UNIDAD 1

CONOCIENDO A EXCEL
QUÉ ES EXCEL
Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft y forma parte de
Office que es una suite ofimática que incluye otros programas como Word y
PowerPoint.
Excel nos permite formatear, organizar y calcular datos en una hoja de cálculo. De
esta manera, los analistas de datos y otros usuarios pueden hacer que la
información sea más fácil de ver a medida que se agregan o modifican los datos.
Excel muestra una gran cuadrícula donde cada recuadro es llamado celda y que
se ordenan en filas y columnas.
Una hoja de cálculo consta de columnas y filas. Las columnas se disponen
verticalmente y se identifican con letras en la parte superior. Estas letras son los
encabezados de columna.
Las filas se disponen de forma horizontal y se identifican con números dispuestos
en la parte izquierda de la hoja y hacia abajo. Estos números son los encabezados
de fila. A la intersección de una columna y fila se le denomina celda.
Las celdas se identifican por sus posiciones en las filas y las columnas. A esta
combinación de una letra de columna y un número de fila se le llama referencia de
celda. Con la intersección de la primera columna y la primera fila se obtiene la
celda A1, como se refleja en la barra de fórmulas.

La ventana de Excel y sus partes

Se explica cada una de las partes y como es el manejo según los grupos, se harán
preguntas relacionadas con el dominio de los grupos de la ventana.
 LA VENTANA DE EXCEL
Fichas o pestañas
Actividad en clase:
METODOLOGÍA: el docente explica todas las partes de la ventana de Excel y
realiza dibujo en el tablero para aclarar las dudas, cada grupo de estudiantes
deberá tener una copia con la imagen de la ventana del programa.
Luego Se reúnen los equipos de manera ordenada repasan y se aprenden los
nombres de la ventana y luego de manera individual pasan hacer el
reconocimiento en el computador será una nota para el periodo.

USOS COMUNES DE EXCEL

Excel se usa comúnmente en empresas y entornos comerciales. Por ejemplo, se

utiliza en análisis de negocios, gestión de recursos humanos, gestión de
operaciones e informes de rendimiento.

Las organizaciones usan Excel para tareas como las siguientes:

 Recopilación y verificación de datos

 Análisis de negocios
 Entrada y almacenamiento de datos
 Análisis de los datos
 Informes de desempeño
 Análisis estratégico
 Contabilidad y elaboración de presupuestos
 Gestión administrativa y gerencial
 Administración de cuentas
 Gestión de proyectos
 Administración de oficina.

OPERACIONES ARITMÉTICAS

Excel nos permite realizar cálculos aritméticos con nuestros datos numéricos
como la suma (+), la resta (-), la multiplicación (*) y la división (/).

La única condición es que debemos colocar el símbolo igual (=) precediendo a la

fórmula de manera que Excel efectúe el cálculo correspondiente.
INSERTAR, CAMBIAR EL NOMBRE Y ELIMINAR HOJAS

¿Cómo insertar una hoja de cálculo?

Haz clic en el icono Insertar hoja de cálculo ubicado al lado derecho de las
pestañas de las hojas actuales. Una nueva hoja de cálculo aparecerá.

¿CÓMO CAMBIAR EL NOMBRE DE LAS HOJAS DE CÁLCULO?

Supongamos que vas a cambiar el nombre de la hojas de cálculo del libro en el

que estás haciendo tu presupuesto mensual de gastos por los meses del año.
Para ello, sigue estos pasos:

Paso 1:

Haz clic con el botón derecho del mouse sobre una de las pestañas que se
encuentran en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Paso 2:

Selecciona la opción Cambiar nombre del menú desplegable.

Paso 3:

Escribe el nuevo nombre que tendrá la hoja de cálculo en el recuadro negro.

Paso 4:

Para terminar, haz clic en cualquier lugar fuera de la pestaña. Verás que el
nombre ha cambiado.

ELIMINAR HOJAS DE CÁLCULO

Paso 1:

Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja de trabajo que
quieres eliminar.

Paso 2:

Selecciona la opción Eliminar del menú desplegable.

INSERTAR O ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS

Insertar o eliminar una columna

1. Seleccione cualquier celda de la columna y luego, vaya

a Inicio > Insertar > Insertar columnas en la hoja o Eliminar columnas de
la hoja.
2. O bien, haga clic con el botón derecho en la parte superior de la columna y
luego, seleccione Insertar o Eliminar.

Insertar o eliminar una fila

1. Seleccione cualquier celda de la fila y luego, vaya

a Inicio > Insertar > Insertar filas en la hoja o Eliminar filas de la hoja.
2. También puede hacer clic con el botón derecho en el número de fila y, a
continuación, seleccionar Insertar o Eliminar.

CAMBIAR EL ANCHO DE LAS COLUMNAS Y EL ALTO DE LAS FILAS

Si no puede ver todos los datos de una celda, cambiar el alto de fila o el ancho de
columna puede ayudar a:
Para aumentar el ancho de una sola columna, como la columna B de la imagen
siguiente, arrastre el borde del lado derecho del encabezado de columna B hasta
que la columna sea el ancho que desee. Para reducir el ancho, arrastre hacia la
izquierda.
Sugerencia: Una forma rápida de que el ancho de columna se ajuste al tamaño
del texto es hacer doble clic en el borde entre los encabezados de columna.

Para aumentar el ancho de varias columnas consecutivas, seleccione las

columnas que desea cambiar. Haga clic en el borde del encabezado de cualquier
columna seleccionada y arrástrelo hacia la derecha, como en la imagen siguiente.
Para reducir el ancho, arrastre hacia la izquierda.

CAMBIAR EL ALTO DE FILA

Para cambiar el alto de una sola fila, arrastre el borde debajo del encabezado de
fila hasta que la fila sea el alto que desee. Para reducir el alto, arrastre el borde
inferior hacia arriba.

Sugerencia: Una forma rápida de hacer que el alto de fila se ajuste al tamaño del
texto de la fila, es hacer doble clic en el borde entre los encabezados de fila.

Para cambiar el alto de varias filas, seleccione las filas que desea cambiar y
arrastre el borde debajo de los encabezados de fila seleccionados.
COLOR DE RELLENO EN EXCEL

Para aplicar un color de relleno a una celda deberás ACTIVARLA o seleccionar el

rango, ir a la pestaña Inicio y dentro del grupo Fuente encontrarás el comando
Color de relleno.
Actividad en casa

Realizar la siguiente sopa de letras, utilizando modificar el ancho de la columna

hasta lograr algo similar.

Metodologia: Se reune el equipo. En la primera hoja del libro de excel forman la

sopa de letras propuesta, a esa hoja se le asigna el nombre del tecnico del equipo.
La cantidad de palabras a encontrar en la sopa de letras se debera repartir
equitativamente para que cada integrante del equipo realice la misma cantidad de
palabras, cada palabra debera ser rellenada con un mismo color de relleno en la
celda de cada letra que la conforman. Para la palabra siguiente se puede utilizar
otro color de rrelleno diferente, de modo que cada palabra tenga un color de
relleno distinto.

Desarrollo individual: La primera hoja debera quedar tal cual como se observa
en la imagen, luego otro integrante del equipo insertar una nueva hoja y le
asignara su nombre, luego copia la sopa de letras y la pega en la nueva hoja,
realiza el ejercicio de encontrar la cantidad de palabras que le corresponda y
aplicar el color de relleno a cada palabra.

El siguiente integrante debera insertar una nueva hoja y le asignara su nombre,

luego copia la sopa de letras que realizo el compañero anteriror y la pega en la
nueva hoja, copia la que hizo el compañero anterior y aplica lo expuesto
anteriormente, asi se hara hasta terminar cada uno de los integrantes del grupo.

El tecnico debera enviar el archivo de excel antes que se cumpla la fecha de

entrega al grupo de whatssap correspondiente.

CÓMO COMBINAR CELDAS EN EXCEL

1. Comenzamos por seleccionar las celdas que vamos a combinar. En este

ejemplo queremos unir las celdas de la fila 3 bajo las columnas B, C, D y E.

2. Vamos a la pestaña Inicio y dentro del grupo Alineación hacemos clic en el

botón Combinar y centrar.
Una vez que se han combinado las celdas, el botón Combinar y centrar
permanecerá resaltado para indicarnos que dichas celdas han sido combinadas.

CÓMO CREAR UN BORDE EN EXCEL

La manera más rápida de crear un borde es usando los comandos que se

encuentran en la cinta de opciones dentro de la pestaña Inicio.

1. Selecciona la celda o rango de celdas a los cuales se les aplicará el borde.

2. En la pestaña Inicio, dentro del grupo Fuente, haz clic en el menú del botón
Bordes y se mostrará una lista con los tipos de borde más populares.
3. Haz clic en la opción de tu preferencia y se creará el borde en las celdas
seleccionadas.
Considera que la lista de bordes que muestra el menú anterior no es la totalidad
de bordes que podemos aplicar a una celda sino solo algunas de las opciones
más comunes.

También debes considerar que al usar estas opciones de menú se aplicará el color
y estilo de borde predeterminados en Excel.

Si quieres tener más control sobre el color y el estilo, entonces debemos usar el
cuadro de diálogo Formato de celdas para crear los bordes.

EL CUADRO DE DIÁLOGO FORMATO DE CELDAS

Si quieres tener un control absoluto sobre el aspecto de los bordes de las celdas,
lo mejor es usar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Recuerda que para abrir este cuadro de diálogo puedes usar diferentes métodos:

 Haciendo clic derecho sobre la celda y eligiendo la opción Formato de

celdas.
 Pulsando el atajo de teclado Ctrl+1.
 Pulsando el indicador de cuadro de diálogo del grupo Fuente en la pestaña
Inicio.
 También puedes abrir el menú del comando Bordes que se encuentra en la
pestaña Inicio y elegir la opción de menú Más bordes.
Una vez que has abierto el cuadro de diálogo Formato de celdas debes asegurarte
de activar la pestaña Borde.
La sección Líneas, que está a la izquierda del panel, nos permite elegir el estilo de
la línea y el color del borde.

De manera predeterminada el estilo tiene seleccionada la opción Ninguno y el

color Automático, pero podrás elegir cualquier color de tu preferencia usando la
paleta de colores mostrada.

Una vez que has elegido el estilo y color puedes usar los controles de la derecha
para indicar los bordes que se aplicarán a las celdas.

En la parte superior tenemos la sección Preestablecidos que muestra tres

botones: Ninguno, Contorno e Interior.
Al pulsar alguno de estos botones se aplicará la configuración deseada, pero
considera que la opción Interior solo se activará en caso de haber seleccionado
previamente un rango de celdas ya que una sola celda no puede tener bordes
interiores.

En la siguiente imagen se muestra el resultado de haber seleccionado un rango de

celdas y posteriormente hacer clic en los botones Contorno e Interior.

Es importante aprender a usar adecuadamente la sección Borde ya que ahí es

donde podremos personalizar por completo los bordes de las celdas.

Observa que alrededor del área en blanco se encuentra una serie de botones que
te permitirán habilitar o deshabilitar cada uno de los bordes disponibles.

Además de los botones, podemos activar o desactivar cualquiera de los bordes

haciendo clic directamente sobre el área en blanco que tiene la leyenda Texto en
el centro.
Esa área en blanco simula la celda o rango de celdas a las que les aplicaremos el
borde y por lo tanto nos ofrece una vista previa de lo que veremos reflejado en
nuestra hoja de Excel.

Es así como el cuadro de diálogo Formato de celdas nos permite aplicar los
bordes a las celdas de nuestra elección.
ALINEACIÓN DE TEXTOS EN EXCEL

Gira el texto a un ángulo diagonal o a una orientación vertical este es una manera
ideal de etiquetar columnas estrechas.

 En la pestaña inicio ubícate en el grupo alineación, haz clic en el comando

Orientación y selecciona de la lista el tipo de orientación que

deseas, el texto escrito tomara la orientación seleccionada.

AJUSTAR TEXTO AUTOMÁTICAMENTE

1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas a las que desea dar formato.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.

Notas:

o Los datos de la celda se ajustan para adaptarse al ancho de la

columna. Si cambia el ancho de columna, el ajuste de datos se
adapta automáticamente.
o Si no está visible todo el texto ajustado, puede que haya establecido
la fila en un alto específico o que el texto se encuentre en un rango
de celdas combinadas.
APLICAR FORMATO DE NUMERO DE CONTABILIDAD
Aplicar formato a números
Aplique formatos de número como fechas, moneda o fracciones a las celdas de
una hoja de cálculo. Por ejemplo, si está trabajando en su presupuesto trimestral,
puede usar el formato Número de moneda para que sus números representen
dinero. O bien, si tiene una columna de fechas, puede especificar que desea que
las fechas aparezcan como 14 de marzo de 2012, 14-mar-12 o 14 de marzo de
2014.

Aplicar formato de monedas

 Como ya mencionamos antes, se puede mostrar rápidamente un número
con el símbolo de moneda predeterminado seleccionando la celda o el
rango de celdas y después haciendo clic en Formato de número de
contabilidad en el grupo Número de la pestaña Inicio. (Si desea aplicar
el formato de moneda, seleccione las celdas y presione CTRL+MAYÚS+$).

DAR FORMATO COMO TABLA

Esta herramienta nos ofrece la posibilidad de convertir un rango de celdas en una
tabla con su propio estilo
 Selecciona el rango de celdas con el que quieres formar la tabla, En la
pestaña inicio ubícate en el grupo estilos y haz clic en el comando dar
formato como tabla y selecciona el estilo de tabla.

Actividad
ORDENAR Y FILTRAR
Permite ordenar sus datos para facilitar el análisis.
Es posible ordenar los datos seleccionados en orden ascendente o descendente,
o filtrar temporalmente valores específicos.

Cómo crear filtros en Excel

Para crear un filtro debemos seleccionar cualquier celda dentro de un rango de

datos, luego podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la pestaña
Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.
Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de
los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso
de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar
> Ordenar y filtrar > Filtro.

Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel,
lo cual insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.

Cómo usar los filtros

Para filtrar la información debemos elegir una de las columnas y hacer clic en la
flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Dependiendo del
tipo de datos que estemos analizando, tendremos unas opciones u otras.
Por ejemplo, si tenemos datos de fechas, se mostrarán filtros especializados para el
manejo de fechas. Lo mismo ocurrirá con datos del tipo moneda, texto, etc.
Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una
caja de selección a la izquierda de cada uno.

Filtrar varias columnas (Filtro múltiple)

Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por
varias columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Andrea, pero
si además necesito saber las que pertenecen solo a la región Este, entonces debo
seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna Región:
Cómo borrar filtros
Si has aplicado una serie de filtros, para borrarlos, podrías volver a activar las casillas
de cada uno de los filtros, pero no es la manera más eficiente.
Lo más indicado es ir nuevamente a la Pestaña Datos > Grupo Ordenar y filtrar >
Eliminar filtros.

Cómo ordenar datos en Excel

A medida que añades más información a una hoja de cálculo, la organización se

torna aún más importante. En esta página aprenderás a manejar algunas de las
herramientas que puedes encontrar en Excel 2016 para clasificar y ordenar datos.
Debes tener en cuenta que Excel te permitirá ordenar toda la hoja o solo una
porción de ella, según lo prefieras.

Organizar una hoja de cálculo:

En este ejemplo organizaremos la hoja de cálculo de un pedido de camisetas de

acuerdo al orden alfabético de los apellidos de las personas que realizaron el
encargo. Veamos cómo hacerlo.

Paso 1:

Selecciona una celda de la columna que usarás para organizar la hoja de cálculo.
Por ejemplo, nosotros seleccionaremos una celda de la columna Apellido.
Paso 2:

En la pestaña Datos de la Cinta de opciones, haz clic en el comando A-Z para

organizar el contenido de la columna seleccionada en orden alfabético de la A a la
Z o el comando Z-A para hacerlo de la Z a la A. En este caso, nosotros usaremos
la opción A-Z.

Paso 3:

La hoja de cálculo se ordenará de acuerdo a la organización de la columna que

hemos modificado.

Cómo organizar una porción de la página:

Paso 1:
Selecciona el rango de celdas que quieres organizar.

Paso 2:

En la pestaña Datos de la Cinta de opciones, haz clic en el comando Ordenar.

Paso 3:
Se abrirá el cuadro de diálogo Ordenar. Allí, en el espacio Columna, elige por
cual de las columnas que componen el rango seleccionado quieres ordenarlo.

Paso 4:
En Criterio de ordenación escoge que tipo de orden quieres implementar.

Paso 5:
Una vez termines esto, haz clic en Aceptar. La porción de celdas que hayas
elegido se organizará conforme a la columna seleccionada y el tipo de orden que
hayas elegido.
GRÁFICOS EN EXCEL
¿Qué son los gráficos en Excel?

Los gráficos de Excel son representaciones visuales de valores numéricos

que nos permiten sintetizar información y compararla.
En ese sentido, los gráficos de Excel no solo facilitan la interpretación de un
conjunto de datos, sino que permiten contrastar la información de manera sencilla,
con pistas visuales muy claras. Por ende, son muy útiles cuando se manejan
grandes volúmenes de datos y buscamos que sean comprensibles.

¿Por qué deberías saber cómo hacer gráficas en Excel?

La mayoría de las empresas (y personas) no quieren leer detenidamente páginas

y páginas de hojas de cálculo cuando es tan rápido convertir estas filas y
columnas en un cuadro o gráfico visual impactante. Pero alguien tiene que hacerlo
... y esa persona puedes ser tú, pero, para eso, será necesario que aprendas
cómo hacer gráficas en Excel paso a paso.

Estas son algunas de sus ventajas:

 Permiten resumir grandes volúmenes de información.

 La información visual se comprende y se retiene fácilmente.
 Si están bien estructuradas, las gráficas en Excel son autoexplicativas.
 Las personas prestan más atención a los gráficos que al texto.

¿Cuáles son los tipos de gráficos en Excel?

1. Gráfico de columnas
Uno de los tipos de gráficos en Excel más conocidos es el gráfico de columnas.
Usualmente, se usa para explicar el comportamiento de una variable o comparar
diferentes variables que tienen una temática en común. Estos son los tipos de
gráficos de columnas que puedes utilizar para tus informes:
Gráfico de columnas agrupadas
De los gráficos de Excel, este es uno de los más usados, pues es útil para
representar comparativamente dos o más tipos de variables. Las categorías que
se ubican en el eje de X y los datos a contrastar que aparecen en el eje de Y.
Gráfico de columnas apiladas
La única diferencia con el tipo de gráfico de Excel anterior es la forma de
visualización, pues se mantiene el uso de dos o más tipos de variables. ¡Mira el
siguiente ejemplo y descubre las diferencias!

Fuente: Canva
2. Gráfico de barras
La mayoría de los usuarios que están aprendiendo o quieren aprender cómo hacer
gráficas en Excel suelen confundir los gráficos de columnas con los gráficos de
barras. ¿Cuál es la diferencia? En el gráfico de columnas las categorías se
ubican de manera horizontal, pues tienden a no ser más de ocho.
Ahora, cuando las categorías superan esta cantidad, por temas de visualización,
se prefieren los gráficos de barras. Esto es porque las categorías pueden leerse
mejor cuando se ubican en el eje vertical. Otros de los aspectos para escoger
este tipo de gráfico en Excel son:
 Las etiquetas (nombres) de las categorías son muy largas.
 Los datos corresponden a duraciones.

Al igual que en el gráfico anterior, los gráficos de barras se pueden clasificar

en gráfico de barras agrupadas y gráfico de barras apiladas. Aquí te dejamos
un ejemplo:

Fuente: Canva
3. Gráficos circulares en Excel
Si quieres ser un experto y saber muy bien cómo hacer gráficas en Excel, ten en
cuenta que, dependiendo de las variables de los datos, unos gráficos te serán más
útiles que otros. En este caso los gráficos circulares se usan preferiblemente
para mencionar edades, géneros, estratos, ya que representan mejor los
porcentajes y proporciones.

Fuente: Canva
Deberías usar un gráfico circular en Excel si:

 La información va a ser analizada en una única variable.

 Ninguno de los datos tiene valor negativo.
 Casi ninguno de los datos tiene valor de 0.
 Tienes muy pocos datos a analizar.
 La información no presenta más de siete categorías.

4. Gráficos de líneas
Los gráficos de líneas en Excel se usan cuando quieres ver la tendencia de las
variables en el tiempo. Por ejemplo, si tu variable es medir el desempeño de los
vendedores de tu empresa a lo largo del año, este tipo de gráfico en Excel puede
mostrarte cuáles son los resultados.

Fuente: Canva
5. Gráfico de área
Los gráficos de área son uno de los tipos de gráficos en Excel ideales
para ilustrar claramente la magnitud del cambio entre dos o más puntos de
datos. Por ejemplo, si tienes una marca de ropa puedes darle a tu audiencia una
idea visual del grado de variación entre el precio alto y bajo de cada mes.
Fuente: Canva
6. Gráfico de combinación
Se trata de una combinación de dos o más tipos de gráficos en un solo
gráfico. ¿Por qué debes usarlo? Es una gráfica de Excel ideal cuando
deseas comparar dos categorías de cada subelemento individual. Se utilizan
comúnmente para crear visualizaciones que muestran la diferencia entre los
objetivos y los resultados reales.

Fuente: Canva
7. Gráfico de dispersión XY
Los gráficos de dispersión en Excel, también conocidos como gráficos de
dispersión XY, son excelentes para mostrar correlaciones entre dos conjuntos
de valores. Por ejemplo, puedes usar un diagrama de dispersión XY para ilustrar
la correlación entre el desempeño de un trabajador y una competencia,
demostrando que su desempeño aumenta a medida que mejora la competencia.
Los ejes xey trabajan juntos para representar diagramas de datos en el gráfico
según la intersección de los valores x los valores y.
Fuente: Canva
8. Gráfico de burbujas
Se trata de una variación de un gráfico de dispersión XY. Al igual que el gráfico de
dispersión XY en Excel, los gráficos de burbujas muestran la correlación entre
dos conjuntos de datos. La diferencia es la adición de una tercera dimensión
que está representada por el tamaño de cada burbuja en el gráfico de Excel.
Esta tercera dimensión se utiliza normalmente para mostrar el impacto relativo de
un elemento de datos cuantitativos. Por ejemplo, además de mostrar el
desempeño de tus trabajadores frente a la competencia, puedes hacer que el
tamaño de cada burbuja represente años de servicio, lo que te permite tener una
idea rápida de cómo los años de servicio pueden afectar la relación entre
competencia y desempeño.

Fuente: Canva
En este manual solo te mencionamos algunos tipos para que aprendas cómo
hacer gráficas en Excel paso a paso, pero existen muchas más.
¿Cómo hacer gráficas en Excel de una sola variable?

Si la tabla que tienes en tu archivo Excel tiene una variable, solo tendrás que
seguir tres sencillos pasos:

1. Selecciona los datos de la tabla para crear el gráfico en Excel.

2. Ve a la parte superior de Excel, haz clic en Insertar y, luego, en el tipo de

gráfico de Excel que quieras crear. En este caso, por la información que
tenemos en la tabla, crearemos un gráfico de columnas.

3. Selecciona el tipo de gráfico de columnas en Excel que quieres crear y... ¡Así
aparecerá tu gráfico en la hoja de Excel!
¿Cómo hacer gráficas en Excel con varias variables?

Para crear gráficas en Excel con dos variables o más, tienes dos alternativas: la
primera, no tan recomendable, aprovecha uno de los trucos de Excel para crear
las gráficas; la segunda, aunque toma más tiempo, asegura que los datos de
Excel sean correctamente visualizados. ¡Te lo contamos todo en el paso a paso!
¿Cómo hacer una gráfica en Excel con varias variables usando un truco de
Excel?

1. Crea una tabla de datos en Excel y selecciona todas las celdas.

2. Ve a Insertar y selecciona el gráfico de Excel. Como nosotros vamos a hacer
un análisis de ventas, vamos a escoger el gráfico de líneas en Excel.

3. Ya apareció la gráfica en Excel, pero tiene un problema en la asignación de los

datos de Excel (observa la parte de abajo de tu gráfica). Para solucionarlo
ve a Seleccionar datos y haz clic.

4. Te va a aparecer la siguiente imagen. Haz clic en Cambiar fila/columna y

nuevamente haz clic en Aceptar.
5. ¡Listo! Ya se arregló la distribución de datos en Excel.

¿Cómo hacer gráficas en Excel con porcentajes?

Crear gráficas en Excel con porcentajes no es tan distinto de crear gráficas

convencionales; en este caso solo debes añadir un par de detalles. Sigue estos
pasos si quieres hacer una gráfica de círculo con porcentajes:

1. Crea una gráfica de círculo.

2. Haz clic izquierdo en la gráfica de Excel, y luego selecciona la
opción Formato de etiquetas de datos.
3. En el submenú que aparecerá, solo tienes que elegir la opción Porcentaje y
listo. Si estás en la versión online de Excel, la opción estará dentro de la
pestaña de la serie a la que corresponda el gráfico, y se llamará Etiquetas de
datos.
4. Una vez allí, selecciona la opción Porcentajes y remueve la selección de otras
opciones. De esta forma, quedarás con una gráfica de Excel solo con
porcentajes.
Y listo, con esto ya tendrás tu gráfica de Excel con porcentajes. Pero, ¿qué pasa si
quieres que esos gráficos se actualicen automáticamente? Descuida, incluso en
esto, Excel te tiene cubierto.

¿Cómo hacer gráficas en Excel que se actualicen de manera automática?

Si quieres que tus gráficas en Excel se actualicen automáticamente, esto es lo que

debes hacer:

1. Haz clic en las celdas de la tabla que quieras actualizar.

2. Abre el menú Insertar y selecciona la opción Tabla.

3. Haz clic en la columna a la que has añadido tabla, después presiona el
menú Insertar.
4. Luego, escoge la gráfica que desees y ubícala donde mejor te parezca.

5. Finalmente, escoge cómo refleja los datos haciendo clic izquierdo,

presionando Formato de etiqueta de datos y seleccionando la opción que te
parezca.
Con esto tendrás un gráfico en Excel que se actualizará automáticamente,
siempre que cambien los valores de la tabla.
FORMULAS EN EXCEL
CÓMO HACER UNA FÓRMULA EN EXCEL

Para hacer una fórmula en Excel debemos seleccionar una celda donde queremos incluir la fórmula y
empezaremos escribiendo el símbolo igual (=) que en el teclado se encuentra normalmente donde el 0. Para
incluir el símbolo igual deberemos presionar la tecla Mayus y después en el 0 como se puede ver en la
siguiente imagen:

Una vez que hayamos empezado nuestra fórmula en Excel con el símbolo = seleccionaremos la celda o
celdas con las que queremos operar.

FÓRMULAS DE EXCEL BÁSICAS

En Excel existen ciertas operaciones matemáticas que no requieren fórmulas complejas ni ninguna función
adicional que tengamos que aprendernos de memoria. Esto es lo que se conoce como fórmulas básicas y
que se basan en las operaciones aritméticas más sencillas que se aprenden en el colegio: suma, resta,
multiplicación y división.

Fórmula Suma Excel

La fórmula suma en Excel es de las más sencillas que puede haber. Sirve para sumar números de todo
tipo, ya sean enteros o decimales. Para utilizar esta fórmula necesitamos usar el símbolo +. Por ejemplo,
podemos sumar dos números como en la siguiente imagen.
Además, Excel tiene la amabilidad de colorear las celdas que estás utilizando en diferentes colores para que
así sea mucho más intuitivo y puedas evitar errores de manera visual consiguiendo marcar muy bien las
celdas utilizadas en nuestras fórmulas Excel.
Pero no sólo puedes hacer la suma de dos números, sino que puedes introducir varias veces el símbolo + en
las fórmulas de Excel para que puedas hacer sumas de más sumandos (valga la redundancia) como puedes
ver en la siguiente imagen.

Fórmula Resta Excel

Al igual que en el caso anterior, también podremos hacer restas en Excel y no necesariamente tienen que
ser solo de dos números, sino que también pueden ser de tantos como quieras como en el siguiente ejemplo
que te muestro de fórmulas de Excel.

Además, podremos combinar tanto las fórmulas Excel de suma como de resta e, incluso, utilizar los
paréntesis para poder crear nuestras fórmulas en Excel mucho más complejas.
Fórmulas Excel: Multiplicación y división
Por otro lado, para hacer multiplicaciones y divisiones podemos usar unas sencillas fórmulas de Excel.
Para hacer una multiplicación usaremos el operador matemático cuyo símbolo en Excel es el asterisco ( * ) y
para la división la barra inclinada ( / ).
En la siguiente imagen podemos ver la fórmula Excel de multiplicación y la fórmula Excel de división

Un ejemplo práctico: Fórmula en Excel para calcular el IVA

Por ejemplo, la fórmula en Excel para calcular el IVA es mucho más sencilla de lo que uno piensa y puede
hacerse con las fórmulas de Excel que hemos explicado más arriba.
Básicamente, para calcular el IVA con Excel lo que necesitamos saber es el % de IVA que se aplica para el
producto o servicio (en España es común usar el 21% para la mayoría de los productos) y el precio del
producto al que queremos añadir el IVA.
Es decir, la fórmula sería:
Precio con IVA = Precio producto x (1 + IVA)
Supongamos que tenemos un producto cuyo valor es de 50€ y que el IVA es del 21%. Esta fórmula en Excel
sería:

Pero si el IVA lo tuviéramos guardado en otra celda con formato de porcentaje tendríamos la siguiente
fórmula de Excel.
FUNCIONES DE EXCEL
Una función es un procedimiento predefinido que ha sido incorporando en Excel desde su fabricación y que
nos ayuda a realizar cálculos utilizando los datos que proporcionamos como sus argumentos. Para utilizar
correctamente las funciones de Excel, necesitamos conocer a la perfección cada una de sus partes, como su
nombre y sus argumentos
obligatorios y opcionales.
Nadie puede cambiar el comportamiento de las funciones de Excel, porque su funcionamiento ya está
programado dentro de la herramienta, pero podemos aprender a utilizar la amplia gama de funciones
disponibles.
Microsoft ha creado diferentes categorías para organizar las funciones y a continuación encontrarás un
listado de ellas.
• Funciones de búsqueda y referencia
• Funciones de texto
• Funciones lógicas
• Funciones de fecha y hora
• Funciones de base de datos
• Funciones matemáticas y trigonométricas
• Funciones financieras
• Funciones estadísticas
• Funciones de información
• Funciones de ingeniería
• Funciones de cubo

De estas categorías veremos algunas de las funciones básicas más utilizadas:

• SUMA: nos permite hacer una suma de varias celdas
• [Link]: nos permite hacer la media de un conjunto de celdas que cumplen una condición
• MAX: La función muestra el valor máximo de un rango de celdas
• MIN: La función muestra el valor mínimo de un rango de celdas
• HOY: La función nos devuelve el número de serie de la fecha actual.
• CONTAR: nos permite contar el número de celdas con números de un rango
• CONTARA: cuenta las celdas que contienen cualquier tipo de información.
• [Link]: nos permite contar el número de celdas que cumplen una condición.
• SI: Es una de las funciones más populares de Excel y le permite realizar comparaciones lógicas entre un
valor y un resultado que espera.

A. FUNCIÓN SUMA
Para crear la fórmula:
1. Escriba = suma en una celda, seguido de un paréntesis de apertura (.
2. Para introducir el primer rango de fórmulas, que se denomina un argumento (un fragmento de datos que
la fórmula necesita ejecutar), escriba a2: A4 (o seleccione la celda a2 y arrastre por la celda A6).
3. Escriba el segundo argumento, C2: C3 (o arrastre para seleccionar las celdas).
4. Escriba un paréntesis de cierre) y, a continuación, presione Entrar. Ejemplo:
B. FUNCIÓN PROMEDIO
La función PROMEDIO () sirve para obtener el promedio o media aritmética de un conjunto de valores.
Como argumentos puede tener celdas individuales y/o rangos de celdas que tengan valores numéricos.
Ejemplo

C. FUNCION MAX
La función MAX muestra el valor máximo de un rango de celdas. Su sintaxis es:
=MAX(argumento1;argumento2, etc)
D. FUNCIÓN MIN
MIN: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.
La función MIN la podemos hallar dentro de las funciones Estadísticas.
Sintaxis
Número1, número2… son de 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo.
Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números.
Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores.
Ejemplo:
En una tabla tenemos una serie de artículos de los cuales queremos solo obtener el valor mínimo del
artículo, esto sería muy tedioso hacerlo de forma manual y más aún si son numerosos valores así que con la
función MIN simplificamos esta tarea y ahorramos tiempo para realizar otras tareas, veamos la solución de
este ejemplo mediante la siguiente
imagen:

E. FUNCION HOY
Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de fecha-hora que Excel usa
para los cálculos de fecha y hora.
Sintaxis de la función HOY()
Argumentos
La función HOY no tiene argumentos.
Comentarios
La fecha de Excel que devuelve la función HOY es un número de serie que Excel reconoce y se puede filtrar,
clasificar y usar en otros cálculos de fecha.
La función HOY es útil para mostrar la fecha actual en una hoja de cálculo, independientemente de cuándo
se abre el libro.
Ejemplo
Si el formato de la ceda donde has colocado la función HOY es General, entonces Excel cambiará el
formato de la celda a Fecha y mostrará la fecha de hoy: