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Taller III planeación. Análisis estructura organizacional.
Diana Patricia Hurtado Rodríguez.
ID: 911993
Didier Alexander Nova Hernández.
ID: 912420
Corporación universitaria minuto de Dios
Facultad de ciencias empresariales
Administración de empresas
NRC. 40-62235. Planeación y organización
Tutor: Julián Andrés Martínez Rincón.
Bogotá marzo 9, 2024.
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1. Estructura organizacional de la empresa Quala S A:
La estructura organizacional, es el esquema que utiliza una empresa para definir con
claridad sus jerarquías de responsabilidades, cargos y funciones. De esta manera le permite
identificar y describir cada área, cargo y puesto de trabajo, así como pretende detallar las funciones
de cada individuo de la organización. Por último, podemos decir que es considerada la base o
infraestructura para delinear la autoridad y procesos de comunicación de cualquier sistema de
trabajo y se desarrolla en esencia para establecer cómo opera una organización.
La empresa Quala utiliza el organigrama jerárquico ya que siendo una multinacional de
alta envergadura, le es necesario establecer las jerarquías pertinentes para la optimización de los
procesos y el logro de los objetivos propuestos. A continuación, plantearemos la estructura de la
empresa Quala S A.
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2. Factores internos que afectan la empresa:
Algunos de los factores más significativos revisados a partir del esquema organizacional,
es el tamaño de la empresa; y como existe una gran jerarquía para controlar cada uno de los
esquemas de ese control, el hecho es que las jerarquías son poco flexibles y más piramidales lo
cual implica así mismo la falta de autonomía para la toma de decisiones a la hora de asumir
riesgos. Esto, a su vez implica falencias de la capacidad para adaptarse a los cambios y asumir con
creatividad más formas de crecimiento y desarrollo.
Por otra parte, la misión y visión de la empresa no solo deben ser un lema o eslogan que
propongan una vía de mercadeo sino la síntesis vital de la constitución de la empresa lo cual es
una falencia puesto que existen incongruencias dentro de los lineamientos propuestos por la misa.
Ya que su tamaño actual desborda las planeaciones de su visión.
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Algo fundamental dentro de los factores que más afectan a esta empresa es la distribución
de los cargos y el personal que maneja, pues al ser una empresa tan grande necesita no un sistema
piramidal, sino que requiere de una mayor separación y descentralización de funciones y
operaciones tan especializadas como el tamaño del negocio lo amerite.
Por último y no por ello menos importante, determinaremos la ética que debe tener los
empleados ya que ellos son el corazón de la empresa, pues sin ellos la empresa no existiría. Es
imperativo aclarar que si el empleado tiene una estabilidad no solo laboral sino emocional podrá
tener una productividad mejor y una forma de afrontar los retos que la misma empresa propone.
Por otra parte, en cuanto a las debilidades algunos de los factores que mencionaremos a
continuación, causan demasiada rotación en el personal operativo lo que relentiza los procesos
debido a que siempre se está contando con operarios de poca experiencia.
Debilidades:
No hay prestaciones extralegales.
La contratación por medio de temporales
Horarios muy extensos en temporada alta
Existen falencias en los tiempos de las entregas
Tienen una atención al cliente poco eficiente
Al estar pendientes de muchos productos en el mercado afecta en su eficiencia en la
practicidad.
Fortalezas:
Cubrimiento de un todo el territorio nacional e internacional.
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Competitividad en productos de calidad.
Altos presupuesto para invertir en publicidad y anuncios.
Competencia en productos más económicos y de buena calidad
Buen nivel de directivos.
Buen desempeño de los sistemas de información.
Personal competitivo.
3. Analizar los factores externos que afectan a la empresa.
Uno de los factores más influyentes de manera negativa en el gran tamaño de Quala, motivo
por el cual se ha estado empleando un largo tiempo en fortalecer y reorganizar de manera
consecutiva las jerarquías en las diferentes sedes, como también en cada uno de sus distritos.
Sin embargo, no todo es negativo porque en cuanto al uso de las TIC, están implementadas
en todas las áreas y procesos, desde un people soft para el ingreso y salida del personal, hasta
robustos sistemas contables, diferentes herramientas en el área logística como también en la planta
de producción.
Tamaño de la empresa.
Disponibilidad y uso de las TIC.
Cambios en el entorno y el sector.
Actividad económica de la empresa y su comportamiento en el mercado.
4. Determinar las problemáticas derivadas de los factores que afectan a la empresa.
A nivel mundial uno de los aspectos más trascendentales del desarrollo humano es la
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transformación de bienes y servicios, fruto de los avances y logros científicos y tecnológicos. que
se han obtenido a lo largo de la historia. Esta actividad se conoce en la economía productiva, como
proceso. El conjunto de fases o serie de pasos interrelacionados, organizados y sistematizados cuyo
fin es alcanzar un objetivo determinado. Si bien la certificación de calidad bajo la norma ISO-9001
versión 2015, no es de obligatorio cumplimiento, si es de vital importancia cuando se busca el
crecimiento de la empresa, permite documentar los procesos a nivel interno de la organización,
además de generar una cultura de mejora continua y permanente. El lograr gestionar el sistema de
gestión en las entidades abre una brecha muy importante de competitividad, ya que al tener un
sistema de calidad consolidada permite abrir relaciones internacionales en el cual se puede ofrecer
bienes y servicios a mayor masa, ya que la mirada del mundo está en la empresa que demuestran
tener solvencia de calidad, el cual se ve reflejado en el quehacer diario y el enfoque que le dé al
cliente.
De ese modo la calidad dentro de una empresa es un factor importante que produce
satisfacción a sus clientes, empleados y accionistas, y dota de herramientas prácticas para una
gestión integral. En la actualidad es necesario cumplir con los estándares de calidad para poder
competir en un mercado cada vez más exigente y competitivo. (AleisSistemas, 2016).La
implementación del concepto de calidad en nuestros días ha tenido grandes avances que satisfacen
esencialmente al cliente interno como externo que han suministrado en todos nuestros ámbitos la
excelencia y la perfección de las cosas, mas no todo ha sido fácil ya que en la implementación de
los procesos internos de calidad al interior de la empresas y procesos de nuestro diario vivir hemos
encontrado obstáculos como lo es el liderazgo desde la dirección y el conocimiento del personal
responsable de la implementación de los proceso de calidad. En el transcurso de la corta historia
de Quala S.A. no se ha evidenciado la necesidad desertificarse ante algún tipo de modelo de gestión
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que le permite asegurar de manera consistente la mejora del desempeño y la eficacia de los
procesos ya que internamente desarrollaron, implementaron y ejecutaron un sistema integrado de
gestión que les ha permitido llevar a la compañía a un nuevo estadio, aunque los SIG han tenido
un enorme éxito en este corto tiempo aún cuenta con mejoras que queremos atacar dentro del
análisis del problema identificado. Quala S.A. cuenta con un sistema integrado de gestión interno
dentro de los cuales se establecen mecanismos importantes como la Gestión del Conocimiento,
Gestión de Calidad y Seguridad y Salud en el Trabajo. Este SIG le ha permitido a la compañía
consolidarse como una de las multinacionales más exitosas en los últimos años en la producción y
comercialización de productos de consumo masivo, la compañía no cuenta con una certificación
de calidad dentro de las normas internacionales ISO. La forma de redactar de las actividades y/o
conceptos utilizados en la redacción de los documentos que se publican en el sistema de gestión
de gestión del conocimiento no es clara y entendible lo que genera dificultad para transmitir el
conocimiento de una manera eficaz, donde según la norma ISO 9001 en (Disponible en:
[Link] 2015)El volumen en el proceso de revisión y publicación de documentos
dentro de la compañía en el sistema integrado de gestión de Gestión del Conocimiento es elevado
lo que genera limitaciones al personal del área de auditoría para su revisión , justificado según la
norma ISO 9001 en “el numeral 9.2 Auditoría interna La auditoría interna debe entenderse como
una evaluación para identificar evidencia objetiva de conformidad con los requisitos, no solamente
como un aporte de documentación sin objetivo claro”.
Soportando el punto anterior, en el siguiente histograma podemos visualizar la demanda
creciente que en los últimos años ha tenido la emisión de documentos por parte de
la compañía, los cuales para su publicación deben ser revisados por las áreas de Auditoría
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y Gestión del Conocimiento lo que genera un esfuerzo adicional por parte de estas áreas para
garantizar que la información suministrada dentro de los documentos que se solicita publicar.
5. Plantear acciones de mejora para enfrentarlas.
La propuesta de mejora continua para la empresa Quala S.A, viene de un interrogante
descrito en la pregunta problema del presente trabajo integrador: ¿Cómo generar una propuesta de
mejora en los sistemas Integrados de gestión de la empresa Quala S.A. que facilite la
estandarización de documentos e información, permitiendo la fácil comprensión para las personas
interesadas? De acuerdo con la pregunta problema encontrada dentro del planteamiento del
problema, se pudo delimitar utilizando herramientas de mejora continua, esto con el fin de que se
indagara del porque se está presentando y como esto puede repercutir en la empresa si no se toma
las acciones de mejora, de tal manera que se pueda comenzar a abordar las posibles causas. para
llevar a cabo el análisis de la situación se utilizaron 4 herramientas de mejora continua las cuales
sirvieron como mecanismos de análisis. Uno de los mayores problemas detectados en la utilización
de las herramientas de mejora continua es la cantidad de información que maneja la empresa Quala
la cual en su gran mayoría se encuentra desactualizada y no documenta. El 36% de la
documentación de los sistemas integrados de gestión de Quala S.A. se encuentran desactualizados,
lo que genera alto riesgo de la calidad en los procesos internos de la compañía, Dentro del siguiente
Pareto podemos observar que el 80% de los documentos que se encuentran desactualizados están
canalizados principalmente entre los Instructivos y Formatos de la compañía, lo que da un claro
panorama que el enfoque que ha hecho que Quala sea exitosa hasta este momento se haya
redefinido, estos documentos son la base de la curva de aprendizaje y de conocimiento con el cual
cuenta la compañía.
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Conclusiones.
En primera instancia se observará y recogerá la información de los procesos definidos por
la empresa Quala en su mapa de procesos, con el fin de general una estadística representativa que
lleven a definir el tamaño de la muestra a estudiar y de ese modo comenzar analizar el porcentaje
de información manejada por la empresa sobre el total de la información documentada existente,
actualizada y difundida
El revisar el estado de la información documentada de la empresa Quala le da un panorama
completo de cómo la empresa está manejando su sistema de gestión documental y de calidad ya
que los dos sistemas van alineados a la mejora continua de la entidad y a su vez permite evaluar y
determinar cómo están los procesos y como interactúan en búsqueda del cumplimiento normativo
y del cumplimiento a los requisitos de los clientes.
El revisar el estado de la información documentada de la empresa Quala le da un panorama
completo de cómo la empresa está manejando su sistema de gestión documental y de calidad ya
que los dos sistemas van alineados a la mejora continua de la entidad y a su vez permite evaluar y
determinar cómo están los procesos y como interactúan en búsqueda del cumplimiento normativo
y del cumplimiento a los requisitos de los clientes
Por último, cabe recordar los factores que determinan o que son claves al momento del
diseño y la creación de una organización, que muestran la importancia que tiene la alta gerencia
en el diseño y la estructuración, para poder mantenerse, posicionarse y lograr los objetivos y metas
como empresa y también trascender a niveles de competitividad y crecimiento institucional y
también teniendo en cuenta que: “la organización es el proceso que más cambios ha presentado
durante los últimos años, debido a las modificaciones drásticas en el entorno. En este proceso de
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organización, el desafío para los directivos ha sido diseñar una estructura organizacional que
permita a las personas realizar su trabajo de forma eficiente y eficaz y, que, a su vez, lleve a la
compañía a ser competitiva. (Robbins y Coulter 2014)
Cadena de Mando. Es la base de todo modelo organizacional. ...
Nivel de centralización. ...
Margen de control. ...
Grado de especialización. ...
Formalidad estructural. ...
Formación de departamentos. ...
Estructura organizacional formal. ...
Estructura organizacional informal.
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Referencias.
Proceso administrativo para las organizaciones del siglo XXI. Bernal Torres. C. A; Sierra
Arango. H. D.
[Link]
Fundamentos de la organización de empresas. Aguado Fernández. J.
[Link]
organizacion-de-empresas?location=3
Proceso administrativo- organización. Pacheco. L.
[Link]