NOMINASOL 2020
Módulo 2 - Seguridad
2.1.- Copia de seguridad
2.2.- Restaurar copia de seguridad
2.3.- Asistente de copias de seguridad desasistidas
2.4.- Chequeo de bases de datos
2.3.- Restablecer contraseña
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2.- Seguridad
En este módulo verás cómo realizar copias de seguridad manuales y automáticas, así como el proceso para
restauración de estas.
2.1.- Copia de seguridad
Esta opción se encuentra en el menú Archivo, dentro de las opciones del icono Seguridad.
La finalidad de este proceso es realizar una copia de los datos de tus empresas en dispositivos de
almacenamiento externo, en una carpeta de tu ordenador o en una situada en tu red local. También es
posible remitir la copia a una dirección de correo electrónico o incluso subirla a un servidor FTP.
Es posible que, por algún tipo de problema físico en tu equipo (cortes de luz, bloqueos, o simplemente avería
de tu disco duro) sea imposible acceder a la información que existiese en la empresa. Si esto ocurriese, la
única forma de recuperar los datos sería a través de las copias de seguridad existentes.
Las copias de seguridad también se pueden utilizar como la forma de asegurar los datos antes de ejecutar
opciones críticas del programa. En estos procesos, el programa suele aconsejar a través de un mensaje, que
la realices.
En caso de que hayas localizado un problema grave en la información de la empresa, no hagas copias de
seguridad en los mismos dispositivos, unidades o carpetas habituales bajo ningún concepto, ya que esto
pisaría la información en buen estado que existiera previamente.
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La copia de seguridad debe tomarse como parte del trabajo diario, y en cualquier sistema informático es la
única arma para defenderse de posibles desastres.
La asiduidad con la que se deben de hacer las copias de seguridad no depende de la cantidad de datos que
introduzcas en el programa, ni del número de horas trabajadas en el mismo, sino del riesgo que pueda o
quiera asumir el usuario del programa.
Datos a copiar
Datos de la empresa
El proceso de copias de seguridad te solicitará que selecciones una empresa existente y un ejercicio, es decir,
la copia se realiza independientemente por cada empresa y ejercicio. Puedes optar por incluir los datos
genéricos del programa, para ello marca la opción Incluir en el archivo ZIP la copia de los datos genéricos
del programa.
Datos genéricos del programa
El proceso de copias de seguridad te proporciona la posibilidad de realizar la copia de los datos genéricos del
programa, este proceso pondrá a salvo apartados como modelos de documentos, fichero de usuarios, fichero
de códigos postales, etc...
Todos los archivos existentes dentro de la ubicación de datos del programa (sin
incluir las subcarpetas).
Activando esta opción se realizará la copia de seguridad de todas las empresas del programa, así como de los
datos genéricos del programa.
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Destino y opciones de la copia
El programa te facilita cuatro lugares donde se puedes hacer las copias:
• Ruta de copias predefinida, ubicación predeterminada de copias de seguridad, aunque puede ser
modificada.
• Ubicación especifica.
• Correo electrónico.
• Servidor FTP.
Ruta de copias predefinida. Ubicación predeterminada de copias de seguridad. Dentro del menú Archivo >
Opciones de NOMINASOL > opción Ubicaciones, se encuentra configurada una carpeta predeterminada de
copias de seguridad. Esta carpeta tiene como valor inicial, la carpeta Copias dentro de la ubicación genérica
de los datos.
Ten en cuenta qué si haces una copia de seguridad con este método, y eliges una carpeta de tu ordenador,
el proceso te garantizará la seguridad de tus datos frente a algunos problemas, pero si, por ejemplo, se te
averiase el disco duro también perderías la copia de seguridad.
Modificar ruta predefinida. Mediante este botón podrás cambiar la ubicación predeterminada donde se
realiza la copia de seguridad.
Ubicación especifica. Puedes seleccionar en este momento la carpeta o unidad donde se van a copiar los
datos. Recomendamos encarecidamente que utilices habitualmente un medio que no esté físicamente en el
mismo equipo que contiene los datos, como por ejemplo un disco duro externo.
Correo electrónico. Servirá para remitir la base de datos de la empresa a una dirección de correo electrónico
como datos adjuntos. NOMINASOL ofrece la posibilidad de enviar este fichero comprimido.
Puedes renombrar el archivo de copias si el destinatario de correo electrónico tiene bloqueada la entrada de
archivos con extensión MDB.
El programa recordara la última dirección de correo a la que fue enviada la copia de seguridad.
Servidor FTP. A través de esta opción puedes realizar una copia de seguridad de los datos de NOMINASOL,
enviándola a tu servidor de ficheros FTP. Para llevar a cabo esta acción es necesario configurar el acceso de
NOMINASOL a dicho servidor, (a través del botón Configurar servidor FTP), indicando nombre de usuario,
contraseña, dirección del servidor y carpeta remota en la que se almacenarán las copias.
No sobrescribir copias de seguridad anteriores. Marcando esta opción el programa hará las copias de
seguridad sin sustituir las anteriores.
Identificar las copias con la denominación del programa. Marcando esta opción el programa generará la
copia de seguridad con un identificativo de cada una de nuestras aplicaciones. Así no habrá problemas a la
hora de poner las copias de seguridad de nuestras aplicaciones en un único dispositivo de almacenamiento.
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Comprimir en archivo ZIP. Marcando esta opción el programa generará la copia de seguridad comprimida.
2.2.- Restaurar copia de seguridad
Esta opción se encuentra en el menú Archivo dentro de las opciones de Seguridad.
En este proceso podrás restaurar una copia de seguridad realizada con anterioridad a través de la opción Restaurar
copia de seguridad.
Restaurando una copia, la información de la empresa que restaures quedará exactamente igual que había
cuando hiciste la copia.
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Antes de proceder con la restauración de la copia, debes asegurarte de que ésta se encuentre en buen estado
ya que en caso de existir un error en la restauración de la copia y no poder concluir el proceso, se pueden
perder los datos existentes en esa empresa.
Si no estás seguro de la fecha de la última copia, o del contenido de esta, es recomendable hacer una copia
de seguridad previa en otros dispositivos o carpetas diferentes.
2.3.- Asistente de copias de seguridad desasistidas
A través de esta opción puedes activar un mecanismo para hacer copias de seguridad de forma automática.
Ten en cuenta que, si el programa está funcionando en red local, el proceso de copia desasistida se ejecutará
sólo en el ordenador en el que esté configurada. Debes completar el asistente con las opciones deseadas:
Habilitar el proceso de copia de seguridad desasistida. Puedes habilitar o deshabilitar el proceso en el
momento que desees. Si deshabilitas la copia, el programa guardará la última configuración diseñada para la
próxima vez que la habilite.
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Ruta de copia de seguridad. Indica una ruta válida de tu ordenador o cualquiera de tu red local.
N.º de días entre copias de seguridad: Introduce la frecuencia con la que se realizarán las copias de
seguridad. Puedes elegir desde 1 día hasta 365 días (una vez al año). Debes valorar el riesgo que asumes. Te
recomendamos que al menos la realices una vez a la semana.
Avisar, sí o no: Podemos indicarle si queremos que nos avise y pida conformidad antes de realizar la copia o
si queremos que la realice automáticamente sin emitir ningún mensaje. En ambos casos no podrás trabajar
con el programa hasta que no finalice el proceso de copia.
Sustituir la copia anterior: Si eliges Sí, sobrescribirás la copia anterior realizada. Si eliges No, se creará una
nueva copia cada vez que se realice. Si no sustituyes la copia anterior, cada copia que hagas ocupara espacio
en tu disco duro.
Comprimir la copia: Si eliges comprimir, la copia ocupará menos espacio en tu disco duro, creándose un solo
archivo ZIP que contiene todos los archivos de tus bases de datos. Si no comprimes la copia de seguridad, se
creará en la ubicación seleccionada, una copia exacta al contenido de la carpeta \Datos.
Al entrar o al salir del programa: Si seleccionas hacer la copia al entrar en el programa, esta se lanzará la
primera vez que abras el programa el día que corresponda. Si seleccionas al salir, el programa comenzará a
realizar la copia antes de que salgas por primera vez del programa durante el día de la copia.
Finalizar: Si habilitas la copia de seguridad desasistida, el programa reiniciará las fechas de copias de
seguridad anterior, por lo que la primera copia de seguridad se realizará sin contar el número de días
programados.
2.4.- Establecer contraseña
A través de esta opción te permitirá asignar una contraseña a la base de datos para encriptarla e impedir el
acceso a personas no autorizadas.
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La pantalla que se muestra es la siguiente:
Podemos introducir una contraseña cuando activamos la casilla Cifrar datos del programa. Tenemos la
opción de indicar que utilice esta misma contraseña para empresas ya existentes o de nueva creación.
También debemos indicar una ruta para que el sistema guarde un archivo de descifrado. Este archivo será
necesario para desencriptar la base de datos en el caso de olvido o extravío de la contraseña asignada.
2.5.- Chequeo de bases de datos
Esta opción se encuentra dentro del menú Archivo > opción Información.
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Cualquier instalación informática está expuesta a fallos eléctricos, averías físicas o mala utilización por parte
de usuarios inexpertos.
Todo esto puede redundar en errores internos en las bases de datos del programa, que impidan en mayor o
menor medida el correcto funcionamiento de los programas.
NOMINASOL incluye esta opción para chequear y reparar la mayoría de los problemas con los que se
encontrará durante su funcionamiento. No obstante, ejecutar este proceso puede causar la pérdida definitiva
de los datos chequeados, por lo que se hace imprescindible crear una copia de seguridad de los datos antes
de ejecutar este proceso.
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NOMINASOL360 – NOMINASOL (versiones 2019)
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