato).
Si estás organizando un evento corto o de un sólo día, elige un lugar de celebración
accesible, cerca de donde vive o trabaja la mayoría de los asistentes.
Haz una selección de lugares de celebración potenciales, subrayando las ventajas
y desventajas de cada uno de ellos.
Al igual que antes, sé realista: no es tan sencillo transportar a 100 personas de
diferentes países a un retiro en las montañas que a un centro de convenciones rural
a media hora por carretera de un aeropuerto internacional.
Ten siempre un plan para situaciones improvistas.
Hay que realizar la planificación y organización del evento con mucha antelación.
Siendo la intención proporcionarles una lista de comprobación general, adaptable
a la mayoría de los eventos, no hemos incluido los plazos para las fases preliminar
y de organización.
Fase Preliminar
Constituye un comité de planificación, que debe convocarse a menudo.
Determina el objetivo principal del evento.
Identifica el público beneficiario y discute sobre la manera más eficaz de transmitirle
tu mensaje.
Decide quién llevará a cabo la planificación del evento; es decir, si va a ser interna
o externa.
Prepara un presupuesto preliminar.
Identifica todos las fuentes de ingresos (patrocinadores, subvenciones, alquiler de
stands, comercialización, etc.), si procede.
Fija la cuota de inscripción y establece una política de descuentos, en su caso.
Preselecciona al menos dos fechas para la celebración del evento.
Elige el destino, el lugar de celebración (varios, a ser posible) y el formato del
evento.
Establece un calendario preliminar para el evento.
Concreta el presupuesto.
Define la estrategia promocional, si procede.
Si la organización va a ser externa, prepara una petición de presupuesto detallada.
Selecciona las agencias y/o a los expertos a los que quieres enviar la petición de
presupuesto.
Envía un primer aviso a los asistentes potenciales por correo electrónico, boletín
electrónico, correo normal o fax.
Ponte en contacto con conferenciantes, personalidades y la prensa, si procede,
para comprobar su disponibilidad.
Organización Externa
Si vas a contratar una agencia o a un experto, estudia los presupuestos antes de
llevar a cabo la contratación.
Fija una fecha para la celebración del evento.
Contrata a los conferenciantes claves y envía invitaciones a la prensa, etc.
Envía un segundo aviso a los asistentes potenciales, incluyendo información
detallada sobre el evento y, si procede, el procedimiento de inscripción.
Redacta un comunicado de prensa, de ser necesario.
Empieza a preparar los impresos, de ser necesario.
Recopila una lista de asistentes definitiva unas semanas antes de la celebración
del evento.
Manda imprimir la agenda del evento y los impresos necesarios (etiquetas, folletos,
etc.).
Asegura el evento (al menos contra responsabilidad civil).
Coordina con regularidad a los organizadores
Organización Interna
Diseña un programa detallado para la organización preliminar, identificando y
asignando las tareas.
Negocia las tarifas y reservas de alojamiento, comida, transporte y actividades
adicionales (actividades para cónyuges y lúdicas, entretenimiento, etc.), si procede.
Fija una fecha para la celebración del evento.
Contrata a los conferenciantes claves y envía invitaciones a la prensa, etc.
Envía un segundo aviso a los asistentes potenciales, incluyendo información
detallada sobre el evento y, si procede, el procedimiento de inscripción.
Redacta un comunicado de prensa, de ser necesario.
Empieza a preparar los impresos, de ser necesario.
Realiza una visita de inspección, sobre todo si no estás familiarizado con el lugar
de celebración y/o destino.
Elige la decoración y repasa los preparativos y/o la disposición de los asientos.
Alquila los equipos audiovisuales y, a ser necesario, contrata al personal ocasional.
Decide si vas a necesitar medidas de seguridad.
Asegura el evento (al menos contra responsabilidad civil).
Ten un plan para situaciones imprevistas.
Recopila una lista de asistentes definitiva unas semanas antes de la celebración
del evento.
Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad y/o haz
gestiones para los asistentes que deseen llegar antes del comienzo del evento o
quedarse unos días después.
Manda imprimir la agenda del evento y los impresos necesarios (etiquetas, folletos,
etc.).
Confirma todas las reservas y comprueba todos los detalles.
Concreta el procedimiento de inscripción en el lugar de celebración, si procede.
Las verificaciones después del evento
Cierra las cuentas
Envía una carta a los patrocinadores, conferenciantes, personalidades, etc.,
agradeciéndoles su colaboración.
Obtén retroalimentación de los asistentes a través del correo electrónico, por
ejemplo.