FLUJOGRAMAS
Un flujograma o diagrama de flujo es una herramienta gráfica que representa
visualmente un proceso o un algoritmo. Es muy utilizado en los campos de la
informática, la economía, la industria e incluso la psicología, para organizar de un modo
simple las decisiones involucradas en algún tipo de proceso
Los diagramas de flujo se construyen, por convención, mediante un conjunto de
símbolos determinados, acompañados de texto y unidos por flechas. Así, al observar el
diagrama se puede comprender el sentido específico en el cual “fluye”, esto es, qué
cosas ocurren primero y qué cosas ocurren después, entendiendo que las últimas
dependen siempre de las primeras.
Es una de las siete herramientas básicas de gestión de calidad. Su objetivo principal es
asegurar la calidad y aumentar la productividad del equipo. El diagrama de flujo se
puede utilizar para desarrollar y mejorar la presentación gráfica de un proceso y para
identificar el costo de la calidad (COQ). Estos son sus beneficios para la gestión de
calidad:
Control de calidad. El diagrama de flujo se utiliza como una herramienta para
identificar actividades sin valor agregado en la ejecución del proceso y, de ese
modo, mejorar el rendimiento.
Visión transparente. El diagrama de flujo mejora la comprensión del proceso.
La diagramación hace posible aprender el conjunto de actividades, relaciones e
incidencias de un proceso, enfocándose en aspectos específicos del mismo.
Identificación de clientes. Gracias al diagrama de flujo, es más fácil conocer las
necesidades de los clientes y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus
necesidades y expectativas.
Comunicación eficaz. El diagrama introduce un lenguaje común que mejora la
comunicación de todo el equipo. Para ello, se deben realizar capacitaciones a los
profesionales que lo administrarán.
Mejora de tiempos y costes. El diagrama de flujo facilita la aplicación de
acciones en la optimización del tiempo y los costes de actividad. De esta
manera, mejora la eficacia y la eficiencia del proceso.
El uso de un diagrama de flujo ayudará a mejorar los resultados del negocio en varias
áreas o departamentos. Es una herramienta genérica que puede adaptarse para una
amplia variedad de propósitos y para describir varios procesos, como un proceso de
fabricación, un proceso administrativo o de servicio, o un plan de proyecto.
Importancia de los flujogramas
Recordemos que los diagramas de flujo son esquemas que representan gráficamente un
algoritmo. Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones
específicas, es decir, es la representación gráfica de las distintas operaciones que se
tienen que realizar para resolver un problema, con indicación expresa el orden lógico en
que deben realizarse.
Los diagramas de flujo son importantes porque facilitan la manera de representar
visualmente el flujo de datos por medio de un sistema de tratamiento de información, en
este realizamos un análisis de los procesos o procedimientos que requerimos para
realizar un programa o un objetivo.
Cuando realizamos un programa de computadora, no podemos empezar a escribir
sentencias (órdenes, instrucciones) sin más. Antes, tenemos que planificar (y más
concienzudamente cuanto mayor y más difícil sea el programa que queremos construir)
qué es lo que va a hacer exactamente el programa y cómo va a hacerlo, y luego traducir
este algoritmo a instrucciones.
Características de un flujograma
Un diagrama de flujo se caracteriza por lo siguiente:
Se trata de un gráfico compuesto por distintos tipos de figuras geométricas y
líneas, acompañadas de texto.
Es sintético, secuencial y estructurado.
Su rol principal es representar de manera fácil y concreta un proceso complejo.
Permite describir la toma de decisiones de un proceso y guiar visualmente a
quienes estén involucrados en llevarlo a cabo.
Es mucho más rápido y fácil de leer que un texto completo, y al mismo tiempo
permite organizar la información de manera lógica, con un inicio y final
claramente reconocibles.
Es utilizado en diferentes contextos logísticos y organizacionales, desde la
informática y la organización industrial, hasta la psicología y el diseño
organizacional.
Tipos de flujograma
Existen distintos tipos de flujograma, como pueden ser:
Flujograma lineal. Son aquellos cuyo proceso puede seguirse de manera simple
y secuencial, ya que los pasos o instancias se encuentran uno después del otro.
Es el tipo más sencillo y rápido de flujograma, pero permite abarcar una
cantidad de información muy moderada. Estos flujogramas, a su vez, pueden ser
de varios tipos.
Flujogramas verticales, cuando la secuencia de operaciones va de arriba a
abajo, como una lista ordenada de pasos para completar un proceso.
Flujogramas horizontales, cuando la secuencia de operaciones va de la
izquierda a la derecha, en el sentido de la lectura.
Flujogramas panorámicos, cuando abarcan el proceso completo a través de la
combinación de disposiciones verticales y horizontales.
Flujograma matricial. Son aquellos en los que se establecen visualmente
puntos de conexión lógica entre los elementos de un proceso (características,
funciones, actividades), empleando para esto matrices, en lugar de secuencias
lineales.
Principales símbolos de un flujograma
El lenguaje de los flujogramas es convencional, es decir, sus símbolos pertenecen a un
conjunto establecido y están dotados de un significado estable. Los principales símbolos
empleados son:
Líneas de flujo (flechas). Indican la dirección del flujo, o sea, marcan qué
símbolo le sigue al otro. Pueden ser verticales, horizontales o diagonales.
Terminales (rectángulos de esquinas romas). Marcan el inicio y el cierre del
flujograma, esto es, el punto de comienzo y de fin del proceso.
Proceso (rectángulo ordinario). Representa un conjunto específico de
operaciones, o sea, el cambio de forma, valor o ubicación de los datos.
Decisión (rombo). Introduce una toma de decisión, que puede tener usualmente
dos respuestas posibles: sí (flujo en un sentido) y no (flujo en otro sentido).
Entrada (paralelogramo inclinado). Representa la necesidad de ingresar algún
tipo de información en el proceso.
Salida (símbolo de hoja de papel). Representa la forma de extraer datos del
proceso, ya sea imprimiéndolos en papel o exhibiéndolos en un monitor.
Conector de página (círculo). Permite vincular el flujo de un punto a otro
cuando hacerlo a través de una línea resultaría confuso. Suele tener dentro una
letra para indicar con qué otro conector se enlaza.
Conector fuera de página (pentágono). Permite vincular un punto con otro,
siempre que el punto de destino se encuentre en una página distinta a la actual.
¿Cómo hacer un flujograma?
Para hacer un flujograma de manera simple y correcta, pueden seguirse los siguientes
cuatro pasos:
Comprender el proceso. El paso inicial para el flujograma pasa por elegir y
comprender el proceso que se quiere describir gráficamente. Conviene entender
cuál es el propósito del flujograma y a qué público apunta.
Identificar los elementos. Una vez comprendido el proceso, se deben identificar
sus pasos, sus puntos de inicio y fin, sus decisiones clave, y elegir los símbolos
adecuados para cada uno.
Ir paso a paso. La construcción del flujograma implica establecer, paso a paso,
cada símbolo y cada línea conectora. Se debe tener en cuenta la superficie (hoja
o pantalla) en la que se está creando el flujograma, especialmente en los
procesos complejos, para no crear un diagrama difícil de seguir a simple vista.
Recorrer el diagrama. Una vez terminado el diagrama de flujo, se debe volver
al inicio y recorrer el flujo entero, para verificar que no existan callejones sin
salida ni ambigüedades y errores procedimentales. Es importante tener en cuenta
que una vez finalizado, será consultado por terceros sin contar con la orientación
de quien lo creó, por lo que debe ser un diagrama simple, pero completo.