REGIONAL META
¿CÓMO DEBE REALIZARSE LA FOLIACIÓN EN LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO?
REGIONAL META
FINALIDADES PRINCIPALES DE LA FOLIACIÓN
Controlar la cantidad de folios Controlar la calidad, entendida esta última
de una unidad de conservación como respeto al principio de orden original
dada (carpeta, legajo, etc.) y la conservación de la integridad de la
unidad documental o unidad archivística.
REGIONAL META
FINALIDADES PRINCIPALES DE LA FOLIACIÓN
la foliación es
el respaldo
técnico y legal
de la gestión
administrativa.
REGIONAL META
LA FOLIACIÓN ES NECESARIA PARA:
Diligenciar
diferentes
instrumentos de
control (inventarios,
formatos de control
de prestamos,
TRD, TVD) y de
consulta
(inventarios, guías,
catálogos).
REGIONAL META
La foliación es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias
(archivo de gestión al archivo central) como secundario (archivo central al
archivo histórico).
REGIONAL META
DEFINICIONES
1. Folio: Hoja. 4. Folio recto: Primera
cara de un folio, la que se
2. Foliar: Acción de numera.
numerar hojas. RECUERDE SIEMPRE
5. Folio vuelto: Segunda Foliar NO es lo mismo que
3. Foliación: “Acto de cara de un folio, la cual no paginar, pues no solo son
enumerar los folios solo se numera. términos diferentes sino también
por su cara recta” // conceptos distintos.
“Operación incluida en los 6. Página: Lo escrito o
trabajos de ordenación impreso en una cara...
que consiste en numerar 7. Paginar: Acción de
correlativamente todos los numerar páginas.
folios de cada unidad
documental”.
REGIONAL META
REQUISITOS PARA LA FOLIACIÓN
1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar 2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar
previamente clasificada. La de las oficinas se encontrará previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos
relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). En fondos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que
acumulados, se foliará la documentación que por Tabla de esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su
Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en producción. El orden original más común es el orden cronológico.
Archivo Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que va a El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que
ser reproducida en otros soportes. dio inicio al tramite en consecuencia corresponde a la fecha más
antigua.
REGIONAL META
3. La documentación que va a ser objeto de
foliación debe estar depurada. La depuración
consiste en el retiro de duplicados idénticos, 4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades
folios en blanco y documentos de apoyo en los
documentales de una serie. En el caso de series documentales
archivos de gestión o de oficina. En fondos
acumulados, se hará igualmente depuración.
simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la
foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta,
tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas
(contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias,
procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una
sola foliación de manera continua y si tal expediente se
encuentra repartido en más de una unidad de conservación
(carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda
será la continuación de la primera.
REGIONAL META
MATERIALES PARA LA FOLIACIÓN
La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es
mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas
es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra reprográficas.
insoluble, pero el uso de este elemento dificulta
corregir una foliación mal ejecutada.
REGIONAL META
PROCEDIMIENTO PARA LA FOLIACIÓN
1. Se debe numerar de manera A
consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir
números.
2. No se debe foliar utilizando números con el
suplemento A, B, C, ó bis.
REGIONAL META
3. Se debe escribir el número en la esquina 4. Se debe escribir el número de manera
superior derecha de la cara recta del folio en el legible y sin enmendaduras sobre un
mismo sentido del texto del documento. espacio en blanco, y sin alterar membretes,
sellos, textos o numeraciones originales.
REGIONAL META
FINALIDADES PRINCIPALES DE LA FOLIACIÓN
5. No se debe escribir con trazo 6. No se deben foliar las pastas ni
fuerte porque se puede causar las hojas-guarda en blanco.
daño irreversible al soporte papel.
REGIONAL META
7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán 8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos,
el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando
estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o revistas.) que se encuentren se numerarán como un solo
de consulta se debe dejar constancia de las características del
documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y
folio. En el área de notas del instrumento de control o de
otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por consulta se debe dejar constancia de título, año y número
separar este material se dejará constancia mediante un testigo
de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto
total de páginas. Si se opta por separar este material se hará
es lo que se denomina cruce de referencia. el correspondiente cruce de referencia.
REGIONAL META
10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta,
9. Cuando se encuentren varios documentos de utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un
formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se número para cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de
le escribirá su respectivo número de folio, control o de consulta se debe dejar constancia de las características del
dejando en el área de notas del instrumento de documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se
control o de consulta las características del consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran
documento foliado: cantidad de documentos adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio,
adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de
(Para adherir documentos o fotografías a una consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que
hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido). otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que
se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará el
correspondiente cruce de referencia.
REGIONAL META
11. Las radiografías, diapositivas, negativos o 12. En caso de unidades de conservación (copiadores de
documentos en soportes similares, deben colocarse correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad,
en un sobre de protección y se hará la foliación al etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados
sobre antes de almacenar el material para evitar
de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control
marcas, dejando constancia en el área de notas del
instrumento de control o de consulta el contenido sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe
del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, registrarse en el área de notas del instrumento de control
fecha y otros datos que se consideren pertinentes. o de consulta, la cantidad de folios o páginas que
contiene.
REGIONAL META
14. Si existen errores en la foliación, ésta se
anulará con una línea oblicua, evitando tachones.
13. Para el caso de unidades documentales que
se generan foliadas por impresora, se dejará esta
foliación siempre y cuando en una unidad de
conservación no haya mas de una, en caso
contrario, cuando haya más de una, deberá
refoliarse toda la unidad de conservación.
REGIONAL META
15. La foliación es una tarea previa a 16. La documentación que ya se encuentra haciendo
cualquier empaste, proceso de parte del acervo documental en Archivos Históricos, cuyos
descripción o proceso técnico de folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el
contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán
reprografía (microfilmación o
foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de
digitalización). notas del instrumento de control o de consulta que tienen
esta condición. La foliación de este tipo de documentos
debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda,
tipo HB o B.
REGIONAL META
17. No se deben numerar los folios
totalmente en blanco (cosidos o 18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en
empastados) que se encuentren en blanco cuando éstos cumplen una función de
tomos o legajos en archivos de gestión o conservación como: aislamiento de manifestación
archivos centrales, pero sí dejar la de deterioro biológico, protección de fotografías,
constancia en el área de notas del dibujos, grabados u otros, o para evitar migración
instrumento de control o de consulta. de tintas por contacto.
REGIONAL META
19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CD´s-, disquetes, videos,
etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del
instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de
referencia.
REGIONAL META
REGIONAL META
Bibliografía:
- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Circular Nº 004 de 2003.
- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo Nº 38 de 2002.
- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Santafé de Bogotá, 1997.
- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 de 2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”.
- GODOY, Julia LÓPEZ, Imelda CASILIMAS, Clara. Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Directrices Básicas e Instructivos para su
Elaboración (versión actualizada). Mini/Manual Nº 4. Archivo General de la Nación, 2001.
- GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Hacia un Diccionario de Terminología Archivística. Bogotá, Archivo
General de la Nación, 1997.
- JIMÉNEZ GONZÁLEZ, Gladys. Ordenación Documental. Archivo General de la Nación. Bogotá, D.C., 2003.
- ICONTEC. Norma Técnica Colombiana NTC 5397 - Materiales para documentos de archivo con soportes en papel. Características de calidad.