UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR
FACULTAD MULTIDISCIPLINARIA ORIENTAL
ESCUELA TECNICA MORAZÁN
TECNICO EN TURISMO ECOLOGICO Y CULTURAL
Datos Generales
Asignatura Informática
Contenido a desarrollar Excel Intermedio
1. INTRODUCCIÓN AL CONTENIDO
Microsoft Excel es un programa del tipo Hoja de cálculo u Hoja electrónica. ¿Para qué
sirven las hojas de cálculo? Una hoja de cálculo permite efectuar cálculos sencillos y
complejos con rapidez y precisión. Además, permite realizar modelos o simular
situaciones con el objeto de efectuar análisis sobre las mismas.
Una hoja de cálculo sustituye con grandes ventajas a las calculadoras normales,
científicas y financieras. Proporcionando además un interfaz más adecuado para el
tratamiento de problemas numéricos que la simple pantalla de diez dígitos que
proporcionan la mayoría de las calculadoras.
DESARROLLO DE CONTENIDOS
El formato condicional en Excel
Este método de formato ofrece a los usuarios la posibilidad de visualizar
grandes o complejas cantidades de datos de un vistazo rápido podrás
identificar inmediatamente ciertas tendencias o datos incorrectos.
Los tres ámbitos de aplicación más importantes del formato condicional para
el procesamiento y tratamiento de los datos son:
1. Visualizar valores
2. Revisar datos
3. Filtrar valores duplicados y únicos
Formato condicional basado en reglas
Si el formato condicional se basa en reglas, establecer las condiciones es
algo más flexible. En esta opción de formato condicional de Excel solo se
tendrán en cuenta determinados rangos de celdas.
Si haces clic en “Reglas para resaltar celdas” tendrás la posibilidad de elegir
entre las siguientes opciones:
• Es mayor que...
• Es menor que…
• Entre...
• Es igual a...
• Texto que contiene...
• Una fecha...
• Duplicar valores...
• Más reglas…
La opción Más Reglas despliega un cuadro de dialogo como este:
Como podrás ver, en este cuadro podemos seleccionar qué tipo de regla
queremos establecer:
- A todas las celdas según sus valores
- Únicamente a las celdas que contengan
- Únicamente a los valores con rango inferior o superior
- Únicamente a los valores que estén por encima o por debajo del
promedio
- Etc.
Una vez seleccionado el tipo de regla podemos dar el formato deseado en
cuanto a tipo y color y escala de colores o tipo de resaltado
Si seleccionas la opción “Reglas para valores superiores e inferior” podrás
seleccionar entre las opciones:
• 10 superiores
• 10% de valores superiores
• 10 inferiores
• 10% de valores inferiores
• Por encima del promedio
• Por debajo del promedio
Si trabajas con texto en lugar de con cifras y quieres resaltar las celdas que
contengan algún término en concreto, haz clic en “Resaltar reglas de celdas
> Texto que contiene...”. A continuación, introduce el texto en cuestión y
escoge el color de relleno a aplicar. A partir de ahora, las celdas que
contengan dicha información se resaltarán en colores.
En ocasiones, los formatos y reglas disponibles para seleccionar no cumplen
con los parámetros que necesitamos; en esos casos tenemos la opción
“Formato Personalizado”, que nos va a permitir acceder a otros tipos de letra,
tamaños, colores, etc.
En caso de seleccionar la opción de “Formato personalizado” se desplegará
el cuadro de dialogo para el formato de Celda:
Ahí podemos establecer el formato deseado que se aplicará cuando se
cumpla la regla que hemos especificado
Ejemplos:
Formato Condicional basado en valores
El formato condicional de Excel basado en valores es útil si tienes una lista con
distintos valores y los quieres comparar entre ellos. En unos pocos clics, el
rango de celdas seleccionado se evaluará y se mostrará en distintos colores.
Los valores más altos se resaltarán en color verde, mientras que los valores
más bajos presentarán distintas tonalidades de rojo. Para destacar los valores
también hay barras de datos o conjuntos de iconos como semáforos o
flechas.
Gráficos de principio a fin
Los gráficos son un tipo de representación de datos mediante recursos
visuales que permiten observar la relación matemática o estadística que
existe entre las distintas cifras utilizadas.
Los encontrarás en la pestaña “Insertar” de la barra de herramientas.
Además, una vez elaborado el gráfico, Excel te permite configurar la
apariencia, y puedes personalizar a tu gusto los colores, el estilo, el, los títulos y
leyendas o los elementos que quieres que se muestren.
Por norma general, la secuencia de pasos para poder insertar un grafico es la
siguiente:
1. Seleccione datos para el gráfico (generalmente estos datos deben
estar ordenados en una tabla de frecuencias o de datos)
2. Seleccione Insertar > Gráficos recomendados.
3. Seleccione un gráfico en la pestaña Gráficos recomendados para
obtener una vista previa del gráfico.
4. Seleccione un gráfico dando clic sobre él.
5. Seleccione Aceptar.
¿Cuáles son los tipos de gráficos en Excel?
➢ Gráficos de columnas
Es uno de los más conocidos. Se trata de un conjunto de columnas que
representan diferentes categorías en el eje horizontal, y cuya altura ―el
eje vertical― varía en función de una serie de datos.
Para elaborar un gráfico de columnas necesitamos tener una tabla con los
datos: categorías y valores de la categoría.
Ventas por departamento
Por ejemplo:
Categoria Valor
$
Hogar 2,678.49
Un sub tipo del grafico de columnas es el grafico $
de columnas agrupadas, en este subtipo de Niños 2,189.96
grafico cada categoría del eje horizontal estará $
integrada por dos o más columnas, por ejemplo, si Ropa de Dama 3,549.35
quieras ver tanto los ingresos como los gastos para Ropa de Caballeros $ 2.829.86
poder observar también qué ejercicios han $
resultado rentables. Calzado 1,748.25
➢ Gráficos de barras
Son muy similares a los de columnas y puedes emplearlos con la misma
finalidad. La única diferencia es que las categorías aparecerán en el
eje vertical y los valores se mostrarán en el horizontal. Este formato es
recomendable cuando las cifras no son muy altas o no vas a incluir los
parámetros del eje horizontal, porque si no, se verán muy juntas y
costará leerlo correctamente, como sucede en el siguiente ejemplo:
Para elaborar un gráfico de barras necesitamos tener los datos: las variables
y la frecuencia. Por ejemplo:
Preferencias de pan
Variable Frecuencia
Cacho simple 47
Brazo Gitano 22
Pañuelo 19
Pastel de piña 24
Total de población 150
➢ Gráficos de líneas
Esta categoría es la más idónea para mostrar tendencias y evoluciones
en los datos a intervalos idénticos. Para ello, el software toma los valores
como puntos de referencia que une a través de una línea recta
Puedes utilizar un gráfico de líneas en alguno de los siguientes casos:
✓ Si estás analizando la tendencia de tus registros.
Ventas por mes
Enero $ 1,655
Febrero $ 1,538
Marzo $ 1,856
Abril $ 1,947
Mayo $ 2,654
Junio $ 2,769
Julio $ 2,870
Agosto $ 1,763
Septiembre $ 2,273
Octubre $ 1,739
Noviembre $ 1,274
Diciembre $ 2,957
✓ Si vas a representar el valor secuencial de grupos de datos para
mostrar la comparativa en una línea de tiempo.
Ropa de Ropa de
Mes Hogar Niños Calzado Total
Dama Caballero
Enero $ 1,655 $ 1,348 $ 2,846 $ 1,938 $ 1,784 $ 9,571
Febrero $ 1,538 $ 1,823 $ 2,847 $ 1,749 $ 1,768 $ 9,725
Marzo $ 1,856 $ 1,849 $ 2,649 $ 1,839 $ 1,365 $ 9,558
Abril $ 1,947 $ 1,384 $ 264 $ 1,738 $ 1,674 $ 7,007
Mayo $ 2,654 $ 1,948 $ 2,894 $ 1,674 $ 1,467 $ 10,637
Junio $ 2,769 $ 1,638 $ 2,784 $ 1,784 $ 1,684 $ 10,659
Julio $ 2,870 $ 1,938 $ 2,784 $ 1,373 $ 4,862 $ 13,827
Agosto $ 1,763 $ 1,395 $ 2,849 $ 1,784 $ 2,452 $ 10,243
Septiembre $ 2,273 $ 1,630 $ 2,783 $ 1,739 $ 2,164 $ 10,589
Octubre $ 1,739 $ 1,530 $ 3,278 $ 1,894 $ 2,468 $ 10,909
Noviembre $ 1,274 $ 1,730 $ 1,784 $ 1,784 $ 2,475 $ 9,047
Diciembre $ 2,957 $ 1,837 $ 1,893 $ 1,896 $ 4,382 $ 12,965
➢ Gráficos circulares
Su representación es similar a un queso o una tarta y, en este sentido,
son perfectos para evidenciar el reparto porcentual de un todo.
El primer paso para crear un gráfico circular deberá ser recoger toda la
información que necesites mediante un trabajo de campo o cualquier
otra actividad donde se analicen 2 o más elementos o variables de un
todo
A continuación deberás fraccionar los resultados obtenidos para saber
qué parte del total le corresponde a cada uno de los sectores. Esto es
muy fácil de hacer, pues simplemente debes dividir cada uno de los
resultados entre el total estudiado y el resultado de esa división se
multiplica por 100 (para presentar el valor como un porcentaje)
Preferencia de Mascotas
Variable Porcentaje Porcentaje
Perro 15/35 43%
Gato 10/35 29%
Perico 5/35 14%
Tortuga 5/35 14%
TOTAL 35/35 100%
➢ Gráficos de anillos
Cuando tienes más de una serie de datos porcentuales que deseas
comparar, los mejores tipos de gráficos en Excel son los de anillos.
Funcionan como los circulares, pero con la particularidad de que
puedes diseñar varios niveles de anillos.
➢ Gráficos de área
Se suelen usar para trazar el cambio que se ha producido en varios
conceptos con el tiempo y para llamar la atención sobre una
tendencia en el valor total.
➢ Gráficos de dispersión
Esta modalidad resulta muy práctica si tienes que comparar un
conjunto de datos con dos características diferentes, que van en el eje
X e Y.
Para hacer un diagrama de dispersión en primer lugar de debe
recolectar los datos estadísticos de la muestra que se quiere analizar.
Tomando en cuenta que para poder hacer un diagrama de dispersión
deben haber como mínimo dos variables cuantitativas.
➢ Gráficos de histograma
Puede parecer a priori que es un sencillo gráfico de barras, pero en
esta gráfica no se comparan categorías o tendencias temporales, sino
que cada barra recoge cómo se distribuyen datos de una única
categoría. Para ello, se agrupan los datos en intervalos y se calcula un
recuento para cada intervalo.
➢ Gráficos de mapa
Cuando disponemos de datos geográficos, no hay nada mejor que el
gráfico de mapa, en el que puedes plasmar cifras o categorías dentro
de un mapa de los países, regiones o ciudades en cuestión a través de
colores. Por ejemplo, si un profesional de redes sociales debe conocer
el origen de sus seguidores para saber a qué horas es mejor programar
sus publicaciones, con esta gráfica, el reparto puede verse de manera
fácil.
Para crear un gráfico de mapa solo debe:
✓ Introducir una lista de valores geográficos, como país, estado,
condado, ciudad, código postal, y así sucesivamente
✓ Seleccione la lista y vaya a la pestaña Datos > Tipos de datos >
Información Geográfica. (Excel convertirá automáticamente los datos
en un tipo de datos geográfico e incluirá propiedades relevantes para
los datos que puede mostrar en un gráfico de mapa).
✓ En el siguiente ejemplo, hemos convertido una lista de países en tipos
de datos geográficos y, a continuación, hemos seleccionado la
esperanza de vida del control Agregar columna para usarlo en nuestro
mapa.
Pais Esperanza de vida
El Salvador 73.1
Honduras 75.1
Nicaragua 74.3
Guatemala 74.1
✓ Ahora es el momento de crear un gráfico de mapa, por lo que
seleccione cualquier celda dentro del rango de datos y, a
continuación, vaya a la pestaña Insertar > gráficos >Mapas>
maparelleno.
Dar Formato a un Gráfico
1. Seleccione el gráfico en cuestión.
2. Seleccione la pestaña Diseño de Grafico
3. Dependiendo del tipo de grafico con el que esté trabajando, usted
podrá ver opciones parecidas a estas:
4. Desde estas opciones usted podrá cambiar el aspecto general del
grafico
5. También, en todo grafico usted podrá encontrar los
botones:
• Estos botones le permitirán agregar o eliminar
elementos del gráfico, así como editar la apariencia
del grafico
Crear una tabla dinámica para analizar datos de una hoja de
cálculo
Una tabla dinámica es una herramienta avanzada para calcular, resumir y
analizar datos que le permite ver comparaciones, patrones y tendencias en
ellos. Las tablas dinámicas funcionan de forma un poco distinta dependiendo
de la plataforma que use para ejecutar Excel.
Crear una tabla dinámica en Excel
1. Seleccione las celdas a partir de las que quiera crear una tabla
dinámica.
Nota: Los datos deben organizarse en columnas con una sola fila de
encabezado. Consulta la sección Trucos y sugerencias sobre el formato de
datos para obtener más información.
2. Seleccione Insertar > Tabla dinámica.
3. Esto creará una tabla dinámica basada en una tabla o rango
existente.
Nota: Si selecciona Agregar estos datos al modelo de datos, se agregará la
tabla o el rango que se usa para esta tabla dinámica en el modelo de datos
del libro. Obtener más información.
4. Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica.
Seleccione Nueva hoja de cálculo para colocar la tabla dinámica en
una nueva hoja de cálculo u Hoja de cálculo existente y seleccione
dónde desea que aparezca la nueva tabla dinámica.
5. Haga clic en Aceptar.
Agregar, reorganizar y eliminar campos en la lista de campos
Use la sección de campos de la lista de campos para agregar campos a la
tabla dinámica, activando la casilla junto a los nombres de campo para
colocar los campos en el área predeterminada de la lista de campos.
NOTA: Normalmente, los campos no numéricos se agregan al área Filas, los
campos numéricos se agregan al área Valores y las jerarquías de fecha y
hora de procesamiento analítico en línea (OLAP) se agregan al
área Columnas.
Use la sección de las áreas (en la parte inferior) de la lista de campos para
reorganizar los campos de la forma que desee arrastrándolos entre las cuatro
áreas.
Los campos que coloca en las diferentes áreas se muestran en la tabla
dinámica de la siguiente manera:
▪ Los campos del área Filtros se muestran como filtros de informe de
máximo nivel por encima de la tabla dinámica, como este:
▪ Los campos del área Columnas se muestran como Etiquetas de
columna en la parte superior de la tabla dinámica, como este:
En función de la jerarquía de los campos, las columnas se pueden anidar
dentro de columnas que estén en una posición más alta.
▪ Los campos del área Filas se muestran como Etiquetas de fila en la
parte izquierda de la tabla dinámica, como este:
En función de la jerarquía de los campos, las filas se pueden anidar dentro de
filas que estén en una posición más alta.
▪ Los campos del área Valores se muestran como valores numéricos
resumidos en la tabla dinámica, como este:
Si tiene más de un campo en un área, puede cambiar su orden
arrastrándolos a la posición que desee.
Para eliminar un campo de la tabla dinámica, arrastre el campo fuera de la
sección de áreas. También puede quitar campos al hacer clic en la flecha
abajo situada junto al campo y seleccionando Quitar campo.
Crear un gráfico a partir de una tabla dinámica
1. Seleccione una celda en la tabla.
2. Seleccione Herramientas de tabla dinámica > analizar > gráfico
dinámico.lñ{
3. Seleccione un gráfico.
4. Seleccione Aceptar.