GUÍA DEL SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE PARA CONTRATISTAS

REQUISITOS EXISTENCIA
ELEMENTOS Observaciones SI NO
NUMERAL

1 1. LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL

Debe Demostrar Existencia X
Estar Divulgada X
Estar Publicada X
Ser conocida por todas las personas que
trabajan bajo el control de la X
organización
Demostrar Implementación X
X
Firma del Gerente Actual

1.1 Política HSE Descripción de la naturaleza de la

X
Organización
Declaración de los esfuerzos en favor de
la Promoción de la calidad de vida
Tener laboral, la prevención de enfermedades
X
ocupacional, la prevención de los
accidentes y daños a la propiedad e
impacto socio- ambiental.
Compromiso con el cumplimiento de la
legislación Colombiana y otros que haya X
suscrito la organización en HSE.
43
 Compromiso con el mantenimiento de
altos estándares HSE y Mejoramiento X
Continuo.
Respaldo económico para el desarrollo
X
del Sistema HSE
Política de
Alcohol,
1.1 Debe Demostrar Existencia X
Drogas y
Otros
Incluir el tema HSE en las reuniones
X
gerenciales.
Reuniones Gerenciales HSE al menos
X
una vez cada tres meses.
Realizar Inspecciones Gerenciales HSE X
Elementos Política, objetivos,
Visibles del Estadísticas de AT, EP,
1.2 Debe Investigación de
compromiso
Gerencial incidentes, resultados de
Revisión y evaluación del Sistema HSE programas HSE,
X
al menos una vez al año. resultados de auditorías,
evaluación del
cumplimiento legal,
estado de revisiones
gerenciales anteriores
Establecer objetivos estratégicos y
X
Metas HSE
Objetivos y Definir indicadores para determinar el
1.3 Debe X
Metas grado de cumplimiento de cada Objetivo.
Comunicar a los empleados de la
X
organización los objetivos HSE.
44
 Infraestructura
Especificar los recursos asignados al
organizacional y recursos X
Sistema HSE
tecnológicos
Presentar relación periódica de exigir lo mismo a los
X
cumplimiento contratistas
1.4 Recursos Debe
Establecer Perfil de Cargo
Nombrar un representante de la alta
con funciones y X
dirección encargado del Sistema HSE
responsabilidades.
Educación, Formación,
Contar con personal competente HSE. X
Experiencia.

NUMERAL 2. DESARROLLO Y EJECUCIÓN DEL SISTEMA HSE OBSERVACIONES SI NO

Procedimientos,
documentos, indicadores,
Documentació Manual del Sistema de Gestión
Documentar registros, política, objetivos, X
n HSE RUC
alcance, interacción de los
elementos del sistema.
Procedimientos que permitan:
Establecer,
Localización, Identificación,
Implementar y X
revisión, actualización y
Mantener
aprobación.
2.1
Que los documentos estén
X
Control de disponibles en su sitio de uso
Documentos y Que la documentación obsoleta se
X
Datos retire rápidamente.
Garantizar Distribución controlada de los
X
documentos.
Identificación de los documentos de
origen externo que la organización X
ha determinado como necesarios
45
 para el funcionamiento del SG
HSE.
Procedimiento para la
identificación, el almacenamiento,
X
la protección, la recuperación,
Establecer,
tiempo de retención y disposición.
Implementar y
Control de los SG SSTA - SISTEMA DE
Mantener Registros necesarios para
Registros GESTION EN SALUD,
demostrar conformidad y los X
SEGURIDAD EN EL
resultados logrados del SG SSTA.
TRABAJO Y AMBIENTE
legibles, fácilmente identificables y
Permanecer X
recuperables
Procedimiento para la identificación
de requisitos legales y de otra
Establecer, índole, que garantice la inclusión y
Implementar y análisis oportuno de nuevos X
Mantener requisitos aplicables a la
Requisitos organización, así como la forma de
2.2 Legales y de cumplimiento.
Otra Índole la información de los requisitos
Mantener X
legales HSE actualizada
La información pertinente sobre los
requisitos legales y de otra índole a
Comunicar X
sus empleados y otras partes
interesadas
Definir,
Funciones y documentar y Las funciones, responsabilidades y X
2.3 Responsabilid autoridad
comunicar
ades SSTA
Establecer, Procedimiento escrito donde se X
46
 Implementar y especifique como se va a llevar a
Mantener cabo la evaluación periódica del
cumplimiento de las funciones y
responsabilidades SSTA
Periódicamente la evaluación de
Realizar cumplimiento de las funciones y X
responsabilidades.
El organigrama de la empresa,
Presentar presentando el personal encargado X
de HSE.
Definir, Competencias de todo el personal
Educación, Formación,
Mantener y incluyendo auditor en SSTA y X
Experiencia.
Comunicar brigadista de la empresa.
2.4 Competencias La competencia se debe
Que la totalidad de los trabajadores
definir en términos de la
Garantizar de la empresa cumpla con las X
educación, experiencia y
competencias definidas.
entrenamiento apropiados
Necesidades de
entrenamiento, contenido
Existencia del programa de de los cursos (Objetivo,
Garantizar y
capacitación y entrenamiento en alcance, temario), X
Demostrar
HSE. competencias del personal
que realiza el
Capacitación y entrenamiento
2.5
Entrenamiento
Necesidades de entrenamiento por
Incluir X
cargo.
De acuerdo con la naturaleza, y
Revisar y riesgos de la organización, los
X
Ajustar aspectos ambientales significativos,
y a las características del servicio
47
 contratado.

La medición de la eficacia de los

Realizar entrenamientos y las X
capacitaciones.
Registros de los entrenamientos y
Mantener X
las capacitaciones.
Garantizar y
Existencia del programa por escrito X
Demostrar
Generalidades de la empresa,
Aspectos generales y legales en
Seguridad, Salud Ocupacional y
ambiente, políticas de no: alcohol,
drogas y fumadores, políticas de
seguridad, salud ocupacional y
Programa de ambiente, reglamento de higiene y
inducción y re seguridad industrial,
2.6
inducción en Contener funcionamiento del comité paritario X
HSE de salud ocupacional, plan de
emergencia, factores de riesgo y
sus controles, aspectos e impactos
ambientales inherentes al cargo,
procedimientos seguros para el
desarrollo de la tarea, derechos y
deberes del sistema general de
riesgos profesionales, entre otros.
Mantener Registros correspondientes X
Motivación, Identificar y Programas para la participación del
2.7 X
comunicación, Desarrollar personal en HSE
48
 participación y Establecer,
Mecanismos de difusión de
consulta Implementar y X
acciones y resultados del SG SSTA
Mantener
Plan de comunicación a nivel
Tener X
interno y externo
Debe Comunicar riesgos X
Comunicación de Aspectos Esta decisión debe estar
Decidir X
ambientales significativos por escrito

NUMERAL ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO SSTA OBSERVACIONES SI NO

Procedimientos para la continua:
* Identificación de Peligros
Establecer,
* Aspectos Ambientales
Implementar y X
* Valoración de riesgos
Mantener
Identificación * Determinación de Controles de Riesgos
de Peligros, e Impactos
Aspectos Actividades rutinarias y no rutinarias
Incluir X
Ambientales,
3.1 Valoración y Que los resultados de estas evaluaciones
Determinación Asegurar y los efectos se consideren cuando se X
de control de determinan los controles
riesgos e Seguimiento y medición periódica de la Se exige lo mismo
impactos Demostrar efectividad de las medidas de control de para los X
riesgos e impactos implementados. subcontratistas
Establecer,
Procedimiento para el control y manejo de
Implementar y X
la gestión del cambio
Mantener

49
 Peligros y valoración de los riesgos y
determinación de los controles asociados
Identificar con cambios realizados o propuestos en X
la organización, SG SSTA o sus
actividades
Mecanismos para el reporte y control de
Definir actos y condiciones de riesgo. X

3.2 Tratamiento del riesgo

Establecer Procedimiento documentado para la selección y
, evaluación de contratistas y proveedores en
Administració Implement donde se contemplen criterios de selección, X
n de ar y registros de monitoreo del trabajo, evaluación del
3.2.1
contratistas y Mantener desempeño.
proveedores
Comunicar el procedimiento a los contratistas y
Debe X
proveedores.
Comunicar a los visitantes, sobre los riesgos a
los que se puede encontrar expuesto y, como X
actuar en caso de emergencia
Visitantes
Comunicar a la comunidad y autoridades sobre
3.2.2 comunidad y Debe
la identificación y control de los riesgos y
Autoridad
verificar su participación en las actividades de X
simulacros, prevención y atención de
emergencias.
Estructura mínima
Establecer
Programas de de los programas:
, uno o varios programas de gestión para los
Gestión de Objetivos y metas
3.2.3 Implement riesgos prioritarios que generan accidentes de X
Riesgos cuantificables
ar y trabajo
Prioritarios Responsables
Mantener
Acciones
50
 Recursos
Cronogramas de
actividades
Hacer
seguimiento,
revisar y registrar
el progreso frente
al cumplimiento
de los objetivos.
Periódicamente el resultado de los programas
Evaluar con base en la determinación de indicadores de X
cobertura y eficacia
Sub Programa Debe Demostrar Existencia X
de Medicina
Preventiva y Presentar Estrategias y recursos para su realización. X
del Trabajo
Definir un Procedimiento para la realización de
Debe evaluaciones médicas basado en el X
profesiograma
Los exámenes
3.2.4 deben ser
Evaluaciones
realizados por
Médicas
Realización de exámenes médicos periódicos de médicos
Ocupacionale Definir X
reubicación y pos incapacidad graduados, con
s
registro médico y
con licencia de
S.O.
Respaldo de una Historia Clínica Ocupacional
Tener X
que especifique la aptitud para el cargo

51
 Establecer un mecanismo que garantice la
Debe X
confidencialidad de las historias clínicas
Identificar los Riesgos de la Salud Pública
Debe X
propios de la zona en donde se está laborando
Plan de acción para la implementación de
medidas de control para:
* Enfermedades transmitidas por el agua y los
alimentos
Establecer * Enfermedades inmuno-prevenibles X
* Enfermedades transmitidas por picaduras de
insectos
Actividades de * Mordeduras de Serpientes
Promoción y * Enfermedades de Transmisión Sexual
Prevención en
Mejoramiento continuo de la calidad de vida
Salud Buscar X
laboral
Garantizar que el personal que trabaja en zonas
Debe endémicas o áreas contaminadas tenga la X
vacuna contra tétano y fiebre amarilla
Mantener Registros X
Capacitación
Definir e
Campañas de promoción y prevención de no programada
implement X
alcohol, drogas y tabaquismo según
ar
cronograma
De acuerdo con lo
Programas de Diagnóstico de las condiciones de salud de la establecido en la
Realizar X
Vigilancia población Resolución
Epidemiológic 2346/2007
a Disponer de protocolos de Vigilancia
Debe X
epidemiológica

52
 Periódicamente el desempeño de los PVE
Evaluar X
implementados.
Deben incluir
Llevar registros estadísticos de:
recolección,
Registros y * Primeros Auxilios
análisis y
estadísticas Debe * Morbilidad X
establecimiento
en salud * Mortalidad
de planes de
* Ausentismo Laboral
acción resultantes
Incluir estudios de riesgo ambientales de
X
acuerdo con los factores de riesgo identificados.
Debe Realizar mediciones ambientales para
determinar el grado de riesgo y compararlos con X
los valores límites permisibles.
Identificar Riesgos compartidos y sus implicaciones X
Sub Programa
3.2.5 de Higiene Las mediciones realizadas por la compañía
Conocer X
Industrial contratante y determinar acciones a seguir
Garantizar Enlace con los PVE X
Si el servicio es
Contar con los certificados de calibración y contratado, este
Debe registros de mantenimiento de los equipos con debe demostrar la X
los que se llevan a cabo los estudios. correspondiente
Licencia en S.O.
Demostrar existencia de procedimientos acorde
Debe X
Sub Programa con el tratamiento de los riesgos
3.2.6 de Seguridad Document Procedimientos seguros para ejecutar tareas
X
Industrial ar criticas
Identificar Actividad escriticas en los trabajos realizados X

53
 Programa de
Mantenimiento
de Debe Demostrar existencia X
Instalaciones
y/o equipos
Tener definida la vida útil de las herramientas y
X
equipos
Realizar y registrar las inspecciones pre
X
operacionales para los equipos y herramientas
Llevar un control del estado y uso de los equipos
X
y herramientas
Estado de
Mantener registros sobre instrucciones a los
equipos y
trabajadores sobre el uso y mantenimiento de los X
herramientas Debe
equipos y herramientas
de trabajo
críticos Definir un mecanismo para el manejo de equipos
X
y herramientas defectuosas
Definir un procedimiento para la selección y uso
de equipos y herramientas según criterios de X
seguridad
Divulgar estos procedimientos a los trabajadores X
El estudio
comprende la
elaboración de un
Elementos de Demostrar un estudio de los EPP requeridos por
inventario el cual
Protección Debe áreas, puestos de trabajo o actividades X
incluya, por cada
Personal especiales.
operación que se
desarrolla en la
empresa, la
54
 descripción de los
riesgos presentes
en las mismas, el
número de
personas
expuestas, los
equipos,
herramientas,
sustancias o
materiales que se
manejan; los
resultados de los
estudios
higiénicos
realizados, y por
último la
asignación del
elemento
requerido,
especificando las
funciones,
capacidades,
limitaciones del
mismo y
especificaciones
técnicas de
acuerdo a los
patrones y
estándares
establecidos

55
 Registros de la entrega de los EPP a los
X
trabajadores.
Capacitación
Mantener Registros de entrenamiento sobre uso y programada
X
mantenimiento. según
cronograma
Registros de las inspecciones periódicas. X
Inspecciones periódicas para determinar el
Realizar X
estado y uso de los EPP entregados
Demostrar que tiene disponibles las Hojas de
Debe X
Seguridad de materiales y productos.
Hojas de Que los empleados tienen conocimiento de las
Seguridad de Demostrar Hojas de Seguridad de las sustancias que X
Materiales y manejan.
Productos Tener un procedimiento para el transporte de
Debe materiales peligrosos y disponer de las tarjetas X
de emergencia.
Tener evaluación de los riesgos de origen
X
natural o antrópicos.
Disponer de los medios de protección acorde a
X
los riesgos identificados.
Planes de Tener la organización para responder efectiva y
3.2.7 Debe X
Emergencia eficientemente a una emergencia
Tener la estructura:
* Plan estratégico
X
* Plan Operativo
* Plan Informático

56
 Procedimientos
documentados,
instrucciones de
trabajo, controles
físicos, contratos
o acuerdos con
proveedores
acorde con el
tratamiento de los
Identificar necesidades de controles ambientales X
impactos
ambientales
Sub Programa identificados, para
de Gestión Debe evitar o minimizar
Ambiental impactos
3.2.8 ambientales en
las actividades u
operaciones
críticas
Documentar y divulgar procedimientos para el
X
manejo ambiental
Establecer mecanismos de seguimiento y
X
medición a las medidas de control ambiental
Contar con los certificados de calibración y
registro de mantenimiento de los equipos X
utilizados para las mediciones.
Plan de Demostrar existencia X
Gestión de Debe
Demostrar disposición final de los residuos X
Residuos

57
 Objetivos y metas
cuantificables. Los
Demostrar existencia Programas deben X
estar en
concordancia con
las actividades de
la organización
contratante.
Estructura básica
del Programa:
* Acciones
Debe * Responsables
Programas de
* Recursos
Gestión Tener cronograma general de las actividades * Cronograma de
Ambiental para cada uno de los programas dirigido a X
actividades
cumplir las metas y objetivos ambientales. * Medidas de
seguimiento
* Revisar y
registrar el
progreso frente al
cumplimiento de
los
objetivos.
Periódicamente el resultado de los programas
Evaluar con base en la determinación de indicadores de X
cobertura y eficacia

NUMERAL EVALUACIÓN Y MONITOREO OBSERVACIONES SI NO

Incidentes Demostrar existencia de un sistema de
4.1 Debe X
(Accidentes y registro y reporte de los incidentes de
58
 casi trabajo y ambientales.
accidentes) de
trabajo y Procedimiento para la investigación de
Tener X
ambientales incidentes.
Todos los incidentes laborales y
ambientales para determinar su causa y
Investigar Cada vez que ocurran X
hacer el seguimiento a las
recomendaciones generadas.
Registrar Estadísticas de casi-accidentalidad X
Esta certificación debe
incluir:
-Número de accidentes
calificados como laborales
y número de accidentes
pendiente por calificar.
- Numero de caso de
enfermedad laboral
calificados
- Número de días de
Certificaciones de la ARL de los
incapacidad generados
Obtener accidentes ocurridos en los últimos cinco X
por los accidentes
(5) años vencidos.
reportados en el periodo
- Número promedio de
trabajadores expuestos
afiliados a la ARL durante
el periodo de la
certificación.
- La certificación debe
describir claramente si en
el año inmediatamente
anterior se han
59
 presentado o no eventos
fatales o con lesión
incapacitante permanente
parcial o invalidez.
Tendencias de las causas de los
Analizar X
incidentes.
Seguimiento a los planes de acción
Hacer X
establecidos en las investigaciones.
Disminución de los indicadores
Demostrar estadísticos de IF e IS con base en los X
dos años anteriores.
Daños a la propiedad, al
Registrar y Indicadores de perdida por incidentalidad
ambiente, al proceso o a X
Analizar laboral y ambiental
terceros.
Reportar AT/EP a la ARL X
Procedimiento para la ejecución de
Tener X
Auditorías internas
Establecer
,
Programas de Auditoria que cubran Se deben realizar al
Implement X
todos los elementos del Sistema. menos una vez al año
ar y
Auditorias al Mantener
4.2
SG SSTA
Mantener Registros de las auditorías realizadas X
Causas de las No Conformidades y
Establecer X
Observaciones
Implement
Acciones Correctivas y Preventivas X
ar
Realizar Seguimiento a las AC/AP X
Acciones Procedimiento de AC/AP para el manejo Contemplar una
4.3 Tener X
Correctivas y de las No Conformidades potenciales. metodología para el
60
 Preventivas análisis de sus causas
que le permita eliminar la
causa raíz
La eficacia de cualquier Acción
Garantizar X
Correctiva que se tome
Que cualquier cambio necesario que
surja de la acción correctiva y de la
Asegurar X
preventiva se incluya en la
documentación del SG.
Causas de las No Conformidades
Analizar X
detectadas.
Plan de acción y seguimiento a las
Establecer X
acciones propuestas.
No Conformidades Potenciales de la
Detectar empresa con el fin de establecer X
Acciones Preventivas
Seguimiento a las Auditorias del CCS y
Realizar analizar las causas de las no X
conformidades levantadas por el CCS
El Programa debe Incluir:
Definición de áreas
Alcance de la Inspección
Cronograma
Responsable de la
Inspecciones
4.4 Tener Programa de Inspecciones HSE Inspección X
HSE
Listas de Verificación a
Utilizar
Seguimiento a acciones
correctivas y Preventivas
Evaluación periódica del
61
 programa
Procedimiento para la evaluación
Tener X
periódica de los requisitos legales
Periódicamente el cumplimiento de los
Seguimiento a Evaluar X
requisitos legales
los Requisitos
Registros de las evaluaciones de
Legales. X
cumplimiento realizadas
Requisitos
legales y de Permisos
otra índole Mantener Licencias
Registros legales ambientales aplicables Certificados X
Planes
Títulos
Afiliación al Afiliación de los trabajadores a:
Sistema de * ARL
Demostrar X
Seguridad * EPS
4.5 Social * AFP
Programa de
Document
Salud Programa de Salud Ocupacional X
ar
Ocupacional
Reglamento Demostrar existencia X
de Higiene y Debe Publicar en dos sitios suficientemente
X
Seguridad visible
Industrial Mantener Registros de la divulgación al personal X
Conformado COPASO X
Comité Tener Registrado el COPASO ante la Oficina
X
Paritario de del Min. De protección Social
Salud Registros del funcionamiento mensual
Ocupacional Mantener del COPASO y las actividades X
ejecutadas.
62
 Grado de cumplimiento de los objetivos
Determinar X
e indicadores del SG.
Al menos una vez
Medición y Revisar Cumplimiento de los Objetivos X
semestralmente
revisión de los
Avance del cumplimiento de los Al menos una vez
progresos Registrar X
Objetivos. semestralmente
Planes de acción como resultado de las
Establecer X
revisiones

4.6 Medidas Comparaciones para determinar

Cuanti- Hacer conformidad de las actividades del SG X
Cualitativas SSTA.

Medidas
Seguimiento a todo lo establecido en el
Proactivas de Hacer X
SG HSE
Desempeño
Mecanismos de identificación de Actos y
Medidas
Condiciones No Seguras, ausentismo
reactivas de Establecer X
laboral, Registros de calibración,
desempeño
mantenimiento de equipos de medición.

63