COMO ORGANIZAR UN EVENTO
INSTRUCTOR: ADOLFO GOMEZ
PROGRAMA: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA: 2825264
APRENDIZ: LAURA MALDONADO JIMENEZ
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
NODO BOSQUE
INTRODUCCION.
El mundo de la organización de eventos ha cambiado muchos en los últimos
años, hasta el punto donde las clásicas reglas de protocolo y conocimientos
básicos del evento ya no son suficientes para su éxito. Hoy hay que conocer
las nuevas propuestas y actualizar las técnicas y teorías obsoletas, antes de
sumergirse en el complejo mundo de la comunicación, el diseño, las nuevas
tecnologías, la producción o la escenografía.
Parte 1
Planificando con antelación.
1. Determina el objetivo del evento
Recordar una o dos frases te ayudara a encaminar el evento en una
dirección correcta ¿planea hacer esto para educar a su comunidad
¿convencer a los posibles donantes con el fin de obtener fondos? ¿para
honrar a una persona o grupo especifico? Limita tu objetivo lo más que
puedas. Lo que sea que vayas hacer
Piensa en ello como tu principal misión. Tu esquema para el éxito. Cuando
sepas exactamente lo que quieras hacer. Será más fácil llevarlo a cabo.
2. Establece metas.
¿Qué es lo que exactamente quieres lograr? No se trata de la cantidad de
personas tampoco del hecho de que en verdad se llevara a cabo el evento;
¿qué quieres obtener de todo esto?
Piensa en las tres cosas mas importantes que te gustarían que ocurran
como resultado de este evento, y piensa en ellas haciéndose realidad.
3. Reúne voluntarios.
Es importante un buen equipo que tenga diferentes habilidades. Ya que
pueden ayudar con variedad de tareas, como preparas programas y
presupuestos, crear invitaciones y carteles, recibir invitados y limpiar
después de los eventos, si no puede encontrar voluntarios, contrate un
equipo. El dónde se haga el evento puede proporcionar un equipo, o
contratar los servicios una agencia de empleo externa.
4. Prepara un presupuesto.
Se debe incluir todos los posibles gastos, los ingresos, los patrocinadores e
incluso los gastos supeditados. Si no se realiza un presupuesto podría
terminar con una gran cantidad de facturas sin pagar, se debe ser realista
desde el principio para evitar sorpresas inesperadas el día del evento.
Encuentra maneras de reducir, considere conseguir un lugar más
económico para el evento.
5. Decide el lugar y la hora para tu evento.
Esto es lo mas importante al momento de organizar un evento. ¿Qué hora
y que lugar que hará que la gente diga que “si”? deberá ser una hora en la
que todos estén disponibles y un lugar en el que todos puedan llegar.
Se debe realizar el calendario de tu comunidad y considera el público que
invitaras, desde luego requieren observación
6. Piensa en la logística
La logística es necesaria para todo. Es importante sentarte por un minuto
contigo mismo y con tu equipo y pensar en todos los aspectos del asunto,
si hay un obstáculo que se pueda anticipar y evitar, algún invitado especial
que se deba hospedar, algunas excepciones que se deban hacer.
7. Piensa en el marketing y la publicidad de tu evento.
Mientras te encuentras en el proceso de organización, se debe diseñar un
afiche. Este debe incluir una fecha tentativa, hora, lugar, invitado de honor,
nombre y el tema o eslogan del evento. Puedes tomarte tu tiempo para
crear los afiches.
También se puede dar a conocer el evento de otra manera por medio de
correos electrónicos, correo convencional, Facebook, Twitter u otras
decenas de sitios web para eventos que existen.
8. Organízate.
Elabora en Excel una lista de las actividades que habrá en el evento. Crea
algunas hojas de cálculos para organizar tus pensamientos, parecerá
innecesario, pero más adelante te será de mucha utilidad, prepara un
cronograma con fecha limite para cada actividad. Anota los nombres y el
lugar y momento en el que son requeridos. De esa manera puedes
organizarte, y contestar cualquier duda futura.
Parte 2
A DOS SEMANA DEL EVENTO
1. Asegúrate de que todo vaya de acuerdo al plan.
Fija la fecha, el lugar, el invitado de honor, el personal, el nombre del
evento y el eslogan ¿hay algo que pueda salir mal? ¿algún contratiempo
de ultimo minuto que pueda presentarse? En este tiempo todo debe estar
decidido
2. Reúnete con tu equipo.
Consigue la aprobación para tu presupuesto, programa, etc. De parte de
los miembros del equipo. Este es un momento para responder a todas las
preguntas. ¿todos saben lo que tienen que hacer? ¿se sienten a gusto con
todo lo acordado? Reúnete nuevamente con tu equipo y voluntarios para
resolver cualquier problema que pueda surgir. Manténgase en contacto
con todos los lideres del grupo, asi como los participantes y voluntarios.
3. Delega responsabilidades a diferentes miembros y permite que una
persona con experiencia coordine todas las actividades.
Si se trata de un mega- evento, deja que diferentes personas coordinen
diferentes actividades bajo la supervisión de un encargado. Una buena idea
seria tener a una o dos personas que se dediquen a conocer, saludar y
promover a medida que los asistentes entran y comienza. Animando y
permitiendo que la gente sepa que están en buenas manos.
4. Asegúrate de actualizar el sitio web relacionado al evento.
Probablemente lo hayas promocionado por Facebook y Twitter, pero
también hay muchos sitios web que puedes utilizar para difundirlo. Como
eventbrite, evite, y meetup estos son los tres sitios web mas importantes
que se pueden utilizar, si cuentas con algunas de ellas puedes enviar
recordatorios. Crear imágenes y vigilar las confirmaciones de asistencia al
evento.
5. Consigue patrocinadores y otras fuentes de dinero de delegados.
Tendrás que hacer muchos gastos dentro de las próximas semanas y no
querrás que todos ellos salgan de tu bolsillo. Reúne al menos parte del
dinero para cubrir gastos iniciales. Como el lugar, el evento y la comida,
algunos lugares o personas podrían solicitar pago por adelantado e
incluso antes de que comience la planificación del evento.
6. Promocionar el evento.
Prepara folletos, publica a nuncios, informa a todos los medios de
comunicación, realiza llamadas telefónicas, envía mensajes a grupos en
línea y visita a los participantes o patrocinadores potenciales.
7. Reúne los elementos necesarios para el evento.
Estos pueden incluir medallas, juegos, recuerdos, premios o certificados
las sillas, el equipo de sonido, las señales, los manteles y todas las cosas
importantes no dejes de pensar hasta que hayas recordado cinco
cosas que habías olvidado (incluyendo bolígrafos, un botiquín de primeros
auxilios, baterías, hielo y extensiones de corriente). Querrás saber que, sin
importar lo que ocurra, podrás solucionarlo
8. Haz arreglos para todo.
Adopta las disposiciones necesarias para las fotos y videos; para el
transporte de los invitados; para la comida del personal de limpieza, etc.
Las listas podrían seguir indefinidamente. Realiza arreglos para la comida y
la bebida. Es también es un buen momento para preparar las ubicaciones,
especiales, tales como las personas discapacitadas haz arreglos para las
sillas, las mesas, el telón de fondo, los micrófonos, los altavoces, las
computadoras, proyectores LCD, los pedidos, etc., todo lo que necesites
instalar en el lugar del evento.
9. Prepara un listado de contactos.
Necesitaras los números de teléfono, direcciones y correos electrónicos de
los miembros del equipo. Asi mismo, realizar una lista similar para los
invitados VIP y proveedores de cualquier bien o servicio. Si alguien no asiste o
llega tarde, esta lista te permitirá saberlo.
[Link] el lugar del evento con tiempo.
Evalúa la zona de estacionamiento, los baños, las áreas verdes, la
disposición del lugar y diferentes entradas y salidas. Habla con el
propietario del lugar. Esa persona debe conocer el terreno. Mejor que
nadie. ¿hay algún problema del que deberías estar enterado? ¿alguna
restricción de tiempo?
Parte 3
24 HORAS ANTES DEL EVENTO
1. Mantener la calma.
Es sumamente importante mantener la cabeza fría y no dejarse dominar
por el estrés, mientras más calmado estes lo estará tu equipo y mejor
saldrá el evento. Y si algo sale mal, sabrás como manejarlo.
2. Realiza una última revisión con tu equipo.
Asegúrate de haberles comunicado el lugar y la hora de llegada. Haz lo
posible por evaluar el desempeño de tu equipo, ¿se llevan bien? Si no es
asi, conversa con ellos y ves si puedes solucionar sus diferencias.
3. Revisa todas las invitaciones y respuestas.
Crea una lista de los invitados en una hoja de cálculo y haz reservación no
representa la cantidad que realmente asistirá. Recuérdales la fecha de del
evento a los invitados VIP
4. Ve al lugar del evento y comprueba que todo esté listo.
Si el salón esta listo y disponible, todos los equipos electrónicos están
instalados y operativo. Revisa si hay suficiente personal presente para
encargarse del evento. Siempre es mejor tener mas de lo necesario.
Quizás necesites a alguien que este listo para atender un recado de
emergencia o que se encargue de cuidar a un invitado o de solucionar un
problema que no previste.
5. Prepara kits para los participantes.
Este kit podría consistir en una botella de agua, un bocadillo, un pequeño
cuaderno, bolígrafo, un folleto y cualquier información que pueda
necesitar.
6. Haz una hoja de actividades. Esta es una lista con toda la
información necesaria clasificada en hora y/o salón. Prepara una
agenda en que detalles minutos a minuto las actividades
importantes, trata de mantener al mínimo la calidad de información
para que te sea fácil de leer
7. Haz una lista de verificación para todas las cosas que se llevaran de
al lugar del evento.
Si llegas al evento y todo esta ahí, todo el mundo está ahí y te das cuenta de
que lo único que falta son las 1200 c0pas que olvidaste en casa, que
decepción acabas de arruinarlo todo. Es por ello que debes hacer una lista
revisarla 2 veces y llevar todo lo que sea necesario. Si las cosas se encuentran
en distintos lugares, asigna una persona a cada labor especifica.
Parte 4
EL DIA DEL EVENTO.
1. Llegar temprano al lugar del evento junto con los miembros de tu
equipo y voluntarios.
Verificar que todos estén presentes y que todo el equipo electrónico
funcione correctamente, si hay tiempo repartir unas bebidas y dar una
charla para motivarlos, y tomen un descanso. Se lo merecen, están bien
preparados. Asegúrate de que todos los organizadores utilicen un
emblema distintivo o algún otro elemento notorio para participantes
pueden solicitar su ayuda si es necesario. A veces los uniformes no son
suficientes.
2. Instala todo.
Tanto dentro como fuera del lugar del evento, es necesario colocar
carteles de bienvenida y otra información al frente del lugar del evento
serán de mucha utilidad. Querrás que los asistentes puedan ver desde la
calle el lugar del evento. Coloca un punto de recepción y de registro,
cuando los invitados se dirijan a la puerta deberían ver exactamente lo
que necesitan hacer, de lo contrario comenzaran a circular por los
alrededores. Pon música, puede eliminar toda situación embarazosa. Que
de otra manera podría quedarse en el ambiente.
3. Asegúrate de que las personas importantes sepan lo que sucede.
Si un orador se retrasa, es necesario infórmaselo. Si la comida esta
tomando mas tiempo de lo previsto, es necesario saber los cambios en el
programa. En muy raras ocasiones los eventos salen tal cual se planean, en
ese caso deja tus labores actuales y asegúrate de que los asistentes estén
al tanto de los cambios.
4. Tomar fotos.
de ser posible, haz que un amigo o un fotógrafo profesional que se
encargue de esto.
5. Dales a tus invitados algo para llevarse.
Distribuye un folleto o algo que puedan llevarse a casa y que les den ideas
que puedan llevar a cabo después del evento.
6. Limpia todo el lugar.
Dejar el lugar tan limpio como lo encontraste, especialmente si pagaste
por el y deseas volver usarlo. Asegúrate de que los invitados no hayan
olvidado nada valioso, si se ha roto algo, comentárselo al dueño del
inmueble, es mejor ser honesto y directo y encárgate de la basura, el
servicio de mantenimiento se encargara del resto.
7. Encárgate de todas las tareas posteriores al evento.
Encárgate de agradecer a todos los miembros del equipo, especialmente a
los patrocinadores y voluntarios.
Finaliza y cancela las deudas. Se deben hacer lo más pronto
posible. Realiza una fiesta de agradecimiento para aquellos
que te ayudaron. Distribuye recuerdos u otras
publicaciones a personas relevantes. Envía los recibos
a los patrocinadores y otros contribuyentes.
publica las fotos del evento.
8. Ten una reunión para evaluar la manera de hacer un mejor evento la
próxima vez.
Si has recibido críticas, evalúalas y si tus invitados no han comentado
nada, pregúntale a tu equipo. ¿que pensaron? ¿al menos se divirtieron?
CONCLUSION.
LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS, consiste en planificar, diseñar y producir
festivales, ceremonias, conferencias, fiestas, convenciones u otro tipo de
reuniones, para diferentes públicos y propósitos. También es responsable
de organizar las actividades, su tiempo de implementación y los recursos
que se utilizaran para estas actividades.