NORMA 059 SSA1 2015.
3.98 Protocolo, al plan de trabajo escrito que establece los objetivos, procedimientos,
métodos y criterios de aceptación, para realizar un estudio.
3.100 Queja, a toda observación proveniente de un cliente, relacionada con la calidad
del producto.
3.102 Red o cadena de frío, al conjunto de sistemas logísticos diseñados que
comprenden personal, infraestructura, equipos y procedimientos, para mantener los
productos en condiciones específicas de temperatura ininterrumpidas, durante su
almacenamiento, transporte y distribución.
3.104 Registro, al documento que presenta evidencia de las acciones realizadas para
demostrar el cumplimiento de actividades o instrucciones.
3.107 Reporte, al documento de la realización de operaciones, proyectos o
investigaciones específicas, que incluye resultados, conclusiones y recomendaciones.
3.109 Requisito, a la circunstancia o condición necesaria para el cumplimiento de una
obligación. .
3.111 Revisión anual de producto o revisión de la calidad del producto, al análisis
histórico de la calidad de un producto, el cual toma como referencia todos los
documentos regulatorios vigentes en el ámbito químico farmacéutico nacional, los
criterios internacionales reconocidos generalmente, así como los lineamientos internos
de cada empresa.
3.112 Robustez, a la capacidad de un proceso de ser insensible, en cierta medida
conocida, a factores que pudieran afectarlo en las condiciones establecidas.
3.113 Sanitización, a la acción de eliminar o reducir los niveles de partículas viables por
medio de agentes físicos o químicos, posterior a la actividad de limpieza.
3.115 Seguridad, a la valoración del beneficio que produce un medicamento frente a sus
posibles riesgos en un momento dado.
3.116 Sistema computarizado/computacional, a cualquier equipo, proceso u operación
que tenga acoplada una o más computadoras y un software asociado o un grupo de
componentes de hardware diseñado y ensamblado para realizar un grupo específico de
funciones.
3.118 Sistema de Gestión de Calidad, a la manera como la organización dirige y controla
las actividades asociadas con la calidad.
3.120 Sistemas críticos, a aquéllos que tienen impacto directo en los procesos y
productos.
3.121 Transferencia de tecnología, al proceso sistemático que es seguido para pasar el
conocimiento y la experiencia durante el desarrollo y/o comercialización a otra unidad
responsable y autorizada. Este proceso incluye la transferencia de documentación y la
capacidad demostrada de la unidad receptora del desempeño efectivo de los elementos
críticos de la tecnología transferida hasta la satisfacción de todas las partes
y cumplimiento de la normativa vigente.
3.122 Trazabilidad, a la capacidad de reconstruir la historia, localización de un elemento
o de una actividad, por medio de registros de identificación.
3.123 Validación, a la evidencia documental generada a través de la recopilación y
evaluación científicas de los datos obtenidos en la calificación y de las pruebas
específicas, a lo largo del todo el ciclo de vida de un producto, cuya finalidad es
demostrar la funcionalidad, consistencia y robustez de un proceso dado en cuanto a su
capacidad para entregar un producto de calidad.
3.124 Validación de limpieza, a la evidencia documentada de que un procedimiento de
limpieza para las áreas y equipos usados en la fabricación de medicamentos reduce a
un nivel preestablecido los residuos del agente de limpieza y producto procesado.
5. Sistema de Gestión de Calidad
5.1.1 El Sistema de Gestión de Calidad, representa el conjunto de medidas adoptadas de
manera planificada y sistematizada, con el objeto de garantizar que los medicamentos
son de la calidad requerida para el uso al que están destinados. La Gestión de Calidad
incorpora, por lo tanto, las normas de BPF, BPD, BPAD, BPL y los principios de la Gestión
de Riesgos. Incluyendo el uso de las herramientas apropiadas.
[Link] Existen procedimientos o acuerdos técnicos de calidad para asegurar la gestión
de las actividades subcontratadas.
[Link] Se establece y mantiene un estado de control de la ejecución del proceso y la
calidad del producto mediante medidas de monitoreo y los resultados de dichas medidas
se tienen en cuenta para la liberación del lote, para la investigación de las desviaciones,
y para llevar a cabo acciones preventivas que permitan eliminar la recurrencia.
[Link] Se llevan a cabo todos los controles necesarios sobre los productos
intermedios, así como los controles en proceso y las validaciones;
[Link] Se facilita la mejora continua.
[Link] Existen medidas implantadas para la evaluación prospectiva de cambios
planeados así como su aprobación previa a la implementación, considerando la
notificación y aprobación por las autoridades regulatorias, en su caso.
[Link] Tras la implementación de cualquier cambio planeado, se lleva a cabo una
evaluación para confirmar que se han alcanzado los objetivos de calidad.
[Link] Durante la investigación de desviaciones, sospechas de defectos de productos
u otro tipo de problemas, debe aplicarse un análisis de la causa raíz. Este análisis puede
determinarse en base a los principios de gestión de riesgos. En los casos en los que la
causa(s) raíz no pueda determinarse, debe considerarse la causa o causas más
probables, y abordar éstas. Deben identificarse y adoptarse acciones correctivas y/o
preventivas adecuadas (CAPA) en respuesta a las investigaciones realizadas. La
efectividad de estas acciones debe monitorearse y evaluarse, en línea con los principios
de gestión de riesgos de la calidad.
1.4.15 Se adoptan medidas que garantizan, que los medicamentos se almacenan y se
distribuyen de tal modo que la calidad se mantiene íntegra durante el periodo de
vigencia.
[Link] Existe un procedimiento de autoinspecciones y/o de auditorías de calidad
que evalúa regularmente la eficacia y la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad.
[Link] Los elementos mínimos que contendrá el Sistema de Gestión de Calidad son:
[Link].1 Manual de calidad.
[Link].2 Sistema de Auditorías.
[Link].3 Gestión de Quejas.
[Link].4 Manejo de Producto fuera de especificación o no conforme.
[Link].5 Manejo de desviaciones y sistema CAPA.
[Link].6 Retiro de producto.
[Link].7 Control de cambios.
[Link].8 PMV.
[Link].9 RAP.
[Link].10 Transferencia de Tecnología.
[Link].11 Gestión de Riesgos.
[Link].12 Control de documentos.
[Link].13 Devoluciones.
5.2 Documentación.
.2.1 Generación de la documentación.
[Link] Los documentos deben definirse y apegarse a lo establecido. Los requisitos
aplican de igual manera a todas las formas de medios de documentación. Los sistemas
electrónicos de generación de documentos necesitan entenderse, estar bien
documentados, validados, y disponer de controles adecuados.
[Link] Los documentos del sistema deben estar escritos en idioma español. Cuando
los documentos estén en dos idiomas o más, siempre deben incluir la versión en
español. Algunos documentos pueden existir en forma híbrida, por ejemplo, parte en
formato electrónico y otros en papel.
Los documentos que contienen instrucciones deben redactarse de manera ordenada y
ser fáciles de comprobar. El estilo y lenguaje de los documentos debe concordar con su
intención de uso.
5.2.2 Control de la documentación.
[Link] Las relaciones y las medidas de control para los documentos maestros, las
copias oficiales, el manejo de datos y registros se tienen que establecer tanto para los
sistemas híbridos como para los homogéneos.
[Link] Deben implementarse controles adecuados para documentos electrónicos
tales como plantillas, formularios y documentos maestros. Debe disponerse de controles
adecuados para asegurar la integridad de los registros a lo largo del periodo de
retención.
[Link] Los documentos deben diseñarse, prepararse, revisarse y distribuirse de
acuerdo a lo establecido en el Sistema de Gestión de Calidad.
[Link] Deben cumplir con las partes aplicables de las especificaciones de producto,
de los expedientes de autorización de fabricación y comercialización. La reproducción
de documentos de trabajo a partir de documentos originales no debe permitir la
introducción de ningún error en el proceso de reproducción.
5.2.3. Resguardo de documentos.
[Link] Debe definirse claramente el lugar de resguardo de todos los documentos
relacionados a la fabricación de los medicamentos. Deben implementarse medidas de
control que aseguren la integridad de los documentos durante todo el periodo de
resguardo y evaluar dichas medidas.
[Link] Debe mantenerse en resguardo el expediente de fabricación de cada lote
fabricado al menos un año después de su fecha de caducidad o cinco años después de
que el lote fue liberado por el Responsable Sanitario o su equivalente en el extranjero.
En este caso se debe conservar por el periodo que sea más largo.
[Link] Para otro tipo de documentos, el periodo de conservación dependerá de la
actividad que la documentación sustente. La documentación crítica, incluyendo los
datos primarios (por ejemplo relativos a validación o estabilidad), que respaldan la
información del Registro Sanitario o autorización de comercialización debe conservarse
mientras la autorización sigue vigente. Puede considerarse aceptable retirar cierta
documentación (por ejemplo, datos primarios para respaldar un informe de validación o
de estabilidad) cuando los datos se hayan reemplazado por un nuevo paquete completo
de datos.
[Link] Se debe documentar una justificación para esto y tenerse en cuenta los
requisitos de conservación de la documentación de lote; por ejemplo, en el caso de
datos de procesos de validación, los datos primarios acompañantes deben conservarse
por un periodo al menos tan extenso como el de los registros de todos los lotes cuya
liberación se apoya en ese ejercicio de validación.
[Link] Para productos en investigación, la documentación debe conservarse en
resguardo al menos cinco años después de que la empresa haya registrado el producto
en el último país.
[Link] Cualquier tipo de resguardo distinto al tiempo mencionado debe
fundamentarse con base en las disposiciones jurídicas aplicables.
.[Link].9 Cualquier desviación a las instrucciones de producción debe ser registrada,
investigada y evaluada. La investigación debe ser concluida para la liberación del lote.
5.3 Auditorías.
5.3.1 Deben existir procedimientos que establezcan el proceso de ejecución de una
auditoría que contenga al menos:
[Link] El alcance de cada tipo de auditoría
[Link] La calificación del grupo auditor incluyendo:
[Link].1 Experiencia, entrenamiento, habilidades, disponibilidad e independencia.
[Link].2 Proceso de ejecución: planeación, responsabilidades, requisitos, registros,
reporte.
[Link].3 La frecuencia de auditorías y el establecimiento de un programa
permanente de auditorías.
5.3.2 Para efectos de esta Norma las auditorías se clasifican en: auditorías Internas
(autoinspecciones), auditorías a proveedores y auditorías de las entidades regulatorias.
[Link] Auditorías internas (autoinspecciones):
Debe existir un sistema de autoinspección para la evaluación del Sistema de Gestión
de Calidad y del nivel de cumplimiento en BPF.
[Link].1 Las auditorías de autoinspección deben ser conducidas por personal
independiente al área auditada. Éstas también pueden ser realizadas por personal
externo.
[Link].2 Los siguientes aspectos deberán evaluarse siguiendo un programa
preestablecido para verificar su conformidad con los principios del Sistema de Gestión
de Calidad:
[Link].2.1 Todas las autoinspecciones deberán quedar registradas. Los informes
incluirán todas las observaciones realizadas durante las inspecciones y, en su caso, las
propuestas de medidas correctivas y/o preventivas deberán registrarse en el sistema
CAPA del establecimiento.
[Link].2.2 Los resultados de las autoinspecciones deben ser comunicados al
personal involucrado.
[Link] Auditorías a proveedores
[Link].1 Los establecimientos deben determinar con base en una evaluación de
riesgos aquellos proveedores de insumos que tengan un impacto en la calidad,
seguridad y eficacia del medicamento.
[Link].2 Debe existir un procedimiento para la ejecución de auditorías para
proveedores de insumos, prestadores de servicios de análisis, prestadores de servicios
a sistemas críticos y equipos y maquiladores de procesos de fabricación.
[Link].3 Debe existir un programa de auditorías periódicas, así como, contar con
evidencia documental para demostrar el cumplimiento del mismo.
La periodicidad de las auditorías a proveedores debe establecerse con base al nivel
de riesgo en el proceso, el impacto y en los reportes de calificación previos.
[Link].4 Los reportes de auditorías a proveedores deben formar parte del expediente
de calificación del proveedor.
[Link] Auditorías de las Entidades Regulatorias
[Link].1 Debe existir un procedimiento para la atención de auditorías de las
Entidades Regulatorias que incluya y no se limite a:
[Link].1.1 Recepción de la auditoría por el responsable sanitario o por la persona que
éste autorice, de conformidad con el punto 7.1.6 de esta Norma.
[Link].1.2 Preparación de información a ser presentada.
[Link].1.3 Registro, evaluación y cierre de no conformidades durante una auditoría
de las Entidades Regulatorias
[Link].2 Los resultados de las auditorías por Entidades Regulatorias deben ser
comunicados al personal involucrado en la ejecución de las acciones así como a la
Dirección General o alta dirección.
5.4 Gestión de quejas
5.4.1 Debe existir un responsable de la gestión de quejas.
5.4.2 Debe existir un procedimiento para el manejo de quejas, el cual debe incluir:
[Link] La obligatoriedad de la atención y documentación de todas las quejas.
[Link] El proceso de investigación incluyendo el impacto a la calidad, seguridad y
eficacia del producto.
[Link] Definición de las CAPA a realizar respecto al problema.
[Link] La forma y el tiempo de respuesta al cliente, en su caso.
[Link] Indicar en qué casos se procederá al retiro de producto de mercado y notificar
a la Secretaría a través de la COFEPRIS.
5.4.3 Como parte de la investigación de una queja de un lote de producto defectuoso,
debe extenderse la evaluación prospectiva y retrospectiva a otros lotes con el fin de
determinar si éstos también están afectados.
5.4.4 Los registros de las quejas deben como mínimo contar con lo siguiente:
[Link] Nombre del producto, presentación y número de lote.
[Link] Cantidad involucrada.
[Link] Motivo.
[Link] Nombre y localización de quien la genera.
[Link] Resultado de la investigación.
[Link] Acciones tomadas.
[Link] Todas las quejas deben registrarse de forma cruzada con los reportes de
investigación generados y hacer referencia a los correspondientes registros del lote
involucrado.
5.4.5 Se debe efectuar una revisión periódica de las quejas, para identificar
problemas específicos o recurrentes y tomar las medidas necesarias.
5.5 Manejo de producto fuera de especificaciones y/o no conforme
5.5.1 Los productos en cualquiera de sus etapas que no cumplan las especificaciones
establecidas o que sean fabricados fuera de los procedimientos establecidos deben ser
identificados y colocados en retención temporal o de cuarentena.
5.5.2 Debe emitirse un reporte de desviación o no conformidad para definir el nivel y
la extensión de la no conformidad así como para establecer las acciones correctivas tal
como si puede ser reacondicionado, recuperado, reprocesado, retrabajado o rechazado.
5.5.3 Los procesos de recuperación, reproceso o retrabajo deben ser autorizados por
el Responsable Sanitario o por la persona que éste designe en términos del punto 7.1.6,
de esta Norma.
5.5.4 Debe existir un procedimiento que describa:
[Link] La identificación del producto no conforme.
[Link] El control del producto no conforme incluyendo la segregación y la prevención
del uso inadvertido del producto o de la instalación donde se procesó.
[Link] Las acciones a tomar en los casos de reacondicionado, recuperado, reproceso
o retrabajo de lotes.
[Link] El Responsable Sanitario o persona autorizada debe establecer la disposición
final del producto.
5.5.5 La recuperación de producto en envase primario sólo está permitida en
formas farmacéuticas sólidas.
5.5.6 El retrabajo o el reproceso no están permitidos en productos estériles
dosificados en su envase primario.
5.5.7 Los lotes recuperados deben ser sometidos a análisis de calidad y la
documentación debe demostrar que la calidad del lote recuperado es equivalente a la
del proceso original.
5.5.8 Los reprocesos en medicamentos se permiten por una sola ocasión. En caso de
que la causa que originó el reproceso sea repetitiva, el proceso debe ser validado.
5.5.9 Los lotes reprocesados o retrabajados deben ser sometidos a análisis de
calidad y a estudios de estabilidad de acuerdo con la Norma Oficial Mexicana NOM-073-
SSA1-2005, Estabilidad de fármacos y medicamentos. Numeral 8. Medicamento
conocido y la documentación debe demostrar que cumple con las especificaciones del
producto original.
5.5.10 Los productos rechazados deben ser identificados y segregados hasta su
disposición o destino final. Ésta debe llevarse a cabo de acuerdo al procedimiento
establecido para tal efecto.
5.5.11 Debe emitirse una orden e instrucciones de retrabajo, recuperación o
reproceso específico para cada lote.
5.5.12 En el caso de reprocesos se debe asignar un número de lote diferente al del
lote original, lo cual debe ser autorizado por el Responsable Sanitario.
5.5.13 La liberación de un lote retrabajado, recuperado o reprocesado debe seguir los
pasos descritos en el punto 12 de esta Norma y contar con la autorización del
Responsable Sanitario.
.6 CAPA
5.6.1 Debe existir un sistema para la implementación de las CAPA resultantes de las
no conformidades, quejas, devoluciones, fuera de especificaciones, auditorías,
tendencias, y las que defina el propio sistema.
5.6.2 Debe ser establecida una metodología para la investigación de desviaciones o
no conformidades que incluya el uso de herramientas técnicas y/o estadísticas para
determinar la causa raíz, la definición de responsables y las fechas compromiso.
5.6.3 Se debe dar seguimiento a las CAPA implementadas para verificar su
efectividad.
5.7 Control de cambios
5.7.1 Debe existir un sistema documentado de control de cambios que incluya la
gestión de riesgos para la evaluación e impacto del cambio propuesto sobre los
procesos, proveedores, sistemas críticos, sistemas computacionales, áreas, servicios,
equipos, métodos analíticos, especificaciones, documentación, disposiciones
regulatorias y calidad del producto.
5.7.2 Los cambios no planeados deben considerarse como desviaciones o no
conformidades.
5.7.3 Debe conformarse un Comité o Grupo Técnico integrado por representantes de
las áreas involucradas y por el responsable de la Unidad de Calidad, quienes revisarán,
evaluarán y aprobarán el cambio propuesto.
5.7.4 Debe darse seguimiento a la implementación de los cambios aprobados y
asegurar su cierre de acuerdo a lo previamente establecido.
5.8 Devoluciones
5.8.1 Debe existir un procedimiento para el control de los productos devueltos, que
indique:
5.8.2 Que deben ponerse en retención temporal/cuarentena y ser evaluados por la
Unidad de Calidad para determinar si deben liberarse o destruirse.
5.8.3 Registros de recepción, identificación, evaluación y destino. El reporte debe
contener como mínimo lo siguiente:
[Link] Nombre del producto, presentación, número de lote y fecha de caducidad.
[Link] Fecha de devolución, cantidad devuelta.
[Link] Fecha y motivo de la devolución.
[Link] Nombre y localización de quien devuelve.
[Link] La evaluación para probar que el producto cumple con las especificaciones,
estándares de integridad, seguridad, identidad, calidad y pureza debe incluir: el análisis
de la ruta de distribución, condiciones de almacenamiento del producto devuelto,
condiciones del etiquetado, decisión y destino final del producto.
[Link].1 No está permitida la recuperación de producto devuelto si durante la
evaluación las condiciones del contenedor, los estuches o cajas, o los textos del
etiquetado generan dudas de la integridad, seguridad, identidad, concentración, calidad
o pureza del producto.