Introducción.
Esta matriz está diseñada como una guía para la identificación de riesgos y/o factores de riesgo junto a los posibles controles
que pueden existir dentro del proceso de Administración de Ventas desde la perspectiva de información financiera confiable .
La implementación de modelos de matrices en la organización es una herramienta para la identificación y mitigación
oportuna de los riesgos , por lo cual se recomienda considerar los siguientes aspectos para su construcción :
1. La organización debe adecuar los controles de forma periódica y consecuente con los objetivos de la organización, y del
proceso .
2. Se debe establecer un equipo de trabajo que identifique y evalué los riesgos
3. Definir y documentar la metodología para la identificación y evaluación de los riesgos, la cual considere variables tales
como la definición de las causas y/o factores de riesgo de acuerdo a las actividades de cada área , sus efectos en la
información financiera , así como la mitigación o gestión de los riesgos.
4. Los controles deben considerar aspectos tales como:
Objetivo del control.
Aplicabilidad.
Frecuencia del control.
Evidencia del control.
Supervisión.
Revisión del control.
5. Identificación de los empleados clave, para la ejecución del control.
6. Aprobación de la matriz por el nivel que corresponde.
Por favor considerar las aseveraciones que aplican para cada control según el riesgo y/o factor de riesgo, que se considere
y
asígnelo en cada control.
I: Integridad
E: Existencia
Ex: Exactitud
V: Valuación
P: Presentación
Pr: Propiedad
R: Revelación
iesgo junto a los posibles controles
de información financiera confiable .
a identificación y mitigación
ra su construcción :
objetivos de la organización, y del
, la cual considere variables tales
da área , sus efectos en la
/o factor de riesgo, que se considere
Control 1 Control 2
Aseveraciones Aseveraciones
I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr
RIESGO y/o CAUSA DEL
RIESGO
Los estudios de crédito
Todos los clientes vinculados
consideran los reportes a las
tienen un cupo de crédito
centrales de riesgos y la situación
aprobado previamente.
financiera, entre otros aspectos.
Ventas a crédito a clientes
que no tienen la capacidad
de pago o que no han sido
aprobados
Venta a Clientes Ficticios
Las ordenes de venta son
modificadas o alteradas
Entrega de la mercancía a
clientes que no corresponde
o en cantidades diferentes a
las solicitadas.
Venta de mercancía sin la
correspondiente
documentación soporte.
Venta de mercancía a
clientes sin cupo disponible
de crédito o con
incumplimiento en los
pagos.
Modificaciones en las
condiciones del crédito
otorgado por parte de los
vendedores, sin un nivel de
autorización superior.
Sanciones económicas por
errores en el cálculo de los
impuestos y deducciones a
los clientes.
Las entradas de efectivo no
se registran con el cliente
correcto y tampoco
contablemente.
No se facturan las ventas o
se incumplen con la entrega
de las ordenes de pedido
Acceso a los registros de
información por parte de
personal no autorizado.
Cambios en los precios y
descuentos otorgados, sin
autorización, generando
perdida en los resultados
estimados sobre las ventas.
Modificaciones en la
documentación soporte o en
los registros de las ventas.
Concentración de funciones
entre ventas, contabilidad,
inventario y/o tesorería.
Perdida del dinero
recaudado por ventas.
Los estados financieros no
reflejan la realidad de las
ventas realizadas.
Los pagos no se registran
completamente y existen
faltantes de facturas.
Ajustes no autorizados en
las cuentas de los clientes o
realizados por funcionarios
operativos.
Pérdidas económicas por
ausencia de un
procedimiento para las
cuentas incobrables.
Los ajustes de cartera son
realizados por personal no
autorizado.
Existen errores en el
intercambio de datos por
softwares desactualizados.
rol 2 Control 3 Control 4 Control 5 Cont
ciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Asevera
R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I
En el siste
de crédito Los clientes son creados por el La asignación del tipo de Se ha establecido un control de parametrizado
reportes a las área que administra el maestro de contribuyente tributario con el aprobación automático para las descuentos, ase
os y la situación clientes, previa documentación cual son creados los clientes, se ventas que superan el monto descuentos o
otros aspectos. soporte y actualización de datos. encuentra soportado. aprobado encuentran de
aprob
Control 6 Control 7 Control 8 Control 9
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex
En el sistema se ha Todas las ordenes de ven
parametrizado una tabla de facturas son generada
La tabla de precios es autorizada, La creación, modificación y retiro
descuentos, asegurando que los automáticamente y lleva
registrada y verificada de las referencias en el sistema
descuentos otorgados se consecutivo electrónico, as
periódicamente. es verificada periódicamente.
encuentran dentro del rango están asociadas a un núm
aprobado. pedido del cliente.
Control 9 Control 10 Control 11 Control 12
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P
odas las ordenes de venta y/o
Todas las ordenes de compra Todas las ordenes con Se comparan los registros de la
facturas son generadas
deben ser diligenciadas con la información incompleta o errada orden de compra con los del
automáticamente y llevan un
información en cada uno de sus son identificadas con un formato pedido asociado, factura y las
nsecutivo electrónico, así como
campos para poder generar la especial para su seguimiento y unidades despachadas para
tán asociadas a un número de
venta. corrección. identificar diferencias.
pedido del cliente.
ontrol 12 Control 13 Control 14 Control 15
veraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R
Se verifica regularmente que
an los registros de la Segregación de funciones en la
todos los pedidos solicitados El sistema tiene parametrizado el
compra con los del custodia del inventarios,
hayan sido despachados, así calculo de los impuestos y el
ciado, factura y las facturación, despacho,
como que todos los pedidos y/o mismo es verificado de forma
despachadas para contabilidad y tesorería, entre
ordenes de despacho estén regular.
car diferencias. otros.
facturados.
Control 16 Control 17 Control 18 Control 1
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveracio
I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E
Todas las anulaciones de facturas Toda la mercancía d
Periódicamente se revisan y Se tiene asignado un usuario y
y ordenes de transporte son es verificada por e
actualizan los accesos a los una clave para cada uno de los
realizadas por un nivel superior al seguridad validand
aplicativos, de acuerdo con las colaboradores que hacen
que las prepara, así como se facturado correspon
funciones y cargos registros en el sistema, por lo cual
lleva un monitoreo periódico a las físico y con la or
desempeñados no se tienen usuarios genéricos.
mismas. transporte
Control 19 Control 20 Control 21 Control 22
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V
Toda la mercancía despachada
Se han implementado indicador
es verificada por el área de Todos los vehículos son sellados Los muelles de embarque
de seguimiento para reducir e
seguridad validando que lo tanto al momento de su retiro únicamente son habilitados para
margen de error al momento d
facturado corresponda con lo como durante su etapa de el cargue de mercancía y cuentan
alistar los productos a despacha
físico y con la orden de estacionamiento. con cámaras de seguridad.
de acuerdo con los pedidos.
transporte.
Control 22 Control 23 Control 24 Control 25
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr
implementado indicadores La devolución de mercancía tiene Los recaudos de los pagos en
Se monitorean las quejas y
guimiento para reducir el asignada un área especial, así efectivo deben ser consignados
reclamos de los clientes sobre los
n de error al momento de como cuenta con los controles de en el banco y las cantidades
errores en la entrega de los
os productos a despachar verificación físicos y ubicación en entregadas en tesorería son
productos.
uerdo con los pedidos. inventario. mínimas
ol 25 Control 26 Control 27 Control 28 Contr
ciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Asevera
R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I
Los pagos con cheques que no
e los pagos en Las instalaciones asignadas para Se realiza di
Todos los recaudos de dinero son efectivos son reportados
er consignados recibir el recaudo en efectivo conciliación de
tienen asignado un recibo de después de tres veces al área
as cantidades tiene controles de acceso, como se identific
caja, que a su vez tiene un jurídica para que inicie su cobro,
tesorería son cámaras de seguridad y caja las diferencia
número consecutivo. así como las ventas son
mas fuerte, entre otros. oportun
bloqueadas.
Control 29 Control 30 Control 31 Control 32
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex
Se realiza diariamente la Las notas crédito tienen un Periódicamente se monitor
Se realizan confirmaciones
conciliación de los pagos, así control de consecutivo, son saldos de notas crédito
periódicas de los saldos de
como se identifican y e investigan asociadas a una factura, así cliente, analizando
cuentas por cobrar con los
las diferencias de recaudo como son aprobadas de acuerdo comportamientos inusuales
clientes.
oportunamente. al monto por un nivel superior registro.
Control 32 Control 33 Control 34 Control 35
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P
riódicamente se monitorean los
Se tienen establecido el
saldos de notas crédito por Todos los ajustes en ventas son El registro de las operaciones de
procedimiento para la
cliente, analizando autorizados y documentados de venta cumplen con el cronograma
recuperación de las ventas de
mportamientos inusuales en su acuerdo al monto de la operación. de contabilidad.
difícil recaudo.
registro.
ontrol 35 Control 36 Control 37
veraciones Aseveraciones Aseveraciones
Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R
en establecido el Las interfaces realizadas son
Los procedimientos de ventas son
imiento para la conciliadas entre un aplicativo y
revisados y actualizados
ón de las ventas de otro, validando la exactitud e
periódicamente.
cil recaudo. integridad de la información.
