TRÁMITE DE DOCUMENTOS

APRENDIZ

INSTRUCTORA:

TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

CENTRO AGROINDUSTRIAL Y DE FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL

1
Contenido
1. INTRODUCCIÓN..............................................................................................................................3
2. ALCANCE..............................................................................................................................................4
3. ACTIVIDAD 1 (TRABAJO INDIVIDUAL):...................................................................................6
Observe las imágenes y dé respuesta a las preguntas allí planteadas............................................................6
En forma individual, con las siguientes palabras: Preservación a largo plazo, transferencia, producción,
organización, disposición de documentos, planeación, y valoración, gestión y tramite; debe realizar las
siguientes actividades:..................................................................................................................................6
4. ACTIVIDAD 2 (TRABAJO INDIVIDUAL)....................................................................................7
5. ACTIVIDAD 3: (TRABAJO COLABORATIVO)...........................................................................7
6. ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACION E IDENTIFICACION DE CONOCIMIENTO
NECESARIOS PARA EL APRENDIZAJE............................................................................................10
6.1. ACTIVIDAD 1: (TRABAJO INDIVIDUAL)............................................................................10
7. ACTIVIDAD 2: (TRABAJO COLABORATIVO).........................................................................11
8. ACTIVIDADES DE APROPIACION DEL CONOCIMIENTO (Conceptualización
Teorización). Descripción de actividades para Trámite de Documentos:.............................................13
8.1 Actividad de Aprendizaje: Reconocer la importancia del trámite y organización de documentos de
archivo, identificando las diferentes comunicaciones y documentos, que se reciben y se gestionan en las
entidades, como garante de las actuaciones administrativas y los derechos de los ciudadanos..................13
9. DESCRIPCIÓN: ACTIVIDAD 1: (TRABAJO COLABORATIVO)...........................................13
10. ACTIVIDAD 2: (TRABAJO INDIVIDUAL):............................................................................14
11. ACTIVIDAD 3: (TRABAJO COLABORATIVO).....................................................................14
12. ACTIVIDAD 4: (TRABAJO COLABORATIVO...................................................................................16
13. ACTIVIDAD 5: (TRABAJO COLABORATIVO).....................................................................17
14. ACTIVIDAD 6: (TRABAJO COLABORATIVO).....................................................................18
15. ACTIVIDAD 7: (TRABAJO INDIVIDUAL).............................................................................19
16. ACTIVIDAD 8: (TRABAJO COLABORATIVO).....................................................................20
17. ACTIVIDAD 9: (TRABAJO COLABORATIVO).....................................................................21
19. GLOSARIO..................................................................................................................................22
20. BIBLIOGRAFIA..........................................................................................................................26
Archivo General de la Nación, Acuerdo 060 de 2001. [Link]
060- de-2001/.............................................................................................................................................26
Archivo General de la Nación. Ley 594 (2000, 14 de julio). Ley General de Archivos..............................26
[Link]
El rincón de la tecnología. Artículo “Dos caras de una misma moneda” (2020).
[Link]

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TABLA DE ILUSTRACIÓN

Ilustración 1. Mapa mental gestión documental...............................................................................6

Ilustración 2. Resultado de crucigrama..........................................................................................10
Ilustración 3. Elementos de la unidad de correspondencia.............................................................11
Ilustración 4. Cartelera ejemplo de memorando y plantilla...........................................................13
Ilustración 5. Mapa araña...............................................................................................................14
Ilustración 6. Cartelera de flujo grama...........................................................................................16
Ilustración 7. Mapa mental y cartelera unidad de corespondencia.................................................17
Ilustración 8. Cuadro comparativo medios de comunicación........................................................18
Ilustración 9. Mapa manual herramientas automatizada y tecnológicas........................................19
Ilustración [Link] manual herramientas automatizada y tecnológicas.......................................20

1. INTRODUCCIÓN

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El desarrollo de esta guía se hizo con el fin de adquirir conocimientos a través de diferentes

herramientas tanto manuales como tecnológicas para poder desarrollar habilidades en el proceso

de gestión documental desde su planeación , producción, gestión, tramite, y organización de

documentos en el archivo, también viendo mucho la unidad de correspondencia sus trámites

desde que se recibe el documento hasta su respectiva entrega, basándonos siempre en la GTC 185

y el acuerdo 060 de 30 de octubre de 2001 de la AGN,

2. ALCANCE

4
EL Alcance de este informe es poder llegar a la vida laboral teniendo un excelente conocimiento

a la hora de adquirir algún trabajo de la parte archivística o en unidad de correspondencia siempre

teniendo agilidad y precisión, con valores y mucha responsabilidad a la hora de la llegada de un

cliente o hasta de nuestros propios jefes.

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 3. ACTIVIDAD 1 (TRABAJO INDIVIDUAL):

Observe las imágenes y dé respuesta a las preguntas allí planteadas.

En forma individual, con las siguientes palabras: Preservación a largo plazo, transferencia,

producción, organización, disposición de documentos, planeación, y valoración, gestión y

tramite; debe realizar las siguientes actividades:

 Defina cada una de estas palabras en relación con la gestión documental

 Organice las palabras de acuerdo con el orden en que se desarrollar las actividades

administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de los

documentos producidos y recibidos por la entidad en desarrollo de sus funciones, desde

su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trámite, utilización,

conservación y consulta. Represente gráficamente el proceso de gestión documental y

caracterice las principales actividades:

Ilustración 1. Mapa mental gestión documental

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 4. ACTIVIDAD 2 (TRABAJO INDIVIDUAL)

Observe las imágenes y dé respuesta a las preguntas allí planteadas.

- ¿Por qué cree usted que la comunicación es importante para una organización?

De ella depende el buen funcionamiento de las actividades a realizar y de la capacidad que

tenga su personal para ofrecer un agradable ambiente laboral.

- ¿Por qué será que la señora demuestra tanta ansiedad para que le sellen el documento?

Con ello inicia el trámite para librar su casa de una deuda que adquirió en algún momento. y

por fin puede estar segura de que no la perderá ni el banco se la liquidará.

- ¿Es importante controlar la comunicación y los trámites? ¿pueden ser por medio de bases de

datos?

Sí, claro que es importante porque logramos certificar que la información documentada está

disponible y cuenta con su debido respaldo digital.

5. ACTIVIDAD 3: (TRABAJO COLABORATIVO)

En equipos de cinco aprendices, socializarán el siguiente caso expuesto, luego respondan los

interrogantes planteados.

“La Alcaldía de Firavitoba, presenta las siguientes situaciones en relación las actividades de

gestión documental:

Con base a lo expuesto anteriormente, responda a los siguientes interrogantes:

7
 ¿Qué importancia tiene controlar los documentos de una institución?

La norma ISO 9001: 2015 nos indica que se debe mantener un control documental de la

información documentada requerida por el sistema de gestión de calidad y por esta norma

internacional.

Es importante tener en cuenta que las referencias a “documentos” y “registros” ahora se han

reemplazado por “información documentada” para que se pueda incorporar mejor la

información contenida en aquellos formatos que podrían no considerarse típicamente

documentos. Esto incluye información que se incorpora en el software, archivos digitales,

videos, grabaciones de audio, fotografías, etc. Independientemente de cómo se mantenga la

información, se debe mantener un control documental de todo lo que se considere necesario

para que la organización funcione o sea necesaria para el funcionamiento efectivo del sistema

de gestión.

Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están integrados e

identificados en un único sistema. Evita la pérdida de tiempo en la recuperación

de la documentación y permite el control de acceso y de seguridad de la información,

impidiendo que personas no autorizadas accedan a los contenidos.

 ¿Por qué es necesario normalizar los procesos y procedimientos en la Entidades y como

garantiza esto el acceso a la información?

8
 Es necesario normalizar los procesos y procedimientos de la entidad porque nos permite a

todos los servidores o empleados a conseguir los objetivos tanto en la parte de producto o

servicio.

Las normas nos ayudad a unificar criterios y procedimientos de trabajo y garantizar la calidad

y acceso a la información contenida en los documentos que custodiamos.

Si la institución es privada, solo puede tener acceso a la información el personal de la entidad,

pero si es una institución pública, debe compartir la información con el ciudadano, y por tal la

información debe ser muy organizada y de fácil comprensión.

 ¿Cuál es el papel de los archivistas en la recepción, tramite y seguimiento a la información

que llega a las entidades?

El papel fundamental es de implementar estrategias de control de la información a través de la

recepción de documental aplicar procedimientos de clasificación identificación y rotulación,

efectuar medidas de condición ambiental adecuada para la conservación física del archivo,

brindar asesorías a los usuarios efectuar control de registros y mantener el orden documental

para su eficiente consulta.

 ¿Cómo se pueden garantizar los derechos humanos en la tramitación de los documentos que

se reciben en la unidad de correspondencia?

- Contando con personal capacitado y calificado en la recepción, radicación, distribución y

envío de documentos, facilitando así la atención de los ciudadanos en las diferentes

dependencias.

- Llevando un control de la documentación y así agilizar su proceso.

9
- Garantizando su respectivos sellos y firmas, que serán entregados a su destinatario en tiempo

y condiciones.

- Mantener informados a las áreas correspondientes la correspondencia y comunicaciones que

se generen interna y externamente.

 ¿Por qué es importante conocer las funciones de las oficinas productoras y que incidencia

tiene esto en el trámite?

Los archivos y documentos son elementos imprescindibles para cualquier tipo de empresa.

Son necesarios para mantener un control y al mismo tiempo se utilizan para consultar o

buscar referencias de movimientos anteriores. Pero a lo largo de la vida de la empresa se

generan una cantidad de documento. Para su correcto almacenamiento entra en juego la

gestión documental, siendo muy importante en muchas profesiones y empresas.

 ¿Cómo afecta el proceso de organización de un archivo una inadecuada gestión de los

documentos?

 Atraso en la clasificación de los documentos.

 Se puede repetir información o se puede ignorar algún documento

 Mal desempeño por parte del funcionario

 Mala atención

6. ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACION E IDENTIFICACION DE

CONOCIMIENTO NECESARIOS PARA EL APRENDIZAJE.

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 6.1. ACTIVIDAD 1: (TRABAJO INDIVIDUAL)

Participe de la actividad en línea mediante la plataforma educaplay ingresando al siguiente link

[Link] con el

fin identificar palabras comunes utilizadas en las herramientas ofimáticas y los trámites de

comunicaciones, que han utilizado durante su trayectoria de vida personal, escolar y laboral.

Apreciado aprendiz, revise en sus conocimientos previos y sin ninguna ayuda tecnológica,

complete el crucigrama basado en las siguientes temáticas:

Ilustración 2. Resultado de crucigrama

7. ACTIVIDAD 2: (TRABAJO COLABORATIVO)

Teniendo en cuenta el desarrollo de las actividades anteriores en el cuál cada aprendiz identificó

la importancia y los requisitos administrativos (Integrar el sistema de gestión documental con

todas las funciones administrativas y áreas de la entidad) y técnicos (Procesos, procedimientos,

11
manual de funciones, tablas de retención, tablas de valoración, entre otros), los aprendices

deberán describir la siguiente temática:

a. Qué es una empresa y como se clasifica

b. Qué es el proceso administrativo

c. En que consiste las funciones administrativas (planeación, organización, dirección y control)

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 8. ACTIVIDADES DE APROPIACION DEL CONOCIMIENTO (Conceptualización

Teorización). Descripción de actividades para Trámite de Documentos:

8.1 Actividad de Aprendizaje: Reconocer la importancia del trámite y organización de

documentos de archivo, identificando las diferentes comunicaciones y documentos, que se

reciben y se gestionan en las entidades, como garante de las actuaciones administrativas y los

derechos de los ciudadanos.

9. DESCRIPCIÓN: ACTIVIDAD 1: (TRABAJO COLABORATIVO)

En grupos, investiguen los componentes, equipos y elementos que debe tener un puesto de

trabajo. Realicen una presentación donde se integren los mismos, con su respectivo concepto e

imagen, para ser socializado en plenaria en el ambiente de formación.

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 Ilustración 3. Elementos de la unidad de correspondencia

10. ACTIVIDAD 2: (TRABAJO INDIVIDUAL):

Observe e interprete el video “Elaboración de Cartas GTC 185 y NTC 3393”

[Link] apropie los conceptos y socialice en mesa

redonda en el ambiente de formación. ¿Si se cumple lo que dice las respectivas normas, en la

elaboración de cartas comerciales u organizacionales?

Se procede a elegir 5 compañeros que harán su vez de moderadores y expositores se acuerda dar

a conocer pautas a seguir e inmediatamente inicia la actividad, se hace la comparación de la guía

con la norma donde se concluye que la norma se actualiza constantemente.

11. ACTIVIDAD 3: (TRABAJO COLABORATIVO)

En grupo de cinco (5) integrantes, identifique la estructura de cada documento organizacional de

acuerdo con la Norma de Icontec GTC 185, y socialicen mediante exposición, en el ambiente de

formación
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 Carta estilo bloque extremo

Carta estilo bloque

Carta estilo semibloque

con sangría

Ilustración 4. Cartelera carta estilo bloque, semibloque, bloque extremo

Exponer los diferentes tipos de estilo de cartas; bloque extremo parte del lado izquierdo de la

comunicación, bloque medio, código, ciudad, cargo y nombre del destinatario parten del centro

de la hoja y semibloque con sangría.

La carta consta de 3 zonas, identificando en la zona 1 el membrete de la organización o nombre o

razón social (ubicada en la parte superior izquierda, hasta 14 cm del documento), zona 2, hace

parte de los datos informativos, como es dirección, página web y/o correo electrónico y teléfono

de contacto (ubicada en la parte inferior) y por ultima esta la zona 3 destinado al registro y

radicación del documento (espacio superior derecho)

Diferenciar los diferentes estilos para la realización de la comunicación, conocer y aplicar las

márgenes, el contenido que lleva y el interlineado que indica la guía, el objetivo de las cartas es

de información, solicitud, tramitar documentos, dar respuesta, felicitación … brindando así la

facilitación en la gestión de documentos y dar una buena presentación en las diferentes empresas

o a manera personal. Contiene: código de dependencia, ciudad, nombre, cargo, empresa,

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dirección, ciudad, asunto, saludo, cuerpo del texto, despedida, nombre y firma, cargo, líneas

especiales (si las hay)

12. ACTIVIDAD 4: (TRABAJO COLABORATIVO

En grupos de cinco (5) integrantes, leerán analíticamente el Acuerdo 060 de 2001. Responden y

socialicen los interrogantes planteados en dicho acuerdo, en un recurso didáctico.

en la actividad exponemos el artículo 8 que nos indica del control que debemos llevar en las

planillas de forma manual y allí consignar la recepción y el seguimiento en los documentos

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 Ilustración 5. Mapa de categorías

Art 8

13. ACTIVIDAD 5: (TRABAJO COLABORATIVO)

En grupos de cinco (5) integrantes, analicen el ·Manual de recibo y despacho de documentos” y

presenten de manera física, para luego socializar en mesa redonda en el ambiente de formación.

en esta actividad hicimos la mesa redonda la cual pocos de mis compañeros hablaron los pocos

que hablaron nos dijeron que contenía el manual que ellos escogieron por este motivo la

instructora cerro la mesa redonda, por esta actividad se cambió por hacer un flujo grama

explicando los 3 pasos que se hace una unidad de correspondencia

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 Ilustración 6. Cartelera de flujo grama

14. ACTIVIDAD 6: (TRABAJO COLABORATIVO)

En grupos de cinco (5) integrantes, analice e identifique ¿Qué es la unidad de correspondencia o

ventanilla única y los trámites que se generan al interior de esta?N, de acuerdo con el video:

“Ventanilla única” [Link] realicen una

infografía de manera digital y socialice en el ambiente de formación. Para esta actividad se

pueden apoyar en el siguiente link: [Link]

infografia-como-se-hace/

RTA:

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 Ilustración 7. Infografía unidad de correspondencia

15. ACTIVIDAD 7: (TRABAJO INDIVIDUAL)

De manera individual, observe y analice el video: “El secreto de los Reyes Magos”

[Link] Entregue a su instructora un escrito

argumentando su punto de vista como futuro archivista, donde se dé respuesta al interrogante:

¿Qué actividad realizan los reyes magos y cuáles eran sus beneficios?

Los reyes magos tienen la responsabilidad de digitalizar todo el archivo mediante un

software y clasificar de manera precisa los datos de todos los niños que han recurrido a

ellos solicitando su regalo. De esta manera es darle organización en las dependencias

correspondientes y controlar de esta forma el funcionamiento de quien lo maneja. De esta

19
 forma se le dará el control desde la recepción o unidad administrativa y continuar de

forma precisa y ordenada dándole seguimiento hasta que deba llegar a su destino final.

Debemos tener presente que toda documentación se le dará el trato que así lo exige la

norma, guardando su estado original, sin someterla a ninguna alterabilidad que altere su

conservación o durabilidad, se especificará su contenido en el lugar de preservación.

Guardar una copia electrónica como soporte guía de la realización de nuestra labor y

forma de conservación por accidente o perdida.

16. ACTIVIDAD 8: (TRABAJO COLABORATIVO)

De acuerdo con el siguiente video: “Recepción de documentos”

[Link] identifiquen: ¿Cuáles son los canales de

recepción y distribución de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas al interior de una

unidad administrativa? Realice un cuadro comparativo de forma digital y entregue a su instructor,

para ser socializado en el ambiente de formación.

Ilustración 8. Cuadro comparativo medios de comunicación

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 17. ACTIVIDAD 9: (TRABAJO COLABORATIVO)

En grupos de cinco (5) integrantes, realicen un mapa mental, partiendo de la siguiente pregunta:

¿Cuáles son las herramientas tecnológicas, manuales o automatizadas utilizadas para el recibo y

despacho de documentos? (computadores, aplicativo (software: workflow, entre otros), impresora

de matriz de puntos para radicación de documentos, reloj electrónico para radicación, internet e

intranet y correo electrónico, - fax, escáner). Socialice en el ambiente de formación. Para esta

actividad se pueden apoyar en el siguiente link: ([Link]

hacer-un-mapa-mental).

Ilustración 9. Mapa manual herramientas automatizada y tecnológicas

lo que hicimos en esta actividad fue una exposición de las tecnologías antiguos y nuevas como se

enviaban las comunicaciones antes era por medio de cartas las cuales contenían unos sellos rojo y

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azul, después vinieron las máquinas de escribir más renovadas vieron los celulares grandes con

una antena, vienen los teléfonos , crearon los computadores con torres sus pantallas grandes, y ya

a la vida moderna hay celular más modernos, teléfono, computadores y tables, viene los

manuales, los cuales son los numeradores, los fechadores, los separadores o ganchos, carpetas

para guardan los documentos antes para separar los documentos lo hacían con una caja de madera

que traían sus respectivos separadores, está el reloj radicar el cual uno le da una opción del

computador para que pueda funcionar.

18. ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS

Presentar los documentos tramitados dando solución al asunto o posibles asuntos siguiendo el

procedimiento establecido según la norma.

Respetado aprendiz teniendo en cuenta los conocimientos adquiridos durante el desarrollo de la

guía de aprendizaje, lo invito a ejecutar las siguientes actividades:

Actividad 1: (Trabajo individual)

De manera individual, entregue carpeta física a su instructora, con todos los ejercicios de

documentos organizacionales en Word en hojas tamaño carta, teniendo en cuenta la GTC 185 y

temas planteados por la Instructora (el Aprendiz tiene la autonomía de elaborar el contenido; éste

debe ser redactado correctamente, utilizando las herramientas de gramática necesarias): (carta,

memorando, circular, constancia, certificado, informe, acta, etc.) elaborados de acuerdo con la

Norma de Icontec NTC 185; debidamente organizada, foliada y perfilada.

19. GLOSARIO

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UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: es la instancia responsable del control y registro

de la documentación dirigida y emitida por la Unidad Responsable a la que pertenece y al

ser la primera instancia que recibe la documentación es la que debe de conocer los

mecanismos para el registro, y manejo efectivo de la correspondencia.

ARCHIVADO ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos electrónicos producidos y

tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

ARCHIVAMIENTO WEB: Proceso de recolección de fracciones o partes de la Word

Wide Web y la garantía de que la colección se conserva en un archivo o sistema de

información para futuros investigadores, historiadores y público en general.

ARCHIVÍSTICA: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los

archivos.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el

transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio

e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como

fuentes de la historia También se puede entender como la institución que ésta al servicio

de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a

las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites
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para las instituciones.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos

y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario público en

ejercicio de su cargo o con su intervención.

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por

medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones

recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el

propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que

establezca la Ley.

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio

del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de

correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales

como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de

la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario

responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del

ejercicio de sus funciones específicas.

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes

tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en

cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada

fase del archivo.

TRAMITE DOCUMENTAL: Conjunto de procesos que permiten a las organizaciones

tener el control de la ubicación física y estatus actual y pasado de la documentación que

llega y se genera dentro de ellas, con el fin de mejorar sus flujos y diligenciamiento.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: es la instancia responsable del control y registro

de la documentación dirigida y emitida por la Unidad Responsable a la que pertenece y al

ser la primera instancia que recibe la documentación es la que debe de conocer los

mecanismos para el registro, y manejo efectivo de la correspondencia

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 20. BIBLIOGRAFIA

Archivo General de la Nación, Acuerdo 060 de 2001.

[Link] de-2001/

Archivo General de la Nación. Ley 594 (2000, 14 de julio). Ley General de Archivos.

[Link]

El rincón de la tecnología. Artículo “Dos caras de una misma moneda” (2020).

[Link]

Guía práctica para la implementación de un sistema de archivo y la gestión de documentos

(2017). [Link]

Icontec. Guía Técnica GTC colombiana 185. (2009).

[Link]

%C3%89CNICA_GTC_COLOMBIANA_185

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