CURSOGRAMAS
Un cursograma se utiliza para representar gráficamente las rutinas o procedimientos administrativos de una
organización, es decir, permite representar sintéticamente la secuencia de acciones que se realizan para
satisfacer las distintas finalidades de la organización.
Los cursogramas muestran los sectores, los soportes de información, y un detalle de cada proceso para
lograr una completa interpretación del sistema (o procedimiento) que se está representando.
Utilidad
Los cursogramas permiten indicar:
cuántos formularios se emiten cada vez,
cómo se ordenan los archivos y de qué tipo son,
cómo se distribuyen los formularios y hacia dónde se dirigen,
qué operaciones se llevan a cabo,
qué controles se realizan en los procedimientos,
qué decisiones se toman como consecuencia de los controles, etc
De esta forma se puede verificar si la descripción del procedimiento es completa, permitiendo la detección
de errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones a fin de subsanarlos y lograr procedimientos más
eficientes.
En conclusión, los cursogramas permiten evaluar, a través del análisis, dónde existen problemas que afectan
al control interno de la organización.
Elementos
Se dibujan columnas que representan cada sector funcional que interviene en el procedimiento. Dentro de
cada una de ellas, según corresponda, se grafican símbolos definidos según Normas IRAM, que representan
secuencialmente las operaciones y controles que se efectúan, así como también la emisión y distribución de
los formularios necesarios para llevar a cabo las actividades.
Simbología (según Normas IRAM):
Símbolo Denominación Descripción
Representa toda acción de elaboración, modificación o incorporación de
Operación información, por ejemplo: emisión de un documento, incorporación de
información sobre el mismo, autorizaciones, firmas, consultas.
Representa toda acción de verificación: cotejo entre comprobantes,
Control comprobación, constatación, examen sobre los datos contenidos en un soporte de
información, verificación de cálculos, validez de autorizaciones, etc.
Representa toda acción conjunta de consulta de datos para constatar la validez de
Control con operación
los datos contenidos en un soporte de información.
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Representa toda detención transitoria del proceso en espera de un acontecimiento
Demora
determinado.
Representa el almacenamiento sistemático en forma temporaria de elementos portadores
de información. En estos tipos de archivos se realizan consultas sistemáticas por lo que
Archivo Transitorio deben presentar un ordenamiento adecuado a fin de ser posible efectuar modificaciones
o procesamientos.
Representa el almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos
portadores de información. El carácter de permanente se refiere a que la
Archivo Definitivo
documentación se retiene prolongadamente por disposiciones legales o a los fines
de consultas durante los procedimientos.
Representa la eliminación de la información , se destruya o no el elemento
Destrucción
portador de la misma.
Se utiliza para indicar que en el procedimiento pueden originarse distintos cursos
Alternativa
de acción y opciones.
Formulario o soporte
Representa el elemento portador de la información, ya sea escrita o magnética.
de información
Representa el conjunto de acciones que se desconocen o que, definidas, no
Proceso no
interesa representar. Normalmente comprende procedimientos que se realizan
representado o no
fuera de la organización o que no se explicitan a fin de simplificar la graficación
relevado
o por falta de información acerca del procedimiento.
Representa el traslado físico del elemento portador de información. La flecha
Traslado indica el sentido de la circulación. Es el símbolo que une a los otros símbolos del
procedimiento.
Representa el desplazamiento de la información sin desplazamiento físico de los
elementos que intervienen en el proceso. La flecha indica el sentido de
Toma de información
circulación. Se utiliza para indicar todo dato que se extrae de un archivo, listado,
etc. para ser incorporado al circuito administrativo.
Representa el nexo entre procedimientos o procesos. Se aplica para:
Conectar cursogramas entre sí.
Conector Conectar procedimientos graficados en varias páginas.
Conectar partes distantes de un cursograma.
Técnicas para la diagramación (según Normas IRAM):
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1. Dirección del diseño: El desplazamiento de las operaciones se deberá realizar en forma descendente
(cuando las operaciones se realicen dentro de una misma columna o unidad funcional) y en forma
horizontal (cuando la información se traspase de una unidad funcional o columna a otra). Como la
determinación de los sectores funcionales se va colocando en columnas comenzando por la izquierda
de la hoja a medida que van apareciendo, el desplazamiento del diseño tiene una orientación de
izquierda a derecha.
2. Ubicación de símbolos: Los símbolos se ubicarán dentro de columnas que representan, cada una,
una unidad o sector funcional. Las columnas se separan con rayas, y los símbolos deberán graficarse
centrados en cada columna donde se desarrollen las actividades que representan.
3. Líneas de traslado o de toma de información: Se dibujan utilizando líneas rectas continuas o de
trazos según corresponda, indicando el sentido con una flecha.
4. Cruce de líneas: En lo posible debe evitarse el cruce de líneas verticales y horizontales. Cuando sea
inevitable, se utilizarán puentes en forma de media circunferencia. Ésta se dibujará sobre la línea que
cruza a otra ya dibujada de manera que la concavidad tenga el mismo sentido de la línea a la que
corta. Por ejemplo:
5. Uniones de líneas secuenciales: Las uniones de líneas de secuencia, tanto de traslado como de toma
de información siempre se efectúan en ángulo recto.
6. Entrada y salida de líneas a los símbolos: La entrada de líneas a los símbolos podrá efectuarse por la
parte superior o lateral izquierda, y su salida por la parte inferior o lateral derecha. En el caso del
símbolo de alternativa, la entrada se realiza por el vértice superior y sus salidas son los restantes tres
vértices (si tiene más de tres opciones, sale una sola línea desde el símbolo, la cual se ramifica en
tantas líneas como sea necesario).
A cualquier símbolo sólo puede entrar una línea de traslado y sólo puede salir una, salvo excepción
en el símbolo de alternativa. Cuando a un mismo símbolo lleguen varias líneas de traslado, se unen
las mismas antes de su ingreso, la misma situación se produce en las salidas.
7. Tabla de posibilidades de ubicación de los símbolos
Símbolo Inicial Medio Final
Operación x x x
Control x x
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Demora x
Archivo transitorio x x x
Archivo definitivo x x x
Destrucción x
Alternativa x
Soporte de información x
Proceso no representado x x x
Traslado x
Toma de información x
Conector x x
8. Emisión de formularios: Se representa con el signo de operación y a continuación la designación del
formulario. Cuando haya que dibujar varios ejemplares se dibujarán superpuestas y desplazadas
hacia abajo y hacia la derecha tantas figuras como ejemplares intervengan en la acción,
numerándolos partiendo desde 0 (cero) o 1 (uno).
9. Distribución de los ejemplares: Se dibujarán las líneas de salida partiendo de cada uno de los
ejemplares, o de cada grupo de ellos que tenga el mismo destino. En este caso, se une con una línea
diagonal los vértices de los ejemplares, de cuyo centro partirá la línea de traslado. Para evitar cruces
de líneas, puede alterarse el orden natural de los ejemplares.
10. Descripción de los símbolos:
Existen dos alternativas:
o Dentro del mismo diagrama y cerca de los símbolos.
o En una columna marginal donde se detallen las aclaraciones.
Esta última opción es la que utilizaremos para describir las operaciones, archivos y formularios
simbolizados en el cursograma. A medida que se dibujan las operaciones se numeran para luego
utilizar esos números como referencias. De la misma forma, los archivos serán referidos con una
letra mayúscula, y en la columna marginal se indicará su nombre y tipo de ordenamiento. Cada
formulario se identifica con las iniciales de su nombre, explicando en la columna marginal el
significado de las mismas (F: "Factura"; NP: "Nota de Pedido"). En el caso del símbolo de
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alternativa, dentro del mismo se escribirá el tipo de opción o la pregunta asociada, y en cada una de
las salidas se indica la alternativa de que se trate.
11. Identificación del símbolo conector: Cada vez que sea necesario interrumpir el diseño de un curso
de acción para volver a retomarlo en otra parte, se recurre a un símbolo conector, el cual deberá estar
identificado con un código de manera que su ubicación en el cursograma sea sencilla.
Ejemplo Operativo: Proceso de Ventas
Cada vez que el Jefe de Ventas recibe de los vendedores original y duplicado de Notas de Pedido, controla
con la Lista de Precios (ordenada por código de artículo) archivada en el sector. Si rechaza el pedido deja
constancia en el original recibido, lo devuelve al vendedor correspondiente, y destruye el duplicado de la
Nota de Pedido. Si lo acepta, coordina con Expedición la fecha de entrega, deja constancia en los ejemplares
de la Nota de Pedido y los remite a Procesamiento. Procesamiento emite Factura por triplicado y Remito por
duplicado que envía a Expedición junto con el original de la Nota de Pedido, y archiva transitoriamente el
duplicado de la misma. Expedición controla la documentación recibida con el Stock de Existencia
(ordenado por Código de artículo), si tiene la mercadería facturada envía original y copia del Remito y de la
Factura al cliente. Demora el resto de la documentación que tiene en su poder. Cuando el cliente devuelve el
original del Remito firmado, deja constancia de la entrega en el triplicado de la Factura y en la Nota de
Pedido, actualiza el Stock, archiva definitivamente la Nota de Pedido, y envía Remito y Factura a
Contaduría.
Pasos para su resolución:
1. Identificar los subsistemas y/o entidades involucrados en el proceso descripto.
En nuestro ejemplo, los sectores organizacionales y/o entidades que intervienen son: Vendedores,
Jefe de Ventas, Expedición, Procesamiento, Cliente y Contaduría. A medida que aparecen en la
descripción, se nombra cada columna del cursograma con el subsistema hallado:
2. Representar la secuencia de acciones con los símbolos ya definidos:
"Cada vez que el Jefe de Ventas recibe de los vendedores original y copia de Notas de Pedido..."
significa que los vendedores, en un proceso no descripto o no relevado, entregan un formulario con
dos ejemplares:
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3. Colocar el nombre del formulario en el ejemplar superior y los números de copia en cada
ejemplar comenzando desde 0 (cero) para indicar el original. En una columna marginal,
colocar las referencias:
Referencias:
Formularios NP: Nota de Pedido
Procedimientos
Archivos
4. Cada vez que un sector recibe formularios, se grafica cada ejemplar recibido con su nombre y
número de copia correspondiente:
5. "...controla con la Lista de Precios (ordenada por código de artículo) archivada en el sector...":
Cuando se controla un formulario con información consultada desde un archivo, se está realizando
una operación con control:
La consulta a un archivo se representa con la línea de trazo discontinuo. El nombre del archivo y su
ordenamiento se colocan en las referencias. El proceso se identifica con un número para luego
realizar una breve descripción en la columna de referencias.
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Referencias:
Formularios NP: Nota de Pedido
Procedimientos
1 - Controla la Nota de Pedido consultando la Lista de Precios.
Archivos
A - Lista de Precios, ordenada por código de artículo.
6. Luego de un control, siempre se presenta una alternativa, donde se deberán indicar los
caminos o secuencias que se presentan como opciones:
"...Si rechaza el pedido deja constancia en el original recibido, lo devuelve al vendedor
correspondiente, y destruye el duplicado de la Nota de Pedido. Si lo acepta, coordina con
Expedición la fecha de entrega, deja constancia en los ejemplares de la Nota de Pedido y los remite
a Procesamiento...", la primera opción es el rechazo, por lo tanto a partir del vértice izquierdo del
símbolo de alternativa se representa lo que sucede en ella. Con un símbolo de operación, se
representa que el Jefe de Ventas dejó constancia del rechazo en el formulario, éste último se grafica
como salida de la operación, el original se envía al vendedor, donde se vuelve a graficar. Como a
cada formulario debe dársele un destino, y, como se carece de información acerca de que hace el
vendedor con la Nota de Pedido rechazada, esta situación se refleja con un proceso no representado.
El duplicado se destruye, por lo tanto se coloca como salida del formulario el símbolo de
destrucción.
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La segunda opción es la aceptación, por consiguiente, a partir del vértice derecho se representa la
coordinación (con el símbolo correspondiente) que realiza el Jefe con Expedición y la indicación de
la fecha en la Nota de Pedido. Nuevamente se grafican los formularios y su envío a Procesamiento.
Dentro del símbolo de alternativa se coloca una pregunta que resume la decisión que se debe
adoptar, en nuestro ejemplo podría ser "¿acepta?", y sobre cada línea de salida las respuestas que
representan las opciones: "NO" para el vértice izquierdo y "SI" para el vértice derecho.
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Cada operación realizada debe indicarse en las referencias:
Referencias:
Formularios NP: Nota de Pedido
Procedimientos
1 - Controla la Nota de Pedido consultando la Lista de Precios.
2 - Deja constancia del rechazo en la Nota de Pedido.
3 - Coordina con Expedición la fecha de entrega y deja constancia en la Nota de
Pedido.
Archivos
A - Lista de Precios, ordenada por código de artículo.
7. "...Procesamiento emite Factura por triplicado y Remito por duplicado que envía a Expedición
junto con el original de la Nota de Pedido, y archiva transitoriamente el duplicado de la misma..."
Cuando un formulario se guarda transitoriamente se coloca en un archivo transitorio que puede
llevar el mismo nombre de la información almacenada.
la emisión de formularios se representa con una operación, con las líneas de traslado se indica el
destino de los formularios, y en el símbolo de archivo transitorio se guarda el duplicado de la Nota
de Pedido.
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Cada operación realizada y cada formulario emitido debe indicarse en las referencias:
Referencias:
Formularios
NP: Nota de Pedido
F: Factura
R: Remito
Procedimientos
1 - Controla la Nota de Pedido consultando la Lista de Precios.
2 - Deja constancia del rechazo en la Nota de Pedido.
3 - Coordina con Expedición la fecha de entrega y deja constancia en la Nota de
Pedido.
4 - Emite factura y remito.
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Archivos
A - Lista de Precios, ordenada por código de artículo.
8. "Expedición controla la documentación recibida con el Stock de Existencia (ordenado por Código
de artículo), si tiene la mercadería facturada envía original y copia del Remito y de la Factura al
cliente..."
En algunos casos, en una alternativa puede sólo conocerse la secuencia de acciones de una de las
opciones.
En el primer vértice de salida, sobre la línea de traslado se coloca la respuesta "NO", y en el segundo
vértice, "SI".
En casos como el antes mencionado, en uno de los vértices se grafica un proceso no representado
para indicar que no se tiene información al respecto, o, si existe otro cursograma que explique que se
realiza en esta alternativa, entonces dentro del símbolo de proceso no representado se puede colocar
la referencia a dicho cursograma. En el otro vértice se desarrolla la secuencia de acciones que se
describen en el proceso, en este caso sólo es necesario graficar los formularios que tiene en su poder
Expedición. La pregunta que se coloca en el símbolo de alternativa puede ser "¿tiene mercadería?".
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9. "...Demora el resto de la documentación que tiene en su poder..."
Por diversos motivos, se puede demorar documentación en espera de una respuesta.
Para representar esta situación se utiliza el símbolo de demora que tiene como entrada al formulario
original de la Nota de Pedido y el triplicado de la Factura.
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10. "...Cuando el cliente devuelve el original del Remito firmado..."
Cuando llega la respuesta, se retiran los formularios demorados con el símbolo de traslado de
información que ingresará a la próxima operación, previo unirse con la línea de traslado que
proviene con el formulario que envía el cliente. Como el cliente es una entidad externa, los procesos
que realizan no son relevantes, por lo tanto se indica con un proceso no representado la recepción de
la factura y el remito, junto con el envío del remito firmado.
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11. "...deja constancia de la entrega en el triplicado de la Factura y en la Nota de Pedido, actualiza el
Stock, archiva definitivamente la Nota de Pedido, y envía Remito y Factura a Contaduría."
La actualización de cualquier archivo se representa con un símbolo de operación, y el traslado de
dicha información con una línea de trazo discontinuo puesto que no se traslada ningún soporte físico.
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Luego de cualquier operación se deben graficar todos los formularios que ingresaron a la misma,
junto con los nuevos formularios que pudieran haber sido emitidos. El almacenamiento definitivo se
representa con un archivo definitivo que puede tener el mismo nombre que la documentación que se
almacena.
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12. Se debe controlar que todos los formularios graficados tengan destino. Deben ser almacenados
en un archivo. Si esto no ocurriera, se indicará con un proceso no representado el destino del
formulario, como se representó en Contaduría.
13. Controlar que la columna de referencias esté completa:
Referencias:
Formularios
NP: Nota de Pedido
F: Factura
R: Remito
Procedimientos
1 - Controla la Nota de Pedido consultando la Lista de Precios.
2 - Deja constancia del rechazo en la Nota de Pedido.
3 - Coordina con Expedición la fecha de entrega y deja constancia en la Nota de
Pedido.
4 - Emite factura y remito.
5 - Controla la factura y el remito con el Stock.
6 - Deja constancia de la entrega, actualiza el Sotck.
Archivos
A - Lista de Precios, ordenada por código de artículo.
B - Notas de Pedido.
C - Stock de Existencia, ordenado por código de artículo.
D - Notas de Pedido.
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