ARTÍCULO SOBRE BENCHMARKING
Por: Roberto Espinosa/Profesor Business School
El benchmarking es un proceso continuo por el cual se toma como referencia los productos,
servicios o procesos de trabajo de las empresas líderes, para compararlos con los de tu propia
empresa y posteriormente realizar mejoras e implementarlas.
No se trata de copiar lo que está haciendo tu competencia, si no de aprender que están
haciendo los líderes para implementarlo en tu empresa añadiéndole mejoras. Si tomamos
como referencia a aquellos que destacan en el área que queremos mejorar y estudiamos sus
estrategias, métodos y técnicas para posteriormente mejorarlas y adaptarlas a nuestra
empresa, conseguiremos alcanzar un nivel alto de competitividad.
Tipos de benchmarking
Existen diferentes tipos de benchmarking: competitivo, interno y funcional. El objetivo
común de los tres tipos es ayudar a los managers a que miren hacia fuera de sus
departamentos, de sus organizaciones, hacia su competencia o hacia otros sectores en las que
hay compañías que son las mejores en su clase.
-Competitivo
El benchmarking competitivo busca medir los productos, servicios, procesos y funciones de
los principales competidores para realizar una comparación con nuestra empresa y poder
detectar y llevar a cabo mejoras que superen a las de nuestros competidores.
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Por: Roberto Espinosa/Profesor Business School
Quizás sea el más complicado de llevar a cabo de los tres tipos, puesto que el análisis y el
estudio como ya he mencionado se realizan sobre los principales competidores. Al
considerarse tu competencia directa, en la gran mayoría de los casos no están interesados en
colaborar. ¿Esto quiere decir que si no colaboran no lo podamos llevar a cabo? Por supuesto
que no, pero obviamente en la recopilación de los datos necesarios se deberán emplear más
recursos, y por tanto será mucho más costosa.
-Interno
El benchmarking interno se lleva a cabo dentro de la misma empresa. Se suele llevar a cabo
en empresas grandes que cuentan con diferentes departamentos o también con grupos
empresariales que están formados por varias empresas. En el proceso se identifica un
departamento o área que sea un ejemplo a seguir por sus buenos resultados para poder llevar
a cabo un benchmark con los demás departamentos internos de la compañía.
Es el más fácil de realizar dentro de compañías con estructuras con un cierto tamaño, además
normalmente es el que menos recursos necesita para llevarlo a cabo, ya que la información
se obtiene de la propia empresa.
-Funcional
El benchmarking funcional identifica las mejores prácticas de una empresa que sea excelente
en el área que se quiere mejorar. No es necesario que esta empresa sea competidora o incluso
que pertenezca al mismo sector.
Normalmente es muy productivo, dado que al no tratarse de organizaciones que no son
competidoras directas no existe un problema de confidencialidad y se suele ofrecer la
información necesaria para el estudio.
Etapas del Benchmarking
Para diseñar y hacer correctamente un proceso de benchmarking en tu empresa, recomiendo
seguir los siguientes pasos: planificación, recopilación de datos, análisis, acción y
seguimiento.
[Link]ón
El objetivo principal de esta primera etapa es planificar la investigación que se va realizar.
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Por: Roberto Espinosa/Profesor Business School
En esta etapa hemos de responder a tres preguntas:
¿Qué quiero medir? Toda investigación tiene que tener un porqué, y éste debe estar
relacionado con un área de nuestra empresa que queremos mejorar.
¿A quién voy a medir? Para responder a esta segunda pregunta hemos de plantearnos
qué tipo de benchmarking vamos a seguir: competitivo, interno o funcional. Una vez
hayamos tomado la decisión sabremos si nos compararemos con un departamento
propio o con una empresa de dentro o fuera del sector.
¿Cómo vamos hacerlo? Para llevar a cabo el proyecto hemos de crear un equipo de
trabajo para que sea responsable de la organización y de la dirección del mismo.
[Link]
La recopilación de datos es fundamental para el benchmarking, de ello dependerá en gran
medida el éxito o el fracaso de todo el proceso. Podemos obtener datos de diferentes fuentes:
interna, asociaciones profesionales o investigaciones propias entre otras.
[Link]álisis
Una vez hemos recopilado la información necesaria, hemos de analizar los elementos que
causan las diferencias entre nuestra compañía y las empresas estudiadas, para poder
identificar las oportunidades de mejora.
Una vez hemos identificado la magnitud de las diferencias, es el momento de proponer las
mejoras que vamos a llevar a cabo. Hay que tener en cuenta que únicamente seleccionaremos
aquellas mejoras que por tamaño, recursos e infraestructura sea viable llevar a cabo por
nuestra empresa.
[Link]ón
El siguiente paso después de analizar la información y de haber seleccionado los aspectos de
referencia en las empresas seleccionadas, es el momento de adaptarlos a nuestra empresa,
pero siempre implementando mejoras.
Dicho de otro modo, después de analizar la información y de lograr identificar los mejores
aspectos de las empresas que hemos seleccionado, los tomamos como puntos de referencia
para adaptarlos a nuestra empresa, pero siempre añadiéndole alguna mejora o alguna ventaja
que le aporte valor a nuestros clientes.
[Link] y mejora
En esta última etapa se debe hacer un informe con toda la información destacada del proceso.
Esto ayudará a retomar el trabajo en proyectos posteriores. La idea es que se convierta en un
ejercicio de la empresa sostenido en el tiempo para adoptar una mejora continua.
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Por: Roberto Espinosa/Profesor Business School
Ejemplos de benchmarking
Uno de los mejores ejemplos que se ha llevado a cabo en los últimos años, es el protagonizado
por Starbucks. La inestabilidad económica y la apuesta por potenciar las ventas de café por
parte de empresas de fast food como McDonald’s, han hecho que Starbucks haya iniciado un
proceso de benchmarking.
¿Qué decidieron mejorar para paliar esta situación? Uno
de los aspectos vitales para su modelo de negocio es el
tiempo de la preparación de sus cafés. Como hemos visto
anteriormente, se necesita una empresa líder en quien
fijarse para implementar posteriormente las mejoras. La
empresa elegida: el fabricante automovilístico japonés
Toyota. Sin duda un gran ejemplo a seguir en la
optimización del tiempo de fabricación de sus productos.
Al parecer el 30% del tiempo empleado en la preparación
de los famosos cafés de Starbucks se pierde en el tiempo
utilizado por los empleados en agacharse, andar o escoger los ingredientes. Después de
realizar un análisis de los benchmarks, implementaron un plan de acción basado en la
optimización de los procesos para preparar sus cafés, un rediseño del espacio de trabajo, junto
con una nueva disposición de los utensilios y las maquinas necesarias para la preparación de
sus productos. Aspectos aparentemente tan simples como acercar y mejorar la disposición de
los ingredientes más utilizados en sus cafés, hicieron que se mejorara casi en un 20% el
tiempo de elaboración de sus productos.
La compañía Xerox Corporation fue la primera empresa en utilizar el benchmarking. A
principio de los años 80 empresas como Minolta, Ricoh o Canon entre otras irrumpieron en
el mercado norteamericano de las fotocopias y de la gestión de la impresión con precios de
venta al público que eran mucho más económicos que los propios costes de producción de
Xerox. El problema era evidente.
Para resolver esta situación Xerox decidió analizar métodos, procesos, materiales y productos
de su afiliada japonesa Fuji – Xerox. El resultado indico que existía un gran retraso en todas
las áreas estudiadas. Xerox pudo reaccionar rápido, marcando nuevos objetivos y Kpis (Key
Performance Indicators o Indicadores de Gestión) para realizar el seguimiento adecuado. En
los siguientes años, Xerox adoptó el benchmarking como estrategia de mejora continua.
Fuente: [Link]