TEMA 4: PROCESO DE COMPRAS: BÚSQUEDA DE PROVEEDORES
4.1. El departamento de compras y aprovisionamiento.
Aprovisionar y comprar son términos parecidos. Aprovisionar es abastecer o adquirir lo necesario y comprar
es adquirir un bien.
DIFERENCIAS ENTRE LAS FUNCIONES DE APROVISIONAMIENTO Y COMPRAS
APROVISIONAMIENTO COMPRAS
- Predecir necesidades. - Buscar proveedores competitivos.
- Planificar y gestionar compras. - Adquirir materiales de calidad.
- Minimizar stocks. - Conseguir la mejor calidad-precio.
- Gestionar stocks al menor coste. - Encontrar suministros a tiempo
- Establecer un sistema de para cuando hagan falta.
información eficiente. - Conseguir materiales estándar.
- Cooperar en el dep. de compras. - Cooperar con otras áreas.
Palabras claves del aprovisionamiento: coste, calidad y plazos.
En las compras, se deben tener en cuenta:
- Presupuestos.
- Necesidades de materias primas y servicios.
- Cálculos realizados.
- Ventas previstas.
FUNCIONES Y OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Se encarga de conseguir productos y contratar servicios necesarios para el buen funcionamiento.
FUNCIONES OBJETIVOS
- Recibir solicitudes de artículos y - Buscar proveedores competitivos.
materiales que se deben conseguir, - Conseguir materiales de calidad.
buscar proveedores y gestionar las - Conseguir la mejor calidad-precio.
compras. - Obtener suministros a tiempo.
- Analizar las tendencias de - Mantener inventarios al mínimo.
mercado. - Encontrar materiales estándar.
- Estudiar los envíos de los - Colaborar con otras áreas.
proveedores.
- Mantener con los proveedores
relaciones eficientes para obtener
rápido el producto.
- Buscar soluciones para mejorar los
costes.
PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El personal de compras está formado por:
- Jefe de compras: organiza, coordina y controla las actividades de la gestión del servicio.
o Funciones:
Fijar objetivos
Organiza actividades
Recibe boletines de solicitud de material, busca fuentes que mejor se adapten y evalúa
ofertas.
Comunica las compras realizadas y transfiere la documentación
Informa sobre los cambios que afecta a la calidad, precios o continuidad del servicio.
- Compradores: contrata los materiales y servicios necesarios para la empresa y dependen del jefe de
compras. Su función es conseguir una buena operación, ser eficaces y defender los intereses de la
empresa.
4.2. El proceso de compra.
Fases:
- Planificar las compras.
- Analizar las necesidades.
- Solicitar ofertas y presupuesto.
- Evaluar las ofertas recibidas.
- Seleccionar al proveedor.
- Negociar las condiciones.
- Solicitar el pedido.
- Hacer un seguimiento del pedido y los acuerdos.
4.2.1. Clasificación de las compras.
COMPRAS ESPECIALES: Se producen cuando se deben conseguir bienes de uso, es decir, no compramos
materiales para transformar o artículos de venta. La característica general es que la inversión es grande.
COMPRAS ANTICIPADAS: Son las que se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o
largo plazo. El comprador se anticipa a la necesidad cuando conoce qué y cuánto necesitará conseguir en el
futuro.
COMPRAS ESTACIONALES: Son compras de productos de temporadas. Su finalidad es atender a la demanda
estacional de ciertos artículos. Muchas veces las compras estacionales se convierten en anticipadas.
COMPRAS RUTINARIAS: Son compras de pequeñas cantidades, con entrega diaria o semanal de mercancía. Su
característica es atender a las necesidades del “día a día”.
COMPRAS DE OPORTUNIDAD: Tienen lugar cuando encontramos artículos a precios de ganga. La inversión
supone un riesgo. Se originan cuando el fabricante se encuentra saturado, necesita dinero inmediatamente o
tiene artículos de fin de temporada o que dejará de fabricar.
COMPRAS DE URGENCIA: Se hacen para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, se recurre a la compra de
urgencia como una solución para satisfacer la demanda cuando la empresa debe readaptarse a cambios
rápidos en la moda.
4.3. Fuentes de suministro: búsqueda de proveedores.
El personal encargado del aprovisionamiento debe planificar las compras antes de recibir el encargo. Los
proveedores potenciales o fuentes de suministro se pueden encontrar en:
- Páginas web e Internet
- Organismos oficiales.
- Asociaciones empresariales y profesionales.
- Prensa y revistas especializadas.
- Ferias y exposiciones del sector.
- Bases de datos.
Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor, los métodos que más se utilizan son:
- Entrevistarse con representantes del proveedor.
- Visitar mercados centrales.
- Visitar ferias y exposiciones.
- Acudir a oficinas de compra.
- Reunirse con importantes mayoristas.
4.4. Boletín de compras y análisis de necesidades.
El documento para dejar constancia de la petición realizada se llama boletín de compras.
El proceso suele ser el siguiente:
- Dar preferencia a las solicitudes de materiales cuyas existencias se encuentre bajo mínimos.
- Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o si se compra por primera vez.
- Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor.
- Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.
El siguiente paso es decidir calidad de los materiales, qué cantidad, plazo de entrega o las condiciones.
En las secciones de fabricación, almacén y ventas, la respuesta a las preguntas del tipo qué cantidad comprar,
cuándo solicitar el pedido y a qué precio.
4.5. Solicitud de ofertas y presupuesto.
La petición de ofertas y presupuesto es una práctica que hace la empresa:
- Cuando inicia por primera vez la actividad.
- Cuando la empresa tiene que comprar un producto nuevo.
- Cuando no está contenta con los proveedores habituales.
- Cuando quiere ampliar la cartera de proveedores.
- Cuando recibe publicidad de otra recién llegada.
¿QUÉ INFORMACIÓN DEBEMOS SOLICITAR?
CONDICIONES ECONÓMICAS CONDICIONES TÉCNICAS SERVICIOS POSVENTA
- Precio por unidad y por - Características técnicas y - Plazo de entrega y
lotes. calidad. reaprovisionamiento.
- Descuentos y su aplicación. - Embalajes especiales. - Devolución de excedentes.
- Gastos de envases y - Instalación y montaje. - Revisión de precios.
embalajes. - Tiempo de garantía. - Otros servicios.
- Costes de transporte y - Formación de los usuarios.
seguro. - Repuestos y
- Forma de pago. mantenimiento posventa.
- Recargo por aplazamiento
del pago.
4.6. Métodos para el cálculo del presupuesto.
Cálculo coste unitario:
1. Prorrateo de gastos comunes
2. Constante de proporcionalidad (K)
K= Coste total/Importe bruto
Importe bruto= C1 * P1 + C2 * P2 + … + Cn * Pn
C: Cantidad
P: Precio
Coste total= Importe bruto – Descuentos + Gastos (portes, seguros, embalajes, etc.)
3. Método simplificado= Importe de los gastos / Nº de uds.