Protocolo institucional. Normas y actos.

1.- El protocolo institucional.

Estamos estudiando el módulo llamado protocolo empresarial, te estás preparando
para ser un magnífico asistente de dirección, y podrás ejercer tu profesión tanto en el
sector privado; empresas, asociaciones, etc., como en el sector público. Esta Unidad
se va a centrar en el protocolo que se utiliza en los actos organizados por las
instituciones y en aquellos a los que acuden sus representantes, ya sean políticos,
jueces, etc.
Sería un grave error olvidar dicho protocolo teniendo en cuenta el enorme peso que
tiene en nuestra economía el sector público, como proveedor de servicios, como
cliente para multitud de empresas, etc.
El protocolo institucional, en la actualidad, es cada vez más horizontal y cercano. Si
bien en otras épocas reflejaba el poder de las autoridades y su fortaleza frente al
resto de mortales, hoy, intenta destruir esos muros que separan a los de arriba con
los de abajo.
Quizás, influido por el protocolo empresarial, el protocolo institucional pone el acento
en la organización de los actos, obtener buenos resultados y cumplir los objetivos
marcados. Y no, tanto, en una rígida etiqueta o fórmulas ceremoniosas pomposas
como las de antaño.
Por tanto, en un acto de buena educación y correspondencia, si el protocolo
institucional se te acerca y saluda ¿No vas a acercarte, saludarlo y conocerlo tú?

1.1.- Definición, origen y evolución.

Decíamos en la Unidad anterior que el protocolo institucional es aquel protocolo que

regula las acciones y actos de los organismos o instituciones públicas. Vamos a
detallarlo un poco más.
Es el conjunto de normas que regulan el desarrollo de los actos organizados por:
• Administración del Estado.
• Comunidades autónomas.
• Corporaciones locales: Diputaciones provinciales, cabildos y ayuntamientos.
• La Corona.
• Empresas, pero con la asistencia al acto de representantes de cualquiera de los
anteriores.
Seguramente te estés preguntando cómo y en qué momento surge esto a lo que
llamamos protocolo. Con total certeza, podemos afirmar que el protocolo nace con el
ser humano y siempre estuvo al servicio de éste, sirviendo para regular los
comportamientos humanos, las normas, los usos y las costumbres. Era y es una
herramienta para convivir de forma pacífica.
Los primeros vestigios que hablan de normas protocolarias de forma escrita nos
remontan al siglo XVIII antes de Cristo. El Código de Hammurabi, conservado en el
Museo del Louvre, en París, nos relata de forma cuidada y con todo detalle, cómo se
hacía la ceremonia de coronación del rey, la precedencia de personas y
recomendaciones para desarrollar diferentes actos del reino.
Egipcios, persas, griegos, romanos y en definitiva todas las civilizaciones han creado y
seguido sus normas protocolarias.
En España, como en todos los países, el protocolo ha evolucionado conforme se iban
sucediendo distintas épocas, siendo el siglo XX especialmente convulso en cuanto a
normativas que regulaban el protocolo, hasta la llegada en 1978 de la democracia y la
instauración del régimen de monarquía democrática vigente.

1.2.- Estructura del Estado Español.

El estado español consolida la clásica división horizontal de los tres poderes:

Legislativo, judicial y ejecutivo. La división vertical establece la distinción entre Estado
central, comunidades autónomas y corporaciones locales.
La división horizontal implica la existencia de tres poderes que vamos a conocer. Son
los que deciden en gran medida por y sobre nosotros, así que nos viene estupendo
saber algo más de ellos:
• Poder legislativo: Da lugar a las Cortes Generales, compuestas por el Senado y
el Congreso de los Diputados. Entre otras competencias ejercen la potestad
legislativa y controlan al Gobierno. Sus miembros son elegidos por sufragio
universal, libre y secreto.
• Poder ejecutivo: Es el ejercido por el Gobierno, tal y como establece el Artículo
96 de la Constitución: "El Gobierno dirige la política interior y exterior, la
administración civil y militar y la defensa del Estado. Ejerce la función ejecutiva
y la potestad reglamentaria de acuerdo con la Constitución y las leyes."
• Poder judicial: Es el ejercido por los Tribunales y Juzgados. Los jueces y
magistrados son independientes respecto a los otros poderes citados
anteriormente.
Conviene recordar que en España el Rey es el Jefe del Estado y la Corona arbitra entre
las instituciones públicas y representa a España en el extranjero.

1.3.- Símbolos del Estado Español.

Dentro del protocolo institucional los símbolos del Estado conforman un aspecto
clave a considerar en cualquier acto debiendo medir su utilización, ajustando su uso a
la costumbre o normativa al respecto, no debiendo caer en un uso meramente
estético.
Es preferible por tanto que cuando se ponga una bandera o un himno sea por su
significado y no por rellenar el tiempo o el espacio según el gusto del organizador.
A lo que vamos, ¿cuáles son los símbolos del Estado Español? Básicamente los
siguientes:
• La bandera de España.
• El himno nacional.
• Otras banderas oficiales.
• El escudo.
En los siguientes subapartados vamos a conocer en mayor profundidad estos símbolos
que nos representan. ¿Te apetece dominarles?
1.3.1.- La Bandera de España.
Todos sabemos que una bandera es una insignia que se hace normalmente en tela
para izarse como seña de identidad.
La de España queda definida en el Artículo 4.1 de la Constitución, que dice: "Está
formada por tres franjas horizontales, roja, amarilla y roja, siendo la amarilla de doble
anchura que cada una de las rojas."
En el Real Decreto 441/1981 se establecen los colores con mayor precisión.
La Ley 39/81 de 28 de Octubre regula el uso de la bandera de España y de otras
banderas y enseñas, según esta Ley la bandera de España representa los valores
superiores expresados en la Constitución.
Así que si tenemos cualquier duda sobre cómo emplear la bandera lo mejor es acudir
a dicha ley y consultarla, de todas formas podemos resumir los aspectos más
importantes:
• Podrá incorporar el escudo de España. Éste figurará obligatoriamente en las
banderas que se encuentren en los edificios de administraciones públicas,
acuartelamientos, buques y aeronaves de las Fuerzas Armadas y en las
misiones diplomáticas.
• Deberá ondear en el exterior y ocupará un lugar importante en el interior de
edificios públicos de la Administración central autonómica, provincial y local.
• Será la única que ondee en los órganos constitucionales.
• Deberá enarbolarse en los buques o embarcaciones españoles.

1.3.2.- La Bandera de España: precedencia.

¿Te has preguntado si hay un orden determinado a la hora de colocar las banderas en
un edificio oficial? La bandera española ondea en el centro, en el mástil de honor,
cuando coincide con un número de banderas impar. Cuando coincide con un número
par se sitúa a la derecha respecto a la presidencia o la primera en una ordenación
lineal. Veamos un ejemplo:
Si son tres banderas - la de España, una autonómica y otra de una ciudad-, el orden
es el siguiente: A la derecha la autonómica, en el centro la de España y a la izquierda
la local.
En nuestro territorio, normalmente, nuestra bandera ondea la primera frente a las de
otros países salvo que el acto sea organizado por otro país o por algún organismo
internacional. En los actos de la Unión Europea se suele colocar la bandera de la Unión
en el centro y las de los países se sitúan por orden alfabético siguiendo el idioma del
país.
Además cuando coinciden varias banderas ninguna puede ser de mayor tamaño que el
estandarte español.
Aunque siempre habrá que tener en cuenta el tipo de acto del que se trata, podemos
emplear como criterio general para las precedencias de las banderas el siguiente:
• Bandera española.
• Bandera de la comunidad autónoma donde se celebra el acto.
• Bandera de otras comunidades según la fecha de publicación de sus Estatutos
en el Boletín Oficial del Estado.
• Bandera del municipio donde se celebra el acto.
Para terminar, comentar que las banderas no oficiales – de empresas –, se suelen
colocar separadas de las oficiales.
1.3.3.- Otras banderas oficiales.

Además de la bandera de España, en nuestra sociedad, en nuestro estado de las

autonomías con vocación europeísta, no podemos olvidarnos de las banderas
autonómicas, de las banderas locales y de la bandera europea.
En España existen 17 banderas autonómicas, cada una representativa de una de las
comunidades autónomas que conforman nuestro país, además de las propias de Ceuta
y Melilla. Ondeará en todos los edificios públicos de la comunidad, junto a la española,
ocupando por tanto el segundo lugar de preeminencia tras la nacional.
De hecho, incluso cuando las banderas autonómicas comparten acto con banderas
extranjeras, suelen preceder a estas últimas, cuestión no exenta de debate entre los
expertos. ¿Tú que crees? En un acto oficial organizado por la comunidad andaluza en
Almería y al que se invita al embajador estadounidense ¿Debe colocarse en lugar
preferente – junto a la española – la bandera andaluza frente a la de EEUU?
Las banderas locales, de ayuntamientos, se colocan tras la autonómica.
Otra bandera con una enorme importancia es la de la Unión Europea, de sobra
conocida, de color azul con 12 estrellas doradas de cinco puntas que simbolizan la
unión de los pueblos. Como ya hemos comentado anteriormente, lo habitual es
ordenar alfabéticamente, de acuerdo a la lengua oficial de cada estado, las banderas
de los estados miembros.

1.3.4.- El himno y el escudo.

¿Conoces la historia del himno español? El himno nacional es otro de los elementos
que configuran los símbolos del Estado. Es por tanto un elemento
diferenciador respecto a otros países. Como todos sabemos, el himno carece de
letra, la melodía tiene su origen en la Marcha Granadera, antiguo cuerpo de élite del
ejército español.
Está regulado por el Real Decreto de 10 de octubre de 1997. ¿Has notado alguna vez
que existen dos versiones? Una más larga de 52 segundos, y otra más corta de 27.
¿Cuándo se interpreta una u otra?
• Versión íntegra: Actos a los que acudan Sus Majestades, actos de homenaje a la
bandera y aquellos actos en los que esté previsto según el Reglamento Militar.
• Versión reducida: Actos a los que acudan el Príncipe de Asturias, los infantes de
España, el Presidente del Gobierno, actos deportivos o de cualquier otra
naturaleza en los que haya representación de España y aquellos actos en los
que esté previsto según el Reglamento Militar.
¿Y qué pasa con la precedencia? Es decir, ¿qué himno suena antes en el caso de que
se interpreten varios? En el caso de concurrencia del himno español con otros de
comunidades autónomas o locales:
• Si se interpretan los himnos al principio del acto, el himno nacional será el
primero.
• Si se interpretan al final del acto, el himno nacional será el último.
Cuando se trata de una acto celebrado en España con asistencia de otros países, se
interpretan primero los himnos extranjeros y el último el nacional. En las clausuras o
despedidas de estos actos el orden será inverso.
El escudo de España está regulado por la Ley 5/10/1981 en la que se recogen una
serie de símbolos que deben aparecer en él:
1. Un castillo almenado de oro, aclarado de azul y mazonado de negro o sable.
2. Un león rampante en púrpura y coronado de oro.
3. Cuatro palos, de gules o rojo.
 4. Una cadena de oro puesta en cruz, aspa y orla, y en el centro una esmeralda
verde.
5. Entre medias, una granada al natural, tallada de dos hojas, de sinople o verde.
6. A los lados del escudo, dos columnas de plata, base y capitel de oro, con la
corona real a la izquierda y la imperial a la derecha, en oro rodeada de una
cinta roja con letras doradas.
7. En la parte superior, la corona real engastada con piedras preciosas, hojas de
acanto y diademas de perlas que convergen en la parte central.
8. En el centro, un círculo azul con tres lises de oro bordeados de rojo propio de la
dinastía reinante.

2.- Normas legales sobre protocolo institucional.

Al hablar de normas legales, es evidente, que en tu cabeza se forme la idea e imagen
de leyes, normativas y decretos, aprobados en distintos momentos de la historia
política de España. Esta idea no va mal encaminada. Es cierto que existe una
legislación que regula el protocolo institucional, y que a continuación detallaremos,
pero hay una fuerza, con historia y solera, que siempre ha trascendido, trasciende y
trascenderá. Esta fuerza es la costumbre. Ésta adquiere rango de norma, así lo
contempla la ley.
Además, en protocolo, la costumbre y tradición, lo acordado socialmente, adquiere
una importancia singular, ya que hace frente a los vacíos legislativos en esta materia.
El que la costumbre sea un norma legal que hay que cumplir, no quiere decir que sea
inamovible. El paso del tiempo va moldeándola y si algunas siguen persistiendo, otras
desaparecen, como resultado, de la simple evolución de la sociedad.
La normativa legal vigente se sustenta en la Constitución española de 1978 y en otros
decretos, como el Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto por el que se aprueba el
Ordenamiento General de Precedencias del Estado y el Real Decreto 1368/1987, de 6
de noviembre, sobre Régimen de Títulos, Tratamientos y Honores de la Familia Real y
de los Regentes.

2.1.- El protocolo en la Constitución Española.

Con la aprobación de la Constitución en 1978, la realidad social, política e institucional

española experimentó un gran cambio. Después de un periodo de transición convulso,
en 1983 aparece el nuevo Real Decreto 2099/83 que vino como agua de Mayo y puso
cierto orden, fundamentalmente en las relaciones protocolarias de las autoridades y
sus instituciones.
Si te parece, antes de seguir, vamos a darle un repaso a la Constitución.
La Constitución Española es la norma suprema del ordenamiento jurídico de España, a
la que están sujetos los poderes públicos y los ciudadanos. En ella se establecen los
derechos y deberes de los ciudadanos, los tres poderes (legislativo, judicial y
ejecutivo) y se organizan las instituciones en que tales poderes se asientan (Cortes,
Tribunales y Gobierno).
La Constitución se estructura en diez capítulos y un preliminar que proclama un
Estado social y democrático de Derecho que propugna como valores superiores del
ordenamiento jurídico la libertad, la justicia, la igualdad y el pluralismo político.
Afianza el principio de soberanía popular y se establece la monarquía parlamentaria
como forma de gobierno.
El protocolo aplicado incide sobre varios aspectos tales como:
 • La preeminencia de puestos para los elegidos frente a los designados, mejor
puesto de los presidentes de las comunidades autónomas frente a los
vicepresidentes, representación por el valor real que tienen las autoridades, no
de su honor, jerarquía o situación personal (un ejemplo de ésto último es la no
previsión de la nobleza o casos similares).
• El Rey, la Reina, el Príncipe de Asturias y las Infantas ocupan el primer,
segundo, tercero y cuarto puesto respectivamente.
• Los máximos representantes de los tres poderes del Estado siguen a la Corona.
El quinto puesto es asignado al Presidente del Ejecutivo.
• Los presidentes del Tribunal Constitucional y del Consejo General del Poder
Judicial ocupan los puestos octavo y noveno.
• Los presidentes de las comunidades autónomas tienen un puesto alto en la
ordenación de las autoridades, mejor cuando el acto se realiza en la comunidad
que en la capital.
• Como consecuencia de la pluralidad política, el mandatario o jefe de la
oposición, en representación de una parte de la población española, se sitúa
tras los presidentes de las comunidades.
• Reconocimiento de la figura del alcalde y por ende de la autonomía municipal.
El alcalde toma precedencia sobre el propio presidente de la Diputación.
• El Fiscal General del Estado y el Defensor del Pueblo ocupan puestos relevantes,
por encima de los secretarios de Estado.
• Los representantes de las Fuerzas Armadas, con la Constitución, sufren una
pérdida de puestos significativa.

2.2.- Legislación autonómica.

¿Hay un protocolo para las comunidades? El protocolo en as comunidades

autónomas se regula por las disposiciones de carácter nacional. Esto es
principalmente aplicando el ya conocido Real Decreto 2099/83, las propias normas de
los gobiernos autonómicos y por las costumbres y tradiciones de cada región.
Por tanto, las comunidades autónomas tienen competencias para legislar y regular las
precedencias de sus cargos oficiales. De las 19 comunidades, 11 poseen un decreto de
precedencias propio. Cabe señalar, que ante el cierto vacío legislativo del decreto
nacional, son frecuentes los enfrentamientos y conflictos protocolarios. De ahí, la
necesidad de actualizar la norma general para aunar posturas y dar solución a la
precedencia de distintos cargos autonómicos no contemplados.
Desde el Estado, en los actos que se celebren en las diferentes comunidades
autónomas las precedencias para los cargos regionales y locales serían:
1. Presidente del consejo de gobierno.
2. Presidente de la asamblea legislativa.
3. Delegado del Gobierno.
4. Alcalde del municipio.
5. Representante institucional de las Fuerzas Armadas en la región.
6. Consejeros de gobierno.
7. Miembros de la mesa de la asamblea legislativa.
8. Presidente y fiscal del Tribunal Superior de Justicia.
9. Presidente de la Diputación, mancomunidad o cabildo insular.
[Link] y senadores.
[Link] del Gobierno.
[Link] de la universidad en cuyo distrito tenga lugar el acto.
[Link] de la Audiencia.
 [Link] de la Defensa y subdelegado de la Defensa y jefes de sectores Naval
y Aéreo.
[Link] insulares del Gobierno.
[Link] de alcalde del ayuntamiento del lugar.
[Link] Militar de la Plaza, comandante o ayudante militar de Marina o
autoridad Aérea Local.
[Link] consulares extranjeros.

2.2.1.- El orden de las autonomías y otras

normativas.

La regla que ordena las autonomías es la antigüedad de sus estatutos y para

certificarla tenemos que irnos al Boletín Oficial del Estado, dónde aparece la fecha de
publicación. Así, el orden de las autonomías es el siguiente:

1. Euskadi o País Vasco.

2. Catalunya.
3. Galicia.
4. Andalucía.
5. Principado de Asturias.
6. Cantabria.
7. La Rioja.
8. Región de Murcia.
9. Comunitat Valenciana.
[Link]ón.
[Link]-La Mancha.
[Link].
[Link].
[Link].
[Link] Balears.
[Link] de Madrid.
[Link] y León.
[Link] Autónoma de Ceuta.
[Link] Autónoma de Melilla.

Y los símbolos de las autonomías, te preguntarás, ¿cómo se regulan? Para los himnos,
banderas y escudos existe también una normativa propia de cada comunidad.
También disponen de leyes y reglamentos de honores y distinciones como por ejemplo
los que rigen los títulos de hijos predilecto y adoptivo y las medallas de oro y plata.

Todas las comunidades autónomas celebran el Día de la Comunidad. Este día es

festivo en todo el territorio y tienen lugar diferentes actos oficiales (pleno
extraordinario de la asamblea legislativa, entrega de medallas a personalidades, etc.).
Todo esto queda también regulado por ley.

Para la ordenación de los miembros de las asambleas legislativas hay que ver lo
estipulado de forma interna por cada comunidad.
Los presidentes de las comunidades autónomas cuando presidan oficialmente actos
militares dentro de su comunidad, recibirán honores militares de arma presentada e
himno nacional en versión breve. Esto queda recogido en el Real Decreto 684/2010,
de 20 de Mayo.
2.3.- Reglamento de Honores y Distinciones. Las
condecoraciones.

Dice el refrán que "Es de bien nacido ser agradecido". El hombre, desde las primeras
civilizaciones, siempre tuvo la necesidad de agradecer, honrar o premiar a sus
semejantes, cuando éstos destacaban por su valor, hazañas, o servicios prestados
para el bien de la comunidad.

Los egipcios entregaban collares de oro de los que pendían figuras de leones a sus
héroes. Los griegos honraban a sus generales por medio de presentes e inscripciones
y los romanos premiaban a sus mejores guerreros con adornos sobrepuestos al casco,
brazaletes de oro o plata, cadenas y coronas.

El origen más cercano de las condecoraciones aparece en las Cruzadas. En este

periodo, se crean las Órdenes Militares, formadas por nobles y caballeros europeos
que representaban dos papeles diferentes, el de soldado combatiente contra el Islam
y el de monje protector de los peregrinos que marchaban a Tierra Santa. Después
éstas Órdenes pasaron a depender de la Corona y más tarde, en el siglo XVIII, son
sustituidas por las Órdenes al Mérito, bien civiles, bien militares. Es importante
señalar, que aparte de éstas Órdenes que dependen del Estado existen otras a las que
llamamos dinásticas, vinculadas a una Casa Real.

Por tanto, por condecoración entendemos una muestra de reconocimiento y gratitud

oficial de los pueblos y del premio a los méritos diversos del individuo o colectivo.
Normalmente suele consistir en una pieza metálica con forma determinada en la que
se graban imágenes o inscripciones que prende del pecho o colgada del cuello.
¿Cuáles son las condecoraciones oficiales españolas más importantes?
Por un lado, tendríamos el Toisón de Oro como Orden dinástica y por otro las Órdenes
al Mérito que dependen del Estado.

El Toisón de Oro es una pieza en forma de eslabón, a la cual va unido un pedernal

llameante del que pende el vellón de un carnero. Es la más importante y estimada a
nivel internacional. Data de 1429 y fue creada por Felipe III, al casarse con Isabel de
Portugal. Su finalidad era propagar el catolicismo.
Su diseño está inspirado en la mitología griega, la leyenda del viaje de Jasón y los
argonautas en busca del vellocino de oro (toison d´or). El Toisón, actualmente
pertenece a la Corona de España, siendo el Soberano Gran Maestre de la Orden Su
Majestad el Rey Juan Carlos I. La concesión del collar es vitalicia y no hereditaria, es
decir, tras el fallecimiento del titular se ha de devolver a los soberanos de España.

Por tanto, por condecoración entendemos una muestra de reconocimiento y

gratitud oficial de los pueblos y del premio a los méritos diversos del
individuo o colectivo.

2.3.1.- Las Órdenes al Mérito.

Las Órdenes de mérito son condecoraciones civiles y militares del Estado que
dependen de los distintos Ministerios. Dada la cuantiosa cantidad que hay, no vamos a
nombrar a todas, sin embargo, nos detendremos algo más en las de mayor relevancia
¿Qué te parece?
Las Órdenes serían las siguientes:

• Real y Muy Distinguida Orden de Carlos III. Creada en 1771 por Carlos III,
premia a ciudadanos nacionales o extranjeros por servicios extraordinarios al
Estado. Es la más importante y su concesión lleva unida la nobleza personal.
Depende de la Presidencia del Gobierno y el Gran Maestre de la Orden es Su
Majestad el Rey. Los colores de la Orden son el azul claro y el blanco.
• Orden de Isabel la Católica. Creada en 1815 por Fernando VII, premia la
lealtad, los méritos y el servicio excepcionales en pro del progreso y desarrollo
de los territorios americanos y ultramarinos. Depende del Ministerio de Asuntos
Exteriores y el Gran Maestre de la Orden es Su Majestad el Rey. Los colores de
la Orden son el amarillo y el blanco.
• Orden del Mérito Civil. Creada en 1926 por Alfonso XIII, premia a los
ciudadanos y funcionarios en reconocimiento a virtudes de carácter general por
el bien de la nación. Depende del Ministerio de Asuntos Exteriores y el Gran
Maestre de la Orden es Su Majestad el Rey. Los colores de la Orden son el azul
intenso y el blanco.
• Orden de la Cruz de San Raimundo de Peñafort.
• Cruz Laureada de San Fernando.
• Medalla Militar y Cruz de Guerra.
• Real y Militar Orden de San Hermenegildo.
• Orden del Mérito Policial.
• Orden del Mérito de la Guardia Civil.
• Orden al Mérito de Telecomunicación.
• Orden de Alfonso X el Sabio.
• Orden Civil de la Solidaridad Social.
• Medalla al Mérito en el Trabajo.

2.3.2.- Honores militares y honores a autoridades.

En más de una ocasión, habrás visto por televisión, el recibimiento de alguna

autoridad en un determinado acto y como las Fuerzas Armadas están presentes y se
escuchan cañonazos y ¡Viva España!, sin embargo, nunca te habrás parado a pensar
en que hay detrás de todo ese ceremonial y cómo se articula. ¿Te apetece conocerlo?
Para saber cómo se regulan los honores militares hay que considerar
fundamentalmente dos normativas. Por un lado, el Reglamento de Honores Militares,
aprobado por Real Decreto 834/1984, de 11 de Abril, y por otro las Reales
Ordenanzas de cada uno de los ejércitos (Tierra, Armada y Ejército del Aire).
En el artículo 21 de las Reales Ordenanzas, se dispone que las Fuerzas Armadas,
representando a la Nación y en nombre de los poderes del Estado, serán las
encargadas de rendir los honores en los actos oficiales. Los honores se rendirán desde
las ocho de la mañana, momento en el que se iza la Bandera Nacional, hasta el ocaso
cuando se arría, con el toque de oración, salvo orden expresa en contra. No se podrán
rendir honores cuando el Gobierno decrete luto nacional.
A algunas autoridades, al presidir actos oficiales, se les debe rendir honores de Himno
Nacional o Marcha de Infantes. Así, cuando lleguen dichas autoridades sonará el toque
de atención general, los integrantes de los cuerpos militares se pondrán firmes y el
resto de asistentes adoptará una postura respetuosa. El Himno Nacional debe
empezar a escucharse cuando la autoridad llegue al lugar donde vaya a recibir los
honores.

La bandera de España tiene asignados los máximos honores militares de arma

presentada e Himno Nacional completo o versión breve, salva de veintiún cañonazos y
siete ¡Viva España!

Según el Reglamento de Honores Militares recibirán honores:

• La Bandera de España.
• Su Majestad el Rey, Su Majestad la Reina.
• Su Alteza Real el Príncipe de Asturias.
• Sus Altezas Reales los Infantes de España.
• Los poderes del Estado definidos por la Constitución en las personas que los
representen.
• Las autoridades civiles y militares que determine el Reglamento.
• Las autoridades extranjeras de rango equivalente a las anteriores.

En los honores fúnebres, los restos mortales son acompañados por comisiones y
fuerzas de escolta. Se interpreta el Himno Nacional o Marcha de Infantes, se rinden
salvas y las tropas siguen el itinerario del cortejo. En guerra, los honores se atañerían
a las circunstancias existentes, pudiendo llegar a suspenderse.

3.- Las precedencias oficiales del Estado.

Ya va siendo hora de dar una definición del término que da título a este apartado. La
precedencia, apareció en los primeros compases de la unidad, cuando hablábamos de
las banderas, y posiblemente, intuyas ya, el significado de dicho término. Vamos a ver
si tu intuición coincide con la realidad ¿Te parece?

Si nos vamos al diccionario encontraremos lo siguiente: (Del latín praecedentĭa).

[Link], prioridad de tiempo.

[Link]ón, antelación en el orden.
[Link] o preferencia en el lugar y asiento y en algunos actos
honoríficos.
[Link]ía, superioridad.
Nosotros vamos a entender la precedencia como el lugar que le corresponde ocupar a
una persona debido a sus características, rango o estatus.
Pues bien, las precedencias oficiales del Estado, están reguladas por el ya nuestro y
querido, Real Decreto 2099/83, que recoge una serie de aspectos fundamentales
como:
•Establece el orden protocolario de precedencia de las autoridades.
•Crea la Jefatura de Protocolo de Estado encargada de que se cumplan las
normas del Real Decreto.
•Separa los actos oficiales en generales (los que ordena el Real Decreto para
conmemoraciones o eventos nacionales, autonómicos, provinciales o locales) y
especiales (organizados por las instituciones oficiales en el ejercicio de sus
funciones, ordenados según el criterio del anfitrión, conforme a la normativa
específica, costumbres, tradiciones y el Real Decreto).
 •Prevalece el cargo frente a la categoría personal.
•Prevalece los cargos electivos frente a los designados.
•Ante categorías del mismo grado prevalece la autoridad del lugar donde se
lleve a cabo el acto.
•Legaliza los usos y las costumbres.
•Establece dos tipos de precedencias: una para los actos de carácter general en
la capital del Estado, la Villa de Madrid, y otra para los actos celebrados en las
comunidades autónomas.

3.1.- La presidencia y los invitados.

Por presidencia entendemos, la persona o conjunto de personas que ocupan el

lugar más preeminente y destacado en un acto. En cualquier acto es fácilmente
reconocible, ya que está claramente distinguida del resto de asistentes, normalmente
mira hacia a éstos y su ubicación tiene una ornamentación especial.
La presidencia estará compuesta por un número proporcional de personas al de
asistentes al acto y dependiendo del espacio físico donde tenga lugar. De esta manera,
una presidencia puede ser:

• Presidencia de pie. Este tipo de presidencia es apropiada para actos breves y de

tono más informal. Es exigido para audiencias o recibimientos oficiales y
recomendado para inauguraciones, primeras piedras o visitas de obras. Si
conviene podrá disponerse de un atril. Si bien la ordenación de los miembros de
la presidencia es un punto importante, la de los invitados es más flexible,
siempre y cuando, éstos se coloquen en la zona habilitada para ellos. La
distancia entre la presidencia y los invitados dependerá del lugar donde se
celebre el acto (al aire libre, salón de actos, auditorio...). De todas formas la
distancia recomendada oscila entre 3 y 5 metros.
• Presidencia de mesa. La mesa debe tener el tamaño adecuado para que ningún
miembro de la presidencia se quede fuera. Este tipo de presidencia se utiliza
cuando los asistentes también se acomoden en sillas y el acto tenga una
duración de más de 20 minutos. En cuanto a los invitados, se podrá seguir un
orden protocolario en las primeras filas y dejar al resto mayor libertad para que
se ubiquen. Aunque se puede dar una presidencia sentada pero sin mesa, no es
muy recomendable.

Para la colocación de los miembros de la presidencia de mesa, encontramos dos

sistemas:

• Sistema anglosajón. La presidencia se sitúa en la cabecera de la mesa frente a

la puerta. Si es una doble presidencia se colocan en los extremos opuestos de la
mesa. En el centro de los lados más anchos se sientan los invitados de menor
categoría. Este sistema es ideal para que la conversación esté más repartida, al
haber dos centros.
• Sistema francés. Es el sistema que más se utiliza. El anfitrión se sitúa en el
centro de uno de los lados anchos de la mesa. Si la presidencia fuese doble, se
sientan uno frente al otro. El número de invitados debe ser impar a cada lado
 de la mesa. Este sistema es más jerárquico y la conversación queda más
centrada, en torno a los anfitriones.

3.1.1.- ¿Quién o quiénes ocupan la presidencia?

Nuestro Real Decreto 2099/83 nos da la respuesta. La regla general dice que preside
quién organiza el acto, aunque en muchas ocasiones el anfitrión cede su puesto,
como acto de cortesía, a alguna autoridad de mayor rango. Ésta se colocará siempre
a la derecha del anfitrión.

Existen algunas autoridades que siempre van a presidir un acto, o al menos, eso es lo
estipulado y correcto. Así, Su Majestad el Rey, el Presidente del Gobierno y los
Presidentes de las comunidades autónomas en su territorio, como representantes del
pueblo español, presidirán los actos oficiales, aunque el organizador de los mismos
sea otra persona.
Como ya se dijo, el número de miembros de la presidencia, debe ser acorde con el de
invitados. Las claves para que un acto oficial se organice y desarrolle con absoluta
normalidad, sin malentendidos ni tensiones que generen algún conflicto desagradable
entre los asistentes son:
1. Máximas autoridades. Deben presidir los actos como norma general, ya que son
los representantes de las instituciones del Estado.
2. Autoridades de menor rango. Estarán presentes cuando su departamento
guarde alguna relación con el acto.
3. Representación social. Si el anfitrión pretende que haya una muestra de
determinados colectivos o instituciones sociales.
4. Invitados de honor. Suelen ser la razón del acto o con su presencia lo
dignifican.
5. Patrocinadores. Los máximos representantes de entidades que financian total o
parcialmente el acto.

Además de estos grupos de personas se podrían incluir otras, siempre y cuando,

exista una justificación que sea fácilmente entendida por los asistentes. Por ejemplo,
si el motivo del acto es homenajear o agradecer a alguna persona, ésta tiene que
estar en la presidencia. La pluralidad es otro aspecto a tener en cuenta, a fin de evitar
varias autoridades o cargos de una misma institución.
A todo esto, hay que añadir el ingrediente mágico, que hará que el acto quede en su
punto exacto para servirlo a los invitados, ¿Lo adivinas? Sí, el sentido común.

3.1.2.- Organización de los invitados.

Ahora que ya sabemos cómo se dispone la presidencia, nos toca detenernos en la

organización de los invitados y las normas protocolarias que la rigen. Este trabajo
comienza cuando conocemos el número de personas que van a asistir al evento o acto
y de qué tipo de personas se tratan. Es indispensable asignar a cada invitado el
lugar que le corresponde y para ello utilizaremos criterios como su cargo o
categoría, sexo, edad, nacionalidad, etc.
Las premisas básicas a seguir serían las siguientes:

• Hombres y mujeres deben alternarse. Si tuvieran que coincidir personas del

mismo sexo, es más aconsejable que lo hagan los hombres.
• La mujer puede asumir el rango del marido, pero no al contrario.
 • Es preferible separar a parejas, familiares y trabajadores de una misma
empresa, con el fin de evitar conversaciones que resulten ajenas a otras
personas cercanas.
• Ante categorías iguales, prevalece el invitado de más edad al más joven, la
mujer casada a la mujer soltera y el extranjero al nacional.

Básicamente, hay que citar dos sistemas, para la colocación de los invitados:

• Sistema del reloj. Los invitados se van colocando en el sentido de las agujas del
reloj, alternando el primero a la derecha de la primera presidencia y el segundo
a la izquierda, y así sucesivamente.
• Sistema cartesiano o en forma de X. Los invitados se alternan uno a uno por
presidencia. Es un sistema recomendable cuando las personas sean del mismo
sexo.

Es indispensable asignar a cada invitado el lugar que le corresponde y para

ello utilizaremos criterios como su cargo o categoría, sexo, edad,
nacionalidad, etc.

3.2.- Los rangos de ordenación.

En los actos oficiales, las autoridades o cargos públicos asistentes pueden ser
ordenadas en base a tres criterios:

• Individual o personal, para autoridades, cargos públicos o personalidades.

• Departamental, para regular los ministerios.
• Colegiado, para ordenar la prelación entre las instituciones y corporaciones en
actos con carácter colectivo.

Para no excedernos demasiado en este tema y hacerlo más llevadero, vamos a

detallar solo el listado de precedencia, según el criterio individual, en los actos
celebrados en la capital del Estado. El orden sería el siguiente:
1. Rey.
2. Reina consorte.
3. Príncipe de Asturias y Princesa Consorte.
4. Infantes de España.
5. Presidente del Gobierno.
6. Presidente del Congreso de los Diputados.
7. Presidente del Senado.
8. Presidente del Tribunal Constitucional.
9. Presidente del Consejo General del Poder Judicial y del Tribunal Supremo.
[Link] del Gobierno.
[Link] del Gobierno.
[Link] del cuerpo diplomático y embajadores extranjeros.
[Link] de los consejos de Gobierno de las comunidades autónomas.
[Link] presidentes del Gobierno.
[Link] de la Oposición.
[Link] de Madrid.
[Link] de la Casa de Su Majestad el Rey.
 [Link] del Consejo de Estado.
[Link] del Tribunal de Cuentas.
[Link] General del Estado.
[Link] del Pueblo.
[Link] del Consejo Económico y Social.
[Link] de Estado, Jefe de Estado Mayor de la Defensa y jefes de Estado
Mayor de los Ejércitos de Tierra, Mar y Aire.
[Link] de las Mesas del Congreso de los Diputados y Senado.
[Link] del Gobierno en la Comunidad Autónoma de Madrid.
[Link] Jefe del Mando Aéreo General, con sede en Madrid.
[Link] general de la Casa de Su Majestad el Rey.
[Link] y asimilados.
[Link] de las Mesas del Congreso de los Diputados y del Senado.
[Link] de la Asamblea legislativa de la Comunidad de Madrid.
[Link] de Negocios Extranjeros acreditados en España.
[Link] del Instituto de España.
[Link] generales y asimilados.
[Link] de Gobierno de la Comunidad Autónoma de Madrid.
[Link] de la Mesa de la Asamblea Legislativa de la Comunidad Autónoma de
Madrid.
[Link] y Fiscal del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma
de Madrid.
[Link] y Senadores por Madrid.
[Link] de las universidades con sede en Madrid.
[Link] de la Defensa en Madrid.
[Link] de Alcalde del Ayuntamiento de Madrid.

3.3.- La representación militar y la Casa de Su

Majestad.

Para ver cuál es el lugar que ocupan las Fuerzas Armadas en los actos
oficiales hay que ir al Real Decreto 913/2002. Este decreto establece que sea la
autoridad militar que ostente la representación institucional de las Fuerzas Armadas
en la zona, la que ocupe el lugar destinado en la ordenación individual para los
capitanes generales. Los representantes institucionales en las distintas zonas
serían los siguientes:

• El General Jefe de la Fuerza Logística Operativa, con sede en A Coruña, en los

territorios de las provincias de A Coruña, Álava, Asturias, Ávila, Burgos,
Guipúzcua, León, Ourense, Palencia, Pontevedra, Salamanca, Cantabria,
Segovia, Soria, Valladolid, Vizcaya y Zamora.
• El Inspector General del Ejército de Tierra con sede en Barcelona, en los
territorios de las provincias de Barcelona, Girona, Huesca, La Rioja, Lleida,
Navarra, Tarragona, Teruel y Zaragoza.
• El Almirante de Acción Marítima, con sede en Cartagena, en el territorio
abarcado por la Región de Murcia.
• El General Jefe del Mando Aéreo General, con sede en Madrid, en los territorios
de las provincias de Albacete, Ciudad Real. Cuenca, Guadalajara, Madrid y
Toledo.
 • El Almirante de la Flota, con sede en Rota, en los territorios de las provincias de
Almería, Cádiz, Granada, Málaga y Huelva.
• El General Jefe de la Fuerza de Maniobra, con sede en Valencia, en los
territorios de las provincias de Valencia, Castellón y Alicante.
• El General Jefe de la Fuerza Terrestre, con sede en Sevilla, en los territorios de
las provincias de Badajoz, Cáceres, Córdoba, Jaén y Sevilla.
• El General Jefe del Mando de Canarias del Ejército de Tierra, con sede en Santa
Cruz de Tenerife, en los territorios de las provincias de Las Palmas y Santa Cruz
de Tenerife.

Estos Jefes podrán delegar su representación institucional en otros mandos militares.

En el caso de las Islas Baleares y las ciudades de Ceuta y Melilla serán los
Comandantes Generales los representantes.
La Casa Real, comunicará a la Jefatura de Protocolo del Estado, los miembros que
asistirán a los actos oficiales. Cuando los Reyes sean acompañados por su Alto
Personal, éste se colocará en un lugar especial y adecuado, sin interferir el orden
general de precedencias.

4.- Tratamientos oficiales.

Llamar a las cosas por su nombre puede parecer una obviedad, pero los nombres con
que designamos a los objetos y, (lo que nos importa en nuestro caso) a las personas,
le dan su significado y tienen una importancia vital. Con total seguridad, habrás
presenciado alguna situación en la que por utilizar un nombre equivocado para
dirigirse a alguien, éste se ha vuelto contrariada o, incluso violenta.
Por ejemplo, cuando estás en un bar o restaurante, a los camareros como tales
quieren que se les llame por su nombre, o mejor dicho por el cargo que ostentan, es
decir camarero, y se pueden sentir ofendidos si los llamas o tratas de otra manera..
Ahora toca trasladar esto, que es algo de la vida cotidiana, a la vida laboral o
profesional, tú vida profesional. De esta manera, en la práctica protocolaria
es fundamental conocer el tratamiento, concedido por razón de cargo, categoría,
condecoración u otro tipo de reconocimiento a las diferentes autoridades o
personalidades.
El tratamiento es la forma de tratar a las personas y le da el grado de importancia y
distinción respecto a otras personas. Normalmente, se pierde al cesar la actividad o
cargo desempeñado, aunque hay algunos tratamientos que son vitalicios.
Cuando nos asalte la duda y no sepamos que tratamiento utilizar, es siempre más
acertado, equivocarse por exceso que por defecto. Ante un error de este tipo, sólo
cabe disculparse con naturalidad.

4.1.- Relación de tratamientos oficiales.

¿Sabes cómo debes dirigirte a una personalidad? ¿Has tenido alguna oportunidad de
hacerlo? Es mejor que estemos preparados por si acaso. Los tratamientos serían los
siguientes:
• Su Majestad, Vuestra Majestad, Señor o Señora. A los Reyes de España.
• Su Alteza, Alteza Real, Señor o Señora. Al Príncipe de Asturias e Infantes.
• Excelentísimo/a Señor/Señora:
• Presidente del Gobierno.
• Presidente y ex Presidentes del Congreso de los Diputados.
• Presidente y ex Presidentes del Senado.
• Presidente y ex Presidentes del Tribunal Constitucional.
• Presidente de Sala y Magistrados del Tribunal Constitucional.
• Presidente y ex Presidentes del Consejo General del Poder Judicial y sus
Vocales.
• Presidentes de Sala y Magistrados y Fiscales del Tribunal Supremo.
• Vicepresidentes del Gobierno.
• Ministros y ex Ministros del Gobierno.
• Decano del Cuerpo Diplomático y Embajadores extranjeros.
• Ex Presidentes del Gobierno.
• Presidentes de los Consejos de las Comunidades Autónomas, excepto
Cataluña, Valencia y Baleares, que utilizan el Muy Honorable Señor (Molt
Honorable Señor).
• Jefe de la Oposición.
• Delegados y ex Delegados del Gobierno.
• Alcaldes de Madrid y Barcelona.
• Jefe de la Casa de Su Majestad el Rey.
• Presidente del Consejo de Estado y Consejeros.
• Presidente del Tribunal de Cuentas y miembros del Tribunal de Cuentas.
• Fiscal General del Estado.
• Defensor del Pueblo y de las diferentes Comunidades Autónomas.
• Secretarios y ex Secretarios de Estado.
• Vicepresidentes de las Mesas del Congreso de los Diputados y Senado.
• Presidente del Consejo Supremo de Justicia Militar.
• Jefe del Estado Mayor de la Defensa y de los Estados Mayores del
Ejército.
• Secretario General de la Casa de Su Majestad el Rey.
• Consejeros y Viceconsejeros de Gobiernos Autónomos, excepto en
Cataluña, Valencia y Baleares, que utilizan Honorable Señor.
• Subsecretario del Ministerio de Asuntos Exteriores.
• Director General de la Policía.
• Director General de la Guardia Civil.
• Diputados del Congreso.
• Senadores.
• Presidentes de las Diputaciones de Madrid y Barcelona.
• Presidentes del Instituto de España.
• Presidentes y académicos de las Reales Academias.
• Director del Departamento de Protocolo de Presidencia del Gobierno.
• Jefe de Protocolo de la Casa de Su Majestad el Rey.
• Embajadores de España.
• Rectores de Universidad, con la singularidad que son; Excelentísimos y
Magníficos Doctores.
• Vicerrectores de Universidad.
• En el Ejército, los oficiales a partir de General de Brigada.
• Duques (todos son Grandes de España).
• Grandes de España.
• Condecorados con Collar y Gran Cruz de una Orden Civil o Militar de
Estado.
4.2.- Relación de tratamientos oficiales y el Código del Buen Gobierno.

Vemos estos tratamientos:

• Ilustrísimo/a Señor/Señora:
• Subsecretarios de Departamentos Ministeriales.
• Directores Generales de Departamentos Ministeriales.
• Magistrados de Trabajo.
• Magistrados Jueces de Instrucción.
• Alcaldes de capitales de provincia o ciudades mayores de 100.000
habitantes.
• Subdelegados de Gobierno y Delegados Insulares.
• Presidentes de Diputaciones y Cabildos, excepto Madrid y Barcelona.
• Directores Generales de Comunidades Autónomas.
• Decanos y Vicedecanos de Facultades Universitarias.
• En el Ejército, a partir de Coronel y Capitán de Navío.
• Títulos nobiliarios de Marqués, Conde, Vizconde y Barón, que no posean
una Grandeza de España.
• Comendadores de número de órdenes civiles y militares del Estado.
• Señoría:
• Jefes de la Administración Civil.
• Jueces de Primera Instancia.
• Alcaldes de todos los municipios que no sean capital de provincia.
• Usía o Vuestra Señoría (V.S) por escrito.
El Código del Buen Gobierno fue aprobado mediante un acuerdo del Consejo de
Ministros y en él se establece que el tratamiento oficial de los miembros del Gobierno
y altos cargos sea el de señor/señora, seguido del cargo o rango correspondiente.
Esta nueva normativa repercute directamente en el tratamiento tradicional de las
instituciones, suprimiendo el Excelentísimo Señor o Excelentísima Señora para
implantar el más simple Señor o Señora. Todo nos indica, que con el paso del tiempo,
esta norma se vaya extendiendo a las demás instituciones (comunidades autónomas,
entidades locales, Cortes Generales, Tribunal Constitucional, etc...)

5.- Tipos de actos protocolarios institucionales

Los medios de comunicación nos ofrecen a menudo una serie de imágenes que se van
repitiendo a lo largo de los años. Estas imágenes, se nos muestran ante nuestros ojos,
como algo trivial y previsto. Nos referimos a momentos específicos de todo tipo de
actos oficiales protagonizados por diferentes cargos, como el Presidente, el Rey o
algún ministro.

Seguro que ya estás pensando en alguna de esas imágenes, en donde se ve al

Presidente del Gobierno estrechando la mano de algún otro cargo institucional, a la
entrada de la Moncloa, posando ante las cámaras, con una amplia sonrisa, o ya en el
interior del Palacio, sentado en unos sofás, hablando con su invitado. O quizás se te
haya venido a la cabeza, diferentes ministros ante el Rey, repitiendo un juramento.
Pues bien, todos estos momentos pertenecen a distintos actos oficiales que siguen un
protocolo. Si tienes curiosidad por conocer estos tipos de actos continua leyendo.
En primer lugar, hay que mencionar la distinción que hace el Real Decreto 2099/83,
entre actos de carácter general y actos de carácter especial:
 • Actos de carácter general. Aquellos organizados por motivo de
conmemoraciones o acontecimientos nacionales, de las autonomías, provincias
o locales. Las autoridades se atendrán al orden establecido por el Real Decreto.
El Día de la Hispanidad es un ejemplo de este tipo de acto.
• Actos de carácter especial. Aquellos organizados por determinadas
instituciones, organismos o autoridades, con ocasión de conmemoraciones o
acontecimientos propios del ámbito específico de sus respectivos servicios,
funciones y actividades. Las autoridades seguirían el orden propuesto por el
anfitrión, pero teniendo en cuenta, la normativa, la costumbre y el Real
Decreto.

Una vez vista esta clasificación, vamos a conocer los actos de la Corona Española, los
actos parlamentarios y los del Gobierno. ¿Estás listo, preparado? ¡Pues vamos allá!

5.1.- Actos protocolarios de la Corona Española.

El Real Decreto 2099/83 regula también los actos de la Corona, aunque se mantengan
algunas tradiciones heredadas de las dinastías reales. Como ya apuntábamos, Su
Majestad el Rey debe presidir cualquier acto celebrado en el territorio español, aunque
el organizador del mismo sea otro, éste, como gesto de cortesía tendrá que ceder la
presidencia.

Los actos de la Corona española que tienen lugar en las dependencias reales podemos
agruparlos de la siguiente forma:
• Actos familiares. Estos actos son celebrados en las residencias o palacios de la
familia (Palacio de la Zarzuela, Palacio Real, etc.). Estos actos, a su vez, pueden
ser públicos o estrictamente privados. La boda o el bautizo de algún miembro
Real sería un acto público y los privados corresponden a la intimidad de la
familia Real.
• Actos de cortesía. Estos actos tienen un carácter oficial y son los celebrados
como gesto de cortesía a personalidades extranjeras que visitan nuestro país.
La recepción y cena de gala de las visitas de Estado en el Palacio Real es un
ejemplo.
• Actos oficiales. Son los derivados de las competencias y actividades propias de
la Corona. Las audiencias concedidas a personalidades, entidades, asociaciones,
etc. son un ejemplo. Éstas suelen ser en el Palacio de la Zarzuela y tienen una
duración corta.
• Actos oficiales solemnes. Estos actos tienen un mayor formalismo y etiqueta de
gala o gran gala. La recepción en el Palacio Real con motivo de la Pascua Militar,
la recepción al cuerpo diplomático y la presentación de Cartas Credenciales son
algunos ejemplos.

Aparte de estos actos, la Corona Española asiste a numerosos actos promovidos por
otras instituciones, entidades o personalidades. Nombrarlos a todos nos llevaría varias
páginas. Solo destacar la sensibilidad de la Familia Real hacia la cultura y el deporte,
que por otra parte, es algo evidente y que con toda seguridad habrás visto y
comprobado en muchas ocasiones a través de los medios informativos.
A continuación se ofrecen algunas recomendaciones y consejos para los actos a los
que asistan Los Reyes o algún miembro de la Familia Real:

• El saludo correspondiente es la reverencia, guardando la distancia prudencial.

• Hay que evitar las emociones y los nervios, adoptando una actitud calmada y
serena.
• Nunca los miraremos fijamente.
• Nunca nos dirigiremos directamente a la Reina a no ser que ella lo solicite.
• Utilizaremos los tratamientos adecuados.
• Está prohibido fotografiar o grabar a los Reyes cuando estén comiendo o
bebiendo.
• Para la etiqueta de los hombres es obligatorio el uso de corbata.

5.2.- Actos protocolarios parlamentarios.

Aunque el Real Decreto 2099/83 regulariza los actos oficiales que se producen en
el Senado y Congreso, se ha desarrollado un sistema protocolario basado en una
serie de costumbres, que se han ido conformando a lo largo de la vida de la
democracia española.

Los principales actos parlamentarios, de carácter oficial, son:

• La solemne sesión de Apertura de la Legislatura. Es el más importante de los

actos. Cada nueva Legislatura cuenta con la presencia de la Familia Real, quien,
como viene siendo habitual, preside el acto. Toman posesión los diputados y
senadores y se produce la elección de Presidente del Gobierno. Este acto tiene
honores militares.
• Ceremonias de acatamiento a la Constitución de los cargos de las Cortes
Generales. Esta ceremonia es la toma de posesión de los representantes de las
instituciones que dependen de las Cortes Generales, como son, los Diputados y
Senadores, el Defensor del Pueblo, miembros del Tribunal de Cuentas, de la
Junta Electoral, etc.
• Visitas de Jefes de Estado. Estos actos consisten en las visitas de Jefes de
Estado extranjeros al Congreso y al Senado.
• El Día de la Constitución Española. El 6 de Diciembre, fiesta nacional, el
Congreso y el Senado abren sus puertas para dar una recepción oficial. A este
acto están invitados representantes de todos los poderes y otros colectivos,
asociaciones, medios de comunicación y personalidades de la sociedad
española.

La Corona Española asiste a numerosos actos promovidos por otras

instituciones, entidades o personalidades.

5.3.- Actos protocolarios del Gobierno.

El Presidente del Gobierno, junto con los ministros, protagonizan una serie de
actos protocolarios oficiales y asisten, en calidad de su cargo y actividad política, a
otros tantos. Los principales actos ubicados en el Palacio de la Moncloa, sede de la
Presidencia y residencia oficial del Presidente, son:

• Las visitas oficiales. Estas entrevistas son muy habituales. Antes de que se
lleven a cabo, el Presidente junto con el visitante suelen saludar y posar ante
los medios de comunicación en la entrada de la Moncloa o bien, ya en el
interior, sentados en los conocidos sofás.
• Los consejos de ministros. Son celebrados en el edificio del Complejo de la
Moncloa. La reunión se hace en torno a una mesa imperial presidida por el
Presidente. Cuando se da por terminada, tiene lugar una rueda de prensa por el
Portavoz del Gobierno, para informar sobre las conclusiones de la reunión.
• Las recepciones o audiencias a diferentes colectivos.

Como decíamos, el Gobierno frecuentemente asiste a otros actos oficiales fuera del
Palacio de la Moncloa. A continuación señalamos los más importantes:

• La toma de posesión. Tiene lugar en el Palacio de la Zarzuela. El presidente y

los ministros toman posesión de su cargo ante Su Majestad el Rey y el Notario
Mayor del Reino (Ministro de Justicia). Después de este acto se produce el
traspaso de carteras entre los antiguos y nuevos ministros.
• Los Honores al Gobierno. Al Presidente, vicepresidentes y ministros del
Gobierno le corresponden los honores militares de arma presentada e himno
nacional en versión breve cuando presidan actos militares y visiten oficialmente
unidades de las Fuerzas Armadas.
• Viajes oficiales. Éstos se suceden continuamente y pueden ser al extranjero o a
las comunidades autónomas. Normalmente, el representante del Gobierno es
recibido a su llegada por el embajador, si se trata de un viaje a otro país, o por
el delegado del Gobierno, si es en territorio nacional. Una figura curiosa, es la
de ministro de jornada. La función de éste es acompañar al Jefe del Estado o su
heredero, en los viajes al extranjero, en representación del Gobierno.

5.4.- Inauguraciones.

Entre la multitud de actos oficiales, con presencia de las instituciones, queremos

destacar las inauguraciones. La razón es sencilla. Son los actos más habituales y en
ellos, la mayoría de las veces, coinciden los representantes de las instituciones del
Estado con otros colectivos económicos, sociales, culturales o con el que más nos
importa, el gremio empresarial.
Definiremos las inauguraciones como los actos en los que se presenta públicamente
cualquier nueva instalación, ya sea, un edificio importante, monumentos, estatuas; o
un nuevo servicio, como por ejemplo, una línea férrea, carretera, etc.
El objetivo fundamental de las inauguraciones es dar a conocer a la sociedad la nueva
instalación o servicio y consecuentemente a quién o quienes están detrás. En cierto
modo es un acto de propaganda. Por ello, los medios de comunicación tienen un papel
muy importante en este tipo de eventos, y por ello también, está prohibido por ley,
que se realicen inauguraciones durante la campaña electoral de los partidos políticos.
Una inauguración suele constar de los siguientes actos:
 • Recepción de los invitados.
• Recepción de las autoridades. La autoridad que preside es la última en ser
recibida.
• Saludo al anfitrión del acto y principales promotores del mismo.
• Corte de cinta y descubrimiento de placa conmemorativa.
• Itinerario para conocer las instalaciones o servicio.
• Discurso del anfitrión, y de la autoridad que ocupa la presidencia.
• Aperitivo o cóctel.
• Despedida de las autoridades y asistentes y entrega de algún regalo de
recuerdo.

Los invitados podrás estar de pie o sentados. Esto lo determinará la duración del
mismo y las características físicas del emplazamiento, quedando en última instancia a
disposición de los organizadores. En muchas ocasiones, se finaliza el acto con el
himno nacional o de la comunidad autónoma donde tiene lugar. Frecuentemente, las
explicaciones oportunas sobre las características o funcionamiento de la instalación o
servicio, corren a cargo, del ingeniero o técnico especializado.

6.- Actos protocolarios institucionales. Planificación y objetivos.

Cuando asistimos a algún acto institucional, aunque sea por la pantalla de un

televisor, lo vemos como un todo. Es decir, no apreciamos, todos y cada uno de los
actos que lo conforman, ni mucho menos, todos los pasos previos de organización que
posibilitan su desarrollo.
Todo acto persigue alcanzar unos objetivos, y éstos tienen que estar bien definidos
para conseguir el impacto previsto y deseado sobre, por ejemplo, personas como tú
que lo siguen a través de los medios de comunicación. ¿Te apetece conocer el
entramado organizativo que encierran los actos protocolarios institucionales? Pues,
¡sigue leyendo y lo descubrirás!
Cualquier acto institucional, lleva aparejado un proceso preparatorio o planificación,
que diferencia una serie de fases:

• Definición de los objetivos. Dependiendo del tipo de acto institucional que se

trate buscará unos objetivos u otros. De todas formas, se deberá incidir en
aspectos, tales como, la imagen que se quiere transmitir y a qué público se
dirige, los invitados, la repercusión mediática, el presupuesto, etc.

• Fecha y emplazamiento. Elegir el día y la hora del acto es un factor clave. En

algunas ocasiones la fecha es inamovible, por ejemplo, el Día de la Constitución
Española, pero en otras, es indispensable contar con las agendas personales de
los invitados, si coinciden o no con otros actos o festividades, previsiones
meteorológicas, etc. Con el sitio donde se lleve a cabo el acto, ocurre lo mismo,
o bien nos viene dado, o por el contrario, hay que escogerlo, para lo cual, habrá
que atender a cuestiones, del tipo si es al aire libre o en un lugar cerrado,
capacidad, iluminación, accesos, ornamentación...
 • Confección del programa. Este documento básico desarrolla el orden de las
acciones a seguir y las personas que han de intervenir. Aglutina el cronograma
del acto, el listado oficial de invitados y puede incluir algún plano explicativo.

• Otros aspectos a considerar:

•
• Presupuestos, medios técnicos y humanos.
• Guión técnico que contiene la información necesaria para que los
organizadores sepan qué y cómo hacer en cada momento. Este guión
recibe el nombre de escaleta.
• Envío de invitaciones y recepción de confirmaciones.
• Convocatoria a los medios, si fuera necesario.
• Sistema de control de invitaciones.
• Sistema de seguridad.
• Simulacro del acto para comprobar que no haya errores.

6.1.- Presupuesto económico y evaluación del acto.

La realización del presupuesto económico es un aspecto clave que determinará en

gran medida al acto en sí. Para hacerlo, es conveniente, diferenciar los medios que
nos harán falta. Esta división ayuda a la hora de contabilizar gastos y asignar partidas
presupuestarias:

• Medios humanos. Normalmente se establecen unas comisiones de trabajo

(logística, protocolo y relaciones públicas y finanzas). Cada una de ellas se
dedica a realizar distintas tareas y es la comisión de finanzas la que centra
todos sus esfuerzos en la contabilidad y financiación del acto y la elaboración
del presupuesto.
• Medios materiales. Los medios materiales necesarios para un acto son muchos
y variados y suponen un gasto considerable. Podemos hablar de soportes
tecnológicos (teléfonos, fax, equipos de sonido, material informático, etc.), y
otros recursos materiales como las cartas de invitación, programas, folletos,
transporte, mobiliario, ornamentación, banderas, obsequios para los
asistentes...
•
La evaluación del acto, evidentemente, comienza una vez que éste ha finalizado. Se
trata básicamente de repasar lo acontecido y ver los posibles errores que se hayan
cometido para aprender de ello, y procurar que en próximos eventos no se repitan.
De esta manera, se analizará la repercusión mediática del acto y lo que se ha dicho en
prensa y otros medios de comunicación. Por último se suele redactar un informe final
o memoria donde se detallan las partidas presupuestarias, incluyendo facturas y otros
documentos anexos de interés.

La realización del presupuesto económico es un aspecto clave que

determinará en gran medida al acto en sí.

TEMA3 Actos protocolarios: tipos y

organización.
1.- El protocolo empresarial.

En la unidad de trabajo anterior, definíamos el concepto de protocolo de la siguiente

manera: conjunto de normas, usos y tradiciones que establecen principios de
comportamiento – precedencia, ordenación y actuación-, en determinados actos
o acciones.
Como ya sabes, existen diversos tipos de protocolos en función del ámbito en el que
se desarrollan y las actividades que abarcan. En esta ocasión nos centraremos en
el protocolo empresarial ¿Podrías decir qué actuaciones comprende el mismo?
Para refrescarte la memoria, te recordamos que el protocolo empresarial comprende
las actuaciones llevadas a cabo en el mundo empresarial y que tendrán como uno de
los máximos objetivos la consecución de una buena imagen para la empresa.
En la actualidad, el mundo empresarial está repleto de productos y servicios, en el
que la clave del éxito está en diferenciarse de "la competencia", y para ello el
protocolo es una herramienta fundamental, ayudando a las empresas a aportar una
buena imagen en sus actos y apariciones externas.
Además, el protocolo debe aportar a la empresa 6 valores fundamentales, que Carlos
Fuente denomina La Teoría del 6, y que son:
• Imagen. El protocolo de empresa ayuda a difundir la imagen de la empresa
mediante actos y apariciones públicas.
• Proyección. El protocolo ayuda a la proyección social de la empresa ya que
contribuye a mejorar las relaciones con los públicos.
• Comunicación. El protocolo comunica los mensajes de la empresa de modo
eficaz.
• Procedimiento. El protocolo establece unas normas y unas técnicas de
organización, es decir, fija unos procedimientos de actuación que aportan
calidad a los actos y a las relaciones.
• Rentabilidad. El protocolo de empresa es una herramienta que consigue
incrementar los beneficios de la misma, optimizando el resultado de cada acto.
• Prestigio. El protocolo ayuda a conseguir una imagen favorable de la empresa
como consecuencia de una actuación excelente.

1.1.- Normas de protocolo empresarial.

Quizás piensas que las normas del Protocolo Empresarial son exclusivas de éste, pero
no, existen una serie de normas comunes dentro del mundo protocolario en general y
que por lo tanto deben ser aplicadas en el protocolo empresarial. Digamos que son
los pilares del protocolo.
• Normas morales. Aquellas relacionadas con el deber moral, con la solidaridad y
el buen trato para con los semejantes. Ejemplo: el deber de dirigirse de manera
educada a un invitado.
• Normas sociales. Aquellas que tienen que ver con lo puramente social o de
etiqueta. Ejemplo: la obligación de vestir chaqué en un cóctel.
• Normas jurídicas. Aquellas con carácter jurídico, dictadas por la comunidad
internacional o el estado. Ejemplo: las recogidas en el Real Decreto 2099/1983,
de 4 de Agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de
Precedencias en el Estado.
Además de estas normas generales, existen normas específicas dentro del protocolo
empresarial, aplicables a todas las empresas, más adelante las conoceremos en
mayor profundidad ahora simplemente las presentamos:
• Presentaciones.
• Saludos.
• Precedencias.
• Presidencias de actos.

1.1.1.- El manual de protocolo.

Os preguntaréis, ¿dónde quedan recogidas esas normas? ¿Existe algún documento

que aúne todas, tanto las generales como las específicas?
La respuesta es sí.
Para ello existe el Manual de Protocolo, específico para cada empresa, el cual debe
incluir:
• Normas de protocolo empresarial.
• Criterios a seguir para la organización de actos y atención a los invitados.
• Fórmulas que contribuyan a dotar de calidad las relaciones humanas tanto a
nivel interno de la empresa como fuera de la misma.
El manual debe ser sencillo y práctico, conocido por todas las personas que forman
parte de la empresa, que facilite el trabajo y aporte calidad al mismo.
Una característica primordial que debe tener este documento es la flexibilidad, dicho
de otra forma, debe poder adaptarse ante posibles cambios y condiciones
extraordinarias.
Encontrarás mucha más información sobre el manual de protocolo en otras unidades.
A continuación, vamos a conocer con más detalle las normas específicas del protocolo
empresarial enumeradas anteriormente.

La flexibilidad es una característica primordial del Manual de Protocolo, es decir,

debe poder adaptarse ante posibles cambios y condiciones extraordinarias.

1.1.2.- Presentaciones.

Imagínate que trabajas en una empresa y estás conversando con algún ejecutivo que
trabaja en la misma. En ese momento aparece otra persona. Si dichas personas no se
conocen y tú sí conoces a las dos, debes presentarlas, pero, ¿cómo lo haces?
Seguramente pensarás que no debe haber muchas diferencias entre las
presentaciones y saludos que se realizan en la vida social, de las que se pueden dar
en una empresa. Pero lo cierto es que si que son diferentes, y a continuación lo
comprobarás.
La diferencia principal en las presentaciones viene marcada por la jerarquía, es decir,
por el orden en el que se presenta a las personas.
Dentro del mundo empresarial la jerarquía de las personas está marcada por el cargo
que ocupan dentro de la empresa. Sin embargo, en el contexto social, se tienen en
cuenta cuestiones de edad y sexo de las personas.
De esta manera, existen algunos aspectos básicos, que deberás conocer a la hora de
hacer presentaciones:
• La persona que ocupa un cargo menor será presentada a la que tiene un cargo
mayor.
 • Si tuvieran la misma categoría, se presentará primero a la persona que muestre
interés por conversar.
• Si alguna de las personas es un alto cargo de la empresa, no diremos su
nombre, únicamente el cargo que ocupa.
• Siempre hay que ponerse en pie a la hora de hacer presentaciones,
exceptuando a las personas de elevada edad o con dificultades de movilidad
física.
• Si se presenta a una sola persona ante un grupo, se dirá el nombre de la
persona, y a continuación a la vez que van estrechando las manos cada
miembro del grupo dirá su nombre.

1.1.3.- Saludos.

Respecto a los saludos también hay diferencias. Es evidente que no es lo mismo por
ejemplo, darse la mano, que dar un fuerte abrazo, ni se dan en el mismo contexto, ni
a las mismas personas, ¿no?
El saludo es una manera de demostrar amabilidad a la vez que es una forma de
cortesía, que debemos tener en cuenta siempre.
En el mundo empresarial, el gesto para saludar más extendido es el apretón de
manos, realizándolo de manera firme a la vez que cordial, sin que resulte demasiado
largo y mirando directamente a los ojos de la persona que se saluda. Se utiliza tanto
en mujeres como hombres, a excepción de los niños.
Otra opción es el beso en la mejilla, poco utilizado, el cual se suele utilizar cuando
existe un grado de confianza entre las personas que saludan.
De cualquiera de las maneras, al igual que en las presentaciones, debemos ponernos
en pie a la hora de saludar, con la excepción de personas de edad avanzada, personas
con dificultades de movilidad física o cuando alguien llega a un restaurante donde se
encuentran varias personas comiendo. En este caso se procurará que el saludo
interrumpa lo menos posible la comida, así que haremos leve gesto con la cabeza o la
mano.
Bueno, conociendo estas cuestiones ya estás preparado para hacer presentaciones y
saludar a quién haga falta, así que ahora... ¡A ponerlo en práctica!

En el mundo empresarial, el gesto para saludar más extendido es el apretón de

manos, realizándolo de manera firme a la vez que cordial, sin que resulte demasiado
largo y mirando directamente a los ojos de la persona que se saluda.

1.1.4.- Precedencias.

¿Qué crees significa precedencia? Pues es el orden o el lugar que deben ocupar unas
personas con respecto a otras cuando se asiste a la celebración de un acto.
A la hora de fijar esa posición, hay que tener en cuenta que podemos encontrarnos
ante actos diferentes, como son actos en los que el personal que participa formen
parte de la misma empresa o actos en los que participen personas de empresas
diferentes.
Debemos partir de la premisa de que no en todas las empresas se hará de la misma
manera, pero generalmente se podrá hacer de la siguiente forma:
Lo primero que tendremos en cuenta será la propia estructura de la empresa, que
debe estar reflejada en los estatutos, organigramas, manuales de protocolo, etc.,
donde aparezcan los puestos o niveles que ocupan cada una de las personas que
forman la entidad. Algunas veces, en los mismos, se describen las precedencias que
tendrá el personal.
Si no apareciera, lo haremos por importancia del cargo que ocupe cada persona.
En el caso de ordenar a personas con el mismo cargo, deberemos tomar como criterio
general la antigüedad del cargo que ocupan, y si también hubiera coincidencias, lo
haríamos por orden alfabético. Como antes hemos comentado, se nos puede dar el
caso de tener que ordenar a personas de diferentes empresas. En ese caso deberemos
utilizar una precedencia mixta, en la que alternemos los puestos y personas.
Existen ciertas reglas también a la hora de colocar a las personas unas al lado de
otras en un acto, como son:
• Si son dos personas, la que tiene el cargo menor se colocará a la derecha de la
de cargo mayor.
• Si son tres personas o más, la de mayor cargo se colocará en el centro, la que
le sigue en el cargo lo hará a su derecha, la siguiente a su izquierda y así
sucesivamente.
Cómo habrás comprobado, no existe la llave mágica de las precedencias. Sin
embargo, te pueden ser de utilidad algunos consejos:
• Cada empresa es un mundo. Aplica siempre las reglas generales, pero ten en
cuenta que las precedencias pueden ser de una manera u otra según la entidad,
así que sobre todo esfuérzate en conocer bien el mecanismo interior de la
empresa.
• Es una cuestión lógica. Normalmente las precedencias responden a la lógica,
como en el caso de ordenar por importancia del cargo, o por antigüedad de
ocupación del cargo.
• La experiencia es la madre de la ciencia. Como en casi todo en la vida, según
aumente tu experiencia a la hora de establecer las precedencias, tendrás más
herramientas y criterios para valorar una ordenación u otra.

1.1.5.- Presidencias de actos.

La presidencia representa el lugar más destacado en la celebración de un acto y la

puede ocupar una o más personas.
Seguro que lo primero que se te pasa por la cabeza es que ese puesto lo ocupará el/la
presidente/a de la empresa, pero ahora veremos como no siempre es así.
Vamos a ver algunas características del espacio físico que ocupa la presidencia:
La presidencia de un acto se sitúa en un mesa, a excepción de los actos que se
realicen al aire libre, como pueden ser actos militares.
La mesa puede estar a la misma altura que el resto de los invitados o por encima de
estos y suele ser de un tamaño mayor, con el fin de diferenciarse de las demás.
La mesa de la presidencia debe estar tapada por delante. Si la misma no cuenta con
una estructura que lo permita, deberemos colocar una tela en la parte delantera de la
mesa, y así evitar que las piernas de los miembros de la mesa presidencial queden a
la vista de todas las personas.
Las sillas que ocupe la presidencia deberán destacar superando el tamaño de las
demás o con un respaldo mayor.
Una vez visto el lugar físico, vamos a diferenciar dos tipos de presidencia:
• Unipersonales: Las que están ocupadas por una sola persona. Para este caso, el
número de personas que ocupan la mesa debe ser impar para que exista un
centro, ocupado por la presidencia.
• Bipersonales o colectivas: Las que son compartidas por dos o más personas.
Esta situación se da cuando existe una cesión de la presidencia, es decir,
cuando el/la anfitrión/a del acto, por ejemplo, el presidente de una empresa, le
 cede la presidencia a una personalidad destacada, cargo oficial o autoridad que
asiste al acto.
En este caso, quien cede deberá colocarse a la izquierda de quien presida.

La presidencia representa el lugar más destacado en la celebración de un acto y la

puede ocupar una o más personas.

1.2.- Justificación del protocolo empresarial.

Siguiendo con lo visto en el punto 1 y conocidas las normas del protocolo empresarial,
seguramente te rondará por la cabeza la siguiente pregunta: ¿por qué y para qué el
protocolo en las empresas?
La respuesta ya la hemos apuntado antes, y es sencilla de entender.
Actualmente vivimos en mundo empresarial totalmente competitivo, tanto a nivel
nacional e internacional, donde las empresas tienen que diferenciarse unas de otras si
quieren destacar y lograr sus objetivos, ante la exigencia de la sociedad y los
competidores, de mejorar los resultados.
Para ayudar en este cometido, existen mecanismos, técnicas y profesionales, que
conforman el protocolo empresarial.
La protocolización de la empresa sirve para aumentar los beneficios, principal objetivo
de la mayoría de entidades privadas.
Contribuye a mejorar la imagen de la empresa, carta de presentación de la misma en
el mundo empresarial y en la sociedad en general.
Es la mejor herramienta para que el mensaje que la empresa quiere hacer llegar a su
destinatario, lo haga sin que existan desviaciones en la recepción del mismo, es decir,
sin que transmita algo diferente de lo que se quiere decir.
Cumple básicamente las siguientes funciones:
• Ofrece una buena imagen de la empresa y del personal que de ella forma parte.
• Organiza actos de la empresa, a nivel interno y externo.
• Estudia e investiga las costumbres empresariales, culturales y protocolarias de
otras zonas y países con los que tenga o pueda tener relación la empresa.

2.- Técnicas de imagen personal en el protocolo

empresarial.
Seguro que eres consciente de que como en la vida misma, la imagen personal es una
carta de presentación para las empresas y no siempre la imagen que pretendemos
transmitir es la que captan aquellos que nos ven. Los responsables de transmitir la
imagen que la empresa quiere dar, son las personas que forman parte de ella. Son
ellas las que marcan un estilo e identidad propia y esa debe ser una apuesta en la
empresa.
Cuando se habla de imagen personal, no hablamos solamente del exterior. Se hace
referencia a algo más que una cuestión del cuerpo o de la estética. Es un concepto
que abarca también la presencia, los movimientos al caminar, al sentarse, las maneras
de hablar, la educación, etc. Esos aspectos los podemos englobar en el físico, la
indumentaria y el lenguaje corporal. En definitiva todo lo que conforma cómo es y
cómo actúa una persona tanto en el exterior como en el interior.
La imagen personal se transmite en el primer contacto, por lo que es muy importante
cuidarla, ya que como hemos dicho antes, es nuestra carta de presentación y por
tanto, también la de nuestra empresa.
La imagen personal funciona normalmente como "la pescadilla que se muerde la cola".
¿Qué queremos decir con ésto? Cuando una persona se preocupa por su imagen
personal y cuida de ella, se siente más segura de sí misma, y no solo hablamos de
seguridad personal, sino también en el aspecto laboral. Esa seguridad que
mencionamos, dará beneficios a la empresa, lo que repercutirá en las personas que
están en ella y por lo tanto en su preocupación por la imagen personal.
Con respecto a cómo vestir en las empresas, existen algunas nociones generales tanto
para hombres como para mujeres.
En el caso de los hombres, lo correcto es llevar traje, de pantalón y chaqueta, con
colores que no sean llamativos. No siempre es necesario llevar traje, pero lo que no
debemos es usar prendas demasiado informales.
Las mujeres cuentan con más variedad a la hora de vestir, así que es correcto acudir
tanto con traje, ya sea de falda o pantalón, como con vestido.
Aunque no debemos olvidar lo que comentábamos en la Unidad 1, existe una enorme
pluralidad de empresas y organizaciones y por ende de imágenes e identidades
corporativas, dependiendo de nuestra empresa se deberá escoger la imagen personal
más acorde a ella.

3.- Actos empresariales protocolarios.

Estarás deseando empezar a conocer más en profundidad cuales son los actos que
pueden organizar las empresas.
Los actos empresariales, son imprescindibles en el mundo empresarial y suponen una
inversión importante en muchos casos. Por ello, no es conveniente improvisar ni
precipitarse en la preparación y organización de los mismos. En este punto es donde
toma protagonismo el protocolo.
El protocolo se ha convertido en un método de organización de actos y una
herramienta muy útil dentro de las empresas.
Los actos empresariales protocolarios son referentes de una empresa. De ellos
depende en gran parte la imagen que se tenga de ésta.
Los actos pueden beneficiar a la empresa de diversas formas.
• Generando beneficios.
• Afianzando clientes.
• Captando nuevos clientes.
• Diferenciándose de las empresas de la competencia.

3.1.- Tipos de actos protocolarios.

Es necesario distinguir los diferentes actos que puede realizar una empresa. Para ello
podemos clasificar los tipos de actos en tres grandes grupos:
• Actos propios.
• Actos ajenos.
• Actos conjuntos.
• Actos propios: estos son los que lleva a cabo la propia empresa, como única
organizadora. En estos casos la responsabilidad de la gestión del acto recae
únicamente sobre la empresa, que será la que tome todas las decisiones y
asuma todas las responsabilidades.
Podemos hacer una diferenciación a su vez dentro de los actos propios, entre
actos internos y actos externos.
 Los actos internos, son aquellos que están organizados para el propio personal
de la empresa que lo organiza, pero sin ningún tipo de proyección externa.
Estos actos suelen tener la mayoría de las veces un carácter informativo, bien
de cuestiones referentes a la empresa o a cualquier otro tema.
Los actos externos, sin embargo, son organizados por la empresa y cuentan con
la asistencia de personas ajenas a la misma como invitadas.
• Actos ajenos: son aquellos actos a los que asisten algunas personas de la
empresa, pero que están organizados por entidades públicas o privadas
externas.
Podemos diferenciar dentro de los actos ajenos, entre actos con participación
directa de la empresa y actos sin participación directa.
En los actos con participación directa, la empresa tiene una presencia
importante, como por ejemplo, en los que la empresa sea la patrocinadora.
En los actos sin participación directa, la presencia de la empresa no es más
importante que la de cualquier otro invitado.
• Actos conjuntos: aquellos que se organizan y convocan entre varias empresas,
las normas de protocolo deben ser compartidas y consensuadas por todas la
entidades, para evitar posibles "choques" a la hora de establecer las
precedencias o la colocación de símbolos oficiales, por ejemplo.
A continuación, veremos las características de algunos de los actos concretos que se
pueden dar en una empresa.

3.1.1.- Visitas.

Comprobarás que las visitas a la empresa, son algo de lo más habitual y común
dentro de los actos empresariales, pero no por ello hay que quitarles importancia en el
momento de planificarlas y organizarlas. No podemos olvidar que en todos los actos
que organicemos está en juego la imagen de la empresa.
De esta manera en cualquier visita debemos establecer unos procedimientos básicos
de funcionamiento, que conozca todo el personal y que transmitan una imagen global
y unida de la empresa.
Dentro de cada empresa se acordarán unas u otras acciones a seguir ante las visitas,
pero en cualquier caso, no deberemos perder de vista nunca tres cuestiones
esenciales:
• Las visitas deben ser esperadas, es decir, en ningún caso una visita concertada
debe suponer una sorpresa, incluso cuando el grado de importancia de la visita
sea bastante alto y pueda sorprender a su llegada.
• Nunca haremos esperar la confirmación de una visita que está concertada de
antemano. Debemos ser lo más ágiles posibles a la hora de confirmar.
• Las visitas deben siempre acompañarse y despedirse, y en ambos casos debe
hacerlo la misma persona.
Existen multitud de visitas, dependiendo de la empresa, el contexto, el motivo y las
personas que la realicen, pero de forma general podemos diferenciar cuatro tipos:
• Visitas institucionales: son las realizadas por altos cargos institucionales o
personalidades de gran relevancia para la empresa, que estén invitados para
participar en algún acto que se vaya a realizar, o simplemente para conocer la
entidad. No se consideran de trabajo como tal.
Serán recibidas por el presidente o por un alto representante de la empresa.
 • Visitas a la presidencia y/o directivos: son aquellas que recibe el presidente o
altos directivos de la empresa, según quienes realicen la visita y el motivo de la
misma.
• Visitas al personal: son recibidas directamente por el personal de recepción,
que indicará al visitante como llegar hasta la persona que quiere visitar.
• Visitas a la sede de la empresa: son visitas del público en general a la entidad,
para asistir a cualquier acto que organice la empresa.

Las visitas a la empresa, son algo de lo más habitual y común dentro de los actos
empresariales, pero no por ello hay que quitarles importancia en el momento de
planificarlas y organizarlas. No podemos olvidar que en todos los actos que
organicemos está en juego la imagen de la empresa.

3.1.2.- Viajes.

Seguramente cuando decides visitar cualquier lugar, de vacaciones por ejemplo,

sueles organizar con antelación el viaje. Dónde te quedarás, qué monumentos ver,
dónde comer...
Pues de la misma manera debemos hacerlo ante un viaje de empresa.
Hoy en día los viajes de empresa son muy comunes dentro del mundo empresarial. De
esta manera se puede conocer y trabajar con otras entidades, otros lugares, otras
personas... y como todo viaje, necesita una organización previa, para evitar los
contratiempos y sorpresas de última hora.
La organización y planificación de los viajes deber ser lo más detallada posible, y el
protocolo juega un papel principal, de esta manera le sacaremos el máximo partido
para la empresa.
Vamos a ver algunas cuestiones necesarias para organizar viajes.
Lo primero que debemos hacer, es conocer el objetivo del viaje. No es lo mismo ir a
conocer una sucursal nueva abierta en otra ciudad, que trasladarse para una reunión
en la que tratar la fusión de dos entidades bancarias. Evidentemente, los objetivos de
cada una serán distintos.
A partir de ahí, fijaremos la fecha del viaje y las personas que van a ir, para así
comprar los billetes de transporte y reservar el alojamiento. Todo ello con bastante
antelación. También tendremos en cuenta los transportes en el lugar de destino, por
ejemplo, si fuera necesario un taxi para trasladar a las personas hasta el alojamiento
o el lugar de reunión.
Si quienes realizan el viaje lo hacen con invitación previa, la organización de los
preparativos la hará la entidad que invita.
A partir de aquí, se concretará el programa de trabajo a realizar, estableciendo
cronológicamente las reuniones y visitas que se requieran y los horarios de los actos
que se vayan a realizar.
Si el viaje se hiciera fuera de la Unión Europea, hay que tener en cuenta
la documentación que se requiere en el lugar de destino. ¿Es necesario el pasaporte
en vigor? ¿Se necesita visado de estancia?, etc.
También debemos tener en cuenta, si el lugar al que se viaja cuenta con los medios y
recursos técnicos que se necesitan, hablamos de telefonía, ordenadores, impresoras,
etc. Si algunas de las cosas que se necesitan no existieran, desde la organización se
debería buscar la forma de facilitarlas.
Se facilitará a las personas que viajan información detallada del lugar de destino.
Deberá incluir planos y mapas, lugares de interés que visitar, lugares de ocio,
teléfonos de emergencia, centros sanitarios, bancos y cajas de ahorro, embajadas y
consulados y datos de las personas de contacto en el destino.
Del mismo modo, las personas que viajan deberán informarse de las tradiciones y
aspectos culturales del lugar de destino, para evitar así posibles malos entendidos.

3.1.3.- Ferias y exposiciones.

No creas que cuando hablamos de ferias y exposiciones en el mundo empresarial, nos

estamos refiriendo a las fiestas del pueblo o a las exposiciones de arte de un museo.
Nos referimos a unos espacios físicos donde se produce la oferta y la demanda, donde
se exponen y promocionan productos.
Suponen medios privilegiados de presentación de productos y servicios ante un gran
numero de clientes, usuarios, competidores y medios de comunicación en un periodo
de tiempo y espacio reducido.
Permiten potenciar y desarrollar la actividad comercial de las empresas, a través de la
adquisición de conocimientos y la realización de contactos personales. Además
proporcionan un entorno privilegiado para la venta personalizada y ofrecen la
posibilidad de ver y comprar una amplia gama de productos en poco tiempo.
Básicamente, los objetivos que se marcan las empresas al participar en una feria
comercial o exposición son:
• Generar ventas.
• Contactar con profesionales y personal cualificado del sector.
• Introducir y promocionar nuevos productos y servicios.
• Conocer y probar nuevos productos y servicios.
• Potenciar la imagen corporativa de la empresa.
• Reforzar las relaciones con los que ya son clientes.
• Penetrar en mercados exteriores, si se diera.
• Potenciar las relaciones públicas ante los medios de comunicación.
Existen diferentes ferias y exposiciones.
Hay ferias y exposiciones abiertas a todo el público, en las que el objetivo principal es
la información y promoción, pero también se dan ferias a las que asisten únicamente
profesionales del sector que corresponda.
Por otro lado, en algunas ferias se venden y se entregan los productos al comprador
"in situ", son lo que se llaman ferias de mercancías. Pero lo más común es que
sean ferias de muestras en las que no está permitido la venta y entrega de los
productos hasta que no haya finalizado el evento.
La organización de una feria no es tarea fácil. Se deben tener en cuenta muchos
factores, logísticos, técnicos y humanos.

Las ferias y exposiciones suponen medios privilegiados de presentación de

productos y servicios ante un gran numero de clientes, usuarios, competidores y
medios de comunicación en un periodo de tiempo y espacio reducido.

3.1.4.- Comidas de empresa.

Las comidas de empresa suelen ser bastante comunes.

Así, de primeras, podría parecernos que el hecho de comer con alguien no tiene
mucha ciencia, sin embargo, a la hora de organizar comidas de negocios debemos
tener algunas pautas en cuenta. No debemos olvidar que la mayoría son reuniones, y
que representan un momento importante en el que estrechar lazos personales, con el
objetivo de mejorar relaciones laborales.
Cuando hablamos de comidas de empresa, no nos referimos exclusivamente a
almuerzos, sino también a desayunos y cenas. Según el objetivo de la reunión que
vayamos a mantener durante la comida, se elegirá una u otra.
Lo primero que tenemos que tener en cuenta al organizar alguna comida, es el lugar
donde se va a celebrar. Éste lo elegiremos en base a diferentes aspectos, el aforo que
se necesite, el sitio en el que esté ubicado, etc. Pero sobre todo, tendremos en cuenta
el tipo de comida que se ofrezca.
Debemos tener mucho cuidado con esta cuestión. En el caso de conocer los gustos de
los comensales, podremos elegir un sitio que sepamos va a ser de su agrado. Si en
cambio no conocemos los gustos de las personas invitadas, es preferible no arriesgar
e ir sobre seguro, reservando un lugar que sirva comida que pueda gustarle a todo el
mundo.
Las invitaciones a la comida deben entregarse lo antes posible. De esta manera
sabremos el número exacto de comensales, con el tiempo suficiente para organizar
bien las precedencias de los invitados. Es aconsejable enviar junto a la invitación, un
plano de la ubicación del sitio elegido.
No debemos olvidar que el pago de la comida estará a cargo de quien invita, y es
recomendable no pagar durante la comida, sino hacerlo directamente desde la
empresa, acordándolo previamente con el restaurante.
Antes, hemos hecho referencia a las distintas comidas de empresa que se pueden dar,
y que dependerá de los objetivos que se persigan. Vamos a verlo más detalladamente.
• Desayunos. Son reuniones cortas, que se utilizan para organizar el día de
trabajo, ver cuestiones previas a una reunión o tomar decisiones inmediatas.
Tienen un carácter más de trabajo que social.
• Almuerzos. Son las comidas de empresa más comunes. Se pueden organizar
por motivos diferentes. Suelen tener bastante importancia. Al igual que los
desayunos, su carácter es mayoritariamente de trabajo.
• Cenas. Al contrario que en las anteriores, las cenas suelen tener un carácter
más social, en las que agasajar a los invitados es el objetivo principal.

3.1.5.- Reuniones de empresa.

Verás que las reuniones forman parte "del pan de cada día" en las empresas, y su
organización debe seguir unas pautas.
Lo primero que se debe hacer, es convocar a todas las personas que vayan a
participar. En esta convocatoria deben aparecer la fecha, hora y lugar donde se
realizará, el motivo de la reunión y el orden del día que se va a seguir.
Las reuniones pueden realizarse en diferentes lugares. Si el número de asistentes lo
permite, se puede celebrar en un despacho de la empresa, siempre y cuando el
espacio y mobiliario del mismo lo posibiliten. En todo caso, si fuera necesario, las
empresas suelen contar con salas específicas destinadas a diferentes tipos de
reuniones.
Las reuniones, pueden darse en la empresa en la que trabajamos o en una empresa
externa, pero en cualquier caso, quien se encarga del protocolo debe cuidar la posible
alimentación durante las reuniones, la documentación que debemos preparar,
decoración de la sala, etc., en definitiva de todos los detalles que acompañan a una
reunión.
En el caso de que asistamos a una reunión, debemos tener en cuenta los siguientes
aspectos importantes:
 • Saber escuchar, poniendo todo nuestro interés en las participaciones de los
demás.
• Saber hablar, de la manera más clara y concisa posible, sin interrumpir el resto
de intervenciones.
• Saber discutir y negociar. Es importante no alterarse y saber dar argumentos
sin exaltarse, siempre de buenas maneras y sin faltar el respeto en ningún
momento.
• No debemos ausentarnos antes de que termine la reunión sin una causa de
fuerza mayor.

3.1.6.- Vídeo-conferencias.

Hoy en día, gracias al avance de las nuevas tecnologías, es posible que dos personas
que se encuentran a miles de kilómetros de distancia, mantengan una reunión a la
vez y viéndose las caras. ¿Cómo? Pues a través de las video-conferencias, cada vez
más habituales en el mundo empresarial.
Quizás piensas, que al ser reuniones virtuales no es necesario el protocolo, pero como
en cualquier tipo de reunión, existen normas. Debemos prestar atención a los
siguientes aspectos:
• El lugar de la reunión debe cumplir las características necesarias de iluminación
y acústica, para ver y escuchar a los asistentes correctamente.
• Debemos comprobar que las cuestiones técnicas que hacen posible la reunión,
como telefonía e informática, funcionan perfectamente.
• En el caso de existir documentación que deban manejar los asistentes, se
enviará con antelación a la reunión.
• Los movimientos no deben ser bruscos, y se debe permanecer en el mismo
lugar para no descuadrarse de la cámara.

3.1.7.- Regalos.

Te preguntarás por qué existe este apartado dentro de los actos protocolarios. Lo
cierto es que el regalo no es un acto como tal, pero es de gran importancia en las
relaciones empresariales y por lo tanto en los negocios. Según a quién, cuándo y por
qué regalemos, cumplirá uno u otro objetivo.
A priori, puede parecer algo sencillo, sin mucha ciencia, sin embargo tiene su
complejidad. La razón es que al obsequiar y hacer regalos nos adentramos en un
terreno personal, el de los gustos, y como se suele decir, "cada persona es un mundo"
y "para gustos, colores".
Por ello, debemos prestar atención a la elección del regalo, el cual debe ir acorde con
las circunstancias que lo motivan y con la persona que lo recibe, para no suscitar
malas interpretaciones.
Antes de elegir un regalo debemos tener en cuenta los siguientes puntos:
• Quién es el destinatario, si es una sola persona o es un grupo, el cargo que
tiene...
• Quién hace el regalo, una persona en concreto, la empresa en general..
• Motivo del regalo. Cumpleaños, incentivo de la empresa...
• Coste del regalo. Cuánto dinero se puede gastar.
Una vez que demos respuesta a estas cuestiones, existen algunas recomendaciones a
la hora de hacer la elección del regalo:
• Los regalos no deben ser demasiado personales.
 • Preferiblemente deben ser útiles o prácticos.
• No es apropiado regalar un producto similar a lo que fabrica o comercializa la
empresa que regala o bien a la que se regala, si ese fuera el caso.
• Se debe cuidar la presentación del regalo. La envoltura debe ser adecuada.
• Los regalos deben ir acompañados por una tarjeta de visita. No deben ser
anónimos.
Hay una multitud de razones por la que se puede regalar en una empresa, pero
normalmente responde a los siguientes motivos:
• Dar la enhorabuena por algún acontecimiento personal.
• Felicitar por algún logro laboral.
• Fiestas y celebraciones. Navidad, cumpleaños, etc.
• Dar publicidad y promocionar nuevos productos.

3.1.8.- Atención telefónica.

Al igual que los regalos de empresa, la atención telefónica no se considera un acto

como tal, pero tiene un papel muy importante en el protocolo empresarial.
Además de la imagen personal, la atención telefónica es muchas veces la carta de
presentación de las empresas, por lo que no se debe descuidar.
A continuación, vamos a ver algunas pautas básicas en la atención telefónica, tanto a
la hora de recibir llamadas como de efectuarlas.
A la hora de recibir llamadas:
• La respuesta debe ser rápida. No debemos hacer esperar a quién llama.
Tampoco al canalizar la llamada a otra persona.
• Tanto al comienzo como durante la conversación y al finalizar ésta, debemos ser
educados, amables y directos, sin parecer cortantes.
• A todos los interlocutores se les trata de usted, hasta que nos indiquen que
podemos tutearles, si se diera el caso.
• Si nos dejan algún recado para dárselo alguien, es importante tomar nota del
mismo.
• No se debe perder la paciencia ni los modales ante situaciones tensas y
desagradables. Es preferible pasar la llamada a algún compañero o jefe.
A la hora de realizar llamadas:
• Para preguntar por alguien, se hace de manera educada y llamando a las
personas con el Don/ña o Señor/a antes del nombre y apellido.
• Es importante identificarse al llamar, presentándose por el nombre y la empresa
a la que pertenece.
• El mensaje que queremos dar debe ser claro y debemos comunicarlo con la
mayor concisión y sencillez posible, procurando no alargarnos demasiado en la
conversación.
• Se debe tener en cuenta la hora a la que se realizan las llamadas, ni demasiado
temprano ni muy tarde.

4.- Organización de actos empresariales

protocolarios.
Como ya hemos comentado, en una empresa existen multitud de actos diferentes y
cada uno de ellos requiere de una organización distinta.
En los apartados que veremos a continuación, vamos a mostrar los aspectos comunes
que tiene la organización de cualquier acto.
Existen cuatro fases que engloban todas las tareas a realizar:
 •Planificación. Los objetivos que persigue el acto, los medios necesario para
ello, como llevarlo a cabo, etc.
•Producción y Organización. Se crean los grupos de trabajo, se asignan
responsabilidades, etc.
•Ejecución. Desarrollo del acto tal como lo hemos planificado y producido.
•Evaluación. Valoración a posteriori del acto, logros y deficiencias.

4.1.- Planificación.

Esta fase comienza con la elaboración del Proyecto que dará forma al acto.
Para ello en primer lugar fijaremos los objetivos del acto. ¿Qué se busca con este
acto? ¿A quién va dirigido? ¿Qué se pretende conseguir? Dando respuesta a estas
preguntas fijaremos los objetivos.
A partir de ahí, debemos pensar cuáles son aquellos medios técnicos, recursos
materiales y humanos que necesitamos para poder realizar el acto. El espacio en el
que se va a desarrollar, los medios informáticos, el personal necesario, etc.
Un vez fijados los objetivos y las necesidades, nos detendremos en las cuestiones
protocolarias: precedencias, presidencias, normas del acto, etc.
Finalmente, debe aparecer el presupuesto estimatorio que conllevará el acto, desde la
primera hasta la última fase.
El proyecto es un documento esencial, pero como en otros muchos aspectos del
protocolo empresarial, no debemos olvidar la importancia de la flexibilidad.
Durante la preparación de un acto pueden surgir problemas, inconvenientes y/o
cambios que nos obliguen a variar algunas de las cosas que teníamos planificadas.
Ello no debe agobiarnos ni hacer que nos vengamos abajo, por lo contrario, debemos
adaptarnos y seguir hacia adelante.
Es importante que tengamos en cuenta que estas cosas pueden pasar, y que en
ocasiones el control no está del todo en nuestras manos. Lo que sí que está en
nuestras manos es ser versátiles, es decir, tener capacidad de cambio y adaptación,
que nos permita sobrellevar la situación de la mejor manera posible. Dar solución a un
conflicto es en sí un aprendizaje.

Durante la preparación de un acto pueden surgir problemas, inconvenientes y/o

cambios que nos obliguen a variar algunas de las cosas que teníamos planificadas.
Ello no debe agobiarnos ni hacer que nos vengamos abajo, por lo contrario, debemos
adaptarnos y seguir hacia adelante.

4.1.1.- El programa. El cronograma.

Una vez que los responsables de dar el visto bueno al proyecto lo aprueben, éste
mismo (con las modificaciones que haya que realizar), se convertirá en
el programa del acto, que supone la guía principal que establece todos los pasos a
seguir durante el mismo.
En el programa debe aparecer:
• El cronograma.
• Uso de los espacios y colocación de los elementos materiales.
 • Lista de invitados.
• Cuestiones protocolarias, como ordenación de invitados y precedencias.
• Los modelos de invitaciones y cartelería a usar.
• Anexos con planos del lugar de la celebración, transportes y recorridos.
Nos vamos a detener en el cronograma, ya que es una pieza fundamental del
programa y lo primero que suele aparecer en él.
Básicamente consiste en el desglose de cada una de las partes o movimientos que
conforman el acto, especificando los horarios de cada una de ellos.
En el cronograma siempre deben aparecer la hora y el lugar en el que se desarrolla
cada movimiento, detallando en que consisten los mismos.
Debe ser preciso y exacto, y no debemos olvidar nada. Todo debe quedar reflejado,
desde la entrada de los invitados, hasta el último detalle que imaginemos.

4.2.- Producción y organización.

Esta fase es la previa al acto en sí, en resumidas cuentas, es el periodo en el que

se busca y consigue todo lo que se necesita para organizar el acto.
Lo primero que debemos hacer, es calendarizar el tiempo hasta la fecha del acto y
marcarnos plazos de las tareas que haya que realizar.
Una vez establecidos los calendarios, debemos buscar lo servicios que necesitemos
para organizar el acto, logística, iluminación y sonido, decoración, proveedores,
servicio de limpieza, etc. Unas cosas u otras dependerán del tipo y tamaño del acto.
Es entonces, cuando se crea el equipo de organización del acto, se elaboran una lista
con todas la necesidades que existan, funciones que haya que llevar cabo, y se
asignan responsabilidades. Siempre debe existir una persona que coordine este
equipo y tenga conocimiento y control de la preparación del acto de una manera más
global. La persona que coordina, debe facilitar los mecanismos adecuados para la
comunicación constante y fluida de todas las personas del equipo.
Otra tarea importante en la fase de producción, es la gestión de los invitados.
Empezando por enviar las invitaciones e ir cerrando la lista de invitados todo lo que se
pueda, evitando dejar muchos cabos sueltos, aunque es inevitable que haya personas
que queden por confirmar hasta última hora.
Cuando se tenga más o menos claro el número de invitados, empezaremos a pensar
en la colocación y ordenación de éstos en los espacios.
En esta fase también hay que encargarse de los posibles regalos que se vayan a dar.
De igual modo se preparará toda la documentación que se vaya a entregar a los
asistentes.
En el caso de hacer comidas en el acto, se debe elegir el tipo de comida que será, el
servicio de catering que se va a encargar de ella, el menú, las bebidas, la ordenación
de comensales, etc.
También contactaremos con los medios de comunicación si fuera necesario,
concretando su papel en el acto.
Buscaremos los medios de transporte y alojamiento de invitados si se requiriera.
Una vez que la producción este lista y se haya organizado todo, es recomendable
hacer un ensayo del acto, para asegurarnos de que todo va a salir según lo previsto, y
solucionar posibles complicaciones de última hora.
Aunque se nos quedan cosas en el tintero, veréis, que tal y como decíamos al
principio del punto, en esta fase se trata de gestionar todo lo necesario para que
realizar el acto.
Cada acto es distinto y requiere de unos trámites diferentes, por eso, lo más
importante es empezar por tener muy claro todas las cuestiones que conlleva la
preparación, estableciendo muy bien las funciones que cada uno va llevar a cabo.

4.3.- Ejecución.

En este momento es cuando llega la hora de la verdad. ¡El momento más

esperado!
Si se ha hecho un buen trabajo previo en las fases de planificación, producción y
organización, no debe haber problemas.
Por ello es esencial ajustarnos lo máximo posible a lo establecido en el programa del
acto, evitando los cambios de última hora.
Todas las personas deben estar situadas en sus posiciones, atentos a todo lo que
ocurre y cumpliendo con sus responsabilidades.
Si hubiera algún imprevisto, debemos dejar los nervios aparte, actuar con tranquilidad
e improvisar, atendiendo siempre a nuestros conocimientos previos y a la lógica
común. Siempre con cautela y prudencia.
Al fin y al cabo, lo importante es que los asistentes al acto salgan de él contentos y
satisfechos, que los objetivos marcados al inicio de la planificación se cumplan.

4.4.- Evaluación.

Una vez que ya ha pasado todo, llega el momento de evaluar los resultados e
identificar los aspectos positivos y negativos del funcionamiento del acto. De
esta manera, podemos aprender para mejorar en la organización de futuros actos.
Una vez que saquemos las conclusiones, se harán llegar a todas las personas que han
organizado el acto, desde la primera hasta la última fase.
La primera evaluación que debemos hacer es justo al finalizar el acto, teniendo muy
reciente todo lo sucedido. Debemos recordar todo los que hemos ido observando
durante el acto y anotarlo para la reunión de valoración o entregárselo a quién se
encargue de hacerlo.
Después, pasado un tiempo desde la ejecución, el equipo de gestión del acto debe
reunirse y sacar conclusiones a partir de las diferentes valoraciones emitidas.
Estas conclusiones se plasman en un documento o informe de evaluación, en el que
deben aparecer los objetivos de partida y el presupuesto. Se deben incluir todas las
facturas derivadas de los gastos económicos.
También se incluirá lo que haya aparecido en prensa y en los medios de comunicación
si así fuera.
Con este documento, sabremos cuáles son nuestros puntos fuertes y cuáles los más
débiles, los que debemos mejorar para próximos actos.

5.- Protocolo empresarial internacional.

Hoy día es normal establecer relaciones comerciales con empresas a nivel
internacional, o que una misma empresa trabaje en diferentes países. En este caso las
normas protocolarias y de organización de actos no serán las mismas en todos sitios.
Al igual que la comida o la música popular cambian de un cultura a otra, con el
protocolo empresarial pasa exactamente igual.
Si trabajas en una empresa con esas características debes conocer algunas
cuestiones. Es imprescindible preocuparse por saber todo lo posible sobre la cultura,
tradiciones, normas de educación y formas de actuar del país con el que trabajamos,
sobre todo si somos nosotros los que viajamos allí. Así, tendremos la herramientas
necesarias para desenvolvernos adecuadamente.
A continuación, señalamos algunas claves para relacionarse con otros países.
Cumpliéndolas, tienes gran parte del éxito asegurado. Éstas son:
•Recabar toda la información posible sobre el lugar de destino.
•Tener siempre una actitud abierta, respetuosa y tolerante.
•Conocer cuanto podamos del idioma. Al menos palabras básicas (hola, gracias,
por favor, perdón...)
•No ser brusco en los gestos. La expresión no verbal cambia mucho de unos
lugares a otros.
Cuando decimos que debemos informarnos sobre el lugar al que vamos a viajar, nos
estamos refiriendo a aspectos como:
•Datos básicos generales: población, idioma, política, religión, geografía, sitios y
personas de interés, etc.
•Datos económicos. En general y en concreto en relación a aquello que tiene
que ver con la empresa.
•Normas de protocolo. Presentaciones, saludos, precedencias, presidencias,
regalos, etc.
No hay que perder de vista, que representamos a nuestra empresa en otro país, por
lo que debemos dejar su imagen en muy buena posición.
El respeto y la prudencia son valores básicos que no debemos olvidar, teniéndolos
siempre presentes, todas las relaciones laborales se forjarán mejor.