unidad 2
2
unidad
Coordinación
de la información
en el departamento de RRHH
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La comunicación en el departamento de Recursos Humanos
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En resumen:
Comunicación empresarial
Comunicación descendente
Comunicación
vertical Comunicación ascendente
El emisor y el receptor ocupan el mismo
Interna Comunicación
nivel dentro del organigrama y pueden ser
horizontal del mismo o de distinto departamento
Surge espontáneamente de las relaciones
Comunicación
interpersonales y supera a veces las
informal barreras jerárquicas
La empresa es receptora de información,
por ejemplo, normativa, consulta de
Ambiental indicadores sobre la situación del
mercado, necesidades de los clientes,
Externa etc.
La empresa es la que transmite la
Corporativa información al exterior: a la sociedad,
proveedores, clientes, etc.
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Ejemplo de comunicación vertical en una pequeña empresa
INTERNETÍZATE, SL es una empresa dedicada al diseño de páginas
web. Está integrada por un total de cinco personas: los dos socios
fundadores y tres técnicos con diversos perfiles. Su mercado es el de
los pequeños emprendedores que inician actividades de servicios y
necesitan posicionarse en la red.
Sus principales vías de comunicación son las siguientes:
• Comunicación descendente
Cuando se incorporan al equipo, los trabajadores reciben un
manual de bienvenida.
Los cambios en las líneas estratégicas y el arranque de nuevos
proyectos se comunican siempre en reuniones conjuntas y después
se envían por correo electrónico, para que quede constancia por
escrito.
Para el reparto de tareas, las instrucciones del día a día y la
resolución de dudas, se utiliza la comunicación oral.
• Comunicación ascendente
Aunque tienen un buzón de sugerencias, como la empresa es tan
pequeña lo que más se utiliza es la comunicación oral.
Una vez al año, los empleados completan una encuesta de
satisfacción.
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Tipos y medios de comunicación
en el departamento de Recursos Humanos
La comunicación en el departamento de Recursos Humanos
Con los trabajadores de la empresa.
– Transmitir informaciones relacionadas con procesos de
Interna selección o promoción o con acciones formativas.
– Resolver dudas de trabajadores relacionadas con
(dentro del ámbito contrato trabajo, sus nóminas o sus cotizaciones a la SS.
de la empresa)
Medios: tablón de anuncios, circulares, notas de servicio
interior, avisos, correo electrónico, teléfono, burofax,
atención directa, etc.
Con posibles candidatos.
Con el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), la
Seguridad Social, la Agencia Tributaria, etc.
– Procesos de selección.
– Cumplir con las exigencias legales de las
Externa Administraciones Públicas, principalmente:
• Comunicación de las contrataciones al SEPE.
(fuera del ámbito • Ingreso de las cotizaciones a la Seguridad Social.
de la empresa) • Declaración-liquidación de cuenta del IRPF.
– Teléfono, correo electrónico, atención directa, etc.
– Internet:
• SEPE: servicio Contrat@ [Link].
• Seguridad Social: sistema RED [Link].
• Agencia Tributaria: oficina virtual [Link].
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Estrategias y técnicas en la comunicación oral
Estrategias y técnicas para una comunicación efectiva
Expresar nuestras opiniones o deseos de una manera
amable, clara, directa y adecuada, con el fin de decir lo que
queremos sin violentar a los demás.
Asertividad
Ventajas: favorece la confianza en uno mismo y nos granjea
(como emisor) el respeto y la consideración de los demás.
Técnicas: disco rayado, banco de niebla, aserción negativa,
asertividad confrontativa.
Escuchar con atención y cuidado, tratando de comprender el
mensaje completo que recibimos del interlocutor.
Ventajas: favorece la relación positiva, ayuda a crear un clima
Escucha activa
de confianza y facilita la eliminación de tensiones.
(como receptor)
Técnicas: crear un clima adecuado, escuchar con empatía
(poniéndonos en el lugar del otro), evitar las distracciones, no
prejuzgar ni adelantar conclusiones, etc.
Para que la comunicación sea más eficaz, debemos cuidar
Conductas no también la comunicación no verbal.
verbales Consejos: adoptar una postura correcta y relajada, mirar a los
(como emisor ojos, pero siempre procurando no intimidar, utilizar la
o receptor) gesticulación con las manos para apoyar nuestras
explicaciones, pero sin exagerar, evitar los tics.
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Vocabulario
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Comunicación escrita
• Cualquier documento debe ser claro, conciso,
correcto desde el punto de vista gramatical y
cuidado en su presentación
• No debe contener ni una sola falta de ortografía
No olvides que cuando elaboras un documento
estás transmitiendo, hacia el exterior, una imagen
de la empresa y, hacia el interior, de ti mismo
como profesional
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Sistemas de control de personal
Métodos y procedimientos utilizados en la empresa para controlar la
asistencia de los trabajadores y evaluar su rendimiento
Coste económico, intentar controlar
El absentismo laboral es toda ausencia de un trabajador de su puesto
de trabajo, dentro de su jornada laboral, en las horas correspondientes
a un día laborable.
Justificado Injustificado
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ABSENTISMO LABORAL JUSTIFICADO: derechos del
trabajador en cuanto a permisos retribuidos y bajas por
maternidad, paternidad e incapacidad temporal
(enfermedades o accidentes).
El trabajador sigue percibiendo una remuneración, de la
empresa o de la Seguridad Social.
Siempre avalado por justificante.
ABSENTISMO LABORAL INJUSTIFICADO: ausencias a
las que el trabajador no tiene derecho o no están
justificadas. Los casos más frecuentes suelen ser:
• Faltas de puntualidad.
• Ausencias al trabajo injustificadas.
• Ausencias al trabajo justificadas de forma fraudulenta.
El trabajador no percibe remuneración alguna y pueden ser
objeto de sanción e incluso de despido procedente.
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Cálculo de los índices de absentismo
Son indicadores que nos sirven para medir el grado de absentismo
que existe en una empresa.
Sirven para comparar entre ellos y analizar sus causas y sus resultados
en diferentes periodos, para conocer su tendencia.
MANUFACTURAS DEL SUR, SA. es una empresa con 100 empleados que
trabajan a jornada completa (8 horas/día), 225 días laborables al año. El año
pasado se perdieron, por distintas causas, un total de 820 jornadas al año (265
no justificadas). ¿Cómo calculamos los índices anuales de absentismo?
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Causas y consecuencias del absentismo laboral
En la mayoría de las empresas, los índices de absentismo
laboral están relacionados con las condiciones de trabajo:
• Si son satisfactorias para el trabajador (integración en
el grupo, reconocimiento y valoración de los superiores,
expectativas de promoción, etc.) el absentismo laboral
tiende a disminuir y se incrementa la productividad de
los trabajadores y la competitividad de la empresa.
• Si las condiciones de trabajo son precarias (falta de
comunicación con compañeros y superiores, horarios de
trabajo poco flexibles, bajas retribuciones, etc.) los
índices de absentismo tienden a aumentar.
CONSECUENCIA: se incrementan los costes directos
(pago de salarios, cotizaciones a la Seguridad Social,
sustitutos de los trabajadores, etc.) e indirectos de la
empresa (carga de tareas para el resto de trabajadores,
costes de captación, selección, formación, adaptación de
sustitutos, etc.)
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Medidas de control y prevención del absentismo
MEDIDAS DE CONTROL: mecanismos para monitorizar la hora exacta de
acceso al centro de trabajo, así como la hora de salida.
• Mediante observación directa: no muy efectivo, pues no se suele registrar
la hora exacta de llegada ni de salida, y depende tanto del horario como de la
relación personal del supervisor o responsable con el subordinado.
• Mediante elementos de control (fichas, tarjetas, etc.): mucho más efectivo
que el anterior, ya que determina el tiempo exacto que el trabajador
permanece en la empresa y no depende de ninguna otra persona. El único
inconveniente es el riesgo de fraude, porque un trabajador podría «fichar» en
lugar de otro si dispone de su elemento de control.
• Mediante huella digital: es un sistema muy cómodo para el trabajador,
pues siempre se lleva encima, muy seguro, pues evita que acceda personal
ajeno a la organización, y además se elimina el riesgo de fraude posible con
los métodos anteriores.
• Mediante otros métodos: en algunas organizaciones no se registra la hora
de acceso ni de salida de la empresa, sino la de puesta en marcha y
detención de las herramientas de trabajo; este método es más discreto y
evita la sensación de excesivo control del trabajador.
No obstante, si bien establecer o incrementar medidas de control horario
puede ser efectivo a corto plazo, el clima laboral se resiente y a medio y largo
plazo no es la solución más útil.
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MEDIDAS DE PREVENCIÓN: sustituyen o complementan las medidas de
control, sin la incidencia negativa de estas en el clima laboral.
• Mejorar la comunicación interna: mecanismo interno de transmisión de
información entre los trabajadores y sus superiores y viceversa, de forma que
el posible malestar ante determinadas situaciones laborales llegue a oídos de
los responsables y se tomen las medidas oportunas para solucionarlas.
• Mejorar la motivación: mediante el reconocimiento y valoración de la labor
del trabajador (por sus superiores), un plan de formación, expectativas de
promoción e incluso una buena estrategia de marketing interno.
• Mejorar el clima laboral: la relación e integración de los trabajadores, ya
que si se encuentran a gusto en la empresa disminuirán los índices de
absentismo. De forma previa en el proceso de selección de nuevos
trabajadores, incorporando perfiles que encajen con los ya existentes en
plantilla, con una política salarial y de promoción justa, que respete la
igualdad de trato y de oportunidades entre hombres y mujeres, fomentando
las relaciones informales entre los trabajadores a través de actividades
deportivas, culturales, etc.
• Mejorar las condiciones de seguridad laboral: las empresas que han
desarrollado un amplio plan de prevención de riesgos laborales tienen un
menor número de accidentes y enfermedades profesionales, lo que redunda
en unos menores índices de absentismo.
• Mejorar la flexibilidad horaria: muchos de los problemas de absentismo
se producen por la rigidez en los horarios de trabajo. Cada trabajador es
diferente, de forma que una mayor flexibilidad horaria permite conciliar mejor
la vida laboral y personal del trabajador y hace disminuir los índices de
absentismo.
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Formulario de recogida de datos sobre absentismo laboral
El responsable de cada departamento debe comunicar al
departamento de Recursos Humanos las ausencias que se
produzcan en su sección. Normalmente utiliza un formulario tipo
diseñado al efecto en cada empresa.
El departamento de Recursos Humanos archiva el formulario y el
justificante en el expediente del trabajador y, en su caso, toma
medidas al respecto (apercibimiento, sanción, descuento en la
nómina, etc.).
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Justificantes presentados con mayor frecuencia por los trabajadores
Causa de la ausencia Tipo de justificante
Matrimonio. Libro de familia, certificado judicial o
certificado emitido por la
correspondiente confesión religiosa.
Nacimiento o adopción de un hijo. Libro de familia o certificado judicial.
Consulta médica. Citación previa de los servicios
médicos y, posteriormente, el
justificante médico de asistencia.
Enfermedad grave de familiar hasta Certificado médico.
el 2.º grado.
Traslado de domicilio. Certificado de empadronamiento en
el nuevo domicilio.
Exámenes prenatales y técnicas de Citación previa de los servicios
preparación al parto. médicos y, posteriormente, el
justificante médico de asistencia.
Cumplimiento de deberes de Certificado emitido por el órgano
carácter público y personal. jurisdiccional, administrativo o
electoral.
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Evaluación de resultados
La evaluación del rendimiento o de los resultados del
trabajador para comprobar si se han alcanzado los objetivos
inicialmente planteados.
Un seguimiento continuo y sistemático, consensuado con los
trabajadores, resulta motivador y mejora los resultados, tanto
individuales como de la propia organización.
Auditorias de Recursos Humanos
o Se basa en la observación, medición y comprobación de una
serie de procedimientos, indicadores y datos estadísticos para
detectar deficiencias y/o áreas de mejora.
o En conjunto o por separado, cualquiera de las funciones y tareas
ligadas a la gestión y/o administración de personal para detectar a
tiempo los problemas asociados a nuestro departamento y
plantear posibles soluciones.
o Para que realmente sean efectivas, las auditorías deben
realizarse de manera periódica.
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Registro y archivo de la información y la
documentación
Criterios de confidencialidad, seguridad y diligencia
El expediente de personal
• Los expedientes de todos los trabajadores de la
empresa se agrupan en un fichero o archivo de
personal (su gestión es una función muy
importante para RRHH).
• Cada empresa decide cómo organizarlo
(alfabéticamente, secciones o departamentos,
categorías profesionales, etc.)
• Recoge el historial laboral ordenado (dos
primeras páginas son una ficha de personal y una
hoja resumen en la que se relacionen los
documentos que contiene)
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La documentación que contiene habitualmente el expediente de
personal es la que tiene que ver con su candidatura, formación y
situación laboral.
Documentación del expediente de personal
– Carta de presentación.
– Currículum.
– Informe de resultados de las pruebas de selección.
– Fotocopia del título exigido para la contratación.
– Fotocopia de títulos o certificados aportados como formación.
– Copia del contrato de trabajo.
– Prórrogas del mismo, si las hubiese.
– Documentación relacionada con la Agencia Tributaria y la Seguridad
Social.
– Documentación sobre participación en acciones de formación
permanente dentro de la empresa o fuera de esta.
– Información sobre evaluaciones de rendimiento o desempeño.
– Copia de las comunicaciones entregadas al trabajador en relación a
su situación laboral (modificación, suspensión, extinción…).
– Comunicaciones o solicitudes entregadas por el trabajador (por
ejemplo, para solicitar una excedencia) y copia del documento de
respuesta de la empresa firmado por el trabajador.
Variaciones de datos: incorporarlas inmediatamente al expediente de
personal (constantemente e instrumento útil)
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Protección de datos de carácter personal
Trabajar con los datos personales y otra información sensible de los
trabajadores obliga a respetar el marco establecido por la Ley
Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal
(LOPD).
No es un trabajo complejo pero muchas empresas
externalizan
La Agencia Española de Protección de Datos es el órgano
encargado de la aplicación y verificación del cumplimiento de la ley y
responsable de sancionar las infracciones contra la normativa.
¿Cómo afecta la normativa de protección de datos al
departamento de Recursos Humanos?
– Inscripción de los ficheros.
– Información y consentimiento para el tratamiento de datos.
– Elaboración del «documento de seguridad»
– Cancelación y bloqueo de los datos
– Deber de secreto
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• Tan importante es la gestión de los datos como
su conservación.
• Es un proceso que ha de estar documentado en
cualquier empresa y que se ha de cumplir
puntualmente en las fechas previstas es la
realización de copias de seguridad de los
ficheros informáticos, para garantizar la
conservación de los datos en su integridad.
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La protección del medio ambiente: gestión de residuos
o La protección del medio ambiente se ha convertido en una
preocupación creciente en nuestra sociedad (ninguna
actividad es cien por cien inocua)
o Todas las empresas deben aplicar procesos y
procedimientos destinados a minimizar el impacto
medioambiental de su actividad, así como a asegurar una
correcta gestión de los residuos que producen, y prestar
especial atención a aquellos materiales que sean
susceptibles de reciclaje y a los que pudiesen tener
componentes contaminantes
o En los departamentos de carácter administrativo (incluido
RRHH) se genera una gran cantidad de documentación,
muchas veces impresa
o Los principales problemas a los que nos enfrentamos son:
– El gasto excesivo de papel
– La eliminación de cartuchos de tinta y tóner
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La protección del medio ambiente: gestión de residuos
Consejos para ahorrar energía en la oficina
1. Situar los puestos de trabajo aprovechando al máximo la luz natural.
2. Utilizar los aparatos de climatización a las temperaturas recomendadas
(23-25°C en verano y 20-22 °C en invierno).
3. Revisar el aislamiento de fachadas, paredes y ventanas para reducir el
gasto derivado de la climatización.
4. Utilizar bombillas de bajo consumo y apagar las luces cuando no se estén
utilizando.
5. Instalar sistemas de detección de presencia en las zonas de paso para
ahorrar iluminación.
6. Colocar contenedores para papel, plástico, cartuchos de tinta y tóner y
fomentar su uso entre los empleados.
7. Comprar equipos informáticos eficientes. Activar opciones de ahorro.
8. Desenchufar todos los aparatos eléctricos al final de la jornada y apagar
las regletas para evitar «consumos fantasma».
9. Apostar por el uso de energías renovables como fuente de energía para la
calefacción y el agua caliente.
10. Instalar sistemas de ahorro en grifos y cisternas.
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La técnica de las tres erres en la gestión de documentación
La técnica de las tres erres —reducir, reutilizar, reciclar— es un
principio que debe orientar nuestro quehacer diario en el trabajo y
en nuestra vida personal
Las tres erres
Reducir
Reutilizar
Reciclar
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