NOMB

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para seleccionar, calificar, evaluar, verificar y reevaluar los proveedores de la compañía e
función de su capacidad de suministrar productos o servicios de acuerdo con los requisitos de la organización y que afecta
directamente la calidad, salud ocupacional, seguridad industrial y medio ambiente en la prestación del servicio.

PROVEEDOR ENTRADAS

ENTES GUBERNAMENTALES
Normatividad y legislacion vigente.
Y AUTORIDADES

*Definir objetivos
* Definir el listado
la calidad y requis
Cotizaciones. prestación del serv
Productos /servicios comprados con su Información relacionada * Definir el listado
Planes de acción para mejoramiento de la calificación. productos ,bienes
PROVEEDOR Muestras, catálogos, brochure, e información de los productos ò servicios * Definir los criter
Tratamiento de producto/servicio no conforme, acciones correctivas, preventivas ò
de mejora, quejas, reclamos ò sugerencias. de productos o ser
Asistencia técnica. * Definir la clasific
productos o servic
* Definir criterios
de productos o ser
* Definir período d
productos o servic
proceso.
Objetivos y mapa estrategico
Plataforma estrategica (Misión, visión, politica de gestión)
Principios de conducta y actuación.
Retroalimentación del seguimiento de los indicadores de gestión
Plan de Trabajo para ejecución de los servicios.
DIRECCIÓN ESTRÁTEGICA
aprobación de participación, precios y condiciones a ofertar.
Aprobación en la participación de eventos comerciales.
Seguimiento de los compromisos adquiridos en los comités, reuniones gerenciales
y revisión por la dirección * Tomar acciones cor
Aprobación de las compras de productos o servicios Proceso de Compras
* Reprogramar forma
formación.
*Programar una retr
compras y suminstro
cumplimiento.
* Personal competente *Desarrollar nuevos
• Manual de Responsabilidades Solicitar planes de m
TALENTO HUMANO requiera)
• Programas de formación
• Evaluación de desempeño por diligenciar * Programar plan de
desempeño no satisf
* Requerimientos de
* Contrataciones.
*Emprender las accio
asegurar el cumplimi
compra .*Gestión de
datos, resultados de
acciones correctivas/
los objetivos del proc
 Solicitar planes de m
requiera)
* Programar plan de
desempeño no satisf
* Requerimientos de
* Contrataciones.
*Emprender las accio
asegurar el cumplimi
compra .*Gestión de
datos, resultados de
acciones correctivas/
Presupuesto los objetivos del proc
Política de gastos
Gestión de facturación y pagos de proveedores.
Información de ejecución presupuestal.
FINANZAS MR aprobadas por la Gerencia.
Apoyo en la gestión de proveedores.
Solicitud de inventarios y/o información relacionada con los materiales y activos
Solicitudes, consultas e información
Anticipos

Información de códigos de consumibles actualizados.

IT * Productos bienes y
Soporte en SAP.
* Ordenes de Compra
* Criterios de selecció
contratistas .
* Reevaluar proveedo
* Cumplimiento de lo
*Realizar inventarios c
*Verificacion de la efi
generados de las eva

TODOS LOS PROCESOS • Solicitud de productos o servicios aprobados.

* Programas, documentos, lineamientos del SIG.

* Resultados de Auditorias internas y externas.
* Estado de Acciones correctiva - Acciones preventivas.
QHSE * Información de resultados de la revisión por la dirección.
Entrega y divulgacion de las normas, procedimientos, estandares y herramientas
de trabajo seguro para el cumplimiento de los requisitos en HSE por parte de
proveedores y contratistas.

HUMANOS

Gerente de compras Asign

Compradores nacionales e internacionales

DOC
INTERNOS
CÓDIGO N
 Requisiciones

Criterios

INDICADORES DE GESTIÓN
DENOMINACIÓN FORMULA
No de Proveedores Confia
Desempeño de los Proveedores de Productos y servicios No de Proveedores Reevalu

No de Proveedores Confia
Desempeño de Terceros No de Proveedores Reevalu

PELIGROS RIESGOS CONTROL OPERAC

Locativos- orden y aseo .

Procedimiento seguro de
Eléctrico ( equipos e instalaciones eléctricas de baja tensión) .
Instalaciones, cableado, cubierto
Mecánico ( Golpes, Caídas ) .
Medio en buen estado de conservac
Publico ( robo, atracos, asaltos, atentados de orden publico durante el
programa de orden y
trayecto.
Capacitación en prevención de

Hábitos de higiene postural dura

Capacitación normas de cond
Continuar con el seguimiento a
Biomecánicos Alto
realizar seguimiento periódico
sintomáticos.
Instalar apoyabrazos en
 Programa de capacitación pa
tecnología
Aplicación de batería ps
Establecer recomendaciones da
Psicosocial Alto
de resultados de la batería de r
Procedimiento de comunicació
consulta.
Capacitacion en manejo d

conformaion de Brigadas . Insta

Tecnológicos ( Incendio y explosión ) Bajo
de extincion

Público Bajo

Incremento de la luz
Uso de colores claros para las
Físico Bajo
para mayor nivel de ilu
Estudio de ilumina

Limpieza antes de iniciar labore

jornada laboral. Limpieza y desi
Los baños
Biológico Bajo
Mantenimiento y Limpieza Peri
de Trabajo. Uso de Jabón des
Manos.

CLIENTE ORGANIZACIÓN

Misión
Visión
Especificaciones Técnicas Políticas
Cumplimiento Contractual Objetivos
Valores Corporativos.
Estandares y criterios de compras y contratacion
 Visión
Especificaciones Técnicas Políticas
Cumplimiento Contractual Objetivos
Valores Corporativos.
Estandares y criterios de compras y contratacion

Fecha de Actualización (AAAA-MM-DD): 2014-11-02

 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

NOMBRE Y TIPO DE PROCESO: PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACION

ALCANCE

edores de la compañía en Este procedimiento aplica desde la solicitud de un producto o servicio, la selección de los prove
organización y que afectan su evaluación, la verificación del producto o servicio y termina con la reevaluación de los provee
ón del servicio. la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

ACTIVIDADES

PLANEAR

*Definir objetivos y metas del proceso

* Definir el listado de productos o servicios que afectan HACER
la calidad y requisitos de seguridad y ambientales en la
prestación del servicio.
* Definir el listado de posibles proveedores de
productos ,bienes y servicios .
* Definir los criterios para la evaluación de proveedores * Listado de productos que afectan la calidad en la
de productos o servicios . prestación del servicio.
* Definir la clasificación de los proveedores de * Listado maestro de proveedores y Contratistas .
productos o servicios . * Evaluar proveedores de productos , bienes y servicios ..
* Definir criterios para la reevaluación de proveedores * Seleccionar proveedores de productos o servicios de
de productos o servicios ,.. acuerdo con los requisitos de la compañía.
* Definir período de reevaluación de proveedores de * Comunicar a los por oveedores y contartistas de
productos o servicios .Establecer objetivos y metas del productos , bienes y servicios los procedimientos de
proceso. seleccion , evalaucion y revalaucion .
*Elaboración y aprobación de la orden de compra (PO).
* Realizar compras ò contratación de servicios
* Envió de la orden de compra al proveedor (PO)
* Gestión de compras internacionales (nacionalización,
ACTUAR importación)
* Gestión administrativa de los de activos de la compañía
* Apoyar a la compañía sobre los requerimientos de
* Tomar acciones correctivas y de mejora continua del compra
Proceso de Compras y contartaciones. * Recepción de mercancía y materia prima .
* Reprogramar formación al personal que no apruebe la *Gestión del almacenamiento y conservación de repuestos,
formación. materiales e insumos.
*Programar una retroalimentacion del proceso de * Realizar inventarios a las herramientas, materias primas e
compras y suminstros para mejorar su entendimiento y insumos.
cumplimiento. * Ingreso de Materiales a inventarios.
*Desarrollar nuevos proveedores *Realizar los ajustes necesarios cuando se presenten
Solicitar planes de mejora a proveedores (cuando se diferencias en los inventarios
requiera) * Traslado de Almacén
* Programar plan de acción para evaluación de * Recepción elaboración de entrada de almacén y
desempeño no satisfactoria. almacenamiento de los materiales y elementos de
* Requerimientos de personal. consumo.
* Contrataciones. *Identificar activos
*Emprender las acciones a las que haya lugar para *Llevar registro de requisiciones recibidas
asegurar el cumplimiento de las solicitudes de *Hacer seguimiento al cumplimiento de requisición de la
compra .*Gestión de mejoramiento a partir de análisis de compra del material o contratación.
datos, resultados de auditorías internas/externas, *Ingresar información al archivo. Evacuar o destruir
acciones correctivas/preventivas ò de mejora, análisis de cotizaciones desactualizadas o información Obsoleta .
los objetivos del proceso, etc. *Controlar que los requerimientos contengan la
información técnica y comercial suficiente para cotizar y
tomar la decisión.
Solicitar planes de mejora a proveedores (cuando se diferencias en los inventarios
requiera) * Traslado de Almacén
* Programar plan de acción para evaluación de * Recepción elaboración de entrada de almacén y
desempeño no satisfactoria. almacenamiento de los materiales y elementos de
* Requerimientos de personal. consumo.
* Contrataciones. *Identificar activos
*Emprender las acciones a las que haya lugar para *Llevar registro de requisiciones recibidas
asegurar el cumplimiento de las solicitudes de *Hacer seguimiento al cumplimiento de requisición de la
compra .*Gestión de mejoramiento a partir de análisis de compra del material o contratación.
datos, resultados de auditorías internas/externas, *Ingresar información al archivo. Evacuar o destruir
acciones correctivas/preventivas ò de mejora, análisis de cotizaciones desactualizadas o información Obsoleta .
los objetivos del proceso, etc. *Controlar que los requerimientos contengan la
información técnica y comercial suficiente para cotizar y
tomar la decisión.
*Mantener la base de datos de proveedores actualizada en
caso del desarrollo de trabajos que requieran nuevos
productos.
*Cotizar aquellos materiales teniendo en cuenta tiempo de
entrega, disponibilidad., precio y forma de pago
*Evaluación y revaluación de proveedores
*Visitar a los proveedores ( Auditorias ) .
*Desarrollar plan de acción para proveedores condicionales
*Recepción de material
*Despacho de materiales proyectos y procesos
*Identificación del producto en almacén
*Elaborar las órdenes de servicio y compra, enviarlas a los
proveedores
*Entregar en las fechas acordadas la información contable
* Productos bienes y servicios adquiridos. generada en el proceso al proceso financiero
* Ordenes de Compra . *Mantener al día los inventarios del almacén
* Criterios de selección de Proveedores y *Identificar y custodiar los materiales, equipos, entre otros
contratistas . que se encuentren en el almacén
* Reevaluar proveedores. *Identificar los productos no conformes que se encuentren
* Cumplimiento de los indicadores. en el almacén para evitar el uso no intencionado de los
*Realizar inventarios cíclicos. mismos.
*Verificacion de la eficacia de los planes de accion
generados de las evaluaciones.

RECURSOS
FINANCIEROS

Asignación presupuestal para implementación, mantenimiento y mejora del proceso de compras.

DOCUMENTOS Y REGISTROS DE APOYO Y/0 CONTROL DE CALIDAD

REGISTROS
NOMBRE- DOCUMENTO NOMBRE REGSIT
Compras y Suministros Divulgacion
 Requisiciones / Ordenes de compras y /o servicios Regiatros de Requisiciones y or

Criterios de HSEQ para los contratitas Divulgacion

Inventarios Listado de inventa

Contratos Registros de contra

Facturas Registro de factur

Formato de anticipos registro de Anticip

ESTIÓN MECANIS
FORMULA FRECUENCIA
No de Proveedores Confiables
No de Proveedores Reevaluados Anual

Se realiza el control y seguimiento a través de los res

gestión, del
Seguimiento a la eficacia de los planes de
No de Proveedores Confiables
No de Proveedores Reevaluados Anual

PELIGROS Y RIESGO / ASPECTOS E IMPACTOS

CONTROL OPERACIONAL ASPECTOS

Procedimiento seguro de Oficinas .

nstalaciones, cableado, cubiertos con aislamiento
en buen estado de conservación. Elaborar el Consumo de papel
programa de orden y aseo.
Capacitación en prevención del riesgo publico.

ábitos de higiene postural durante la conducción.

Capacitación normas de conducción segura .
Continuar con el seguimiento al PVE ergonómico
Consumo de Agua
ealizar seguimiento periódico a los trabajadores
sintomáticos.
Instalar apoyabrazos en las sillas.
 Programa de capacitación para utilización de
tecnología
Aplicación de batería psicosocial.
Establecer recomendaciones dadas en el informe
Consumo de Energía eléctrica
de resultados de la batería de riesgo psicosocial
Procedimiento de comunicación, participación y
consulta.
Capacitacion en manejo del Publico .

onformaion de Brigadas . Instalacion de equipos

Generación de Residuos peligrosos
de extincion

Generación de empleo

Incremento de la luz natural.

Uso de colores claros para las paredes y techos
para mayor nivel de iluminación.
Estudio de iluminación

Limpieza antes de iniciar labores y al culminar la

ornada laboral. Limpieza y desinfección diaria de
Los baños
Mantenimiento y Limpieza Periódica de las Zonas
de Trabajo. Uso de Jabón desinfectante para
Manos.

REQUISITOS A CUMPLIR
NIZACIÓN LEGALES

Misión
isión
olíticas Leyes Tributarias .
jetivos Codigo civil o de comercio
Corporativos.
de compras y contratacion .
 isión
olíticas Leyes Tributarias .
jetivos Codigo civil o de comercio
Corporativos.
de compras y contratacion .

02
 Código:
Versión:
Fecha de emisión:
Página: ___ de ___

RESPONSABLE

o, la selección de los proveedores,

Gerente de compras
reevaluación de los proveedores y
Compradores nacionales e internacionales

SALIDAS CLIENTE

ENTES GUBERNAMENTALES
CumplimIento de legislación y normatividad vigente.
Y AUTORIDADES

Órdenes de compra y Servicios (OP)

Resultados de la evaluación/reevaluación de proveedores
la Solicitud planes de mejora a proveedores (cuando se requiera) PROVEEDOR
Solicitud de tratamiento de producto/servicio no conforme, acciones
s . correctivas, preventivas ò de mejora, quejas, reclamos ò sugerencias.
servicios ..
cios de

de
entos de

ra (PO).
O) * Resultados de Indicadores
zación, * Recomendaciones de mejora
* Cumplimiento de políticas, objetivos, entrega de informes de gestión.
DIRECCIÓN ESTRÁTEGICA
compañía Cumplimiento a los compromisos adquiridos en los comités, reuniones
os de gerenciales y revisión por la dirección
Solicitud de aprobación.

e repuestos,

as primas e

nten
Necesidades de personal competente.
• Necesidades de formación.
TALENTO HUMANO
y •Necesidades de asignación de responsabilidades y funciones
* Evaluación de desempeño diligenciada
de

ión de la

ruir
oleta .

cotizar y
 y
de

ión de la

ruir
oleta .

cotizar y * Necesidades de recursos

* Reporte de gastos
ualizada en * Presupuesto Ejecutado
uevos Verificación de Bienes y Servicios Comprados.
FINANZAS
Soporte en la importación/exportación de repuestos, herramientas, etc.
Solicitud de anticipos.
a tiempo de legalización de gastos de anticipos
o Información relacionada con la ejecución presupuestal

ondicionales

arlas a los

n contable Solicitud de creación y/o modificación de códigos.

IT
Solicitud de perfiles de acceso.
entre otros

encuentren
o de los

Materiales y Servicios (Compras, Logística y Contratación).

Proveedores seleccionados y evaluados.
Salidas de almacén (entrega de materiales e insumos del almacén)
Inventarios y su información relacionada TODOS LOS PROCESOS
Información códigos de accesorios y consumibles actualizados.
Verificación de Bienes y Servicios Comprados.
Soporte en la importación/exportación de repuestos, herramientas, etc.

* Documentación para verificación y validación por el sistema.

* Estado de Acciones correctiva - Acciones preventivas.
* Cumplimiento de programas, directrices documentales, indicadores,
acciones correctivas y preventivas.
QHSE
* Seguimiento al cumplimiento de políticas.
* Cumplimiento de requisitos contractuales HSEQ por parte de
proveedores y contratistas.

LOCATIVOS

SOFTWARE: Internet / Office / Syscom

INFRAESTRUCTURA: Instalaciones locativas, Equipos de cómputo, Equipos de
comunicación (telefonía móvil y fija)

REGISTROS EXTERNOS
NOMBRE REGSITRO
Divulgacion
atros de Requisiciones y ordenes de compra .

Divulgacion

Listado de inventarios
Fichas técnicas
Registros de contratos

Registro de facturas
registro de Anticipos

MECANISMOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

eguimiento a través de los resultados obtenidos en las auditorias internas, del seguimiento a los indicadores de
gestión, del seguimiento a las ventas, al presupuesto.
la eficacia de los planes de accion de las Evlauciones de desempeño de proveedores y contratistas

IMPACTOS CONTROL OPERACIONAL

Aprovechamiento de residuos.
Se reutiliza el papel por las dos caras y luego de
Agotamiento de los recursos naturales no
dispone para entregar a reciclaje.
renovables
Señalización de concientización ambiental

Sencibilización del personal en ahorro de agua.

Agotamiento de los recursos naturales no
Seguimiento a la cantidad de agua consumida,
renovables
ahorradores
 Sencibilización del personal en ahorro de
Agotamiento de los recursos naturales no energía.
renovables Seguimiento a la cantidad de energía
consumida

Instalación puntos ecologicos

Procedimiento manejo integral de residuos
Aumento de residuos a diponer
Programa manejo integral de residuos
Señalización de concientización ambiental

El proceso de gestión humana realiza la

contratación teniendo en cuenta la zona y su
Beneficios a la comunidad respectiva formación y experiencia la compañía
cuenta con personal del área de influencia
directa e indirecta

NORMAS

NTC ISO 9001:2008: 7.4,; 8.2.3.; 8.3.; 8.5.

NTC ISO 14001: 2004: 4.4.6.
OHSAS 18001:2007: 4.4.6.
NTC ISO 9001:2008: 7.4,; 8.2.3.; 8.3.; 8.5.
NTC ISO 14001: 2004: 4.4.6.
OHSAS 18001:2007: 4.4.6.
 Código:
Versión:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Fecha de emisión:
Página: ___ de ___

NOMBRE Y TIPO DE PROCESO: PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACION

RESPONSABLE
OBJETIVO

ALCANCE
Establecer los lineamientos para seleccionar, calificar, evaluar, verificar y reevaluar los proveedores de la compañía en Este procedimiento aplica desde la solicitud de un producto o servicio, la selección de los proveedores,
Gerente de compras
función de su capacidad de suministrar productos o servicios de acuerdo con los requisitos de la organización y que afectan su evaluación, la verificación del producto o servicio y termina con la reevaluación de los proveedores y
Compradores nacionales e internacionales
directamente la calidad, salud ocupacional, seguridad industrial y medio ambiente en la prestación del servicio. la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE

PLANEAR
ENTES GUBERNAMENTALES ENTES GUBERNAMENTALES
Normatividad y legislacion vigente. CumplimIento de legislación y normatividad vigente.
Y AUTORIDADES Y AUTORIDADES

*Definir objetivos y metas del proceso

* Definir el listado de productos o servicios que afectan HACER
la calidad y requisitos de seguridad y ambientales en la
Cotizaciones. prestación del servicio.
Productos /servicios comprados con su Información relacionada * Definir el listado de posibles proveedores de Órdenes de compra y Servicios (OP)
Planes de acción para mejoramiento de la calificación. productos ,bienes y servicios . Resultados de la evaluación/reevaluación de proveedores
PROVEEDOR Muestras, catálogos, brochure, e información de los productos ò servicios * Definir los criterios para la evaluación de proveedores * Listado de productos que afectan la calidad en la Solicitud planes de mejora a proveedores (cuando se requiera) PROVEEDOR
Tratamiento de producto/servicio no conforme, acciones correctivas, preventivas ò prestación del servicio. Solicitud de tratamiento de producto/servicio no conforme, acciones
de mejora, quejas, reclamos ò sugerencias. de productos o servicios . correctivas, preventivas ò de mejora, quejas, reclamos ò sugerencias.
* Definir la clasificación de los proveedores de * Listado maestro de proveedores y Contratistas .
Asistencia técnica. * Evaluar proveedores de productos , bienes y servicios ..
productos o servicios .
* Definir criterios para la reevaluación de proveedores * Seleccionar proveedores de productos o servicios de
de productos o servicios ,.. acuerdo con los requisitos de la compañía.
* Definir período de reevaluación de proveedores de * Comunicar a los por oveedores y contartistas de
productos o servicios .Establecer objetivos y metas del productos , bienes y servicios los procedimientos de
proceso. seleccion , evalaucion y revalaucion .
Objetivos y mapa estrategico *Elaboración y aprobación de la orden de compra (PO).
Plataforma estrategica (Misión, visión, politica de gestión) * Realizar compras ò contratación de servicios
Principios de conducta y actuación. * Envió de la orden de compra al proveedor (PO) * Resultados de Indicadores
Retroalimentación del seguimiento de los indicadores de gestión * Gestión de compras internacionales (nacionalización, * Recomendaciones de mejora
Plan de Trabajo para ejecución de los servicios. importación) * Cumplimiento de políticas, objetivos, entrega de informes de gestión.
DIRECCIÓN ESTRÁTEGICA ACTUAR DIRECCIÓN ESTRÁTEGICA
aprobación de participación, precios y condiciones a ofertar. * Gestión administrativa de los de activos de la compañía Cumplimiento a los compromisos adquiridos en los comités, reuniones
Aprobación en la participación de eventos comerciales. * Apoyar a la compañía sobre los requerimientos de gerenciales y revisión por la dirección
Seguimiento de los compromisos adquiridos en los comités, reuniones gerenciales compra Solicitud de aprobación.
y revisión por la dirección * Tomar acciones correctivas y de mejora continua del
Aprobación de las compras de productos o servicios Proceso de Compras y contartaciones. * Recepción de mercancía y materia prima .
* Reprogramar formación al personal que no apruebe la *Gestión del almacenamiento y conservación de repuestos,
formación. materiales e insumos.
*Programar una retroalimentacion del proceso de * Realizar inventarios a las herramientas, materias primas e
compras y suminstros para mejorar su entendimiento y insumos.
cumplimiento. * Ingreso de Materiales a inventarios.
*Desarrollar nuevos proveedores *Realizar los ajustes necesarios cuando se presenten
* Personal competente diferencias en los inventarios Necesidades de personal competente.
• Manual de Responsabilidades Solicitar planes de mejora a proveedores (cuando se • Necesidades de formación.
TALENTO HUMANO requiera) * Traslado de Almacén TALENTO HUMANO
• Programas de formación * Recepción elaboración de entrada de almacén y •Necesidades de asignación de responsabilidades y funciones
• Evaluación de desempeño por diligenciar * Programar plan de acción para evaluación de * Evaluación de desempeño diligenciada
desempeño no satisfactoria. almacenamiento de los materiales y elementos de
* Requerimientos de personal. consumo.
* Contrataciones. *Identificar activos
*Emprender las acciones a las que haya lugar para *Llevar registro de requisiciones recibidas
asegurar el cumplimiento de las solicitudes de *Hacer seguimiento al cumplimiento de requisición de la
compra .*Gestión de mejoramiento a partir de análisis de compra del material o contratación.
datos, resultados de auditorías internas/externas, *Ingresar información al archivo. Evacuar o destruir
acciones correctivas/preventivas ò de mejora, análisis de cotizaciones desactualizadas o información Obsoleta .
Presupuesto los objetivos del proceso, etc. *Controlar que los requerimientos contengan la
información técnica y comercial suficiente para cotizar y * Necesidades de recursos
Política de gastos
tomar la decisión. * Reporte de gastos
Gestión de facturación y pagos de proveedores.
*Mantener la base de datos de proveedores actualizada en * Presupuesto Ejecutado
Información de ejecución presupuestal.
caso del desarrollo de trabajos que requieran nuevos Verificación de Bienes y Servicios Comprados.
FINANZAS MR aprobadas por la Gerencia. FINANZAS
Soporte en la importación/exportación de repuestos, herramientas, etc.
Apoyo en la gestión de proveedores. productos. Solicitud de anticipos.
Solicitud de inventarios y/o información relacionada con los materiales y activos *Cotizar aquellos materiales teniendo en cuenta tiempo de legalización de gastos de anticipos
Solicitudes, consultas e información entrega, disponibilidad., precio y forma de pago Información relacionada con la ejecución presupuestal
Anticipos *Evaluación y revaluación de proveedores
*Visitar a los proveedores ( Auditorias ) .
*Desarrollar plan de acción para proveedores condicionales
*Recepción de material
*Despacho de materiales proyectos y procesos
*Identificación del producto en almacén
*Elaborar las órdenes de servicio y compra, enviarlas a los
proveedores
Información de códigos de consumibles actualizados.
*Entregar en las fechas acordadas la información contable Solicitud de creación y/o modificación de códigos.
IT
Soporte en SAP. * Productos bienes y servicios adquiridos. generada en el proceso al proceso financiero Solicitud de perfiles de acceso.
IT
* Ordenes de Compra . *Mantener al día los inventarios del almacén
* Criterios de selección de Proveedores y *Identificar y custodiar los materiales, equipos, entre otros
contratistas . que se encuentren en el almacén
* Reevaluar proveedores. *Identificar los productos no conformes que se encuentren
* Cumplimiento de los indicadores. en el almacén para evitar el uso no intencionado de los
*Realizar inventarios cíclicos. mismos.
*Verificacion de la eficacia de los planes de accion Materiales y Servicios (Compras, Logística y Contratación).
generados de las evaluaciones. Proveedores seleccionados y evaluados.
Salidas de almacén (entrega de materiales e insumos del almacén)
TODOS LOS PROCESOS • Solicitud de productos o servicios aprobados. Inventarios y su información relacionada TODOS LOS PROCESOS
Información códigos de accesorios y consumibles actualizados.
Verificación de Bienes y Servicios Comprados.
Soporte en la importación/exportación de repuestos, herramientas, etc.

* Documentación para verificación y validación por el sistema.

* Programas, documentos, lineamientos del SIG.
* Estado de Acciones correctiva - Acciones preventivas.
* Resultados de Auditorias internas y externas.
* Cumplimiento de programas, directrices documentales, indicadores,
* Estado de Acciones correctiva - Acciones preventivas.
acciones correctivas y preventivas.
QHSE * Información de resultados de la revisión por la dirección. QHSE
* Seguimiento al cumplimiento de políticas.
Entrega y divulgacion de las normas, procedimientos, estandares y herramientas
* Cumplimiento de requisitos contractuales HSEQ por parte de
de trabajo seguro para el cumplimiento de los requisitos en HSE por parte de
proveedores y contratistas.
proveedores y contratistas.
 RECURSOS
HUMANOS FINANCIEROS LOCATIVOS

SOFTWARE: Internet / Office / Syscom

Gerente de compras Asignación presupuestal para implementación, mantenimiento y mejora del proceso de compras. INFRAESTRUCTURA: Instalaciones locativas, Equipos de cómputo, Equipos de
Compradores nacionales e internacionales comunicación (telefonía móvil y fija)

DOCUMENTOS Y REGISTROS DE APOYO Y/0 CONTROL DE CALIDAD

INTERNOS REGISTROS EXTERNOS
CÓDIGO NOMBRE- DOCUMENTO NOMBRE REGSITRO
Compras y Suministros Divulgacion

Requisiciones / Ordenes de compras y /o servicios Regiatros de Requisiciones y ordenes de compra .

Criterios de HSEQ para los contratitas Divulgacion

Inventarios Listado de inventarios

Fichas técnicas
Contratos Registros de contratos

Facturas Registro de facturas

Formato de anticipos registro de Anticipos

INDICADORES DE GESTIÓN MECANISMOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

DENOMINACIÓN FORMULA FRECUENCIA

Desempeño de los Proveedores de Productos y servicios No de Proveedores Confiables Anual

No de Proveedores Reevaluados

Se realiza el control y seguimiento a través de los resultados obtenidos en las auditorias internas, del seguimiento a los indicadores de
gestión, del seguimiento a las ventas, al presupuesto.
Seguimiento a la eficacia de los planes de accion de las Evlauciones de desempeño de proveedores y contratistas
Desempeño de Terceros No de Proveedores Confiables Anual
No de Proveedores Reevaluados

PELIGROS Y RIESGO / ASPECTOS E IMPACTOS

PELIGROS RIESGOS CONTROL OPERACIONAL ASPECTOS IMPACTOS CONTROL OPERACIONAL

Locativos- orden y aseo .

Procedimiento seguro de Oficinas . Aprovechamiento de residuos.
Eléctrico ( equipos e instalaciones eléctricas de baja tensión) .
Instalaciones, cableado, cubiertos con aislamiento Se reutiliza el papel por las dos caras y luego de
Mecánico ( Golpes, Caídas ) . Agotamiento de los recursos naturales no
Medio en buen estado de conservación. Elaborar el Consumo de papel dispone para entregar a reciclaje.
Publico ( robo, atracos, asaltos, atentados de orden publico durante el renovables
programa de orden y aseo. Señalización de concientización ambiental
trayecto.
Capacitación en prevención del riesgo publico.

Hábitos de higiene postural durante la conducción.

Capacitación normas de conducción segura .
Sencibilización del personal en ahorro de agua.
Continuar con el seguimiento al PVE ergonómico Agotamiento de los recursos naturales no
Biomecánicos Alto Consumo de Agua Seguimiento a la cantidad de agua consumida,
realizar seguimiento periódico a los trabajadores renovables
ahorradores
sintomáticos.
Instalar apoyabrazos en las sillas.

Programa de capacitación para utilización de

tecnología
Aplicación de batería psicosocial. Sencibilización del personal en ahorro de
Establecer recomendaciones dadas en el informe Agotamiento de los recursos naturales no energía.
Psicosocial Alto Consumo de Energía eléctrica
de resultados de la batería de riesgo psicosocial renovables Seguimiento a la cantidad de energía
Procedimiento de comunicación, participación y consumida
consulta.
Capacitacion en manejo del Publico .

Instalación puntos ecologicos

conformaion de Brigadas . Instalacion de equipos Procedimiento manejo integral de residuos
Tecnológicos ( Incendio y explosión ) Bajo Generación de Residuos peligrosos Aumento de residuos a diponer
de extincion Programa manejo integral de residuos
Señalización de concientización ambiental

El proceso de gestión humana realiza la

contratación teniendo en cuenta la zona y su
Público Bajo Generación de empleo Beneficios a la comunidad respectiva formación y experiencia la compañía
cuenta con personal del área de influencia
directa e indirecta

Incremento de la luz natural.

Uso de colores claros para las paredes y techos
Físico Bajo
para mayor nivel de iluminación.
Estudio de iluminación
 Limpieza antes de iniciar labores y al culminar la
jornada laboral. Limpieza y desinfección diaria de
Los baños
Biológico Bajo
Mantenimiento y Limpieza Periódica de las Zonas
de Trabajo. Uso de Jabón desinfectante para
Manos.

REQUISITOS A CUMPLIR
CLIENTE ORGANIZACIÓN LEGALES NORMAS

Misión
Visión NTC ISO 9001:2008: 7.4,; 8.2.3.; 8.3.; 8.5.
Especificaciones Técnicas Políticas Leyes Tributarias . NTC ISO 14001: 2004: 4.4.6.
Cumplimiento Contractual Objetivos Codigo civil o de comercio OHSAS 18001:2007: 4.4.6.
Valores Corporativos.
Estandares y criterios de compras y contratacion .

Fecha de Actualización (AAAA-MM-DD): 2014-11-02

 Código:
Versión:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Fecha de emisión:
Página: ___ de ___

NOMBRE Y TIPO DE PROCESO: PROCESO DE TALENTO HUMANO

RESPONSABLE
Determinar las directrices en los procesos de selección, contratación, formación, evaluación de Gerente de Talento Humano
OBJETIVO

ALCANCE
desempeño, clima organizacional y calidad de vida que garanticen personal idóneo y estable en el Inicia con la creación de una vacante y finaliza con el proceso de retiro de Responsable de admon. de personal
desempeño de las funciones asignadas al cargo; de la misma manera un proceso de retiro enmarcado en la organización. Responsable de selección y desarrollo
los lineamientos legales. Responsable de compensación y beneficios

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE

PLANEAR
ENTES GUBERNAMENTALES ENTES GUBERNAMENTALES
Y AUTORIDADES Normatividad y legislacion vigente. CumplimIento de legislación y normatividad vigente. Y AUTORIDADES
* Establecer objetivos y metas del proceso.
* Definir perfiles y competencias por cargo y por
proceso.
* Definir salario, tipo de contrato y documentos de
* Objetivos y mapa estrategico ingreso.
* Plataforma estrategica (Misión, visión, politica de * Definir fuentes de reclutamiento. * Resultados de Indicadores
gestión)
DIRECCIÓN ESTRÁTEGICA * Principios de conducta y actuación * Diseñar programa de inducción, capacitación y re * Recomendaciones de mejora DIRECCIÓN ESTRÁTEGICA
inducción por cargo. * Cumplimiento de políticas, objetivos, entrega de informes de gestión.
* Retroalimentación del seguimiento de los indicadores de * Diseñar programa de evaluación de desempeño.
gestión * Diseño de programas de
calidad de vida para el empleado y su familia.

* Necesidades de recursos
* Presupuesto * Reporte de gastos
FIN ANZAS * Política de gastos FIN ANZAS
* Presupuesto Ejecutado

HACER
ACTUAR
* Selección, vinculación y contratación del
* Tomar acciones correctivas y de mejora personal.
* Productos o servicios para la gestión del proceso. continua del Talento Humano. * Ejecutar los planes de mejora continua
COMPRAS * Proveedores Evaluados y Seleccionados. del Talento Humano. • Solicitud de productos o servicios aprobados. COMPRAS
* Reprogramar formación al personal que no
apruebe la formación. * Ejecutar eficacia de la formación.
* Programar formación al personal que no * Dar cumplimiento a los compromisos
cumple el perfil. adquiridos por la gestión comercial dentro
* Programar plan de acción para evaluación de de cada contrato, adoptando los
desempeño no satisfactoria. documentos y registros del cliente, buscar
• Necesidades de personal competente.
• Necesidades de formación. * Requerimientos de personal. el personal idóneo y competente según los * Personal competente
requisitos estipulados o diseñar programas • Manual de Responsabilidades
•Necesidades de asignación de responsabilidades y * Contrataciones. • Programas de formación
TODOS LOS PROCESOS funciones. o planes con plazos establecidos para TODOS LOS PROCESOS
cumplir completamente, en caso de ser • Evaluación de desempeño por diligenciar
Solicitud de vacaciones. * Liquidación de nomina, vacaciones y novedades.
Novedades. necesario.
* Afiliaciones EPS y ARL.
* Solicitud de afiliaciones EPS y ARL. * Cumpliendo con los requisitos para la
ejecución del servicio y que intervengan
directamente con la operación contratada,
VERIFICAR ya sea dentro o fuera de sus instalaciones.
* Gestionar evaluación de desempeño con
los dueños de proceso.
* Entrega certificaciones laborales y de
* Realizar seguimiento y verificación del ingresos y retenciones.
cumplimiento de metas de los indicadores de * Afiliaciones EPS,AFP,ARL.
Gestión. * Actualizar hojas de vida.
* Análisis de los resultados de la evaluación del * Manejo caja de compensación.
desempeño. * Entrega de dotación y EPP.
* Programas, documentos, lineamientos del SIG.
* Realizar seguimiento y verificación del * Registrar entrega de dotaciones.
* Resultados de Auditorias internas y externas * * Documentación para verificación y validación por el sistema.
* Estado de Acciones correctiva - Acciones preventivas. cumplimiento a los programas de inducción y * Estado de Acciones correctiva - Acciones preventivas.
capacitación. Ejecutar el proceso de retiro de personal
* Información de resultados de la revisión por la dirección administrativo y operativo. * Cumplimiento de programas, directrices documentales, indicadores,
QHSE * Solicitud exámenes Médicos Ingreso, periódico y Retiro. * Verificar hojas de vida y cumplimiento de acciones correctivas y preventivas. QHSE
perfiles. * Dar curso a los procesos disciplinarios.
* Reportes ARL de los Accidentes de Trabajo. * Seguimiento al cumplimiento de políticas.
* Solicitud Programa de Capacitación QHSE y * Seguimiento a las acciones tomadas. * Exámenes Médicos Ingreso, periódico y Retiro.
cumplimiento de Políticas internas. * Verificación de * Liquidación de incapacidades.
referencias al personal administrativo. * Programación de capacitaciones QHSE.
 RECURSOS
HUMANOS FINANCIEROS LOCATIVOS

Gerente de Talento Humano SOFTWARE: Internet / Office / Syscom

Responsable de admon. de personal Asignación presupuestal para implementación, mantenimiento y mejora del proceso de RRHH . INFRAESTRUCTURA: Instalaciones locativas, Equipos de cómputo, Equipos de
Responsable de selección y desarrollo comunicación (telefonía móvil y fija)
Responsable de compensación y beneficios

DOCUMENTOS Y REGISTROS DE APOYO Y/0 CONTROL DE CALIDAD

INTERNOS REGISTROS EXTERNOS
CÓDIGO NOMBRE- DOCUMENTO NOMBRE REGSITRO
Reclutamiento y seleccion de personal Cronogram de contratación

Descargos Actas de descargos

Contratación Contrato

Evaluacion de Desempeño Resultado de evalaucion personal administartivo y

operativo Código Sustantivo del Trabajo .
Cartilla Laboral y seguridad social .
Divulgacion del programa y registros de campañas Sistema de Seguridad Social Integral.
programa de bienestar
integracion y Bienestar .

Plan Carrera Divulgacion de plan carrera y formato de solicitud plan

carrera
Induccion Registro y evaluacion de la inducción
Programa de capacitacion y entrenamiento evalauciones , registro de capacitacion
Proceso de Retiro carta de retiro , Examen medico de egreso Certificado
de aptitud Medica .
Manual funciones y responsabilidades formato y registro de entrega de perfiles del cargo .
INDICADORES DE GESTIÓN MECANISMOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
DENOMINACIÓN FORMULA FRECUENCIA

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento del Personal No de personas Capacitados * 100 Trimestral
Total de personas a capacitar

Rotación Q ingresos del periodo - Q egresos del periodo X 100 Trimestral

Q total personal del periodo Se realiza el control y seguimiento a través de los resultados obtenidos en las auditorias internas, del
seguimiento a los indicadores de gestión, del seguimiento a presupuesto.
# de horas de ausentismo X 100 Inspecciones , Reporte y seguimiento mensual .
Ausentismo Laboral Trimestral Reuniones de COPASST.
# Total de horas laboradas
Seguimiento a la eficacia de los planes de accion de las Evlauciones de desempeño .
No de personas evaluadas X 100 Semestral
Total de personas por evaluar
Evaluación de desempeño
No De Personas con calificación entre bueno y excelente/ Semestral
No total de personas evaluadas

PELIGROS Y RIESGO / ASPECTOS E IMPACTOS

PELIGROS RIESGOS CONTROL OPERACIONAL ASPECTOS IMPACTOS CONTROL OPERACIONAL

Locativos- orden y aseo .

Eléctrico ( equipos e instalaciones eléctricas de baja tensión) . Procedimiento seguro de Oficinas . Aprovechamiento de residuos.
Mecánico ( Golpes, Caídas ) . Instalaciones, cableado, cubiertos con aislamiento Agotamiento de los recursos naturales no Se reutiliza el papel por las dos caras y luego de
Publico ( robo, atracos, asaltos, atentados de orden publico durante Medio en buen estado de conservación. Elaborar el Consumo de papel renovables dispone para entregar a reciclaje.
el trayecto. programa de orden y aseo. Señalización de concientización ambiental
Capacitación en prevención del riesgo publico.

Hábitos de higiene postural durante la conducción.

Capacitación normas de conducción segura . Sencibilización del personal en ahorro de agua.
Continuar con el seguimiento al PVE ergonómico Agotamiento de los recursos naturales no Seguimiento a la cantidad de agua consumida,
Biomecánicos Alto realizar seguimiento periódico a los trabajadores Consumo de Agua renovables ahorradores
sintomáticos.
Instalar apoyabrazos en las sillas.

Programa de capacitación para utilización de

tecnología
Aplicación de batería psicosocial. Sencibilización del personal en ahorro de
Establecer recomendaciones dadas en el informe Agotamiento de los recursos naturales no energía.
Psicosocial Alto de resultados de la batería de riesgo psicosocial Consumo de Energía eléctrica renovables Seguimiento a la cantidad de energía
Procedimiento de comunicación, participación y consumida
consulta.
Capacitacion en manejo del Publico .
 Instalación puntos ecologicos
conformaion de Brigadas . Instalacion de equipos Procedimiento manejo integral de residuos
Tecnológicos ( Incendio y explosión ) Bajo de extincion Generación de Residuos peligrosos Aumento de residuos a diponer Programa manejo integral de residuos
Señalización de concientización ambiental

El proceso de gestión humana realiza la

contratación teniendo en cuenta la zona y su
Público Bajo Generación de empleo Beneficios a la comunidad respectiva formación y experiencia la compañía
cuenta con personal del área de influencia
directa e indirecta

Incremento de la luz natural.

Uso de colores claros para las paredes y techos
Físico Bajo para mayor nivel de iluminación.
Estudio de iluminación

Limpieza antes de iniciar labores y al culminar la

jornada laboral. Limpieza y desinfección diaria de
Los baños
Biológico Bajo Mantenimiento y Limpieza Periódica de las Zonas
de Trabajo. Uso de Jabón desinfectante para
Manos.

REQUISITOS A CUMPLIR
CLIENTE ORGANIZACIÓN LEGALES NORMAS

Régimen de Seguridad Social

Misión Régimen Laboral Colombiano
Visión Reforma Laboral Ley 789/ 2002 NTC ISO 9001:2008: 4.1; 4.2.3; 4.2.4; 5.3; 5.4.1.; 5.5.1; 6.2.2; 6.4.; 8,2,2 -8.2.3.; 8.5.2;
Especificaciones Técnicas Políticas Ley 1010 de 2006 - Acoso Laboral 8.5.3.
Cumplimiento Contractual Objetivos Leyes Laborales Colombianas NTC ISO 14001: 2004: 4.4.1.; 4.4.2 , 4,5,1
Valores Corporativos Leyes Tributarias OHSAS 18001:2007: 4.4.1; 4.4.2-4,5,1
Reglamento Interno de Trabajo-
Matriz de Requisitos Legales y otros .

Fecha de Actualización (AAAA-MM-DD): 2014-11-02

 Código:
Versión:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Fecha de emisión:
Página: ___ de ___

NOMBRE Y TIPO DE PROCESO: QHSE

Gerente General

RESPONSABLE
Director Industrial
OBJETIVO

ALCANCE
Los lineamientos del Sistema Integrado de Gestion - QHSE dan Gerente QHSE
Garantizar el cumplimiento de los requisitos de calidad, salud ocupacional, seguridad industrial y medio
cubrimiento a todas las actividades ejecutadas por personal directo e Responsable SIG
ambiente, promoviendo la efectividad y la mejora continua de los procesos de la organización.
indirecto, instalaciones y servicios de la organización. Responsable HSE
Gerente de Producción
Supervisor de Calidad

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE

PLANEAR
ENTES GUBERNAMENTALES * Conformidad y cumplimiento con los requisitos ENTES GUBERNAMENTALES
Normatividad y legislacion vigente HSEQ
Y AUTORIDADES Cumplimento de legislación y normatividad vigente HSEQ. Y AUTORIDADES

Definir y/o actualizar las matrices de planeación (Ej.:

* Requisitos de conformidad
CLIENTE EXTERNO
* Requerimientos contractuales HSEQ
identificación de peligros, evaluación y control de riesgos. * Conformidad y cumplimiento con los requisitos CLIENTE EXTERNO
Matriz de aspectos/impactos ambientales, matriz de
requisitos legales de QHSE, matriz de capacitación QHSE,
objetivos y metas, programas de gestión)
Definir programa anual QHSE
Definir presupuestos QHSE
Coordinar la planificación y desarrollo de la gestión del
cambio.
Representar a la compañía en temas de QHSE.
Preparar documentación para presentaciones de ofertas.
Definición y campañas relacionadas con QHSE.
Planificar programa de seguridad basada en * Resultados de Indicadores
* Objetivos y mapa estrategico
* Recomendaciones de mejora
* Plataforma estrategica (Misión, visión, politica de comportamiento * Cumplimiento de políticas, objetivos, entrega de informes de gestión.
gestión) Definir Estructura del Sistema HSEQ .
DIRECCIÓN ESTRÁTEGICA Resultados de Auditorias internas - externas, auditorias de cliente DIRECCIÓN ESTRÁTEGICA
* Principios de conducta y actuación Diseñar programas de calidad de vida para el empleado y sus Informe de Satisfaccion del Cliente, Estadisticas de Accidentalidad,
* Retroalimentación del seguimiento de los indicadores de familias . Reporte de Inspecciones, Estado de Acciones correctiva - Acciones
gestión Identificar, actualizar y monitorear el cumplimiento de los preventivas. Información de resultados de la revisión por la dirección
requisitos legales y contractuales en términos de HSEQ.
Diseño programas de gestión ambiental, de vigilancia
epidemiológica, gestión del riesgo.
Realizar programas de auditorias internas y externas

* Personal competente Necesidades de personal competente.

• Manual de Responsabilidades • Necesidades de formación.
TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO
• Programas de formación •Necesidades de asignación de responsabilidades y funciones
• Evaluación de desempeño por diligenciar * Evaluación de desempeño diligenciada

HACER
ACTUAR

Elaborar, modificar y eliminar documentos del

* Tomar acciones correctivas y de mejora SGI. * Necesidades de recursos
* Presupuesto continua del Proceso de HSEQ .sobre las
FIN ANZAS Elaborar , revisar aprobar , controlar y divulgar * Reporte de gastos FIN ANZAS
* Política de gastos actividades no llevadas a cabo o que no han los documentos del sistema HSEQ. * Presupuesto Ejecutado
logrado el objetivo establecido. Seleccionar Auditores Internos.
Gestión de mejoramiento a partir de análisis de Realizar Auditorias Internas.
datos, resultados de auditorías Detectar cambios que afectan el HSEQ y realizar
internas/externas, acciones recomendaciones para la mejora.
correctivas/preventivas ò de mejora, análisis de Administrar acciones correctivas y preventivas
los objetivos del proceso, etc. generadas por la organización.
* Productos o servicios para la gestión del proceso. Recopilar datos de indicadores del sistema
COMPRAS HSEQ. • Solicitud de productos o servicios aprobados. COMPRAS
* Proveedores Evaluados y Seleccionados.
Recopilar información retroalimentación del
cliente.
Ejecutar la investigación de accidentes,
incidentes HSE.
Gestionar los compromisos adquiridos por la
gestión comercial dentro de cada contrato,
adoptando los documentos y registros del
cliente en temas de HSEQ.
Gestionar programas de gestión ambiental, de
vigilancia epidemiológica, gestión del riesgo.
Apoyar en la operación en temas relacionados
con QHSE (tareas críticas, permisos de trabajo,
VERIFICAR inspecciones, movilización, incidentes, etc.) .
Inducción y/o re inducción QHSE al personal
nuevo y/o visitante
* Seguimiento a las matrices de planificación Reportar, analizar y tratar los incidentes.
del sistema de gestión. Cumplimiento Soporte en cumplimiento de requerimientos de
programas de gestión ambiental, de vigilancia QHSE con los clientes, legislación, investigación
epidemiológica, gestión del riesgo. de incidentes, planes de emergencia, contratos,
* Cumplimiento de programa de auditorias. Respuesta inmediata a accidentes y
* Cumplimiento de indicador del proceso coordinación de atención medica
HSEQ. Despliegue de las actividades definidas en los
* Realizar comités HSEQ. Programas de Vigilancia Epidemiológica y
* Programa de inspecciones. programas de gestión.
* Documentación para verificación y validación por el Seguimiento a los resultados de inspecciones Coordinar la realización de exámenes médicos
sistema. de QHSE (vehículos, seguridad, EPP, gerencial, ocupacionales periódicos
* Resultados de Auditorias internas - externas, auditorias extintores, etc.) Realizar diagnósticos de condiciones de salud.
de cliente. Verificar estadísticas y comportamiento de la (Medico Externo S.O )
* Informe de Satisfacción del Cliente, *Estado de Realizar inspecciones relacionadas con salud * Cumplimiento de programas, y directrices documentales. *
inspecciones. incidentalidad y la eficacia de los planes de Cumplimiento de requisitos contractuales HSEQ
acción . ocupacional e higiene industrial
* Estado de Acciones correctiva - Acciones preventivas. Apoyar las actividades relacionadas con la * Seguimiento al cumplimiento de políticas.
* Información de resultados de la revisión por la dirección. Evaluación de desempeño QHSE de personal. * Elaboración de los reportes a la ARL.
TODOS LOS PROCESOS Solicitud Programa de Capacitación QHSE y cumplimiento Auditorías Internas/externas. gestión del Copaso * Programas, documentos, lineamientos del SIG. TODOS LOS PROCESOS
de Políticas internas. Seguimiento al resultado de las auditorias . Realizar evaluaciones higiénicas. * Resultados de Auditorias internas - externas, auditorias de cliente.
* Afiliaciones EPS y ARL. Seguimiento Acciones correctivas, preventivas Apoyo en la operación en temas relacionados * Informe de Satisfacción del Cliente.
* Exámenes Médicos Ingreso, periódico y Retiro. y otras. con la gestión ambiental (tratamiento de aguas, * Estado de inspecciones.
* Reportes ARL de los Accidentes de Trabajo. Monitorear ejecución presupuestal de QHSE. disposición de residuos, Plan de contingencias, * Estado de Acciones correctiva - Acciones preventivas.
* Reporte de Novedades y siniestros. Verificar al cierre, eventos de incidentalidad etc.). * Información de resultados de la revisión por la dirección.
 del sistema de gestión. Cumplimiento
programas de gestión ambiental, de vigilancia QHSE con los clientes, legislación, investigación
epidemiológica, gestión del riesgo. de incidentes, planes de emergencia, contratos,
* Cumplimiento de programa de auditorias. Respuesta inmediata a accidentes y
* Cumplimiento de indicador del proceso coordinación de atención medica
HSEQ. Despliegue de las actividades definidas en los
* Realizar comités HSEQ. Programas de Vigilancia Epidemiológica y
* Programa de inspecciones. programas de gestión.
* Documentación para verificación y validación por el Seguimiento a los resultados de inspecciones Coordinar la realización de exámenes médicos
sistema. de QHSE (vehículos, seguridad, EPP, gerencial, ocupacionales periódicos
* Resultados de Auditorias internas - externas, auditorias extintores, etc.) Realizar diagnósticos de condiciones de salud.
de cliente. Verificar estadísticas y comportamiento de la (Medico Externo S.O )
* Informe de Satisfacción del Cliente, *Estado de Realizar inspecciones relacionadas con salud * Cumplimiento de programas, y directrices documentales. *
inspecciones. incidentalidad y la eficacia de los planes de Cumplimiento de requisitos contractuales HSEQ
acción . ocupacional e higiene industrial
* Estado de Acciones correctiva - Acciones preventivas. Apoyar las actividades relacionadas con la * Seguimiento al cumplimiento de políticas.
* Información de resultados de la revisión por la dirección. Evaluación de desempeño QHSE de personal. * Elaboración de los reportes a la ARL.
Auditorías Internas/externas. gestión del Copaso
TODOS LOS PROCESOS Solicitud Programa de Capacitación QHSE y cumplimiento * Programas, documentos, lineamientos del SIG. TODOS LOS PROCESOS
de Políticas internas. Seguimiento al resultado de las auditorias . Realizar evaluaciones higiénicas. * Resultados de Auditorias internas - externas, auditorias de cliente.
* Afiliaciones EPS y ARL. Seguimiento Acciones correctivas, preventivas Apoyo en la operación en temas relacionados * Informe de Satisfacción del Cliente.
* Exámenes Médicos Ingreso, periódico y Retiro. y otras. con la gestión ambiental (tratamiento de aguas, * Estado de inspecciones.
* Reportes ARL de los Accidentes de Trabajo. Monitorear ejecución presupuestal de QHSE. disposición de residuos, Plan de contingencias, * Estado de Acciones correctiva - Acciones preventivas.
* Reporte de Novedades y siniestros. Verificar al cierre, eventos de incidentalidad etc.). * Información de resultados de la revisión por la dirección.
* Cumplimiento de programas, directrices documentales, y eficacia de sus controles. Realizar inspecciones (químicos, kits *Resultados de los indicadores de HSEQ.
* Requisitos contractuales HSEQ. ambientales, ambiental, etc.)
* Análisis servicio no conforme. Coordinar la realización de Monitoreos
ambientales.
Gestión de la seguridad física.
 RECURSOS
HUMANOS FINANCIEROS LOCATIVOS

Representante de la Gerencia.
Director HSEQ. SOFTWARE: Internet / Office / Syscom
Coordinador SIG. Asignación presupuestal para implementación, mantenimiento y mejora Del proceso de HSEQ . INFRAESTRUCTURA: Instalaciones locativas, Equipos de cómputo, Equipos de comunicación (telefonía
Coordinador HSE. móvil y fija)
Asistente SIG.

DOCUMENTOS Y REGISTROS DE APOYO Y/0 CONTROL DE CALIDAD

INTERNOS REGISTROS EXTERNOS
CÓDIGO NOMBRE- DOCUMENTO NOMBRE REGSITRO

Condiciones Generales de Seguridad en Mantenimiento registro de inspecciones

Trabajo en Alturas Programa , inspecciones , permisos de trabajo y ATS .

Simulacros , informes de simulacros y planes de acción de los

Evaluación Medica MEDEVAC
simulacros .

Uso eficiente de agua y energía Consumo de agua

Evaluación de contratista y registro de divulgacion de instructivo

Instructivo para el Control de Contratistas
en requerimientos de QHSE

Manual del SIG Divulgacion

Plan de Emergencia y Contigencia Divulgacion

Procedimiento para el control de documentos y registros Divulgacion

Acciones Correctivas y Preventivas registro AC AP

Auditorias Internas Informe de auditores

Producto No conforme Registro de producto no conforme y comunicados

Alcoholimetrias Registro y certificado del Alcoholimetro

Planeacion de Requisitos Legales en HSEQ Registro de actualizacion de requisitos legales .

Matriz de Peligros aspectos e impactos

Identificación de Peligro valoración de riesgos y determinacion de controles divulgación

Procedimiento de evaluaciones médicas Divulgación

Comunicacion de Condiciones Inseguras Registro de la tarjetas de observación

NTC ISO 9001:2008
NTC ISO 14001: 2004
Registro de simulacros y atención - plan de mantenimiento y OHSAS 18001:2007
Control de Emergencias Internas - mantenimiento
de rutinas
Sistema de Seguridad Social Integral.
Aspectos Ambientales Significativos Divulgación de la matriz de aspectos e impactos ambientales

Investigación de Incidentes Registro de investigación y Divulgación .

Estándares y procedimientos seguros Divulgación de Procedimientos seguros .

Procedimientos Operativos Normalizados Registro de Divulgación PONS

Procedimiento Comunicación, Participación y Consulta Divulgación , premiaciones e incentivos

Manejo Integral de Residuos Divulgación del Programa

Manejo de Aceites Usados Divulgación del Programa

Divulgación del Programa y registros de solicitud de gestión del

Gestión de Cambio
cambio .

Rotulado y Etiquetado Inventario de sustancias y sistema de rotulación .

Procedimiento de Inspecciones en HSE Divulgación , Registro de inspecciones y resultados

Protocolo de Lesiones Osteomusculares PVE ( Programa de Vigilancia Epidemiológica ) . Divulgación - capacitaciones

Protocolo Conservación Auditiva Divulgación - capacitaciones

Protocolo promoción y prevención visual Divulgación - capacitaciones

Sistema de Gestión de La Seguridad y Salud en el trabajo Divulgación

Programa de Inducción y Reinducción en HSE Divulgación

Programa de Mantenimiento de Instalaciones y Equipos inspecciones de los equipos e infraestructura

Capacitación 2014 Registros de capacitación y evaluación

 INDICADORES DE GESTIÓN MECANISMOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
DENOMINACIÓN FORMULA FRECUENCIA

No de AC-AP Cerradas/
Acciones Correctivas / Acciones Preventivas Semestral
No de AC-AP Abiertas

Eficacia No. De accidentes ambientales presentados en el periodo de nivel 2 Trimestral

Nº de actividades ejecutadas * 100/

Cumplimiento Trimestral
Nº de actividades planeadas.

Total de presupuesto de HSE gastado año * 100/

Presupuesto Trimestral
Total de presupuesto programado

No de Accidentes al trimestre
Accidentalidad/incidentes* Trimestral
Análisis estadístico de Accidentalidad

(No. AT mes) * K1/ Se realiza el control y seguimiento a través de los resultados obtenidos en las auditorias internas, del seguimiento
Índice de Frecuencia (IF) Trimestral
Total Horas hombre trabajadas a los indicadores de gestión, del seguimiento a presupuesto.
Inspecciones , Reporte y seguimiento mensual .
Reuniones de COPASST.
(No. Días perdidos por AT mes) * K1/ Seguimiento a la eficacia de los planes de acción de las Evaluaciones de desempeño .
Índice de Serevidad (IS) Trimestral
Total Horas hombre trabajadas

Índice de Lesiones Incapacitantes (ILI) (IF * IS)/K2 Trimestral

(No. EP nuevas mes + EP antiguas mes) * K2/

Incidencia de EP Trimestral
Total trabajadores expuestos

No. Actividades Realizadas

Gestión en los programas de gestión de riegos Trimestral
No. Actividades del Programa Planeadas

No. Días perdidos por EP mes * K2/

Ausentismo por EP Trimestral
Total Horas hombre trabajadas

No. Horas perdidos por AT mes* K2/

Ausentismo por AT Trimestral
Total Horas hombre trabajadas

PELIGROS Y RIESGO / ASPECTOS E IMPACTOS

PELIGROS RIESGOS CONTROL OPERACIONAL ASPECTOS IMPACTOS CONTROL OPERACIONAL

Locativos- orden y aseo .

Procedimiento seguro de Oficinas . Aprovechamiento de residuos.
Eléctrico ( equipos e instalaciones eléctricas de baja tensión) .
Instalaciones, cableado, cubiertos con aislamiento Se reutiliza el papel por las dos caras y luego de
Mecánico ( Golpes, Caídas ) . Agotamiento de los recursos naturales no
Medio en buen estado de conservación. Elaborar el Consumo de papel dispone para entregar a reciclaje.
Publico ( robo, atracos, asaltos, atentados de orden publico durante renovables
programa de orden y aseo. Señalización de concientización ambiental
el trayecto.
Capacitación en prevención del riesgo publico.

Hábitos de higiene postural durante la conducción.

Capacitación normas de conducción segura .
Sensibilización del personal en ahorro de agua.
Continuar con el seguimiento al PVE ergonómico Agotamiento de los recursos naturales no
Biomecánicos Alto Consumo de Agua Seguimiento a la cantidad de agua consumida,
realizar seguimiento periódico a los trabajadores renovables
ahorradores
sintomáticos.
Instalar apoyabrazos en las sillas.

Programa de capacitación para utilización de

tecnología
Aplicación de batería psicosocial. Sensibilización del personal en ahorro de
Establecer recomendaciones dadas en el informe Agotamiento de los recursos naturales no energía.
Psicosocial Alto Consumo de Energía eléctrica
de resultados de la batería de riesgo psicosocial renovables Seguimiento a la cantidad de energía
Procedimiento de comunicación, participación y consumida
consulta.
Capacitación en manejo del Publico .

Instalación puntos ecológicos

conformación de Brigadas . Instalación de Procedimiento manejo integral de residuos
Tecnológicos ( Incendio y explosión ) Bajo Generación de residuos convencionales Aumento de residuos a disponer
equipos de extinción Programa manejo integral de residuos
Señalización de concientización ambiental
 El proceso de gestión humana realiza la
contratación teniendo en cuenta la zona y su
Público Bajo Capacitación en riesgo publico . Generación de empleo Beneficios a la comunidad respectiva formación y experiencia la compañía
cuenta con personal del área de influencia
directa e indirecta

Incremento de la luz natural.

Uso de colores claros para las paredes y techos
Físico Bajo
para mayor nivel de iluminación.
Estudio de iluminación

Limpieza antes de iniciar labores y al culminar la

jornada laboral. Limpieza y desinfección diaria de
Los baños
Biológico Bajo
Mantenimiento y Limpieza Periódica de las Zonas
de Trabajo. Uso de Jabón desinfectante para
Manos.

REQUISITOS A CUMPLIR
CLIENTE ORGANIZACIÓN LEGALES NORMAS

Requisitos ambientales legales y de otra índole en materia de HSEQ

Misión
Ley 1010 de 2006 - Acoso Laboral
Visión NTC ISO 9001:2008: 4.1 - 4.2.1 - 4.2.2 - 4.2.3 - 4.2.4 6,2 -8,1 -7.6 / 8.2 – 8.4 -8.5
Especificaciones Técnicas Leyes Laborales Colombianas
Políticas NTC ISO 14001: 2004: 4.1./ 4.2 / 4.3 / 4.4 / 4.5 / 4.6.
Cumplimiento Contractual Reglamento Interno de Trabajo-Reglamento de Higiene y seguridad
Objetivos OHSAS 18001:2007: 4.1./ 4.2 / 4.3 / 4.4 / 4.5 / 4.6.
en salud
Principios de onducta a actuación
Matriz de Requisitos Legales y otros .

Fecha de Actualización (AAAA-MM-DD): 2014-11-02