BASE DE DATOS EN EXCEL

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un

mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser
utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar
información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.

desventajas

Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar nuestros

datos son las siguientes:

● Solo un usuario puede acceder a la información al mismo

tiempo.
● Excel comenzará a ponerse lento cuando la base de datos
crezca en gran manera.
● No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado
como para proteger ciertos datos de ciertos usuarios.

Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales

están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número
específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.
Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se
asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida en
columnas y filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo,
y por muchas personas, como un repositorio de datos.

DISEÑO DE BASES DE DATOS EN EXCEL

Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro de

Excel podrás consultar tus datos de una manera fácil y eficiente, así que en
esta ocasión hablaremos sobre las mejores prácticas para crear una base
de datos en Excel que te permitirán organizar y estructurar
adecuadamente la información.

Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea

crear un catálogo de sus libros en Excel así como tener una lista de sus
clientes y las órdenes de compra. Antes de crear la base de datos en Excel
comenzaremos por crear el diseño siguiendo los pasos descritos en el
artículo Diseño de bases de datos.

PASO 1: IDENTIFICAR LAS TABLAS DE LA

BASE DE DATOS
Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será
identificar las tablas que ocuparemos para organizar la información. Para
nuestro ejemplo de la librería podemos mencionar las siguientes tablas:

Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner
atención en las agrupaciones naturales de la información, es decir, en los
sujetos que interactúan en la problemática analizada. En este caso los
sujetos principales son los libros, los clientes y las órdenes.

PASO 2: DETERMINAR LOS CAMPOS DE

LAS TABLAS

Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de
cada una de sus columnas (campos). El nombre del campo deberá ser
descriptivo y nos ayudará a identificar cada una de las propiedades de un
elemento de la tabla.

Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería guardaremos su código

ISBN, el título, el autor y el precio por lo que dicha tabla quedará definida
de la siguiente manera:
Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a tu
disposición para ser ingresada en la base de datos. Por ejemplo, algunas
empresas o negocios tendrán interés en capturar más información sobre
sus clientes lo cual hará que su tabla de Clientes tenga más campos que los
mostrados en el ejemplo anterior.

PASO 3: IDENTIFICAR LA LLAVE PRIMARIA

DE CADA TABLA

Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de
los registros de las tablas. En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la
llave primaria ya que es un código único internacional para cada libro
publicado por lo que dicho número jamás se repetirá.
En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número
consecutivo que identificará de manera única cada una de las filas.

PASO 4: IDENTIFICAR LAS RELACIONES

ENTRE TABLAS

Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la

información de las tablas a través de la relación que existe entre dos de sus
campos. Por ejemplo, si para una determinada orden de compra quiero
saber el título del libro que ha sido vendido, bastará con relacionar la
columna ISBN de la tabla Órdenes con la columna ISBN de la tabla Libros
para conocer el título.
De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada orden
de compra, solo deberé seguir la relación indicada por el campo IDCliente
en ambas tablas.

PASO 5: IDENTIFICAR DATOS REPETIDOS

EN TABLAS

Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra base
de datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos reales
para identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las
decisiones adecuadas para evitarlos.

Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos tener

uno o más títulos escritos por el mismo autor. En ese caso, estaríamos
repitiendo el nombre y apellido del autor en varios registros de la tabla.
Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva tabla
que almacene la información de los autores y hacer referencia a dicha tabla
a través de su campo llave tal como se muestra en la siguiente imagen:

De esta manera evitaremos la repetición en el nombre de los autores y

también se evitará la captura de un sin número de variantes del mismo.
Para seguir con nuestro análisis, haremos una captura de datos de prueba
de una orden, por ejemplo:
Estos son los datos de la orden de compra número 1 donde el cliente ha
comprado 3 libros, siendo dos de esas copias del mismo título. El
problema con estos datos es que se repite el número de orden y eso no
sería posible ya que esa es nuestra llave primaria en la tabla y no puede
repetirse. Además para cada registro se repite la Fecha, así como las
columnas IDCliente y TipoPago. Para resolver este problema debemos
crear una tabla adicional que almacenará los libros de cada orden de
compra de la siguiente manera:

Es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha

hecho tomar la decisión de agregar tablas adicionales a nuestro diseño para
minimizar el espacio utilizado por nuestra base de datos que será de gran
importancia al momento de que los datos crezcan. De esta manera nuestro
diseño final queda de la siguiente manera:

CREAR LA BASE DE DATOS EN EXCEL

Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla

fácilmente en Excel siguiendo dos recomendaciones:
 ● Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.
● Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.

El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios

de utilizar tablas entre los cuales están los filtros y el reconocimiento
automático de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razón por la cual
colocar cada tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el
crecimiento de los datos ya que si colocas varias tablas en una misma hoja
probablemente tendrás que moverlas o redefinirlas cada vez que alguna de
ellas aumente de tamaño y se sobrepongan entre sí.

CONSULTAR LA BASE DE DATOS EN

EXCEL

Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer

los datos, seguramente te encontrarás con la necesidad de relacionar la
información de diferentes tablas para obtener datos complementarios. Por
ejemplo, considera las siguientes dos tablas:
La [Link] contiene una tabla llamada Ordenes y la [Link]
contiene la tabla Clientes. Si al consultar la tabla Ordenes deseo conocer el
Email del cliente que ha efectuado dicha compra, puedo utilizar funciones
de Excel para obtener dicha información. Ya que estoy utilizando tablas de
Excel, puedo hacer uso de las referencias estructuradas, por ejemplo:

=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)

Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que pertenece a la

tabla Ordenes, dentro de la tabla Clientes y devolverá la columna 5 de esta
última tabla. Observa el resultado de la fórmula:
El resultado de la fórmula es correcto ya que la orden número 1 fue hecha
por el cliente con un IDCliente igual a 5 y que corresponde a Luis cuyo
Email es el mostrado en la celda F2. De esta manera puedes relacionar la
información de las diferentes tablas en tu base de datos en Excel, ya sea
utilizando la función BUSCARV o la combinación de funciones
INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos permite crear fórmulas para
buscar datos.

Si quieres practicar un poco más con este tipo de fórmulas, descarga el

libro de trabajo que contiene el ejemplo que acabamos de realizar. Antes
de finalizar este artículo, es necesario hacer algunas aclaraciones
importantes sobre las bases de datos en Excel, pero para eso necesito
explicar un poco sobre los sistemas de gestión de bases de datos.

SISTEMAS DE GESTIÓN DE BASES DE

DATOS (DBMS)

Varias décadas atrás, cuando las computadoras comenzaron a hacerse más

rápidas y eficientes en el manejo de información, se hizo necesaria la
creación de un sistema que se encargase de las operaciones con los datos.
Desde la década de los años sesenta se crearon los primeros sistemas de
gestión de bases de datos (DBMS por sus siglas en inglés), cuya finalidad
era facilitar el almacenamiento, modificación y extracción de los datos.

El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el acceso a la

información y dicho objetivo se logra porque los usuarios o aplicaciones
solo pueden obtener datos utilizando alguna interfaz o lenguaje de alto
nivel como SQL y el sistema de gestión de bases de datos se encargará de
devolver la información solicitada ya que el usuario, o aplicación, jamás
tiene contacto directo con los datos.

Es muy común que en el campo de la informática se hable de que una base

de datos debe tener un DBMS para ser considerada como una verdadera
base de datos. Un ejemplo de un DBMS es el producto de Microsoft
conocido como SQL Server que es un motor de base de datos diseñado
para el ambiente empresarial.

EXCEL NO ES UN DBMS

Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel para
almacenar información, eso no lo convierte en un sistema de gestión de
bases de datos. Excel no tiene un servicio que controle la inserción o
eliminación de los datos sino que el mismo usuario puede hacerlo
directamente en la aplicación.

CONCLUSIÓN

La realidad es que hay millones de usuarios de Excel que utilizamos la

herramienta como un repositorio de datos y aunque no es formalmente un
sistema de gestión de bases de datos, es posible utilizarlo para guardar
información útil.
Mi recomendación es que si te encuentras con que alguna de las
desventajas de Excel te está causando dolores de cabeza con tu trabajo,
entonces considera fuertemente la opción de utilizar algún DBMS como
Microsoft SQL Server o Access. Si las capacidades de Excel han sido
hasta ahora suficientes para ti, entonces te recomiendo seguir los pasos
descritos en este artículo para hacer uso de las mejores prácticas en el
diseño y construcción de bases de datos en Excel y hacer más eficiente el
trabajo y organización de la información.

¿CÓMO CREAR UNA BASE

DE DATOS CON EXCEL?
ESTOS SON LOS 5 PASOS
CLAVES
La lista de emails o base de datos de clientes constituye uno de los principales activos del

patrimonio de una empresa. Con la transformación digital, este elemento, que principalmente

aparece en la forma de una base de datos excel, tiene un papel cada vez más importante, ya

que dispone de todas las informaciones útiles para una campaña segmentada de email

marketing, sms masivos o acción en redes sociales.

Se puede constituir una base de datos de diferentes maneras. Una de las más populares es la

hoja Excel. A pesar de que es una herramienta subestimada (la mayoría de sus funciones son

poco utilizadas o no utilizadas), este popular programa es muy práctico para generar

presupuestos, facturas, entre otros, e inclusive para crear, limpiar y segmentar un archivo de

prospección. De hecho, Excel es una herramienta que permite filtrar los datos, agrupar

elementos con aspectos comunes o distinguir valores repetidos. También es una herramienta de

cálculo excepcional que, bien utilizada, resulta muy potente e intuitiva.

Crear una base de datos excel

1. Antes de empezar

El primer paso será obtener los datos a través de diferentes fuentes (pidiendolo al cliente,

acciones online, facebook, tarjetas de fidelización, etc.). Hay que tomar un tiempo para

pensar lo que esperamos del archivo y nuestro objetivo. Así, será más fácil hacerlo y

saber las categorías que hacen falta integrar.

Si esperamos hacer una campaña de SMS masivos, tendremos que recopilar datos como

nombre o móvil, pero también estaría bien conseguir su cumpleaños para felicitar al

suscriptor.

Cuando se acaba este primer paso, se puede empezar a crear la base de datos.
2. Creación de la base de datos : la tabla
Una vez obtenida la información para la creación de tu base de datos, solo deberás acudir

a Excel para crear una tabla que incluya, de manera organizada, los datos de tus clientes.

La primera fila de la tabla se compondrá de las diferentes categorías. Enumera,

desplazándote de izquierda a derecha, todos los datos del cliente que vas a disponer. Así,

cada columna de la tabla será dedicada a un tipo de información. Por ejemplo: Nombre -

Número - Email, etc.

Para construir la base de datos de clientes

clientes,, comenzaremos con la identificación del

género del cliente (normalmente a través de la identificación formal de Señor-Señora

Señor o Sr

Sra), el apellido, el nombre y la dirección que dividimos en varias columnas (calle, código,

ciudad).

Si lo queremos, podemos organizar después los datos. Seleccionamos esta columna y

utilizamos la función “ordenación y filtro” ->

> “filtro”, que ordenará automaticamente la

columna.

Si tus clientes son profesionales, puedes añadir columnas para el sector de actividad o

toda información que te parece pertinente, pero no sobrecargues tu archivo, resultaría

resulta

difícil su utilización. Se puede también añadir una columna para las acciones que se

hayan hecho para cada cliente y otra sobre sus comportamientos de compra (volumen de

compra, fecha de la compra…).

3. Creación de la base de datos con excel:

Integración de datos
Una vez creadas las categorías, hay que integrar los datos. Introduce cada cliente en

cada fila respetando lo marcado en la columna. Si no tienes suficientes datos, realiza

acciones concretas de marketing buscando ampliar y mejorar tu base de datos de

clientes.

Además, para dar un empujón a tu empresa, plantea un alquiler de bases de datos

particulares. Podrás segmentar de manera precisa las características que necesitas para

llegar a más clientes potenciales manteniendo controlado el gasto de tu campaña.

4. Da cuerpo a tu archivo de clientes

Si todo va bien, tu clientela irá creciendo. La clave de un archivo de clientes útil es una

actualización continua. Por tanto, sse debe dedicar tiempo para hacerlo, no mucho pero sí

con regularidad.

Si cuentas con la llegada de nuevos clientes, añádelos como una nueva fila de tu tabla.

Puedes incorporar los datos al final de esta. Excel es inteligente, los integrará por sí

mismo a la base de datos y solo quedará ordenar alfabéticamente a partir de la categoría

de tu elección.

Una herramienta potente, simple y más segura es la función “formulario”, que permite

crear e integrar una ficha rápida con todas las características a rellenar. Esto permite

evitar errores, sobre todo cuando la tabla ya dispone de muchas entradas.

El proceso es igual para añadir una nueva categoría, es decir una columna adicional con

nueva información requerida para tu negocio. Por ejemplo, te has dado cuenta de que la

edad de tus clientes es un criterio importante y lo quieres añadir a la base de datos. Basta

integrar una columna entera y escribir el nombre de la categoría en la primera celda de

dicha columna.

5. Utiliza los datos de tus clientes

 Tener una base de datos de clientes es un gran comienzo, pero solo es la primera etapa

del trabajo que tendrás que hacer. Luego hay que utilizarlo. Por ejemplo, llegan las

rebajas y quieres lanzar una gran operación de activación de clientes para mejorar tus

ventas. Puedes recurrir a la base de datos que has ido trabajando, aunque también

podrás apoyarte en el alquiler de bases de datos de particulares para campañas emailing

y lograr así más clientes potenciales y atraer un segmento específico.

Imagínate que quieres lograr una clientela más joven. Solo tendrás que ordenar la

columna de edad en orden creciente y elegir la sección de edad que más te conviene.

Tipos de datos en las Bases de Datos en Excel

Excel acepta una gran variedad de datos pero es posible que si importas la BBDD desde
otra herramienta incluya un dato que no está admitido en la hoja de cálculo. Para que esto
no suceda vamos a repasar los datos de Excel con los que podemos trabajar.

Número entero. El dato más utilizado en las BBDD en Excel, se trata de número sin
posiciones decimales, pueden ser tanto positivos como negativos.
Número decimal. Se trata de los números con posiciones decimales, tanto en positivo como
negativo
Texto. Podemos incluir datos en forma de texto, para eso es recomendable cambiar el
formato de la columna de Excel
Fecha. Es posible introducir en la BBDD en Excel tanto fechas como horas. las fechas
aceptadas son todas aquellas posteriores al 1 de enero de 1900
Moneda. También es posible introducir datos en diferentes monedas. Los datos que se
aceptan están comprendidos entre -[Link].477,5808 y [Link].477,5807
En blanco. Otro tipo de datos es el N/D significa que en ese registro no hay valor.
Los datos en blanco no son sinónimos al valor 0, el valor cero puede interferir en los
resultados de la BBDD por eso no debemos usarlo como comodín. Si introducimos el
número 0 en una columna de fechas o de texto porque esa celda no tiene valor puede que
aparezca el error error #¡DIV/0! ¿Cómo evitar el cero en una hoja de Excel? Podemos usar
diferentes funciones de Excel como [Link] para detectar dónde se ha producido dicho
fallo y así subsanarlo, la función [Link] para identificar el número de celdas en
blanco o identificarlos de manera manual y cambiarles el formato de la celda para que no
sea numérica y así que no aparezca el cero.