Ingresar y editar datos

Al comenzar una planilla nueva en Excel, la celda activa es la A1. Si escriben un número o un texto,
se están ingresando datos en ella. Así de sencillo resulta registrar datos.

Ingreso

Para asegurarse de ingresar datos en una celda es indispensable que esta se encuentre seleccionada
como activa. Por lo tanto, con el puntero del mouse se deben posicionar sobre ella y hacer un clic para
que quede seleccionada y activa. Un recuadro más grueso diferencia la celda activa del resto. Se
pueden trasladar desde una celda activa a otra usando las flechas del teclado. Una vez en la posición
deseada, se escribe el dato que se quiere ingresar, teniendo en cuenta las consideraciones explicadas
sobre los distintos tipos de contenido.

Durante el proceso de ingreso, los caracteres que se van escribiendo se muestran en la celda activa
y también, en la Barra de fórmulas, que se encuentra en la parte superior de la hoja de cálculo. Al
terminar de ingresar el dato, se presiona la tecla ENTER. También se puede pulsar TAB, moverse con
las flechas del cursor a otra posición, presionar en la Barra de fórmulas el botón Introducir o hacer
clic con el mouse en otra celda. Cualquiera de estas alternativas hará que el dato quede almacenado
en la celda respectiva. Si aún no se ha validado el dato y se presiona la tecla ESC, se cancelará lo
que se estaba ingresando, y la celda quedará tal como estaba antes de la intervención.

Modificar

Para modificar un dato ingresado, puede sobrescribirlo o editarlo. La primera opción ocurre cuando se
comienza a escribir en una celda que ya contiene información. En ese caso, los nuevos datos
reemplazarán por completo el contenido anterior. Por ejemplo, si en la celda A1 se tiene la palabra
Inicio, se sitúan otra vez sobre ella, escriben Final y presionan ENTER, el texto original será
reemplazado por el nuevo.

La opción de edición les permite modificar una porción del contenido de la celda seleccionada sin tener
que borrar o sobrescribir el dato anterior. Si se hace doble clic en la celda que quiere modificar, habilita
el modo Edición y entonces, puede trasladarse con las flechas izquierda y derecha sobre el contenido
de la celda, ya sea un texto, un número o una fórmula. Al borrar los caracteres con SUPR o
BACKSPACE, o insertar otros nuevos entre dos existentes o al final de la cadena, puede rescribir la
porción de una fórmula, un texto o un número. Una vez finalizado el proceso, se validan los cambios
con ENTER.

En modo Edición, las flechas del cursor no les permiten trasladarse hacia otras celdas; solo podrán
moverse dentro del contenido de la celda actual para hacer las modificaciones necesarias. Otra
manera de editar una celda es presionar la tecla F2 sobre la celda activa. En este caso también se
puede presionar ESC para cancelar la edición y volver al contenido original de la celda sin tener en
cuenta los cambios introducidos. Tenga presente que cuando está modificando el contenido de una
celda que contiene una fórmula de cualquier tipo, la sintaxis de la fórmula será visible tanto en la Barra
de fórmulas como en la celda, pero no su resultado. Una vez finalizado el proceso, en la Barra de
fórmula seguirá viendo la sintaxis y en la celda, el resultado.

Borrar

Borrar el contenido de una o varias celdas es algo sencillo, y hay diferentes formas de hacerlo. Primero
debe seleccionar la celda o el rango que quiere borrar y luego, presiona la tecla SUPR, las celdas
seleccionadas quedarán vacías. Otra posibilidad es pulsar el botón derecho del mouse sobre las celdas
seleccionadas y, en el menú que se despliega, elegir la opción Borrar contenido. También, desde la
opción Borrar del grupo Modificar, en la pestaña Inicio, puede utilizar Borrar todo, que elimina el
contenido, los comentarios y el formato de la celda; o seleccionar Borrar contenido, que no borrará
los formatos ni los comentarios de la selección. La opción Borrar formato elimina solo el formato de
la celda, pero no el contenido; en tanto que Borrar comentarios elimina solo los comentarios.
Completar datos

En ocasiones debe completar una secuencia de datos o aplicar un mismo cálculo reiteradas veces.
Una forma sencilla y eficaz de hacerlo es a través del controlador de relleno. Utilizando esta opción
que ofrece Excel logrará resultados rápidos y efectivos, sin embargo, es importante conocer sus
características básicas para poder usarlo en el momento adecuado.

Qué es el controlador de relleno

Al tener una o varias celdas seleccionadas, observa en la esquina inferior derecha de la selección un
pequeño cuadrado verde separado levemente del resto del recuadro, que se denomina controlador
de relleno. Si posiciona el puntero del mouse sobre esta esquina, este se transformará en una cruz
negra más fina que la original, para indicar que está en posición de estirar la selección.

Arrastrar y generar series

El controlador de relleno permite repetir los datos de una celda o crear series de datos. Para repetir un
dato introducido en una celda bastará con escribirlo y arrastrar el controlador de relleno en la dirección
deseada. Por ejemplo, si en la celda A1 escribe la palabra Muestra, luego se posiciona sobre ella,
activa el puntero estirar y con el botón principal apretado se traslada cuatro celdas hacia abajo hasta
A5, al soltar el botón del mouse, estas celdas tendrán la palabra Muestra, igual que A1. Sin embargo,
si el contenido inicial fuese Muestra 1, luego de arrastrar con el puntero estirar, verá en las celdas
siguientes: Muestra 2, Muestra 3 y así sucesivamente, hasta el final del área que ha arrastrado. Esto
se debe a que Excel identifica que el dato lleva un número y en base a ello crea una secuencia. Para
crear series de datos bastará ingresar los dos primeros valores de la serie y arrastrar el controlador de
relleno. En este caso, el programa reconoce la diferencia entre ambos y la aplica para continuar la
serie. Por ejemplo, si en la celda A1 escribe el número 40 y en la celda A2 el número 45, selecciona
ambos valores y arrastra el controlador, Excel seguirá completando las celdas con los valores 50, 55,
60, 65. Esto se debe a que reconoce que entre los dos primeros valores había 5 unidades de diferencia.
Cuando el contenido inicial es un dato de tipo fecha, al arrastrar con el puntero estirar, en las celdas
siguientes verá cada fecha incrementada en un día. En caso de que, en la columna inmediata,
izquierda o derecha, de la celda que tiene activa hubiera celdas consecutivas con contenido, al hacer
doble clic sobre el puntero arrastrar de la celda activa, se completará la serie hasta la celda final de la
última fila que contiene datos adyacentes.

Opciones de autorrelleno

Al terminar de arrastrar una serie, abajo y a la derecha del área resultante aparece un botón, se trata
del menú Opciones de autorrelleno. Cuando presiona sobre él, se despliegan otras alternativas
destinadas a cambiar el modo en que se completaron los datos:

 Copiar celdas: copia las celdas sin completar una serie.

 Serie de relleno: completa de manera automática la serie según el criterio utilizado para el cálculo.
 Rellena formatos solo: copia únicamente el formato de las celdas de origen en las celdas de
destino.
 Rellenar sin formatos: completa una serie respetando el formato de las celdas, es decir, sin
modificar su aspecto.
Barra de fórmulas

Cuando se trabaja con hojas de cálculo, se introducirá en ellas datos de diferentes tipos, como
números, fechas y textos; y para procesarlos, se utiliza fórmulas y funciones o la combinación de
ambas. Para ingresar los datos en Excel puede escribir directamente en las celdas o también es
posible utilizar la Barra de fórmulas. En esta sección se analiza sus opciones.

Cuadro de nombres

Cuando se comienza a trabajar con Excel y se crean las primeras fórmulas, se refiere a las celdas por
la intersección de la columna y la fila, por ejemplo: A1, aunque también pueden darles un nombre. El
Cuadro de nombres permite acceder rápidamente a una celda o asignarle un nombre a una celda o
rango; esto facilita su uso en las fórmulas o funciones que se emplearan en los diferentes cálculos.
Para asignarle un nombre a una celda o rango, selecciona las celdas, ingresa la denominación dentro
del Cuadro de nombres y luego, presiona la tecla ENTER.

Si se asignan nombres a diferentes celdas o rangos de celdas, y quiere ver la lista de nombres creados
en el libro, debe presionar la flecha que se encuentra a la derecha del cuadro. Se desplegará una lista
con todos los nombres asignados en el libro, incluidos los de las tablas que haya creado.

Distribuir el espacio

Sobre la derecha del Cuadro de nombres se muestra un pequeño icono formado por tres puntos
situados de manera vertical. Al acercar el puntero del mouse, notará que este cambia de forma, para
convertirse en una flecha horizontal de doble punta. En ese momento, puede hacer clic con el botón
principal del mouse y sin soltarlo arrastrar hacia la derecha o la izquierda. De este modo cambiará el
tamaño del área correspondiente al Cuadro de nombres o al área de introducción, para hacerlas más
grandes o más pequeñas.
Iconos de la Barra de fórmulas

A la derecha del Cuadro de nombre se encuentran tres iconos. Al pulsar el icono Insertar función
(fx) llama al Asistente de funciones, que permite insertar una función en la celda activa. Este
asistente les guía en la selección de los argumentos que debe llevar la función y brinda una breve
descripción de cada uno. Es frecuente que los usuarios avanzados no usen este asistente en todos
los casos, porque con el tiempo se aprenden la sintaxis de muchas de las funciones. Los iconos
Introducir (√) y Cancelar (x) se activan en el modo de edición –cuando está ingresando datos o
modificando el contenido de una celda–, y permiten cancelar o aceptar el ingreso o la modificación.

Espacio para datos

El área de escritura/edición es el lugar donde va a ingresar los datos, fórmulas y funciones, o desde
donde, posteriormente, editará el contenido de una celda. En ocasiones, al crear fórmulas extensas,
el espacio disponible para la edición/visualización no es lo suficientemente grande como para
mostrar todo el contenido que ha introducido. En estos casos, es posible aumentar el espacio haciendo
clic sobre el icono de expansión del área de escritura situado sobre el extremo derecho de la barra. Al
hacer clic sobre este icono, el área de escritura se ampliará.
Barra de fórmulas

Cuando se trabaja con hojas de cálculo, se introducirá en ellas datos de diferentes tipos, como
números, fechas y textos; y para procesarlos, se utiliza fórmulas y funciones o la combinación de
ambas. Para ingresar los datos en Excel puede escribir directamente en las celdas o también es
posible utilizar la Barra de fórmulas. En esta sección se analiza sus opciones.

Cuadro de nombres

Cuando se comienza a trabajar con Excel y se crean las primeras fórmulas, se refiere a las celdas por
la intersección de la columna y la fila, por ejemplo: A1, aunque también pueden darles un nombre. El
Cuadro de nombres permite acceder rápidamente a una celda o asignarle un nombre a una celda o
rango; esto facilita su uso en las fórmulas o funciones que se emplearan en los diferentes cálculos.
Para asignarle un nombre a una celda o rango, selecciona las celdas, ingresa la denominación dentro
del Cuadro de nombres y luego, presiona la tecla ENTER.

Si se asignan nombres a diferentes celdas o rangos de celdas, y quiere ver la lista de nombres creados
en el libro, debe presionar la flecha que se encuentra a la derecha del cuadro. Se desplegará una lista
con todos los nombres asignados en el libro, incluidos los de las tablas que haya creado.

Distribuir el espacio

Sobre la derecha del Cuadro de nombres se muestra un pequeño icono formado por tres puntos
situados de manera vertical. Al acercar el puntero del mouse, notará que este cambia de forma, para
convertirse en una flecha horizontal de doble punta. En ese momento, puede hacer clic con el botón
principal del mouse y sin soltarlo arrastrar hacia la derecha o la izquierda. De este modo cambiará el
tamaño del área correspondiente al Cuadro de nombres o al área de introducción, para hacerlas más
grandes o más pequeñas.
Iconos de la Barra de fórmulas

A la derecha del Cuadro de nombre se encuentran tres iconos. Al pulsar el icono Insertar función
(fx) llama al Asistente de funciones, que permite insertar una función en la celda activa. Este
asistente les guía en la selección de los argumentos que debe llevar la función y brinda una breve
descripción de cada uno. Es frecuente que los usuarios avanzados no usen este asistente en todos
los casos, porque con el tiempo se aprenden la sintaxis de muchas de las funciones. Los iconos
Introducir (√) y Cancelar (x) se activan en el modo de edición –cuando está ingresando datos o
modificando el contenido de una celda–, y permiten cancelar o aceptar el ingreso o la modificación.

Espacio para datos

El área de escritura/edición es el lugar donde va a ingresar los datos, fórmulas y funciones, o desde
donde, posteriormente, editará el contenido de una celda. En ocasiones, al crear fórmulas extensas,
el espacio disponible para la edición/visualización no es lo suficientemente grande como para
mostrar todo el contenido que ha introducido. En estos casos, es posible aumentar el espacio haciendo
clic sobre el icono de expansión del área de escritura situado sobre el extremo derecho de la barra. Al
hacer clic sobre este icono, el área de escritura se ampliará.
Operaciones básicas

Excel posee una gran cantidad de herramientas que permiten el uso profesional y también hogareño.
Una de ellas son las fórmulas y las funciones, que ayudan a resolver problemas tanto sencillos como
complejos. Con estas se pueden realizar distintas operaciones: matemáticas, lógicas y financieras,
entre otras. Las fórmulas son operaciones matemáticas o llamadas a funciones en las que se analizan
variables y se obtiene un resultado.

Ingresar fórmulas

Siempre que vas a escribir una fórmula, tiene que utilizar el operador o signo igual (=). De esta manera,
el programa interpretará que lo siguiente que escribirá es una fórmula o una función.

Antes de describir la pestaña Fórmulas de la cinta de opciones, verá algunas de las operaciones
básicas que puede efectuar sin tener que recurrir a este menú.

Para realizar operaciones, es posible utilizar los datos de dos maneras con características específicas:

 Literales: escribe los números directamente dentro de la fórmula, por ejemplo: =15+14.
 Referencia a valores: utiliza los nombres de las celdas, por ejemplo: =A4 + A5, donde A4 y A5
contienen valores numéricos.

Las operaciones en Excel se realizan en un orden, siempre de izquierda a derecha y respetando la

jerarquía de los operadores aritméticos: división, multiplicación, suma y resta. Debe tener esto en
cuenta a la hora de efectuar las operaciones básicas, para no cometer errores. Sin embargo, la mejor
manera de evitar equivocaciones es recurrir a los paréntesis, ya que Excel primero resolverá las
operaciones que estén dentro de ellos.

Una vez que aprenda a utilizar las fórmulas, ya no necesita una calculadora para hacer las operaciones
básicas dentro de una hoja de cálculo, sino que podrá sumar, restar, multiplicar y dividir por medio de
la siguiente estructura:

=(operando1)(operador aritmético)(operando2) ENTER

Por ejemplo: =15 * 14 ENTER. Hasta que no presiona la tecla ENTER, no se realiza la operación.
Editar fórmulas

Si lo necesita, puede editar los datos que se encuentran dentro de la fórmula tanto desde la Barra de
fórmulas como desde la celda que contiene la operación.

Para saber si una celda tiene una fórmula o si, simplemente, quiere ver la fórmula en la celda, presiona
la tecla F2. Excel mostrará la fórmula en la celda, y en el caso de que haya usado referencias a valores,
señalará con un color cada una de las celdas que están involucradas en la operación. Esta tecla tiene
el mismo efecto que hacer doble clic sobre la celda.

Ficha Fórmulas

Ahora sí conocerá la pestaña Fórmulas, que permite crear o modificar diferentes funciones. El primer
grupo, Biblioteca de funciones, contiene toda la variedad de fórmulas que existen en Excel. A
continuación, las verá en detalle:

 Autosuma: contiene funciones sencillas y de uso frecuente, para realizar una suma, calcular un
promedio, obtener un valor máximo o mínimo y contar elementos.
 Recientes: agrupa las últimas funciones utilizadas.
 Financieras: posee las funciones para realizar cálculos financieros, como la obtención de intereses
y tasas, calcular pagos y amortizaciones de préstamos.
 Lógicas: estas funciones permiten realizar operaciones de lógica, como analizar si un valor cumple
o no una determinada condición y, en consecuencia, efectuar una acción; o averiguar si algo es
verdadero o falso.
 Texto: reúne las funciones para trabajar con textos, como extraer datos, pasar caracteres a
mayúscula o minúscula, o unir el contenido de dos celdas para armar una frase.
 Fecha y hora: incluye las funciones para realizar operaciones con fechas y horas, como obtener
los días laborales de un año o la fecha actual.
 Búsqueda y referencia: con estas funciones podemos buscar datos en una tabla a partir de
condiciones especificadas y utilizarlos para realizar cálculos o referencias de celda.
 Matemáticas y trigonométricas: algunas de las funciones que podemos encontrar en este grupo
son SUMA (con diferentes variantes), REDONDEO, COSENO, TANGENTE y PRODUCTO.
 Más funciones: contiene cinco subgrupos de funciones avanzadas.

o Estadísticas: para efectuar cálculos estadísticos, como, por ejemplo, frecuencias, desvíos,
media, moda.
o Ingeniería: para realizar diferentes operaciones con números complejos, binarios,
imaginarios.
o Cubo: para trabajar con cubos de datos.
o Información: para obtener información sobre el formato de una celda o el tipo de datos que
contiene.
o Compatibilidad: agrupa las funciones que facilitan la compatibilidad con versiones
anteriores de Excel.
o Web: posee funciones para trabajar con una conexión a Internet (obtener datos de un
servicio web, codificación de cadenas URL, etc.)

Si presiona Insertar función, se abre un cuadro del diálogo con la lista de todas las funciones; allí
puede buscar y seleccionar la que necesita. Por ejemplo, elige Suma y presiona Aceptar. Luego, se
abrirá otro cuadro de diálogo para elegir las celdas que va a sumar, por ejemplo, A4 y A5. Luego de
aceptar, obtiene el resultado.
Tipo de errores

Si comete un error al ingresar una fórmula, Excel devuelve un texto que informa su tipo:

 #¡N/A!: indica que no es posible encontrar una coincidencia exacta con el valor que se está
buscando.
 #¡REF!: referencia a una celda inválida o inexistente.
 #¡NÚMERO!: expresa la existencia de un valor no numérico en una fórmula de parámetros
numéricos.
 #¡NOMBRE¡: nombre de la función incorrecto.
 #¡DIV/0!: cuando intentamos dividir por cero.

Utilizar la ayuda de Excel a la hora de elegir una función o de seleccionar una fórmula reducirá la
posibilidad de cometer errores.
Operaciones básicas

Excel posee una gran cantidad de herramientas que permiten el uso profesional y también hogareño.
Una de ellas son las fórmulas y las funciones, que ayudan a resolver problemas tanto sencillos como
complejos. Con estas se pueden realizar distintas operaciones: matemáticas, lógicas y financieras,
entre otras. Las fórmulas son operaciones matemáticas o llamadas a funciones en las que se analizan
variables y se obtiene un resultado.

Ingresar fórmulas

Siempre que vas a escribir una fórmula, tiene que utilizar el operador o signo igual (=). De esta manera,
el programa interpretará que lo siguiente que escribirá es una fórmula o una función.

Antes de describir la pestaña Fórmulas de la cinta de opciones, verá algunas de las operaciones
básicas que puede efectuar sin tener que recurrir a este menú.

Para realizar operaciones, es posible utilizar los datos de dos maneras con características específicas:

 Literales: escribe los números directamente dentro de la fórmula, por ejemplo: =15+14.
 Referencia a valores: utiliza los nombres de las celdas, por ejemplo: =A4 + A5, donde A4 y A5
contienen valores numéricos.

Las operaciones en Excel se realizan en un orden, siempre de izquierda a derecha y respetando la

jerarquía de los operadores aritméticos: división, multiplicación, suma y resta. Debe tener esto en
cuenta a la hora de efectuar las operaciones básicas, para no cometer errores. Sin embargo, la mejor
manera de evitar equivocaciones es recurrir a los paréntesis, ya que Excel primero resolverá las
operaciones que estén dentro de ellos.

Una vez que aprenda a utilizar las fórmulas, ya no necesita una calculadora para hacer las operaciones
básicas dentro de una hoja de cálculo, sino que podrá sumar, restar, multiplicar y dividir por medio de
la siguiente estructura:

=(operando1)(operador aritmético)(operando2) ENTER

Por ejemplo: =15 * 14 ENTER. Hasta que no presiona la tecla ENTER, no se realiza la operación.
Editar fórmulas

Si lo necesita, puede editar los datos que se encuentran dentro de la fórmula tanto desde la Barra de
fórmulas como desde la celda que contiene la operación.

Para saber si una celda tiene una fórmula o si, simplemente, quiere ver la fórmula en la celda, presiona
la tecla F2. Excel mostrará la fórmula en la celda, y en el caso de que haya usado referencias a valores,
señalará con un color cada una de las celdas que están involucradas en la operación. Esta tecla tiene
el mismo efecto que hacer doble clic sobre la celda.

Ficha Fórmulas

Ahora sí conocerá la pestaña Fórmulas, que permite crear o modificar diferentes funciones. El primer
grupo, Biblioteca de funciones, contiene toda la variedad de fórmulas que existen en Excel. A
continuación, las verá en detalle:

 Autosuma: contiene funciones sencillas y de uso frecuente, para realizar una suma, calcular un
promedio, obtener un valor máximo o mínimo y contar elementos.
 Recientes: agrupa las últimas funciones utilizadas.
 Financieras: posee las funciones para realizar cálculos financieros, como la obtención de intereses
y tasas, calcular pagos y amortizaciones de préstamos.
 Lógicas: estas funciones permiten realizar operaciones de lógica, como analizar si un valor cumple
o no una determinada condición y, en consecuencia, efectuar una acción; o averiguar si algo es
verdadero o falso.
 Texto: reúne las funciones para trabajar con textos, como extraer datos, pasar caracteres a
mayúscula o minúscula, o unir el contenido de dos celdas para armar una frase.
 Fecha y hora: incluye las funciones para realizar operaciones con fechas y horas, como obtener
los días laborales de un año o la fecha actual.
 Búsqueda y referencia: con estas funciones podemos buscar datos en una tabla a partir de
condiciones especificadas y utilizarlos para realizar cálculos o referencias de celda.
 Matemáticas y trigonométricas: algunas de las funciones que podemos encontrar en este grupo
son SUMA (con diferentes variantes), REDONDEO, COSENO, TANGENTE y PRODUCTO.
 Más funciones: contiene cinco subgrupos de funciones avanzadas.

o Estadísticas: para efectuar cálculos estadísticos, como, por ejemplo, frecuencias, desvíos,
media, moda.
o Ingeniería: para realizar diferentes operaciones con números complejos, binarios,
imaginarios.
o Cubo: para trabajar con cubos de datos.
o Información: para obtener información sobre el formato de una celda o el tipo de datos que
contiene.
o Compatibilidad: agrupa las funciones que facilitan la compatibilidad con versiones
anteriores de Excel.
o Web: posee funciones para trabajar con una conexión a Internet (obtener datos de un
servicio web, codificación de cadenas URL, etc.)

Si presiona Insertar función, se abre un cuadro del diálogo con la lista de todas las funciones; allí
puede buscar y seleccionar la que necesita. Por ejemplo, elige Suma y presiona Aceptar. Luego, se
abrirá otro cuadro de diálogo para elegir las celdas que va a sumar, por ejemplo, A4 y A5. Luego de
aceptar, obtiene el resultado.
Tipo de errores

Si comete un error al ingresar una fórmula, Excel devuelve un texto que informa su tipo:

 #¡N/A!: indica que no es posible encontrar una coincidencia exacta con el valor que se está
buscando.
 #¡REF!: referencia a una celda inválida o inexistente.
 #¡NÚMERO!: expresa la existencia de un valor no numérico en una fórmula de parámetros
numéricos.
 #¡NOMBRE¡: nombre de la función incorrecto.
 #¡DIV/0!: cuando intentamos dividir por cero.

Utilizar la ayuda de Excel a la hora de elegir una función o de seleccionar una fórmula reducirá la
posibilidad de cometer errores.
Funciones básicas

Una de las características que hacen de Excel una herramienta tan potente es la interminable variedad
de formas en que se puede combinar las funciones en las fórmulas, creando soluciones eficaces que
permitirán resolver problemas complejos con rapidez.

Qué es una función

Las funciones son fórmulas predefinidas que utilizan valores en una estructura u orden específico
para realizar cálculos, y devuelven un resultado. Los valores reciben el nombre de argumentos, y el
orden o estructura es la sintaxis de la función.

Los argumentos pueden ser números, texto, referencias a celdas, valores constantes, fórmulas u otras
funciones.

La sintaxis de una función debe contener los siguientes elementos y en el orden que se detalla:

1. El signo igual (=) o el signo más (+).

2. El nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Los argumentos separados por punto y coma (;) o coma (,). Esto dependerá de la configuración
regional del sistema operativo.
5. Paréntesis de cierre.

Cualquiera sea la función que utilice, está siempre deberá respetar la siguiente estructura:

=Nombre de la función(argumento1;argumento2)

Puede utilizar las funciones para realizar de manera rápida distintos tipos de operaciones, tanto
simples como complejas. Por ejemplo, si quiere sumar los valores de las celdas C3 hasta C8, puede
escribir la siguiente fórmula usando el operador suma (+):

=C3 + C4 + C5 + C6 + C7 + C8
También es posible usar la función SUMA y, como único argumento, ingresar el rango que quiere
sumar:

=SUMA(C3:C8)

Con ambas fórmulas llega al mismo resultado, pero resulta mucho más sencillo y rápido utilizar la
última. Si una función requiere dos o más argumentos, los ingresan separándolos con punto y coma
(;) o coma (,). Por ejemplo:

=CONSULTAV(A2; C2:D10; 2; FALSO)

Esta función contiene cuatro argumentos. La función MAX solo necesita un argumento:

=MAX(A2:B4)

El número de argumentos varía para cada función. Incluso, hay algunas que no requieren ningún
argumento, sin que deje de ser obligatorio para estas el uso de paréntesis. Por ejemplo: =HOY(), que
devuelve la fecha actual.

Ventana Insertar función

Sabe que las diferentes funciones que presenta Excel se encuentran agrupadas por categorías en la
Biblioteca de funciones. Ahora verá cómo puede utilizar una función.

Primero debe ubicarse en la celda donde quiere obtener el resultado y, luego, pulsar el botón Insertar
función, ya sea desde la Barra de fórmulas o desde la Biblioteca de funciones. A continuación, se
abrirá la ventana Insertar función, el asistente que los guiará en el proceso de creación de la sintaxis
de la función.

Vea las opciones que ofrece esta ventana:

 Buscar una función: en este cuadro puede escribir el nombre de la función o una breve
descripción del cálculo que quiere hacer, y luego, pulsar el botón Ir. En el cuadro Seleccionar una
función aparecerán listadas todas las funciones relacionas con la descripción que ha ingresado.
 seleccionar una categoría: si conoce la categoría a la que pertenece la función que busca, puede
desplegar el menú de esta sección y seleccionarla. A continuación, en el cuadro Seleccionar una
función aparecerá el listado de las funciones que pertenecen a la categoría elegida. Si selecciona
la categoría Todo, en el listado figurarán todas las funciones que posee Excel. Si elige Usadas
recientemente, accederá a las últimas funciones utilizadas.
 Seleccionar una función: en este sector puede desplazarse mediante la barra derecha para
buscar la función. Si selecciona cualquiera de las funciones, debajo aparecerá su descripción y
sintaxis.

Una vez que elige la función, pulsa Aceptar y se abrirá la ventana Argumentos de función, que
indicará la cantidad y el tipo de argumentos requeridos. Aquí podrá ingresar un valor, una referencia
de celda o minimizar la ventana y directamente seleccionar la celda o el rango en la hoja de cálculo.

En la celda donde comienza el proceso para insertar la función aparecerá el resultado, y si se coloca
en ella, podrá ver la sintaxis de la función en la Barra de fórmulas.

Distintas formas de insertar funciones

En Excel puede insertar funciones de diferentes maneras. Verán cuáles son las posibilidades y
analizará las características y las ventajas de cada una.

 Desde la celda: esta es la opción más rápida para crear una función, pero también la que requiere
un poco más de experiencia. Para escribir directamente la función, debe hacer un clic en la celda
donde quiere insertarla, ingresar el signo igual (=) desde el teclado y, a continuación, el nombre de
la función. Al ingresar la primera letra del nombre de la función, aparecerá un asistente con el
listado de las funciones que comienzan con esa letra. Si hace un clic sobre el nombre de alguna
 de estas funciones, verá un pequeño cuadro que indicará qué operación realiza. Para elegir una
función, debe hacer doble clic sobre ella.

Una vez que la selecciona, en la celda, a continuación del nombre, aparecerá un paréntesis de apertura
y una indicación de los argumentos que necesita la función. Selecciona el rango de celdas para
completar los argumentos y pulsa ENTER.

 Barra de fórmulas: primero debe seleccionar la celda donde quiere ingresar la función, luego hace
un clic en el símbolo de Insertar función de la Barra de fórmulas. Se abrirá la ventana Insertar
función, que los guía en el armado de la función.
 Biblioteca de funciones: desde la pestaña Fórmulas de la cinta de opciones, accede al grupo
Biblioteca de funciones. Aquí puede utilizar el botón Insertar función, que abrirá la ventana del
mismo nombre, o bien desplegar los botones de cada categoría, seleccionar la función que busca
y luego, completar los argumentos requeridos dentro de la ventana Argumentos de función.
 Botón Autosuma: se encuentra en el grupo Modificar de la pestaña Inicio. Si pulsa directamente,
inserta la función SUMA, pero si hace un clic en la flecha de la derecha para desplegar el menú,
puede elegir otras funciones, como PROMEDIO, CONTAR, MÁXIMO y MÍNIMO, o también
acceder a la ventana Insertar función, si selecciona la opción Más funciones....
Suma, Máximo, Mínimo y Promedio

Luego de hacer una introducción en el concepto de función, verá cómo trabajar con algunas funciones
sencillas para entender de manera más clara su lógica y aplicación. Antes de ponerlas en práctica, se
repasarán algunos conceptos.

La función SUMA adiciona el valor de todos los argumentos ingresados. Estos argumentos pueden
ser:

 Valores numéricos: =SUMA(13;26)

 Referencias de celda: =SUMA(A2;B2;C2)
 Rangos: =SUMA(A1:C3;B2:B4)
 Otras funciones: =SUMA(MAX(A2:A4), MIN(A2:A4)
 Una combinación de todo lo anterior

Desde luego, las referencias deben ser a celdas que contengan valores numéricos. De manera
análoga, la función PROMEDIO calcula el promedio aritmético de todos los argumentos. La función
MAX devuelve el valor más alto de todos los argumentos y MIN devuelve el menor valor.

Vea un ejemplo de cómo aplicar estas funciones. Suponga el siguiente escenario: el equipo olímpico
de relevos 4 x 400 está realizando algunos ensayos a fin de definir su mejor estrategia. Lo que el
entrenador necesita saber es:

1. Cuánto tiempo hicieron en total los cuatro corredores.

2. Cuál es el tiempo promedio individual.
3. Quién hizo menos tiempo.
4. Quién hizo más tiempo.
5. Cuánto tiempo hay entre el corredor más rápido y el más lento.

Para hallar las respuestas realiza el siguiente Paso a paso:

EJEMPLO DE APLICACIÓN DE FUNCIONES

1. Ingrese en A1, Resumen; en B1, Segundos; en A2, Tiempo total; en A3, Tiempo promedio; en
A4, Menor tiempo; en A5, Mayor tiempo; en A6, Diferencia máx y mín; en A8:A12, los
corredores, y en B8:B13, los tiempos de cada uno en segundos.

2. Para averiguar el tiempo total de los cuatro corredores, vaya a la celda B2 y, desde el teclado,
escriba =SUMA(. Luego, con el mouse, haga un clic sostenido desde la celda B8 hasta la celda
B12 y cierre el paréntesis.

3. Haga clic sobre el botón Introducir de la Barra de fórmulas para mostrar el resultado de la
operación, o también puede pulsar ENTER desde el teclado. En la celda B2, verá el total de tiempo
recorrido por los cuatro corredores.
4. Para calcular el tiempo promedio individual, ubíquese en la celda B3, escriba =PROMEDIO
(B8:B12) y pulse ENTER. A continuación, se mostrará el resultado de la función aplicada en la
celda.

5. Para averiguar cuál es el menor tiempo, en la celda B4 ingrese =MIN(B8:B12) y luego, presione
el botón Introducir situado en la Barra de fórmulas. De esta manera, en la celda aparecerá el
resultado buscado.
6. Ahora averiguará el mayor tiempo realizado. Ubíquese en la celda B5 y repita el paso 5, pero en
este caso elija la función MAX y luego, pulse ENTER. A continuación, en la celda verá el resultado
de la fórmula.

7. Por último, para averiguar la diferencia de tiempo entre el corredor más rápido y el más lento, en
la celda B6 ingrese =B5-B4 y presione ENTER. A continuación, verá el resultado de la operación
en la celda.
Funciones básicas

Una de las características que hacen de Excel una herramienta tan potente es la interminable variedad
de formas en que se puede combinar las funciones en las fórmulas, creando soluciones eficaces que
permitirán resolver problemas complejos con rapidez.

Qué es una función

Las funciones son fórmulas predefinidas que utilizan valores en una estructura u orden específico
para realizar cálculos, y devuelven un resultado. Los valores reciben el nombre de argumentos, y el
orden o estructura es la sintaxis de la función.

Los argumentos pueden ser números, texto, referencias a celdas, valores constantes, fórmulas u otras
funciones.

La sintaxis de una función debe contener los siguientes elementos y en el orden que se detalla:

1. El signo igual (=) o el signo más (+).

2. El nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Los argumentos separados por punto y coma (;) o coma (,). Esto dependerá de la configuración
regional del sistema operativo.
5. Paréntesis de cierre.

Cualquiera sea la función que utilice, está siempre deberá respetar la siguiente estructura:

=Nombre de la función(argumento1;argumento2)

Puede utilizar las funciones para realizar de manera rápida distintos tipos de operaciones, tanto
simples como complejas. Por ejemplo, si quiere sumar los valores de las celdas C3 hasta C8, puede
escribir la siguiente fórmula usando el operador suma (+):

=C3 + C4 + C5 + C6 + C7 + C8
También es posible usar la función SUMA y, como único argumento, ingresar el rango que quiere
sumar:

=SUMA(C3:C8)

Con ambas fórmulas llega al mismo resultado, pero resulta mucho más sencillo y rápido utilizar la
última. Si una función requiere dos o más argumentos, los ingresan separándolos con punto y coma
(;) o coma (,). Por ejemplo:

=CONSULTAV(A2; C2:D10; 2; FALSO)

Esta función contiene cuatro argumentos. La función MAX solo necesita un argumento:

=MAX(A2:B4)

El número de argumentos varía para cada función. Incluso, hay algunas que no requieren ningún
argumento, sin que deje de ser obligatorio para estas el uso de paréntesis. Por ejemplo: =HOY(), que
devuelve la fecha actual.

Ventana Insertar función

Sabe que las diferentes funciones que presenta Excel se encuentran agrupadas por categorías en la
Biblioteca de funciones. Ahora verá cómo puede utilizar una función.

Primero debe ubicarse en la celda donde quiere obtener el resultado y, luego, pulsar el botón Insertar
función, ya sea desde la Barra de fórmulas o desde la Biblioteca de funciones. A continuación, se
abrirá la ventana Insertar función, el asistente que los guiará en el proceso de creación de la sintaxis
de la función.

Vea las opciones que ofrece esta ventana:

 Buscar una función: en este cuadro puede escribir el nombre de la función o una breve
descripción del cálculo que quiere hacer, y luego, pulsar el botón Ir. En el cuadro Seleccionar una
función aparecerán listadas todas las funciones relacionas con la descripción que ha ingresado.
 seleccionar una categoría: si conoce la categoría a la que pertenece la función que busca, puede
desplegar el menú de esta sección y seleccionarla. A continuación, en el cuadro Seleccionar una
función aparecerá el listado de las funciones que pertenecen a la categoría elegida. Si selecciona
la categoría Todo, en el listado figurarán todas las funciones que posee Excel. Si elige Usadas
recientemente, accederá a las últimas funciones utilizadas.
 Seleccionar una función: en este sector puede desplazarse mediante la barra derecha para
buscar la función. Si selecciona cualquiera de las funciones, debajo aparecerá su descripción y
sintaxis.

Una vez que elige la función, pulsa Aceptar y se abrirá la ventana Argumentos de función, que
indicará la cantidad y el tipo de argumentos requeridos. Aquí podrá ingresar un valor, una referencia
de celda o minimizar la ventana y directamente seleccionar la celda o el rango en la hoja de cálculo.

En la celda donde comienza el proceso para insertar la función aparecerá el resultado, y si se coloca
en ella, podrá ver la sintaxis de la función en la Barra de fórmulas.

Distintas formas de insertar funciones

En Excel puede insertar funciones de diferentes maneras. Verán cuáles son las posibilidades y
analizará las características y las ventajas de cada una.

 Desde la celda: esta es la opción más rápida para crear una función, pero también la que requiere
un poco más de experiencia. Para escribir directamente la función, debe hacer un clic en la celda
donde quiere insertarla, ingresar el signo igual (=) desde el teclado y, a continuación, el nombre de
la función. Al ingresar la primera letra del nombre de la función, aparecerá un asistente con el
listado de las funciones que comienzan con esa letra. Si hace un clic sobre el nombre de alguna
 de estas funciones, verá un pequeño cuadro que indicará qué operación realiza. Para elegir una
función, debe hacer doble clic sobre ella.

Una vez que la selecciona, en la celda, a continuación del nombre, aparecerá un paréntesis de apertura
y una indicación de los argumentos que necesita la función. Selecciona el rango de celdas para
completar los argumentos y pulsa ENTER.

 Barra de fórmulas: primero debe seleccionar la celda donde quiere ingresar la función, luego hace
un clic en el símbolo de Insertar función de la Barra de fórmulas. Se abrirá la ventana Insertar
función, que los guía en el armado de la función.
 Biblioteca de funciones: desde la pestaña Fórmulas de la cinta de opciones, accede al grupo
Biblioteca de funciones. Aquí puede utilizar el botón Insertar función, que abrirá la ventana del
mismo nombre, o bien desplegar los botones de cada categoría, seleccionar la función que busca
y luego, completar los argumentos requeridos dentro de la ventana Argumentos de función.
 Botón Autosuma: se encuentra en el grupo Modificar de la pestaña Inicio. Si pulsa directamente,
inserta la función SUMA, pero si hace un clic en la flecha de la derecha para desplegar el menú,
puede elegir otras funciones, como PROMEDIO, CONTAR, MÁXIMO y MÍNIMO, o también
acceder a la ventana Insertar función, si selecciona la opción Más funciones....
Suma, Máximo, Mínimo y Promedio

Luego de hacer una introducción en el concepto de función, verá cómo trabajar con algunas funciones
sencillas para entender de manera más clara su lógica y aplicación. Antes de ponerlas en práctica, se
repasarán algunos conceptos.

La función SUMA adiciona el valor de todos los argumentos ingresados. Estos argumentos pueden
ser:

 Valores numéricos: =SUMA(13;26)

 Referencias de celda: =SUMA(A2;B2;C2)
 Rangos: =SUMA(A1:C3;B2:B4)
 Otras funciones: =SUMA(MAX(A2:A4), MIN(A2:A4)
 Una combinación de todo lo anterior

Desde luego, las referencias deben ser a celdas que contengan valores numéricos. De manera
análoga, la función PROMEDIO calcula el promedio aritmético de todos los argumentos. La función
MAX devuelve el valor más alto de todos los argumentos y MIN devuelve el menor valor.

Vea un ejemplo de cómo aplicar estas funciones. Suponga el siguiente escenario: el equipo olímpico
de relevos 4 x 400 está realizando algunos ensayos a fin de definir su mejor estrategia. Lo que el
entrenador necesita saber es:

1. Cuánto tiempo hicieron en total los cuatro corredores.

2. Cuál es el tiempo promedio individual.
3. Quién hizo menos tiempo.
4. Quién hizo más tiempo.
5. Cuánto tiempo hay entre el corredor más rápido y el más lento.

Para hallar las respuestas realiza el siguiente Paso a paso:

EJEMPLO DE APLICACIÓN DE FUNCIONES

1. Ingrese en A1, Resumen; en B1, Segundos; en A2, Tiempo total; en A3, Tiempo promedio; en
A4, Menor tiempo; en A5, Mayor tiempo; en A6, Diferencia máx y mín; en A8:A12, los
corredores, y en B8:B13, los tiempos de cada uno en segundos.

2. Para averiguar el tiempo total de los cuatro corredores, vaya a la celda B2 y, desde el teclado,
escriba =SUMA(. Luego, con el mouse, haga un clic sostenido desde la celda B8 hasta la celda
B12 y cierre el paréntesis.

3. Haga clic sobre el botón Introducir de la Barra de fórmulas para mostrar el resultado de la
operación, o también puede pulsar ENTER desde el teclado. En la celda B2, verá el total de tiempo
recorrido por los cuatro corredores.
4. Para calcular el tiempo promedio individual, ubíquese en la celda B3, escriba =PROMEDIO
(B8:B12) y pulse ENTER. A continuación, se mostrará el resultado de la función aplicada en la
celda.

5. Para averiguar cuál es el menor tiempo, en la celda B4 ingrese =MIN(B8:B12) y luego, presione
el botón Introducir situado en la Barra de fórmulas. De esta manera, en la celda aparecerá el
resultado buscado.
6. Ahora averiguará el mayor tiempo realizado. Ubíquese en la celda B5 y repita el paso 5, pero en
este caso elija la función MAX y luego, pulse ENTER. A continuación, en la celda verá el resultado
de la fórmula.

7. Por último, para averiguar la diferencia de tiempo entre el corredor más rápido y el más lento, en
la celda B6 ingrese =B5-B4 y presione ENTER. A continuación, verá el resultado de la operación
en la celda.