Procedimiento Control de Inventarios
En el presente documento se hace la descripción del procedimiento que se debe llevar a
cabo en la Estacion de Servicio, para realizar un adecuado control de inventarios. El cual
permite verificar si se está presentando faltantes de combustible, por causas como fugas,
errores en facturas, robos, programar compra de producto, errores de lectura, entre otros
factores. Para lo cual se adoptará el procedimiento de la Guía de Manejo Ambiental para
Estaciones de Servicio de Combustible - versión 1.
1. Inventario de libro: El primer paso es el registro del inventario de libro, el cual está
basado en las lecturas de los medidores de los equipos de entrega de combustibles
de la estación; en él se registra el combustible recibido, usado y vendido durante el
día. El registro de cada uno de estos valores se hace en las respectivas casillas de
la tabla de inventario diario. Al final de cada día se debe:
- Leer y registrar la lectura de cada medidor de los dispensadores/surtidores al
cierre de la operación.
- Anotar cualquier cambio de medidores que se realice en la estación. Para ello,
se debe registrar tanto la lectura del medidor reemplazado como la lectura inicial
del medidor nuevo.
- Registrar cualquier cantidad de combustible que se haya usado en la calibración
de los medidores y que haya sido retornada al tanque.
- Determinar el total de la lectura de medidores del día anterior.
2. Inventario físico: Así mismo, al final de cada día se debe adelantar el registro del
inventario físico, el cual está basado en el registro del nivel del combustible y del
agua en el tanque. La medida de nivel se realiza con varas de medida o con
sistemas automáticos de detección de niveles. Utilizando las varas de medida se
puede determinar y registrar en la tabla de inventario físico.
- Nivel de combustible.
- Nivel de agua en el tanque.
- Cantidad de combustible que se retiró del tanque y que no pasó a través de los
medidores.
- Es muy importante que durante la toma de estas medidas no se adicione o retire
combustible del tanque, y que en lo posible las medidas de niveles las realice la
misma persona.
Errores en el procedimiento o en el registro de estas lecturas, reflejan pérdidas de
combustible que pueden confundirse con fugas, por esta razón, se presenta un
procedimiento básico a seguir cuando se realiza la lectura de niveles usando varas
de medidas.
3. Lectura de niveles usando varas de medida: Recomendaciones generales:
- Introducir cuidadosamente al tanque la vara de medida, conservándola en
posición vertical hasta que toque el fondo de éste. La vara debe introducirse en
el mismo punto cada vez que se toma una lectura.
- Para evitar problemas de capilaridad no se debe dejar que la regla este en
contacto con el combustible por más de 2 o 3 segundos. - Retirar la regla en
forma rápida si se está leyendo niveles de combustible o lentamente si se están
leyendo niveles de agua en el tanque.
- La regla debe estar seca cada vez que se introduce al tanque.
- Las lecturas deben realizarse con una exactitud de 3 mm, por lo cual se
recomienda tomar varias veces la misma lectura para obtener un promedio de
ellas (por lo menos dos veces).
- Cada día se deben registrar los niveles de agua en el tanque. En éste caso se
aplica la pasta para detección de agua en la parte final de la regla,
aproximadamente en los últimos 15 cm. Al entrar en contacto con el agua la
pasta cambia de color y registra el nivel de agua.
- Si los niveles de agua son mayores a 2.5 cm se debe proceder a retirarla del
tanque. Niveles de agua inferiores a 2.5 cm son aceptables.
4. Inventario combustible recibido: Para llevar un correcto inventario de combustible
se debe:
- determinar la cantidad de combustible que se ha adicionado al tanque. En
algunos casos esta cantidad puede determinarse con las facturas u órdenes de
suministro.
- Se debe determinar la cantidad de combustible suministrada usando la lectura
con vara de medida para niveles de combustible ANTES Y DESPUES de las
operaciones de llenado
- El aforo después del llenado del tanque, debe hacerse una vez ha transcurrido
un tiempo prudencial (media hora) para evitar que cambios en la temperatura
del combustible o la inestabilidad del nivel interfieran con la lectura tomada.
- Estas dos lecturas son indispensables para determinar con precisión si existen
o no pérdidas de combustible.
5. Reconciliación de inventarios: La última parte del control del inventario es la
reconciliación entre el inventario físico y el inventario de libros. El inventario físico
debe ser un reflejo del inventario de libros y la diferencia entre ellos no debe ser
superior al 0.5 % de las ventas mensuales.
6. Diferencias entre los inventarios: Cuando se presentan desbalances en los
inventarios se deben revisar todas las tablas y registros para determinar la causa
del desbalance. Se deben buscar errores matemáticos, revisar las varas de medida,
buscar errores en la transcripción de datos de una tabla a otra, determinar si se
consideraron y descontaron los niveles de agua en el tanque, determinar si se usó
la tabla de aforo del tanque en cuestión, y si se están tomado las lecturas a la misma
hora y en el mismo punto todos los días.
Así mismo, se debe determinar si las discrepancias entre los inventarios se deben
o no a trabajos de mantenimiento o construcción dentro de la estación, es decir, si
se han calibrado los equipos de entrega, si se reemplazó algún medidor de estos
equipos, si se registró el combustible utilizado en la calibración de los medidores
reemplazados, si el tanque o las líneas de conducción fueron sometidos a tareas de
mantenimiento, o si existe la posibilidad de robos de combustible dentro de la
estación.
Por último, descartar si las discrepancias se deben a problemas en el suministro de
combustible, comparando la cantidad de combustible comprado con la cantidad de
combustible recibido en los tanques (medido con las varas) o si por alguna razón
quedaron remanentes de combustibles en el carrotanque, si se tuvo en cuenta la
facturación de un volumen que aún no había sido recibido o viceversa. Sí ninguna
de estas condiciones se presentó, se debe sospechar que las pérdidas de
combustibles mayores al 0.5% del total de la venta son producto de fugas en los
sistemas de almacenamiento y conducción de combustibles y se deben seguir las
tareas de monitoreo, control y remediación a que hubiere lugar.
En este punto es muy importante recalcar que el control de inventarios se debe llevar
en forma independiente para cada uno de los tanques de la estación, de esta forma
se facilita la rápida localización del tanque que presenta problemas.
7. Métodos: El control de inventarios puede llevarse manualmente o puede
computarizarse, ambos métodos tienen los mismos principios. El inventario manual
es muy sencillo y es una rutina necesaria para determinar pérdidas significativas o
para determinar la presencia de fugas mayores de combustible. Cuando se utiliza el
control de inventarios computarizado, que generalmente incluye alguna rutina
gráfica, se tiene la oportunidad de detectar pérdidas pequeñas de combustibles que
se ven enmascaradas en los inventarios manuales. Así mismo, los sistemas
computarizados permiten desarrollar análisis estadísticos sobre los datos para
determinar posibles fuentes de errores o simplemente tener un reporte detallado de
los inventarios.
