STEPHEN ROBBINS
Los inte reses del Dr. Robbins se han centrado en la investigación de los
conflictos, el poder y la política en las organizaciones, así como el desarrollo de habilidades
interpersonales eficaces. Sus artículos sobre estos y otros temas han aparecido en revistas como
Business Horizons, California Management Review, Business and Economic Perspectives,
International Management, Management Review, Canadian Personnel and Industrial Relations
Journal, y The Journal of Management Education. Sus libros han vendido más de cinco millones
de copias, han sido traducidos a 19 idiomas, y se han adaptado las ediciones para Canadá,
Europa, Australia, Sudáfrica, el mundo árabe, y la India. Actualmente se utilizan en más de 800
universidades estadounidenses.
Proceso: Se compone de distintos pasos que debemos seguir. La administración es un
proceso que se compone de 4 etapas fundamentales, que son: la PLANEACION,
ORGANIZACIÓN, DIRECCION Y CONTROL; donde cada una de estas actividades
implica el desarrollo de subprocesos, es decir, que llevas un orden establecido para que
se puedan realizar sin llegar a confundirse.
Eficacia: Es simplemente el hecho de lograr un objetivo previsto, es decir, lograr realizar
las metas establecidas.
Eficiencia: Se trata de alcanzar el objetivo con el menor costo, rápido, bien hecho y el
menor esfuerzo posible. Para ser productivo se necesita ser eficiente.
Resistencia organizacional
En cuanto a esta categoría organizacional, Robbins cita seis fuentes que son:
Inercia estructural: La cual se refiere a los mecanismos incorporados para alcanzar la
estabilidad de selección, de capacitación y de difusión, que están establecidos y que
actúan como contrapeso para mantener la estabilidad.
Un enfoque ilimitado de cambio: Si se pretende el cambio en un subsistema de la
organización lo mas probable será que falle, pues los cambio limitados a subsistemas
son anulados por el sistema mayor.
La inercia del grupo: Tiene que ver con sus normas y el deseo de no trasgredirlas a pesar
de la necesidad de lograr un buen desempeño laboral.
Amenaza a la habilidad: Y que el cambio puede convertirse en un ataque a los grupos
especializados, que pueden ya no ser tan imprescindibles.
Amenaza a las relaciones de poder: Ante una redistribución de la autoridad y de la
prerrogativas, quienes se sienten con autoridad forman un frente común de resistencia
para no perder canonjías.
Amenaza a las relaciones de recursos establecidas: Que esta relacionada con los grupos
que reciben mayores recursos y que ven en el cambio una posibilidad de reducción de
los mismos.
Qué es el control
El control es la función administrativa por medio de la cual se
evalúa el rendimiento. Para Robbins (1996) el control puede
definirse como “el proceso de regular actividades que aseguren
que se están cumpliendo como fueron planificadas y
corrigiendo cualquier desviación significativa”
Sin embargo, Stoner (1996) lo define de la siguiente manera:
“El control administrativo es el proceso que permite garantizar
que las actividades reales se ajusten a las actividades
proyectadas
Analizando las definiciones citadas notamos que el control
posee ciertos elementos que son básicos o esenciales:
Se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las
actividades realizadas.
Han de existir estándares o patrones establecidos para
determinar posibles desviaciones de los resultados.
El control permite la corrección de errores, de posibles
desviaciones en los resultados o en las actividades
efectuadas.
A través de este proceso se planifican las actividades a
ejecutar y los objetivos a alcanzar, después de haber hecho
las correcciones necesarias.
La administración en sentido formal es aquella que se
realiza en una empresa y posee cuatro funciones
específicas que son: la planificación, la organización,
la dirección y el control. Estas funciones en conjunto se
conocen como proceso administrativo y se pueden definir
como las diversas funciones que se deben efectuar para
que se logren los objetivos con la óptima utilización de los
recursos. La importancia del proceso administrativo se
valida porque su correcta implementación le permite a la
empresa no solo emplear mejor sus recursos, sino hacerse
más competitiva y productiva.
Siendo el control la última de las funciones del proceso
administrativo, cierra el ciclo del sistema al proveer
retroalimentación respecto a desviaciones significativas
contra el desempeño planeado. La retroalimentación de
información pertinente a partir de la función de control
puede afectar el proceso de planeación.
Como complemento, te invitamos a ver el siguiente video
en el que se presenta una breve y clara definición de
control, se explica cómo se lleva a cabo este subproceso,
se enuncian los principios que lo rigen y se determina su
importancia dentro de la organización.
Para qué sirve
El control sirve y se enfoca en evaluar y corregir el desempeño
de las actividades de los subordinados para asegurar que los
objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el
control, pues es solo a través de esta función que lograremos
precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado Y en caso de
existir desviaciones, identificar los responsables y revisar
dichos errores. Por lo tanto, es una medida de la eficacia del
conjunto de etapas del proceso administrativo.
Sin embargo, es conveniente recordar que no debe existir
únicamente el control a posteriori, sino que, al igual que el
planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de
previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para
determinar lo que ha ocurrido y por qué los estándares no han
sido alcanzados. De esta manera se pueden adoptar las medidas
necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del
pasado.
Entre otras razones, el control en la organización es importante
porque:
Detecta vacíos en las demás etapas del proceso
administrativo.
Establece correctivos a las desviaciones detectadas.
Detecta las tareas, funciones y/o áreas de la organización
que requieren intervención.
Proporciona información necesaria para la toma de
decisiones.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Tipos de control
De acuerdo con el momento en que se lleva a cabo se puede
establecer la siguiente clasificación:
Control Preliminar (precontrol)
o Se orienta hacia el futuro.
o Tiene como objetivo la prevención de problemas
antes de que sucedan.
o Se lleva a cabo antes del comienzo de las
operaciones.
o Diseña políticas, procedimientos y reglas para
asegurar que las actividades planificadas se
ejecutarán apropiadamente.
Control Coincidente (concurrente)
o Tiene lugar durante las operaciones.
o Incluye la dirección, vigilancia y sincronización de
las actividades para asegurar que se cumplan las
políticas, procedimientos y reglas previamente
diseñadas.
Control por retroalimentación (postcontrol)
o Acción a posteriori.
o Concentra la atención en los resultados de las
operaciones ya realizadas.
o Propone posibles correcciones para prevenir
desviaciones en las operaciones futuras.
Y, según su función se puede distinguir entre:
Control de gestión
o Compara resultados con objetivos y/o previsiones en
un periodo determinado (indicadores de gestión).
o Ámbito de aplicación transversal.
Control organizacional
o Coteja lo planeado con lo que se está realizando, es
concurrente.
o Promueve rutinas y procedimientos estandarizados.
Control directivo
o Confronta a la organización con el exterior, con su
entorno y su competencia.
o Propende por el futuro a largo plazo cuestionando si
los fines y medios han sido seleccionados
correctamente.
Objetivos del control en la empresa
De acuerdo con de Jaime (p. 13), los objetivos del control en la
empresa son:
El control de operaciones: objetivos operativos y de la
gestión del día a día.
Control de los procesos informativos y contables:
objetivos de información operativa y financiera.
El control de los resultados: objetivos funcionales y
resultados preferentemente económico-financieros.
Control de las estrategias: gestión de las estrategias a
medio y largo plazo.
El control de las responsabilidades sociales: hacia los
llamados stakeholders y otros agentes sociales externos a
los que afecta la actividad empresarial.
Niveles de control
Para Muñiz (pp. 30 – 33), el control en la práctica se conforma
por tres niveles, a saber:
1. Mínimo control. Proceso previo a la fijación de objetivos
y a la utilización de presupuestos cuyas principales
características son:
o Análisis de operaciones diarias.
o Identificación de los principales riesgos y ventajas
competitivas.
o Valoración de la estructura organizacional y los
procesos.
o Conocimiento inmediato de reportes de resultados
que son comparables en el tiempo.
o Elaboración mensual de los informes financieros
principales con algunos indicadores de gestión.
2. Control presupuestario y previsiones. Parte de la
información conferida por el nivel anterior, ya se ha
confeccionado un presupuesto y dentro de éste se han
consignado los diferentes objetivos y sus responsables.
Sus principales características son:
o Anticipación del futuro a corto y mediano plazo.
o Análisis y corrección de desviaciones de los
resultados reales versus los objetivos previstos.
o Redefinición de objetivos en función de resultados
obtenidos.
o Búsqueda de la eficiencia de la estructura
organizacional.
o Elaboración mensual del informe de control de
gestión.
o Confección mensual, anual y acumulada de estados
financieros e indicadores de gestión.
3. Control integrado de gestión. Una vez escalados los dos
niveles anteriores se busca anticipar el futuro al planificar
la estrategia a largo plazo (3 años). Sus principales
características son:
o Minimización de riesgos, amenazas y contingencias
a largo plazo mediante una planificación
estratégica que contemple las posibles crisis.
o Gestión en función de responsabilidades y objetivos
fijados en el plan, citado en el punto anterior.
o Evaluación de la dimensión y funciones de la
estructura organizacional según los resultados
previstos.
o Modificación adaptativa de la estrategia de acuerdo
con los resultados obtenidos.
o Elaboración de un plan estratégico general a tres
años, que contempla objetivos y planes específicos
por áreas funcionales.
o Elaboración de un informe de control de gestión por
departamentos y de forma general para, mínimo, tres
años.
Pirámide del control empresarial: Objetivos y niveles
de control
En el siguiente gráfico podemos identificar y relacionar los
objetivos del control con sus respectivos niveles de control. Se
denomina pirámide de control empresarial, en la que el control
operativo está en la base.