“Decenio de la Igualdad de Oportunidades para Mujeres y Hombres”
“AÑO DE LA UNIDAD, LA PAZ Y EL DESARROLLO”
ANEXO N° 1
TERMINOS DE REFERENCIA (TDR) PARA LA CONTRATACION DE SERVICIOS
1. DENOMINACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Servicio de Auxiliar Administrativo
2. FINALIDAD PÚBLICA
La Oficina Ejecutiva de Administración, requiere necesariamente de un auxiliar administrativo, dada la
diversidad de documentos que llegan y se tiene que responder, así como también realizar el
seguimiento de la documentación y garantizar el cumplimiento de las funciones.
3. ANTECEDENTES
La Oficina Ejecutiva de Administración del Hospital Emergencia Ate Vitarte es uno de los servicios con
mayor movimiento de documentos de diversas áreas internas o externas al Hospital, en la actualidad
es la oficina donde hay mayor movimiento de documentos. Por lo tanto, por necesidad de servicio es
indispensable e importante para el buen seguimiento de los documentos; así como ingresarlos por
medio del Sistema de Gestión Documental y dar cumplimiento a las necesidades que se requiera.
4. OBJETIVOS DE LA CONTRATACIÓN
Objetivo General:
Fortalecer la gestion administrativa de la oficina a fin de contribuir con el avance y
cumplimiento de los objetivos de la institución.
Objetivo Específico:
Brindar apoyo Administrativo para la realización y seguimiento de documentos y asi poder
dar el cumplimiento de metas del servicio.
5. ALCANCE Y DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
En los siguientes términos de referencia, se detallan los servicios que serán prestados, teniendo en
cuenta las consideraciones relacionadas.
El contratista realizará el servicio que se requiere, cualquier trabajo y/o material que se encuentre
directamente relacionado al objeto de la contratación y no se muestre en los términos de referencia,
serán realizados por el contratista.
5.1 Actividades.
Proyectar los documentos de acuerdo a instrucciones de la Oficina Ejecutiva de Administración
e ingresarlos al Sistema de Gestión Documental
Formular los requerimientos del material de oficina y distribución, llevando el control respectivo.
Revisar y preparar la documentación para la derivación correspondiente a las áreas
correspondientes.
Organizar, sistematizar y mantener actualizado el archivo documentario preservando su
integridad y confidencialidad.
Efectuar y organizar con todas las áreas y seguimiento de trámite Documentario y la
documentación informando sobre su atención.
Atender y procesar las comunicaciones telefónicas y concretar citas que se le soliciten.
5.2 Requerimiento del proveedor y de su personal.
5.2.1 Perfil del Proveedor
Nivel de formación: Estudiante del V Ciclo de Administración de empresas o Contabilidad.
Cursos: a) Administración y/o Gestión Pública
b) Ofimática
Experiencia:
- Con experiencia minimo 3 años en actividades administrativas en sector público y/o
privado
° Lugar y plazo de la prestación de servicio
5.2.2 Lugar: Hospital Emergencia Ate Vitarte – Av. José Carlos Mariátegui N° 364
5.2.3 Plazo hasta 34 días calendario
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5.3. Entregables esperados:
Primer Entregable: Hasta 10 días calendario
• Proyectar los documentos de acuerdo a instrucciones de la Oficina Ejecutiva de Administración e
ingresarlos al Sistema de Gestión Documental.
• Formular los requerimientos del material de oficina y distribución, llevando el control respectivo.
• Revisar y preparar la documentación para la derivación correspondiente a las áreas correspondientes.
• Organizar, sistematizar y mantener actualizado el archivo documentario preservando su integridad y
confidencialidad.
• Efectuar y organizar con todas las áreas y seguimiento de trámite Documentario y la documentación
informando sobre su atención.
• Atender y procesar las comunicaciones telefónicas y concretar citas que se le soliciten.
Segundo Entregable: Hasta 24 días calendario.
• Proyectar los documentos de acuerdo a instrucciones de la Oficina Ejecutiva de Administración e
ingresarlos al Sistema de Gestión Documental.
• Formular los requerimientos del material de oficina y distribución, llevando el control respectivo.
• Revisar y preparar la documentación para la derivación correspondiente a las áreas correspondientes.
• Organizar, sistematizar y mantener actualizado el archivo documentario preservando su integridad y
confidencialidad.
• Efectuar y organizar con todas las áreas y seguimiento de trámite Documentario y la documentación
informando sobre su atención.
• Atender y procesar las comunicaciones telefónicas y concretar citas que se le soliciten.
5.4 Forma de pago
Conforme al entregable que se presente: Primer Entregable hasta quince días calendario y Segundo
Entregable hasta cuarenta y cinco días calendario.
El pago se realizará en dos armadas del monto equivalente, una vez recibido el servicio previa
conformidad del área usuaria a la prestación del comprobante de pago.
El pago se realizará mediante el abono al código de cuenta interbancaria.
5.5 Otras penalidades aplicables
Si el entregable acordado no fuera entregado en los plazos establecidos, se asignará al proveedor del
servicio una penalidad hasta un monto máximo equivalente al diez por ciento (10) % del monto del
contrato vigente.
5.6 Confidencialidad
Se mantendrá confidencialidad con la información y documentación a la que tenga acceso
relacionada con la prestación. El contratista, deberá dar cumplimiento a todas las políticas y
estándares definidos por la Entidad, en materia de seguridad de la información.
5.7 Propiedad intelectual
Para tal efecto el Hospital Emergencia Ate Vitarte tendrá todos los derechos de propiedad intelectual,
respecto al producto entregado y otros que guarden una relación directa con la ejecución del servicio.
5.8 Conformidad de la contratación
La conformidad del servicio será otorgada por el (jefe del área usuaria), en un plazo máximo de 10
días calendario posteriores a la realización del servicio.
FIRMA DEL JEFE RESPONSABLE DE LA UNIDAD ORGANICA