GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE EL ALTO

GUIA PARA EL LLENADO DE:

LOS FORMULARIOS DEL MANUAL DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
(M.P.P.)

DESPACHO ALCALDESA
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
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UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
 GUÍA PARA EL LLENADO DE LOS FORMULARIOS DEL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

¿Qué es el Manual de Procesos y Procedimientos?

El Manual de Procesos y Procedimientos (MPP) como herramienta administrativa, describe en forma

sistemática, tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para el adecuado funcionamiento
y puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades ya establecidas en orden lógico
y en un tiempo definido. detalla de manera específica los pasos a seguir para el cumplimiento de los
objetivos estratégicos, como la coordinación entre las distintas Unidades Organizacionales del Órgano
Ejecutivo del Gobierno Autónomo Municipal de El Alto.

PRESENTACIÓN:

La presente guía ha sido elaborada con el objetivo de proporcionar a las Unidades Organizacionales del
Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo Municipal de El Alto (GAMEA), un instrumento que oriente
la forma adecuada del llenado de los Formularios para la elaboración del Manual de Procesos y
Procedimientos (MPP), en cumplimiento a la Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales
y la Ley Nº 482 de Gobiernos Autónomos Municipales.

CONTENIDO DE LA GUÍA

La presente guía está compuesta por tres partes:

Parte I. Llenado del Formulario MPP-01, FORMULACIÓN DE LOS PROCESOS.

Parte II. Llenado del Formulario MPP-02, IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS.
Parte III. Llenado del Formulario MPP-03, PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS DEL PROCESO.

CONCLUSIÓN

¿Qué unidades deben llenar los FORMULARIOS MPP-01, MPP-02, MPP-03, DEL MANUAL DE PROCESOS?
Los formularios del Manual de Procesos y Procedimientos, deben llenar todas las Unidades
Organizacionales del GAMEA y debe estar elaborado en forma Independiente por cada Unidad
Organizacional que forman parte de la estructura organizativa del Órgano Ejecutivo del Gobierno
Autónomo Municipal de El Alto compuesto por:
 DESPACHO DE LA ALCALDESA.
 SECRETARIAS MUNICIPALES.
 DIRECCIONES.
 UNIDADES.
 SUB-ALCALDÍAS.

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 PARTE I
LLENADO DEL FORMULARIO MPP-01
FORMULACIÓN DE LOS PROCESOS

¿PARA QUÉ SIRVE EL FORMULARIO MPP-01?

Este formulario sirve para formular e identificar si algún proceso se ha ratificado, modificado,
eliminado o creado en la Unidad organizacional, esto en función al MPP vigente; los cambios
deben ser debidamente justificados por la Unidad Organizacional.
Cada Unidad organizacional que forma parte de la estructura del Órgano Ejecutivo del Gobierno

¿QUIÉNES DEBEN LLENAR EL FORMULARIO MPP-01?

Autónomo Municipal de El Alto, tiene un objetivo o razón de ser, por lo que deben cumplir sus
actividades y funciones que derivan en procesos, por tanto, deben llenar el presente Formulario
TODAS las Unidades Organizacionales dependientes del GAMEA:

 DESPACHO.
 SECRETARÍAS MUNICIPALES
 DIRECCIONES.
 UNIDADES.
 SUB ALCALDIAS.

¿CÓMO IDENTIFICAR LOS PROCESOS DE LA UNIDAD ORGANIZACIONAL?

Se deben considerar dos aspectos:

I. Que la Estructura Organizacional del Gobierno Autónomo Municipal de El Alto aprobada por
D.M. Nº 168/2022, establece que algunas Unidades Organizacionales, fueron creadas,
modificadas, cambiadas de dependencia o que se hubieran fusionado.

II. Que toda unidad organizacional realiza varios PROCESOS de acuerdo a su objetivo o razón
de ser, y a las funciones que de ella derivan para el cumplimiento de los objetivos
institucionales.

Por consiguiente, para identificar los procesos se debe considerar lo siguiente:

La Unidad Organizacional debe revisar los Manuales

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN administrativos MOF y MPP vigente (gestión 2022)
UNIDAD DEPARA UNIDADES
DESARROLLO ORGANIZACIONAL para que a partir de su Objetivo o Razón de Ser de la
ORGANIZACIONALES Unidad Organizacional, puedan identificar sus procesos. 3
de acuerdo al trabajo y las actividades que
NUEVAS
desarrollaran.
 Se recomienda que la Unidad organizacional revise:
PARA UNIDADES La Estructura Organizacional vigente.
ORGANIZACIONALES QUE
SE HAN MODIFICADO EL El Manual MPP, vigente
NOMBRE, FUSIONADO O y procedan a actualizar, modificar, crear o eliminar
QUE HUBIERAN CAMBIADO procesos con la respectiva justificación.
DE DEPENDENCIA

Nota. Puede consultar de forma referencial, el ORGANIGRAMA, MOF y el MPP de gestiones anteriores.

FORMULARIO MPP-01 FORMULACIÓN DE LOS PROCESOS

El formulario MPP-01 comprende las siguientes partes:

a). Nombre de la Unidad b). Número de proceso. (No) c). Nombre del proceso.
d). Ratifica. e). Modifica. f). Elimina.
g). Crea. h). Justificación. i). Firmas.

DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DEL FORMULARIO MPP-01 FORMULACIÓN DE LOS PROCESOS

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 a. NOMBRE DE LA UNIDAD ORGANIZACIONAL.

Identifica la Unidad Organizacional responsable del proceso. El nombre de la Unidad

Organizacional debe estar conforme a la Estructura Organizacional vigente, aprobada por Decreto
Municipal No. 168/2022
b. NÚMERO DE PROCESO.

Identifica la cantidad de procesos que se realiza en la Unidad Organizacional.

c. NOMBRE DEL PROCESO.

d. RATIFICA (OPCIÓN 1).

Marcar en esta casilla con “X” en caso de que la Unidad Organizacional RATIFIQUE el proceso
sin ningún tipo de modificación, esta opción NO requiere su justificación correspondiente en la
casilla “h. JUSTIFICACIÓN”.

e. MODIFICA (OPCIÓN 2).

Marcar con “X” cuando la Unidad organizacional realice cambios en los datos generales,
descripción del proceso, cambio de nombre, resultados del proceso, cambios en procedimiento,
responsables, entre otros. es decir, cualquier modificación por mínima que sea, deberá marcarse en
esta casilla. La elección de esta opción debe acompañarse con su justificación correspondiente “h.
JUSTIFICACIÓN”.

f. ELIMINA (OPCIÓN 3).

Marcar en esta casilla con “X” en el caso de que la Unidad Organizacional elimine un proceso,
debiendo ser justificado el o los motivo(s) correspondiente en la casilla “h. de JUSTIFICACIÓN”.

g. CREAR (OPCIÓN 4).

Marcar en esta casilla con “X” en caso de que la Unidad Organizacional cree un proceso nuevo. La
elección de esta opción debe acompañarse con su justificación correspondiente en la casilla “h.
JUSTIFICACIÓN”.

h. JUSTIFICACIÓN.

En esta parte la Unidad organizacional deberá justificar la elección realizada en los incisos “d, e, f,
g”, por consiguiente, debe justificar porque: MODIFICA, ELIMINA o se CREA el proceso.

i. FIRMAS Y SELLOS.

Las firmas y sellos deben estar al final de todos los formularios con la finalidad de acreditar y formalizar la
información por parte de los funcionarios que intervienen en la validación del proceso, bajo los siguientes
parámetros:

 ELABORADO POR - debe estar firmado y sellado por el responsable o técnico quien realiza la elaboración,
análisis y formulación del formulario.
 REVISADO POR - para las unidades; firma el jefe de Unidad, para Direcciones; el Director a cargo y para
las secretarias; el Secretario Municipal correspondiente.
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 APROBADO POR – para las unidades; el Director a cargo, para Direcciones y secretarias el Secretario
Municipal correspondiente.

En el caso de Despacho debe ser firmado y sellado por la autoridad de la unidad a QUIEN CORRESPONDA.

Elaborado (firma y sello) Revisado (firma y sello) Aprobado (Firma y sello)

Nota: Los Formulario debe contar con las firmas completas, caso contrario el formulario no será
considerado.

LLENADO COMPLETO DEL FORMULARIO MPP-01 (EJEMPLO) FORMULACIÓN DE LOS PROCESOS

PARTE II
LLENADO DEL FORMULARIO MPP-02
IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS

¿PARA QUÉ SIRVE EL FORMULARIO MPP-02 IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS?

Una vez que se hayan identificado y definido los PROCESOS de la Unidad organizacional, se debe
describir el PROCESO de manera general, la generación de productos y los procedimientos necesarios
para iniciar, cumplir o finalizar con el proceso, vale decir: los elementos de entrada, requisitos o
insumos, los datos del proceso, los responsables y los elementos de salida.
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 Comp
Podemos hablar de proceso si se cumplen las siguientes características:

 Un inicio y un fin, es decir, inicia con una determinada acción o evento y finaliza en un resultado.
 Se pueden describir entradas y salidas.
 El proceso afecta a varios límites organizativos funcionales. Identifica todos los actores que
intervienen en el proceso, servidores públicos que participan y aportan con su trabajo e
información para el cumplimiento y finalización de un proceso.
 Se habla de metas y fines en lugar de acciones y medios, es decir, el proceso responde al “¿qué?”,
no al “¿cómo?”.
 El proceso debe ser fácilmente comprensible por cualquier persona de la organización, también
para personas externas.
 Todo proceso debe dar un resultado verificable en términos de un producto, servicio o norma de
manera eficaz, eficiente y económica.

¿CUÁL ES LA ESTRUCTURA DEL FORMULARIO MPP-02?

El Formulario MPP-02 de IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS, presenta los siguientes componentes:

a. Nombre de la Unidad Organizacional b. Código

c. Nro. (Número) d. Elementos de entrada
e. Requisitos o Insumos f. Datos del Proceso
g. Responsables Nombre h. Elementos de salida
i. Nombre del proceso j. Objetivo
k. Normativa l. Nro. de proceso
m. Riesgos identificados n. Plazo de proceso
o. Firmas

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 ¿COMO LLENAR EL FORMULARIO MPP-02 DE IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS?
a. NOMBRE DE LA UNIDAD ORGANIZACIONAL.

Identifica la Unidad organizacional responsable del proceso (Secretarías Municipales,

Direcciones Unidades y Sub Alcaldías). El nombre de la unidad organizacional debe estar de
acuerdo al Organigrama aprobado para la gestión 2023, aprobado por Decreto Municipal
No. 168/2022.

b. CÓDIGO.

El código corresponde a las siglas que identifican a la Unidad Organizacional según la

Estructura del GAMEA.

c. NÚMERO. (Nro.)

Identifica la cantidad de procesos de manera correlativa, debe estar expresado de forma

numeral.

d. ELEMENTOS DE ENTRADA (EL INICIO DEL PROCESO).

Como su propio nombre indica implican las entradas o formas en que inicia el proceso, parte
de una persona o parte interesada que solicita algo del órgano competente o de la unidad
correspondiente, lo que pone en marcha el procedimiento, como ser solicitudes o
requerimientos de; MAE, ciudadanía en general, juntas vecinales, unidades ejecutoras, Sub
alcaldías, otros.
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 e. REQUISITOS O INSUMOS.

Refiere lo que la institución o unidad, necesitara para realizar la actividad, Identifica los
medios para cumplir con el proceso, controla y distribuyen la información acerca de las
actividades que puedan desarrollarse dentro y fuera de la organización, tales como:
solicitudes escritas, notas de remisión, Instructivos, etc.
f. DATOS DEL PROCESO.

Identifica de manera general el proceso a realizar considerando los siguientes parámetros:

g. RESPONSABLES.

Identifica al directo responsable de efectuar el proceso. No es necesario que una sola persona
se encargue de todos los procesos, sino que puede haber uno para cada proceso.

h. ELEMENTOS DE SALIDA (RESULTADOS DEL PROCESO).

Indica el resultado del trabajo, la operación que da como resultado un producto o documento
para satisfacer una necesidad.

i. NOMBRE.

Identifica claramente al proceso, el cual debe orientarse por el resultado que se pretende
obtener.

j. OBJETIVO.

Es la descripción clara de lo que se pretende lograr con el proceso.

k. NORMATIVA.

Refiere a toda la normativa en la cual se enmarca y se sustenta el proceso.

l. Nro. PROCESO.

Expresa de forma numeral y correlativa el número de procesos en relación a la cantidad final

de procesos identificados.

m. RIESGOS IDENTIFICADOS.

Factores o sucesos que pudieran producirse dentro o fuera de la organización que afecte,
altere, demore o modifique el desarrollo o cumplimiento del proceso y las consecuencias que
puedan tener.

n. PLAZO DEL PROCESO.

Identifica el tiempo razonable o periodo máximo para la conclusión del proceso, el mismo
debe ser expresado en lapso de tiempo (días o meses).

o. FIRMAS Y SELLOS.

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 Las firmas y sellos deben estar al final de todos los formularios con la finalidad de acreditar y formalizar
la información por parte de los funcionarios que intervienen en la validación del proceso, bajo los
siguientes parámetros:

 ELABORADO POR: - debe estar firmado y sellado por el responsable o técnico quien realiza la
elaboración, análisis y formulación del formulario.
 REVISADO POR: - para las unidades; firma el jefe de Unidad, para Direcciones; firma el Director
a cargo y para las secretarias; firma el Secretario Municipal correspondiente.
 APROBADO POR: – para las unidades; firma el Director a cargo, para Direcciones y secretarias
firma el Secretario Municipal correspondiente, validando al información.

En el caso de Despacho debe ser firmado y sellado por la autoridad de la unidad a QUIEN
CORRESPONDA.

Elaborado (firma y sello) Revisado (firma y sello) Aprobado (Firma y sello)

Nota: Los Formulario debe contar con las firmas completas, caso contrario el formulario no será
considerado
LLENADO COMPLETO DEL FORMULARIO MPP-02 (EJEMPLO) IDENTIFICACIÓN DE
PROCESOS

PARTE III
LLENADO DEL FORMULARIO MPP-03
PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS DEL PROCESO

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 ¿PARA QUÉ SIRVE EL FORMULARIO MPP-03 PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS DEL
PROCESO?

Una vez identificado el Proceso en el Formulario MPP-02, se continúa con el procedimiento

específico de la actividad conjuntamente con la representación gráfica; para ello, se debe elaborar
un Flujograma (o Diagrama de Flujo) del Procedimiento que grafique la secuencia de pasos y las
interacciones entre las Unidades Organizacionales que intervienen en el Proceso.

¿QUE PARTES TIENE EL FORMULARIO MPP-03 DE PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS

DEL PROCESO Y QUÉ INFORMACIÓN COLOCAR?

a. Nro. de Proceso g. Procedimientos

b. Nombre del proceso h. Flujogramas del proceso
c. Nombre de la Unidad Organizacional i. Interacciones
d. N° (Número) j. Final del proceso
e. Elementos de entrada e insumos k. Firmas
f. Responsable

¿CÓMO SE LLENA EL FORMULARIO MPP-03 DE PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS DEL

PROCESO?

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 a. Nro. DE PROCESO.

Identifica el número de proceso en una secuencia correlativa.

b. NOMBRE DEL PROCESO.

Identifica claramente al proceso, el cual debe orientarse por el resultado que se pretende obtener.

c. NOMBRE DE LA UNIDAD ORGANIZACIONAL.

Identifica la Unidad Organizacional responsable del proceso (Secretarías Municipales, Direcciones
o Unidades). El nombre de la Unidad Organizacional debe estar de acuerdo a la Estructura
Organizativa, aprobado mediante Decreto Municipal No. 168/2022.

d. Nro. (NUMERO)

Identifica el número de procedimientos en una secuencia correlativa.

e. ELEMENTOS DE ENTRADA E INSUMOS.

Refiere a lo que la Unidad Organizacional va a necesitar para realizar la actividad. Identifica los
medios para cumplir con el proceso, controla y distribuyen la información acerca de las actividades
que puedan desarrollarse dentro y fuera de la organización, tales como solicitudes escritas, notas de
remisión, instructivos, a solicitud de la MAE, etc.

f. RESPONSABLE.

Es la descripción de los puestos que intervienen en el proceso; por lo que en cada procedimiento se
debe identificar de forma precisa dos elementos:

1. El puesto del (la) o los servidores públicos que participan en cada uno de los
procedimientos.
2. La unidad a la que pertenece, la cual se mencionará de forma completa evitando el uso de
siglas o abreviaturas.

NOTA. - En virtud a las recomendaciones de Auditoría Interna, NO se debe consignar como

responsables a personas naturales o jurídicas como ser: “contribuyentes”, “juntas escolares”,
“juntas vecinales” y otros ya que estos, solo participan como usuarios o beneficiarios de los
servicios que presta el GAMEA, por consiguiente, la unidad y el servidor público donde se
desarrolla el procedimiento, es quien asume el rol como responsable directo del procedimiento.

g. PROCEDIMIENTOS.

En esta parte, se debe describir cada una de las acciones o actividades que forman parte del
procedimiento y deben relacionarse de forma secuencial con los demás, formando un conjunto
ordenado de operaciones. Los pasos que se deben seguir son:

1. Determinar el procedimiento inicial que dará comienzo al proceso, que generalmente será una
solicitud, un informe, una petición u otra demanda interna o externa al Gobierno Municipal
(procedimiento inicial).
2. Determinar el resultado para el usuario interno o externo, que puede ser un bien, servicio,
documentos u otro tipo de información que dará fin al proceso (procedimiento final).
3. Una vez determinados los procedimientos iniciales y final del proceso se deben describir de forma
clara las demás actividades en el flujograma que involucran el proceso, es decir, los procedimientos
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 intermedios y sus interacciones.

h. FLUJOGRAMAS DEL PROCESO

El flujograma es la representación gráfica del proceso que mediante el uso de símbolos se

representan los distintos procedimientos que tiene un proceso.

¿CÓMO SE UTILIZAN LOS SÍMBOLOS EN EL LLENADO DEL FLUJOGRAMA?

En base a los símbolos del cuadro precedente, proceder con la elaboración del flujograma del proceso,
tomando en cuenta las siguientes recomendaciones:

SÍMBOLO NOMBRE DEFINICIÓN CUANDO UTILIZAR

Señala el principio o el final de un Se utiliza cuando se inicia y finaliza el
Inicio / Fin
proceso. proceso.

Representa la ejecución de un proceso, Se emplea cuando se quiere describir el

Proceso/ Actividad
actividad o tarea a realizar. procedimiento.
Indica un punto dentro del flujo donde se
Decisión o Cuando en la actividad se requiere
toma una decisión entre dos o más
Alternativa preguntar si algo procede o no.
alternativas.
Se utiliza cuando hay ingreso o salida de
Representa un documento que ingresa,
Documento documentos o cuando se elaboran
que se genera, archiva o envía.
nuevos.
Cuando se genere documentos con
Almacenamiento de datos, relacionados y
Base de datos información de una forma organizada
estructurados.
para su futura consulta.
Conservación de documentos ordenados Cuando se genere documentación de
Archivo y clasificados de determinada Unidad importancia para el desarrollo de
organizacional. actividades de la Unidad organizacional.
Conector de Se utiliza para indicar que el proceso Se utiliza cuando el espacio en la primera
pagina continúa en la página siguiente. hoja es insuficiente.
Representa la dirección de flujo,
Se debe orientar según la dirección
Línea de flujo indicando el orden de ejecución de los
a la que se dirige el procedimiento
procesos

i. INTERACCIONES

Dentro de un diagrama de flujo en la interacción se describe en detalle un determinado escenario en él

se muestra la interacción entre el conjunto de objetos que cooperan en la realización de dicho escenario.
Esto para continuar la secuencia del flujograma.

j. FINAL DEL PROCESO

Para nuestro manual, el final del proceso estará identificado con una cinta de corte que debe ubicarse al
final del cuadro de la Descripción del proceso, indica la conclusión final del proceso.

k. FIRMAS Y SELLOS
Las firmas y sellos deben estar al final de todos los formularios con la finalidad de acreditar y formalizar la
información por parte de los funcionarios que intervienen en la validación del proceso, bajo los
siguientes parámetros:
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
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  ELABORADO POR: - debe estar firmado y sellado por el responsable o técnico quien realiza la
elaboración, análisis y formulación del formulario.
 REVISADO POR: - para las unidades; firma el jefe de Unidad, para Direcciones; firma el Director a
cargo y para las secretarias; firma el Secretario Municipal correspondiente.
 APROBADO POR: – para las unidades; firma el Director a cargo, para Direcciones y secretarias
firma el Secretario Municipal correspondiente, validando a la información.

En el caso de Despacho debe ser firmado y sellado por la autoridad de la unidad a QUIEN CORRESPONDA.

Elaborado (firma y sello) Revisado (firma y sello) Aprobado (Firma y sello)

Nota: Los Formulario debe contar con las firmas completas, caso contrario el formulario no será considerado.

EJEMPLO DE LLENADO COMPLETO DEL FORMULARIO MPP-03

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