MOMENTO IV
SISTEMATIZACION DE LA ACCION REFLEXIÓN TRANSFORMADORA
Ejecución de las actividades
Según lo establecido en el plan de acción, sobre las actividades a desarrollar a lo
largo de la investigación y para darle cumplimiento a los propósitos contemplados
en la misma tenemos que, para diagnosticar el cumplimiento a cabalidad de los
procesos administrativos, se realizaron vistas a la Oficina de Planeamiento Urbano
y Rural de la Alcaldía de Miranda, donde interactuamos con los trabajadores que
laboran en la oficina, dándonos a conocer y de esta manera obtener la información
suficiente y necesaria para saber cómo se llevan los procesos administrativos en
dicha oficina.
Por otra parte, para lograr el segundo propósito el cual trataba sobre definir las
actividades que se realizan en la oficina de Planeamiento Urbano y Rural, esto con
la intención de tener conocimiento de cuantas y cuales actividades se ejecutan
para poder elaborar el manual de procedimiento de esa dependencia de la
Alcaldía de Miranda, ya que, esta oficina no posee esta información detallada de
suma importancia para conocimiento de futuros empleados y que los actuales lo
tengan presente para cumplir de manera correcta con sus actividades. Cabe
resaltar, que entre las actividades desarrolladas para cumplir con este propósito se
realizaron las correctas descripciones para cada proceso, haciendo uso de
métodos y reglamentos, los cuales fueron ubicados a través de una investigación
exhaustiva al respecto. El último propósito trazado consistió en elaborar el manual
de procedimiento con aquellas actividades prioritarias que se llevan a cabo en la
Oficina de Planeamiento Urbano y Rural de la Alcaldía de Miranda. Para la
elaboración del manual se contó con las fichas de procesos, las cuales indican de
manera general como se debe proceder ante alguna solicitud.
Asimismo, estas fichas muestran los requisitos que se deben consignar, los pasos
a seguir, las normas y políticas, así como también, quien es el personal
involucrado y los materiales y equipos requeridos para tales efectos. Por lo tanto,
con esa información que es empleada de manera general en la Alcaldía se creyó
pertinente que la Oficina de Planeación cuente con su propio manual de
procedimiento donde se indique el paso a paso de las actividades que ahí se
realizan y de esta manera, el personal este bien informado sobre cada
procedimiento a realizar, logrando con esto agilizar los procesos administrativos
de la mencionada Oficina.
Reflexiones e Implicaciones Críticas Reflexivas
Sobre la modalidad Investigación Acción Participativa
Según Cano (1997), la investigación participativa “plantea diversos enfoques
alternativos tendientes a superar las limitaciones de la investigación social; más
que una serie de métodos y técnicas puntuales, es un conjunto de proposiciones
globales que se adaptan a cada caso determinado”. Bajo esta premisa, se puede
indicar que este tipo de investigación busca aunar esfuerzos entre el conocimiento
y la experiencia para crear productos que permitan en el tiempo transformar o por
lo menos transmitir información relevante para los involucrados. En cualquier caso,
al momento de aplicar este tipo de investigación siempre será beneficioso:
Contar con la disposición y ayuda de la parte comunitaria involucrada en la
investigación.
Revisar con minuciosidad como se realiza el proceso que se quiere
abordar.
Los investigadores deben estar abiertos a múltiples propuestas; no hay que
olvidar que las comunidades siempre presentaran requerimientos a ser
atendidos y muchas veces la falta de atención de los entes
gubernamentales proporciona un “desespero” para querer resolver todos
los problemas en un primer momento.
Saber que habrá peticiones que, aunque no tengan prioridad, también son
importantes para mejorar la calidad de vida/trabajo de los involucrados.
Los investigadores deben enfocarse en un problema en particular para
darle respuesta. De esta manera se generara información útil para próximos
proyectos, la resolución de un problema en particular e impartir enseñanza
a la comunidad sobre cómo abordar otros problemas promoviendo
iniciativas de actuación posteriores
Involucrar a la comunidad en los procesos de resolución de sus propios conflictos,
es una oportunidad poco aprovechada en la parte investigativa. La información
experiencial que tiene una determinada población sobre un conflicto en especial,
teniendo la ayuda apropiada, puede dar con la respuesta más expedita y oportuna
para su solución. Es aquí donde la investigación acción participativa toma
relevancia y se convierte en hacedores de sueños, ideales, objetivos y proyectos
que en otra oportunidad solos hubieran sido ilusiones. La investigación acción
participativa representa la ocasión para que las comunidades puedan hacer
realidad sus requerimientos de bienestar.
Sobre las manuales de procedimientos administrativos
Los manuales de procedimientos administrativos, son documentos que forman
parte del control interno de una organización, indican en forma detallada y precisa
como debe hacerse una actividad en particular y quienes son los responsables
que intervienen en el proceso; es el paso a paso del mismo. Como herramienta es
extremadamente útil ya que muestran a la persona el “deber ser” o el “buen hacer”
de las cosas. Mientras más claros y precisos sean, mayor eficacia tendrán dentro
de la corporación.
En la administración pública estos documentos no pierden esta relevancia, ya que
están fundamentados en la ley de Procedimientos Administrativos y las Normas
Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República
Bolivariana de Venezuela. Sin embargo, en muchas organismos del poder público,
aunque existen los procesos, no cuentan con manuales de procedimientos que
permitan a sus trabajadores tener conocimiento concreto sobre esta información,
sobre todo al comienzo de su relación laboral, exponiéndolos a errores de
actuación que terminan afectando el desempeño de las oficinas y por consiguiente
sus relaciones con los usuarios que requieren algún servicio de la institución.
Se hace necesario entonces, que los directivos que forman parte de las
dependencias públicas tomen conciencia y se avoquen a la elaboración de los
manuales que su oficina demanda, ya que estos formaran parte de la garantía del
trabajo realizado con calidad, bien hecho, claro, conciso, transparente y ajustado a
las normativas, efectuado por sus colaboradores; sin contar que eventualmente la
actualización de dichos manuales ayudara a la oficina a estar al día en sus
procedimientos, la estandarización de los mismos y el entrenamiento de los
nuevos empleados, ya que los manuales les servirá de referencia en la ejecución
de las actividades propias de la oficina.
Sobre la experiencia
Trabajar en una investigación de acción participativa, fue una excelente
experiencia, ya que el poder elaborar un instrumento que será aplicado en un
ámbito laboral, permite:
Un acercamiento a ese mundo laboral antes de entrar formalmente.
Un entrenamiento autodidacta de cómo se realizan los procesos de la
oficina.
Conocer quienes intervienen y son responsables durante el proceso
administrativo.
Conocer su límite de actuación.
Contar con una herramienta que al estar ajustada a derecho, ofrece una
garantía legal a sus actuaciones.
Mejorar el desempeño laboral de cada empleado.
Mejorar el servicio a los usuarios que requieran tramitar documentos en la
Oficina de Planeamiento Urbano.
Mejorar el grado de aceptación social en la colectividad.
Garantizar los derechos de las personas involucradas en el proceso
administrativo.
Mejorar la sustanciación de los expedientes que reposan en la Oficina de
Planeamiento Urbano.
Fomentar el sentido de pertenencia, colaboración y participación en los
empleados.
Promover iniciativas de participación de los colaboradores para mantener
actualizado el respectivo manual.
Contar con una guía de instrucciones, cada vez que se produzca una
situación que pueda prestarse a confusión.
Los manuales de procedimientos administrativos, productos de una investigación
de acción participativa, constituyen una manera exitosa de colaboración colectiva,
que repercutirá en la transformación organizativa de la oficina y la obtención tanto
de experiencia como de conocimientos para todas las partes involucradas.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Flores, M. C. (1997). Investigación participativa: inicios y desarrollos. sin DOI,
disponible en:
[Link]
Rodrígues, N. (24 de marzo de 2024). Manual de procedimientos: qué es y cómo
hacer uno (con ejemplos). Recuperado de la web el 17 de abril de 2024.
Disponible en internet: [Link]
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