EXPEDIENTE LABORAL
iNDICE
Introducción.
Importancia del expediente laboral.
Momentos en los que se recaban elementos del expediente laboral.
Datos y documentos que integran al expediente al inicio de la relación
laboral.
Datos y documentos que integran al expediente durante la relación laboral.
Datos y documentos que integran el expediente al concluir la relación
laboral.
Relación de los elementos del expediente laboral.
Plazo para conservar los expedientes laborales.
Conclusión.
Introducción
Durante la relación de trabajo se presentan operaciones medulares para toda la
empresa, especialmente para el departamento de recursos humanos, pues se
generan datos y documentos de los trabajadores que deberán resguardarse e
integrarse en un expediente laboral.
Esto significa que el momento de contratación del personal es idóneo para requerir
a los nuevos elementos la documentación necesaria (copia del acta de nacimiento,
comprobante de domicilio, cartas de recomendación, etc.) a fin de integrar su
expediente laboral.
Asimismo, durante la vigencia de la relación laboral se deberán integrar al
expediente laboral diversos datos y documentos que amparen el cumplimiento de
las obligaciones patronales, y el momento de separación o despido es oportuno
para recabar las cartas de renuncia, las actas administrativas y los avisos de
rescisión que amparen los finiquitos o las liquidaciones laborales, con objeto de
evitar conflictos de trabajo ante las autoridades competentes por falta de los
mismos.
Comentamos al respecto, los puntos clave en la integración de los expedientes de
los trabajadores, tales como su importancia, así como los datos y documentos que
los conforman y su plazo de conservación.
Importancia del expediente laboral
El expediente laboral es útil como medio de probanza ante algún conflicto laboral,
pues el artículo 784 de la LFT dispone que en caso de que exista una controversia
laboral, la Junta de Conciliación y Arbitraje (JCA) eximirá al trabajador de la carga
de la prueba y requerirá al patrón la exhibición de documentos que demuestren los
aspectos siguientes:
1. Fecha de ingreso del trabajador.
2. Antigüedad.
3. Inasistencias.
4. Causas de rescisión de la relación laboral.
5. Término del vínculo laboral o contrato de trabajo por obra o tiempo determinado,
según lo señalado en la LFT.
6. Constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador de la fecha y causa del
despido.
7. Contrato de trabajo.
8. Duración de la jornada laboral.
9. Pago de días de descanso y obligatorios.
10. Disfrute y pago de vacaciones.
11. Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad.
12. Monto y pago del salario.
13. Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades.
14. Incorporación y aportaciones al Infonavit.
Momentos en los que se recaban elementos del
expediente laboral
El expediente laboral se integra en diversos momentos, entre ellos, los siguientes:
Inicio de la contratación
Si existe algún cambio en la contratación
Si existe algún cambio de área
Si existe una recontratación
Si existe una pausa o licencia en la contratación
Si existe una reanudación de labores
Si existe algún procedimiento Administrativo
Si existe algún procedimiento Jurídico
Prejubilación
Jubilación
Datos y documentos que integran al expediente
Al inicio de la relación laboral
El momento de contratación de personal es idóneo para requerir a los nuevos
elementos la documentación necesaria (copia del acta de nacimiento, constancia
de inscripción ante el IMSS, expedida por el último empleador, comprobante de
domicilio, cartas de recomendación, contrato individual de trabajo, etc.) para
integrar a cabalidad un expediente laboral.
Durante la relación laboral
Durante el tiempo en que los empleados prestan sus servicios al patrón se genera
el derecho a disfrutar diversas prestaciones consignadas en la ley laboral, tales
como vacaciones, prima vacacional, aguinaldo, y participación de los trabajadores
en las utilidades, entre otras.
Al efecto, el patrón deberá contar con el comprobante que ampare que se han
entregado dichas prestaciones e incluirlo en el expediente de los trabajadores.
Entre las obligaciones que se deben cumplir y de las que se debe contar con el
documento que ampare su cumplimiento, están las siguientes:
1. Pago de salarios, prima vacacional y aguinaldo.
2. Designación y disfrute de los periodos vacacionales.
3. Participación de los trabajadores en las utilidades.
4. Antigüedad en el empleo.
5. Adiestramiento y capacitación.
Al término de la relación laboral
El momento de separación o despido es oportuno para recabar las cartas de
renuncia, los avisos de rescisión y los comprobantes que amparen la entrega de
los finiquitos o liquidaciones laborales, con el fin de evitar conflictos de trabajo ante
las autoridades competentes por falta de los mismos.
Datos y documentos que integran al expediente al inicio de la relación laboral
Relación de los elementos del expediente laboral.
Solicitud de empleo
No es un documento obligatorio por ley; sin embargo, su utilidad radica en que
gracias a él se pueden obtener diversos datos del solicitante, tales como
información general, grado de estudios, habilidades y conocimientos técnicos,
características económicas, antecedentes de trabajo y motivos de separación,
conocimientos sobre el puesto que se solicita, etcétera.
De esta manera, es importante que el candidato requisite la solicitud de propia
mano, pues en caso de que haya falseado información, se tendrá constancia de
ello, por lo que es fundamental conservar el documento original.
Contrato individual de trabajo
De acuerdo con el artículo 24 de la LFT, las condiciones de trabajo deberán
constar por escrito (en un contrato individual de trabajo) y quedará un ejemplar en
poder del patrón y otro para el trabajador.
El contrato individual de trabajo deberá ser el original, y será importante verificar
que la información contenida en el mismo esté actualizada y se encuentre vigente.
Aquí lo importante es recabar la firma del trabajador, para comprobar que acepta
las condiciones de trabajo y las políticas aplicables durante la relación de trabajo.
Además, el contrato deberá contener: nombre, nacionalidad, edad, sexo, estado
civil y domicilio del trabajador y del patrón, tipo de relación laboral (por obra o por
tiempo determinado o indeterminado), el servicio que se prestará, mismo que se
determinará de la forma más precisa posible, el lugar o los lugares donde deba
prestarse el trabajo, la duración de la jornada, la forma y el monto del salario, el
día y lugar de pago del salario, la indicación de que el trabajador será capacitado o
adiestrado en los términos de los planes y programas establecidos en la empresa
y las demás condiciones de trabajo, tales como días de descanso, vacaciones y
otras que convengan las partes.
Escrito de confidencialidad
Expresamente, la LFT no establece la aplicación de los avisos de confidencialidad;
sin embargo, su artículo 56 señala que las condiciones generales de trabajo se
deben hacer constar por escrito a fin de que tanto el patrón como el trabajador
entablen una relación armoniosa de sus derechos y sus obligaciones.
Ahora bien, considerando que el artículo 134, fracción XIII, de la LFT estipula
como una obligación para los trabajadores guardar escrupulosamente los secretos
técnicos, comerciales y de fabricación de los productos a cuya elaboración
concurran directa o indirectamente, o de los cuales tengan conocimiento por razón
del trabajo que desempeñen, así como de los asuntos administrativos reservados,
cuya divulgación pueda causar perjuicios a la empresa, el patrón podrá estipular
un escrito mediante el cual el empleado se comprometa a guardar el secreto
respecto de la información o de los procesos en los que intervenga.
Plazo para conservar los expedientes laborales
Se determina el periodo de cinco (5) años como tiempo de conservación de los
expedientes laborales de carácter individual a partir de que se ordene su archivo
como asuntos total y definitivamente concluidos.
Conclusión
En conclusión, el expediente del trabajador es una herramienta fundamental para
la gestión de recursos humanos en cualquier empresa. Un expediente bien
organizado no solo cumple con los requisitos legales, sino que también es
esencial para la protección de la empresa y de los propios empleados.