Manual de usuario
12.2.4 Registro del contrato de adquisiciones – Sección 4
4. Obligaciones del contrato:
En las obligaciones del contrato se registra el proveedor o los proveedores, se añaden
las sanciones contenidas en el contrato y se registran las garantías, y al final del
apartado, se adjunta el contrato en formato PDF.
En la siguiente pantalla se observan los campos “Registro de garantías” y “Justificación
de no garantía”; el primero se refiere al registro de las garantías que estén estipuladas
en el contrato tales como: garantía de anticipo, de cumplimiento o por vicios ocultos
(defectos de fábrica), en dicho apartado se captura el número de póliza, el tipo de
garantía, a favor de quien se emite la garantía, el porcentaje y el monto de ésta; el
segundo, en caso de que no existan garantías estipuladas en el contrato, describir en
el campo el fundamento legal por el cual no se registran garantías para el contrato.
En la pantalla “Proveedores por contrato”, en el catálogo del proveedor o proveedores
del contrato, se sugiere realizar navegación o desplazamiento de las pantallas de
captura con el mouse o con las teclas de navegación, ya que pueden contener
información adicional si nos desplazamos sobre ésta.
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Consideraciones generales del formulario:
En esta sección contamos con el despliegue de 3 ventanas para añadir Proveedor, Sanciones y
Garantías.
En el apartado del proveedor se puede realizar una búsqueda accediendo al catálogo
de proveedores ya existentes en la plataforma, para lo cual se ingresa el nombre del
proveedor, su RFC o alguna palabra clave con lo que se puede realizar dicha búsqueda.
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En caso de que el proveedor no se encuentre en el catálogo de proveedores, tendrá
que realizar su registro de alta, de acuerdo con lo siguiente:
Al buscar al proveedor el sistema mostrará el siguiente aviso:
Se selecciona el botón Aceptar y posteriormente se habilitará el botón “Agregar
Proveedor”.
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Al seleccionar “Agregar Proveedor”, se abrirá una nueva ventana para ingresar los
datos solicitados del Proveedor del contrato.
Una vez finalizada la captura de los datos del proveedor, se selecciona “Guardar” para
finalizar su registro en el sistema, mismo que permanecerá en el catálogo de
proveedores, para su posterior consulta.
Al seleccionar al proveedor que se ha dado de alta, se continuará con el registro de los
campos solicitados.
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Consideraciones generales del formulario:
Al añadir proveedor, permite ingresar los datos solicitados y los archivos correspondientes al
cumplimiento de las Obligaciones Patronales.
Nota:
En los contratos cuyo fundamento legal se estipule por Artículo 1°, y con referencia a
los archivos correspondientes a las obligaciones patronales, éstos no son obligatorios
en su captura.
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De acuerdo al archivo que sea necesario adjuntar, según sea el caso, se elige el botón
“Seleccionar”; para adjuntar el archivo correspondiente en formato PDF.
Se añaden las sanciones.
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Consideraciones generales del formulario:
Al añadir sanción, despliega otro cuadro para ingresar los datos solicitados.
Las garantías al contrato se registran para asegurar el cumplimiento de las
obligaciones contractuales y éstas pueden darse de alta en el sistema de forma inicial
o desde un convenio modificatorio al mismo, adjuntando en el sistema los
documentos de las garantías correspondientes.
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Consideraciones generales del formulario:
Al añadir garantía, despliega otro cuadro para ingresar los datos solicitados.
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Posterior a la captura de la información en las tres ventanas anteriores, se realiza la
carga del contrato en formato PDF.
Al completar la sección se guarda el registro y/o cambios correspondientes.
NOTA:
El guardado de la información registrada y/o modificada, se realiza por sección
concluida, por lo que es importante realizar guardados parciales por cada sección o
apartado que sea requisitado, para evitar la pérdida de información por algún
imprevisto ajeno al sistema.
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12.2.5 Registro del Contrato de Adquisiciones – Sección 5
5. Administrador del contrato:
Sección en la cual se registra a la persona responsable del seguimiento y
cumplimiento del contrato, y que se encuentra establecida en el Contrato.
El usurario con perfil de operador registra el administrador del contrato ingresando
nombre y CURP.
Al completar la sección se guarda el registro y/o cambios correspondientes.
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NOTA:
El guardado de la información registrada y/o modificada, se realiza por sección
concluida, por lo que es importante realizar guardados parciales por cada sección o
apartado que sea requisitado, para evitar la pérdida de información por algún
imprevisto ajeno al sistema.
12.2.6 Registro del programa de entregas del contrato (Abierto). Sección
6
a) Entregable para contratos del tipo abierto:
Al concluir el registro del administrador del contrato se pulsa el botón “Siguiente”, para
que el sistema remita a la sección “Programa de entregas”.
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Para contratos de tipo abierto se debe indicar si existen entregables iniciales.
En caso de tener entregables iniciales se incorporan en la ventana siguiente:
En el apartado “Añadir entregables de contrato abierto”, se registran las entregas de
acuerdo con las partidas asignadas al contrato, considerando los tiempos de solicitud
y entrega, cantidad programada, precios unitarios, tipo de cambio del contrato, etc.
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Al añadir el entregable, el sistema muestra un cuadro de diálogo que concentra las
entregas registradas en el apartado anterior.
Al completar la sección se guarda el registro y/o cambios correspondientes.
NOTA:
El guardado de la información registrada y/o modificada, se realiza por sección
concluida, por lo que es importante realizar guardados parciales por cada sección o
apartado que sea requisitado, para evitar la pérdida de información por algún
imprevisto ajeno al sistema.
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12.2.7 Registro del programa de entregas del contrato (Cerrado).
b) Entregable para contratos del tipo cerrado:
En el programa de entregables para contratos cerrados es necesario que se
registre el total de las entregas programadas que serán requeridas durante el
periodo de vigencia y desarrollo del contrato y a las que se les dará el debido
seguimiento en los apartados especificados para este fin ya que, una vez finalizado
el registro del contrato, dichos datos no podrán modificarse a menos que se
solicite una reapertura del registro del contrato mediante oficio dirigido al Titular
de la Unidad de Auditoría a Contrataciones Públicas o, en su caso, al servidor
público que designe para tal efecto.
En el apartado “Añadir entregables por contrato cerrado”, se registran las entregas de
acuerdo con las partidas asignadas al contrato, considerando los tiempos de solicitud
y entrega, cantidad programada, precios unitarios, tipo de cambio del contrato, etc.
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Al completar la sección se guarda el registro y/o cambios correspondientes.
NOTA:
El guardado de la información registrada y/o modificada, se realiza por sección
concluida, por lo que es importante realizar guardados parciales por cada sección o
apartado que sea requisitado, para evitar la pérdida de información por algún
imprevisto ajeno al sistema.
12.2.8 Finalizar registro del contrato de adquisiciones.
Al concluir la captura de las cinco secciones de los datos del contrato y de su respectivo
programa de entregas, el sistema permitirá al operador finalizar el registro del
contrato en el sistema BESA.
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Consideraciones generales del formulario:
El botón de “Finalizar Registro” se habilitará hasta que se llenen todos los campos obligatorios de
cada una de las secciones del registro del contrato.
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Consideraciones generales del formulario:
Al finalizar el registro, el sistema muestra un mensaje para que se revise que la información que
se registró sea correcta.
Si el sistema detecta inconsistencias en los datos registrados, se mostrará un mensaje
para que sean corregidos o para poder finalizar la captura, tomando en consideración
que dichos mensajes son alertas que no bloquean la finalización del proceso del
registro.
Consideraciones generales del formulario:
Una vez finalizado el registro del contrato en cualquiera de sus diferentes modalidades, el sistema
BESA guarda permanentemente los datos generales del contrato, para iniciar su respectivo
seguimiento.
En este punto, es importante señalar que los datos del contrato quedan inamovibles para los
operadores.
Al seleccionar “Aceptar” se habrá finalizado el registro del contrato correctamente.
Si después de finalizar el registro del contrato se detectan errores o inconsistencias en
los datos capturados y es necesario hacer alguna modificación, dicho movimiento se
podrá realizar previa solicitud debidamente justificada para la apertura del contrato,
por lo que se recomienda una minuciosa revisión antes de finalizar el registro.
Nota:
Para llevar a cabo la apertura de contratos con registro finalizado, será responsabilidad
del Coordinador de las dependencias, entidades, entes públicos estatales y
municipales, según corresponda, en el ámbito de sus respectivas competencias, lo
siguiente:
Gestionar ante el Administrador de la BESA o, en su caso, con el servidor público que
designe para tal fin, la habilitación del contrato con registro finalizado en el sistema
BESA para efectuar correcciones a la información registrada, para lo cual es necesario
que se envíe un oficio donde se agreguen los siguientes datos:
Número del contrato formalizado
Código del contrato
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Nombre del contrato
Monto del contrato
Señalar el dato a modificar (dice/debe decir)
El oficio deberá ser firmado por el Titular de la Unidad de Administración y Finanzas u
homólogo, dirigido al Titular de la Unidad de Auditoría a Contrataciones Públicas o, en
su caso, al servidor público que designe como administrador del sistema BESA, y
remitido por el correo electrónico sistemabesa@[Link].
Modificación de Contratos en el sistema BESA
13. Modificación del contrato de adquisiciones.
Si el registro NO fue finalizado, se procede a modificar los datos del contrato realizando
el siguiente procedimiento:
Desde la pantalla de “Registro/modificación de contratos” se accede a la sección de
Consulta, en donde se selecciona la institución pública o la unidad compradora o el
número de contrato formalizado, o bien los tres datos juntos y se selecciona el botón
“Buscar”.
Se muestra el contrato en la parte inferior y se selecciona el ícono “Editar” para abrir
el contrato y realizar las modificaciones que correspondan.
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Al “Editar” el contrato, se abre la ventana del “Registro del contrato”, para continuar
con el registro o modificar los datos capturados.
Consideraciones generales del formulario:
El proceso continúa como en el registro de contrato realizado inicialmente.
Nota:
La apertura de un contrato ya finalizado en el registro, se hará efectivo por la autoridad
competente previa solicitud formal y solo por un periodo de tiempo determinado de
72 horas para realizar las modificaciones solicitadas; al término de dicho plazo, el
sistema se cerrará en automático, por lo que es necesario considerar el correo de
respuesta que remite el personal de la mesa de ayuda del sistema BESA a la solicitud
de apertura del contrato solicitado.
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14. Registro de Administradores del contrato.
Se selecciona en el menú la opción “Registro de Contratos”, luego seleccionamos
“Adquisiciones Públicas” y por último “Registro de administradores del contrato”.
En la siguiente ventana, agregamos los datos solicitados del contrato.
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Se mostrará un resumen con los datos generales del contrato y en la parte inferior se
encuentra el administrador del Contrato que se registró en la sección número 5 del
“Registro del contrato”.
a) Alta de administradores del contrato
Para dar de alta al administrador del contrato, seleccionamos el botón “Agregar
administrador” y el sistema muestra la siguiente ventana en la que se captura la CURP
del administrador que se requiere agregar, seleccionando en el apartado de
¿Reemplazar administrador existente? la condición “No”.
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Al seleccionar el botón “Aceptar”, el sistema muestra una advertencia para validar el
alta del administrador del contrato en el sistema.
Al seleccionar nuevamente el botón “Aceptar”, se guardan los datos registrados del
administrador del contrato que se dio de alta, en el sistema.
b) Remplazo de administradores del contrato
Para remplazar al administrador del contrato, seleccionamos el botón “Agregar
administrador” y el sistema muestra la siguiente ventana en la que se captura la CURP
del administrador que se requiere reemplazar, seleccionando en el apartado de
¿Reemplazar administrador existente? la condición “Si”. Considerando que algunos
contratos contarán con más de un administrador del contrato, se debe seleccionar el
nombre del administrador que se va a remplazar.
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Al seleccionar el botón “Aceptar”, en la opción “Sí”, el sistema muestra una advertencia
para validar el reemplazo del administrador del contrato en el sistema.
Al seleccionar nuevamente el botón “Aceptar”, se guardan los datos registrados del
administrador del contrato que se remplazó en el sistema.
c) Captura masiva:
El sistema permite hacer una carga masiva de administradores del contrato para
aquellos casos en los que se requiera registrar más de un administrador de una
manera más eficiente.
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Para dicho proceso se deberá realizar lo siguiente:
En la pantalla que abre el sistema al seleccionar la opción de “Agregar Administrador”,
seleccionar el botón de “Captura masiva”.
El sistema permitirá agregar las CURP de los Administradores que se requiere
registrar, cada CURP deberá estar separado por un salto de línea (se agrega al
presionar la tecla “Enter”).
Al tener todas las CURP en el cuadro de texto, se selecciona el botón “Validar”.
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El sistema muestra el mensaje de advertencia, al estar seguros del registro se
selecciona “Aceptar”.
Completado el proceso anterior, los Administradores habrán sido registrados
correctamente.
Si alguno de los administradores del contrato que se intenta dar de alta ya se
encuentra registrado en dicho contrato, al seleccionar “Validar” el sistema mostrará el
mensaje siguiente:
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