Control interno

Principios del Control Interno

 Separación de las funciones de operación, custodia y registro.

 Dualidad o pluralidad de personas en cada operación.

 Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que

controlen su actividad.

 El trabajo de los empleados será de complemento y no de revisión.

 La función de registro de las operaciones será exclusivo del

departamento o área de contabilidad.

Control Interno de Caja y Bancos

 Prevenir Fraudes.
 Descubrir robos y malversaciones.
 Obtener información administrativa, contable y financiera, confiable y
oportuna.
 Localizar errores administrativos, contables y financieros.
 Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás
activos de la Asociación
 Promover la eficiencia del personal
 .Detectar desperdicios innecesarios, tanto de material, tiempo, etc.

Creación de un fondo fijo de caja

Con la finalidad de realizar pagos menores que no excedan al importe
máximo establecido por la Organización. Cuando se agote se suman los
comprobantes y se expide un cheque nominativo a cargo del encargado de
manejar el fondo y se realiza el rembolso de caja.
Cortes y Arqueos de caja periódicos y de sorpresa
Cada día deberán cortarse los registros de caja, con el objeto de conocer
la existencia a esa fecha, la cual se comprueba con arqueos efectuados
por funcionarios de empleados ajenos a contabilidad o cajeros. Cuando se
efectúan los arqueos sorpresa, se evita que los cajeros manejen
indebidamente los documentos, efectivo y valores de caja, observado una
conducta honesta. Cualquier discrepancia se investigará amplia y
satisfactoriamente.

Pago de Cheques nominativos con firmas Mancomunadas

Como regla general nunca se expedirán cheques al portador, es decir los
pagos se harán por medio de cheques nominativos con firmas
mancomunadas, con lo que la responsabilidad recaerá por lo menos en
dos personas, de preferencia funcionarios de alta gerencia ajenos a
contabilidad.

Es de hacer mención quien confirma el pago en el cheque, deberá tener

una jerarquía superior a quien revisa y aprueba comprobantes y pago; los
comprobantes de desembolso deberán sellarse con la palabra PAGO, para
que no sean aprovechados y se paguen nuevamente.

Los saldos y estados de cuenta bancarios deberán conciliarse

mensualmente, y todas las diferencias y partidas de conciliación se
investigan y comprueban amplia y satisfactoriamente.

Control Interno de la Caja Chica

 Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse
por medio de la caja chica. Los que excedan dicho límite, deberán
ser pagados mediante cheque, giro o transferencia.
 Esta cuenta solo tendrá movimiento cuando se decida aumentar o
disminuir el fondo, o en su defecto para su eliminación.
 Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
 La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la
persona responsable del mismo.
 Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán
estar aprobados previamente por el jefe de área de la administración,
además especificara en cifras y letras el monto pagado.
Revisión de la conciliación en bancos:
 Revisar que lo que esté en la póliza en el estado de cuenta y en el
documento sea lo mismo.
 Revisar los cheques no presentados al cobro durante un periodo
excesivamente largo, se investigara el motivo.
 Después de 60 días se anularan los cheques no entregados al
beneficiario.
 Revisar que las transferencias de los traslados entre bancos sean
realizados sin tanta demora.
 Revisar donde se realizan las conciliaciones bancarias.
 Revisar si realmente esa conciliación es evaluada por un
funcionario con rango superior a quien las realiza.
 Revisar si se reporta el resultado de la conciliación mensual y a
quienes.

Cuestionario De Control Interno De Caja Y Banco

Pregunta Si No N/A Observaciones

¿El administrador autoriza todas las cuentas de
cheques?
¿La empresa tiene fondo de caja chica?
¿Son los encargados de fondos de caja
independientes del empleado que es encargado
de cobros?
¿Recae la responsabilidad principal de cada
fondo de caja sobre una sola persona?
¿Se limitan los fondos en efectivo a cantidades
razonables de acuerdo con las necesidades del
negocio?
¿Se hacen cortes de los fondos en efectivo por
las personas encargadas de la custodia?
¿Están los desembolsos de caja chica
debidamente respaldados por comprobantes?
¿Están los pagos individuales de los fondos en
efectivo limitados a una cantidad máxima? De ser
así, ¿A cuánto asciende?
En los que se refiere a estos comprobantes:
¿Se reparan en forma tal que sea difícil su
alteración?
¿Están firmados por la persona que recibió el
efectivo o dispuso de él?
¿Están aprobados por algún empleado
responsable? De ser así ¿En qué momentos son
aprobados?
¿Por quién son aprobados?
-¿Se presentan para su inspección a la persona
que firma los cheques, cuando esta firma el
cheque de reembolso?
-¿Se cancelan con un sello fechado que diga
pagado, una vez que se firma el cheque de
reembolso, y antes de enviarlos al departamento
de contabilidad?
-¿Quién los cancela?
¿Se emiten los cheques de reembolso de caja
chica a favor de la persona encargada de la
custodia?
¿Está prohibido
¿Está prohibido usar los fondos de caja para
hacer efectivos cheques de funcionarios,
empleados, clientes y otras personas? De no ser
así: ¿Quién autoriza el pago de estos cheques?

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Fecha de Revisión Firma de quien lo revisa
Control Interno de Inventario

 Realizar conteos físicos periódicamente para verificar las pérdidas de

material.
 Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan
de los deterioros físicos o de robos, y procurar que solo tengan
acceso a los mismos el personal bajo su cargo.
 Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
 Hacer verificaciones para comparar el inventario físico con los libros
contables.
 Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones
de déficit, lo cual conduce a las perdidas.
 No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando
con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

Cuestionario De Control Interno Inventarios

Pregunta Si No N/A Observaciones
¿Existe algún método de evaluación de
inventario?
¿La entidad tiene designada alguna persona
responsable de las órdenes de compra de
inventarios?
¿Se cuenta con alguna medida de seguridad
para los registros de inventario?
¿Son consistentes y uniformes durante todo el
periodo contable del método de evaluación de
inventarios?
¿La entidad utiliza algún sistema de control para
llevar al día los registros tanto de los ingresos
como de los ya existentes en la bodega?
¿Cuenta la entidad con una bodega en buen
estado y que esté bien resguardada físicamente
para su seguridad?
¿Existe alguna persona encargada de la bodega?
¿Los registros contables de inventario los lleva
una persona ajena al encargado de bodega?
¿Realiza inventarios físicos periódicamente de
las existencias, la persona designada para llevar
 los registros contables?
¿La entidad recibe inventario en consignación?
¿Se comprueba la recepción de mercadería que
la misma sea entregada en su totalidad?

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Fecha de Revisión Nombre y Firma de quien lo revisa

Control Interno de Cuentas por Cobrar

 Informar al departamento de contabilidad controla que los ingresos
provenientes de las cuentas por cobrar indicadas, sean debidamente
registrados.
 Verificar que los préstamos a empleados son autorizados por un
funcionario responsable.
 Supervisar que el sistema Provea un método adecuado para
registrar en los libros contables.
 Comprobar que el total de los saldos pendientes en el registro, sea
contra la respectiva cuenta de control por alguien distinto de la
persona que custodia los documentos.
 Verificar periódicamente la cuenta de cuentas malas.

Cuestionario Del Control Interno De Cuentas Por Cobrar

Pregunta Si No N/A Observaciones
¿Se cuenta con programa de cómputo adecuado
para el control de cuentas?
¿Las cuentas por cobrar se ordenan por
vencimiento y antigüedad de saldos?
¿Se tienen listas o catálogos de clientes con
direcciones, teléfonos, otros datos?
¿Es adecuada la custodia física de los
documentos por cobrar, teniéndolos a su cuidado
personal, distinto al contador?
¿Por las diferencias de saldos en contabilidad, se
elaboran conciliaciones?
 ¿Se verifica que las cuentas por cobrar no
presenten saldos vencidos que presenten riesgos
de cobranza?
¿Con qué periodicidad efectúan arqueos de las
cuentas por cobrar?
¿Se verifican los datos de las facturas en cuanto
a cantidades y plazos?
¿Se verifica la existencia de cuentas por cobrar a
proveedores?
¿Todas las actividades de cobranza son
reguladas con políticas?
¿Se revisa la contabilidad y estados financieros
del cliente para determinar el importe del crédito
que se le va a otorgar?

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Fecha de Revisión Nombre y Firma de quien lo revisa

Control Interno de Activos Fijos

 Las cuentas de activos fijos están respaldadas por registros
auxiliares adecuados.
 Los registros son manejados por personas distintas de aquellas
responsables por las propiedades.
 Periódicamente se toman inventarios físicos de los activos fijos bajo
la supervisión de empleados no responsables por su custodia ni por
su registro contable.
 Se informa al gerente las diferencias que se presenten entre el
inventario físico, y los registros auxiliares.

Cuestionario Del Control Interno De Activos Fijos

Pregunta Si No N/A Observaciones
¿Se proyectan y aprueban los desembolsos
aplicables al activo fijo por medio del sistema de
autorizaciones?
 ¿Existe aprobación de la administración para la
venta, retiro, destrucción o grabación de activos
fijos?
¿Existen métodos para verificar que se hayan
recibido o registrado adecuadamente los activos
adquiridos?
¿Con qué periodicidad se hacen inventarios
físicos de los activos fijos?
¿Se verifica que los activos fijos en desuso o que
hayan sido vendidos, contabilidad los de baja?
¿Se protegen adecuadamente los bienes de la
empresa, incluyendo su aseguramiento?
¿Cuál es el procedimiento para los faltantes de
activos fijos que resultan de los inventarios
físicos?
¿Tiene la empresa registros individuales que
permita identificar y localizar los bienes?
¿Se hace un resguardo cuando hay una
sustitución de responsable de área?

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Fecha de Revisión Nombre y Firma de quien lo revisa

Control Interno de Pasivos:

 Comprobar que todos los pasivos que muestra el Balance General
son reales y que presentan obligaciones a la fecha del mismo.
 Comprobar que los pasivos no están garantizados por gravámenes
sobre activos o garantías.
 Verificar que los pasivos están clasificados adecuadamente,
descritos y revelados en los estados financieros, incluyendo las
notas.
 Cuestionario Del Control Interno De Pasivos
Pregunta Si No N/A Observaciones
¿Existen estudios que soporten y justifiquen su
necesidad y beneficios?
¿Existen limitaciones estatutarias para solicitar
préstamos?
¿Se tiene un adecuado control contable de las
obligaciones bancarias?
¿La gerencia designa los funcionarios para firmar
distintos documentos?
¿Se concilian periódicamente los saldos de la
cuenta de control del mayor?
¿Se cancelan y archivan adecuadamente los
documentos pagados?
¿La gerencia autoriza la contratación de todos los
préstamos?

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Fecha de Revisión Nombre y Firma de quien lo revisa

Control Interno de Proveedores

 Si pueden adquirirse mercancías o servicios sin la debida
autorización.
 Si pueden registrarse cuentas por pagar sin ser registrados.
 Si pueden originarse pasivos sin ser registrados.
 Si pueden realizarse pagos sin estar debidamente documentados.
 Si los cargos hechos a una cuenta equivocada puede pasar
inadvertidos.
 Si pueden malversarse fondos de caja menor.
 Si pueden adquirirse activos fijos o disponerse de ellos sin la debida
autorización.
 Cuestionario De Control Interno Proveedores
Pregunta Si No N/A Observaciones
¿Se requieren dos firmas autorizadas para la
aceptación de las mercancías?
¿Los precios y condiciones de la factura contra
las órdenes de compras?
¿Las cantidades facturadas contra las órdenes
de compra?
¿Se revisan los cálculos en las facturas?
¿El departamento de administración registra y
controla las entregas parciales
¿Se revisan periódicamente los precios de
compra por un empleado que no tenga conexión
alguna con compras, para cerciorarse de que
tales precios son los más convenientes para la
empresa?

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Fecha de Revisión Nombre y Firma de quien lo revisa

Control Interno de Cuentas por Pagar

 Verificar que las facturas o documentos de soportes se suministran
completos al encargado de firmar cheques y este los revisa antes de
firmar.
 Comprobar si se recibe una factura de un proveedor con quien no se
haya negociado anteriormente, se toman las medidas para
asegurarse que tal proveedor no es ficticio.
 Verificar que se cancelan satisfactoriamente las facturas y demás
documentos de soporte al tiempo de efectuar el pago, por o en
presencia de quien firma el cheque.
 Cuestionario De Control Interno De Cuentas Por Pagar

General
Pregunta Si No N/A Comentario
¿Existen procedimientos para evaluar y verificar
los saldos de los proveedores?
¿Cuenta la empresa con una base de
proveedores locales o del exterior?
¿Cuenta la empresa con procedimientos de
control de expedición y vencimiento de los
contratos existentes con los proveedores?
¿Recibe la empresa estados de cuenta de los
proveedores?
¿Existen procedimientos de conciliación entre
contabilidad y los Proveedores?
¿Efectúa la Asociación procedimientos de
confirmaciones de saldos con los proveedores?
¿Cuenta la Asociación con un control de cartera
de proveedores?
¿Se efectúan programaciones de pagos a
proveedores?
¿Existe una autorización previa por parte de la
Administración al efectuar los pagos a
proveedores?
¿Cuenta la Asociación con una persona asignada
para el control de los proveedores?

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Fecha de Revisión Nombre y Firma de quien lo revisa
 NOTAS DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS
NOTA No.1 EFECTIVO Y EQUIVALENTE
Está conformado por:
- Caja Chica Dirección Administrativa L. XXXXX
- Caja General Dirección Administrativa L. XXXXX
- Banco Atlántida cuenta ahorro #xxxxxxxx L. XXXXX
- Banco Atlántida cuenta cheques # xxxxxxxx L. XXXXX

[Link]

NOTA No.2 INVENTARIO

El inventario está conformado de la siguiente manera:

Nuestros costos de inventario suman ya que tratamos de mantener

material suficiente para la cantidad de beneficiarios del proyecto para cada
año.

NOTA No.3 CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar se detallan a continuación:
- Cuentas por cobrar a empleados L. XXXXX

NOTA No.5 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

- Mobiliario L. XXXXX
- Equipo de Cómputo L. XXXXX
- Equipo de Oficina L. XXXXX
- Equipo de Transporte L. XXXXX
[Link]

NOTA No.7 PROVEEDORES

Los proveedores están conformados de la siguiente manera:

- Proveedores nacionales L XXXXX
- Proveedores extranjeros L XXXXX
[Link]