FLUJOGRAMAS
1. Que es y su importancia en la gestión de procesos
EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos,
situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.
Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un
procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su
formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de
ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia
recorrida el tiempo empleado, etc.
Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades
involucradas y los responsables de su ejecución.
Es importante ya que ayuda a designar cualquier representación gráfica de un
procedimiento o parte de este. En la actualidad los flujogramas son considerados en las
mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales
instrumentos en la realización de cualquier método y sistemas; permite la visualización
de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o
sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan
con mucha holgura.
2. Características
Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá
quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos
dificultan su comprensión y asimilación, por lo tanto dejan de ser prácticos.
Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de
sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y
confusas en su interpretación.
De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten
observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas.
Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los
rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles
principales.
Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del
procedimiento.
Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.
Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente
operará el nuevo procedimiento.
De uso, permite facilitar su empleo.
De destino, permite la correcta identificación de actividades.
De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión.
De interacción, permite el acercamiento y coordinación.
De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.
De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.
3. Clasificaciones de los flujogramas
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
Según su forma:
a. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba
hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la
información que se considere necesaria, según su propósito.
b. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de
izquierda a derecha.
c. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y
puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto,
lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no
solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la
participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no
registra.
d. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona
sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es
eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son fundamentalmente
representativos.
Por su propósito:
a. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna
descripción de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las
operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a
través de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se
archiva. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número de
individuos diferentes o a unidades de la organización.
Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas
o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la
forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión
horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la
organización o a los individuos.
b. De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las
operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se
descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El
término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. Se usa el formato
vertical.
c. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y
presentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento, por la
persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato
vertical.
d. Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del
procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino
que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento.
Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o
alguna observación complementaria. Se usa formato vertical.
e. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre
una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o
parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es
importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato
arquitectónico.
f. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases
anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, métodos
y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace).
Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos o
departamentos.
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993: Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas
de Flujo
a. Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del
proceso. Es un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas
horizontales. En la columnas verticales están los símbolos o convencionales
( de operación, transporte, control, espera y archivo), los funcionarios
involucrados en la rutina, el espacio recorrido para la ejecución y le tiempo
invertido.
El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es
extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la
capacitación del personal y para racionalizar el trabajo.
b. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revés de la
secuencia que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal;
este utiliza los mismos símbolos y convenciones que el vertical.
El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que
participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando
una rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar
la parte que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas
para una posible racionalización o redistribución del trabajo.
c. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la
rutina a través de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y
encadenados entre sí. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los
diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidos en
el gráfico.
Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas, es
decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc, que
constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas.
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:
Por su presentación:
a. De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar
determinados aspectos.
b. De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión.
Por su formato:
a. De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia
abajo y de derecha a izquierda
b. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda
a derecha en forma descendente
c. De formato tabular: También conocido como de formato columnar o
panorámico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones,
correspondiendo a cada puesto o unidad una columna
d. De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas,
materiales, o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde se
realizan
Por su propósito:
a. De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o
ninguna descripción de operaciones con poca o ninguna descripción de
operaciones.
b. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o en
donde se realiza y en qué consiste ésta.
c. De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la
manera de hacerlas.
d. Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada
operación, sino para qué sirven.
e. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona.
f. Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada.
g. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y
dibujos.
h. Asistido por computadora: El flujo de información se hace con recursos de
software.
4. Explique la simbología utilizada en los flujogramas
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
Principio y/o terminación del diagrama: Este símbolo representa tanto la
disponibilidad de la información para su procesamiento (entrada), como la mención de
que la información ya ha sido procesada.
Actividad u operación: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas
tengan como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposición de la
información.
Anotación, aclaración, o ambos casos: Siempre que se quiera algún comentario
al margen, notas explicatorias, aclaraciones, etc; se trazará indistintamente una línea
punteada que vaya de la nota aclaratoria al símbolo en que se requiere esa nota.
Conector: Este símbolo se utiliza siempre que las condiciones físicas de nuestro
diagrama obliguen a interrumpir el graficado de la información que se tiene y deba
seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir informaciones aisladas.
Documento: El símbolo se utilizará cuando se desee representar un documento
cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc. (excluidas la
tarjeta perforadora y la cinta magnética). Siempre que un documento tenga varias
copias, estas deberán presentarse dentro del diagrama y numerarse con cero el original:
uno para la copia y así sucesivamente.
Destrucción: Este símbolo indica la destrucción de cualquier documento o
información. Es conveniente aclarar siempre que documentos se están destruyendo.
Transferencia: Este símbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema
interviene otra sección o departamento que no sea el estudiado, siempre o cuando nos
interesen los pasos o trámites que se realizan en ese lugar.
Alternativa: Este símbolo representa el momento en que una actividad u
operación cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes.
Actividad fuera del ámbito de investigación: Este símbolo se utiliza cuando se
considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que realizan en
otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en otro lugar, o bien
para indicar que las actividades que se realizan en el proceso o sistema se encuentran
diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o sistemas muy parecidos o
similares, que nada más varían en su inicio o su final.
Dirección de flujo: ( ): Indica la secuencia de la información y se utiliza
para unir símbolos, según sea su flujo, o para indicar los principios de
alternativas.
Canalización: Este símbolo se utiliza en tres formas diferentes, cuando se recibe
información de varias fuentes o condensa en una sola:
Cuando se recibe información de una sola fuente y se canaliza por diferentes
fuentes:
bien, cuando se recibe información de varias fuentes y se canaliza a otras
fuentes:
Según Chiavenato, Idalberto 1.993:
El circulo; significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso).
Una operación se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo.
Ejemplo: emisión de un documento.
La flecha o pequeño circulo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de
un lugar a otro. Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es trasladado de un
lugar a otro.
El cuadrado significa una inspección o control, ya sea de cantidad o de realidad.
Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Ejemplo: verificación
de una firma.
La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento,
distancia o por espera de alguna provisión por parte de otra persona. Significa una
espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de quien se dependa
para proseguir el proceso.
El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupción
casi definitiva o muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de
materiales) o que algo se archiva (cuando se trata de documentos).
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:
Operación: Indica las principales fases del proceso, método o procedimiento.
Inspección: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.
Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados, material y
equipo de un lugar a otro.
Depósito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos.
Almacenamiento permanente: Indica el depósito de un documento o información
dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacén.
5. Que aspectos se deben tener en cuenta en el diseño de los flujogramas de
procesos
Se debe determinar el número de personas que van a intervenir en el proceso, que hace
cada persona, quien es la persona y cuando, los tiempos de duración, actividades,
lugares, etc.
6. Enumere las etapas para el diseño de flujogramas de procesos.
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
Convención para trazar los diagramas:
a. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.
4. Número de personas o puestos involucrados.
5. Número de pasos.
b. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que
realiza cada uno de los pasos.
c. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos
proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo como
lo principal es la claridad, esta convención puede eliminarse empleando
solamente el buen juicio.
d. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas
dimensiones.
e. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un
triángulo negro en la esquina inferior derecha.
f. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente poner
el nombre de la forma en cada paso que aparezca.
g. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se
coloca un número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se
colocará el número uno; y las siguientes copias tendrán numeraciones
ascendentes.
h. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
i. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con
grapa o broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de
ellos. El movimiento se presenta por una sola línea.
j. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por
medio de líneas para cada forma o grupo de formas.
k. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan
una ligera tendencia hacia abajo.
l. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que
aparecen los rectángulos, de arriba hacia abajo.
m. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña
descripción del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la
acción.
n. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado
que ha proporcionado la información.
Presentación de las formas en el diagrama:
a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta
donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala, indicando
en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra.
b. Las formas con copias deben representarse como sigue.
c. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar
con la más alejada para evitar que se crucen.
d. Toda forma debe demostrar cual fue su origen.
e. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con
ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.
f. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra
hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante
"conectores" que consisten en dos círculos con la letra W, uno en el punto en que
se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:
Se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales las cuales son:
a. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a
los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento.
Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el
mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se
describe de izquierda a derecha.
b. Mostrar una misma dependencia mas de una vez en el flujograma aun cuando las
acciones del procedimiento regresen a la misma.
c. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas que las líneas
divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos
terminales.
d. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y
describirse brevemente con muy pocas palabras.
e. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma
se indica según sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por
algunos días ("D"), horas ("O") o minutos (´).
f. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el
procedimiento se indica con una (X) grande.
g. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el
flujograma mediante una flecha interrumpida.
h. Al igual que vimos en los organigramas en los flujogramas cuando varias líneas
se entrecruzan sin tener relación se indica mediante una inflexión en cualquiera de
ellas.
i. Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero
cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página, se señala mediante
un símbolo cualquiera dentro de un circulo, en la página donde se interrumpe y el
mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como sigue.
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:
El analista experto adoptará su propio método en la preparación de los flujogramas o
diagrama de flujo, a continuación se observan algunas pautas:
a. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo.
b. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los subsistemas que,
según se sabe, debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos.
c. Utilizar símbolos autorizados y de una plantilla, o sea un dispositivo de plástico
con los símbolos recortados.
d. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de
cada página; deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.
e. Cada página debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto, la
gráfica, la flecha (de revisión, si la hay), el autor y el número de páginas.
f. Cuando las líneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar
conectores para reducir su número.
g. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo.
h. Reunir los flujos de entrada, de modo que las líneas de flujo que aparecen
entrando en un símbolo sean las menos posibles, lo mismo se harán con las líneas
que salen.
i. Escribir en los símbolos, usando el menor número posible de palabras.
Recomendaciones para el uso y aplicación de los flujogramas
1. La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con
frases breves y sencillas
2. Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas.
3. El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se
utilice.
4. El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe coincidir en
los conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores,
es conveniente adicionar un color al símbolo.
5. Debe realizarse de forma limpia y ordenada.
6. realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.