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Proceso Administrativo en Kachea Café

Este documento describe el proceso administrativo de una empresa de café llamada Kachea Café. Explica las primeras dos etapas del proceso: planeación y organización. En la planeación se describen elementos como la misión, visión, objetivos y estrategias. En la organización se explica la división del trabajo y coordinación.

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Proceso Administrativo en Kachea Café

Este documento describe el proceso administrativo de una empresa de café llamada Kachea Café. Explica las primeras dos etapas del proceso: planeación y organización. En la planeación se describen elementos como la misión, visión, objetivos y estrategias. En la organización se explica la división del trabajo y coordinación.

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Veracruz,ver.

15-06-2023

CENTRO DE ESTUDIO TECNOLOGICOS DEL MAR


Num. 07.

CARRERA TECNICA:
Operación portuaria.

MATERIA:
Temas de Administración.

NOMBRE DEL PROFESOR(A):


Marisol Anaya Sánchez

TRABAJO:
Proceso administrativo

GRUPO ASIGNADO:
01

NOMBRE DE LOS PARTICIPANTES DEL EQUIPO:


Ixba Luna Anahí
Juárez Cervantes Hefziba
Martínez Hernández Carol Daniela
Mejía Marín Estrella Karime
Morales Mateo José Ángel
Sánchez Muciño Kevin Jaret

GRUPO:
61P2
PROCESO ADMINISTRATIVO

“Kachea Café”

Primera etapa “Planeación“


La planeación es la determinación del rumbo hacia el que se dirige la organización
y los resultados que se pretenden obtener mediante el análisis del entorno y la
definición de estrategias para minimizar riesgos con la finalidad de lograr la misión
y visión organizacional.

Tipos de planeación:
a) Estratégica: Se refiere a la planeación general es a mediano y a largo plazo,
y a partir de ésta se elaboran todos los planes de los distintos niveles de la
empresa.
b) Táctica o funcional: Comprende los planes que se elaboran en cada una de
las áreas de la empresa con la finalidad de lograr el plan estratégico.
c) Operativa: Se diseña de acuerdo con los planes tácticos.

Elementos del plan estratégico


También conocido como plan maestro o plan de negocios en el que se plasman los
elementos de la planeación.
1. Filosofía: Son el conjunto de valores, prácticas y creencias que son la razón
de ser de la organización y representan su compromiso ante la sociedad.

2. Misión: es la definición amplia del propósito de la empresa y la descripción


del negocio o giro al que se dedica, se puede apoyar en tres preguntas
¿Quiénes somos? ¿A qué nos dedicamos? ¿Cuál es el valor agregado?.

3. Visión: es el enunciado del estado deseado en el futuro para la organización,


provee dirección y estimula acciones concretas.

4. Objetivos: representan los resultados que la empresa espera obtener, son


fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente a un tiempo especifico.
Los objetivos deben reunir las siguientes características:
a) Establecerse a un tiempo especifico.
b) Determinarse cuantitativamente.
c) Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo

5. Estrategias: Son alternativas o cursos de acción que muestran los medios y


recursos que deben emplearse para lograr los objetivos.
Al diseñar estrategias es conveniente recordar que:
a) Cada decisión implica un riesgo, por lo que las estrategias deberán
evaluarse cuidadosamente.
b) Para cada objetivo deben establecerse las estrategias
correspondientes.
c) Los errores son inevitables cuando se permite que personas poco
capacitadas y con escasa visión tomen decisiones y participen en el
proceso.
d) Las decisiones deben basarse en un proceso lógico (datos
estadísticos y numéricos).
e) La participación y compromiso de los dirigentes en la implantación de
las estrategias es indispensable para que los miembros de la
organización confíen y acepten el plan.
f) Las estrategias deben relacionarse con la misión, visión y objetivos de
al empresa.
6. Políticas: Son guías para orientar la acción; son criterios lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones acerca de situaciones y
decisiones que se repiten.
Las políticas determinan un esquema de conducta que debe seguir el
personal; para que sea operante y cumpla con su finalidad, debe:
a) Establecerse por escrito y redactarse claramente y con precisión.
b) Difundirse en los niveles en donde se vaya a aplicar.
c) Actualizarse periódicamente.
d) Servir de sustento a la filosofía, misión y visión organizacional.

7. Programa: el documento en el que se plasman el tiempo requerido y la


secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar
los objetivos así corno los responsables del mismo.
Para la elaboración de un programa debe tener en cuenta los siguientes
lineamientos:
a) Ordenar en una secuencia cronológica las actividades.
b) Interrelacionar las actividades
c) Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como
los recursos necesarios.
d) Designar a los responsables.

8. Presupuestos: El presupuesto es un documento en el que se determina por


anticipado, en términos cuantitativos (monetarios- no monetarios), el origen
y asignación de los recursos para un periodo específico.
También implican una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y
de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.
Un sistema presupuestal integral debe incluir:
a) Presupuestos de operación: Abarcan presupuestos de ventas,
producción, compras, mano de obra y gastos diversos.
b) Presupuestos de capita:. Comprenden los presupuestos de
inversiones capitalizables que realiza al empresa, y de activos fijos
tales como maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario,
mantenimiento.
c) Presupuesto financiero: Incluye: balance general, estados de
resultados, flujo de caja.
Giro: Venta de postres y bebidas derivadas del café.

Filosofía
En Kachea Café lo más importante es crear un ambiente cálido, relajante y cómodo
para los clientes y empleados, ofreciendo productos de alta calidad con precios
accesibles.

Misión
Nuestra empresa ofrece productos de alta calidad además de brindar un espacio
cómodo y relajante con una atención extraordinaria al cliente.

Visión
Expandirnos a todo el estado en un mediano plazo con el propósito de ser
reconocidos por el sabor único de nuestro café de la zona de Córdoba Veracruz.

Objetivo Estrategia Política Presupuesto


Programa
s
Publicidad No usar • Publicidad • Marketing • Diario • $2,000.00
publicida en durante
d Instagram un mes
engañosa • Publicidad • Marketing • $1,000.00
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Segunda etapa “Organización”

Cuatro hombres valientes que no es conocen entre sí no se atreverán a atacar aun


león. Cuatro menos valientes, pero que se conocen bien, seguros de su
confiabilidad y consecuentemente de su mutua ayuda, atacarán resueltamente. He
ahí la ciencia de la organización.
Coronel Charles Ardant Du Picq, 1821-1870

La organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras procesos,


sistemas métodos y procedimientos tendientes a la simplificación y optimización del
trabajo.

La organización implica múltiples ventajas que fundamentan la importancia de


desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo:
a) Reduce los costos e incrementa la productividad.
b) Reduce o elimina la duplicidad.
c) Establece la arquitectura de la empresa.
d) Simplifica el trabajo.

Proceso de organización
Está constituido por:
1. División del trabajo.
2. Coordinación.

1. División del trabajo: Es la delimitación de las funciones con el fin de realizar


las actividades con mayor precisión, eficiencia y especialización mediante al
simplificación de los procesos y el trabajo.

La secuencia para la división de trabajo:


a) Describir los procesos
b) Definir las funciones más importantes.
c) Clasificar y agrupar funciones de acuerdo con los macroprocesos.
d) Establecer líneas de comunicación.
e) Definir los microprocesos.

Dentro de la división del trabajo se desarrolla la jerarquización, la


departamentalización y la descripción de actividades.
• Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una
organización por grado de importancia y mando; implica la definición
de la estructura de la empresa estableciendo centros de autoridad y
comunicación que se relacionen entre si con precisión.
• Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las
funciones y actividades en unidades especificas, con base en su
similitud.
Al realizar la departamentalización es conveniente seguir esta
secuencia:
a) Definir los procesos.
b) Listar todas las funciones.
c) Clasificarlas de acuerdo con su similitud.
d) Ordenarlas en relación con su jerarquía.
e) Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
f) Especificar las relaciones de autoridad y responsabilidad entre las
funciones y los puestos.
g) Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los
departamentos.
• Descripción de actividades: Cuando se han definido los niveles
jerárquicos y departamentos de la empresa, se requiere definir con
toda caridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en
cada una de las unidades de trabajo o puestos de los distintos
departamentos de la organización.

Estructuras de organización
Dependiendo de las características y requerimientos de cada empresa, es
posible utilizar diversos tipos de organización aplicables a la estructura de
departamentos.
1. Funcional: Consiste en agrupar las actividades análogas según su función
primordial para lograr la especialización, y con ello, una mayor eficiencia del
personal.

2. Por productos: Es recomendable en empresas que se dedican a la


fabricación de diversas líneas de productos.
3. Geográfica o por territorios: En general se utiliza cuando las áreas de la
organización realizan actividades en sectores alejados fisicamente, o cuando
el tramo de operaciones y de personal es muy extenso y está disperso en
áreas muy grandes y diferentes. Se utiliza sobre todo el área de ventas.

4. Clientes: Consiste en establecer departamentos cuyo objetivo es servir a los


distintos compradores o clientes.

5. Por procesos o equipo. Al fabricar un producto, cuando el proceso o equipo


es fundamental en la organización, se crean departamentos enfocados al
proceso (herramientas de producción), sobre todo si reportan ventajas
económicas, de eficiencia y ahorro de tiempo.

6. Secuencia. Se utiliza por lo general en niveles intermedios u operativos, es


conveniente cuando por razones técnicas o económicas se requiere hacer la
departamentalización por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo.
2. Coordinación: Es el proceso de sincronizar y armonizar las actividades para
realizarlas con al oportunidad y calidad requeridas.

Es indispensable que la división del trabajo se sustente en la coordinación,


la cual consiste en lograr al unidad de esfuerzos de forma tal que las
funciones y los resultados se desarrollen sin duplicidades, tiempos ociosos y
fugas de responsabilidad.

Modelos de organización
Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras
organizacionales que se pueden implantar en una empresa.
La determinación de al clase de organización o estructura más adecuada
depende de factores tales como el giro, magnitud, recursos, volumen de
producción, etc.
1. Lineal o funcional: Se caracteriza porque la autoridad se concentra en una
sola persona, que toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica
del mando.

2. Líneo-funcional: Es la que se usa con mayor frecuencia y se basa en


agrupar las funciones de acuerdo con las áreas funcionales de la empresa.
3. Staff: Surge de la necesidad de las empresas de contar con la ayuda de
especialistas en el manejo de conocimientos, capaces de proporcionar
información experta y asesoría a los departamentos de línea.

4. Comités: Consiste en asignar funciones o proyectos a un grupo de personas


de la empresa que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en
común los asuntos que se les encomiendan; son de carácter temporal y los
más usuales son:
a) Directivo
b) Ejecutivo
c) De vigilancia
d) Consultivo

5. Holding: Una compañía holding es una sociedad que está constituida por
diversas empresas de giros diferentes con funciones y administración
independientes. Puede ser también una empresa de la que dependan
unidades de negocio autónomas que forman parte de la empresa matriz, en
la cual cada unidad de negocio funciona independientemente y mantiene los
nombres originales de sus empresas, su identidad y sus propias estructuras.
Tipos de organigramas
1. Vertical

2. Horizontal
3. Circular

4. Mixto

Organigrama
Tercera etapa “Integración”

Si tus armas han perdido el filo, si tu ardor se extingue, si tus fuerzas es agotan y si
tu tesorería ha quedado reducida a nada, los soberanos vecinos se aprovecharán
de tu apuro para actuar. Y aunque tengas consejeros sagaces, ninguno de ellos será
capaz de trazar planes adecuados para el futuro.
El arte de la guerra,Sun-Tru, siglo IV a.C.

La integración es la función a través de la cual se eligen y obtienen los recursos


necesarios para poner en marcha las decisiones requeridas para ejecutar los
planes de acuerdo con la arquitectura organizacional.

Las etapas de la integración son:


a) Definición de necesidades y requerimientos de los recursos.
b) Establecimiento de estándares de calidad, tiempos y características.
c) Determinación de fuentes de abastecimiento.
d) Elección del proveedor más confiable.
e) Selección, adquisición y asignación de recursos de acuerdo con los
estándares de calidad.

1. Integración de recursos humanos


a) Reclutamiento
b) Selección
c) Contratación
d) Inducción

a) Reclutamiento: consiste en allegarse del mayor número de candidatos


de un puesto para seleccionar al idóneo.
b) Selección: Es un conjunto de etapas mediante las cuales se realizan
evaluaciones con características determinadas y actitudes de los
candidatos a un puesto.
c) Contratación: Cuando el candidato ha aprobado todas las etapas
anteriores, se realiza la entrevista de contratación donde se le informa su
aceptación y las condiciones del trabajo y del puesto.
d) Inducción: Es la introducción y bienvenida hacia la empresa, los
compañeros y el puesto.

2. Integración de recursos materiales


La integración de recursos materiales tiene como finalidad seleccionar a los
proveedores confiables que garanticen el suministro de materiales de calidad
y en el tiempo requerido, así como efectuar el proceso de las adquisiciones
y registro, darle seguimiento puntual, y asegurar la recepción en cantidades,
calidades y tiempos óptimos. Los materiales se organizan en almacenes o
inventarios que pueden ser de materia prima, de productos en proceso y de
productos terminados.

3. Integración de recursos informáticos y tecnológicos


Independientemente del giro de la empresa, se requiere una infraestructura
tecnológica. Algunos puntos a considerar para la adquisición de tecnología
son:
a) Servicios red
b) Recursos financieros disponibles.
c) Tiempo estimado y duración del uso del equipo.
d) Velocidad requerida.
e) Seguridad informática.
f) Tamaño de la organización y recursos.

4. Integración de recursos financieros


La integración de recursos financieros consiste en conseguir fuentes de
financiamiento internas o externas así como invertir los excedentes de dinero
con el máximo rendimiento.

Recursos humanos
Catálogo de puestos
Puesto Perfil Funciones/actividades
Gerente General Licenciatura en ▪ Controla
administración o actividades
economía. ▪ Dirige la empresa
▪ Controla a los
trabajadores
Administrador Licenciatura en ▪ Encargado de la
administración. compra de
insumos
▪ Supervisa a los
empleados
▪ Lleva el control de
mantenimiento y
limpieza de los
equipos
Contador Licenciatura en ▪ Asesoría sobre
economía. estrategias
fiscales
▪ Ve presupuestos
▪ Pago de nominas
a empleados
▪ Encargado del
flujo de caja
Marketing Licenciatura en ▪ Lleva a cabo el
mercadotecnia o diseño proceso de fijación
gráfico. de precios junto
con el Gerente
general
▪ Investiga la
situación del
mercado
▪ Impulsa el
posicionamiento
de la marca
Barista Conocimiento de ▪ Preparación de
preparación de café. diferentes tipos fe
café
▪ Asesora a los
clientes sobre los
diferentes tipos de
café
▪ Encargado de
moler el café
Cajero Preparatoria ▪ Lleva el registro y
Mayor de edad control de los
Con conocimientos movimientos de la
contables caja
▪ Realiza
diariamente
cierres y arqueos
▪ Prepara informe
diario de la caja
Mesero Preparatoria ▪ Toma las órdenes
Mayor de edad de alimentos y
bebidas
▪ Limpia mesas
▪ Sirve los
alimentos y
bebidas
Limpieza Secundaria ▪ Limpia baños
Mayor de edad ▪ Barre o aspira,
lava y pule pisos,
muebles y otros
enseres de la
instalación
▪ Lava trastes
Repartidor Mayor de edad ▪ Descarga y lleva
Conocimiento en manejo los productos
hasta el domicilio
del cliente
▪ Planifica rutas y
horarios de
entrega
▪ Maneja

Recursos materiales

Insumos: Cantidad:
o Café o 3 Kg
o Hielo o 22 L
o Leche o 25 L
o Crema batida o 0.6 Kg
o Yogurt de Vainilla o 11 L
o Jarabe de chocolate o 4 Kg
o Azúcar o 3 Kg
o Agua o 12 L
o Helado o 1 Kg
o Fresas o 6 Kg
o Cocoa en polvo o 3.6 Kg
o Jarabe de capuchino o 3.5 L
o Jarabe de vainilla o 0.3 L
o Leche condensada o 2.5 L
o Vasos
o Platos
o Tazas
o Cubiertos
o Popotes
o Servilletas
Productos para comercializar:
o Pastel de chocolate
o Pastel de fresa
o Pay de Limón
o Pan
Inmuebles
o Sillas
o Mesas
o Bancos
o Barra
o Vitrina
o Botes de basura
(Nestle, 2021)
(Finerio Emprendimiento, 2019)
Recursos tecnológicos

Costo
Trituradora de hielo $1,552.00
Cafetera expreso $7,499.00
Molino de café automático $1,160.00
Refrigerador $17, 535.00
Licuadora $1,200.00
Maquina de hielo $3,000.00
Bascula de café $200.00
Caja registradora $3,630.00
Tablet $3,003.00
Moto $17,000.00
App: Loyverse Software TPV

(Mercado libre, 2023)


(Mercado libre, 2023)
Cuarta etapa “Dirección”

La dirección es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura


organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del personal a través de la
motivación, la toma de decisiones, la comunicación y el ejercido del liderazgo.
Etapas:
a) Toma de decisiones: La toma de decisiones es el proceso sistemático y
racional a través del cual se selecciona, entre varias alternativas, el curso de
acción óptimo.
Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los
negocios; y, en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en
gran parte el éxito de cualquier organización.
Esta etapa forma parte de la dirección porque constituye una función que es
inherente a los gerentes, aunque resulte obvio mencionar que a lo largo de
todas las etapas del proceso administrativo se toman decisiones, por lo que
algunos autores la consideran en la etapa de planeación.

b) Motivación: En su acepción más sencilla, motivar significa mover, conducir,


impulsar a la acción. Tradicionalmente se ha considerado que la función del
gerente es motivar al personal para que éste sea más productivo.
Sin embargo, la administración moderna postula que un adecuado estilo de
dirección promueve las condiciones necesarias para que el personal se
automotive y se autodirija. Precisamente, la distinción básica entre un líder y
un gerente consiste en que al primero la gente lo sigue porque inspira un
sentimiento de confianza y compromiso; mientras que el segundo (el gerente)
tiene que empujar o motivar al personal para que trabaje. La cualidad
esencial del líder es que establece las condiciones para que la gente se
automotive, diferencia del ejecutivo no líder, quien intenta constantemente
motivar a su personal, ya que éste se ha acostumbrado a trabajar sólo
mediante la relación estímulo-respuesta.
La motivación es el proceso a través del cual se impulsa la conducta del
personal hacia el logro de los objetivos.
Es importante que el directivo conozca las teorías de motivación más
importantes, ya que para incrementar la productividad y la calidad del
personal es necesario comprender los factores que influyen en la motivación
durante el trabajo, de tal forma que sea posible establecer aquellas
condiciones necesarias para lograr la motivación. Tres son las teorías más
importantes acerca de la motivación: la jerarquía de necesidades de
Abraham Maslow, la motivación e higiene de Herzberg y las necesidades
secundarias de McLelland.

c) Comunicación: La comunicación es un aspecto clave en el proceso de


dirección.
La comunicación es el proceso a través del cual se trasmite y recibe
información.
Se clasifica en:
a. Vertical: Cuando fluye de un nivel administrativo superior a uno inferior,
o viceversa: quejas, reportes, sugestiones, órdenes, instrucciones.
b. Horizontal: Cuando se presenta en niveles jerárquicos semejantes:
correspondencia interna, memoranda, circulares, juntas, etcétera.
c. Verbal: Cuando se trasmite oralmente.
d. Escrita: Cuando se difunde mediante material escrito o gráfico.
e. Forma:l Cuando surge de la estructura y procesos de la empresa.
f. Informal: Cuando se origina en la relación personal de los miembros
de la organización.
Requisitos de la comunicación efectiva
Una comunicación eficaz implica la existencia de los siguientes requisitos:
• Claridad La comunicación debe ser clara; el lenguaje en que se
exprese debe ser accesible a los receptores.
• Integridad La comunicación debe servir como lazo integrador entre los
miembros de la empresa.
• Aprovechamiento de la comunicación informal La comunicación es
más efectiva cuando la administración utiliza la comunicación informal.
• Equilibrio Toda acción administrativa debe acompañarse del plan de
comunicación correspondiente.
• Moderación La comunicación debe ser la estrictamente necesaria y
concisa.
• Difusión La comunicación formal de la empresa debe efectuarse por
escrito y darse a conocer.

d) Liderazgo: Consiste en inspirar y guiar a los subordinados hacia el logro de


los objetivos de la organización.
El estilo de dirección o de liderazgo se refiere al conjunto de cualidades y
técnicas que el gerente ejerce para dirigir a sus subordinados.
El liderazgo está constituido por tres elementos: autoridad, delegación y
supervisión. Es la facultad para dar órdenes y exigir que sean cumplidas.
La autoridad es el ejercicio del poder. Uno de los elementos más importantes
de la autoridad es el ejercicio del mando o poder.
Tipos de autoridad
• Formal Cuando emana de un puesto superior para ser ejercida sobre
otras personas.
• Personal o informal Se origina en las características y capacidades del
individuo. b) Delegación: Aquí se manifiesta claramente la esencia de
la dirección, ya que administrar es hacer a través de otros. (Cavia,
Dirección, 2017)

Quinta etapa “Control”

El control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen


estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir
desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones.

Etapas:
a) Establecimiento de estándares: Un estándar es la unidad de medida que
sirve como modelo, guía o patrón, para efectuar el control.
Los estándares deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de
resultados; también son conocidos como indicadores.
b) Medición de resultados: La medición de resultados consiste en la aplicación
de unidades de medida para evaluar la ejecución y los resultados.
La medición implica la determinación, detección de fallas, desviaciones o no
conformidades en relación con los estándares. El establecimiento de las
unidades de medida en ocasiones resulta complejo, sobre todo en áreas con
funciones eminentemente cualitativas. Para llevar a cabo esta función se
utilizan primordialmente los sistemas de información y los indicadores. La
efectividad del proceso de medición dependerá directamente de la
información recibida, la cual debe ser: oportuna, es decir, que se aplique a
tiempo; confiable o exacta; válida, lo que implica que mida realmente el
fenómeno en cuestión con unidades de medida apropiadas; y fluida, o que
se canalice por los medios de comunicación más adecuados.
c) Corrección
La corrección es la aplicación de medidas para eliminar las desviaciones o
no conformidades en relación con los estándares.
Antes de iniciar la acción correctiva es importante reconocer si la desviación
es un síntoma o una causa. Existen diversas técnicas para determinar la
causa real del problema; entre éstas destacan las siete herramientas de
Ishikawa.
d) Retroalimentación: La retroinformación consiste en la retroalimentación de
los resultados obtenidos para efectuar mejoras en el [Link] la calidad
de la información depende el grado y rapidez con que se retroalimente el
sistema. La retroinformación es fundamental para lograr la mejora continua,
y es el sustento de la planeación. (Cavia, 2017)
Bibliografía
(s.f.). Obtenido de
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420971/name/Control%[Link]
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