UNIDAD III
Estrategias para
administrar
el tiempo o 7
Equip
Adminis
tración
del tiem
po
Introducción
El uso del tiempo solo adquiere
importancia cuando hay objetivos
por alcanzar que sean...
•Propios:
• Concretos y específicos:
•Pocos y muy importantes
• Compatibles entre sí
• Alcanzables, pero con cierta dificultad
• Mensurables y cuantificables en lo
posible
. Definidos en términos de tiempo
• Asentados por escrito
Planeación
La planeación es la función consistente en
establecer previsiones, con la intención de
alcanzar los objetivos deseados, en lugar de
limitarse simplemente a reaccionar ante los
sucesos o las circunstancias que se vayan
presentando.
Programación
Programar implica decidir cuándo se han de realizar las
actividades. La programación implica la asignación de
recursos. Ante todo, programe sus actividades con flexibilidad
suficiente para poder atender temas imprevistos pero
importantes.
Programe primero los asuntos Reserve largos periodos de tiempo
más importantes para los sin interrupciones para tareas
periodos en que se sienta más realmente importantes.
eficaz.
PLANES A CORTO PLAZO
Metas a corto plazo, nos enfocamos en logros
que podemos alcanzar en un período de tiempo
relativamente corto, como una semana o un mes.
Estas metas nos ayudan a mantenernos
motivados y nos permiten evaluar nuestro
progreso de manera regular.
CARACTERISTICAS
CORTO PLAZO
1. Duración de semanas o meses.
2. Objetivos y metas específicos y concretos
a cumplir en ese período.
3. Tareas y actividades detalladas y
prioritizadas.
4. Flexibilidad para poder ajustar los planes
según surjan imprevistos.
5. Revisión y seguimiento frecuente para
verificar el avance y realizar ajustes si es
necesario.
ESTRATEGIAS
CORTO PLAZO
Lista de tareas diarias:
Escribe lo que necesitas hacer cada día.
Priorización:
Determina qué tareas son más urgentes o importantes.
Bloques de tiempo:
Asigna períodos específicos para trabajar en tareas.
PLAZO A LARGO PLAZO
Metas a largo plazo representan nuestros sueños y
aspiraciones a largo plazo. Estas metas son las más
importantes, ya que nos dan un propósito y una
dirección en la vida.
Al establecer metas a largo plazo, debemos ser
claros y específicos sobre lo que queremos lograr y
establecer plazos realistas para alcanzarlos.
CARACTERISTICAS A LARGO
PLAZO
1. Duración de varios meses o incluso años.
2. Objetivos y metas más amplios y de mayor alcance.
3. Planificación detallada y estructurada en etapas o fases.
4. Mayor grado de elaboración y complejidad.
5. Mayor consideración de posibles obstáculos y
contratiempos.
6. Revisión y evaluación periódica para verificar el avance y
realizar ajustes si es necesario.
ESTRATEGIAS A LARGO
PLAZO
1. identificación de áreas de mejora en la gestión del tiempo
2. Implementación de hábitos que ayuden a mantener una
administración eficiente del tiempo a lo largo del tiempo.
3. Objetivos claros: Define tus metas a largo plazo y los
pasos para alcanzarlas.
4. Revisión periódica: Revisa tus planes regularmente para
ajustarlos según sea necesario.
5. Equilibrio: Asegúrate de equilibrar el trabajo, el descanso
y el ocio.
NORMAS PARA PROGRAMAR EL TIEMPO
La programación del tiempo es una actividad que debe acabar por convertirse en
habitual y diaria.
Algunas recomendaciones al respecto son las siguientes:
1. Tenga siempre listo su programa antes de iniciar la jornada. La forma más
cómoda de hacerlo es dedicar a esta actividad los últimos minutos del día
anterior.
2. Programe en función de los objetivos a alcanzar. No se trata de estar muy
ocupado, sino de terminar lo que se inicia.
3. Elabore su programa con base en los temas esenciales.
4. Trate de acompasar sus actividades, en la medida de lo posible, a sus ciclos
corporales. No se es eficaz todo el día.
5. Programe siempre su horario por escrito. No hay memoria capaz de retener
todos los deta-
6. Iles necesarios.
7. Agrupe acciones y asuntos relacionados entre sí, siempre que le sea posible.
NORMAS PARA PROGRAMAR EL TIEMPO
8. No vacile en dedicar largos periodos a tareas importantes.
9. Asegúrese de asignar a cada actividad un tiempo suficiente, pero no excesivo
.
10. Mantenga la suficiente flexibilidad para ocuparse de los asuntos no previstos,
pero que resulten de su interés.
17. Incluya en su programa algún tiempo para pensar todos los días. Necesita
hacerlo y no puede esperar a "tener tiempo" para reflexionar.
12. Considere un tiempo fijo para lecturas profesionales. El programa establecido
con mayor cuidado se viene abajo ante los ataques difícilmente evitables de una
serie de acontecimientos provocados por la gente, tanto del interior como del
exterior de la empresa, con la que nos relacionamos.
escritorio
Espacio para procesar información de
manera continua frecuencia
requiere No tener estorbos que lo toma de decisiones
entorpescan
No fatigar la vista
Clasificar los papeles Acción inmediata
Información que hace falta transmitir
reglas Papelera
Manejar papeles en lo posible
Procesar sólo una vez la
información
Secretario
Colaborador muy próximo Y
confidencial.
Considerado antes como auxiliar
defunciones secundarias
Previsiones Y programas
Filtrar llamadas Y visitas
Localizar clientes por teléfono
ESPERA
La espera del timpo se refiere a las estrategias o tecnicas para
poder optimizar y controlar el periodo en el que un individuo o
un proceso deben esperar antes de comenzar una tarea o
servicio.
La gente ocupada y con conciencia de su tiempo intenta por
todos los medios eludir las esperas. Adopte una actitud
positiva. Esta espera tal vez le permita aprovechar un lugar
confortable y le dará un tiempo libre, con el que no contaba.
Relájese y utilícelo.
DELEGACIÓN
El directivo debe alcanzar determinados resultados
mediante los recursos puestos a su disposición. De estos
recursos, el más importante suele ser su equipo y su
propia capacidad de trabajo.
La fuerza de los hechos obliga siempre a un cierto
reparto de las funciones entre el jefe y el equipo. Buena
parte de las funciones precisas puede realizarlas el
equipo. El jefe debe ocuparse directamente de algunas
otras; en esencia, las que solo él pueda desarrollar.
ESTRATEGIAS
técnicas efectivas para
priorizar tareas
Matriz de Eisenhower:
Divide tus tareas en cuatro cuadrantes:
Urgente e importante: Haz estas tareas primero.
Importante pero no urgente: Planifica estas tareas.
Urgente pero no importante: Delega o automatiza
estas tareas.
Ni urgente ni importante: Considera eliminar o
posponer estas tareas.
Método Pomodoro:
Divide tu tiempo en bloques de 25 minutos
ESTRATEGIAS (llamados “pomodoros”).
Trabaja intensamente durante un pomodoro y
luego descansa durante 5 minutos.
Repite este ciclo.
ABCDE:
Asigna una letra a cada tarea:
A: Tareas muy importantes.
B: Tareas importantes pero no urgentes.
C: Tareas agradables pero no cruciales.
D: Tareas delegables.
E: Tareas que puedes eliminar.
ESTRATEGIAS
técnicas efectivas para
priorizar tareas
Principio de Pareto (80/20):
Identifica el 20% de las tareas que producirán el 80% de los
resultados.
Enfócate en esas tareas primero.
Análisis Costo-Beneficio:
Evalúa el esfuerzo necesario para completar una tarea
frente a los beneficios que aportará.
Prioriza las tareas con mayor relación beneficio/costo.