Código: FOR-GD-013
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 2
FORMATO HOJA DE CONTROL Fecha: Memo I2023023863 - 14/08/2023
Página: 1 de 1
1. Nombre del expediente
2. Nombre de la serie 3. Código serie
HISTORIA SOCIAL 23
documental documental
4. Nombre de la subserie 5. Código subserie
HISTORIAS SOCIALES DEL SERVICIO DE ALIMENTACIÓN 4
documental documental
7. Fecha del 10. Fecha de 11. Responsable de la
6. No 8. Descripción del tipo documental 9. Folio(s) 12. Observaciones
documento incorporación incorporación
[Link]
1 login
Elaboró Revisó Aprobó
13.
Nombre Ingri Alejandra Betancourt Murillo Elsa Nubia Carrillo Quique
14.
Profesional Social Representante Legal
Cargo/Rol
15. Fecha
16. Notas
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
FORMATO HOJA DE CONTROL
INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO
Nombre del expediente: diligencie con el nombre del rotulo de la carpeta. El nombre del expediente debe
necesarios para garantizar la recuperación del expediente, se pueden incluir numeros de expedientes, pe
1 (trimestre 1, peridos 2 etc.), rangos, nombres e identificaciones de personas, Razones Sociales consecuti
Perez CC 80187830. Contrato de Prestación de Servicios No 1201-2023 CAFAM. Resoluciones de 1 hast
Nombre de la serie documental: registre el nombre de la serie documental, establecido en la tabla de reten
2
cuadro de clasificación documental. Ejemplo: Historias Sociales; Historias Laborales; Contratos; Planes; P
Código serie documental: registre el código de la serie documental, establecido en la tabla de retención do
3
clasificación documental.
Nombre de la subserie documental: registre el nombre de la Subserie documental, establecido en la tabla
Remitase al Cuadro de clasificación documental según corresponda. Ejemplo: historias Sociales de Prime
4
Código subserie documental: Registre el código de la Subserie documental, establecido en la tabla de rete
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Remitase al cuadro de clasificación documental y seleccione el código de la Subserie según corresponda.
6 No: Diligencie el número de Item de manera consecutiva del documento que hace parte del expediente.
7 Fecha del documento: Registre la fecha del documento que esta describiendo en la hoja de control. Form
Descripción del tipo documental: Registre la descripción del tipo documental. Ejemplo: Comunicación ofici
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magnetico CD que contiene informes de supervisión de contratos. Ficha SIRBE Cabezote y Variables Esp
9 Folio(s): Registre el folio ó el rango de folios definidos para el documento. Ejemplo: 1, 5, Rango: 1-10, 25-
Fecha de incorporación: Registre la fecha en la cual se incluye el documento en la hoja de control y se arc
10
Formato dd/mm/aaaa
11 Responsable de la incorporación: Registre el nombre de la persona que realiza la incorporación de los doc
Observaciones: registre observaciones en las que se incluye características internas o externas del docum
12 Formatos, Ubicación del documento, o el enlace del repositorio cuando se generen expedientes hibridos.
documentos (rasgaduras, manchas, defectos).
Elaboró: Persona que diligencia el formato de hoja de control
Revisó: Persona que revisa el contenido de la hoja de control
13 Recibió: Persona que recibe la hoja de control.
Registre el nombre completo del funcionario / Contratista que elabora, revisa y aprueba (respectivamente)
14 Registre el cargo o rol del funcionario / Contratista que elabora, revisa y aprueba (respectivamente) el do
15 Registre la fecha en la que se elabora el documento. Formato dd/mm/aaaa
16 Registre comentarios u observaciones sobre los documentos relacionados en la hoja de control.
Código: FOR-GD-013
Versión: 2
Fecha: Memo I2023023863 - 14/08/2023
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O
del expediente debe contener los datos
os de expedientes, periodos de tiempo
es Sociales consecutivos etc. Ejemplo Juan
esoluciones de 1 hasta 5 de 2023.
ido en la tabla de retención documental o
s; Contratos; Planes; Programas, Etc.
a tabla de retención documental o cuadro de
establecido en la tabla de retención documental.
rias Sociales de Primera Infancia.
cido en la tabla de retención documental.
ie según corresponda.
arte del expediente.
hoja de control. Formato dd/mm/aaaa
lo: Comunicación oficial No. XXX; Medio
bezote y Variables Específicas.
1, 5, Rango: 1-10, 25-35, 5-38.
hoja de control y se archiva en la carpeta.
corporación de los documentos.
s o externas del documento: Soporte o
expedientes hibridos. Defectos en el
eba (respectivamente) el documento.
espectivamente) el documento.
a de control.