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Alistamiento Documental para Digitalización

El documento describe los pasos para alistar documentos antes de la digitalización. Los documentos deben estar desempastados, foliados y organizados de acuerdo a las series documentales. Se deben quitar dobleces, objetos extraños y documentos que no pertenezcan. Los documentos rotos menores a 10cm deben ser corregidos y aquellos más dañados deben ser fotocopiados antes de escanear.

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Valentina Aguilar
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Alistamiento Documental para Digitalización

El documento describe los pasos para alistar documentos antes de la digitalización. Los documentos deben estar desempastados, foliados y organizados de acuerdo a las series documentales. Se deben quitar dobleces, objetos extraños y documentos que no pertenezcan. Los documentos rotos menores a 10cm deben ser corregidos y aquellos más dañados deben ser fotocopiados antes de escanear.

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ALISTAMIENTO

DOCUMENTAL

Documentación
organizada por lotes,
dispuesta para
manipulación.

Previo al proceso de
digitalización es
necesario que los
documentos estén
desempastados

Los documentos deben estar


debidamente foliados y
organizados de acuerdo con las
series y sub series documentales
establecidas en las
Tablas de Retención o de
Valoración Documental

Quitar dobleces y
documentos que no
hacen parte de la
documentación , como
ganchos, banderines de
colores, plastico o
cualquier otro objeto
que pueda dañar la
documentación
Si es el caso, se deben
retirar los documentos
que no correspondan al
expediente; estos deben
ser entregados al
funcionario asignado por
el contratante. Dichos
documentos deben estar
debidamente
identificados,
relacionando la cantidad
y referenciando el
expediente del que fue
retirada la información..

En caso de que el
documento se encuentre
con alguna rasgadura no
mayores a 10 cm de largo,
debe ser corregido
inmediatamente de
acuerdo con las
instrucciones
establecidas

Para casos de
deterioros más
graves, se hará una
fotocopia, para ser
usada en el
escáner.

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