MEMORÁNDUM
Que es
Un memorando o memorándum es un tipo de comunicaciones escritas,
generalmente breves y de carácter oficial, a través de las cuales una instancia
dentro de una organización se comunica con otra para hacerle alguna solicitud,
recordatorio, instrucción, etcétera, y usualmente de parte de una instancia
jerárquica superior a sus distintos subordinados.
Objetivo
El memorándum tiene como objetivo registrar y transmitir información de forma
directa, asertiva y respaldada, evitando confusiones o distorsiones que puedan
afectar el normal desarrollo de las funciones administrativas, gerenciales,
laborales o diplomáticas.
Estructura
Un memorándum suele constar de las siguientes partes:
Membrete o Encabezado Oficial: Esta sección incluye detalles como el nombre
de la organización, el logotipo (si corresponde), la fecha y el lugar de
emisión. También se especifica a quién va dirigido el memorándum y de parte
de quién se emite.
Numeración Interna y Fecha: Junto al membrete, se coloca un número de
identificación interno del memorándum. Además, se indica la fecha de emisión.
Asunto: El título o asunto del memorándum explica brevemente de qué trata la
comunicación.
Cuerpo del Texto: Aquí se encuentra el contenido principal del memorándum.
Puede incluir instrucciones, recordatorios, decisiones o cualquier otro mensaje
relevante. Es importante que sea claro y conciso.
Despedida y Firma: Al final del cuerpo del texto, se coloca una despedida
formal (por ejemplo, “Atentamente”) seguida de la firma del funcionario o
autoridad que emite el memorándum.
Copia para el Remitente (Opcional): Si es necesario, se puede incluir una copia
para el remitente o para otros destinatarios interesados.
Características
En líneas generales, un memorándum se caracteriza por lo siguiente:
Es una comunicación escrita y de tinte formal, por lo que suele estar impresa
en un papel con distintivos, o a lo sumo contar con un encabezamiento oficial.
Suele ser breve, al grano (sin rodeos), y comunicar un requerimiento, notificar
una decisión o instruir una orden a quien lo recibe.
Normalmente es emitido por una instancia oficial y está dirigido a sus
subordinados o agentes adscritos, o a las personas que pudieran estar
interesadas en la información que contiene.
Suelen estar serializados o numerados, y una vez emitidos suelen archivarse
copias del mismo como parte de la historia burocrática de la organización.
No suelen recibir ningún tipo de respuesta, ni esperarla. Son comunicaciones
unidireccionales.
Partes de un memorándum
1. Fecha y lugar de emisión
La fecha es muy importante, ya que permite ubicar al documento en tiempo y
forma.
2. Destinatario o destinatarios
En ocasiones, los memorandos van dirigidos a algunas personas en particular,
ya sea jefes de área, gerentes o proveedores. Por ello, es importante indicar a
quiénes está dirigido el mensaje para evitar cualquier tipo de confusión.
3. Tema del cual trata
Este elemento determina el lenguaje con el que vas a comunicar la
información.
4. Mensaje
Es el cuerpo del documento. Procura ser claro, breve y directo, pues recuerda
que la intención es transmitir la información de la manera más rápida y efectiva.
5. Firma o sello de validez
Por último, este componente sirve para concluir de manera formal el
comunicado, a través de una firma o un sello que identifique a tu compañía.
Tipos de memorándum
1. Informativo
Este tipo de memorándum tiene una función principal: anunciar a la mayor
cantidad de personas un cambio de política, el ingreso de nuevo talento a la
empresa o un acontecimiento o evento, como un día feriado o reunión
extraordinaria.
Por lo tanto, su mensaje es claro, conciso, accesible y no deja espacio para
dudas. Al redactarlo, confirma que tenga los datos relevantes: horario, lugar,
fecha, involucrados, nombres, vigencia, etc.
2. De aclaración
Cuando es necesario atender una inquietud que varios colaboradores
comparten o que los responsables de un área han descubierto cierta
información errónea sobre una política, un memo de aclaración puede ser la
solución que disipará cualquier duda. Incluso, en más de una ocasión, tendrá
que compartirse después de uno informativo, por lo que también es
una segunda oportunidad para que se disipen malentendidos y que exista una
constancia de la corrección o precisión que se necesitó resolver.
3. Social
Un memorando social es más relajado y amigable, ya que su intención
es anunciar un evento recreativo —como un viaje para los empleados a modo
de premio por su trabajo—, compartir buenas noticias de la vida fuera de la
empresa, con consentimiento de las personas involucradas —alguien está por
jubilarse o acaba de saber que será padre— o recordar alguna fecha especial,
como un cumpleaños.
4. De directiva
Es el tipo de mensaje que comunica una instrucción, que no siempre está
dirigida a varias personas al mismo tiempo. Se envía en casos
específicos, cuando se nota que no se siguen ciertos lineamientos ya
establecidos o bien se desea recordar el procedimiento para llevar a cabo un
asunto. Por ejemplo, es oportuno si una o varias personas comienzan a llegar
tarde a su puesto de trabajo. También si un equipo regresa de un viaje de
trabajo y es momento de que entreguen comprobantes de sus gastos para
solicitar un reembolso de viáticos.
5. De respuesta
Se utiliza cuando se hace una consulta o una petición. Podría ser sobre
el seguimiento de un proyecto —como confirmar si ya se entregaron los
contratos al cliente— o si es posible cambiar de fecha una reunión por causas
de fuerza mayor.
6. De estado
A diferencia de los memos de respuesta, este no necesita que se haga una
pregunta para enviarlo a las partes interesadas, sino que se redacta a fin
de informar el estatus de una asignación o proyecto. Ayuda a mantener al tanto
a las personas que están a cargo de puestos de supervisión y a llevar un
registro de los aspectos importantes cada semana, por ejemplo, para entender
mejor el avance y lo que falta por hacer.