ESCUELA DE POSGRADO

PROGRAMA ACADÉMICO DE MAESTRÍA EN INGENIERÍA DE

SISTEMAS CON MENCIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN

Diseño de un sistema informático para el trámite documentario en la

empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C, 2019

TESIS PARA OBTENER EL GRADO ACADÉMICO DE:

Maestro en Ingeniería de Sistemas con mención en Tecnologías de la
Información

AUTOR:
Br. Nestor Giankiler Burga Vásquez (ORCID: 0000-0003-4573-5329)

ASESOR:
Dr. Ángel Salvatierra Melgar (ORCID: 0000-0003-2817-630X)

LÍNEA DE INVESTIGACIÓN:
Sistemas de Información y Comunicación

LIMA – PERÚ
2020

i
Dedicatoria:
Quiero dedicar la presente tesis de manera especial a
Dios por iluminar mi camino universitario, a toda mi
familia por el apoyo incondicional, por sus consejos y
motivarme a ser una persona de bien y poder cumplir
este objetivo.

ii
Agradecimiento:
Agradezco a mi familia, a Dios y en especial a mis
padres porque me apoyaron y alentaron en todo
momento y creyeron en mí ya que han sido el motor
y motivo para seguir adelante.

A mi asesor Dr. ángel Salvatierra Melgar, por

brindarme su apoyo incondicional en cada asesoría y
otros profesores que me brindaron sus ideas,
opiniones para mejorar día a día mi tesis, les
agradezco por ayudarme culminar un buen proyecto
y desarrollo de tesis.

iii
Página del jurado

iv
Declaratoria de autenticidad

v
 Índice

Pág
Carátula i
Dedicatoria ii
Agradecimiento iii
Página del jurado iv
Declaratoria de autenticidad v
Índice vi
Índice de tablas vii
Índice de figuras vii
Índice de anexos vii
Resumen viii
Abstract ix

I. Introducción 1
II. Método 17
[Link] y Diseño de investigación 17
2.2. Operacionalización Variables 18
[Link]ón, muestra y muestreo 22
2.4.Técnicas e instrumentos de recolección de datos, validez y confiabilidad 23
2.5.Métodos de análisis de datos 24
[Link] éticos 24
III. Resultados 25
IV. Discusión 32
V. Conclusiones 36
VI. Recomendaciones 37
Referencias 38
Anexos 43

vi
 Índice de Tablas
Pág
Tabla 1: Operacionalización de la variable dependiente 19

Tabla 2: Operacionalización de Indicadores 20

Tabla 3: Especificaciones y actividades de la variable independiente 21

Tabla 4: Niveles y estadística de resumen del trámite documentario 25

Tabla 5: Resumen de prueba de normalidad del trámite documentario 28

Tabla 6: Resultados estadísticos de la prueba de hipótesis variable de estudio 30

Índice de Figuras
Pág
Figura 1. Diagrama de comparación de caja y bigote entre el pre y pos 26
del Nivel de servicio de documentos
Figura 2. Diagrama de comparación de caja y bigote entre el pre y pos 27
del Porcentaje de documentos localizados
Figura 3: Prueba T-Student – Registro de documentos 31
Figura 4. : Prueba T-Student – Control de documentos) 31

Índice de Anexos
Pág
Anexo 1: Matriz de consistencia 43
Anexo 2: Instrumentos de recolección de datos 44
Anexo 3: Base de datos experimental 48
Anexo 4: Matriz de datos (Excel y/o spss) 49
Anexo 5: Constancia de aceptación 52
Anexo 6: Constancia de autorización 53
Anexo 7: Modelo del Diseño de trámite documentario 54
Anexo 8 : Dictamen Final 62
Anexo 9: Acta de aprobación de originalidad de tesis 63
Anexo 10: Pantallazo del software Turnitin 64
Anexo 11: : Formulario de autorización para la publicación electrónica del trabajo 65
de investigación
Anexo 12: Autorización de la versión final del trabajo de investigación 66

vii
 Resumen

La presente tesis titulada “Diseño de un sistema informático para el trámite documentario en

la empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C, 2019”. El objetivo general de esta investigación
fue Identificar el efecto del diseño de un sistema informático para el trámite documentario en
la empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C, 2019.

El tipo de investigación es aplicada - experimental, el diseño de la investigación es

pre- experimental y el enfoque es cuantitativo. La presente investigación estuvo conformada
por dos poblaciones; la primera población se determinó a 200 documentos de nivel de servicio
para el registro de documentos, la muestra quedó conformado en 26 fichas de registro con un
total de 132 documentos de nivel de servicio durante un mes. Para la segunda población se
determinó 500 documentos localizados para el control de documentos, la muestra quedó
conformado en 26 fichas de registro con un total de 217 documentos localizados durante un
mes. El muestreo es no probabilístico intencional. La técnica de recolección de datos fue el
fichaje y el instrumento fue la ficha de registro, los cuales se utilizó data histórica.

Para la constrastación de hipótesis se aplicó la prueba de normalidad mediante Shapiro

Wilk donde se adoptó una distribución normal, y para las muestras el estadístico de Prueba T
student. Confirmando así que el uso del diseño de un sistema informático para el trámite
documentario tiene efecto en el registro de documentos con un valor de 26.04%, y tiene efecto
en el control de documentos con un valor de 44.15%, de los resultados obtenidos se concluye
que el uso del diseño de un sistema informático tiene efecto en el tramite documentario en la
empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C.

Palabras claves: Diseño del Sistema informático, trámite documentario, registro de

documentos, control de documentos.

viii
 Abstract

This thesis entitled "Design of a computer system for the documentary process in the company
JR Repuestos Perú Import S.A.C, 2019". The general objective of this research was to identify
the effect of the design of a computer system for the documentary process in the company JR
Repuestos Perú Import S.A.C, 2019.

The type of research is applied - experimental, the research design is pre-experimental

and the approach is quantitative. The present investigation was made up of two populations;
The first population was determined to 200 service level documents for the registration of
documents, the sample was made up of 26 registration cards with a total of 132 service level
documents for one month. For the second population 500 documents located for the control
of documents were determined, the sample was made up of 26 registration forms with a total
of 217 documents located during one month. Sampling is not intentional probabilistic. The
data collection technique was the signing and the instrument was the registration form, which
used historical data.

For the hypothesis test, the normality test was applied by Shapiro Wilk, where a normal
distribution was adopted, and for the samples the Student T test statistic. Confirming that the
use of the design of a computer system for the documentary process has an effect on the
registration of documents with a value of 26.04%, and has an effect on the control of
documents with a value of 44.15%, the results obtained are concluded that the use of the
design of a computer system has an effect on the documentary process in the company JR
Repuestos Peru Import SAC

Keywords: Computer System Design, document processing, document registration,

document control.

ix
I. Introducción

La industria automotriz es un conjunto de compañías y organizaciones relacionadas en las

siguientes áreas como: Diseño, desarrollo, manufactura, gestión documentaria, marketing, y
ventas de automóviles. Hoy en día el sector automotriz peruano ha dependido de diversos e
incoherentes esquemas de políticas, en el cual están tratando de insertar componentes
tecnológicos adecuados para que sus procesos de gestión estén sistematizados y sean más
eficientes. De esta manera se está logrando generar mayor competitividad, demostrado que
para competir en la actualidad necesariamente se tiene que concatenar y vincular con la
tecnología de diversas formas en los procesos y procedimientos, de tal forma que el cliente
sienta que se está brindando el mejor servicio de calidad posible. Para ello es necesario
aplicar sistemas de información, el cual a través de ciertos factores genera mayor eficacia y
eficiencia de tal forma que el cliente nota el servicio.

En el escenario internacional según Preciado (2017) menciona que, “más de 1200

empresas y más de 178 países emplean sistemas informáticos que permiten la integración de
documentos mostrando buenos resultados al presentar información de manera transparente”
(p.15). Por otro lado, en nuestro país es inminente la existencia de instituciones públicas y
privadas que cuentan con ciertas tecnologías basados en trámite documentario, por ejemplo:
(RENIEC, ONGEI, MINSA, SUNAT, MINAGRI, MEF, MININCU, MINEDU, ETC.).
Debido a que el principal motivo del sistema de información es poder integrar y optimizar
procesos facilitando el mejoramiento del trámite documentario, convirtiéndose en una
herramienta de gestión brindando un apoyo técnico y estratégico en las actividades
cotidianas de atención de manera eficiente.

Por otro lado; según el manual por parte de ONGEI, simplificación de trámites:
Sistema de trámite documentario y uso de firma digital de oficina nacional de gobierno
electrónico e informática (2017) menciona que, “22 entidades del Estado Peruano trabajan
con SITD desarrolladas o adquiridos por otras instituciones; del mismo modo se viene
apoyando a entidades públicas de 20 departamentos o regiones del Perú que lo han solicitado,
otorgándoles un software que trabaje con documentos electrónicos y utilizando la Firma
Digital (RENIEC)” (p.12 -14); así mismo RENIEC, ha desarrollado una plataforma
informática de SITD donde permite la integración y la interoperabilidad de los documentos,

1
permite un gran ahorro en el uso depapel y de tinta de impresión, ya que todos los
documentos que ingresan a la institución están digitalizados y son enviados hacia las
personas encargadas a la atención (p.4).

Por otra parte, en el caso de JR Repuestos Perú Import S.A.C todas las actividades
relacionadas al trámite documentario se realizan de forma manual a través del uso de
cuaderno de apuntes, archivadores pioners, o es guardado en una carpeta creada y compartida
del disco local, lo cual no cuenta con un buen control y de esta manera se puede perder
información fácilmente de los documentos, generando problemas a la hora de manejo y
recepción de documentos dentro de la empresa, ocasionando demoras en el registro y
búsqueda, a su vez no existe un seguimiento al momento de realizar un documento que
permita seguridad de la información. Respecto al proceso que conlleva el trámite
documentario, básicamente existe sólo una copia de cualquier expediente o trámite que se
haya realizado, comienza cuando un área elabora o gestiona un documento que podría ser de
contrato, una licitación o un documento de análisis para un determinado proyecto,
previamente es trasladado por un colaborador a las áreas pertinentes según sea el trámite que
se está realizando (de mano en mano), el sistema de información contempla el proceso, pero
no lo tienen. Por consiguiente, si el colaborador o personal autorizado requiere observar o
revisar según sea el caso el expediente o documento en trámite, tiene que esperar a que esté
llegue a sus manos para recién tomar acción sobre ello, originando de esta manera un largo
proceso al momento de recibir o derivar un documento, ya que dicho proceso no se encuentra
bien establecido a tiempos y recursos definitivamente se van incrementando al igual que la
insatisfacción del usuario.

Es allí donde las gestiones de trámite documentario en unión con la tecnología

generan un gran lazo de trabajo facilitando ahorros de tiempo, recursos y accesibilidad a la
información de cualquier documento sin necesidad de recurrir a archivos físicos, propiciando
la eficacia y eficiencia de los recursos, donde finalmente se verá traducido en la satisfacción
del usuario quién si antes se demoraba varias horas o días por un trámite, con el uso del
sistema de información del trámite documentario sólo será cuestión de minutos. De esta
manera surgen diversos casos que se presentan como indicadores para el evidente cambio de
pasar del trámite manual al del sistema de información de trámite documentario.

2
 Durante revisiones documentales, tanto fuentes impresas como digitales a nivel
internacional e nacional, se demuestra que se han desarrollado diversas investigaciones sobre
las variables propuestas, siendo de gran ayuda referente al tema del presente trabajo de
investigación. Según Adriazola (2017) en su estudio titulado “propuesta para la gestión
documental de archivos escolares en chile: El instituto nacional general José miguel carrera”,
en la Pontificia Universidad Católica - Chile. Planteo como objeto general Desarrollar una
propuesta metodológica hacia el tratamiento de archivos de liceos públicos en Chile, basado
en el caso del Instituto Nacional. Se utilizó como metodología DIRKS, la cual establece ocho
etapas para la implementación de un sistema de gestión documental. Con excepción de las
dos últimas etapas (relativas a la implementación del sistema), se desarrollaron las seis
primeras: investigación preliminar, análisis de las actividades de la institución, identificación
de los requisitos, evaluación de los sistemas existentes, identificación de las estrategias y de
diseño del sistema de gestión documental y la muestra de estudio se aplica a un universo de
archivos escolares del instituto. Para la recolección de datos se basó en el desarrollo de dos
herramientas para la Gestión de documentos: el Cuadro de Clasificación y la Tabla de
Retención Documental, desde una visión de la archivística integrada conceptualizando los
documentos como prueba y memoria de la organización. Arribando a la conclusión que, de
contar con la aprobación de las autoridades del instituto nacional general José miguel carrera,
se podrá poner en marcha la propuesta para la gestión documental de archivos escolares que
permitirá contar con un verdadero sistema que beneficiara a la Institución.

Así mismo, Rodríguez (2014) en su estudio titulado “sistema de gestión documental

de la Universidad Agraria – Nicaragua”, en la Universidad Internacional de Andalucía Sede
Iberoamericana Santa María de la Rábida. Planteo como objetivo principal contribuir a la
Gestión de la Información de la UNA mediante de la creación de un Sistema de Gestión de
Archivos que permita la organización, protección y distribución de los documentos que se
generan para salvaguardar la información de la institucional de la UNA. Se utilizó como
metodología descriptiva, correlacional y una muestra no probabilístico intencional en donde
quedó conformada de 43 personas. Se utilizó como técnica e instrumento para la recolección
de datos fueron la entrevista y la observación. Arribando a la conclusión que de contar con
la aprobación de las autoridades de la Universidad Nacional Agraria y el Consejo
Universitario que es un ente legal para la aprobación de normas, y el apoyo de las entidades
propuestas, se podrá poner en marcha la propuesta de este documento, el que permitirá contar

3
con un verdadero sistema que integre documentos de archivos que será llamado Sistema de
Gestión Documental de la Universidad Nacional Agraria (SGDUNA).

Así mismo, Font (2013), en su estudio titulado “Implementación de un Sistema

Documental para la Universidad Central Marta Abreu de la Villas, Cuba", con la finalidad
de contribuir en el incremento de las capacidades en la entidad de forma transparente y
responsable. Se utilizó la metodología empleada de tipo no experimental, exploratoria
descriptiva con un enfoque cualitativo, clasificada como una investigación aplicada,
utilizando como técnica e instrumento de recolección de datos documentos de gestión
documental como son: cuadros de clasificación, calendarios de conservación y un manual
de Normas y procedimientos para los archivos de gestión. Los resultados obtenidos nos
revelan que intenta solucionar los problemas detectados, centrándose en la inmediata
implementación de un sistema documental ya que ayuda a la conservación de los
documentos, dándole un flujo correcto en la atención de los mismos. Arribando a la
conclusión que el SITD, permitirá contar con mayor control y organización de la
documentación brindando servicio de calidad, brindando a desarrollar una mejora continua
de la información dentro de la institución.

Así mismo, Calderón (2018) en su estudio titulado “Gestión del sistema de

información de trámite documentario y satisfacción del usuario de una institución de
educación superior, Chimbote”, en la Universidad cesar Vallejo, Perú. Planteo como
objetivo principal establecer la relación entre la variable independiente con la variable
dependiente de una institución de educación superior, Chimbote 2018, se realizó dentro del
método de tipo descriptiva y correlacional, y un muestreo no probabilístico, apoyándose en
el método hipotético deductivo, para la recolección de datos se utilizó como técnica la
encuesta, el cual se aplicó como instrumento el cuestionario constando de 30 items, Los
resultados obtenidos en esta investigación estuvo bajo la prueba de Kolmogorov- Smirnov
para muestras mayores a 50 (n > 50) la normalidad de los datos de las variables en estudio,
con un nivel de Sig. Menor al 5% (p < 0.05). Arribando a la conclusión que la gestión del
SITD y satisfacción del usuario permite mejorar la gestión del trámite de información
optimizando los documentos de manera directa en los usuarios, y por consiguiente mostrar
resultados que cumplan o no la satisfacción del servicio de gestión del SITD.

4
 Así mismo, Preciado (2017) en su estudio titulado “Alfresco en el proceso de gestión
documentaria en la Universidad César Vallejo sede Lima norte”. Planteo como objetivo
principal demostrar como el software mejora e optimiza el proceso de gestión documentaria,
el estudio fue desarrollado bajo un diseño pre – experimental, y un muestreo no
probabilístico, apoyándose en el método hipotético deductivo, para la recolección de datos
cuantitativos se utilizó la observación como técnica aplicando una ficha de observación
como instrumento. Los resultados obtenidos en esta investigación nos revelan que el
software Alfresco para la gestión documentaria incremento el registro de documentos de
duración para realizar los registros documentarios de un 22.05%, así mismo se observa un
aumento de documentos recibidos, emitidos y registrados en 74.55%, para medir la gestión
documentaria. Arribando a la conclusión que el uso del software Alfresco sirven de ayuda
en la toma de decisiones ya que nos brindara información coherente y actualizada en los
trámites documentarios.

Así mismo, Bastidas (2016) en su estudio titulado “Desarrollo e Implementación del

Sistema de Tramite Documentario en la Municipalidad Provincial de Huancayo para la
atención de expedientes”. Planteo como objetivo principal mejorar la gestión de trámite
documentario, con especial realce en las consultas realizadas antes y durante la tramitación
de documentos de importancia presentados por los ciudadanos y recepcionados por la
Unidad de Trámite Documentario y Archivo, se desarrollado bajo un diseño experimental
transaccional descriptivo, y un muestreo no probabilístico, apoyándose en el método
descriptivo inductivo, para la recolección de datos cuantitativos se utilizó la observación
directa como técnica aplicando como instrumento entrevista sami estructurada. Los
resultados obtenidos en esta investigación nos revelan que con respecto al indicador media
de porcentaje de expedientes atendidos y localizados, con respecto al 2015 se disminuyó en
20.56 días y se incrementa en la localización de documentos en un 31.83%. Arribando a la
conclusión que el sistema de trámite documentario como herramienta tecnológica de gestión
reduce tiempos en la atención y localización de expedientes hasta en un 30%, y mejoró de
manera asertiva la localización y atención de expedientes, esto debido del uso del nuevo
sistema procese la información más rápido y organizadamente.

Así mismo, Tapia (2016) en su estudio titulado “Sistema de información de trámite

documentario basado en tecnología web para institutos de educación superior tecnológicos

5
de la región ancash en el año 2016”. Planteo como objetivo principal mejorar el control y
seguimiento de los expedientes al interior de la institución, el estudio fue desarrollado bajo
el tipo experimental, un diseño pre-experimental, teniendo dos sub clases un pre y post de
un grupo, y para el análisis de la muestra se planteó el muestreo de poblaciones finitas,
apoyándose en el método hipotético deductivo, para la recolección de datos se utilizó la
observación directa como técnica aplicando como instrumento una ficha de registro de datos,
encuesta y entrevista. Los resultados alcanzados nos revelan que el tiempo de registro de
expedientes y documentos redujo de 2.76 minutos (100%) a un tiempo de 1.83 minutos
(65.9%), en donde se redujo el tiempo de 0.93 min, y en porcentaje es de 34.1%, mostrando
que la consulta de expedientes y documentos redujo en un tiempo de 3.49 min. (100%) a un
tiempo de 0.15 min. (4.29%), con lo que respecta una reducción del tiempo de 3.34 min.,
que en porcentaje es de 95.71%. Arribando a la conclusión que el sistema es una herramienta
de gestión que ha permitido reducir los tiempos en el proceso de tramite documentarlo, es
de suma importancia la implementación ya que permite agilizar el manejo de los documentos
y los trámites en la organización.

Así mismo, Cárdenas (2016) en su estudio titulado “sistema de gestión documental

digital, para reducir el tiempo y costo en el proceso de distribución de documentos en la
universidad san pedro”. Planteo como objetivo reducir el tiempo y costo en el proceso de
distribución de documentos en la Universidad San Pedro, implementando un sistema de
gestión documental digital. El cual permitirá a los usuarios institucionales el acceso a la
información para transmitir y gestionar datos e información de forma organizada y oportuna,
el estudio fue desarrollado bajo un tipo de investigación descriptivo y explicativo; y el diseño
pre-experimental, diseño pre – experimenta, y un muestreo no probabilístico, para la
recolección de datos se realizó a través de una encuesta a los usuarios de las áreas
importantes que gestionan documentos. Los resultados obtenidos en esta investigación
indican con respecto a los usuarios el 98.7% considera que el sistema es bueno para su
trabajo, el 8.3% lo considera que es regular. Con respecto a la valoración que da el usuario
a los indicadores de funcionamiento se tiene que el 75% lo considera como excelente el
16.7% como muy bueno, el 8% como regular y ninguno lo considera que tiene mal
funcionamiento. En el caso de los informáticos tenemos que el 83.3% de ellos considera que
este sistema es bueno y el 16.7% lo considera como regular. Arribando a la conclusión que

6
la herramienta tecnológica redujo tiempo y costo, en el proceso de distribución y
optimización de documentos.

Así mismo, Cepeda (2016) en su estudio titulado “Programa de automatización de

los procedimientos de trámite documentario en la calidad del servicio a los usuarios del
Hospital Nacional Arzobispo Loayza – Lima, 2016”. Planteo como objetivo general
determinar el efecto de la aplicación del programa de automatización de los procedimientos
de trámite documentario en la calidad del servicio a los usuarios, el estudio de investigación
es cuasi experimental; y el diseño pre-experimental, con muestra no probabilístico de 98
trabajadores, 49 para el grupo control y 49 para el grupo experimental. Para la recolección
de datos se utilizó como técnica test en dos tiempos (pretest y postest), el intrumento
utilizado fue un cuestionario con un conjunto de preguntas. Los resultados obtenidos estuvo
dada por la prueba no paramétrica U de MannWhitney, Arribando a la conclusión que la
aplicación del programa de automatización de los procedimientos de trámite documentario
mejora la calidad del servicio a los usuarios del Hospital Nacional Arzobispo Loayza.

Recurriendo a revisiones de tesis y documentales tenemos: Teorías relacionadas al tema,

marcos conceptuales, dimensiones, procedimientos, relacionadas a las variables de estudio:
Diseño de un sistema informático y tramite documentario referentes al tema del presente
trabajo de investigación. Así mismo trasobares (2014) menciona que, los sistemas de
información durante muchos años han sido de gran ayuda para el crecimiento de las
organizaciones empresariales, convirtiendo a la información en un factor clave de la gestión
(p. 2), quedando definido que los sistemas de información son un conjunto de procesos que
opera dentro de una colección de datos estructurados encargándose de esta manera en que la
información sea recopilada, elaborada y distribuida apoyando a la toma de decisiones de
acuerdo a las necesidades de las organizaciones (Andreu, Ricart y Valor, 2012).

En referencia Laudon (2016) nos menciona que el sistema Informático (SI) es un

grupo de componentes que se relaciona entre sí, del mismo modo llegando a procesar,
almacenar y distribuir información de manera subjetiva brindando el apoyo a los procesos;
ya que según Abrego, Sánchez y medina (2017) recalcan que los sistemas de información
son uno de los componentes más importantes en un negocio, permitiendo a los empleados
en ser eficientes en sus labores, reflejando de esta manera mejora en sus procesos, en la

7
gestión y en el manejo de la información, llegando a dar como resultado una impresión
positiva en el rendimiento y en la competencia de las empresas (párr. 2)

Del mismo modo Castaño y Piattini (1999) manifiestan que: Un sistema de

información es un todo que interactúa entre sí, de acuerdo a un conjunto de reglas que brinda
la organización, con la finalidad de que la información sea procesada, en donde se tendrá
que (recoger, procesar y almacenar datos) que pueden ser de la misma organización u
organizaciones externas. Así mismos Vega (2014) conceptualiza que los (SI) surgen del
estudio de la computación como una sub disciplina, con la finalidad de ayudar en la
administración y control de la información, brindando así solución a sus problemas
agilizando sus procesos y siendo de gran ayuda; es por ello que gracias a la iteración e
integración permite a tener un mundo globalizado (p.23)

De una manera más acertada Peña (2006), define a los sistemas de información
como: Un conjunto de grupos interrelacionados con el fin de garantizar una atención de
calidad en la información de una organización, elevando de esta manera el nivel de
conocimientos en donde permite mejorar sus procesos en la toma de decisiones y en
desarrollo de acciones (p.8). Así mismo Belloso (2013), menciona que los sistemas y el
recurso humano necesitan ir de la mano para que los procesos o actividad interactúen con el
sistema y pueda garantizar la ejecución de las instrucciones y el conjunto de acciones y
elementos asociados al sistema apoyando con el fin de apoyar las actividades de una empresa
o negocio (p.14).

Por otro lado Torres (2016) menciona que, un Sistema de Información (SI) es un todo
que integran procesos los cuales están interrelacionados para recolectar, manipular y
extender datos e información, con el fin de organizar una retroalimentación beneficioso en
el cumplimiento del objetivo. En nuestro día a día interactuamos con sistemas de
información, para fines personales como profesionales; para realizar cualquier proceso se
utiliza tecnología de información ya que vivimos en un mundo globalizado. Las grandes
organizaciones invierten más de 1 000 millones de dólares al año en tecnología de
información. (p.11).

8
 En tanto Chen (2019), menciona que: La cúspide de un sistema informático radica
en la eficiencia, validez y relación de datos ingresados con el fin de producir información
valiosa y de ese modo brindar satisfactoriamente en la toma de decisiones, ya que los
sistemas de información ayudan a procesar, administrar, recolectar, recuperar, apropiar y
distribuir información relevante para que los procesos estén integrados y puedan alcanzar el
éxito y logrando de esta manera los objetivos fundamentales en cada organización. (p.46)

Según concepto por parte de Fuentes (2017), manifiesta que: Las TIC son
herramientas y programas tecnológicos que están basadas en procesar, administrar y
compartir información, en donde ha realizado no un cambio, sino una inminente revolución.
El computador, y la posibilidad de las transferencias de datos, donde se encuentre el receptor,
y el envío de información a través de redes y el uso del internet, nos sitúan en un escenario
totalmente distinto. Por otra parte, pueden mejorar y agilizar el día a día de todos los
habitantes del planeta disponiendo de tecnologías para llegar a los objetivos de desarrollo
del Milenio, ahora un cambio que no sólo afecta a la manera de llevar a cabo tal o cual
actividad, sino que también a la manera de entender su papel en la sociedad. (p. 111).

Según la Norma Técnica Peruana NTPISO/ IEC 12207 tecnología de la información,

en donde establece un marco de referencia del ciclo de vida del software, menciona que: Un
sistema informático es un todo que agrupa componentes para que estos estén relacionados
entre uno o más procesos, hardware, software, instalaciones y personal que proporcionan la
capacidad de satisfacer una necesidad u objetivo definido. Un sistema informático interactúa
dentro de una computadora que usa dispositivos programables para capturar, almacenar y
procesar datos. La computadora personal o PC, junto con la persona que lo maneja deben de
estar comunicados a cada momento. (INDECOPI, 2006)

Según Lapiedra, Devece (2014), manifiesta que: Todo sistema se puede dividir en
subsistemas. Dado que la empresa necesita de un sistema para agilizar sus procesos, en donde
los sistemas de información se relacionan con los restos de sistemas y es posible separar sus
partes en subsistemas, ya que sirve para captar información necesaria y sea transformada,
para poner a la orden de la organización que le requiere, bien puede ser para la toma de
decisiones, bien sea para el control estratégico, o para la puesta en práctica de las decisiones

9
adoptadas, y de esta manera dependerá ayudara para explotar su habilidad en las capacidades
de los sistemas de información para obtener unos positivos resultados empresariales. (p.13)

Los sistemas de información son los encargados de procesar datos para producir
información, en donde los datos son las entradas y la información se convierte en el resultado
o en las salidas. Ya que estos pueden ser manuales, es decir cuando no hay la participación
de equipos de cómputo, o computarizados cuando es sistematizado, y siendo de gran ayuda
para que entren y conecten con las estructuras administrativas, ayudados con el diseño ya
que está encargado de planear y desarrollar nuevos sistemas que den solución a los
problemas que son detectados, ya que esto puede ayudar a mejorar sistemas antiguos o puede
suplantar con un cambio de grandes dimensiones (Cáceres, 2014, p.2)

Los sistemas de información ayudan a las organizaciones a brindar una mejor gestión,
agilizando sus procesos y procedimientos concatenados con diversas áreas, pueden estar
inmersos en una sola aplicación, sin tener que pasar de área por área, ya que, un sistema es
un conjunto de componentes que se relacionan entre sí para lograr un objetivo común
(Kendal, 2005) permitiendo ser más eficaz, eficiente y productiva. La tecnología permite
ajustar y alinear estás aplicaciones tecnológicas con los procesos de la gestión
administrativa, de tal forma que genere mayor respuesta en menor tiempo, generando mayor
satisfacción de los usuarios que laboran.

Los sistemas de información es un todo integrado que tiene como finalidad ayudar a
las empresas alcanzar sus objetivos satisfactoriamente; según el control de objetivos para
tecnologías de información y relacionadas (COBIT 5, 2012) se tiene los siguientes
componentes o recursos de un sistema de información: (a) Datos: Se consideran datos a una
información que permite ser estudiado y analizado, pueden ser estructurados como los no
estructurados, las imágenes, los sonidos, etc. (b) Aplicaciones: se incluyen las aplicaciones
manuales y las informáticas. (c): Infraestructura: interactúa y está relacionado con
tecnologías e instalaciones (por ejemplo hardware, sistemas operativos, sistema de gestión
de base de datos, sistemas de red) que permite que las aplicaciones sean procesadas. (d)
Personal: son los encargados de planificarlos, organizarlos, administrarlos y gestionarlos en
los sistemas de información.

10
 El ciclo de vida de la variable sistema informático está dividido por siete fases, los
cuales son las siguientes: “1) Fase de planificación. Se realiza primero la designación del
equipo del proyecto para empezar con realizar el diseño y posterior implementación del
sistema, teniendo en cuenta que es de suma importancia definir el alcance del proyecto,
justificarlo y elegir la metodología adecuada para su desarrollo del software. Es preciso
agrupar las actividades a plazos de tiempo y designar roles y responsabilidades, con el fin
de agilizar dicha fase. 2) Fase de análisis. Una vez que el equipo de proyecto elige la
metodología de desarrollo, se comienza con el análisis, en donde es la encargada de analizar
y donde se busca concretar una serie de requisitos, que son los que tendrá el nuevo sistema
o los cambios a introducir en el antiguo, siempre y cuando el proyecto busque mejorar
algunos campos en el proceso dentro del sistema informático. 3) Fase de diseño. En esta
etapa el equipo de proyecto busca que el sistema de información cumplirá con los requisitos
aplicables, en donde es conveniente identificar soluciones potenciales, evaluarlas y elegir la
más adecuada y más efectiva, o la más eficiente en costes o la menos compleja. (Berzal,
2017)

Una vez completadas esas tareas, se continúa con la selección tecnológica de

software y hardware, desarrollando las especificaciones para las distintas aplicaciones y
obteniendo aprobación de la gerencia para poder proceder a la implementación del nuevo
sistema. 4) Fase de desarrollo. Significa el inicio de la producción, el cambio es constante
durante esta etapa, lo cual es recomendable capacitar a los usuarios y el equipo técnico, ya
que marca un antes y un después en La vitalidad del sistema. 5) Fase de integración y periodo
de pruebas. Se corrobora que el diseño propuesto cumple con los requisitos y necesidades
del negocio. Se puede reiterar las pruebas para evitae errores y, de entusiasmo, conviene que
el favorecido o usuario final dé su conformidad con el resultado. 6) Fase de implementación.
Se procede a la plaza del hardware y programa elegidos, creando aplicaciones
correspondientes, someterlas a efectuar las pruebas, crear la referencia y adaptar a los
usuarios, ya que se empieza a relacionarse con en el nuevo sistema. (Berzal, 2017)

Después de realizar la implementación se empieza a realizar, 7) Fase de

mantenimiento. Está relacionada con las operaciones del día a día. Por lo habitual, consiste
en mejorar el rendimiento y corregir los problemas que puedan nacer. Una vez concluye la
etapa de implementación, se empieza con el exploración y supervisión, donde las actividades

11
de sustento cobran un papel importante, al orientarse a realizar backups, dar soporte a los
usuarios, resolver fallos, desarrollar el sistema alineados a la seguridad o al control y efectuar
el software para entregar la alineamiento con las metas del negocio”. (Berzal, 2017)

Por otro lado hoy en día en toda entidad es necesario considerar el trámite
documentario, ya que es un “conjunto de actividades que se relacionan entre sí con la
finalidad de ganar un fin popular, teniendo técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de los documentos producida y recibida por las organizaciones, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de favorecer su rendimiento y conservación”, por ende
es importante mencionar que el Sistema de Trámite Documentario es un aplicativo de uso
comercial que tiene como fin el control y seguimiento de la documentación generada en la
organización y donde es recepcionada en cada una de sus mesas de parte. (Vásquez, 2006,
p.9)

Para ello Fernández (1999), define a un documento como una cosa que sirve para
acreditar algo y que nace con una función administrativa que le es inherente; con un carácter
de temporalidad que viene condicionado por la necesaria permanencia en la oficina de donde
parte o que lo gestiona; y adquiere un valor de utilización por parte del público. En cambio
un documento electrónico según Schamber (1996) menciona que, comprende una serie de
características en donde es fácil de manipular, enlazable interna y externamente, rápidamente
transformable, intrínsecamente localizable, instantáneamente transportable e infinitamente
replicable. (p. 669)

Según TBS - Telecon Business Solutions (2015) define al trámite Documentario

como el proceso que permite a las organizaciones tener el control de la ubicación física y
estatus, actual y pasado de la documentación que llega, fluye y se genera dentro de ellas; y
en base a estos datos mostrar estadísticas que permitan analizar pasos repetitivos o que no
agreguen valor y cuellos de botella; para mejorar los flujos de los documentos dentro de la
organización. Es por ello que para agilizar este proceso es necesario que el trámite
documentario se integre bajo un sistema o plataforma tecnológica para agilizar y del mismo
modo tener acceso a la información o documentación en tiempo real. (Jacobi, 2018, p.21)

12
 De una manera más acertada Mendoza (2015), menciona que el trámite documentario
es la herramienta encargada de administrar la documentación y asegurar su óptima
distribución, estos trámites se realizan en diferentes entidades, también en los municipios,
iglesias, universidades, empresas, etc. El trámite documentario permite a las empresas
agilizar dicho proceso teniendo en si un mejor registro y tener el control de la ubicación
física, actual y antiguos documentos con la finalidad de salvaguardar la información.
(Ibérico, 2013, pág. 32)

Del mismo modo Ibérico (2015) nos menciona que el trámite documentario permite
integrar y optimizar procesos, convirtiéndose en una herramienta tecnológica de gestión
brindando un apoyo técnico y estratégico en las actividades cotidianas de atención, ya que
el trámite documentario es un generador de productividad de procesamiento de documentos
permitiendo comprender cada uno de los módulos que lo componen, siendo sus
componentes: La creación, administración, almacenamiento, visualización, sistemas de
impresión electrónica y seguridad de los documentos. (p.58)

Así mismo el Ministerio de economía y finanzas (MEF, 2014) mediante Ley N°

27444, Ley del procedimiento administrativo general, mencionan que es necesario
estandarizar y administrar de manera eficiente el uso del SITD, ya que permite agilizar las
fases como: Recepción, registro, derivación, distribución, seguimiento y control de los
documentos que comprende el proceso de trámite documentario (p.1), ya que según el
Ministerio de la mujer y defensa social (MIMDES,2011) menciona que el tramite
documentario tiene como finalidad proporcionar a los usuarios servicios de calidad respecto
al trámite y de solicitudes, haciendo seguimiento a la información para optimizar el flujo
documental (p.3)

Por otro lado la norma ISO 9001: 2015 está enfocado en la gestión de calidad, nos
menciona que el trámite documentario es un sistema integrado de componentes que
posibilita encapsular el flujo de la documentación que se tramita diariamente en la sociedad,
asegurando un inherente control de los mismos que permitan enviar su opinión de modo
adecuado y eficiente, ya que el tramite documental contribuye en dos formas: prevenir
perdida de comunicado y compostura nueva; ya que el comunicado es el diligente más
molestoso en toda distribución. El activo se desempeña en la soltura de la calma sin liar la

13
accesibilidad de los documentos. El sistema se encarga de difundir un acceso, pero se
controla mediante controles de principio. El sistema deberá identificar a las personas que
están autorizadas para consultar o editar ciertos documentos.

De una manera más acertada Bastidas (2016) nos menciona, que el “proceso de
trámite documentario, quién hace referencia a la unidad de trámite documentario y archivos.
Sobre esta unidad recae la responsabilidad y control de los documentos que ingresan por
mesa de partes hasta llegar al veredicto final según sea el caso de cada archivo. La
responsabilidad recae en poder conservar y del mismo modo clasificar los documentos
salvaguardando la seguridad de estos por un tiempo prolongado. Asimismo, cada parte de la
unidad tiene sus propias funciones, tal como se detallan: a) Trámite documentario: Proceso
el cual mantiene ordenado los documentos que llegan y lo ubica de la mejor forma, y de
manera que facilite su búsqueda inmediata. B) Remitente: La persona que ejecuta el proceso
inicial de la tramitación del documento. C) Mesa de partes: Responsable de la recepción de
los documentos y continuar con el debido proceso administrativo. D) Dependencia: A quién
se dirige el trámite. E) Trámite: El objeto que se presenta mediante el remitente. F) Tiempo
de proceso: Tiempo que transcurre el trámite desde el inicio de su presentación hasta el final
de la respuesta. G) Tiempo de respuesta. Tiempo en que el encargado de mesa de partes
demora en atender al usuario. H) Registro: información o dato numérico que se le brinda al
documento ni bien es recepcionada, para una ubicación más rápida y eficiente”. (pp. 35-36)

A partir de lo leído, se llega admitir que el sistema simplificará las actividades del
proceso de trámite documentario minimizando el uso de recursos y tiempo que repercuten
directamente sobre los costos de esta gestión, que requiere el proceso, materiales de
ofimática y papel, alineándose a la Gestión Administrativa Digital – cero papeles, y la
contribución al cuidado del medio ambiente. (Nolasco y Capillo, 2018, p. 19), y de esta
manera ayudando a las organizaciones en la toma de decisiones y agilizar este proceso,
permitiendo así alcanzar sus objetivos.

Entre sus dimensiones de la variable trámite documentario, se tiene: (a) Dimensión

registro: La finalidad básica del registro en términos generales es el control de todos los
documentos que entre o que salga de la Administración deberá ser registrado para que quede
constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente la función de

14
facilitar la localización de un determinado escrito o documento además de dar testimonio de
que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestión. (Vásquez, 2014; p.16), Del
mismo modo la norma ISO 9001:2015, menciona que un registro se define como “un
documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
realizadas y los registros son un tipo especial de documentos” (p.26), (b) Dimensión control:
El control de registros de los documentos deben estar definidos para la identificación,
almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros
del trámite documentario, proporcionando todos los procedimientos de las etapas: pre-
analítica, analítica y post-analítica, que proporcionan evidencia de la operación eficaz de los
documentos. (Vásquez, 2014; p.44), del mismo modo la norma ISO 9001:2015, menciona
que, el control de los registros del sistema son las evidencias de las tareas realizadas en el
sistema tramite documentario. Además, los registros proporciona la evidencia de la
conformidad con los requisitos y también con la operación eficaz del sistema de gestión de
la calidad en donde deben ser controlados. (p.12), (c) Dimensión notificación de resultados:
Luego que las áreas técnicas emiten su opinión respecto del trámite solicitado, el encargado
emite una resolución, autorización o respuesta, según corresponda a la naturaleza del trámite,
finalmente deberá ser comunicado a la persona o entidad que solicito el trámite; ya que esta
es la fase final de todo trámite, en el cual nos permite obtener medidas de seguridad para el
almacenamiento de los documentos físicos y/o digitales que corresponden a un expediente
ayudando de esta manera a los usuarios solicitar información específica de la documentación
aceptada. (Vásquez, 2014; p.47)

El alcance del presente trabajo de investigación abarcara en el diseño de un sistema

informático para el tramite documentario para mejorar la protección de los activos de
información en las oficinas de recursos humanos, compras, además la valoración y
clasificación de los activos de información; Además la presente investigación no abarcara
implementación, mantenimiento y revisión del sistema informático para el tramite
documentario.

Entre los problemas de investigación, se tiene: ¿Cuál es el efecto del diseño de un

sistema informático para el trámite documentario en la empresa JR Repuestos Perú Import
S.A.C, 2019?, así mismo para los específicos (a) ¿Cuál es el efecto del diseño de un sistema
informático en el registro de documentos en la empresa? (b) ¿ Cuál es el efecto del diseño
de un sistema informático en el control de documentos en la empresa?; De estos problemas

15
no conlleva a plantear el siguiente objetivo: Identificar el efecto del diseño de un sistema
informático para el trámite documentario en la empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C,
2019, se muestran los objetivos específicos (a) Identificar el efecto del diseño de un sistema
informático en el registro de documentos en la empresa, (b) Identificar el efecto del diseño
de un sistema informático en el control de documentos en la empresa; para constrastar
nuestro estudio se planteó las hipótesis de investigación. El uso del diseño de un sistema
informático tiene efecto en el trámite documentario en la empresa JR Repuestos Perú Import
S.A.C, 2019; se muestran las hipótesis especificas (a) El uso del diseño de un sistema
informático tiene efecto en el registro de documentos en la empresa, (b) El uso del diseño de
un sistema de informático tiene efecto en el control de documentos en la empresa.

El presente trabajo de investigación tiene las siguientes justificaciones: (a)

justificación Teórica: La presente trabajo de investigación pretende mejorar el trámite
documentario con la ayuda del sistema informático; ya que es conveniente porque a partir
de los resultados obtenidos, permitirá tener datos reales los cuales sirven para la toma de
decisiones en cuanto a la mejora del sistema de información para el trámite documentario
en la empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C, con la ayuda de emplear tecnología que
facilite el trámite de sus documentos, el archivamiento y el debido proceso que implica la
recepción, es por ello que es importante realizar este análisis para contribuir con el
mejoramiento, y llevar un buen control de los documentos. (b) justificación Practica: El
presente trabajo de investigación tendrá como propósito definir las estrategias y políticas
para la producción de información necesaria y para lograr una óptima generación de
servicios de calidad; esto se percibe a partir de los hechos y acciones que se tomen a través
de esta investigación y los resultados obtenidos, de tal forma que las conclusiones y la
elaboración de una propuesta de mejora, da un realce para ser tomado en cuenta como
conocimiento y práctica. (c) justificación Metodológica: Desde el punto de vista
metodológico conlleva a la aplicación del método científico durante el desarrollo del
presente trabajo de investigación; en la cual se propone una realidad problemática, a partir
de ese punto importante se formularan los problemas, objetivos, hipótesis, lo que nos
permitirá realizar un investigación minuciosa metodológica y científico a mi investigación,
haciendo uso de la utilización de instrumentos para la respectiva recolección de información.

16
II. Método

2.1 Tipo y diseño de Investigación

La presente investigación realizada es del tipo Aplicada – Experimental, porque se

presentara un diseño de un Sistema informático de tramite documentario, lo cual permitirá
solucionar la problemática que presenta la empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C. Según
Hernández, Fernández y Bautista (2010), menciona que la investigación aplicada es donde:
“el investigador desea comprobar los efectos de una intervención específica. Los
experimentos manipulan tratamientos o intervenciones (denominadas variables
independientes) para observar sus efectos sobre otras variables (variables dependientes)”
(p.121). Del mismo modo se ejecutarán en el grupo experimental ya que, “los estudios
experimentales tienen como propósito la investigación de posibles relaciones causa-efecto
mediante la exposición de una o más grupos experimentales a una o más condiciones de
tratamiento, comparando el resultado con uno o más grupos que no recibieron dicho
tratamiento, denominado grupo control” (Frías, 2011, p.18). El enfoque es cuantitativo, que
según Hernández, Fernández y Baptista (2014), señalan que se utiliza el recojo de datos para
constrastar la hipótesis, mediante una medición numérica y el análisis estadístico, y probar
teorías, comportamientos, es decir, se formulan hipótesis y mediante el análisis estadístico
de los resultados, se deducen conclusiones. El Diseño de estudio es pre- experimental, ya
que existe una subclase de nombre diseño de pre prueba / pos prueba con un solo grupo, con
el propósito de que un grupo se le aplica una prueba previa al estímulo o tratamiento
experimental, después se le administra el tratamiento y finalmente se le aplica una prueba
posterior al estímulo” (Hernández, Fernández y Bautista, 2010, p.136). De tal manera que se
llevara a cabo mediante dos pruebas que vendrían a ser la pre-prueba (antes del Sistema
informático de trámite documentario) y una post_prueba (después del informático de trámite
documentario). En nuestro diseño se efectúa una observación antes de introducir la variable
independiente, ya que se estable la diferencia ente (O1) y (O2), antes de aplicar la
experimentación (O1) y después de aplicar la experimentación (O2). Si la prueba se
administra antes de la introducción de la variable independiente se le denomina pre test y si
se administra después que entonces se llama pos test.

17
 GE: O1 X O2

Dónde:

GE: Grupo de Experimental: Pre - Test.

O1: Pre prueba (antes de aplicar la experimentación) antes de la implementación del sistema
informático de trámite documentario
X: Variable independiente: sistema Informático de tramite documentario (Diseño del sistema
informático, el cual representa el proyecto a realizar)
O2: Post Prueba, es el resultado de realizar las pruebas ejecutando el sistema informático
de trámite documentario implementado en la empresa (medición posterior a la
experimentación con el sistema informático)

2.2. Operacionalización de Variables.

2.2.1. Definición conceptual

Variable independiente: Diseño de un Sistema informático

El sistema Informático (SI) es un grupo de componentes que se relaciona entre sí, del mismo
modo llegando a procesar, almacenar y distribuir información de manera subjetiva brindando
el apoyo a los procesos. Además de apoyar en la toma de decisiones, la coordinación y el
control de activos de una organización, los sistemas de información permiten analizar
problemas, plasmar temas complejos y crear nuevos productos apoyando a las
organizaciones alcanzar sus objetivos y alcanzar los éxitos (Laudon, 2016).

Variable dependiente: Tramite Documentario

El trámite documentario es la herramienta que está encargado de administrar la

documentación oficial y asegurar su óptima distribución, así como de organizar el sistema
de los archivos centrales, los trámites se realizan es en diferentes entidades, también en los
municipios, iglesias, universidades, empresas, etc. El tramite documentario, permite a las

18
empresas tener el control de la ubicación física y estatus, actual y pasado de la
documentación que llega, fluye y se genera dentro de ellas. (Ibérico, 2015, p.58)

Operacionalización de la variable

Tabla 1: Operacionalización de la variable dependiente: tramite documentario

Dimensión Indicadores Data Escala Niveles y

Rangos

Nivel de servicio Bajo

Registro de de documentos (00-39)
Documentos
Medio
Base de datos Nominal (39-69)
históricos
Control de Porcentaje de Alto
Documentos documentos (70-100)
localizados

Bajo (1)

Niveles y rangos Medio (2)

Alto (3)
Elaboración propia

19
Descripción de indicadores de indicadores

Tabla 2: Operacionalización de Indicadores

Indicador Descripción Técnica Instrumento Unidad de Fórmula

medida

Indica simplemente
Nivel de Nivel de servicio de documentos
el porcentaje del
servicio de
nivel de servicio de Fichaje Ficha de registro Unidad NSD = 𝑁DA 𝑥100
documentos NDR
documentos que han
NSD = Nivel de servicio de documentos
sido recibidos
NDA= Número de documentos atendidos
NDR = Numero de documentos recibidos

Porcentaje de Indica simplemente

𝐼𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑒𝑐𝑖𝑠𝑖𝑜𝑛 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑒𝑝𝑎𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠
documentos el porcentaje de Fichaje Ficha de Registro Unidad
localizados documentos PDL = NDL 𝑥100
localizados que han NDB
PDL = Porcentaje de documentos localizados
sido encontrados
correctamente NDL = Numero de documentos localizados.

NDB = Numero de documentos buscados

Fuente: Elaboración Propia

20
 Descripción de la Tabla de Especificaciones

Tabla 3: Especificaciones y actividades de la variable independiente Sistema Informático

Proceso / Actividades Resultado Técnica Actividades Indicadores

data histórica
Levantamiento de la información recolección de datos , Ficha de registró Data en Excel, SPSS
"Definición de la problemática" Obtiene información,
estudio de la problemática
Nivel de servicio
diseñar el proceso Pantallazos Ficha de registró identificar y diseñar el de documentos
Diseño del SITD del SITD proceso de SITD

Porcentaje de
desarrollo de requisitos Ficha de registró Implementación documentos
Implementación del SITD implementación y pruebas del SITD correctamente del SITD localizados
desarrollo de los requerimientos Marca un antes y después
del SITD

Capacitación de funcionamiento Acta de capacitación Capacitación capacitar

Fuente: Elaboración Propia

21
2.3. Población, muestra y muestreo.

La población es un conjunto de personas u objetos en donde se desea conocer algo en una

investigación, estos pueden estar constituidos por personas, objetos, animales, documentos,
archivos, etc. (Pineda, 1994 p.108). Así mismo Hernández Fernández y Bautista (2010) señalo
que, “la población es la totalidad del fenómeno a estudiar, donde las unidades poseen
características en común, las cuales se estudian y dan origen al dato de investigación” (p.175).
Para el presente proyecto se tiene dos poblaciones: La población de estudio estuvo dado por la
unidad de análisis siendo los tipos de documentos, en donde para el primer indicador Nivel de
servicio de documentos de la dimensión Registro de documentos, la población está conformada
por 200 documentos de servicio estratificados en 26 fichas de registro de documentos durante un
mes, para el segundo indicador Porcentaje de documentos localizados de la dimensión control de
documentos la población está conformada por 500 documentos localizados estratificados en 26
fichas de registro de documentos durante un mes, esta data histórica para las dos poblaciones se
realizó del 1 al 30 de octubre del 2019.

Así mismo según López (2004) menciona que la muestra es una parte representativa de la
población de estudio en donde reúne las características necesarias que son importantes para la
investigación (p.14). Para la presente investigación se utilizó es de muestra no probabilístico ya
que según García (2017) menciona que, es una técnica de muestreo donde el investigador hace
selección de muestras basadas en un juicio subjetivo en lugar de hacer la selección al azar; y
teniendo como técnica un muestro no probabilístico intencional ya que según Otzen (2017)
menciona que es, la técnica que se enfoca únicamente en el conocimiento y la credibilidad del
investigador. Es decir, el investigador elige solo aquellas características que cree que son los
adecuados para participar en un estudio de investigación (p.230). Para la dimensión registro de
documentos la muestra quedo conformada con 132 documentos de servicio estratificados en 26
fichas de registro, durante un mes, y para la dimensión control de documentos la muestra quedo
conformada con 217 documentos localizados estratificados en 26 fichas de registro, durante un
mes, esta data histórica para las dos muestras se realizó del 1 al 30 de octubre del 2019.

22
2.4. Técnicas e instrumentos de recolección de datos, validez y confiabilidad

Para la presente investigación se utilizó la técnica de fichaje que es “un modo de recolectar y
almacenar información, que aparte de contener una extensión, le da una unidad y un valor”, esta
técnica permite la recolección de datos, de manera más acertada Gavagnin Taffarel (2009) define
que, “el fichaje es una técnica auxiliar de todas las demás técnicas empleada en investigación
científica, donde consiste en registrar los datos que se están obteniendo en los instrumentos
llamados fichas, de tal manera que deben ser elaboradas y ordenadas, deben contener la mayor
parte de la información que se recopila en una investigación, llegando a constatar que es un valioso
auxiliar en esa tarea, donde ahorra espacio, tiempo y dinero” (p.38). El instrumento que se utilizo
es ficha de registro de documentos, en donde son instrumentos prediseñados en los que vienen
detallados previamente los ítems [...]. La ficha de registro es de fundamental ayuda para el
profesional, ya que puede registrar lo observado con la menor brevedad de tiempo para ser lo más
exacto posible y no olvidar aspectos relevantes” (Andres Sendra, 2010, p.14).

Este instrumento nos permitirá registrar los resultados del flujo del diseño del sistema de
trámite documentario en la empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C.

Ficha técnica
Nombre: Ficha de registro de documentos (Ver Anexo Nº 02).
Autor: Burga Vásquez Néstor Giankeiler (2019)
Lugar de aplicación: JR Repuestos Perú Import S.A.C
Forma de aplicación: Directa
Data: Base de datos históricos
Duración de la aplicación: 30 minutos aproximadamente.
Descripción de instrumentos:
a) Instrumento de medición en el nivel de servicio de documentos en donde consta con 132
documentos de servicio estratificados en 26 fichas de registros durante un mes.
b) Instrumento de medición en el porcentaje de documentos en donde consta con 217 documentos
estratificados en 26 fichas de registros durante un mes.

23
 La presente investigación titulada diseño de un sistema informático para el tramite
documentario en la empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C, no se realizó la validez y tampoco
la confiabilidad de instrumento, ya que para la recolección de datos se utilizaron datos reales dentro
de la base de datos histórica de la empresa.

2.5 Métodos de análisis de datos

Después de la recolección de datos, se procedió al análisis e interpretación de resultados, a través

del software SPSS v.24: Y en análisis se realizó de manera descriptiva e inferencial, haciendo uso
de tablas y figuras estadísticas; para la pruebas de normalidad se utilizó el método Shapiro-Wilk
debido a que el tamaño de nuestra muestra está conformada por 26 fichas de registro dentro de un
mes y es menor a 30, adopta una distribución normal ya que el Sig. ≥ 0.05 y para la constrastación
de la hipótesis se asumirá las pruebas paramétricas, donde se utilizó la prueba T Student.

2.6 Aspectos éticos

El estudio es original y propio, consignándose datos que fueron referenciados debidamente, que
según Miranda (2013), el conocimiento de la ley de un sobre propiedad intelectual, permite que se
utilice adecuadamente los datos de referencia, siendo relevante para la investigación. Y significa
el respeto a las normas legales vigentes sobre copia o plagio.

El presente trabajo de investigación investigación titulada diseño de un sistema informático

para el tramite documentario en la empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C, se sustenta en la
consignación de datos acorde con el Manual de Normas APA en su sexta edición.

24
III. Resultados

Después del trabajo de campo que consistió en la obtención de datos, a partir de una ficha de
registro y la revisión literaria de los marcos conceptuales de la variable. El estudio se aplicó en un
Diseño de Sistema Informático para evaluar la dimensión registro de documentos teniendo como
indicador al nivel de servicio de documentos y para la dimensión control de documentos teniendo
como indicador porcentaje de documentos localizados para el tramite documentario en la empresa
JR Repuestos Perú Import S.A.C, a continuación se presenta los resultados descriptivos y la
docimasia de hipótesis.

Resultados descriptivos.

Tabla 4: Niveles y estadística de resumen del trámite documentario de la empresa JR Repuestos Perú Import
S.A.C, 2019.
Tabla cruzada del trámite documentario “Test”
Dimensión Nivel Estadística Test Total
Descriptiva pre post
Recuento 5 0 5
bajo % dentro de
19,2% 0,0% 9,6%
Ficha de Registro
Recuento 19 7 26
Registro de medio % dentro de
73,1% 26,9% 50,0%
documentos Ficha de Registro
Recuento 2 19 21
alto % dentro de
7,7% 73,1% 40,4%
Ficha de Registro
Min= 0 Max= 100 = 0,5265 s2=0.1438 =0,7869 s2= 0.1230
Recuento 11 0 11
bajo % dentro de
42,3% 0,0% 21,2%
Ficha de Registro
Recuento 15 3 18
Control de medio % dentro de Ficha de
57,7% 11,5% 34,6%
documentos Registro
Recuento 0 23 23
alto % dentro de
0,0% 88,5% 44,2%
Ficha de Registro
Min= 0 Max= 100 = 0,3958 s2= 0,0695 = 0,7973 s2= 0,0752
Recuento 26 26 52
Total % dentro de Ficha de
100,0% 100,0% 100,0%
Registro
Fuente: Elaboración Propia

25
 De acuerdo al resultado de la tabla 3, se interpreta los resueltos de los siguientes
dimensiones: (a) registro de documentos que tiene como indicador al nivel de servicio de
documentos, donde podemos observar antes de aplicar el diseño de sistema informático, la media
se obtuvo un valor de 52,65%, con una desviación estándar que se tuvo una variabilidad de
14,38%; mientras que después de aplicar el diseño de sistema informático, la media del nivel de
servicio de documentos aumento al 78,69%, con una desviación estándar que se tuvo una
variabilidad de 12,30% tal como se aprecia en la figura 3; esto indica una gran diferencia antes y
después de la implementación del diseño del Sistema Informático. (b) control de documentos que
tiene como indicador al porcentaje de documentos localizados, podemos observar antes de aplicar
el diseño de sistema informático, la media se obtuvo un valor de 39,58%, con una desviación
estándar que se tuvo una variabilidad de 6,95%; mientras que después de aplicar el diseño de
sistema informático, la media del porcentaje de documentos localizados aumento al 79,73%, con
una desviación estándar que se tuvo una variabilidad de 7,52% tal como se aprecia en la figura 3;
esto indica una gran diferencia antes y después de la implementación del diseño del Sistema
Informático

Figura 1. Diagrama de comparación de caja y bigote entre el pre y pos del Nivel de servicio de documentos

En la figura 1: Se muestra el diagrama de compartición de caja y bigote en donde los datos

mínimos, la mediana y el dato máximo del pretest del registro de documentos que tiene como

26
indicador al nivel de satisfacción de documentos, en donde los datos antes de la aplicación eran
menos, y después de la aplicación los datos subieron en el post test del registro de documentos
tiene como indicador al nivel de servicio de documentos.

Figura 2. Diagrama de comparación de caja y bigote entre el pre y pos del Porcentaje de documentos localizados

En la figura 2: Se muestra el diagrama de compartición de caja y bigote en donde los datos

mínimos, la mediana y el dato máximo del pretest del control de documentos que tiene como
indicador al porcentaje de documentos localizados, en donde los datos antes de la aplicación eran
menos, y después de la aplicación los datos subieron en el post test del registro de documentos
tiene como indicador al porcentaje de documentos localizados.

Análisis de datos bajo la prueba de normalidad

Se procedió a realizar las pruebas de normalidad para los indicadores Nivel de servicio de
documentos y el Porcentaje de documentos localizados utilizando el método Shapiro-Wilk, debido
a que el tamaño de nuestra muestra está conformada por 26 fichas de registro y es menor a 30.
Dicha prueba se realizó introduciendo los datos de cada indicador en el software estadístico SPSS

27
v24, considerando un nivel de confiabilidad del 95%, bajo las siguientes condiciones para
determinar la normalidad:

Si:

Sig. < 0.05 adopta una distribución no normal.

Sig. ≥ 0.05 adopta una distribución normal.

Dónde:

Sig. : P-valor o nivel crítico del contraste.

Los resultados mostrados por el SPSS v24, fueron los siguientes:

Tabla 5: Resumen de prueba de normalidad del trámite documentario de la empresa JR Repuestos Perú
Import S.A.C, 2019.

Pruebas de normalidad
Shapiro-Wilk

Dimensión Indicador Estadístico gl Sig.

Registro de Pre Nivel de servicio de documentos 0.924 26 0.057

documentos Post Nivel de servicio de documentos 0.956 26 0.319

Control de Pre Porcentaje de documentos localizados 0.954 26 0.287

documentos Post Porcentaje de documentos localizados 0.928 26 0.071

a. Corrección de significación de Lilliefors

Planteamiento de Hipótesis estadísticas

Hipótesis general

H0 El uso del diseño de un sistema informático no tiene efecto en el trámite documentario en la

empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C, 2019.

Ho: µ2 = µ1

28
Ha El uso del diseño de un sistema informático tiene efecto en el trámite documentario en la
empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C, 2019.

H1: µ2 > µ1

Hipótesis específicas

H1 El uso del diseño de un sistema informático tiene efecto en el registro de documentos en la

empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C, 2019.

H2 El uso del diseño de un sistema de informático tiene efecto en el control de documentos en

la empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C, 2019.
Nivel de significación de prueba

El análisis de la prueba se asume al nivel de significación estadística de α = 0.05; y con una

confianza del 95%.

Estadístico de prueba

Por las características de la muestra y el tipo de diseño asumido, se aplicó la prueba estadística
para el análisis de datos la prueba paramétrica de la T de Student para muestras independientes.

Decisión de prueba.

Para asumir la decisión de la constrastación se tomó a:

p_valor < α = 0.05; rechazar la hipótesis nula.
p_valor ≥ α = 0.05; No se rechazar la hipótesis nula

29
Tabla 6: Resultados estadísticos de la prueba de hipótesis variable de estudio y las dimensiones

Prueba t para la igualdad de medias

Media de Sig.
Dimensión Indicador Media t gl
error estándar (bilateral)

Pre Nivel de servicio de

Registro de
documentos - Post Nivel de -0.26038 0.03718 -7.004 25 0.000
documentos
servicio de documentos

Pre Porcentaje de documentos

Control de
localizados - Post Porcentaje de -0.40154 0.02241 -17.915 25 0.000
documentos
documentos localizados

Se observa que la prueba T de Student con respecto al registro de documentos se obtenido

la experimentación donde se ha encontrado después de la comparación de datos obtenidos durante
la investigación (pre y post) es igual a -7,004, menor que el valor teórico (-1,708) se tiene que su
p valor es menor a 0.05, con una significación de 0,000, por lo tanto, se rechaza la hipótesis nula,
aceptando la hipótesis alterna con un 95% de confianza, Por lo tanto, El uso del diseño de un
sistema informático tiene efecto en el registro de documentos en la empresa JR Repuestos Perú
Import S.A.C, 2019. Para el control de documentos se obtenido la experimentación donde se ha
encontrado después de la comparación de datos obtenidos durante la investigación (pre y post) es
igual a -17,915, menor que el valor teórico (-1,708) se tiene que su p valor es menor a 0.05, con
una significación de 0,000, por lo tanto, se rechaza la hipótesis nula, aceptando la hipótesis alterna
con un 95% de confianza, Por lo tanto, El uso del diseño de un sistema informático tiene efecto en
el control de documentos en la empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C, 2019

Región Crítica: Para α = 0.05 según el valor que toma en la Tabla de Distribución t con 25 grados
de libertad es = -1.708.

A continuación, se concluye que la región critica de la prueba con respecto al registro de

documentos es: valor de T contraste es de -7.004, el cual es claramente menor que el valor teórico
-1.708. Entonces, se rechaza la hipótesis nula, aceptando la hipótesis alterna con un 95% de
confianza.

30
 Tc = -7.004

T = -1.708

Figura 3: Prueba T-Student – Registro de documentos

Del mismo modo se concluye que la región critica de la prueba con respecto al control de
documentos es: valor de T contraste es de -17.915, el cual es claramente menor que el valor teórico
-1.708. Entonces, se rechaza la hipótesis nula, aceptando la hipótesis alterna con un 95% de
confianza.

Tc = -17.915

T = -1.708

Figura 4: Prueba T-Student – Control de documentos

31
IV. Discusión

El diseño de un sistema informático surge de la necesidad de ordenamiento de los activos que

intervienen en la realización del trámite documentario, enfocados principalmente en dos
problemas; si bien es cierto en base a los resultados se analiza una comparación sobre el registro
de documentos y el control de documentos para el tramite documentario en la empresa JR
Repuestos Perú Import S.A.C, 2019.

Viendo los resultados obtenidos en la presente investigación se realiza un análisis

comparativo para el registro de documentos y para el control de documentos para el trámite
documentario. El registro de documentos, se obtuvo un valor donde existe efecto promedio de
26.04%, para el control de documentos, se obtuvo un valor donde existe efecto promedio de 40.15,
los resultados obtenidos es que aplicando el uso del diseño de un sistema informático tiene efecto
en el trámite documentario en la empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C, 2019.

La prueba de normalidad para la dimensión registro de documentos que tiene como

indicador al nivel de servicio de documentos, indica que el [Link] la muestra del nivel de servicio
de documentos en el pretest fue de 0.057, en el post test fue de 0.319, cuyos valores es mayor que
0.05, lo que confirma que adopta una distribución normal de ambos datos de la muestra. Así
mismo, para la dimensión control de documentos que tiene como indicador al porcentaje de
documentos localizados, indica que el [Link] la muestra del porcentaje de documentos localizados
en el pretest fue de 0.287, en el post test fue de 0.071, cuyos valores es mayor que 0.05, lo que
confirma que adopta una distribución normal de ambos datos de la muestra.

Para constrastar la hipótesis se aplicó la prueba T de Student con respecto al registro de

documentos se obtenido la experimentación donde se ha encontrado después de la comparación
de datos obtenidos durante la investigación (pre y post) es igual a -7,004, menor que el valor teórico
(-1,708) se tiene que su p valor es menor a 0.05, con una significación de 0,000, por lo tanto, se
rechaza la hipótesis nula, aceptando la hipótesis alterna con un 95% de confianza, Por lo tanto, El
uso del diseño de un sistema informático tiene efecto en el registro de documentos en la empresa
JR Repuestos Perú Import S.A.C, 2019. Para el control de documentos se obtenido la

32
experimentación donde se ha encontrado después de la comparación de datos obtenidos durante la
investigación (pre y post) es igual a -17,915, menor que el valor teórico (-1,708) se tiene que su p
valor es menor a 0.05, con una significación de 0,000, por lo tanto, se rechaza la hipótesis nula,
aceptando la hipótesis alterna con un 95% de confianza, Por lo tanto, El uso del diseño de un
sistema informático tiene efecto en el control de documentos en la empresa JR Repuestos Perú
Import S.A.C, 2019.

Los resultado que con el Sistema informático, el registro de documentos aumento de un

52,65%, a un 78.69%, equivale que existe efecto promedio de 26.04%. De la misma manera
Preciado, en su investigación “Alfresco en el proceso de gestión documentaria”, en donde
menciona como resultados, que para la gestión documentaria incremento el registro de documentos
de duración para realizar los registros documentarios de un 22.05%, así mismo se observa un
aumento de documentos recibidos, emitidos y registrados en 74.55%, para medir la gestión
documentaria. Arribando a la conclusión que el uso del software Alfresco sirven de apoyo a la
toma de decisiones ya que nos brindara información coherente y actualizada en los trámites
documentarios. Se puede decir que el registro de documentos incremento un valor de 52,68% a un
78,69%, esto indica una gran diferencia antes y después de la implementación del diseño del
Sistema Informático.

También se tuvo como resultado que con el Sistema informático, el control de documentos
aumento de un 39.58% a un 79.73%, equivale que existe efecto promedio de 40.15%. De la misma
manera Bastidas, en su investigación “Desarrollo e Implementación del Sistema de Tramite
Documentario en la municipalidad de Huancayo”, en donde menciona como resultados, que el
porcentaje de expedientes atendidos y localizados con respecto al 2015 se disminuyó en 20.56 días
y se incrementa en la localización de documentos en un 31.83%. Se puede decir que el control de
documentos incremento un valor de 39,58% a un 79,73%, esto indica una gran diferencia antes y
después de la implementación del diseño del Sistema Informático.

Dentro de todo este escenario es importante resaltar que el “El trámite documentario
permite a las empresas agilizar dicho proceso teniendo en si un mejor registro de los documentos
y teniendo un mejor control de la ubicación física, actual y antiguos documentos con la finalidad

33
de salvaguardar la información, ya que la información es el factor más importante en toda
organización.” (Ibérico Suárez, 2013 pág. 32).

Así mismo el Ministerio de economía y finanzas (MEF, 2014) mediante Ley N° 27444,
Ley del procedimiento administrativo general, mencionan que es necesario estandarizar y
administrar de manera eficiente el uso del sistema de información de tramite documentario (SITD),
ya que permite agilizar las fases como: Recepción, registro, derivación, distribución, seguimiento
y control de los documentos que comprende el proceso de trámite documentario (p.1), ya que
según el Ministerio de la mujer y defensa social (MIMDES,2011) menciona que el tramite
documentario tiene como finalidad proporcionar a los usuarios servicios de calidad respecto al
trámite y de solicitudes, haciendo seguimiento a la información para optimizar el flujo documental.

El sistema informático simplificará las actividades del proceso de trámite documentario

minimizando el uso de recursos y tiempo que repercuten directamente sobre los costos de esta
gestión, que requiere el proceso, materiales de ofimática y papel, alineándose a la Gestión
Administrativa Digital – cero papeles, y la contribución al cuidado del medio ambiente. (Nolasco
y Capillo, 2018, p. 19), y de esta manera ayudando a las organizaciones en la toma de decisiones
y agilizar este proceso, permitiendo así alcanzar sus objetivos.

El diseño de nuestra investigación es pre experimental porque se realizó un pre prueba y

una post prueba, utilizando instrumentos de ficha de registros. Así mismo, Cepeda (2016) en su
estudio titulado “Programa de automatización de los procedimientos de trámite documentario en
la calidad del servicio a los usuarios del Hospital Nacional Arzobispo Loayza – Lima, 2016”.
Donde tuvo un diseño pre-experimental, con muestra no probabilístico de 98 trabajadores, 49 para
el grupo control y 49 para el grupo experimental. Para la recolección de datos se utilizó como
técnica test en dos tiempos (pretest y postest), en nuestros experimentos se tiene el promedio del
pre prueba y post prueba, que existe efecto de mejora en el registro de documentos en un 26,04%,
de igual manera existe efecto de mejora en el control de documentos en un 40,15%.

Teniendo en cuenta la premisa anterior citada este trabajo se enfocó en el registro y control
de documentos, los cuales podrá reducir tiempos y minimizar perdida de documentos facilitando

34
así el control sobre los mismos. En donde Tapia (2016) en su estudio titulado “Sistema de
Información de Trámite Documentario Basado en Tecnología web para Institutos de Educación
Superior Tecnológicos de la Región Ancash en el año 2016”. Donde nos revela como resultados
alcanzados que el tiempo de registro de expedientes y documentos redujo de 2.76 minutos (100%)
a un tiempo de 1.83 minutos (65.9%), en donde se redujo el tiempo de 0.93 min, y en porcentaje
es de 34.1%, mostrando que la consulta de expedientes y documentos redujo en un tiempo de 3.49
min. (100%) a un tiempo de 0.15 min. (4.29%), con lo que respecta una reducción del tiempo de
3.34 min., que en porcentaje es de 95.71%.

Por ende el diseño de un sistema informático de trámite documentario es de gran ayuda

para las empresas ya que agilizara sus procesos de trámite documentario y del mismo ayudara en
la toma de decisiones y del mismo modo alcanzar sus objetivos. Así mismo Adriazola (2017) en
su estudio titulado “propuesta para la gestión documental de archivos escolares en chile: El
instituto nacional general José miguel carrera”, en la Pontificia Universidad Católica - Chile. En
donde nos revela que se utilizó como metodología DIRKS, la cual establece ocho etapas para la
implementación de un sistema de gestión documental, llegando a desarrollar las seis primeras: y
en donde una de las etapas es el diseño del sistema de gestión documental; ya que es el encargado
de definir la arquitectura del sistema y el entorno tecnológico, de esta manera se da como iniciado
para realizar la construcción de acuerdo a los requerimientos, así como definir los requisitos de la
implementación del sistema informático en esta etapa puede ser cambiante ya que se realizan las
pruebas con la finalidad de cumplir con los objetivos propuestos por la organización.
.
Finalmente los resultados obtenidos en la presente investigación comprueban que la
utilización de una herramienta tecnológica brinda información de fácil acceso y de manera
oportuna de los documentos, confirmando así que el uso del diseño de un sistema informático para
el trámite documentario tiene efecto en el registro de documentos con un valor de 26.04%, y tiene
efecto en el control de documentos con un valor de 40.15%, de los resultados obtenidos se
concluye que el uso del diseño de un sistema informático tiene efecto en el tramite documentario
en la empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C.

35
V. Conclusiones

En base a los resultados en la presente investigación se concluye lo siguiente: para la dimensión

registró de documentos y para el control de documentos para el trámite documentario en la empresa
JR Repuestos Perú Import S.A.C.

Primera: Se concluye que el uso del diseño de un sistema informático tiene efecto en el trámite
documentario en la empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C, 2019, donde permitió el mejorar el
registro de documentos y del control de documentos, lo que permitió alcanzar los objetivos de esta
investigación.

Segundo: Se concluye que el registro de documentos en el tramite documentario antes de la

aplicación del diseño del sistema informático fue de 52,65%, así mismo después de la aplicación
del diseño del sistema informático fue de 78.69%, representando que existe efecto promedio de
26.04%. Como se puede distinguir que el diseño del sistema informático conlleva favorablemente
a que exista efecto de mejora en el registro de documentos para el trámite documentario en la
empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C.

Tercero: Se concluye que el control de documentos en el tramite documentario antes de la

aplicación del diseño del sistema informático fue de 39,58%, así mismo después de la aplicación
del diseño del sistema informático fue de 79.73%, representando que existe efecto promedio de
40,15%. Como se puede distinguir que el diseño del sistema informático conlleva favorablemente
a que exista efecto de mejora en el control de documentos para el trámite documentario en la
empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C.

36
VI. Recomendaciones

Primero: Se recomienda plantear posteriores investigaciones o ampliar la ya existente, con el

propósito de mejorar el tramite documentario y otros involucrados con este, de esta manera la
empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C podrá mantener en mejora continua el tramite
documentario y por consiguiente podrá generar valor para su crecimiento de sí misma.

Segundo: Para futuras investigaciones se debe tomar siempre como dimensión registro de
documentos con el propósito de mejorar el nivel de servicio en de documentos, Del mismo modo
tomar como dimensión control de documentos con el propósito de mejorar el porcentaje de
documentos localizados en trabajos en cuestión a documentación.

Tercero: El diseñar un sistema informático para el trámite documentario, ayuda enormemente a

evitar molestias al realizar cualquier trámite, en donde se tendrá información segura y al momento
que se requiera. Se recomienda capacitar al personal en el uso de este diseño de sistema informático
y agilizar cualquier proceso documentario, evitando molestias de toda índole.

37
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42
 Anexos
Anexo 1: Matriz de Consistencia
TÍTULO:
Diseño de un sistema informático para el trámite documentario en la empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C, 2019
AUTOR: Burga Vásquez Néstor Giankeiler
PROBLEMA OBJETIVOS HIPÓTESIS VARIABLES E INDICADORES
Problema General: Objetivos general Hipótesis general: Variable 1: Sistema informático

¿Cuál es el efecto del diseño de un sistema Identificar el efecto del diseño de un El uso del diseño de un sistema Niveles o
Dimensiones Indicadores Data
informático para el trámite documentario sistema informático para el trámite informático tiene efecto en el trámite rangos
en la empresa JR Repuestos Perú Import
documentario en la empresa JR documentario en la empresa JR Planificación
S.A.C, 2019?
Repuestos Perú Import S.A.C, 2019 Repuestos Perú Import S.A.C, 2019
Análisis
Problemas específicos:
Objetivos específicos Hipótesis específicos: Diseño
PE1. ¿Cuál es el efecto del diseño de un Desarrollo
sistema informático en el registro de OE1. Identificar el efecto del HE1. El uso del diseño de un
documentos en la empresa JR Repuestos diseño de un sistema informático en sistema informático tiene efecto en Integración y periodo
Perú Import S.A.C? el registro de documentos en la el registro de documentos en la de pruebas
empresa en la empresa JR Repuestos empresa JR Repuestos Perú Import
Implementación
Perú Import S.A.C S.A.C
PE2 ¿Cuál es el efecto del sistema
informático en el control de documentos Mantenimiento
en la empresa JR Repuestos Perú Import
S.A.C? OE2. Identificar el efecto del HE2. El uso del diseño de un Variable 2: Tramite documentario
sistema informático en el control de sistema de informático tiene efecto
documentos en la empresa JR en el control de documentos en la Niveles o
Dimensiones Indicadores Data
Repuestos Perú Import S.A.C empresa en la empresa JR Repuestos rangos
Perú Import S.A.C

Registro de Nivel de servicio de

documentos Bajo
documentos (00-39)

Base de Medio
datos (39-69)
Porcentaje de histórica
Control de documentos Alto
documentos (70-100)
localizados

43
Anexo 2: Instrumento de investigación en el Registro de documentos

44
45
Instrumento de investigación en el Control de documentos

46
47
Anexo 3: Base de datos experimental

Registro de documentos Control de documentos

Orden PreTest Post Test PreTest Post Test

1 0.56 0.89 0.46 0.85
2 0.57 0.57 0.50 0.80
3 0.67 0.67 0.42 0.75
4 0.44 0.78 0.44 0.78
5 0.75 0.75 0.45 0.82
6 0.60 0.80 0.40 0.80
7 0.67 0.67 0.38 0.75
8 0.67 0.83 0.33 0.89
9 0.63 0.75 0.30 0.90
10 0.33 0.67 0.43 0.86
11 0.60 0.80 0.33 0.83
12 0.40 0.80 0.38 0.88
13 0.50 1.00 0.33 0.67
14 0.75 0.75 0.43 0.86
15 0.50 0.50 0.33 0.89
16 0.33 0.67 0.50 0.75
17 0.67 0.83 0.40 0.90
18 0.57 0.86 0.29 0.71
19 0.40 0.80 0.50 0.67
20 0.33 0.67 0.25 0.75
21 0.40 0.80 0.40 0.80
22 0.43 0.86 0.50 0.67
23 0.63 0.88 0.38 0.75
24 0.67 1.00 0.40 0.80
25 0.29 0.86 0.43 0.71
26 0.33 1.00 0.33 0.89

48
Anexo 4: Matriz de datos (Excel y/o spss)

49
50
51
Anexo N°5: Constancia de aceptación por parte de la empresa

2 de diciembre del 2016

Gerencia

Empresa JR Repuestos PERU IMPORT S.A.C

GERENTE: Srta. ROCIO YNES SUASNÁBAR VÍLCHEZ

CONSTANCIA
Yo, Néstor Giankeiler Burga Vásquez, identificado con DNI N° 70762600, en mi calidad de
alumno de la maestría en ingeniería de sistemas con mención en tecnologías de la
información de la Universidad Cesar Vallejo, me es grato dirigirme y saludarla a la vez, con
el motivo de solicitar permiso para realizar mi proyecto de Tesis, y de igual manera tener el
acceso a la información con fines que me permita desarrollar mi proyecto de grado, con el
objetivo de realizar un diseño de sistema informático para el tramite documentario dentro de
sus requerimientos y necesidades en su prestigiosa Empresa JR Repuestos PERU IMPORT
S.A.C con RUC N° 20517961958 y de esa manera poder terminar mi carrera.

Atentamente,

52
Anexo N° 6: Constancia de autorización del sistema

2 de Diciembre del 2019

Gerencia

Empresa JR Repuestos PERU IMPORT S.A.C

GERENTE: Srta. ROCIO YNES SUASNÁBAR VÍLCHEZ, deja en:

CONSTANCIA
Que, el Sr. Néstor Giankeiler Burga Vásquez, identificado con DNI N° 70762600, en mi
calidad de alumno de la maestría en ingeniería de sistemas con mención en tecnologías de la
información de la Universidad Cesar Vallejo, Se le otorgado el acceso a la información con
fines que me permita realizar el diseño del sistema informático para el tramite documentario
en la empresa JR Repuestos PERU IMPORT S.A.C con RUC N° 20517961958.

Se expide la presente constancia para los fines que se consideren convenientes.

Atentamente,

53
Anexo N° 7: Manual del Diseño de un sistema informático para el trámite documentario
en la empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C, 2019.

Modelado del Diseño Sistema de Tramite documentario

I. Introducción

En esta sección se describió el modelo del Diseño de un Sistema Informático de tramite

documentario, en donde se tuvo como objetivo Identificar el efecto del diseño de un sistema
informático para el trámite documentario en la empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C,
2019, y de esta manera llegando favorablemente a que exista efecto de mejora en el registro
y en el control de documentos del trámite documentario en la empresa.

1. Propósito

El propósito de este documento es permitir brindar información de las funcionales del diseño
de un sistema de información de trámite documentario, teniendo el registro y el control de la
ubicación física y lógica de la documentación que fluye y llega dentro de ella y realizar su
seguimiento, mejorando así la calidad de servicio y de la atención. Por este motivo se presenta
este manual resumido para el usuario del diseño de un Sistema de Trámite Documentario en
la empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C, 2019.

2. Requisitos Mínimos.

Para el buen funcionamiento del SITRAD, se debe tener en cuenta lo siguiente: Computadora
con acceso a la red (es decir acceso a internet); Se debe usar el navegador Google Chrome o
el Mozilla Firefox. En caso no estén instalado; Resolución de pantalla 1024 x 768 o superior.
Si es menor de lo indicado, no se apreciará el 100% del campo visual del sistema.

54
3. Diseño de Prototipos

Se muestra los prototipos o pantallas del diseño de un sistema informático para el trámite
documentario en la empresa JR Repuestos Perú Import S.A.C, 2019.

a) Inicio de Sesión del Sistema: se iniciara sesión en el Sistema de acuerdo al perfil del
usuario.

b) Menú del Diseño del sistema de Trámite: en donde se podrá registrar a personal y al
área de la empresa

55
c) Gestión de Personas: Bandeja en donde se registra a los usuarios de acuerdo al perfil
de acuerdo al privilegio si es cliente o personal de la empresa.

d) Lista de Usuarios: Se muestra la lista de los usuarios de acuerdo a su privilegio.

56
e) Tramitador de documentos: muestra el menú del tramitador de documentos

f) Reportes: Mostrara el reporte del nivel de servicio y del porcentaje de documentos

localizados

57
g) Registro de Expediente: donde se registra un nuevo expediente y donde es cargado el
documento adjunto en formato Word.

h) Lista de Expedientes: Se muestra el total de los expedientes que son registrados

58
i) Dato de Expediente: Se mostrara los registros de los expedientes a quien es derivado

j) Documentos: Muestra la acción del documento: Recepcionar, Rechazar, Derivar y

Finalizar

59
k) Reporte del Nivel de Servicio: Muestra el reporte del nivel del servicio estratificadas en 26
fichas de registro durante un mes, con: Fecha Inicio: 01/11/2019 Fecha Fin: 30/11/2019

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l) Reporte de documentos localizados: Muestra el reporte del Porcentaje de documentos
localizados con: Fecha Inicio: 01/11/2019 Fecha Fin: 30/11/2019

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