FORMATO 13

PLANTILLA DE TRANSACCIONES SIGNIFICATIVAS Y PROCESOS DE

REVELACIÓN SIGNIFICATIVA

ENTIDAD:
UNIDAD EJECUTORA

UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES.

Proceso de Compras

La Unidad de Abastecimiento y Servicios Generales, es un órgano de apoyo que depende de la Oficina de

Administración de la U.E N° 005, responsable de la gestión eficiente en la adquisicion de los bienes y
servicios.

El área de Abastecimiento y Servicios Generales está a cargo del Lic. Jorge Marcial Bocanegra Vaella,
designado mediante MEMORANDO N° 276-2018-GRLL-GOB/PECH.01 Del 31 de diciembre del 2018, con
numero de celular 995544439.

Así mismo esta Área tiene a su cargo las siguientes sub áreas:

- Adquisiciones
- Almacén
- Control Patrimonial
- Transporte
- Servicios Generales.

Funciones del Área de Abastecimiento y Servicios Generales:

1.- Funciones Generales

 Programar, dirigir y controlar los procesos de selección convocados por la entidad a través del
SEACE, Platafotrma de Peru Compras y Compras menores a (UIT).

2.-Funciones Específicas

 Evaluar las necesidades de bienes, servicios requeridos por las Unidad Ejecutora.

 Gestionar la provisión de recursos logísticos a las diferentes áreas para el adecuado cumplimiento de
sus funciones.

 Formular y proponer la programación de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios

conforme al Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Entidad Ejecutora.

 Supervisar y Controlar el desarrollo de los procesos de adquisiciones de bienes, servicios.

 Supervisar y Controlar el desarrollo de las actividades de instalación, mantenimiento y conservación

de equipos, así como los servicios generales.
  Velar y controlar el patrimônio de la Entidad Ejecutora..

 Brindar información y proporcionar el apoyo técnico requerido por el Comité Especial de

Licitaciones y Concursos Públicos.

 Velar por el uso adecuado y eficiente de los recursos logísticos.

 Verificar el pago oportuno de los servicios públicos necesarios para el desarrollo de las actividades y
funciones de las Unidades.

De las cinco sub áreas nos enfocaremos a la sub área de Adquisiciones, para así entender el proceso de
compras.

Área de Adquisiciones

[Link] del responsable:

La sub área de Adquisiciones tiene como responsable el Lic. Julio Landeras Alza, designado mediante
Concurso Público y se asignó funciones con el MEMORANDO N° 01-2019 –GRLL-GOB/PECH-06.4 con
número de celular 949043545

2. Normativa del Área:

El marco legal para el ejercicio de sus funciones tenemos, sin ser limitativos, las siguientes:
 T.U.O. de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado por Decreto Supremo N° 082-2019
 Reglamento de la Ley de contrataciones del Estado aprobado por el Decreto Supremo N° 344-2018-
EF y sus modificatorias.
 Lineamiento de Contrataciones de Bienes y Servicios del P.E aprobado por Resolución Gerencial N°
191-2017-GRLL-GOB/PECH del 05.09.2017, para contrataciones menores de 8 UITs.
 Manual de Organización y Funciones – MOF del P.E aprobado por R.E.R. N°
2323-2016-GRLL/GOB.

3. Instrumentos de Gestión:
 Giro de Órdenes de Compra.
 Giro de Ordenes de Servicio.
 Emisión de contratos por locación de servicios.
 Emisión de contratos por adquisición de bienes.
 Emisión de Certificación Presupuestal.

4. Política del Área

 Maximizar el valor de los recursos públicos que se invierten y promover la actuación bajo el enfoque
de gestión por resultados en las contrataciones, de tal manera que se éstas se efectúen en forma
oportuna y bajo las mejores condiciones de precios y calidad, con eficacia, eficiencia, legalidad y
transparencia.

5. Modalidades de Compra
 En el marco de contrataciones de menores de 08 UITs es por modalidad de Locación de Servicio,
Las mayores se rigen por el Ley y Reglamento de contrataciones del Estado.

6. Comprensión del Área

Inicio - Registro - Procesamiento.

 Recepción de requerimiento.
  Verificación del requerimiento en el cuadro de necesidades según la programación del área usuaria.
 Derivación para indagación de mercado según la naturaleza u objeto de la contratación,
programación y tipo de proceso
 Concluida la etapa de indagación de mercado, se deriva los actuados a la oficina de Planificación y
Presupuesto para la certificación presupuestal; así como las autorizaciones correspondientes.
 Cuando el expediente retorna con la certificación presupuestal y autorizaciones correspondientes, se
deriva para el giro de las órdenes de compra, servicio o contrato según el tipo de contratación que
resulte
 Notificación a proveedor de orden o contrato.
 Reportes:
Los diferentes tipos de reportes de las adquisiciones de la entidad son registrados y emitidos por los
sistemas integrados que rigen la administración pública: SIGA, SIAF Y SISGEDO.

7. Las autorizaciones de las adquisiciones

Las autorizaciones de las adquisiciones son emitidas por el titular y / o administrador de la institución según
el tipo de proceso de contratación y lineamientos internos:

-Las contrataciones menores a 1 UITS, las autoriza el Jefe de administración

-Las contrataciones mayores a 1UITS, las autoriza el Titular de la entidad.

8. Segregación de Funciones

La segregación de funciones, están dadas según la naturaleza de las actividades a realizar por cada integrante
del área de adquisiciones :

- Jefe de Adquisiciones: Dirige, monitorea, coordina acciones para la contratación de bienes y servicios
- Especialista PAC-SIGA: Verificación en la programación del C.N según requerimiento del área usuaria
- Responsable de adquisición de bienes: Realiza las indagaciones de mercado para compra de bienes mayores
a 8UITS
- Responsable de contratación de servicios: Realiza las indagaciones de mercado para compra de bienes
mayores a 8UITS
- Cotizador: Realiza las indagaciones de mercado para compra de bienes y contratación de servicios menores
a 8UITS.
- Girador de órdenes de compra: gira en el sistema SIGA órdenes de compra
- Girador de órdenes de servicio: gira en el sistema SIGA ordenes de servicio

9. Revisión Final
- La revisión final de los expedientes de compra y servicio las realiza el responsable de adquisiciones.

10. Archivo de documentos.

- El archivo de documentos se realiza a la actualidad en archivos digitales que obran en Fase de Expediente
Final.
- El Archivo en Físico obra ya en el área de Tesorería con su respectivo comprobante de pago.

11. SALVAGUARDA DE DOCUMENTOS:

- Los documentos y/o Expedientes de Contratación en Físico son Salvaguardados en el área de Tesorería
debidamente con su comprobante de pago.
- Los Expedientes de Contratación de proceso de selección de bienes y servicios son salvaguardados en Fase
Contractual de la Unidad de Abastecimiento - UASAG.

UNIDAD DE TESORERÍA – INGRESOS.

El Área de Tesorería, es un órgano de apoyo que depende de la Oficina de Administración de la U.E N° ,
responsable de la gestión eficiente en la administración de los ingresos y pagos de obligaciones y control de la
custodia de fondos.

Los ingresos de la entidad ejecutora en el es por venta de tierras, venta de agua para riego, venta de energía,
venta de agua potable y otros; siendo sus principales clientes : Sedalib S.A., Junta de Usuarios de Riego
Presurizado, Distrito de Riego Moche, Virú y Chao, Camposol, Agualima, entre otros.

El monto estimado de estos ingresos es de S/ 2 000 000.00 mensuales, depositados en nuestra cuenta
recaudadora del Banco de La Nación Cta. Cte. Nº 0741-049872 – RDR (Recursos Directamente Recaudados),
los cuales se encuentran reflejados en el resumen de recaudación de ingresos del SIAF.

1. Nombre de los responsables del área, resolución y fecha de designación, teléfono.

La responsable del área de Tesorería es la señora CPC ANGIE VANESSA SANCHEZ LAZO, encargada con
Memorando Nº 167-2019-GOB/PECH-01 desde el 01 de julio de 2019.

2. Normatividad del área

Base Legal:
- Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15
- Resolución Directoral Nº 002-2020-EF/52.03
- Decreto Legislativo Nº 1441-Sistema Nacional de Tesorería
- Comunicados que emite la DGTE

3 y 4. Instrumentos de Gestión – Políticas del área

El área de Tesorería cuenta con los siguientes diagnósticos y lineamientos:

1. Toma de arqueos de fondos y valores

2. Administración de la Caja Chica
3. Procedimiento para el otorgamiento de los viáticos por comisión de servicios.
4. Verificación, registro, control, custodia, renovación, devolución y ejecución de cartas fianza y fondos de
garantía del.
5. Elaboración de conciliaciones bancarias de la cuenta 0741-049872, [Link]. garantía y cuenta corriente de
cartas fianza.

5. Modalidades de Pago

Según la Directiva Nº 002-2021-EF/52.03 Resolución Directoral Nº 011-2021-EF/52.03 Directiva para

optimizar las operaciones de Tesorería, donde indica la obligatoriedad de pagos a través de CCI (Código de
Cuenta Interbancaria) a nuestros proveedores, todo se realiza a través de la bancarización.

El Proyecto, según Resolución Gerencial Nº, cuenta con 5 Cajas Chicas de acuerdo a las Sub
Gerencias siguientes:
TOTAL

MENSUAL MENSU
RESPONSABLE/OFICINA N Q DNI FUENTE DE FINANCIAMIENTO R.D.R
POR META POR FTE.

FTO.

FRAESTRIJCFURA MAYOR Y MAQUINARIA PESADA META 006 13,500.00

Titular: Sr. Moises Sandoval Enriquez 18150955 6,000.00 6,000.00

 Suplente: Sr. llich Yasir López Camones 31674398

OyM - SISTEMAS ELECTRICOS META 007

Titular: Ing. Brito Arturo Paredes Quezada 18122289

3,000.00 3,000.00
Suplente: Sr. Carlos Fujimoto Osaki 07599181

OyM - PLANTA TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE META 008

Titular: Ing. Jorge Luis Espinoza Silva 18135184

1,500.00 1,500.00
Suplente: Ing. Roberto Gustavo Salas Alvarado 08425022

SEDE CENTRAL META 004

Titular: Srta. Lic. Ad. Iris Jovita Angulo Gonzales 18143673

3,000.00 3,000.00
Suplente: Sr. Jorge Marcial Bocanegra Vaella 18085771

6. Comprensión del área

Cabe indicar que la captación de los ingresos es por venta de tierras, venta de agua para riego, venta de
energía, venta de agua potable y otros; siendo nuestros principales clientes: Sedalib S.A., Junta de Usuarios de
Riego Presurizado, Distrito de Riego Moche, Virú y Chao, Camposol, Agualima, entre otros.
El monto estimado de estos ingresos es de S/ 2 000 000.00 mensuales, depositados en nuestra cuenta
recaudadora del Banco de La Nación Cta. Cte. Nº 0741-049872 – RDR (Recursos Directamente Recaudados),
los cuales se encuentran reflejados en el resumen de recaudación de ingresos del SIAF.

De acuerdo al flujograma inserto, se puede apreciar que el área de Tesorería cuenta con una responsable de
Caja, quien emite el respectivo recibo de ingresos de todos los depósitos de pagos realizados por los clientes,
luego la encargada de recaudación procede a ingresar las fases de determinado y recaudado de cada
comprobante de pago (facturas, boletas de venta, recibos únicos, notas de débito) luego de culminada esta fase
la encargada de conciliaciones bancarias cruza su información con el SIAF y los extractos bancarios de las
diferentes cuentas del PECH, para finalmente obtener los reportes de resumen de ingresos y libros banco del
SIAF que se concilian con el área de Contabilidad.

7. Autorizaciones

Las autorizaciones de pago las realiza la Oficina de Administración y la Jefatura de Tesorería, cuyas firmas se
encuentran registradas en el Banco de La Nación, e incluyen dos suplentes de acuerdo a la Resolución
Regional Nº 408-2019-GRLL-GOB, 573-2020-GRLL-GOB y al siguiente detalle:

8. Segregación de funciones

El área de tesorería cuenta con las siguientes funciones:

1. Jefatura de Tesorería y Tributación
2. Responsable de Caja y Fondo en Efectivo
3. Responsable de Recaudación
4. Responsable de Conciliaciones Bancarias y Cuentas por Cobrar
5. Responsable de Giros
6. Responsable del Módulo de Sentencias Judiciales y acervo documentario del área de Tesorería
7. Secretaria del área de Tesorería

Cada uno de los colaboradores cumplen mensualmente con sus funciones de acuerdo al Manual de
Organización de Funciones (MOF) con el objetivo de cumplir a cabalidad el trámite correcto los ingresos y
egresos del PECH.

9. Revisión final

Como revisión final, luego que se emite el recibo de ingresos se solicita los Vº Bº de la Jefatura de Tesorería,
Control Previo y Jefatura de Contabilidad, de acuerdo a lo indicado por el Manual de Organización y
Funciones.

10. Archivo de documentos al interesado

Los recibos de ingresos son impresos con los Vº Bº detallados en el punto 9.

11. Salvaguarda de los documentos

La documentación se encuentra en el acervo documentario de ingresos.

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

El Área de Resursos Humanos, es un órgano de apoyo que depende de la Oficina de Administración de la U.E
N°, responsable de la gestión eficiente en la administración del personal.

Personal activo del al 31/12/2019

1.- CAPACIDAD OPERATIVA

CONDICION Y CANTIDAD
DENOMINACION TOTAL
CAP CAS SNP OTROS

Funcionarios 8 0 8

Profesionales 65 3 68

Técnicos 232 13 245

Asesores y
0 0 0
Consultores

Obreros 115 0 115

Total 420 16 436

1. Nombre de los responsables del área, resolución y fecha de designación, teléfono.

Responsable del Área de Personal durante el año 2019 Lic. Adm. Marjuri Sharlot Zanini
Fernández, designada con Resolución Gerencial N° 143-2018-GRLL-GOB/PECH.

2. Normativa del Área.

 Directiva de Viáticos aprobada con Resolución N° 3412-2013.

  Lineamiento de Proceso de Convocatoria aprobada con Resolución Gerencial N° 106-2019.
 Lineamiento para Implementación de Lactario y Funcionamiento de Lactario Institucional aprobada
con Resolución Gerencial N° 147-2019.

3. Instrumentos de Gestión

 MOF
 ROF
 CAP
 MAPRO
 RIT
Todos estos instrumentos de gestión se encuentra publicados en el portal de transparencia del en la sección
Planeamiento y Organización.

4. Políticas del área

Cumplir con el marco normativo del Sistema de Recursos Humanos y Código de Ética.

5. Comprensión de área
Área de Registro y Escalafón y Área de Remuneraciones

Contratación de personal es de acuerdo al siguiente detalle

 Unidad Orgánica requiere el personal de una plaza vacante y presenta la propuesta de perfil de
puesto visado.
 Gerencia aprueba el requerimiento y deriva a la Oficia de Administración para revisión y aprobación
del perfil del puesto.
 El área de Personal revisa y aprueba de ser el caso el perfil de puesto y lo deriva a la Oficina de
Administración para opinión del área de Racionalización que es parte de la Oficina de Planificación.
 La Oficina de Planificación a través del Área de Racionalización emite opinión favorable de ser el
caso, en relación a la coherencia con Reglamento de Organización y Funciones y lo eleva a
la Gerencia.
 La Gerencia remite el perfil del puesto al Gobierno Regional La Libertad para aprobación mediante
Resolución y la respectiva incorporación en el MOF.
 Aprobado el Perfil del Puesto se procede al proceso de convocatoria mediante Concurso Público de
Méritos.
 El Área de Personal deriva al ganador del concurso al Área de Seguridad y Salud para que realicen
los exámenes pres ocupacionales.
 El Área de Personal a través de Registro y Escalafón previa a la firma del contrato modal verifica al
valida la información presentada en el Currículo Vitae por el
postulante.
 El área de Registro y Escalafón registra al trabajador en el Sistema Informático de Personal.

Elaboración de Planillas de pago de remuneraciones:

 El Responsable del Área de Registro y Escalafón remite los reportes de asistencia al Área de
remuneraciones.
 El Responsable del Área de Remuneraciones elabora la planilla única de pagos, la compromete en el
SIAF y la eleva al Responsable del Área de Personal debidamente visada.
 El responsable de Personal revisa y deriva la planilla única de pagos a la Oficina deAdministración.
 El Jefe de la Oficina de Administración autoriza el pago de las planillas remitiéndola al Área de
Contabilidad para revisión de Control Previo y devengado.
  La Responsable de Contabilidad remite la planilla al Área de Tesorería para trámite de giro.

6. Modalidades de Contratación

Los contratos modales son a plazo fijo e indeterminado bajo

 Régimen legislativo 728. Asimismo, en el año 2019 habían 16 servidores bajo el régimen
CAS incorporados por mandato judicial.

7. Autorizaciones

La revisión y control de calidad de la información remitida por el área lo realiza cada responsable de área.

8. Segregación de Funciones

Se encuentra contenida en el Manual de Organización y funciones en los códigos de cargo: Responsable del
área de Personal código P6-05-338-4,
Especialista en Remuneraciones P5-05-338-3, Asistente Social P4-55-078-2 y Técnico
Registro y Escalafón T5-05-707-3.

9. Revisión final

La revisión final de la información proporcionada por el área la realiza el responsable del área.

10. Archivo

El archivo de los documentos se realizan en físico dentro del área y también contamos con una oficina para
archivo.

11. Salvaguarda de los documentos

Cada responsable de área es responsable de salvaguardar los documentos a su cargo.