MATRIZ DE RIESGO

PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN

* Cometer errores al momento de realizar

las afiliaciones al empleado a salud, pensión,
* Afiliación errónea al SGSSS. ARP, caja de compensación y
VINCULACIÓN cesantías.
DEL * Error en digitación.
PERSONAL * Ingresar datos equivocados a
* Perdida de papelería. software contable.

* Extravío de documentos.

* Reporte inoportuno de novedades como:

* Entrega inoportuna de novedades.
incapacidades, licencias, recargos y
horas extras.
* Calculo de porcentajes erroneos.
PAGO
* No verificar toda la información antes de
SALARIOS * No verificación de valores antes de
liquidar.
realizar el pago.
* Olvido o equivocación en claves de portal
* Olvido de claves.
bancarío.

PAGO * Calcular erróneamente los

* Cálculos
SEGURIDAD porcentajes y el IBC del empleado
erróneos.
SOCIAL para efectuar pago.

PAGO * Liquidación errónea en valores

* Liquidación
PRESTACIONES y en días de las prestaciones sociales legales
erronea.
SOCIALES y extralegales.
 * No efectuar el retiro del empleado de las
* No efectuar retiro del administradoras de seguridad social.
empleado.
RETIRO * No ser atendida oportunamente la carta
EMPLEADO * Retiro Voluntario. de renuncia por la alta dirección.

* Retiro Forsoso. * No recibir con antelación la notificación de

despido.
TRIZ DE RIESGOS AREA DE NOMINA
AGENTES GENERADORES CAUSAS

* Documentación incompleta.
Información desactualizada.
* Auxiliar nómina.
* No verificar todos los datos antes del
envío a las entidades.
* Plataformas, empleados o
formulario de las entidades del sistema de
* No solicitar radicado y certificaciones de
seguridad social.
afiliación.

* No archivar correctamente.

* Desconocimiento norma laboral

* Auxiliar de nómina. porcentajes
actualizados y portal bancario.
* Contador.
* Mala memoria.
* Gerente.
* Ausencia de monitoreo y control.

* Desconocimiento en norma laboral.

* Auxiliar de nómina.
* No realizar una última revisión antes
* Contador. del pago.

* Gerente. * Mala manipulación en software

contable.

* Auxiliar nómina.
* Autorización de pagos sin previa
* Auxiliar tesorería. revisión.

* Contador. * Incorrecta aplicación por falta de

comprensión de la norma.
* Gerente.
 * Falta de información con la
alta dirección.
* Auxiliar Nómina.
* Desconocimiento de procedimiento y de
la norma.
* Gerente.
* Negligencia por parte de la
alta administración.
 EFECTOS VALORACIÓN

* Empleado inactivo con

grupo familiar.

* Pago inexistentes a
MEDIO
entidades.

* Cotización con fechas

inexactas.

* Sanciones económicas.
Inconformidad empleado.

* Sobrecostos.
ALTO
* Bloqueo portal bancario.

* Pago inoportuno de salario.

* Sanción económica.

* Sobrecostos.
GRAVE
* Pago inoportuno.

* Responsabilidad fiscal.

* Demandas empleado.

* Sobrecostos.
GRAVE
Reprocesos contables y
administrativos.
 * Retraso en el empalme.
Aumento en el volumen de
trabajo.

* Entrega de información
desactualizada. ALTO

* Renovación automática
del contrato, generando
sobrecostos en el
presupuesto proyectado.
 PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN

* Ingresar datos equivocados a

software contable, razón social, documento de identificación,
CREACIÓN CLIENTES * Error en digitación. direcciones, entre otros

* Otorgar crédito a personas o empresas reportadas en

* Clientes reportados
centrales de riesgo
* Cartera castigada
* Clientes con antecedentes de mal comportamiento en
EVALUACIÓN CRÉDITO
pagos
* Demandas.
* Consultas o reportes a centrales de riesgo sin ser
autorizados por el cliente

* Razón social errada

* Facturar a un cliente con una razón social diferente
* Producto, cantidad,
CONTABILIZACIÓN * Facturar al cliente algo diferente a lo negociado
precio errados
FACTURA DE VENTA
* Facturar con crédito o contado sin tener en cuenta
* Condiciones de pago
condición de pago del cliente
erradas.
CONTADOS PAGADOS * Dineros extraviados por transportadores, auxiliar de
* Pérdida del efectivo
EN EFECTIVO cartera, mensajeros

* Fraudes de
comprobantes de
pagos*
CONTADOS PAGADOS
* Cheques devueltos
EN CHEQUE,
causal 02 (Fondos * Dineros perdidos por fraudes de clientes
TRANSFERENCIA (QR,
insuficientes)
OTROS BANCOS)
* Validación errada de
pagos

* No hacer recaudo
oportuno.
COBRANZA * No hacer trazabilidad a la cartera vencida oportunamente

* Cartera
desactualizada. * Ventas más altas con notas crédito pendientes

NOTAS CRÉDITO * Inventario * Reprocesos

descuadrado
* Inventario físico y teórico difieren
 MATRIZ DE RIESGOS AREA DE VENTAS Y CARTERA
AGENTES GENERADORES CAUSAS

* Información incompleta suministrada por el área comercial.

* No verificar todos los datos antes de grabar la creación del

* Auxiliar de facturación. cliente.

* Asesor Comercial. * No tener claro manual de creación de clientes

* No consultar las plataformas del gobierno para validar

datos.

* Desconocimiento de las políticas de tratamiento de datos

personales.
* Analista de créditos
* Mal análisis de créditos.

* Facturas con parametrización errada.

* Auxiliar de facturación.
* Comercial suministra datos errados al área de facturación.
* Asesor comercial.
* Auxiliar de facturación comete un error de digitación
* Analista de crédito.
* Auxiliar de transporte. * Pérdida por no custodia en lugar seguro.

* Auxiliar de cartera. *Jineteo

* Mensajeros *Autopréstamos

* Cliente.

* Auxiliar de cartera. * Validación errada en los pagos

* Transportador

* Falta de personal suficiente

* Auxiliar de cartera.
* Falta de control.

* Falta de incentivos, comisiones por recaudo

* Asesor comercial * Error de despacho

* Área de inventarisos *Precios negociados

Y CARTERA
EFECTOS

* Clientes que no existen en las BBDD del gobierno.

*Facturas electrónicas rechazadas por la DIAN.

* Información errada en XML y PDF de las facturas.

* Entrega de pedidos en direcciones erradas

* Cobro de cartera improcedente por datos errados.

* Cartera con demora en pago o cartera castigada.

* Demandas por falta de autorización de consulta o

reporte a centrales de riesgo.

* Bajo flujo de caja.

* Rechazo de la factura en la plataforma de la DIAN

por parte del cliente por no ser acorde a lo negociado

* Sobrecostos por devoluciones de producto.

* PQR de los clientes por errores de facturación.

* Díficil recaudo por error en medio de pago crédito y

es contado
* Cartera desactualizada por no aplicación oportuna
de los pagos

* Despido de personal por malos manejos de dinero.

*Castigo de cartera pagada pero no liquidada.

*Inconformidad de clientes por cobro de cartera

pagada

* Cartera castigada por pagos no recaudados sin

respaldo de documentos para crédito

* Cartera con edades avanzadas.

* Deterioro de cartera.

* Bajo flujo de caja

* Valor de cartera difiere de la realidad

* Inventario descuadrado, físicamente hay productos

pero no teóricamente
 CONTROLES VALORACIÓN

* Validación de cédulas y NIT en las páginas del gobierno,

procuraduría y DIAN

* Procuraduría:
[Link]
[Link]

*DIAN:
ALTO
[Link]
[Link]

* Revalidar la información antes de grabar la creación del

cliente

* Validación del área contable una vez por semana de los

clientes creados en las BDD del gobierno

* Diligenciar formato de consulta y reporte a centrales de

riesgo

* Análisis de documentación mínima para otorgar crédito,

ALTO
cámara de comercio, pagaré y carta de instrucciones firmada
por el representante legal

* Reporte oportuno a centrales de riesgo y/o cobro jurídico

* Reconfirmación de pedido por parte del comercial con el

cliente

* Validar datos de facturación antes de la conabilización del

documento
ALTO
* Atención oportuna de los PQR de los clientes

* Automatización de eventos mercantiles de Reclamo con el

proveedor de facturación electrónica.
 * Abolir los pagos en efectivo, son: QR y transferencia
ALTO

* Pago antes de la entrega

* Cartera validar pago en cuenta de banco antes de la

ALTO
entrega

* Comisiones por % de recaudo.

* Cobro de cartera por edades. MEDIO

* Actualización de datos de los clientes

* Formatos de ingreso de inventarios para devoluciones y su

aplicación en el sistema el mismo día de la devolución
MEDIO
* NO ingresar facturas al sistema sin el precio negociado