5.
CONTROL
Se define al control como la apreciación del resultado en cuanto al logro de
objetivos organizacionales.
Concepto:
Control es valorar el resultado de la ejecución de los planes, lo cual se hace
por medio de los sistemas métodos y medios de control; es detectar
oportunamente desviaciones en la acción y aplicar las medidas oportunas para
corregirlas.
Propósitos del control:
Evaluar el logro de objetivos.
Prever desviaciones en la ejecución de planes y programas.
Optimizar la utilización de recursos.
Proponer y sugerir alternativas administrativas para corregir
desviaciones.
Establecer diagnósticos continuos y permanente
Promover la creatividad e innovación.
Principios del control:
o Equilibrio: Verificar la congruencia entre resultados esperados y
resultados obtenidos.
Normativo: Establecer parámetros en documentos legales, para valorar
los alcances y limitaciones en el plan.
De la garantía del objetivo: La función del control es asegurar el éxito de
los planes a través de detección oportuna de desviaciones.
Principio de eficiencia: Los controles implementados deben detectar
desviaciones del plan, causas y fallas oportunamente.
Principio de economía: La detección de efectos indeseables en
comparación con el plan y que es realizada por el control, será con un mínimo
de costos para la organización.
Principio de armonía de planes: Los diferentes programas y planes de la
organización deben señalar con claridad los sistemas y técnicas de control
a utilizar, así como el progreso entre acciones.
Principio de la jerarquía: Los controles deben reflejar la responsabilidad
por la acción para facilitar las correcciones.
Principio de control de punto crítico: La atención del control en punto
crítico se orienta a factores que pueden interferir con los planes o objetivos.
Principio de acción: El control de acción indica la necesidad de actuar el
momento preciso, lo que hace un control efectivo.
Principio de excepción: Los resultados manifiestos de alteraciones al
plan implican un control por excepción.
Sistemas de control:
Como sistemas de control se consideran: la supervisión y la evaluación.
A. Supervisión
Aun cuando la supervisión se considera más bien como parte de la dirección,
es un sistema importante de control en las organizaciones.
La supervisión se concibe en concordancia con la teoría de las relaciones
humanas o del comportamiento ya que la teoría clásica de la administración
ubica la supervisión como forma de control por excelencia.
El enfoque humanista da connotación diferente a la supervisión y la ubica como
parte de la dirección. En foque que prevalece. Por ello. Nuestro concepto de
supervisión combina los dos enfoques pero enfatiza el humanista.
Concepto: La supervisión es una dirección democrática. cuyo principal interés
es el hombre y su realización va en consonancia con los objetivos
organizacionales.
Objetivos de la supervisión:
Desarrollo del personal subordinado hacia el logro de la eficiencia.
Promover la calidad del servicio para los usuarios.
Proteger y apoyar el logro de objetivos organizacionales.
Aplicar medidas correctivas en las desviaciones
Principios de la supervisión:
De planeación. La supervisión planeada logra sus objetivos.
De liderazgo. El conocimiento de las motivaciones conductuales facilita la
supervisión.
Didáctico. Supervisar requiere conocimiento del proceso enseñanza -
aprendizaje ya que ésta es función central del supervisor.
De comunicación. La comunicación adecuada simplifica la supervisión.
La supervisión es función de personal altamente calificado. Conocedor del tra-
bajo que se realiza. Responsable de aplicar medidas disciplinarias sin
detrimento del logro de objetivos. Capacitado en el liderazgo y manejo de
conflictos. y altamente creativo.
Requisitos de los planes de supervisión:
El plan de supervisión exige ser global.
Amplia difusión. para asegurar la participación del supervisado.
No rebasar los seis meses planeados puesto que por fundamentarse en
diagnósticos situacionales. después de ese tiempo resultarían
inoperantes.
Fundamentarse en documentos normativos para los aspectos
disciplinarios
Establecer medidas disciplinarias y acciones correctivas de tipo
constructivo.
Determinar acciones de reforzamiento de conductas deseables.
conforme a las teorías motivacionales.
B. Evaluación
Se conceptúa la evaluación como un proceso sistemático de medición y
comparación de resultados en relación con los objetivos.
Se evalúan:
logros
objetivos
recursos
y necesidades.
La evaluación es:
constante
dinámica
objetiva
oportuna y
permanente.
Tipos de evaluación:
Directa. Se aplica por medio de la investigación en el campo específico
de trabajo. Como métodos se utilizan las entrevistas. las reuniones. la
observación. el recorrido y la enseñanza. entre otros.
Indirecta. Se aplica por medio de la consulta de documentos
estadísticas y el propio plan de la empresa.
El objetivo principal de la evaluación es:
El control de variables que pudiesen alterar el plan
Apoyar la toma de decisiones
Proporcionar información confiable sobre los avances o desviaciones
Presentar con oportunidad los resultados de la ejecución.
Métodos de control:
El archivo
La auditoria
Técnicas de control:
1. Informe administrativos
Deben ser sencillos concretos y democráticos, de ser revisados para ver
grado de confiabilidad, exactitud, calidad y oportunidad debe tener
comparaciones en relación a estándares y sugerencias de las medidas
correctivas.
2. Análisis de las realizaciones
Se comparan las realizaciones con los estándares se realizan inspección
de los trabajadores sin dar la impresión de desconfianza. Los trabajadores
deben de conocer la técnica.
3. Acción correctiva
Ajuste de los factores que lo requieran
Revisión de las técnicas y enfoques directrices
Entrenamiento adecuado del personal
Modificación de los planes cuando la práctica demuestre su necesidad
Modificación o mejoramiento de las motivaciones del personal para
lograr la realización mayor de auto-control.
Tipos de control:
1. Control previo
Se hace con anterioridad para prevenir las posibles desviaciones canaliza
la acción pero resta la iniciativa del trabajador.
2. Control paralelo
Consiste en al verificación durante la tarea.
3. Control posterior
Se basa en un buen sistema de normas y en la compresión del personal
en vez de temor. Propicia un mayor dinamismo y un mayor espíritu de
cuerpo ya que el trabajador tiene un sentido del auto control sobre sus
propias actuaciones. Se aplican las medidas correctivas.