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Administración de recursos
Un recurso se refiere al conjunto de personas, equipamiento y materiales empleados en la
realización de las tareas.
Tipos de recursos:
Los recursos son de 3 tipos:
1. Los Recursos de Trabajo, están conformados por:
Las personas que participan en el proyecto, que tengan nombre y apellidos (por
ejemplo, María Gil o Alberto Fernández).
Las personas identificadas por su puesto o cargo (Ejemplo: gerente o bien jefe de
personal)
Grupos de profesionales identificados por su actividad (Ejemplo: encofradores o
instaladores eléctricos).
Los recursos de equipamiento (Ejemplo: una pala excavadora, una grúa, un taladro)
Las instalaciones requeridas para realizar las tareas (Ejemplo: locales, salas de
reunión, espacios de trabajo).
2. Los Recursos Materiales, son artículos de consumo que se agotan a medida que
avanza el proyecto (Ejemplo: el cemento, cable, clavos, paneles).
3. Los Recursos de Costo, aquellos que no depende de la cantidad de trabajo de una
tarea o de la duración de una tarea (Ejemplo: los boletos de avión o el alojamiento).
¿Por qué asignar recursos a una tarea?
Se asignan recursos a una tarea para:
1. Clarificar la responsabilidad de realización de las mismas.
2. Ayudar a determinar cuánto tardará en realizarse una tarea, y si se lleva a cabo un
seguimiento de los costos, cuánto costará la tarea.
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Ejemplos de recursos:
Puede ser una única persona, como el recurso Luis Ramírez, o puede ser un
grupo, por ejemplo, Albañiles.
Puede ser un elemento de equipamiento como una grúa o una PC, o puede ser
el material consumido durante la realización de la tarea.
Consideraciones al Asignar Recursos
La Sobreasignación en un recurso, es el resultado de asignar más tareas de
las que puede realizar dicho recurso en el horario de trabajo disponible,
tomando como base los valores de trabajo (jornal de 8 horas/día), la duración
de las tareas asignadas, el número máximo de unidades disponibles para el
recurso y el calendario utilizado por el recurso.
Las Unidades, es la cantidad de un recurso asignado a una tarea.
Por ejemplo: en una tarea de albañilería, se podrían asignar dos unidades, es
decir, dos albañiles. Si sólo dispone de un albañil, podría asignar el 50% de
unidades (la mitad del tiempo) a la tarea.
La capacidad máxima, es la disponibilidad de un recurso en el proyecto. Por
ejemplo, si tiene tres albañiles trabajando en un proyecto, la capacidad máxima
es 300%, es decir, tres albañiles trabajando a tiempo completo.
A. Ingresar recursos al proyecto
Ejercicio:
Se tiene el proyecto [Link] al cual se desea asignar los recursos necesarios para su
desarrollo.
1. Active la Hoja de recursos y la tabla Entrada.
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2. Ingrese los recursos necesarios para desarrollar el proyecto. Cabe recalcar que deberemos
ingresar todos recursos que se usarán y la información que requiera cada uno de ellos, a lo
largo de todo el proyecto.
B. Asignar recursos a una tarea
Método 01: “Desde la Columna Nombres de los recursos”
1. Ahora active la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada.
2. En la columna Nombre de los recursos, de la tarea a signar, seleccione el o los recursos
requeridos por dicha tarea. Ej.: Tarea A
Ejemplo: A la tarea A, asignar el recurso R1
Método 02: “Desde el botón Asignar recursos”R1
Ejemplo: A la tarea B, asignar el recurso R1
1. Ahora active la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada.
2. Haga clic en la tarea donde se desea asignar el recurso. Ej.: Tarea B
3. Seleccione la ficha Recursos y elija el botón Asignar recursos
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4. En el cuadro de dialogo que se muestra, haga clic en el recurso a asignar (si son varios use la
tecla CTRL + Clic).
5. Haga clic en el botón Asignar.
6. Si no hay otro recurso a asignar, haz clic en el botón Cerrar.
Método 03: “Desde la ficha Vista”
Ejemplo: A la tarea D, asignar el recurso R2
1. Ahora active la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada.
2. Seleccione la ficha Vista y active la opción Detalles
3. En esta ventana se muestra en la parte inferior el detalle de la tarea seleccionada arriba,
entonces para asignar un recurso a una tarea D, haga clic en la tarea D y en la columna Nombre
de recurso (parte inferior), seleccione su
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recurso (Ej.: R2)y pulse Enter.
Observación
:
El recurso R2, fue asignado a la tarea D, tiene una disponibilidad completa:
Unidades=100% (disponibilidad completa del recurso: 8 horas/día).
Como la tarea D se desarrollará en 3 días, entonces tendremos: 8 h/d x 3 d = 24 horas
(columna Trabajo).
Se recomienda después de haber asignado el recurso, desactivar la ventana de Detalles
(desactivarla en la ficha Vista)
C. Reemplazar recurso en una tarea:
Ejercicio:
Reemplazar el recurso R2 de la tarea D, por el recurso R3.
1. Active la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada.
2. Seleccione la ficha Vista y active la opción Detalles
3. En la parte superior de la ventana, seleccione la tarea cuyo recurso desea reemplazar. Ej.:
Tarea D.
4. En la parte inferior de la ventana, haga el reemplazo del recurso y pulse Enter (Ej.: R3).
5. Haga clic en el botón Aceptar.
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D. Eliminar recurso de una tarea:
Ejercicio:
Eliminar el recurso R3 de la tarea D.
1. Active la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada.
2. Seleccione la ficha Vista y active la opción Detalles
3. En la parte superior de la ventana, seleccione la tarea cuyo recurso desea reemplazar. Ej.:
Tarea D.
4. En la parte inferior de la ventana, haga en el recurso a eliminar (Ej.: R3) y pulse la tecla SUPR
y luego haga clic en el botón Aceptar.
E. Eliminar recurso del proyecto
Ejercicio:
Eliminar el recurso Cemento, del proyecto.
1. Active la vista Hoja de Recursos.
2. Seleccione la etiqueta del recurso a eliminar.
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3. Pulse la tecla SUPR para eliminar el recurso.
¡Recuerde!:
Al eliminar un recurso de la lista de recursos se eliminan también todas las asignaciones de
dicho recurso a las tareas del proyecto y si estas tareas están Condicionadas por el
Esfuerzo se modificarán en consecuencia las duraciones de las mismas afectándose la
duración total del proyecto.
Que sólo esta opción se activa para tareas con programación automática.
Establecer tasas de costo en recursos
La estimación de costos es el proceso de desarrollar los costos aproximados de recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto.
Consideraciones:
Establecer tasas de pago para recursos de trabajo (personas y equipo):
Microsoft Project calcula los costos totales correspondientes a las tareas, recursos asignados
durante la duración del proyecto.
Establecer costos de material: Si piensa utilizar recursos consumibles, por ejemplo:
suministros. Microsoft Project puede calcular los costos totales de estos recursos materiales
a partir de las tasas de pagos y las cantidades que se han introducido.
Cambiar las tablas de tasas en una asignación de recursos: Si desea aplicar tasas
de recursos introducidas en tablas de tasas diferentes.
A. Establecer Tasas de Pago para Recurso de trabajo (tasa estándar y tasa
horas extra) y material
1. Active la vista Hoja de recursos y la tabla Entrada (Ficha Vista/Tablas)
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2. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nombre de
recurso nuevo.
3. En los campos Tasa estándar y Tasa horas extra, escriba las tasas de recursos.
B. Establecer un Costo por Uso a un Recurso
Ejercicio:
Se sabe que cada vez que se use el recurso Escalera Metálica se tendrá un costo de S/.
300.
1. Active la vista Hoja de recursos y la tabla Entrada (Ficha Vista/Tablas)
2. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nombre de recurso
nuevo. Ej. Escalera Metálica
3. En el campo Costo/Uso, escriba las tasas de recursos. Ej.: 300
Establecer Costos Fijos a una Tarea
Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto. Tener en cuenta que el
costo fijo de una tarea, es independiente del costo de los recursos asignados a la tarea.
Ejercicio 01:
Se sabe que la tarea C, tiene un costo fijo de S/. 700
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1. Active la vista Diagrama de Gantt y la tabla Costo (ficha Vista/Tablas).
2. En el campo Costo Fijo de la tarea a asignar su costo, escriba un valor de costo.
Ejercicio 02:
Se sabe que la tarea C, tiene un costo fijo de S/. 700, se le asigna el recurso R1.
1. Asigne a la tarea C, el recurso R1.
2. Active la vista Diagrama de Gantt y la tabla Costo (ficha Vista/Tablas).
3. El resultado será:
Nota: Observe la columna Costo Fijo (Costo fijo de la tarea=700) y la columna
Costo Total (Costo Fijo de la tarea=700 + el Costo Recurso=1680-7 días x
8 horas x S/. 30/hora). O que hace un Costo total de la tarea = S/. 2380.
C. Establecer un Grupo de Tasas de Pago por Recurso
Estas tasas pueden usarse durante la ejecución del proyecto. Para ello deberá considerar lo
siguiente:
• Fecha efectiva: Es la fecha en la que se usa la tasa estándar, la tasa de horas extras
y el costo por uso. Si esta fecha se muestra con dos guiones (--), significa que la tasa
asociada está actualmente en vigencia.
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• Tasa estándar: La tasa por hora que se va a acumular para el trabajo regular, o tiempo
normal, de este recurso.
• Tasa horas extra: La tasa por hora que se va a acumular para el trabajo de horas extra
de este recurso.
• Costo por uso El importe establecido que se va a acumular siempre que se use este
recurso, independientemente del trabajo realizado.
Ejercicio:
Se sabe que el recurso R1 que inicialmente tiene un costo estándar de S/. 30/hora (tasa estándar),
S/. 45/hora (tasa hora extra), cambiará sus costos del 01/09/2012 al 31/12/2012, a S/. 25/hora (tasa
estándar) y S/. 35/hora (tasa hora extra). A partir del 01/01/13, tendrá sueldo fijo de S/. 750 mensual.
Establecer este grupo de tasas a asignarse durante el proyecto.
1. Active la vista Hoja de recursos y la tabla Entrada.
2. Haga doble clic en el nombre del recurso al cual se le asignará un grupo e tasas. Ej. R1
3. Seleccione la ficha Costos.
4. Haga clic en la ficha A (Predet.)
5. Establezca en la columna Fecha Efectiva las fechas en que se harán efectivos los costos del
recurso.
Nota: Para introducir grupos de tasas de pago adicionales para el recurso, en las etiquetas
de las fichas B, C, D, E.
6. El resultado solicitado será:
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Definir tipo de acumulación de costos en una tarea:
El campo Acumulación de costos fijos ofrece opciones para indicar cómo y cuándo se deben cargar
o acumularlos costos fijos al costo de una tarea según su % de avance. Las opciones son:
Comienzo: todos los costos se acumulan en cuanto comienza la tarea.
Prorrateo: el costo se distribuye, durante la realización de la tarea.
Fin: todos los costos se acumulan una vez completada la tarea.
Ejercicio:
Sabemos que la tarea C con una duración de 7 días y con recurso R1 asignado, tiene un avance del
25%; un costo fijo de S/ .700 y Costo Total de S/.2380. Definir la acumulación de costos por:
Comienzo, Prorrateo y Fin.
A. Acumulación por Prorrateo (Predeterminado):
Verifique el avance de la tarea (Ficha Tarea/Información/General)
Active la vista Uso de tareas y la tabla Costo.
Interpretación:
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Observa que al 25% de avance del proyecto, se ha pagado (Real)= S/. 595.00, donde:
• Costo fijo de tarea=S/. 700 x 25% (avance)= S/. 175.00
Costo Recurso (R1)=S/. 420.00 (según % avance).
B. Acumulación por Comienzo:
Verifique el avance de la tarea (Ficha Tarea/Información/General)
Active la vista Uso de tareas y la tabla Costo.
Interpretación:
Observa que al 25% de avance del proyecto, se ha pagado (Real)= S/. 1,120.00, donde:
• Costo fijo de tarea=S/. 700 (ya todo se paga al comenzar la tarea)
• Costo Recurso (R1)=S/. 420.00 (según % avance).
C. Acumulación por Fin:
Verifique el avance de la tarea (Ficha
Tarea/Información/General)
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Active la vista Uso de tareas y la tabla Costo.
Interpretación:
Observa que al 25% de avance del proyecto, se ha pagado (Real)= S/. 420.00, donde:
• Costo fijo de tarea=S/.0 x 25%= S/. 0.00 (ya que se pagará al finalizar de la tarea)
• Costo Recurso (R1)=S/. 420.00 (según % avance).
Manejo de vistas y tablas
Una vista es la forma como se muestra un proyecto y facilita su comprensión y gestión.
Cada vista puede presentar información a través de diversas tablas empleadas según su
necesidad.
Información de una vista
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Una vista muestra información en forma de: hojas, diagramas, gráficos y formularios; o
juntando dos vistas para ver el detalle sobre la tarea o recurso en una sola pantalla.
La información mostrada en una vista puede modificarse usando tablas y filtros, predeterminados o
personalizados, adaptándolas así a tus necesidades.
Tipos de vistas:
Las vistas se pueden agrupar en dos categorías principales: vistas de tareas y vistas de
recursos.
Las vistas de tareas se utilizan para trabajar con información de tareas
Las vistas de recursos para trabajar con información de recursos.
Ejercicio 01:
Abrir el proyecto “Vistas y [Link]” y active las vistas solicitadas.
1. Hojas:
Las hojas son la mejor opción para ver información basada en texto. Una hoja es una
representación en forma de hoja de cálculo de la información de las tareas y los recursos. Ejemplo:
Hojas de tareas
Muestra la tarea, duración y recursos asignados
2. Diagramas y gráficos
Es una forma óptima de ver la información basada en gráficos del proyecto.
Ejemplo: Vista Calendario (muestra las tareas como barras que se extienden a lo largo de los días,
semanas y meses.
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Ejemplo: Gráfico de recursos
Muestra gráficamente el recurso y su asignación programada
3. Formularios
Muestra la información detallada sobre tareas y recursos, ya que se componen de áreas modificables
llamadas campos. Por ejemplo: la Vista Formulario de tareas incluye campos para especificar el
nombre de una tarea, su duración y las fechas de comienzo y de fin, así como el recurso material o
humano a la tarea.
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Ejemplo: Formulario de detalles de tareas
Muestra en detalle la información de la tarea y sus recursos
Agregar una vista del proyecto
1. En la ficha Vistas, haga clic en el botón Diagrama de Gantt y elija la opción Más
Vistas.
2. Haga clic en la vista que
desee agregar.
Ejemplo: Asignación de
recursos.
3. Haga clic en el botón
Aplicar
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Crear una nueva vista
Aunque MS-Project tiene vistas predeterminadas para cada una de las fases del proyecto, también
podemos personalizarlas tal que se adapte a tus necesidades.
A. Crear una nueva vista única
Ejercicio:
Abrir el proyecto “Vistas y tablas-con avance,mpp” (con un avance al 16/08/12) y crear una
vista que muestre las tareas en curso agrupadas por su duración, a la fecha del proyecto.
1. En la ficha Vistas, seleccione en el botón Diagrama de Gantt, la opción: Más vistas.
2. Para crear una nueva vista, haga clic en el botón Nueva…, elija la opción: Vista única y
luego haga clic en el botón Aceptar.
3. Ingrese el nombre de la vista, seleccione un tipo de pantalla, de tabla, grupo y
filtro que desee [Link] ejemplo:
4. Haga clic en Aceptar y luego en Aplicar.
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B. Crear una nueva vista combinada
Ejercicio:
Abrir el proyecto “Vistas y tablas-con [Link]” y crear una vista que muestre el
seguimiento de cada tarea y el detalle de los recursos asignados a ella.
1. En la ficha Vistas, seleccione el botón Diagrama de Gantt y elija la opción:
Más vistas…
2. Para crear una nueva vista, haga clic en el botón Nueva, elija la opción:
Vista combinada y luego en Aceptar.
3. Ingrese los datos necesarios para la nueva vista combinada.
4. Haga clic en el botón Aceptar.
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Información de una tabla
Toda vista muestra su información en tablas, las cuales pueden ser cambiadas por otras
predeterminadas o personalizadas según su necesidad.
Por ejemplo, la tabla Costo muestra toda información concerniente al costo de una tarea.
Si cambia la a la tabla Trabajo, podrá ver una variedad de información sobre el trabajo
necesario para completar una tarea, como el trabajo total y el trabajo restante.
Tipos de tablas
1. Las Tablas de Tareas: Diagrama de Gantt; Hoja de tareas; Gantt de Seguimiento;
Resumen.
2. Las Tablas de Recursos: Costo, Entrada, Entrada recursos Materiales
Ejercicio:
Abrir el archivo “Lanzamiento de un nuevo producto”
Nota: Es importante que previamente seleccione la vista con la cual trabajará la
tabla.
1. Seleccione la ficha Vista, y en el botón Tabla, elija la tabla que requiera.
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• Entrada: Es la tabla predeterminada al abrir un nuevo proyecto. Aquí se muestra el ingreso
de la información en la vista, como la tarea, duración, fechas de comienzo y fin, tareas
predecesoras y recursos asignados; entre otras.
Ejemplo: Vista Diagrama de Gantt y tabla Entrada.
• Costo: muestra información sobre las tasas de costo de un recurso, a partir de
su tasa estándar, su tasa de horas extra y costo por uso.
• Programación: muestra el avance del proyecto, verificando el trabajo en las tareas del
proyecto en función del tiempo.
Ejemplo: Vista Diagrama de Gantt y tabla Programación.
Esto es la ventana al inicio del proyecto.
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Si las todas las tareas tiene ya un avance del 25%, el resultado sería:
Nota: Observe la columna de Límites de Finalización, Demora permisible y Margen
de demora total.
• Resumen: muestra el progreso de una tarea de resumen, en función del progreso de sus
subtareas y de dónde se han programado dichas subtareas.
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Ejemplo: Vista Diagrama de Gantt y tabla Resumen. Considerando un
avance del 25% en todas las tareas.
• Seguimiento: muestra un seguimiento detallado de la tarea y recursos
asignados.
Ejemplo: Vista Diagrama de Gantt y tabla Seguimiento. Considerando un avance del
25% en todas las tareas.
• Trabajo: muestra el total de horas programadas, previstas, reales y restantes.
Ejemplo: Vista Diagrama de Gantt y tabla Trabajo. Considerando un avance del
25% en todas las tareas.
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• Uso: muestra el trabajo empleado y por emplear en la tarea y recursos asignados.
Ejemplo 01: Vista Uso de tareas y tabla Uso. Considerando un avance del 25%
en todas las tareas.
Ejemplo 02: Vista Uso de recursos y tabla Uso. Considerando un avance del 25% en
todas las tareas.
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• Variación: contiene las diferencias existentes entre el trabajo previsto de una tarea, un
recurso o una asignación y el trabajo actualmente programado.
Ejemplo: Vista Diagrama de Gantt y tabla Variación.
Crear una nueva tabla
Si cambia la tabla aplicada a una vista de hoja o a la vista Diagrama de Gantt, también puede cambiar
los campos de información que presenta esa vista. Si ninguna de las tablas se adapta a sus
necesidades, puede crear una nueva tabla o modificar una basándose en otra existente.
Ejercicio:
Usando el proyecto anterior “Lanzamiento de un nuevo [Link]”
Crear una nueva tabla que muestre las tareas, trabajo en horas normales, extras y sus costos
respectivos.
1. Seleccione la ficha Vista y elija en el botón Tabla, la opción Más tablas.
2. Si desea crear una nueva tabla de tareas. Haga clic en la opción Tarea y luego en el botón
Nueva.
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3. Si desea crear una tabla de recursos. Haga clic en la opción Recurso, y luego en el botón Nueva.
4. Personalice su nueva tabla. Para nuestro caso una tabla de tareas.
5. El resultado será:
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Importante: Estas tablas quedan grabadas en el proyecto que estas programando. Para
volverlas a activar puedes ingresar al botón Tabla (Mas tablas…) de la ficha Vista.
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